Какие документы передает главный бухгалтер при увольнении. Передача дел от одного главного бухгалтера другому

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про увольнение главного бухгалтера и передачу дел.

Сегодня вы узнаете:

1. Особенности увольнения главного бухгалтера;
2. Как освободить бухгалтерского работника от занимаемой должности;
3. Как составить акт передачи дел + образец для скачивания.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Увольнение главного бухгалтера – событие, существенно отличающееся от прекращения трудовых отношений с обычным работником. Ведь бухгалтер решает все основные финансовые вопросы организации, а также сопровождает процедуры получения доходов и совершения расходов, отвечает за уплату налогов.

Никто, кроме него не знает всех тонкостей бухгалтерской работы и ведения дел в организации, даже руководитель. Потому при увольнении главный бухгалтер обязан сообщить всю необходимую информацию о своей работе начальнику или новому сотруднику. Предоставление этой информации называется передачей дел .

Передавать свои дела обязаны все главные бухгалтерские работники – от этих дел зависит дальнейшая работа всего предприятия.

Ответственность главного бухгалтера сохраняется за ним при увольнении за все его решения, принятые во время работы.

Освобождение занимаемой должности главного бухгалтера

Итак, всего 4 вида причин для увольнения:

1. Увольнение по собственному желанию. Бухгалтер сообщает руководителю за 14 дней до наступления даты предполагаемого ухода с работы. В этот период его основная обязанность – передать дела другому лицу. Акт передачи дел при увольнении подписывается им и лицом, принимающим дела. Таким образом, происходит передача ответственности. В оставшееся время для увольнения стоит сосредоточиться на приведении в порядок основных дел, чтобы следующий работник мог быстрее освоиться и понять все тонкости работы бухгалтерии предприятия. Иная обязательная отработка при законом не предусмотрена. Это значит, что требовать выполнения всех текущих дел и завершения необходимых финансовых отчетов руководитель не сможет. Компенсации при увольнении включают в себя оплату неиспользованных дней ежегодного отдыха и выходное пособие.
2. Увольнение по инициативе работодателя происходит, если сотрудник нарушил дисциплину или своими действиями причинил ущерб работодателю. Для бухгалтера специфичным основанием будет увольнение за ущерб, нанесенный организации его административными решениями. Например, списание ценного имущества, которое могло принести пользу. Главный бухгалтер освобождается от своей должности при желании нового собственника организации. Ему будет выплачена дополнительная компенсация – выходное пособие, предоставляемое главному бухгалтеру в размере среднемесячного заработка за три месяца. Такая же компенсация положена при . Например, когда руководитель для экономии денежных средств собирается самостоятельно выполнять функции бухгалтера.
3. Срок увольнения главного бухгалтера по инициативе работодателя происходит в любой момент, а увольнение по собственному невозможно без обязательной двухнедельной отработки. Сроки освобождения работником должности главного бухгалтера могут быть установлены любые по усмотрению сторон.
4. Наступление обстоятельств, независящих от воли сторон . Например, смерть работника, работодателя (если им был индивидуальный предприниматель) соответственно становится естественной причиной расторжения трудового договора.

Процедура увольнения главного бухгалтера в бюджетном учрежденииничем не отличается от увольнения из частного предприятия. Оба случая регулируются едиными правилами, установленными Трудовым кодексом.

Алгоритм увольнения

По инициативе работника:

• За 14 дней (можно больше, например, за 20, 40 дней и т. д.) до увольнения в адрес работодателя направляется заявление, в котором работник просит освободить его от занимаемой должности;
• Заявление регистрируется секретарем организации и направляется работодателю;
• Работодатель издает с даты, указанной в заявлении, а также приказ, в соответствии с которым на главного бухгалтера накладывается обязанность передать дела другому лицу. В приказе прописывается порядок передачи дел и сдачи необходимых отчетов, в том числе кому будут переданы дела;
• Главный бухгалтер передает документы;
• После того как прием дел ответственным лицом окончен, в последний день работы совершаются все финансовые расчеты, выдается трудовая книжка.

Выход на пенсию:

Работодателю стоит помнить, что главный бухгалтер, достигший пенсионного возраста, может расторгнуть трудовой договор без обязательной двухнедельной отработки. На практике это означает, что финансовая деятельность организации может в любой момент остаться без жизненно важного бухгалтерского сопровождения.

По инициативе работодателя:

• При нарушении работником должностных обязанностей, появлении в состоянии опьянения на рабочем месте и по иным основаниям проводится служебное расследование комиссией, сформированной работодателем. Подготавливается акт, подтверждающий вину работника;
• Издается приказ об увольнении на дату, выбранную работодателем;
• Работник знакомится с приказом, ему выдается трудовая книжка и совершаются необходимые расчеты.

По соглашению сторон:

• Работодатель и главный бухгалтер обговаривают вместе условия и порядок увольнения, подписывают дополнительное соглашение, в котором оговоренные условия будут закреплены и должны быть выполнены в процессе увольнения;
• Стороны выполняют свои обязанности в соответствии с соглашением, после чего работник увольняется с работы в соответствии с приказом.

В связи с непредвиденными обстоятельствами:

• Независимо от обстоятельств, которые стороны трудового договора не могли предвидеть – работодатель издает приказ об увольнении работника, ссылаясь на эти обстоятельства;
• После издания приказа работник подлежит увольнению.

Условие об обязательной отработке:

Многих руководителей волнует вопрос о том,сколько должен отрабатывать главный бухгалтер, ведь чтобы привести все бухгалтерские дела в порядок зачастую нужно больше 2 недель.

Чтобы обязать главного бухгалтера отрабатывать 3, 4 недели и больше перед увольнением некоторые руководители включают в трудовой договор обязательное условие об этом.

Однако, это условие абсолютно незаконно. Какой бы объем текущих дел и отчетности ни было необходимо доделать, бухгалтер имеет право уволиться через две недели после предупреждения работодателя. Как приводить в порядок дела – проблема только работодателя.

Передача дел

Перед тем как уволиться бухгалтер должен обеспечить выполнение своей главной обязанности при увольнении передать дела.

Происходит это в соответствии с несложным алгоритмом:

1. Издается приказ о проведении передачи дел главным бухгалтером. В приказе указываются сроки передачи дел, конкретные действия бухгалтера и лицо, которому будет осуществлена передача. Обычно в таком приказе указывают на необходимость проведения инвентаризации и проверки деятельности главного бухгалтера комиссией работников организации.
2. Проводится инвентаризация и проверка деятельности главного бухгалтера. Если проверка завершается успешно, то можно переходить к процедуре передачи дел, если же в работе бухгалтера выявлены недочеты, ему могут быть сделаны предписания – привести все дела в надлежащее состояние.
3. Бухгалтер встречается со своим преемником и описывает свою деятельность, передает необходимые документы, разъясняет различные особенности.
4. Составляется акт передачи, в котором прописывает точный перечень передаваемых дел.

Составление акта передачи дел при увольнении или смене главбуха + образец

• Скачать образец акта передачи дел

Структура акта передачи дел выглядит следующим образом:

• Место и дата составления документа. Пример: «город Москва, 28 марта 2017 года». Рекомендуется указать название документа «Акт приема-передачи документов».
• Информация о получателе документов и передающей стороне. «В соответствии с настоящим актом главный бухгалтер ООО «Мяу» Иванов Иван Иванович передал, а работник Петров Петр Петрович принял следующие документы, отнесенные номенклатурой учреждения к разделу «Бухгалтерия».
• Указывается перечень документов. Названия документов обязательно полные, при необходимости ставятся примечания: «подлинник», «копия» и т. д. Прописывается количество экземпляров и количество листов.
• Все передаваемые документы изучаются и проверяются принимающей стороной, о чем должна быть сделана соответствующая запись в акте. «Передаваемые документы проверены, стороны не имеют друг другу претензий».
• В конце документ подписывается сторонами.

Акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

В некоторых случаях можно дополнительно утвердить его подписью руководителя.

Увольнение главбуха может произойти как по инициативе работодателя, так и по желанию специалиста. Если главбух сам принял решение об уходе из компании, он должен за 14 дней в письменном виде предупредить об этом работодателя. По договоренности сторон допускается прекращение контракта до завершения срока предупреждения об увольнении.

Расторжение договора с главбухом осуществляется в следующем порядке:

• подписывается директором;
• наниматель издает распоряжение о приеме-передаче дел от главбуха;
• проводится проверка фин. отчетности и иной бухгалтерской документации;
• проведение процедуры приема-передачи текущих дел;
• директором издается ;
• работника знакомят с приказом, документ подшивается к личному делу и регистрируется;
• на основании приказа составляется ;
• в последний рабочий день производятся выплаты и выдается трудовая книжка.

Передача дел при уходе главбуха

ТК РФ не определен порядок передачи дел, так что делать это главный бухгалтер не обязан. Скорее, передача дел при увольнении главного бухгалтера проводится из-за профессиональной этики.

Согласно ФЗ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ответственность за организацию бухучета на предприятии лежит на его руководителе. Перед процедурой им издается приказ, который является основанием для ее проведения.

В нем указываются следующие сведения:

• по какой причине передаются дела;
• дата начала и окончания процедуры;
• Ф.И.О. увольняющегося бухгалтера и работника, ответственного за прием дел;
• указывается состав комиссии;
• сроки составления акта приема-передачи дел.

После этого проводится процедура приемки-передачи дел. Принимать дела может сам директор фирмы или комиссия.

Процедура состоит из следующих этапов:

• издание приказа о приеме-передаче дел;
• инвентаризация имущества и обязательств;
• проверка состояния учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов;
• приемка-передача дел с составлением описи;
• составление описи принимаемых дел и акта приемки-передачи.

Если увольняется главный бухгалтер, передача дел должна быть осуществлена до его последнего рабочего дня на предприятии. Если им было подано заявление об уходе, процедура передачи дел может составить две недели. Но если главбух не провел ее, работодатель не может отказать ему в увольнении.

Увольняющемуся сотруднику необходимо заранее привести в порядок все документы. Пристальное внимание нужно уделить тем бумагам, которые нужно передать в организации. Например, если одновременно с работником бухгалтерии увольняется алиментщик, что делать бухгалтеру? Во избежание неприятностей для компании исполнительный лист, который является бланком строгой отчетности, следует передать судебному исполнителю в трехдневный срок.

Ответственность за нарушения

Интересный вопрос: несет ли ответственность главный бухгалтер после увольнения? Если он допускал нарушения при исполнении своих рабочих обязанностей, за это законом предусмотрена административная и уголовная ответственность бухгалтера после увольнения.

Если говорить про материальную ответственность главного бухгалтера после увольнения, то он обязан возместить причиненный предприятию ущерб. Например, за несвоевременную уплату налогов на предприятие может быть наложен штраф. В случае этого уволенный специалист должен выплатить штраф и начисленные пени (ст. 15.5 КоАП РФ).

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Налоговый консультант

Вы решили сменить место работы и стать главным бухгалтером в другой организации. Успешно выдержав отбор кандидатов на эту должность, Вы оформляете трудовые отношения с работодателем. Какие особенности оформления трудовых отношений у главного бухгалтера?

Оформление трудовых отношений

Прием на работу оформляется подписанием трудового договора. С главным бухгалтером все организации имеют право заключать продолжительностью до пяти лет (ст. 59 Трудового кодекса РФ, далее ТК РФ). Срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника. На практике встречаются работодатели, которые хотят принимать на работу главного бухгалтера всего на год, а после сдачи годового баланса решают, продлять ли его контракт или нет. Но и главные бухгалтеры сами могут по какой-то причине желать заключения срочного трудового договора, например с целью изменить его условия в части заработной платы при перезаключении.

Работодатель справе установить главному бухгалтеру для того, чтобы убедиться в его трудовых качествах. Продолжительность испытательного срока может достигать шести месяцев. Следует помнить, что периоды болезни или отсутствия на работе по другим причинам в испытательный срок не включается (ст.70 ТК РФ).

Если работник не выдержит испытания, то его вправе уволить, не выплачивая выходное пособие, без согласия профсоюза (если он есть на предприятии). Однако работнику нужно сообщить об этом письменно не позднее чем за три дня.

Во время испытательного срока работник и сам может уволиться в любой момент, предупредив об этом администрацию предприятия также за три дня.

В трудовом договоре главного бухгалтера может быть предусмотрена материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба согласно ст. 243 ТК РФ. Как правило, размер взыскания не должен превышать среднемесячный заработок.

Главного бухгалтера можно уволить, если из-за его решения был причинен ущерб имуществу предприятия либо он разгласил коммерческую тайну. Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, утвержден постановлением Правительства РФ от 5 декабря 1991 г. N 35. В соответствии с этим перечнем не является коммерческой тайной информация, которая содержится в учредительных документах, документах о платежеспособности предприятия, например в балансе и отчете о прибылях и убытках, а также в налоговой отчетности.

Главного бухгалтера могут уволить в случае, если изменился собственник имущества предприятия. Новая администрация может это сделать в течение трех месяцев со дня передачи предприятия новому собственнику. При этом новый собственник обязан выплатить главному бухгалтеру компенсацию в размере не ниже трех средних месячных заработков.

Оформляя контракт, по возможности, поинтересуйтесь причиной, по которой уходит прежний коллега. Может оказаться, что работодатель придерживается тактики приема на работу главного бухгалтера с испытательным сроком в полгода и обещанием перспективы повышения заработной платы по его завершении. За этот период сдается 2 баланса, новички прикладывают старания и усилия, разбираясь в специфике деятельности организации и даже в ошибках предыдущего бухгалтера, а потом их просто увольняют, экономя на будущей зарплате. Не забудьте, что по кодексу, работодатель обязан предоставить уведомление об увольнении в письменной форме, подробно изложив, что именно его не устроило в кандидате.

Итак, контракт составлен и основные его положения оговорены. Пора принимать дела.

Отметим, что в законодательстве нигде не закреплен порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому. Некоторые ведомства ранее регламентировали этот порядок. Достаточно назвать письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21 февраля 1992 г. N 11-13/575 «О порядке приема- сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера-начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации», и «Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР», утвержденную Минздравом СССР 28 мая 1979 г. N 25-12/38.

Их можно принять для сведения, но опираться на них в нынешней жизни целиком нельзя.

Приказ о назначении главного бухгалтера

При вступлении в должность важно выяснить: имеется ли лицо, у которого Вы должны принять дела, и как это лицо настроено передавать дела новому главному бухгалтеру? Не секрет, что передача дел зависит от отношений между уходящим бухгалтером и работодателем, а также от порядочности уходящего. Предшественник может просто хлопнуть дверью и уйти, ничего не объясняя, или будет на новичке возмещать свои обиды на прежнее руководство.

Часто дела принимать просто не у кого, потому что бывший главный бухгалтер уже уволен. В этом случае может оказаться, что дела переданы руководителю организации или заместителю главного бухгалтера. Каждый должен решить для себя, следует ли ему проявлять излишнюю инициативу и подписывать самостоятельно составленный акт сдачи-приемки, или не стоит. Ведь никакой передачи дел при отсутствии прежнего работника не происходит.

Если Вам повезло и Ваш предшественник работает, руководитель обязан издать Приказ (распоряжение) о назначении нового главного бухгалтера организации. При этом в течение небольшого отрезка времени фактически работают два главных бухгалтера. Поэтому на практике новичка принимают на работу в другой должности, а впоследствии назначают главным, либо наоборот изыскивают возможность оплатить работу прежнему главному бухгалтеру без потери заработной платы.

В приказе лучше оговорить:

1. фамилию, имя и отчество лица, принимающего обязанности главного бухгалтера;
2. сведения о характере исполнения обязанности - временный или постоянный;
3. период, в течение которого организуется прием-передача дел. Срок для увольнения работника в соответствии с ТК РФ не должен превышать двух недель. Поэтому в зависимости от даты увольнения прежнего работника определяется период, в течение которого предстоит передать дела.
4. персональный состав комиссии по приему-передаче дел (если она будет организована). К приказу также может прилагаться регламент (график) работы комиссии.
5. необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторской компании, вышестоящей организации и др.).

Привлечение аудиторской организации является оптимальным и безболезненным вариантом смены главного бухгалтера. Аудиторская фирма представит отчет о состоянии учета и отчетности в организации, на основе которого будет составлен приемо-сдаточный акт по передаче дел бухгалтером.

В приказе оговаривается срок, в который каждый их главных бухгалтеров будет вести текущие дела и руководить работой бухгалтерии, подписывать все расчетные документы (накладные, счета, кассовые ордера, чеки, платежные поручения и другие первичные документы), а также установлен порядок смены банковских карточек организации.

Смена подписей может, к примеру, произойти после окончания ревизии кассы или подписания акта приема передачи дел.

Учитывая, что главный бухгалтер как должностное лицо является членом ряда комиссий (списанию основных средств, товарно-материальных ценностей и т.д.), нужно не забыть указать изменения в их составе.

За что отвечает главбух

Вновь приходящий главный бухгалтер заинтересован в том, чтобы строго разграничить ответственность за свои действия и действия своего предшественника.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации Он же несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Это установлено Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Перечислим основные моменты ответственности главного бухгалтера. Проанализировав их каждый должен решить для себя: в каком порядке он будет принимать дела и на что обратит особое внимание.

Ответственность может наступить в рамках трудового законодательства, о котором мы уже сказали, в рамках Налогового Кодекса, Уголовного кодекса и Кодекса РФ об административных правонарушениях (КОАП РФ).

По Уголовному кодексу РФ (ст. 199) наказание грозит бухгалтеру в случае уклонения от уплаты налогов "путем включения в бухгалтерские документы заведомо искаженных данных о доходах или расходах либо иным путем" в крупном размере (сумма свыше 100 000 рублей). В этом случае главного бухгалтера могут лишить права занимать подобную должность на срок до пяти лет либо арестовать на срок от четырех месяцев до шести лет. Наказуемо и причинение ущерба путем обмана (ст. 165), злоупотребления полномочиями (ст. 201), халатного отношения (ст. 293) и подделки документов (ст. 327).

Но новому главному бухгалтеру пока это не грозит.

В соответствии с рядом статей КОАП РФ главбуха могут оштрафовать за многие нарушения, в том числе за:

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1) от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ),

Нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе или органе государственного внебюджетного фонда от 5 до 10 МРОТ, а ведение деятельности без постановки на учет в этих органах (ст. 15.3) от 20 до 30 МРОТ,

Нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации (ст. 15.4) от 10 до 20 МРОТ,

Нарушение сроков представления налоговой декларации (ст. 15.5) от 3 до 5 МРОТ,

Нарушение порядка представления статистической информации (ст. 13.19) от 30 до 50 МРОТ,

Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ст. 15.6) от 3 до 5 МРОТ,

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 % (ст. 15.11) от 20 до 30 МРОТ,

Несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциям, нарушение установленных сроков хранения учетных и отчетных документов от 50 до 100 МРОТ (ст. 15.25 КоАП РФ).

Следовательно, при приеме дел особое внимание надо уделить кассовым и расчетным документам, наличию и срокам сдачи отчетности и сведений в налоговые и иные органы.

Главный бухгалтер, в частности, несет ответственность в случаях:

Неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились ошибки в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;

Принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат действующему законодательству, нарушения правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;

Несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;

Нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской и кредиторской задолженностей и других потерь, за несвоевременное взыскание денежных начетов с виновных лиц;

Составления недостоверной бухгалтерской отчетности, за нарушение сроков представления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов.

В связи с этим наличие документов, их оформление важно проверить в ходе приема-передачи дел. Кроме того, следует уделить внимание отражению в учете выявленных недостач, а также выверке взаиморасчетов с поставщиками и покупателями организации.

Бухгалтерские документы

За какой период следует проверить наличие документов?

Согласно статье 87 НК РФ налоговые инспекции вправе проверить деятельность налогоплательщика за три календарных года. Если в течение этого времени организацию уже проверяла налоговая инспекция, будущему главбуху необходимо изучить акт проверки. В этом случае бухгалтер может проверять только ту документацию, которая образовалась в деятельности после акта проверки.

Если проверки не было, то следует помнить, что по закону "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться не менее пяти лет (ст. 17), и поэтому именно за этот период должны быть в наличии.

На определенную, согласованную с уходящим главным бухгалтером дату все учетные процессы за истекший период должны быть завершены. Это означает, что должны быть выполнены все бухгалтерские записи за истекший период, укомплектованы в дела первичные документы, служащие основанием для каждой выполненный записи,
сформирован оборотный баланс, формы бухгалтерской и налоговой отчетности.

К передаче готовятся книги и журналы регистрации: ценных бумаг, доверенностей, регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста, кассовая книга; учета счетов-фактур полученных и выданных, покупок и продаж, регистрации банковских чековых книжек и др.

Бухгалтерские документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Некоторые бухгалтеры требуют, чтоб все листы были пронумерованы и описаны. Но согласитесь, в ином учреждении эта процедура может занять весь срок передачи дел. К тому же, отсутствие документа не спасает от ответственности в дальнейшем.

Если выяснилось, что некоторые из необходимых журналов (книг) отсутствуют, об этом делается соответствующая запись в акте приема-передачи, а журнал (книга) заводится со дня приемки дел.

Проверка состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности

Проверка всего бухгалтерского и налогового учета за период в 3 года в короткий срок нереальна. Как правило, передача дел производится на основе последнего представленного бухгалтерией баланса.

На практике операции проверяются выборочно или, к примеру, сплошным порядком по какому-либо разделу за выбранный срок. Можно выбрать период наибольшего оборота по счету продолжительностью в месяц, квартал и проверить отражение в учете операций сплошным порядком.

Проверяется соблюдения требований ведения бухгалтерского учета (п. 7 Положения по бухгалтерском учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/ 98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998 № 60н). Обращается внимание на соблюдение правильности оформления первичных документов, служащих основанием для отражения операций в бухгалтерских регистрах, наличие подписей уполномоченных лиц.

При необходимости право подписи этих лиц подтверждается соответствующими учредительными документами, доверенностями или приказами.

Данные оборотных ведомостей по счетам, журналов-ордеров, оборотных балансов, главной книги сверяются с бухгалтерской и налоговой отчетностью.

Основательно нужно проверить налоговую отчетность по всем уплачиваемым налогам. Первостепенными налогами в данном случае являются налог на прибыль и НДС.

В отчетности следует обратить внимание не только на правильность заполнения форм, но и на отметку о приеме документа, на срок его сдачи и наличие всех необходимых подписей.

Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указываются в акте приема-передачи дел. Обычно, оформляются бухгалтерские справки за подписью уходящего главного бухгалтера или временно исполняющего его обязанности. Внесение исправлений в регистры бухгалтерского учета может ложиться как на нового главного бухгалтера, так и на прежнего.

Инвентаризация

Нужно ли проводить инвентаризацию при смене главных бухгалтеров?

Вспомним, что обязательные случаи ее проведения установлены п. 2 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Эти же положения содержатся в п. 1.5 приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", п. 27 Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" и п. 22 Приказ Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов".

Проведение инвентаризации обязательно:

· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

· при смене материально ответственных лиц;

· при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

· в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при реорганизации или ликвидации организации;

· в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Если Вы принимаете дела в преддверии составления годовой отчетности, и дата обязательной инвентаризации определена в учетной политике предприятия, а инвентаризация не проводилась, Вы имеете полное право ставить вопрос о проведении обязательной инвентаризации имущества и обязательств при приеме дел.

Если на принимаемом в Ваше ведение предприятии главный бухгалтер является материально-ответственным лицом, а это возможно в соответствии со ст. 243 ТК РФ и должно быть оговорено в трудовом контракте, инвентаризация также обязательна.

При совмещении главным бухгалтером должности кассира проводится инвентаризация кассовой наличности. По результатам проверки составляется отдельный акт проверки кассы, который подписывают как сдающий, так и принимающий дела бухгалтерии, а также кассир и представитель администрации. Этот акт является приложением к акту приема-сдачи дел.

Если же материальная ответственность не предусмотрена, а времени на сдачу-приемку дел мало, будет не лишним посмотреть итоги последней инвентаризации, проведенной на предприятии. В любом случае следует отметить в акте према-передачи дел

дату и результаты прежней инвентаризации, а также оговорить с руководителем проведение инвентаризации вначале Вашей работы.

На практике бухгалтеры проводят инвентаризацию финансов (смотрят остатки по кассе, на расчетных счетах, дебиторскую и кредиторскую задолженности), другие требуют и инвентаризации основных средств и материально-производственных запасов. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в порядке, предусмотренном Положением по ведению бухгалтерского учета.

Акт приема-передачи дел

В итоге приема-передачи дел оформляется приемо-сдаточный акт. В акте указывается, на какую дату осуществлена передача дел.

Простейшей формой акта приема-сдачи является опись дел, принимаемых главбухом. Однако, на наш взгляд, этого не достаточно для дальнейшей работы главного бухгалтера. Но это выгодно и уходящему сотруднику. Новичок просто на слух воспринимает многие вещи в процессе передачи дел. И при составлении первого своего баланса окажется в затруднении при дефиците информации. Поэтому в акте рациональнее указать информацию об остатках по счетам с расшифровкой. Тогда всю нужную информацию новичок может почерпнуть из акта и не беспокоить ушедшего сотрудника или руководителя.

Форму акта каждый знает, можно взять за основу любой. А вот содержательную часть составить в цейтноте и эмоциях бывает затруднительно. Дадим примерный перечень вопросов (разделов), которые может содержать Акт приема-сдачи дел. Он может уточняться, расширяться, сокращаться в зависимости от конкретных условий и объема деятельности организации.

1. Общая характеристика бухгалтерского учета и организации работы бухгалтерии

Сведения об организации работы в самой бухгалтерии. Штат, его укомплектованность, текучесть кадров и ее причины. Распределение обязанностей между сотрудниками, наличие должностных инструкций. Квалификация сотрудников и работа по ее повышению.

Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм бланков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно. Обеспеченность бланками форм первичных документов и учетных регистров, отчетности.

Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программами). Наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций.

Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой.

Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.

2. Состояние учета денежных средств.

Касса. Наличие кассира и действующего договора на полную материальную ответственность с ним. Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов (марки почтовые, государственной пошлины, вексельные, оплаченные авиабилеты и др.). Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе, их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.

Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах.

Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.

3. Состояние учета расчетных операций

Наличие выписок из счетов в банке, договоров и других документов расчетного характера.

Инвентаризации расчетов с контрагентами, наличие актов сверки взаимных расчетов, на какую дату урегулированы расхождения. Ведение претензионной работы. Реальность дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности, с указанием виновных в этом лиц.

Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.

Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения.

4. Состояние учета амортизируемого имущества (основных средств и нематериальных активов)

Дата последней инвентаризация имущества, ее полнота и качество, отражение в учете. Инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания. Инвентарные карточки на . Ответственные хранители ценностей, имеется ли приказ об их назначении.

5. Состояние материального учета

Наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков) выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц, дата последней выверки. Дата последней инвентаризации материальные ценности, ее результаты. Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов, наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.

6. Состояние расчетов с работниками

Сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов. Задолженности по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета, наличие налоговых карточек по НДФЛ и ЕСН.

7. Отчетность

Соблюдение требования составления месячного бухгалтерского баланса, установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов. Наличие налоговых регистров.

8. Хранение документов

Обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел, подшиты и пронумерованы ли документы. Правильность оформления изъятие или уничтожения документов по причине истечения предельного срока хранения.

Справка о наличии и сохранности печатей, штампов и т.д.

9. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи

Перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др.

Отмечается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.

10. Остатки по проверенным счетам.

Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка. Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов (касса, банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками), а также счетам учета иного имущества.

11. Подписи

Главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии или представителя администрации.

В случае несогласия сдающего с какими-либо положениями акта, уходящий бухгалтер вправе сделать при подписании акта соответствующие мотивированные оговорки.

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, из которых: первый представляется на утверждение руководителю учреждения, второй остается у передающего дела. Если дела передает филиал или представительство организации, акт составляется в трех экземплярах, один из которых представляется в головную организацию.

О смене главного бухгалтера нужно уведомить налоговые органы. Обычно они требуют сдать форму № Р14001, приказ о назначении, данные его паспорта (ксерокопию).

В зависимости от стиля работы новой компании уведомляются постоянные партнеры и подразделения.

Увольнение главного бухгалтера по собственному желанию - 2017 год не является исключением - должно производиться с соблюдением всех норм ТК РФ. О том, какие этапы включает процедура увольнения и как правильно это оформить, пойдет речь в нашей статье.

Как уволить главного бухгалтера

Учитывая тот факт, что главный бухгалтер является одним из первых по значимости лиц в организации, его увольнение может доставить немало проблем руководству. Прежде всего, это связано с поиском нового работника на вакантное место и с передачей дел.

Однако, если сотрудник фирмы, занимающий должность главного бухгалтера, решил уволиться по собственному желанию, организация должна предпринять те же действия, что и при расторжении трудовых договоров прочих работников. Основанием для увольнения в этом случае служит заявление главного бухгалтера. После чего он должен отработать 2-недельный срок, пока организация ищет ему замену.

Факт расторжения трудового договора подтверждается изданным приказом, с которым главного бухгалтера знакомят под расписку. Увольняемому работнику выдают трудовую книжку, а также справки 2-НДФЛ и о заработке.

Окончательный расчет необходимо произвести в соответствии с положениями ст. 140 ТК РФ — в день увольнения либо при предъявлении требования о расчете, если в день увольнения сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Выплачивается ему и компенсация за неиспользованный отпуск. Если же отпуск был отгулян заранее, выплаченную ранее сумму после перерасчета удерживают в пределах 20% от суммы к выплате (ст. 138 ТК РФ).

Прочую информацию о действиях работодателя в рассматриваемой ситуации см. в материале «НДФЛ с неотработанных отпусков подлежит возврату» .

Но всегда ли увольнение главбуха осуществляется по его желанию? Законом предусмотрено также и вынужденное увольнение главного бухгалтера при наличии следующих обстоятельств:

• смена собственника предприятия (п. 4 ст. 81 ТК РФ);
• принятие главным бухгалтером решения, в результате которого организации был причинен ущерб (п. 9 ст. 81 ТК РФ).

В первом случае увольнение возможно, если произошла полная смена собственника имущества, например, при передаче учреждения в государственную или муниципальную собственность, а также при приватизации. Решение об увольнении должно быть принято не позднее 3-месячного срока после вступления в права нового владельца. По истечении этого периода уволить главного бухгалтера на основании п. 4 ст. 81 ТК РФ уже нельзя. Также новый собственник вправе принять решение о сохранении руководящей должности за уже работающим лицом.

Если всё же будет решено уволить действующего главного бухгалтера в соответствии с п. 4 ст. 81 ТК РФ, необходимо уведомить его об этом письменно заранее. Помимо компенсации за неиспользованный отпуск собственник обязан выплатить и компенсацию в размере не ниже среднего 3-месячного заработка увольняемого лица за счет собственных средств (ст. 181 ТК РФ).

О том, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, положенную при увольнении, см. в материале «Расчет компенсации за неиспользованный отпуск по ТК РФ» .

Что касается увольнения на основании п. 9 ст. 81 ТК РФ, то оно обязательно должно быть обоснованным. То есть руководителю следует быть готовым представить неопровержимые доказательства о неверно принятом главбухом решении, повлекшим за собой ущерб для предприятия.

Передача дел при увольнении главного бухгалтера

Главный бухгалтер в силу специфики своей деятельности не является рядовым работником. При его увольнении могут возникнуть некоторые трудности. Прежде всего, они связаны с передачей дел и документации.

Законодательно процесс передачи дел главбухом при увольнении нигде не регламентирован. Однако во избежание дополнительных трудностей в будущем необходимость выполнения этих действий следует закрепить в локальных актах организации. В них могут быть зафиксированы: обязанность по передаче дел, сроки и ответственное лицо за прием дел.

Передачу дел допустимо провести не только с привлечением нового главного бухгалтера. В роли принимающего может выступить сам руководитель либо другое ответственное лицо, указанное в локальном нормативном акте.

Процесс передачи дел можно совершить поэтапно с выполнением следующих действий:

• оформление приказа о приеме-передаче дел;
• проверка имущества и состояния отчетности, наличия документов;
• составление описи по приемке-передаче;
• непосредственная передача дел.

По окончании данной процедуры следует составить акт приемки-передачи, который отразит реальное наличие документов и состояние отчетности.

Ответственность главного бухгалтера после увольнения

Главный бухгалтер несет определенную долю ответственности при приеме на работу, как и прочие сотрудники. Однако применительно к профессии данного рода уровень должностных обязательств перед работодателем может оказаться выше по сравнению с требованиями к прочим работникам.

Более подробную информацию об ответственности главного бухгалтера см. в материале «Какую материальную ответственность несет главбух?» .

К главбуху, помимо материальной ответственности, применимы также административная и уголовная:

1. Материальная ответственность предполагает сохранность имущества и доступных активов, в том числе и денежных средств (п. 2 ст. 243 ТК РФ).
2. Административная ответственность затрагивает области начисления налогов и ведения учета в целом. КоАП РФ предусмотрена ответственность для должностных лиц, к числу которых относится и главный бухгалтер, в случае совершения противоправных деяний в области финансов. Штраф до нескольких тысяч рублей налагается в соответствии с положениями ст. 15.1-15.9, ст. 15.11 КоАП РФ за непредставление данных в контролирующие органы, искажение сведений в отчетности, занижение налоговых сумм к уплате и прочие нарушения.
3. Уголовной ответственности подвергаются должностные лица при совершении правонарушений в особо крупных размерах. Наказанием могут быть штрафы до нескольких тысяч рублей, принудительные работы и даже лишение свободы (ст. 199 и 199.1 УК РФ).

Иногда бухгалтер вправе снять с себя ответственность по отношению к ведению бухучета и предоставлению информации. При появлении разногласий по этому вопросу с руководством организации главбух отражает спорные сведения в учете только по письменному распоряжению руководителя, который в этом случае и несет единоличную ответственность за достоверность данных бухучета.

Главный бухгалтер несет ответственность перед работодателем и в течение некоторого времени после увольнения. При обнаружении ошибок при проверке деятельности уволенного сотрудника организация вправе требовать наказания виновных лиц в течение 1 года со дня обнаружения ущерба, в том числе после расторжения трудового договора (ст. 392 ТК РФ).

Итоги

Как правило, главный бухгалтер — это второй по значимости человек в организации после руководителя. Во многом финансовое благополучие фирмы зависит именно от его действий, знаний и опыта в сфере ведения учета. Увольнение лица, занимающего эту должность, сопряжено с некоторыми трудностями, которые включают в себя поиски нового компетентного сотрудника, проверку текущего положения фирмы и передачу полномочий. В то же время главный бухгалтер несет бремя более высокой ответственности перед руководством за свою работу.

Это может показаться странным, но на сегодняшний день не существует определенных инструкций в своде законов о передаче дел от одного бухгалтера другому. Тем не менее, у каждого главного бухгалтера была такая ситуация, когда он принимал дела у своего коллеги, который занимал эту должность до него.

И при этом, после передачи дел, новый бухгалтер сталкивался с наличием многих недочетов в документах, которые ему достались от прежнего бухгалтера. Как правило, в таком процессе должен соблюдаться определенный порядок и инструкции, но, к сожалению, они отсутствуют на данный момент в законодательстве.

Дело в том, что каждый главный бухгалтер может оформить передачу дел другому бухгалтеру на свое усмотрение. Откуда же он берет всю информацию, касающуюся данной задачи? Некоторые бухгалтеры находят информацию в специальных изданиях, а есть случаи, когда информация берется из конспектов, которые остались у бухгалтеров со времен учебы в институте.

Благодаря этой статье, вы узнаете об основных нюансах, которые связаны с передачей дел другому бухгалтеру. Рассмотрим все шаги поэтапно.

Начало работы

В начале этой процедуры нужно проверить наличие всех документов. Следует проверить все документы налогоплательщика в течение трех лет. Если в течение этого периода налоговые органы уже производили проверку организации, то стоит проанализировать специальный акт проверки, после чего, уже проверить документы, которые были созданы уже после составления данного акта.

В том случае, если в организации не проводилось такой проверки, то нужно помнить о том, что все первичные документы обязаны быть оформлены в надлежащем виде и храниться в течение пяти лет в организации, и именно за это время и нужно проверить их соответствие со всеми правилами и формами.

Если выясняется, что какие-то журналы или документы отсутствуют, то необходимо сделать специальную запись в акте о приеме и сдачи дел.

Осуществление проверки бухгалтерского учета и налоговой отчетности

Это относится уже ко второму этапу. На этой стадии производится проверка бухгалтерского учета и всевозможной отчетности. Так как проверить всю отчетность в течение трехлетнего периода не реально, проверяется только последний квартал или месяц, которые могут дать полное представление о состоянии дел в организации. Обязательно проверяется:

• Правильное оформление первичных документов.
• Учредительные документы.
• Подписи и приказы.

Происходит сверка главной бухгалтерской книги с отчетностью организации. Также проверяется наличие всех чеков по оплате налогов, в том числе проверяется налог на прибыль и на НДС. Если при проверке были обнаружены недочеты и грубые нарушения, то о них упоминается в акте приемки. Изменения в документы может вносить предыдущий главный бухгалтер, а при приемке, нынешний бухгалтер, если в этом есть необходимость.

Нужна ли инвентаризация при смене главного бухгалтера

На основании статьи 11 Федерального закона «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ и 27 статьи приказа Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н, инвентаризация производится в обязательном порядке в следующих случаях:

• Если имущество передано в аренду, куплено или продано.
• Перед процедурой составления годовой бухгалтерской отчетности.
• Если сменились материально ответственные лица.
• Если обнаружены факты хищения, или была замечена порча имущества.
• При возникновении следующих обстоятельств, это может быть пожар или другие бедствия связанные с экстремальными условиями.
• Другие случаи, которые описаны в законодательстве Российской Федерации.

Процедура инвентаризации также обязательна, если бухгалтер совмещал работу кассира и бухгалтера. Если не хватает времени на проверку всей документации, то можно проверить последний акт инвентаризации. Также производится инвентаризация всех имеющихся финансов в организации.

Составляем акт приемки-передачи дел

Вот и закончилась проверка всей документации, теперь нужно все результаты перенести на бумагу. В этом случае составляется акт, в котором указана дата, когда осуществлена передача дел. Для этого существует обычная форма, которая подразумевает опись дел. В этом документе указывается остаток по счетам со специальной расшифровкой. Данный акт содержит целый перечень вопросов, количество которых, может быть увеличено или сокращено.

• Обобщающая характеристика бухгалтерского учета и работа бухгалтерии в целом.
• Учет всех денежных средств.
• Учет всех расчетных операций.
• Учет имущества, материальные и нематериальные .
• Материальный учет и расчеты с работниками.
• Отчетность и архив документов.
• Список бухгалтерских и первичных документов.
• Остатки по счетам и различные подписи.