Л.В. Чхутиашвили , аудитор, член ИПБ Московского региона, канд. экон. наук

Рабочий мобильный телефон, когда работодатель предоставляет сотруднику аппарат и (или) оплачивает мобильную связь, – распространенное явление. Как правильно учесть расходы на приобретение мобильных телефонов и оплату услуг связи?

Работодатель может пойти двумя путями, обеспечивая сотрудникам мобильную связь:

1) подключать их к корпоративному тарифу, тем самым полностью оплачивая мобильную связь;

2) оплачивать или компенсировать расходы по тарифу, которым пользуется сотрудник.

В обоих случаях возможны различные варианты: работодатель может приобрести телефонные аппараты и выдавать их сотрудникам вместе с sim-картами или без них, может выдать только sim-карты, может перевести номер, которым пользуется сотрудник, на корпоративный тариф, может оплачивать (компенсировать) расходы на мобильную связь по тарифу, которым пользуется работник, полностью или частично.

Налог на прибыль

По общему правилу расходы на мобильную связь могут быть учтены при налогообложении прибыли на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Однако, как видим, круг расходов по обеспечению сотрудников услугами связи может быть довольно широк, и не все из них можно списать на основании данной нормы.

Как сказано в пункте 1 статьи 252 НК РФ, любые расходы, признаваемые в налоговом учете, должны быть обоснованны и документально подтверждены. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами подразумеваются затраты, подтвержденные документами, оформленными в том числе в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Конституционный суд РФ неоднократно указывал, что налогоплательщик сам определяет обоснованность и целесообразность затрат (Определения от 04.06.2007 № 366-О-П и от 16.12.2008 № 1072-О-О). С этим согласен и Минфин России (письма от 21.05.2010 № 03-03-06/1/341 и от 21.01.2010 № 03-03-06/1/14).

В Постановлении от 09.03.2011 № 8905/10 Президиум ВАС РФ указал, что Налоговый кодекс РФ не содержит положений, позволяющих налоговому органу оценивать расходы налогоплательщика с позиции их экономической целесообразности. Субъекты предпринимательской деятельности обладают самостоятельностью в принятии управленческих решений. Обоснованность расходов не должна оцениваться с точки зрения их целесообразности.

Мобильный телефон

Приступая к учету расходов на мобильную связь, прежде всего необходимо отразить в учете затраты на приобретение мобильного телефона. Именно от цены телефона (речь идет о цене собственно телефона, без учета стоимости sim-карты) будет зависеть порядок учета его стоимости для целей налогообложения прибыли.

Телефоны стоимостью более 40 000 руб. относятся к амортизируемому имуществу, расходы на приобретение которого уменьшают налогооблагаемую прибыль через механизм амортизации (п. 1 ст. 256 НК).

Если же стоимость аппарата менее 40 000 руб., у организации есть возможность списать затраты на его приобретение единовременно. Такие суммы включаются в состав материальных расходов в полном объеме на дату ввода телефона в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК).

Передачу мобильных телефонов сот­рудникам необходимо осуществлять по отдельной ведомости за подписью работников, которые с момента получения телефонов несут ответственность за их сохранность и будут обязаны вернуть их при увольнении из организации. Может ли работник забрать телефон с собой, получить в подарок или выкупить по остаточной стоимости у организации? Эти вопросы всегда решаются индивидуально по соглашению сторон.

Когда работник использует для рабочих разговоров свой личный мобильный телефон, организация может компенсировать ему использование, износ (амортизацию), а также расходы, связанные с использованием такого имущества, размер которых определяется соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

Использование личного имущества работника в служебных целях должно быть обусловлено его должностными обязанностями, характером его работы. На это указывает Минздравсоцразвития России в письмах от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3), от 12.03.2010 № 550-19, от 26.05.2010 № 1343-19.

Как отмечается в письме Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43, размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием личного имущества работника для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими как право собственности на используемое имущество, так и расходы, понесенные при использовании данного имущества в рабочих целях.

Подтверждением как того, что расходы носят производственный характер, так и того, что право собственности на используемое имущество принадлежит работнику, должны быть соответствующие распорядительные документы. Размер возмещения расходов может:

Определяться соглашением между работником и работодателем в письменной форме в виде отдельного документа (письма Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43 и от 02.11.2004 № 03-05-01-04/72);

Быть зафиксирован в должностной инструкции этого работника, где указывается необходимость обеспечения работника на соответствующей должности мобильной связью (письмо Минфина России от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275) или в самом трудовом договоре (письмо Минфина России от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194).

Чтобы данные расходы были экономически обоснованными, необходимо доказать, что работник использовал личный мобильный телефон в рабочих целях. Производственный характер таких расходов могут подтвердить такие документы, как служебная записка работника с описанием причин разговоров с личного сотового телефона, подробная детализация счета, приказ или распоряжение руководителя об оплате стоимости разговоров.

Sim-карты

Sim-карта, по сути, является инструментом, с помощью которого происходит подключение к услугам мобильной связи. А значит, расходы на приобретение sim-карт можно списывать на основании подпункта 25 пункта 1 ста­тьи 264 НК РФ как расходы на оплату услуг связи.

Как правило, организация приобретает sim-карты, когда заключает договор с оператором мобильной связи на подключение к корпоративному, или бизнес-тарифу. Однако не все карты могут быть активированы, а зачисленные на счета суммы использованы. Sim-карта может быть подарена работнику или утеряна. Поэтому затраты на приобретение sim-карт в налоговом учете учитываются как материальные расходы организации.

Если по правилам оператора мобильной связи стоимость sim-карты полностью или частично зачисляется на счет абонента и будет расходоваться на оплату услуг связи в дальнейшем, такую стоимость (ее часть) sim-карты отражать в налоговом учете необходимо по мере ее расходования на основании счетов оператора связи (подп. 3 п. 7 ст. 272, пункты 1 и 2 ст. 318 НК). Если же сумма, уплаченная за sim-карту, не зачисляется на абонентский счет, такие расходы организация может учесть единовременно в момент приобретения.

Передачу sim-карт, как и мобильных телефонов, сотрудникам необходимо осуществлять по отдельной ведомости за подписью работников.

Оплата мобильной связи

Рациональным для организации будет установить лимиты на оплату звонков сотрудникам, подключенным к корпоративной связи, и зафиксировать их в трудовом договоре либо в отдельном локальном нормативном акте. Вместе с тем следует подписать соглашение с оператором связи. В таком случае сумму счета в рамках установленного лимита организация сможет учесть в общехозяйственных расходах.

Минфин в письме от 27.07. 2006 № 03-03-04/3/15 рекомендовал следующую методику: «В налоговом учете превышение работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов только после того, как работник возместит фирме указанные затраты. При этом уплачиваемое работником возмещение будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации». Так, в себестоимость продукции, работ, услуг организации не будут включены расходы на личные разговоры сотрудников по мобильной связи.

Работников следует под роспись ознакомить с приказом, согласно которому разговоры на личные темы по служебному телефону вестись не должны. Если телефоны, подключенные по безлимитным тарифам, используются работниками для осуществления как производственных, так и личных разговоров, организации необходимо утвердить предельный размер расходов, возмещаемых работнику. Этот размер может варьироваться в зависимости от занимаемой работником должности. Такой подход полностью соответствует позиции Минфина, изложенной в письме от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217.

Большинство организаций, оплачивающих своим работникам мобильную связь, предпочитают подключение к корпоративному тарифному плану. Это позволяет существенно сэкономить на расходах по оплате услуг сотовой связи. Это выгодно и экономически – фирма получает большие скидки от обслуживающей телефонной компании, и практически – в документах расходы отображаются одной суммой, что удобно для проведения счета. Такие тарифы предусматривают льготные звонки между сотрудниками одной организации и многое другое.

Порядок учета расходов на мобильную связь зависит от того, какой тарифный план был выбран организацией: безлимитный или с поминутной (посекундной) тарификацией.

Расходы налогоплательщика на почтовые, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иных аналогичных систем), относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Так сказано в подпункте 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Минфин России и суды разрешают учитывать расходы на мобильную связь по безлимитным тарифам для целей расчета налоговой базы по налогу на прибыль (письма Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378 и от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 27.10.2009 по делу № А32-246/2008-12/27). Главное, чтобы такие расходы были экономически обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК).

Тарифные планы, как правило, являются дорогостоящими, и далеко не каждая организация может себе их позволить. Фиксированная месячная плата, как правило, позволяет сотрудникам организации свободно общаться только в пределах того региона, где они находятся. Междугородные и международные звонки оплачиваются отдельно.

Большинство организаций выбирают тарифные планы с поминутной тарификацией и устанавливают ограничение по компенсации мобильных разговоров (внутренний лимит). О таком лимите и порядке компенсации расходов на мобильную связь внутри организации сот­рудника знакомят под подпись.

Как правило, для этих целей издается специальный приказ. Максимальный размер средств, оплачиваемый организацией, может быть указан в трудовом договоре с ним (письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@).

Следует отметить, что Минфин России придерживается мнения, что даже те звонки, которые осуществлены в рамках корпоративного лимита, могут быть сделаны не по рабочим целям. А значит, для подтверждения расходов на мобильную связь требуется представить следующие документы (письмо от 19.01.2009 № 03-03-07/2):

Утвержденный руководителем организации перечень должностей сот­рудников, которым предоставляется мобильная связь в рабочих целях;

Договор с оператором на оказание услуг связи;

Детализированные счета оператора связи (по каким номерам, когда и на какую сумму велись переговоры с абонентами).

В письме Минфина России от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15, на основании которого было выпущено письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 № 20-12/83834.1, разъясняется, что форма детализированного счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе: номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги.

Однако мало иметь расшифровку с указанием номеров, с которыми велись переговоры, нужно еще доказать, что данные номера принадлежат контрагентам. Номера телефонов, указанные в расшифровке, должны фигурировать в служебной переписке, договорах, актах выполненных работ, накладных, счетах-фактурах и т.п.

Это сложная задача. Часто представители контрагентов используют сотовые номера, не занесенные в договоры, а то и личные телефоны. Не удивительно, что распечатки по конкретным служебным телефонам оказываются недостаточной для анализа документацией.

В налоговом законодательстве не содержится требований об обязательном подтверждении мобильных расходов таким документом, как счет оператора связи. Большинство судов в последнее время приходят к выводу, что отсутствие данного документа не является основанием для исключения сумм, перечисленных на оплату мобильной связи, из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (постановления ФАС Московского округа от 22.06.2010 по делу № КА-А40/6056-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, ФАС Центрального округа от 06.03.2009 № А35-4080/07-С8, ФАС Московского округа от 24.12.2009 № КА-А40/12845-09-П, ФАС Уральского округа от 08.12.2008 № Ф09-9153/08-С3, ФАС Северо-Западного округа от 27.06.2007 № А42-5778/2006).

В организации должен быть издан приказ со списком работников или должностей сотрудников, которым в связи с их профессиональной деятельностью необходимо использовать для работы мобильную связь. В приказе следует указать номера мобильных телефонов и sim-карт, закрепленных за конкретными сотрудниками, цели использования мобильных телефонов (письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2 и от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350).

Это условие должно быть также отражено в соответствующих должностных инструкциях, трудовых договорах. Кроме того, в должностной инструкции работника можно зафиксировать, что для выполнения трудовых обязанностей (в связи с разъездным характером работы по служебной необходимости) ему необходима мобильная связь.

Официальная позиция Минфина России заключается в том, что расходы на услуги сотовой связи по безлимитным тарифам работников учитываются при налого­обложении прибыли в пределах лимита, установленного для работника, исходя из его должностных обязанностей, внутренним локальным актом организации (письмо Минфина России от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217). В то же время в Постановлении ФАС СКО от 27.10.2009 № А32-246/2008-12/27 суд признал затраты общества на предоставление своему работнику безлимитной мобильной связи обоснованными в связи с тем, что она ему необходима для выполнения служебных обязанностей.

Стоимость сверхлимитных звонков организация не может учесть в составе расходов для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178). Исключением может быть издание руководителем организации специального приказа, в котором норматив расходов на мобильную связь в данном месяце для конкретного сотрудника увеличивается в связи со служебной необходимостью.

В противном случае сумма превышения либо удерживается из зарплаты сотрудника, либо оплачивается за счет чистой прибыли. При этом если работник компенсирует перерасход, сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных зат­рат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации (письмо Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2).

На основании статьи 272 НК РФ расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникают, исходя из условий сделок (по сделкам с конкретными сроками исполнения) и принципа равномерного и пропорционального формирования доходов и расходов (по сделкам, длящимся более одного отчетного (налогового) периода).

Когда организация компенсирует работнику расходы на сотовую связь, связанные с личным мобильным телефоном, она учитывает их в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

НДС, НДФЛ и страховые взносы

Оказание услуг мобильной связи на территории Российской Федерации признается объектом обложения НДС (ст. 146 НК РФ). Сотовый оператор (если он является плательщиком НДС) обязан выставить организации счет за услуги мобильной связи с учетом НДС, а также оформить и выставить счет-фактуру в порядке, предусмотренном статьями 168 и 169 НК РФ.

Сумма НДС, уплаченная организацией в составе платы за мобильные телефоны, sim-карты и услуги мобильной связи, может быть принята к вычету из бюджета на основании статей 171 и 172 НК РФ.

Денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в пределах установленных организацией размеров.

Использование телефона с безлимитным бизнес-тарифом в служебных целях является основанием для списания полной суммы ежемесячной платы за услуги мобильной связи в расходы и освобож­дения от НДФЛ и страховых взносов, так как документально подтвержденные расходы НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ).

На основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» сумма компенсации, выплачиваемая работнику организации за использование личного имущества (мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)).

Что касается обложения сумм компенсации за мобильную связь НДФЛ и страховыми взносами, то если разговоры сотрудник вел исключительно в служебных целях, облагать указанные выплаты налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами не придется (п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, п. 3 ст. 217 НК РФ). Если же разговоры велись в собственных интересах сотрудника и соответствующие расходы он работодателю не компенсирует, с указанных сумм придется перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы.

Бухгалтерский учет

При наличии всех необходимых первичных документов, подтверждающих расходы на услуги мобильной связи, организация может включить такие расходы в состав расходов по обычным видам деятельности на основании пункта 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации». Конкретный способ их учета зависит от специфики деятельности предприятия (осуществляемых видов предпринимательской деятельности, принятой учетной политики, требований руководства к аналитическим данным и т.п.).

В соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:

1) расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

2) сумма расхода может быть определена;

3) имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.

Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность (п. 16 ПБУ 10/99).

Приведем примеры, каким образом отражаются на счетах бухгалтерского учета расходы на мобильные телефоны и сотовую связь.

Статья: Особенности бухгалтерского учета и налогообложения у операторов и в салонах сотовой связи (Варакса Н.Г.) ("Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании", 2007, n 4)

"Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании", 2007, N 4
ОСОБЕННОСТИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ
У ОПЕРАТОРОВ И В САЛОНАХ СОТОВОЙ СВЯЗИ
Действующие на территории Российской Федерации компании по распространению услуг сотовой связи выступают посредниками и действуют от имени и по поручению собственников каналов связи.
Порядок оказания услуг сотовой связи регулируется Федеральным законом от 7 июля 2003 г. N 126-ФЗ "О связи", Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 мая 2005 г. N 328 "Об утверждении Правил оказания услуг подвижной связи" (далее - Правила N 328), а также заключенным между оператором связи и абонентом договором.
В соответствии с п. 4 Правил N 328 оператор связи обязан обеспечивать соблюдение тайны телефонных переговоров и сообщений, передаваемых по сетям подвижной связи. В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, допускается ограничение права на тайну телефонных переговоров и сообщений, передаваемых по сетям подвижной связи.
Оператор связи, имеющий сведения об абоненте, не имеет права использовать такие сведения для оказания справочных и иных информационных услуг или передавать третьим лицам без письменного согласия этого абонента, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами Российской Федерации (п. 4 Правил N 328).
Оператор связи обязан обеспечить абоненту возможность пользования услугами подвижной связи 24 часа в сутки, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
Оператор связи оказывает платные и бесплатные информационно-справочные услуги.
Вызов экстренных оперативных служб обеспечивается оператором связи каждому абоненту бесплатно и круглосуточно посредством набора номера (номеров), единого на всей территории Российской Федерации для соответствующей службы (служб). К экстренным оперативным службам относятся:
а) служба пожарной охраны;
б) служба реагирования в чрезвычайных ситуациях;
в) служба милиции;
г) служба скорой медицинской помощи;
д) аварийная служба газовой сети;
е) служба "Антитеррор".
К бесплатным и круглосуточным относятся следующие информационно-справочные услуги оператора:
1) выдача информации о тарифах на услуги, о зоне обслуживания сети подвижной связи;
2) выдача информации абоненту о состоянии его лицевого счета и о задолженности по оплате услуг подвижной связи;
3) осуществление приема информации от абонента о технических неисправностях, препятствующих пользованию услугами подвижной связи.
Причем перечень бесплатных информационно-справочных услуг не может быть сокращен. Оператор связи самостоятельно определяет перечень оказываемых платных информационно-справочных услуг.
Услуги подвижной связи оказываются на основании заключенных возмездных договоров. Оператор связи обязан:
а) оказывать абоненту те услуги подвижной связи, на оказание которых оператору связи выдана лицензия, а также предоставлять абоненту услуги подвижной связи в соответствии с лицензионными условиями, предусмотренными в выданной оператору связи лицензии;
б) предоставлять необходимую для заключения и исполнения договора информацию. Информация на русском языке в наглядной и доступной форме бесплатно доводится до сведения абонентов в местах работы с абонентами;
в) предоставлять абонентам в своей сети подвижной связи соединения, осуществляемые для предоставления доступа к услугам своих информационно-справочных служб на тех же условиях, что и для предоставления доступа к услугам иных информационно-справочных служб;
г) устранять в установленные сроки технические неисправности, препятствующие пользованию услугами подвижной связи;
д) не менее чем за 10 дней до введения новых тарифов на услуги подвижной связи извещать об этом абонентов через средства массовой информации;
е) возобновлять оказание услуг подвижной связи абоненту в течение 3 дней с даты получения оплаты от абонента или представления абонентом документов, подтверждающих ликвидацию задолженности по оплате услуг подвижной связи (в случае приостановления оказания услуг подвижной связи).
При формировании тарифных планов могут применяться следующие виды тарификации:
- абонентская, при которой размер платежа абонента за определенный (расчетный) период является величиной постоянной, не зависящей от объема фактически полученных услуг подвижной связи;
- повременная, при которой размер платежа абонента зависит от суммарной продолжительности инициированных абонентом соединений, предоставленных в течение расчетного периода;
- за каждую оказанную услугу подвижной связи, при которой размер платежа определяется фактически оказанными услугами подвижной связи.
При формировании тарифных планов возможно сочетание нескольких видов тарификации.
В соответствии с п. 24 Правил N 328 оператор связи имеет право поручить третьему лицу заключить договор от имени и за счет оператора связи, а также осуществлять расчеты с абонентом от имени оператора связи.
Наиболее популярным способом оплаты услуг компаний сотовой связи являются карты предоплаты или карты экспресс-оплаты. Каждая карта проходит персонализацию и имеет скретч-полосу, серийный номер и номинал, а также содержит информацию и срок действия.
Карта предоплаты или экспресс-оплаты содержит закодированную определенным способом информацию, используемую для доведения до оператора связи сведений об оплате услуг подвижной связи. На карте должно быть указано:
а) наименование (фирменное наименование) оператора связи, выпустившего карту;
б) наименование видов услуг подвижной связи, оплачиваемых с использованием карты;
в) размер авансового платежа оператору связи, внесение которого подтверждает карта;
г) срок действия карты;
д) справочные (контактные) телефоны оператора связи;
е) правила пользования картой;
ж) идентификационный номер карты.
Приобретение карты экспресс-оплаты означает оплату услуг авансом. Сама услуга связи будет оказана оператором после активации карточки и непосредственно телефонного соединения абонента.
Операторы вправе самостоятельно изготавливать карты предварительной оплаты или могут приобрести их в специализированных фирмах для реализации.
Налоговая база по НДС при реализации карт экспресс-оплаты определяется в порядке, установленном п. 1 ст. 154 НК РФ. При исчислении суммы НДС, подлежащей уплате в бюджет, оператор связи имеет право применить налоговые вычеты, установленные ст. 171 НК РФ.
К вычету можно принять суммы налога, которые были предъявлены поставщиками материалов, приобретенных для самостоятельного изготовления карт, или специализированной организацией, выполняющей заказ по их изготовлению. Вычету подлежат только суммы НДС, отраженные отдельной строкой в счете-фактуре поставщика и в платежно-расчетных документах.
При определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль карты предоплаты относятся к материальным расходам (п. 1 ст. 254 НК РФ).
Стоимость карт экспресс-оплаты исчисляется из расчета цен их приобретения (без учета НДС). Также в стоимость карт включаются затраты на их приобретение (транспортные расходы, комиссионные вознаграждения посредникам и т.п.).
Организации-операторы, занимающиеся изготовлением и реализацией карт и определяющие доходы и расходы методом начисления, обязаны выделять прямые и косвенные расходы. Затраты на изготовление (приобретение) карт относятся к прямым расходам (п. 1 ст. 318 НК РФ).
Вести бухгалтерский учет оператор связи может двумя способами:
1) стоимость карточек учитывать на счете 10 "Материалы", то есть карты предварительной оплаты являются способом оплаты услуг;
2) стоимость карточек не учитывать на счете 10 "Материалы", то есть карты экспресс-оплаты рассматриваются как средство расчета за услуги связи.
Рассмотрим первый способ учета у оператора связи.
Для оператора связи карты предварительной оплаты являются способом оплаты услуг, а не товаром, поэтому полученные карты будут отражены по дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счета 23 "Вспомогательные производства" или 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (в зависимости от источника поступления).
Пример 1. Оператор сотовой связи в марте сделал заказ ООО "Лира" на изготовление карт предоплаты в количестве 20 000 штук. Стоимость изготовленных карт составляет 80 000 руб., в том числе НДС - 18%. Оплата карт была произведена в этом же месяце.
Однако оператор сотовой связи в марте самостоятельно выпустил 10 000 карт. Стоимость материалов, израсходованных на изготовление карт, составила 9200 руб., в том числе НДС - 18%. Расходы на производство карт составили 51 000 руб.
В бухгалтерском учете оператора связи сделаны следующие проводки:
1) поступили материалы на изготовление карт:
дебет 10 "Материалы"
кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 7797 руб.;
2) отражен НДС по приобретенным материалам:
дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
кредит 60 1403 руб.;
3) отражены затраты вспомогательного производства на изготовление карт предоплаты:
дебет 23 "Вспомогательное производство"
кредит 10, 02 "Амортизация основных средств",
70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",
69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению"
58 797 руб.;
4) учтены 10 000 карт в составе материальных запасов, изготовленных вспомогательным производством:
дебет 10
кредит 23 58 797 руб.;
5) отражено поступление изготовленных карт от ООО "Лира":
дебет 10
кредит 60 67 797 руб.;
6) учтен НДС по приобретенным картам:
дебет 19
кредит 60 12 203 руб.;
7) произведена оплата поставщикам:
дебет 60
кредит 51 "Расчетный счет" 89 200 руб.;
8) принят к зачету НДС:
дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Налог на добавленную стоимость"
кредит 19 13 606 руб.
Оператор связи обязан вести аналитический учет по местам хранения карт предоплаты, их наименованиям, номиналу и сроку действия. В бухгалтерском учете передача карт со склада организации, где они хранятся, в офис для дальнейшей реализации учитывается как внутреннее перемещение материалов и отражается записью по дебету счета 10 "Материалы", субсчет "Карты в офисах" и кредиту счета 10 "Материалы", субсчет "Карты на складе". Затраты оператора связи на изготовление, приобретение карт экспресс-оплаты включаются в состав расходов по мере их продажи.
При втором способе ведения учета стоимость карточек можно учитывать, не используя счет 10 "Материалы". В этом случае карты экспресс-оплаты рассматриваются как средство расчета за услуги связи. Купив карту экспресс-оплаты, ее владелец оплачивает не стоимость самой карты, а услугу телефонной связи.
Карты можно учитывать на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" или другом самостоятельно введенном счете, их стоимость отражается оператором в условной оценке. В учетной политике организации обязательно определяется, что в качестве условной оценки считаются фактические затраты на изготовление карт.
Расходы на изготовление карт учитываются на счете 97 "Расходы будущих периодов", который предназначен для обобщения информации о расходах, произведенных в данном отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, так как у карт длительный срок действия и используются они не сразу, а после продажи абонентам. Расходы на изготовление карт, учтенные на счете 97 "Расходы будущих периодов", включают в состав затрат основного производства по мере их реализации.
В процессе продажи карт составляются отчеты об их количестве и стоимости. Периодичность составления отчетов определяет оператор связи. На основании составленных отчетов себестоимость проданных карт списывается на счет 20 "Основное производство".
Пример 2. Воспользуемся данными предыдущего примера.
В бухгалтерском учете оператора связи затраты на приобретение (изготовление) карт отражаются следующими проводками:
1) отражены затраты на изготовление карт собственными силами:
дебет 97 "Расходы будущих периодов"
кредит 10, 69, 70 58 797 руб.;
2) отражены затраты на изготовление карт специализированной организацией:
дебет 97
кредит 60 67 797 руб.;
3) учтена сумма НДС, уплаченная организации, которая изготовила карты:
дебет 19
кредит 60 12 203 руб.;
4) отражена стоимость проданных карт:
дебет 20 "Основное производство"
кредит 97 126 594 руб.
Владелец карты должен сначала активировать ее, чтобы тем самым внести деньги на свой личный счет. Оказание услуг связи начнется с первого звонка.
Число абонентов, пользующихся услугами связи, исчисляется сотнями тысяч, поэтому в бухгалтерском учете отражение активации проданных карт не представляется возможным. Следовательно, у операторов связи такая аналитика ведется в управленческом учете.
В учетной политике организации и в приказе о документообороте устанавливается конкретная дата признания выручки от оказания услуг связи. На эту дату (например, на конец каждого месяца) формируется отчет, в котором отражаются количество и стоимость использованного каждым абонентом времени. На основании итоговых данных отчета оператор признает выручку от реализации услуг связи.
В бухгалтерском учете организации оказание услуг связи будет отражаться по дебету 98 "Доходы будущих периодов" в корреспонденции с кредитом счета 90 "Продажи".
Одновременно списываются затраты основного производства, то есть себестоимость проданных карт. Суммы, накопленные на счете 20 "Основное производство", по окончании каждого месяца списываются в дебет счета 90 "Продажи", субсчет "Себестоимость продаж".
У оператора могут остаться карты, срок действия которых истек. Стоимость таких карт будет учитываться в составе прочих расходов (п. 11 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г., 18 сентября, 27 ноября 2006 г. (далее - ПБУ 10/99)).
В целях налогового учета в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами организации признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом нужно иметь в виду, что расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Таким образом, расходы на уничтожение просроченных карт не могут быть учтены в целях налогообложения.
Срок действия карты предоплаты может закончиться в период ее нахождения у абонента, который, купив карту, не успел ее активировать. Суммы, поступившие в оплату карт, будут учитываться в составе прочих доходов оператора связи как в целях налогового учета на основании п. 18 ст. 250 НК РФ, так и бухгалтерского учета согласно п. 7 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 32н с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г., 18 сентября, 27 ноября 2006 г. (далее - ПБУ 9/99).
Оператор связи может осуществлять реализацию карт через свои офисы, а также через салоны сотовой связи.
В настоящее время большинство салонов, предоставляющих услуги сотовой связи, выступают в роли продавца, выкупая карты экспресс-оплаты и sim-карты у операторов связи, либо являются дилерами, заключающими посреднический договор с операторами.
Специфика учета в салонах связи проявляется по следующим направлениям:
1) продажа карт экспресс-оплаты и sim-карт;
2) прием платежей от владельцев номеров;
3) торговля мобильными телефонами.
Бухгалтерский и налоговый учет карт экспресс-оплаты в салонах сотовой связи зависит от того, какой договор заключил салон связи с оператором:
1) договор купли-продажи;
2) посреднический договор.
Рассмотрим каждый из этих случаев.
Если салон связи выкупил карты экспресс-оплаты, то в этом случае он заключает с оператором договор купли-продажи.
Согласно п. 2 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н, материально-производственные запасы, предназначенные для продажи, являются товарами. И в целях налогообложения организаций розничной торговли карты - это товар (п. 3 ст. 38 НК РФ).
В связи с этим в бухгалтерском и налоговом учете карты экспресс-оплаты отражаются на счете 41 "Товары". При этом карты учитываются по стоимости их приобретения у оператора связи (без НДС). Вместе с тем у карты экспресс-оплаты есть номинальная цена, которая отражается в аналитическом учете к счету 41 "Товары": открываются субсчета для карточек с разным номиналом. Учитывать карты также можно по операторам или тарифам.
Уплаченные операторам связи при покупке карт суммы НДС салон связи имеет право принять к вычету. Покупная стоимость карт экспресс-оплаты списывается в бухгалтерском учете в момент их реализации салоном связи. При этом деньги, полученные от покупателей, включаются в состав выручки.
Выручка от продажи покупных товаров является доходом от обычных видов деятельности и признается в учете в полной сумме поступлений денежных средств за проданные товары.
Если салон связи применяет общий режим налогообложения, то в налоговом учете купленные телефонные карты отражаются по цене, которую установил оператор, без учета НДС. Налогооблагаемый доход салона уменьшает только стоимость реализованных клиентам карт (ст. 268 НК РФ). Выручка от продажи карт экспресс-оплаты увеличивает доход салона (п. 1 ст. 249 НК РФ). В целях налогообложения прибыли выручка от реализации товаров признается доходом от реализации и определяется исходя из всех поступлений, связанных с расчетами за реализованные товары, за минусом налогов, предъявленных покупателю.
Покупная стоимость товаров включается в состав прямых расходов организации (ст. 320 НК РФ).
Пример 3. ООО "Связной" приобрело у оператора связи партию карт экспресс-оплаты на сумму 55 200 руб. (в том числе НДС - 18%), перечислило оператору деньги на расчетный счет и реализовало всю партию карт за 69 360 руб. (в том числе НДС - 18%).
В бухгалтерском учете ООО "Связной" были сделаны следующие проводки:
1) перечислена сумма денежных средств оператору за карты:
дебет 60
кредит 51 55 200 руб.;
2) отражена покупная стоимость карт экспресс-оплаты:
дебет 41 "Товары"
кредит 60 46 780 руб.;
3) учтен НДС по приобретенным картам:
дебет 19
кредит 60 8420 руб.;
4) принят к вычету "входной" НДС:
дебет 68, субсчет "Налог на добавленную стоимость"
кредит 19 8420 руб.;
5) отражена выручка от продажи карт экспресс-оплаты:
дебет 50 "Касса"
кредит 90 "Продажи", субсчет "Выручка" 69 360 руб.;
6) начислен НДС по проданным картам:
дебет 90, субсчет "Налог на добавленную стоимость"
стоимость" 10 580 руб.;
7) списана стоимость проданных карт:
дебет 90, субсчет "Себестоимость продаж"
кредит 41 46 780 руб.
ООО "Связной" применяет общий режим налогообложения. Поэтому в налоговом учете бухгалтер включит 58 780 руб. (69 360 - 10 580) в состав доходов, а 46 780 руб. - в состав расходов.
Операторы нередко выпускают карты экспресс-оплаты с ограниченным сроком действия. В этом случае на карточке указано, что она "должна быть активирована не позднее...". Если салону связи не удалось вовремя продать такие карты, то в бухгалтерском учете их стоимость включается в прочие расходы на основании п. 11 ПБУ 10/99. В налоговом учете списать непроданные карты нельзя, так как при расчете налога на прибыль необходимо учитывать только те расходы, которые направлены на получение дохода (ст. 252 НК РФ).
Салон связи может взять карты экспресс-оплаты на реализацию и заключить с оператором посреднический договор (комиссии, поручения или агентский договор). В этом случае салон связи является дилером и получает от оператора вознаграждение за продажу карт гражданам. Сумму вознаграждения рассчитывают исходя из отчета посредника, в котором расписано, сколько и каких карт он реализовал. Отчет дилер высылает оператору связи.
Если реализация карт экспресс-оплаты осуществляется от имени дилера, то стороны могут заключить договор комиссии (ст. 990 ГК РФ), если дилер реализует карты от имени оператора, то заключается договор поручения (ст. 971 ГК РФ).
Стороны могут заключать между собой агентский договор, согласно которому дилер может продавать карты как от своего имени, так и от имени оператора, но в любом случае за счет оператора (ст. 1005 ГК РФ). При этом дилер получает оплату от покупателей за карты и удерживает из этих сумм свое посредническое вознаграждение, а разницу перечисляет оператору.
В соответствии со ст. 156 НК РФ налогоплательщики при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров поручения, договоров комиссии либо агентских договоров определяют налоговую базу по НДС как сумму дохода, полученную ими в виде вознаграждений при исполнении любого из указанных договоров. В связи с этим для дилера налогооблагаемой базой по НДС является стоимость оказанных посреднических услуг или сумма комиссионного вознаграждения, а у оператора связи - стоимость реализованных агентом услуг.
Карты, полученные на реализацию, отражаются в бухгалтерском учете салона связи на забалансовом счете 004 "Товары, принятые на комиссию".
Деньги за карты экспресс-оплаты покупатели вносят в кассу дилера. В зависимости от условий договора салон связи может удерживать вознаграждение из поступивших от клиентов сумм, а разницу перечислять оператору или передавать оператору всю выручку, а затем получать от него причитающееся вознаграждение.
Пример 4. Салон связи ООО "Мобил-связь" заключил с оператором агентский договор на реализацию карт экспресс-оплаты. В соответствии с условиями договора дилер:
- участвует в расчетах (принимает деньги от клиентов в свою кассу);
- ежедневно отчитывается перед оператором о реализованных картах;
- получает вознаграждение в размере 10% от стоимости проданных карт;
- в конце месяца удерживает вознаграждение из полученных от покупателей средств, а оставшиеся деньги перечисляет оператору.
ООО "Мобил-связь" получило от оператора карты экспресс-оплаты различного номинала на сумму 40 000 руб. За месяц салон связи реализовал карты на сумму 35 000 руб.
Дилер отчитался по проданным картам и удержал из полученных за месяц денег свое вознаграждение, а остаток средств перечислил оператору.
В бухгалтерском учете ООО "Мобил-связь" сделаны следующие записи:
1) получены карты экспресс-оплаты от оператора связи на реализацию:
дебет 004 "Товары, принятые на комиссию" 40 000 руб.;
2) отражена задолженность перед оператором связи за реализованные карты экспресс-оплаты:
дебет 50
кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами",
субсчет "Расчеты с оператором связи" 35 000 руб.;
3) списаны проданные карты с забалансового счета:
кредит 004 35 000 руб.;
4) начислено вознаграждение:
кредит 90, субсчет "Выручка" 3500 руб.;
5) начислен НДС на сумму вознаграждения:

кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на добавленную
стоимость" 534 руб.;
6) выручка от реализации карт, за вычетом вознаграждения, перечислена оператору:
кредит 50 31 500 руб.
У салона связи, применяющего общий режим, доходом в налоговом учете является вознаграждение. Остальные суммы, поступившие от покупателей, при расчете налога на прибыль не учитываются (пп. 9 п. 1 ст. 251 НК РФ).
Если посредник рассчитывает выручку методом начисления или сразу удерживает свои деньги, то вознаграждение включается в налогооблагаемый доход после того, как оператор утвердит отчет дилера (ст. 249 НК РФ). Если же салон связи определяет прибыль кассовым методом и всю выручку передает оператору, вознаграждение включается в доходы в тот момент, когда поступает на расчетный счет или в кассу дилера отдельной суммой.
При покупке в салонах связи sim-карты покупатель приобретает индивидуальный номер, то есть становится абонентом сотовой сети. Поэтому активация такой карты означает, что право собственности на телефонный номер перешло от оператора к пользователю. Данный факт стороны сделки закрепляют, подписав типовой договор о предоставлении услуг сотовой связи.
Посредником между оператором и пользователем является реализующий sim-карты дилер. Оператор передает салону сотовой связи sim-карты и заверенные печатями бланки договоров. Купив в салоне телефонный номер, покупатель ставит свою подпись на двух экземплярах договора. Один из них остается у покупателя, а второй экземпляр договора салон связи возвращает оператору.
В конце дня дилер составляет реестр проданных sim-карт и отправляет его оператору связи. Салоны, у которых большие объемы продаж, представляют сведения о реализованных картах каждый час.
Если салон связи берет sim-карты на реализацию, то, как правило, дилер получает процент от стоимости проданных карт. В данном случае также возможны два варианта получения вознаграждения:
1) салон связи удерживает вознаграждение из денег, полученных от покупателей;
2) оператор перечисляет дилеру сумму вознаграждения.
Признать в учете вознаграждение салон связи может только после того, как отчитается перед оператором за проданные карты.
Полученное вознаграждение бухгалтер отражает по кредиту счета 90 "Продажи". Номинальная стоимость sim-карт учитывается на счете 004 "Товары, принятые на комиссию". При этом аналитический учет ведется по операторам и телефонным тарифам.
Салон связи может выкупить sim-карты у оператора в свою собственность, продавать их покупателям без наценки, но за это оператор выплачивает салону определенное вознаграждение.
В таком случае салон связи является дилером, однако sim-карты в бухгалтерском учете отражаются как товары на счете 41 "Товары".
Корреспонденции в учете при продаже sim-карт аналогичны продаже карт экспресс-оплаты.
В соответствии с посредническим договором, заключенным с оператором связи, салон принимает от владельцев телефонных номеров деньги на пополнение счетов. При этом клиенту выдают кассовый чек, а также счет от имени оператора, где указано, какой номер и на какую сумму оплачен.
Каждый час дилер сообщает оператору связи, сколько и на какой счет поступило денежных средств. В свою очередь, оператор кладет деньги на имя владельца номера. Дилер перечисляет оператору полученные от клиентов средства в конце дня или месяца и удерживает из этих денег свое вознаграждение, определяемое в процентах от суммы принятых платежей.
Пример 5. Салон связи ООО "Связной" заключил с оператором договор комиссии на прием платежей от владельцев телефонных номеров. В соответствии с условиями договора дилер:
- участвует в расчетах;
- каждый час отчитывается перед оператором связи по принятым платежам;
- получает вознаграждение, которое составляет 5% от суммы платежей с учетом НДС;
- удерживает вознаграждение в конце рабочего дня из полученных от клиентов средств, а оставшиеся деньги перечисляет оператору.
ООО "Связной" получило от владельцев телефонных номеров 22 000 руб. на пополнение счетов. Дилер удержал из денег клиентов вознаграждение, а остаток средств перечислил оператору связи.
В бухгалтерском учете ООО "Связной" сделаны в конце дня следующие записи:
1) получены деньги на пополнение телефонных счетов:
дебет 50
кредит 76, субсчет "Расчеты с оператором связи" 22 000 руб.;
2) удержано вознаграждение за день:
дебет 76, субсчет "Расчеты с оператором связи"
кредит 90, субсчет "Выручка" 1100 руб.;
3) начислен НДС на сумму вознаграждения:
дебет 90, субсчет "Налог на добавленную стоимость"
кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на добавленную
стоимость" 168 руб.;
4) выручка от реализации карт, за вычетом вознаграждения, перечислена оператору:
дебет 76, субсчет "Расчеты с оператором связи"
кредит 50 20 900 руб.
Салоны связи осуществляют также продажу мобильных телефонов.
Продажа новых телефонов отражается и в бухгалтерском, и в налоговом учете как обычная купля-продажа товаров.
В настоящее время многие салоны практикуют услугу предоставления нового телефона взамен старого с доплатой разницы. Организация заключает договор на покупку телефона у физического лица. Затем оформляет продажу нового телефона, пробивая кассовый чек на всю его стоимость. При этом владелец старого аппарата фактически вносит в кассу лишь разницу между стоимостью товаров.
Пример 6. ООО "Мобил-связь" обменяло новый мобильный телефон Nokia N91 на более старую модель Samsung SGH-E360.
Продажная цена Nokia N91 в ООО "Мобил-связь" составляет 17 770 руб. (в том числе НДС - 18%). При этом салон связи покупает данный телефон за 12 400 руб. (без НДС).
Бывший в эксплуатации аппарат Samsung SGH-E360 был оценен в 4100 руб., поэтому клиент доплатил 13 670 руб. (17 770 - 4100).
В бухгалтерском учете ООО "Мобил-связь" сделаны следующие проводки:
1) оприходован телефон Samsung SGH-E360:
дебет 41, субсчет "Samsung SGH-E360"
кредит 76 4100 руб.;
2) отражена выручка от продажи телефона Nokia N91:
дебет 50
кредит 90, субсчет "Выручка" 17 770 руб.;
3) начислен НДС со стоимости проданного телефона:
дебет 90, субсчет "Налог на добавленную стоимость"
кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на добавленную
стоимость" 2711 руб.;
4) списан реализованный телефон Nokia N91 по его покупной стоимости:
дебет 90, субсчет "Себестоимость продаж"
кредит 41, субсчет "Nokia N91" 12 400 руб.;
5) выявлена прибыль от продажи телефона Nokia N91:
дебет 90, субсчет "Прибыль/убыток от продаж"
кредит 99 "Прибыли и убытки" 2659 руб.;
6) оплачен салоном связи телефон Samsung SGH-E360:
дебет 76
кредит 50 4100 руб.
Таким образом, сотовая связь - это совокупность систем и видов связи, обеспечивающих взаимодействие с подвижным абонентом и индивидуальную адресацию.
Н.Г.Варакса
Подписано в печать
05.07.2007

В процессе деятельности работники пользуются телефонами. И многие компании оплачивают расходы на мобильную связь. Но при расчете налога на прибыль возникает вопрос: в какой сумме списывать расходы на телефонные переговоры. Отделять ли личные звонки от служебных, и как это правильно сделать? Как отразить в учете расходы на телефонные аппараты и сим-карты?

Как определить сумму расходов на мобильную связь?

Существует два способа для определения затрат на услуги связи для работников.

Основной способ – детализация переговоров, т.е. рассмотрение всех звонков, которые были произведены с телефонного номера, и вычленение из них служебных звонков.

Второй способ основан на первом. Сначала вы детализируете все телефонные переговоры с данного номера, чтобы знать конкретную сумму, которую работник тратит на служебные переговоры, а затем лимитируете расходы, т.е. выдаете сотруднику определенную сумму ежемесячно для телефонных переговоров. Перечисление денежных средств на телефонный номер можно сделать и без участия самого работника: путем перечисления средств с расчетного счета работодателя оператору связи.

Любой из этих способов должен быть ориентирован на какой-то экономически обоснованный документ. А для этого необходимо в компании разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. Так руководителю будет проще контролировать звонки сотрудника. В правилах нужно учесть такие принципы:

1. Сотрудник может использовать телефонные переговоры только в рамках своих служебных обязанностей.

2. Телефонные звонки должны лимитироваться, лимит устанавливается руководителем компании в определенной сумме.

3. При использовании служебных телефонов в личных целях сотрудник обязан вернуть компании сумму за личные переговоры на основании ст.232 ТК путем ее удержания из его заработка или в кассу компании.

4. Данные правила распространяются на работников, использующих служебные телефонные номера.

Данные правила подписываются лицом, отвечающим за услуги телефонной связи в компании, и главным бухгалтером, и заверяется подписью руководителя и печатью.

Преимущества и недостатки детализации переговоров.

Преимуществом детализации разговоров является то, что руководитель может отследить служебные и личные звонки работника и увидеть, как работники используют свое рабочее время. К тому же обоснованность таких расходов легко доказать налоговикам, которые требуют детальный отчет.

Но бывают ситуации, когда трудно отделить служебные звонки от личных, например, когда родственники работника покупают продукцию компании и работнику приходится тратить время на разговоры с ними. К тому же для детализации расходов необходима выписка оператора связи, при заказе которой требуются дополнительные средства.

Преимущества и недостатки лимитирования.

Преимущества лимитирования в том, что компания может оптимизировать расходы на мобильную связь, т.е. вы можете планировать бюджет, если заранее знаете суммы ваших расходов.

Недостатки лимитирования в том, что сотруднику может не хватать денег на переговоры и он будет должен оплачивать их из своего кармана. К тому же нужно будет проводить периодическую индексацию лимита в связи с повышением тарифов, сезонностью работ и пр. А это дополнительные затраты.

Как учесть расходы, если сотрудник вел переговоры в личных целях за счет компании?

Если телефон служебный, он зарегистрирован на компанию, соответственно, все выставляемые счета будут выписываться на компанию и оплачиваться ею в полном объеме. И это не зависит от того, были ли разговоры личные или служебные.

Но что делать с личными переговорами? Здесь все операции по учету расходов на мобильную связь зависят от того, возмещает ли работник расходы на телефонные переговоры или нет. Способ учета расходов здесь роли не играет.

Теперь поговорим о компенсации расходов на мобильную связь.

Сотрудник возмещает расходы на мобильную связь.

Когда сотрудник возмещает расходы на личные переговоры, оплаченная им сумма учитывается в составе внереализационных доходов компании. Одновременно эту же сумму необходимо включить в прочие расходы компании (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если сотрудник не компенсирует расходы за личные звонки.

Если сотрудник не возмещает работодателю плату за личные телефонные переговоры, то эту сумму учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Эти расходы не будут являться экономически обоснованными и никакого отношения к деятельности компании не будут иметь.

Рассмотрим случай на примере.

Пример 1. Компания на ОСНО учитывает расходы на мобильную связь.

В июне 2013 ООО «Альфа» заключило договор на оказание услуг мобильной связи с оператором, определив в условиях 100-%-ную предоплату. В организации три абонентских номера, которыми пользуются главный бухгалтер, финансовый директор, и старший менеждер. Метод определения затрат и доходов в ООО «Альфа»- метод начисления. В июне бухгалтер перечислил за услуги мобильной связи авансом 6500 рублей. Делаем проводку

Д-т 60 К-т 51= 6500 – перечисление денежных средств за мобильную связь

В июле 2013 был выставлен счет-фактура за услуги мобильной связи за июль на сумму 6254 руб. (в т.ч. НДС 954 руб.). При детализации номеров личных переговоров выявлено не было. Делаем проводки:

Д-т 26 К-т 60 = 5300 рублей (6254-954) -учтена стоимость служебных переговоров за июль 2013
Д-т 19 К-т 60 = 954 рублей - входной НДС на мобильную связь
Д-т 68 К-т 19 = 954 рублей - входной НДС принят к вычету

Какими документами можно подтвердить расходы на телефонные переговоры по мобильному телефону?

Во избежание проблем с налоговой, при списании расходов на мобильную связь в компании должны быть следующие документы:

Правила пользования служебными мобильными телефонам;

Перечень работников, которые могут использовать служебные мобильные номера.

Оба эти документа утверждаются руководителем.

Должностная инструкция либо пункт в трудовом договоре, где прописано, что сотруднику для работы положен сотовый телефон.

Договор с оператором мобильной связи, детализированные ежемесячные счета.

Если работник использует личную сим-карту, необходима копия его договора с оператором, детализация его счета и заявление на возмещение затрат на мобильную связь.

Как учесть стоимость самих телефонов и расходы на корпоративные сим-карты?

Производственная необходимость иногда требует от работодателя покупку корпоративных сим-карт и телефонных аппаратов. Можно ли списать такие расходы в себестоимость? Можно, и здесь нет никаких проблем.

Корпоративная сим-карта принадлежит организации, а не отдельному сотруднику. Компания сама заключает договор с оператором связи, а затем передает сим-карту сотруднику на основании передаточного акта. Собственник сим-карты - это работодатель.

Расходы на покупку корпоративных сим-карт нужно отнести к прочим расходам (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). В основном, это расходы на стоимость самой сим-карты. Обычно услуга по предоставлению номера и подключению к сети бесплатна. К тому же, денежные средства, на которые покупались сим-карты, обычно сразу зачисляют на счет абонента. В этом случае учитывать эти расходы нужно по мере затрачивания денег (пп. 3 п. 7 ст. 272, п. 1 , 2 ст. 318 НК РФ).

Если собственник телефонного аппарата – компания, телефонный аппарат является корпоративным. Соответственно, он ставится на баланс. В связи с небольшой стоимостью (до 40000рублей), телефонные аппараты учитываются в составе материальных расходов и списываются в себестоимость целиком.

Если сотрудник использует личный телефон, имеет ли он право на компенсацию?

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник для работы использует свою сим-карту или использует свой личный сотовый телефон. Либо и сим-карта, и сам телефонный аппарат находятся в собственности сотрудника.

При использовании личного имущество в служебных целях, сотруднику положена денежная компенсация (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации и способы ее оплаты в законе не оговариваются. Поэтому сумма компенсации может быть любой на усмотрение начальства. Только при этом необходимо оформить приказ о порядке выплаты компенсации за использование личных сотовых телефонов в служебных целях. Эта компенсация в полном объеме включается с состав прочих расходов (пп. 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Можно ли учесть в расходах стоимость дополнительных услуг связи?

Часто операторы предоставляют дополнительные услуги связи для своих абонентов (международный роуминг, режим ожидания и переадресации вызова, голосовая почта, определитель номера и другие). Эти расходы при определении базы по налогу на прибыль можно списать как прочие (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документы, которыми можно подтвердить такие расходы – счета, акты и пр. К тому же, необходимо доказать экономическую обоснованность таких затрат. Здесь нужно руководствоваться должностными обязанностями. Либо, как и по аналогии с мобильной связью: составить приказ о пользовании дополнительными услугами связи и список лиц, имеющих на это право. Можно внести данные в трудовые договора сотрудников и прописать необходимые пункты в должностных инструкциях.

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

1. Чем подтвердить обоснованность расходов на сотовую связь.

2. Как оформить использование сотрудниками личных телефонов и сим-карт в служебных целях.

3. В каком порядке отражаются расходы на сотовую связь в бухгалтерском и налоговом учете.

Расходы на услуги связи – один из тех видов расходов, которые есть практически у любой организации и ИП. Причем все большую долю в этих расходах занимают услуги сотовой связи. И это неудивительно, ведь сотовая, или мобильная, связь позволяет намного оперативнее решать рабочие вопросы, а для некоторых работников использование стационарного телефона просто невозможно. Так, например, без мобильных телефонов при осуществлении трудовой деятельности не обойтись сотрудникам с разъездным характером работы, а также работа которых связана с частыми командировками. Поэтому перед работодателями встает необходимость обеспечить своих сотрудников сотовой связью, и сделать это так, чтобы учесть интересы работников и свои собственные и при этом избежать претензии налоговых органов. О том, как это сделать – читайте в статье.

Обеспечение сотрудников сотовой связью возможно в двух вариантах:

• Корпоративная сотовая связь : договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю.

• Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь : каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

Выбранный способ (или их сочетание), а также все существенные условия использования работниками сотовой связи в служебных целях, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Таким документом может быть, например, Положение об обеспечении сотрудников сотовой связью .

В налоговом учете расходы на услуги сотовой связи, в том числе и на выплату работникам компенсации расходов на сотовую связь, принимаются как для расчета налога на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264), так и при УСН (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). По общему правилу расходы на сотовую связь должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. При этом порядок документального подтверждения таких расходов напрямую зависит способа обеспечения сотрудников сотовой связью.

Корпоративная сотовая связь

Для подтверждения расходов на корпоративную сотовую связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):

• договор с оператором сотовой связи;
• счет за оказанные услуги;
• утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей. Указанный перечень должностей может быть закреплен в отдельном приказе или прописан в Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью.

В отдельных случаях требуются также:

• счет-фактура – для налогоплательщиков НДС с целью принятия к вычету «входного» НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ);
• документ, подтверждающий оплату услуг оператора сотовой связи – для организаций, применяющих УСН (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Помимо перечисленных документов налоговые инспекторы нередко запрашивают дополнительные документы, подтверждающие экономическую обоснованность расходов на услуги сотовой связи:

• должностные инструкции сотрудников, пользующихся сотовой связью, как подтверждение того, что использование сотовой связи необходимо для выполнения ими трудовых обязанностей;
• трудовые договоры (коллективный договор) с сотрудниками, в которых прописаны условия обеспечения сотовой связью или дается ссылка на соответствующий локальный акт (Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью);
• детализации счетов за услуги связи, в которых указаны телефонные номера всех абонентов, с которыми велись переговоры, как подтверждение того, что переговоры носили рабочий, а не личный характер.

Что касается детализации счетов за услуги сотовой связи, обязательность такого документа неоднозначна. Минфин в некоторых письмах указывает, что детализация обязательна (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15). Однако суды в большинстве случаев не рассматривают отсутствие детализации как основание для непринятия расходов на сотовую связь к налоговому учету (Постановления ФАС МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, ФАС ПО от 23.05.2008 по делу № А55-10554/07). В основном суды ссылаются на то, что НК РФ не содержит требования об обязательном подтверждении расходов на связь детализированным счетом. Кроме того, детализация содержит только телефонные номера, однако, не раскрывает характер и содержание разговора (служебный или личный).

! Обратите внимание: Если Вы решили «подстраховаться» и подтверждать обоснованность расходов на услуги сотовой связи детализацией счетов, необходимо иметь в виду, что если детализация есть, она непременно станет предметом проверки налоговиков. Поэтому детализацию нужно не просто приложить к счету, а фактически проверить и отсечь все личные разговоры (то есть плату за них включать в налоговые расходы нельзя). Тот факт, что детализация проверена, целесообразно отразить, например, проставлением отметки на самом документе с указанием даты и подписи ответственного лица.

Учет телефонов и сим-карт

При «корпоративном» варианте обеспечения сотрудников сотовой связью сим-карты с «привязанными» к ним номерами телефонов принадлежат работодателю и выдаются работникам в пользование. Однако, сим-карты сами по себе, как известно, не работают: нужны телефоны (или другие устройства). И здесь, как правило, применяется один из двух вариантов:

• телефоны закупает работодатель и выдает работникам в пользование;
• работники используют личные телефоны. В этом случае работникам может выплачиваться , либо .

Нередко встречается и третий вариант: у организации нет собственных сотовых телефонов, а использование личных телефонов сотрудников никак не оформлено. При этом расходы на сотовую связь регулярно учитываются на основании счетов, выставленных оператором. В этом случае правомерность принятия расходов на сотовую связь, скорее всего, налоговые инспекторы поставят под сомнение. Однако у налогоплательщиков есть шансы доказать свою позицию. Во-первых, НК РФ не содержит требования об обязательном наличии телефонов для признания расходов на связь (25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Во-вторых, суды не раз вставали на сторону налогоплательщиков, подтверждая правомерность принятия к налоговому учету расходов на сотовую связь даже при отсутствии телефонов (Постановление ФАС СЗО от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006; Постановление ФАС МО от 21.07.2005 № КА-А41/6715-05). И все-таки, чтобы не давать налоговикам лишний повод для претензий, имеет смысл позаботиться о документальном оформлении использования сотрудниками сотовых телефонов.

Что касается сим-карт, то стоимость их приобретения может отражаться:

• в составе материальных расходов (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если плата при подключении больше, чем сумма, зачисленная на счет в качестве авансового платежа, то разница будет составлять стоимость сим-карты;
• если вся сумма, уплаченная при подключении, зачисляется на счет, то стоимость сим-карты равна нулю, а уплаченная сумма учитывается как аванс за услуги связи.

Так как сим-карты являются собственностью работодателя и передаются сотрудникам во временное пользования, целесообразно вести забалансовый учет сим-карт с аналитикой по телефонным номерам и сотрудникам.

! Обратите внимание: Передача сим-карты (и телефона) работнику должна быть документально оформлена . С этой целью можно использовать установленный в организации порядок документального оформления движения МПЗ, либо разработать и утвердить специальные формы первичных документов, например, журнал выдачи сотрудникам телефонов и сим-карт. Документальное оформление передачи сим-карт сотрудникам служит доказательством того, что конкретный сотрудник использует конкретный телефонный номер, и в случае установления лимитов расходов на сотовую связь, это будет являться основанием для взыскания с сотрудника суммы превышения лимита.

Установление лимитов расходов на сотовую связь

В случае предоставления сотрудникам корпоративной сотовой связи у организации нет возможности выборочно оплачивать оператору стоимость услуг: оплатить придется всю сумму, указанную в счете, на которую «наговорили» сотрудники. Поэтому, чтобы не переплачивать за личные разговоры работников, чаще всего им устанавливаются лимиты расходов на сотовую связь или используется безлимитный тариф.

• Безлимитный тариф

У безлиминтого тарифа есть весомое преимущество: не нужно контролировать сумму расходов сотрудников, поскольку плата за услуги связи фиксированная и не зависит от количества и продолжительности звонков (абонентская плата). Кроме того, как разъяснил Минфин, оплата услуг сотовой связи по безлиминтому тарифу не препятствует их учету для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Однако в некоторых случаях организациям выгоднее использовать тариф с повременной оплатой, а это, в свою очередь предполагает установление лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников. Если такие лимиты не установить, вся выгода от использования повременного тарифа может быть перечеркнута большим количеством «лишних» звонков и, как следствие, «лишних» расходов.

• Установление лимитов

Факт установления лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников, а также суммы этих лимитов необходимо закрепить в отдельном приказе руководителя или в Положении об обеспечении работников сотовой связью и ознакомить с ними работников, использующих корпоративную сотовую связь.

Несмотря на то, что установление лимитов – прежде всего внутренняя мера, направленная на дисциплинирование работников, следует иметь в виду, что для проверяющих наличие лимитов означает только одно: расходы на сотовую связь, превышающие эти лимиты, являются для организации экономически необоснованными , и, соответственно, не принимаются для целей налогового учета.

Разумеется, лимиты расходов на связь, установленные работникам, должны быть максимально близки к фактическим затратам. Но даже это не гарантирует, что лимиты не будут превышены. В случае превышения работником установленного ему лимита расходов на сотовую связь возможны следующие варианты действий:

1. Превышение лимита вызвано служебной необходимостью (например, использование сотовой связи в загранкомандировке и т.д.).

В этом случае имеет смысл произвести единоразовое повышение лимита расходов на сотовую связь для конкретного работника. Повышение лимита необходимо задокументировать, оформив соответствующим приказом руководителя (основанием может служить заявление или служебная записка работника с указанием причин перерасхода, а также детализация счета за услуги связи, подтверждающая рабочий характер звонков).

1. Превышение лимита не связано с выполнением трудовых обязанностей (свершение личных звонков с рабочего номера и т.д.).

Тот факт, что сверхлимитные расходы на сотовую связь действительно носят личный характер, а не служебный, может подтверждаться детализацией счета. При этом сумма превышения лимита:

• может быть внесена работником в добровольном порядке или взыскана с работника в порядке возмещения материального ущерба, нанесенного работодателю (гл. 39 ТК РФ). При таком варианте сумма превышения лимита:
  • не является доходом работника, облагаемым НДФЛ;
  • не облагается страховыми взносами;
  • учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником. При этом сумма возмещения, внесенная работником (или взысканная с него), будет учитываться для целей налогообложения в доходах (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

! Обратите внимание: работодатель не вправе по своей инициативе производить .

• может быть «прощена» работнику. Сумма превышения лимита, которая не возмещается работником и не взыскивается с него, то есть оплачивается за счет средств работодателя:
  • признается доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 2010, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
  • облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ);
  • не учитывается в расходах для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

Как говорилось в начале статьи, обеспечение работников сотовой связью может быть организовано в виде выплаты компенсации расходов на сотовую связь. Как правило, при таком варианте компенсация включает в себя и плату за использование личных сотовых телефонов сотрудников в служебных целях, и возмещение расходов за услуги связи.

Порядок оформления и налогообложения компенсации за использование личных сотовых телефонов в целом аналогичен порядку, применяемому к любому другому личному имуществу сотрудников, например, автомобилям. Подробнее об этом Вы можете прочитать в статьях: и .

Для подтверждения обоснованности компенсации расходов на сотовую связь, потребуются следующие документы (Письма Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)):

• утвержденный руководителем перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей;
• должностная инструкция работника;
• трудовой договор или другое письменное соглашение между работодателем и работником, в котором установлен размер и порядок выплаты компенсации;
• копия договора работника с оператором сотовой связи;
• копия счета за услуги связи, а также детализация счета, как подтверждение «рабочего» характера звонков.

Компенсация расходов на сотовую связь обычно устанавливается:

• в твердой сумме – в части компенсации за использование личного сотового телефона;
• в сумме фактических расходов или в пределах установленного лимита – в части возмещения расходов на услуги сотовой связи.

Подтвержденная документально сумма компенсации расходов сотрудников на сотовую связь:

• не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-04-06/22274);
• принимается для целей налогообложения прибыли и при УСН, как расходы на оплату услуг связи (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Бухгалтерский учет расходов на сотовую связь

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

1. Налоговый кодекс РФ
2. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»
3. Письмо Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19
, .