Операции с первичными документами бухгалтерского учета. Первичные документы бухгалтерского учета - перечень

ФНС рассказала, как исправлять ошибки в расчете по страховым взносам. Подскажем, как они рекомендуют составлять уточненный отчет.

До недавних пор было неясно, как исправлять в расчете. Лишь в июле ФНС рассказала инспекторам, каким должен быть уточненный расчет (письма от 18 июля 2017 г. № БС-4-11/14022, от 28 июня 2017 г. № БС-4-11/12446).

Ошибки в расчете по страховым взносам в индивидуальных сведениях

Если ошиблись в персональных данных, нужно дважды заполнить подразделы 3.1 и 3.2. Сначала ошибочные данные нужно обнулить, а затем представить правильные показатели.

Шаг 1. Перенесите ошибочные данные из подраздела 3.1 первоначального расчета в подраздел 3.1 уточненного расчета по каждому, на кого вы подали ошибочные сведения. В строках 190-300 подраздела 3.2 для всех суммовых и количественных показателей поставьте нули. В остальных пустых полях поставьте прочерки.

Шаг 2. Повторно заполните подразделы 3.1 и 3.2 расчета. Поставьте верные персональные сведения и укажите выплаты и взносы.

Пример:

Как уточнить индивидуальные сведения в расчете по страховым взносам.

Сотрудница сменила фамилию. В расчете за полугодие бухгалтер указал старые данные. После этого сам нашел ошибку и решил сдать уточненку.

Зарплата сотрудницы за последние три месяца отчетного периода - 165 000 руб. В апреле, мае и июне сотруднице начислили по 55 000 руб. Соответственно, за эти три месяца бухгалтер начислил пенсионные взносы по тарифу 22 процента в сумме 36 300 руб. В каждом месяце по 12 100 руб. (55 000 ₽ × 22%).

3 августа бухгалтер сдал уточненный расчет по страховым взносам за полугодие с подразделами 3.1 и 3.2. Поскольку суммы доходов и начисленных взносов в первоначальном отчете правильные, бухгалтер не стал править другие подразделы расчета. Заполненные образцы.

Ошибки в расчете по страховым взносам: неправильный СНИЛС в базе налоговиков

Некоторым организациям инспекторы сообщили, что номера СНИЛС в расчете за полугодие не совпадают с их базой. В большинстве случаев это не ошибка компании, а технический сбой. Налоговики подсказали, как устранить проблему.

Отправьте проверяющим копию СЗВ-М за последний месяц с отметкой фонда о сдаче отчета. Если отчитывались через спецоператора, то к СЗВ-М приложите копию протокола о приеме, который поступил из ПФР. Так вы докажете налоговикам, что располагаете корректными номерами СНИЛС. Ведь с ошибкой в этих данных фонд просто не принял бы у вас отчет.

Раньше для этих целей налоговики советовали сдать в инспекцию копии паспортов и карточек СНИЛС людей, по которым нашлись расхождения. Однако это потребует больших трудозатрат, если в компании оказалось много таких работников.

Ошибки в расчете по страховым взносам в суммовых показателях

Кроме неправильных индивидуальных сведений в расчете могут быть ошибки в суммовых показателях. Как исправлять ошибки в расчете по страховым взносам в таких ситуациях, подскажем дальше.

В отчете не все сотрудники. В уточненку включите раздел 3 со сведениями на этих физлиц. Одновременно исправьте показатели раздела 1 расчета со сводными данными по взносам на пенсионное, медицинское и социальное страхование. Вам придется увеличить их суммы, ведь число сотрудников в уточненке стало больше.

В расчете лишние сведения. В уточненку включите раздел 3 со сведениями на этих физлиц. Только в строках 190-300 подраздела 3.2 расчета вместо всех суммовых показателей проставьте 0. Одновременно пересчитайте показатели раздела 1 расчета в меньшую сторону.

Неверные показатели в подразделе 3.2 расчета. В уточненый расчет включите раздел 3 со сведениями на тех работников, по которым оказались неправильные данные. Но только теперь укажите верные показатели.

Если после этого изменилась общая сумма исчисленных взносов, необходимо исправить также данные раздела 1 расчета.

Для подачи уточненки РСВ 2017 или пояснений по Расчету в Налоговую у компании есть 5 рабочих дней.

Камеральные проверки по новому отчету РСВ 2017 налоговики проводят согласно требованиям статьи 88 НК РФ. Если в ходе такой проверки контролеры обнаружили неточности в представленных расчетах и потребовали разъяснений, не стоит игнорировать налоговиков. С 1 января 2017 года при непредставлении запрошенных пояснений или не подаче уточненки, организация может быть оштрафована на 5 тысяч рублей (п. 1 ст. 129.1 НК РФ), а за повторное нарушение в течение налогового периода - уже на 20 тысяч рублей (п. 2 ст. 129.1 НК РФ). Расскажем об основных правилах подачи уточненок и пояснений в Налоговую в ходе и после камеральной проверки РСВ 2017.

Отправить в налоговую электронно быстро и безопасно нужные сведения: и первичный, и уточненный РСВ 2017 поможет система «Бухсофт онлайн» - электронная отчетность через интернет.

Ошибка в расчете по страховым взносам - как поступить?

Разберем самые распространенные ошибки и порядок действий при их обнаружении:

• Если при заполнении расчета по страховым взносам 2017 компания допустила ошибку в персональных данных сотрудника или указала неверные суммы страховых взносов, и расчет по этой причине не был принят, нужно подать корректировочный отчет с номером 0.
• Если ошибок в персональных данных нет, но есть иные неточности, которые привели к занижению сумм страховых взносов, то подается уточненка с последовательными номерами корректировки (1, 2 и т.д.). В уточняющем Расчете нужно заполнить общие обязательные разделы и Раздел 3 на сотрудника, по которому выявлены ошибки, приведшие к занижению сумм взносов.
• Если в РСВ 2017 имеют место ошибки, которые не повлияли на взносы или ошибка стала причиной их завышения при уплате, то в Налоговую достаточно подать просто пояснение.

Соблюдайте сроки подачи пояснений и уточненных Расчетов

Для подачи уточненки РСВ 2017 или пояснений по Расчету у компании есть 5 рабочих дней.

Отсрочек не предусмотрено. Однако в Налоговом кодексе РФ есть допущение, разрешающее продлить срок представления документов (п. 3 ст. 93 и п. 5 ст. 93.1 НК РФ, приказ ФНС России от 25.01.17 № ММВ-7-2/34@). Кроме того, любая организация имеет возможность на законных основаниях продлить срок подготовки пояснений. Квитанция о получении требования от налоговиков должна быть отправлена им в течение 6 рабочих дней. При этом срок подачи уточненки либо пояснений отсчитывается от даты отправки квитанции. Если требование есть возможность прочитать, как говорится, не отходя от кассы, то отправить квитанцию можно на шестой день после получения. Таким образом, у компании будет пять дополнительных дней, чтобы подготовить пояснения или сформировать уточняющий Расчет.

Какие документы требуется представить в ИФНС по взносам?

В ходе камеральной проверки налоговики могут потребовать документы, в которых будут обоснованы отраженные в Расчете суммы, не облагаемые страховыми взносами (п. 8.6 ст. 88 НК РФ). Стоит отметить, что подобных выплат, перечисленных в Налоговом кодексе РФ, довольно много и не для всех из них предусмотрена детализация в РСВ 2017.

От вида начисленных необлагаемых взносами сумм зависит перечень требуемых документов, и знать заранее какие именно истребуют контролеры невозможно.

Тем не менее, каждым запрошенным документом обязан быть подтвержден факт начисления таких сумм, основание для их начисления и размер начисления каждому работнику.

Потому по требованию контролеров рекомендуем представить наиболее полный комплект документов, которыми компания сможет подтвердить, что конкретные выплаты не являются облагаемыми взносами. Если пропустить какой-либо документ, налоговики могут сделать вывод, что выплаты не являются необлагаемыми и произвести доначисление взносов.

Если из требования налоговиков непонятно, какие именно бумаги им необходимо направить, отправьте уведомление о невозможности представить документы. Форма такого уведомления приведена в приложении к приказу ФНС РФ от 25.01.17 № ММВ-7-2/34@. В уведомлении укажите, что запрошенными бумагами вы не располагаете и попросите более точно указать, какие именно документы требуются налоговыми инспекторам.

Три причины запроса контролерами пояснений

Стоит отметить, что уже имеют место рассылаемые налоговыми инспекторами требования по камеральным проверкам РСВ 2017 за первый квартал. Среди прочих следует выделить три наиболее часто встречающиеся причины запроса контролерами пояснений и документов.

Пояснение расхождений РСВ 2017 с 6-НДФЛ

Налоговики, главным образом, сверяют новый расчет по страховым взносам с 6-НДФЛ. Для этого разработаны контрольные соотношения.

Организации наверняка будет выслано требование пояснений, если в Расчете доходы превышают выплаты, указанные в 6-НДФЛ. Согласно контрольным соотношениям разница строк 020 и 025 в 6-НДФЛ должна быть больше либо равна сумме выплат, указанной по строке 030 подраздела 1.1 РСВ 2017 (письмо ФНС России от 13.03.17 № БС-4-11/4371@).

Если суммы по этим строкам двух отчетов не сходятся - вовсе не значит, что допущена ошибка. Доходы в 6-НДФЛ и РСВ 2017 необязательно должны быть равны. Например, в строке 020 расчета по НДФЛ указываются доходы без сумм пособий по материнству и уходу за ребенком, при этом в строку 030 РСВ 2017 данные выплаты включаются наряду с другими доходами.

О новой форме Расчета по страховым взносам, представляемого в 2017 года в налоговую инспекцию, мы рассказывали в и приводили пример заполнения страховой отчетности. А какие существуют контрольные соотношения по страховым взносам?

Как проверить правильность заполнения Расчета

Порядок заполнения Расчета по страховым взносам приведен в Приложении № 2 к Приказу ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@. Однако о том, как проверить правильность заполнения формы, в Порядке не говорится.

Для того, чтобы налоговая инспекция могла проконтролировать корректность заполнения Расчета, были разработаны Контрольные соотношения. Первые Контрольные соотношения к новой форме Расчета вышли еще в марте 2017 года (Письмо ФНС от 13.03.2017 № БС-4-11/4371@). В июне 2017 года налоговое ведомство свои Контрольные соотношения обновило, выпустив . Конечно, ими может воспользоваться и плательщик страховых взносов для самопроверки.

Контрольные соотношения в отчете для Расчета по страховым взносам представлены в виде таблицы, состоящей из следующих основных граф:

• содержание контрольного соотношения;
• ссылка на статью НК РФ, с нормами которой связано возможное нарушение законодательства при невыполнении контрольного соотношения;
• формулировка нарушения;
• действия, которые должны предпринять налоговая инспекция и плательщик при обнаружении такой ошибки.

Представим примеры внутридокументных контрольных соотношений по страховым взносам:

Контрольными соотношениями (Письмо ФНС от 30.06.2017 № БС-4-11/12678@) предусмотрены также междокументарные сверки, т. е. проверка Расчета с формой 6-НДФЛ, а также со сведениями из ФСС.

Так, к примеру, контрольные соотношения 6-НДФЛ и страховых взносов такие:

Кстати, ФСС выпустил свои контрольные соотношения к расчету по страховым взносам (Письмо ФСС РФ от 15.06.2017 N 02-09-11/04-03-13313).

Контрольные соотношения: новшества-2018

С 01.01.2018 расчет считается непредставленным, если (п. 7 ст. 431 НК РФ):

• раздел 3 содержит недостоверные персональные данные физлица;
• есть ошибки в числовых показателях раздела 3 (в сумме выплат, базы, взносов);
• сумма числовых показателей разделов 3 по всем физлицам не совпадет с данными по организации в целом, отраженными в подразделах 1.1 и 1.3 приложения № 1 к разделу 1 расчета;
• сумма взносов на ОПС (исходя из базы, не превышающей предельную величину) в разделах 3 по всем работникам не равна сумме взносов на ОПС по организации в целом в подразделе 1.1 приложения № 1 к разделу 1 расчета.

Эти поправки нужно иметь в виду уже при подготовке и сдаче расчета по итогам 2017 года.
С учетом новшеств ФНС доработала функционал программы подготовки документов налоговой и бухгалтерской отчетности и расчетов по страховым взносам «Налогоплательщик ЮЛ», а также разработала дополнительные контрольные соотношения для проверки РСВ (

В основном контрольные соотношения, опубликованные в письме ФНС , сохранились в том же виде, что и в предыдущей версии (письмо ФНС ). Но есть и изменения. Например, в соотношении о равенстве «Общая сумма исчисленных СВ на ОПС за каждый месяц с базы, не превышающей предельной величины, в целом по плательщику ≠ сумме исчисленных СВ на ОПС за соответствующий месяц с базы, не превышающей предельной величины, по каждому физлицу» теперь допускается погрешность, но не более чем на значение в 0,5 копейки, умноженное на количество застрахованных лиц.

В контрольном соотношении для графы 2 строки 050 приложения 7 появилось условие, что оно должно выполняться только для годового расчета: при условии «код отчетного периода» = 34 гр. 2 ст. 050 прил. 7 р. 1 СВ ≥ 70.

Отменено контрольное соотношение о равенстве значения строки 240 в каждом месяце произведению базы на тариф (ст. 220 × тариф = ст. 240), которое в I квартале доставило много хлопот бухгалтерам, потому что они производят расчет взносов не с базы за месяц, а нарастающим итогом с начала года с учетом ранее уплаченных сумм (в соответствии с п. 1 ст. НК РФ). А также теперь не будет сверяться значение ст. 030 подраздела 1.2 (выплаты для расчета взносов на ОМС) с суммой по графам 210 раздела 3 (расхождения возникали при осуществлении выплат временно пребывающим иностранцам).

Зато появились новые проверки для количества застрахованных лиц. Теперь налоговые органы будут сверять в расчете значения, указанные в графе 2 строк 010 подразделов 1.1, 1.2 и приложения 2, с количеством «1» (признак застрахованного лица в системе), указанных в строках 160 (ОПС), 170 (ОМС), 180 (ОСС) подразделов 3.1.

Изменения коснулись и междокументных проверок. Так, для сверки с 6-НДФЛ теперь в расчете будет задействована не строка 030 подраздела 1.1, а строка 050 (база для исчисления страховых взносов). Кроме того, налоговые органы будут сверять данные по строке 080 приложения 2 (возмещено ФСС расходов на выплату страхового обеспечения) с информацией, предоставленной в ФНС из ФСС.

Остальные показатели, касающиеся расходов по обязательному социальному страхованию (приложения 3, 4), будут проверять территориальные органы ФСС с применением контрольных соотношений, опубликованных в письме .

Ответы на часто задаваемые вопросы

Особенности заполнения уточненного расчета

Вопрос. Отправила расчет по страховым взносам в ИФНС. В ответ пришло уведомление, что расчет принят, но требуется уточнение, так как обнаружено несоответствие ФИО-СНИЛС по одному сотруднику. Как правильно заполнить уточненный расчет?

Ответ. В уточненный расчет надо включить раздел 1 с теми же данными, что были в первичном расчете, а раздел 3 на указанного сотрудника должен быть включен дважды:

1. С номером корректировки 1 с теми же ФИО-СНИЛС, что были в первичном расчете и без сумм в подразделе 3.2.
2. С номером корректировки 0 с правильными ФИО-СНИЛС и с суммами в подразделе 3.2.

Не допустимо дублирование СНИЛС

Вопрос. Наша организация сдает расчет по страховым взносам централизованно за все подразделения. Сформировали единый расчет, отправили в налоговую по месту учета ГО и получили уведомление, что расчет считается непредставленным из-за «невыполнения условия равенства значения суммы страховых взносов по плательщику совокупной сумме страховых взносов по застрахованным лицам». Но у нас сходятся суммы между строкой 061 и графами 240. В чем причина отказа?

Ответ. Проверьте не дублируется ли СНИЛС в разделе 3. Такое возникает, когда работник в течение отчетного периода перемещается по подразделениям, а по окончании периода единый расчет формируется из xml-файлов, полученных от подразделений. При обработке расчета в ФНС, суммы по графе 240 по двойным СНИЛС исключаются из расчета для проверки, так как не могут быть идентифицированы однозначно, и поэтому возникает расхождение со строкой 061. На одно физлицо должен быть только один раздел 3, а суммы, начисленные в разных подразделениях, надо объединить. Проверку на дублирование СНИЛС можно сделать в Контур.Экстерне.

Сверка ФИО-СНИЛС

Вопрос. Когда сдавали РСВ в ПФР можно было через Контур. Экстерн запросить у Фонда сверку по ФИО/СНИЛС. Как сделать такой запрос в ФНС?

Ответ. Такую сверку ФИО-СНИЛС можно сделать только в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. А в системе Контур.Экстерн при заполнении расчета по страховым взносам в разделе 3 можно сформировать файл xml для загрузки в личном кабинете, чтобы не вводить там анкетные данные вручную. Такая возможность появилась в системе Контур.Экстерн в начале июля.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
2. дата составления;
3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

• ТОРГ-12;
• Товарный ярлык;
• Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

• ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
• ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
• ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

• КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
• КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
• КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
• КО-4 «Кассовая книга»;
• КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.