Учет расходов на сотовую связь: с чем соглашаемся, а с чем спорим? Расходы на мобильные телефоны и сотовую связь.

Практически все коммерческие организации при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности пользуются услугами связи. Как правильно отразить расходы на услуги связи в бухгалтерском учете и избежать ошибок при налогообложении? Какие необходимо оформить документы? На эти и многие другие вопросы призвана ответить настоящая статья.

Правовые основы деятельности по оказанию услуг связи

С 1 января 2004 г. вступил в силу новый Закон , устанавливающий правовые основы деятельности в области связи на территории РФ, одной из главных целей которого является защита интересов пользователей услугами связи и организаций, осуществляющих деятельность в области связи. В дальнейшем пользователей услугами связи будем называть абонентами, а организации, оказывающие данные услуги, - операторами связи.

Итак, что необходимо знать абонентам о данном законе? Во-первых, в соответствии со ст. 2 Закона к услугам связи относится деятельность по приему, обработке, хранению, передаче, доставке сообщений электросвязи или почтовых отправлений.

Во-вторых, деятельность в области оказания услуг связи подлежит обязательному лицензированию (ст. 29 Закона ). Обратите внимание ! Если предприятию оказаны услуги связи организацией, не имеющей соответствующей лицензии, то такие расходы нельзя учесть при налогообложении прибыли.

В-третьих, услуги связи на территории РФ осуществляются на основании договора об оказании услуг связи, заключаемого в соответствии с гражданским законодательством (ст. 44 Закона ). Отношения пользователей услугами связи и операторов связи при заключении и исполнении данного договора регламентируют Правила оказания услуг связи .

Расходы организации на предоставление доступа
к телефонной сети (установку телефонов)

В соответствии с п. 13 Правил оказания услуг связи предоставление доступа к телефонной сети является основной услугой телефонной связи. В ее стоимость входит стоимость pабот по оpганизации абонентской линии от телефонной станции до телефонной pозетки, pабот по подключению абонентской линии к станционному обоpудованию и подключению абонентского устpойства к абонентской линии с учетом стоимости станционного и линейного обоpудования (п. 81 Правил оказания услуг связи ). Предоставление доступа к телефонной сети может быть связано с проведением строительных работ, в частности прокладкой линий связи, приобретением и монтажом соответствующей аппаратуры, либо без их проведения (подключение к уже существующим сетям). В зависимости от этого и осуществляется учет рассматриваемых расходов.

Строительно-монтажные работы производятся

Такая ситуация возможна, например, когда не хватает технических возможностей для подключения дополнительных телефонных номеров. В соответствии с п. 28 Правил оказания услуг связи в случае когда отсутствие свободных абонентских линий в телефонных кабелях связи препятствует заключению договора об оказании услуг телефонной связи, стpоительные pаботы по пpокладке недостающих линий связи могут пpоводиться за счет сpедств заявителя (при его согласии), в том числе путем заключения договора подряда .

В этом случае расходы на предоставление доступа к телефонной сети следует считать капитальными и учитывать на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» с последующим принятием на счет 01 «Основные средства» в качестве основных средств (как в бухгалтерском, так и налоговом учете) (п. 4 , 12 ПБУ 6/01 , п. 1 ст. 257 НК РФ , План счетов и инструкция по его применению ).

После того как строительно-монтажные работы осуществлены и первоначальная стоимость основных средств (средств и сооружений связи) сформирована, абонент, в силу , может передать эти средства и сооружения связи оператору связи в собственность, в безвозмездное пользование или на техническое обслуживание , а может не передавать, тогда их эксплуатация должна осуществляться абонентом в соответствии с нормативно-техническими документами федерального органа исполнительной власти в области связи. Если абонент самостоятельно осуществляет эксплуатацию средств и сооружений связи или передает их в собственность оператору связи, то проблем с отражением таких операций в бухгалтерском и налоговом учете у абонента не возникает.

Рассмотрим особенности бухгалтерского учета и налогообложения при передаче средств и сооружений связи в безвозмездное пользование оператору связи. В этом случае согласно гл. 36 ГК РФ абонент и оператор связи должны заключить договор безвозмездного пользования (договор ссуды). В бухгалтерском учете абонента переданные в безвозмездное пользование основные средства будут учитываться на счете 01 субсчет «Основные средства, переданные в безвозмездное пользование». В соответствии с п. 17 ПБУ 6/01 их стоимость погашается путем начисления амортизации.

В налоговом учете переданные по договорам в безвозмездное пользование основные средства исключаются из состава амортизируемого имущества (п. 3 ст. 256 НК РФ ), и, следовательно, амортизация по ним не начисляется. Таким образом, указанное различие в начислении амортизации приводит к возникновению в бухгалтерском учете постоянной налогооблагаемой разницы и начислению (на основании п. 7 ПБУ 18/02 ) постоянного налогового обязательства: Дебет 99 «Прибыли и убытки» Кредит 68 «Расчеты с бюджетом по налогу на прибыль» .

НДС со стоимости средств и сооружений связи, переданных в безвозмездное пользование оператору связи, не подлежит вычету, а ранее принятый восстанавливают и уплачивают в бюджет, так как в силу п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретение товаров (работ, услуг) в отношении товаров (работ, услуг), приобретаемых для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения .

Созданные средства и сооружения связи абонент может также передать на техническое обслуживание оператору связи. Порядок бухгалтерского учета и налогообложение данной операции будет зависеть от условий договора на техническое обслуживание средств и сооружений связи. Так как в каждой конкретной ситуации условия договоров могут быть разными, а единый типовой договор отсутствует, то учет и налогообложение в этом случае в рамках настоящей статьи рассматривать не будем. При заключении договоров на техническое обслуживание абонентам следует учитывать, что в соответствии с п. 29 Правил оказания услуг связи оператор связи пpи установлении стоимости технического обслуживания компенсирует сpедства абонента, затpаченные на стpоительные pаботы, в том числе по договоpу подpяда, в размере амоpтизационных отчислений .

Пример 1.

ООО «Альфа» заключило с оператором связи договор на предоставление доступа к телефонной сети на сумму 118 000 руб. (НДС - 18 000 руб.). В стоимость услуг по предоставлению доступа входят строительно-монтажные работы по прокладке телефонных линий. По условиям договора:

1) Эксплуатация телефонных линий осуществляется абонентом.

2) Телефонные линии передаются в собственность оператору связи.

3) Телефонные линии передаются в безвозмездное пользование оператору связи.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Оплачена стоимость строительно-монтажных работ	60	51	118 000
Отражены расходы на прокладку линий связи	08	60	100 000
Отражен НДС	19	60	18 000
Вариант 1
Принят к учету объект основного средства (телефонная линия)	01	08	100 000
Принят к вычету НДС<*>	68-НДС	19	18 000
Вариант 2
Телефонная линия передана оператору связи	91-2	08	100 000
Начислен НДС со стоимости передачи	91-3	68-НДС	18 000
Принят к вычету НДС	68-НДС	19	18 000
Отражена выручка от реализации телефонной линии	62	91-1	118 000
Перечислена стоимость телефонной линии оператором связи	51	62	118 000
Вариант 3
Принят к учету объект основного средства	01	08	100 000
НДС включен в стоимость основного средства	01	19	18 000
Основное средство передано в безвозмездное пользование	01<**>	01	118 000

<*> «Входной» НДС можно возместить из бюджета только в том месяце, когда по линиям связи начнут начислять амортизацию (п. 5 ст. 172 НК РФ ).

<**> Субсчет «Основные средства, переданные в безвозмездное пользование».

Строительно-монтажные работы не производятся

Поскольку изначально предполагается, что пользование телефонными номерами будет осуществляться организацией длительный период, единовременное списание затрат недопустимо. Согласно Плану счетов, расходы, произведенные в данном отчетном периоде, но относящиеся к будущим отчетным периодам, необходимо учитывать на счете 97 «Расходы будущих периодов». При этом организация должна самостоятельно определить срок списания затрат с данного счета на себестоимость продукции (товаров, работ, услуг).

В налоговом учете указанные расходы следует учитывать так же, как в бухгалтерском, поскольку такой порядок учета соответствует требованиям ст. 272 НК РФ.

ООО «Альфа» заключило с оператором связи договор на предоставление доступа к телефонной сети на сумму 118 000 руб. (НДС - 18 000 руб.). В стоимость услуг по предоставлению доступа к телефонной связи строительные работы не входят. Организацией принято решение списывать указанные расходы на себестоимость продукции (товаров, работ, услуг) ежемесячно в течение 6 лет.

В бухгалтерском учете организации ООО «Альфа» будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Оплачена стоимость услуг по подключению к телефонной сети	60	51	118 000
Отражены расходы по подключению к телефонной сети	97	60	100 000
Отражен НДС	19	60	18 000
Принят к вычету НДС	68-НДС	19	18 000
Списана часть расходов по подключению к телефонной сети (100 000 руб. / (6 лет х 12 мес.))<*>	20 (26, 44)	97	1 389

<*> Указанная проводка делается ежемесячно в течение 6 лет.

Расходы организации на предоставление местного,
междугородного и международного телефонного соединения (услуги связи)

В соответствии с п. 13 Правил оказания услуг связи предоставление местного, междугородного и международного телефонного соединения автоматическим способом является основной услугой телефонной связи. Как отразить такие расходы в учете?

В бухгалтерском учете на основании п. 4 ПБУ 10/99 расходы на услуги связи в зависимости от их характера, условий осуществления, направлений деятельности организации будут относиться либо к расходам по обычным видам деятельности и учитываться на счетах учета затрат, либо к внереализационным расходам - учет при этом ведется на счете 91 «Прочие доходы и расходы». К первому из названных случаев относятся услуги связи, произведенные для осуществления финансово-хозяйственной деятельности организации, ко второму - если указанные услуги с ней не связаны.

В налоговом учете в соответствии с пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Internet и иные аналогичные системы) включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Таким образом, в целях исчисления налога на прибыль расходы на услуги связи можно учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). В качестве последнего из названных требований могут быть предъявлены договоры на оказание услуг связи, счета и расшифровки счетов, представленные операторами связи, с указаниями номеров абонентов.

В рассматриваемом вопросе особое внимание необходимо уделить моменту признания расходов на услуги связи в целях налогообложения, так как счета на них в большинстве случаев поступают в бухгалтерию предприятия с опозданием на один месяц (например, в феврале текущего года за январь и т.п.).

У организаций, работающих по кассовому методу, проблем с определением периода учета подобных расходов не возникает - дата их признания всегда следует после произведенной оплаты по выставленному счету за оказанные услуги. Совсем по-другому обстоят дела у организаций, определяющих доходы и расходы методом начисления.

Обратимся к пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ, согласно которому датой осуществления расходов на оплату сторонним организациям за выполненные ими работы (предоставленные услуги) является:

дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров, или

дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо

последний день отчетного (налогового) периода .

Какую из предложенных кодексом дат следует выбрать? Минфин России в своих разъяснениях указал, что для организаций, работающих «по начислению», расходы на оплату услуг телефонной связи следует относить к тому налоговому (отчетному) периоду, в котором возникла обязанность оплатить оказанные оператором связи услуги, в порядке, предусмотренном договором оказания услуг телефонной связи .

Так как в соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 в бухгалтерском учете расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) , то между бухгалтерским и налоговым учетом услуг связи может возникнуть разница независимо от применяемого метода определения налогооблагаемой прибыли.

Пример 3.

2 февраля 2004 г. ООО «Альфа» получило счет на оплату услуг связи за январь 2004 г. Согласно условиям договора на оказание услуг связи, обязанность оплатить оказанные оператором услуги связи за отчетный месяц возникает до 15 числа месяца, следующего за отчетным, то есть услуги связи за январь 2004 г. ООО «Альфа» должно оплатить до 15 февраля 2004 г. Задолженность по счету составляет 10 000 руб., НДС - 1 800 руб. В налоговом учете, в силу пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ и условий договора на оказание услуг связи, данные расходы подлежат отражению в феврале 2004 г.

В бухгалтерском учете организации ООО «Альфа» будут сделаны следующие проводки:

Дата	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
31.01.04	Отражены расходы по услугам связи за январь 2004 года	26 (44)	60	10 000
31.01.04	Отражен отложенный налоговый актив (10 000 руб. х 24%)<**>	09	68-9 <*>	2 400
02.02.04	Учтен НДС по услугам связи	19	60	1 800
02.02.04	Списан отложенный налоговый актив	68- 9	09	2 400
05.02.04	Оплачены услуги связи	60	51	11 800
05.02.04	Принят к вычету НДС по услугам связи	68-НДС	19	1 800

<*>Субсчет«налог на прибыль».

<**>В соответствии с п. 17 ПБУ 18/02 на возникшую разницу необходимо начислить отложенный налоговый актив.

В связи с тем, что рассмотренный в примере порядок определения момента налоговых расходов на услуги связи (из-за возникающих в учете разниц) не очень удобен, можно применить другой вариант - признавать подобные расходы в последний день отчетного (налогового) периода. Его использование позволяет сблизить бухгалтерский и налоговый учет. Однако данный способ имеет один недостаток - в случае, если на последнюю дату отчетного (налогового) периода счет на услуги связи не получен, признать расход не представляется возможным из-за отсутствия документов, подтверждающих произведенные расходы.

В любом случае, выбранный метод признания расходов на услуги связи необходимо закрепить в приказе об учетной политике организации в целях налогообложения.

Особенности учета расходов на услуги связи при аренде помещения

В данной ситуации при отнесении расходов на услуги связи в уменьшение налогооблагаемой прибыли организациям-арендаторам следует обратить внимание на следующее.

В соответствии с п. 4 Правил оказания услуг связи услуги телефонной связи предоставляются на основании договора об оказании услуг телефонной связи, заключаемого между оператором связи (организацией, предоставляющей услуги связи на основании лицензии) и абонентом (организацией, непосредственно пользующейся услугами телефонной связи). Исходя из данного положения, проблем с учетом расходов на услуги связи не будет, если организация - арендатор заключит договор об оказании услуг телефонной связи непосредственно с оператором связи.

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами, уменьшающими доходы в целях формирования прибыли, подлежащей налогообложению, признаются документально подтвержденные затраты. В отношении расходов на услуги связи такими документами могут быть: договоры с организацией - поставщиком услуг связи, счета на оплату услуг связи, выставленные поставщиком указанных услуг организации-потребителю с расшифровкой выполненных услуг и тарифами за оказанные услуги. Следовательно, учесть расходы на услуги связи при налогообложении прибыли можно только в том случае, если договор на оказание услуг заключен непосредственно с оператором связи, и счета на оплату услуг тоже поступают непосредственно от оператора связи. Данная позиция активно поддерживается налоговыми органами .

Однако достаточно часто на практике используется вариант, когда договор на оказание услуг связи с оператором заключен арендодателем, который на основании выставленных ему счетов на услуги связи «перевыставляет» их арендаторам. Организации - арендаторы, в свою очередь, согласно условиям договора аренды, обязаны возмещать расходы на услуги связи арендодателю. Поскольку последний, как правило, не имеет лицензии на оказание услуг связи, у организации - арендатора могут возникнуть проблемы с принятием подобных расходов к вычету при исчислении налога на прибыль.

Как здесь быть? Ответ такой: следует либо учесть стоимость услуг связи при определении размера арендной платы, либо временно, на период действия договора аренды, переоформить договор на оказание услуг связи на арендатора здания. Если все-таки вы этого не сделали, то считаем нужным сообщить, что арбитражная практика, складывающаяся по рассматриваемому вопросу, свидетельствует о том, что суды встают на сторону налогоплательщика в случае, когда арендатор оплачивает услуги связи через арендодателя . Однако следует учитывать, что принятые арбитражными судами решения относятся к налоговым периодам до 2002 года и вступления в силу гл. 25 «Налог на прибыль организаций » НК РФ , то есть исходят из норм Положения о составе затрат , утратившего силу с 1 января 2002 г.

От редакции.

В ближайших номерах нашего журнала будет рассмотрено отражение в бухгалтерском и налоговом учете расходов на услуги сотовой связи.

Федеральный закон от 07.07.03 № 126-ФЗ «О связи».

Правила оказания услуг телефонной связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 № 1235.

Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утв. Приказом МФ РФ от 30.03.01 № 26н.

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и инструкции по его применению, утв. Приказом МФ РФ от 31.10.00 № 94н.

Затраты на услуги мобильной связи Налоговый кодекс РФ причисляет к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При покупке мобильного телефона все расходы должны быть экономически обоснованны, подтверждены документально и оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ со ссылкой на п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого организации необходимо оформить типовые документы, предназначенные для учета материально-производственных запасов и основных средств. Их формы утверждены Постановлениями Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а и от 21.01.2003 № 7.

Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на покупку мобильного телефона зависит от того, является ли он амортизируемым имуществом.

Если стоимость телефонного аппарата (вместе с подключением) превышает 40 000 руб., то в целях налогообложения его придется учитывать в составе основных средств и начислять по нему амортизацию. Это утверждение верно и для бухгалтерского учета (ПБУ 6/01). На баланс телефон принимается по покупной стоимости за вычетом НДС (п. 8 ПБУ НК РФ).

Сотовые телефоны, первоначальная стоимость которых не превышает 40 000 руб. (приказ Минфина России от 24.12.2010 № 186н, который внес изменения в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету, в частности в п. 5 ПБУ 6/01), в налоговом учете амортизируемым имуществом не признаются. Это означает, что сразу после передачи мобильных в эксплуатацию их стоимость включается в материальные расходы (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Берем в аренду

Вариант, когда на балансе организации «сотовые» отсутствуют, а сотрудники пользуются личными мобильными телефонами в служебных целях, встречается довольно часто.

По закону, за использование работником его личного имущества — мобильного телефона - должна выплачиваться компенсация за износ (амортизацию), а также возмещаться расходы, связанные с использованием такого имущества, размер которого определяется соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

Есть несколько способов оформления таких соглашений. К примеру, компания может заключить с сотрудником договор аренды мобильного телефона (ст. 606–625 ГК РФ). В нем необходимо установить размер арендной платы, причитающейся работнику, порядок и сроки ее выплаты. Другой вариант – внести в трудовой договор или должностную инструкцию работника условия о том, что для ведения служебных телефонных переговоров он пользуется личным мобильным телефоном, оговорив размер компенсации, порядок и сроки выплаты.

Также можно заключить договор безвозмездного пользования мобильным телефоном, принадлежащим работнику (ст. 689–701 ГК РФ) или назначить сотруднику компенсацию за использование личного имущества в служебных целях.

Начисление НДФЛ

Если оплата работнику услуг мобильной связи связана с выполнением им своих трудовых обязанностей, на такие суммы не нужно начислять страховые взносы во внебюджетные фонды (ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ). А вот выплаты работникам, превышающие лимиты компенсаций за использование их телефонов в служебных целях, установленных приказами, либо произведенные при отсутствии таковых, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (ст. 211 НК РФ).

Кстати, отсутствие на балансе организации сотовых телефонов не лишает ее возможности учесть расходы на оплату услуг связи при расчете налога на прибыль. По мнению судей, налогоплательщик вправе учесть расходы на оплату телефонной связи независимо от наличия на балансе мобильного телефона (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2007 по делу № A56-33529/2006, ФАС Волго-Вятского округа от 02.02.2006 № A38-4091-12/222-2005).

Передай другому

SIM-карта – это карта, с помощью которой обеспечиваются идентификация абонентского устройства (сотового телефона), его доступ к сети мобильной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера.

Расходы на подключение для целей бухгалтерского учета учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы на подключение в целях налогообложения признаются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

В ситуации, когда сим-карта принадлежит организации, ее движение необходимо контролировать, так как в течение отчетного месяца она может выдаваться разным сотрудникам.

Поэтому, во-первых, сим-карту должен выдавать работник склада под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.

Во-вторых, чтобы контролировать затраты на связь, необходимо запрашивать у оператора данные о расходовании денежных средств с лицевого счета по каждой SIM-карте.

Подробный отчет

Налоговый кодекс РФ и законодательство о бухгалтерском учете не содержат перечня документов, которыми можно подтвердить расходы на услуги сотовой связи. Свою позицию по этому поводу высказал Минфин РФ (письмо ведомства от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Для того, чтобы компании подтвердить расходы на сотовую связь, необходимы:

• приказ руководителя;
• договор с оператором на оказание услуг связи;
• детализированные счета оператора связи.

Приказ, утверждающий перечень должностных лиц, которые имеют право пользоваться услугами сотовой связи, должен содержать предельный размер расходов в месяц на каждого работника в соответствии с занимаемой им должностью (Письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@). Если предельный размер расходов указан в трудовых договорах, то в приказе должна иметь место отсылка к трудовым договорам.

Что касается предоставления налогоплательщиком детализированных счетов оператора связи, то мнение Минфина РФ по данному вопросу остается неизменным уже несколько лет – детализация нужна (Письма от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350). Налоговики солидарны с позицией Минфина (письма УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@ и от 25.06.2010 № 16-15/066760@).

При детализации общей суммы платежа в счете, выставленном оператором, в нем указываются номера всех телефонов абонентов, с которыми велись переговоры с данного телефона, коды городов (стран), дата и время переговоров, продолжительность и стоимость каждого разговора. Каждый телефонный звонок должен быть детализирован, подтвержден документально и экономически обоснован, в противном случае неизбежно возникнут споры по расчету налога на прибыль. Поэтому хорошо, если на предприятии практикуется оформление служебных заданий на осуществление звонков, а впоследствии на них пишутся отчеты о проделанной работе. И то и другое должно быть составлено в произвольной форме, с учетом всех реквизитов, предусмотренных Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Но стоит отметить, что в последнее время большинство судов приходит к выводу, что детализированные счета и требование инспекторами расшифровки разговоров – излишество. Ведь, по закону «О связи», содержание переговоров составляет тайну (в соответствии со ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ).

Общение по лимиту

Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на оплату услуг мобильной связи зависит от того, кому принадлежит право собственности на мобильный телефон и сим-карта к нему. Хозяйствующие субъекты могут организовать корпоративную сотовую связь несколькими способами: а) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат организации; б) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат работнику; в) телефонный аппарат принадлежит работнику, а сим-карта – организации.

Наиболее распространенным является вариант, когда работник использует телефонный аппарат и сим-карту, принадлежащие организации. В этом случае могут быть установлены два вида оплаты услуг мобильной связи сотрудникам: возмещение расходов на мобильную связь исходя из фактически затраченных сумм или компенсация расходов в пределах заранее установленного лимита.

Самый простой способ – заключить с оператором связи договор на предоставление услуг по безлимитному тарифу. Тогда вносимая предприятием абонентская плата фиксирована и не зависит от количества звонков, а значит, не предполагает детализации счетов по мобильным номерам. Обоснованием использования мобильного телефона в служебных целях будет служить договор с оператором, в котором прописаны фамилии конкретных сотрудников.

Единственный недостаток безлимитного тарифа – его дороговизна и то, что, как правило, фиксированная месячная плата распространяется только на местные звонки (междугородные звонки придется оплачивать отдельно).

Другой вариант – организация может установить лимит на каждый номер в месяц. Такие расходы, если они подтверждены документально (т.е. разговоры вызваны служебной необходимостью), не облагаются НДФЛ.

По распоряжению руководства лимит расходов на сотовую связь может быть повышен.

Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся. В случае превышения установленного лимита работник должен компенсировать организации излишние расходы (Письмо Минфина России от 13.10. 2010 № 03-03-06/2/178).

Способы оплаты услуг

1.Оплата услуг связи авансом

Если договором установлено условие об оплате услуг связи авансом, то в бухгалтерском учете организации-абонента проводимые ею платежи следует квалифицировать в качестве авансовых платежей. Как правило, подобные договоры уже содержат условие о зачислении на счет абонента денежных средств в размере, уплачиваемом им при заключении договора.

2. Карты экспресс-оплаты

Затраты на услуги связи, оплаченные картами экспресс-оплаты (телефонные карты) без тщательного документального оформления могут привести к спорам с налоговиками. Минфин объясняет, что«если налогоплательщик может документально подтвердить произведенные расходы по оплате услуг связи посредством телефонных и интернет-карт, а также экономическую обоснованность этих расходов, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли» (письмо ведомства от 31.05.2007 № 03-03-06/1/348).

В качестве подтверждающих документов компании необходимо иметь саму телефонную карту, кассовый чек, доказывающий ее покупку и служебную записку сотрудника с указанием причин покупки карты и перечнем звонков, которые были им сделаны. Записка должна быть завизирована руководителем предприятия.

3. Компенсация

Бывает и такое, что руководство компании не заключает договоров с сотовыми операторами. Сотрудники в производственных целях используют личные сим-карты и впоследствии предприятие возмещает им стоимость служебных звонков. Схема такова: сотрудник получает счет от оператора связи с расшифровкой звонков и выделяет в ней служебные звонки. Представив эти документы в бухгалтерию предприятия, он получает возмещение.

Подобный вариант пользования мобильной связью вполне приемлем и не вызывает претензий у налоговиков. Единственное, что советуют в такой ситуации инспекторы – подтверждать экономическую обоснованность таких звонков путем составления служебной записки с краткими пояснениями по каждому из них.

Стоимость личных разговоров должна учитываться отдельно. В бухгалтерском учете такие расходы отражаются в составе прочих расходов на счете 91. Для целей налогообложения прибыли расходы, произведенные в пользу работников, в составе расходов, уменьшающих налоговую базу, не учитываются (п. 29 ст. 270 НК РФ).

При этом не забудьте удержать НДФЛ со стоимости личных разговоров сотрудника, оплаченных за него организацией. Эта сумма является доходом, полученным сотрудником в натуральной форме. Она облагается НДФЛ по налоговой ставке 13% (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 224 НК РФ). Кроме того, на эту сумму необходимо начислить страховые взносы во внебюджетные фонды (письма Минздравсоцразвития России от 23.03.2010 № 647-19 и от 17.05.2010 № 1212-19). Исключение – суммы, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, они страховыми взносами не облагаются.

Звоним по праздникам

Еще одним непростым моментом для бухгалтеров является отражение в отчетности звонков, которые совершают сотрудники компании в праздничные и выходные дни по рабочим моментам. Как обосновать, что звонки были сделаны не по личным вопросам?

В этом смысле позиция налоговиков довольно снисходительна. Ведомство полагает, что затраты на телефонные переговоры, осуществленные в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, могут учитываться в расходах при условии соответствия произведенных расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

В качестве подтверждения могут, в частности, использоваться любые внутренние документы компании, в которых указано, кому из работников разрешено пользоваться служебным телефоном в производственных целях. Организация может установить правило, что генеральный директор, его заместители, главбух и другие лица обязаны круглосуточно находиться на связи. Подобные обязательства компания может включить в трудовой (коллективный) договор, заключаемый с конкретным работником.

Екатерина Петрова

Представить деятельность организации без использования услуг мобильной связи сегодня уже невозможно. Как учесть затраты на данные услуги в бухгалтерском и налоговом учете? Какие документы необходимы для того, чтобы подтвердить расходы? На эти и другие вопросы мы ответим в нашей статье.

Бухгалтерский учет

На основании пункта 5 ПБУ 10/99 оплата услуг связи относят к расходам по обычным видам деятельности. Они признаются в том отчетном периоде, в котором были произведены, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 18 ПБУ 10/99). Для контроля расходов на услуги связи необходимо установить лимит телефонных переговоров, утверждаемый приказом руководителя. Стоимость личных переговоров удерживается из зарплаты сотрудников.

Пример:

За август 2008 года получен счет от оператора связи на сумму 3000 рублей, в том числе НДС 457,63 рубля. При этом стоимость личных переговоров составила 500 рублей, в том числе НДС 76,27 рубля. В бухучете данные операции отражают так:

Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 60

- 2118,64 руб. ((3000-500)/118*100) - отражены расходы по услугам связи, осуществленные в производственных целях;

Дебет 60 Кредит 51

3000 руб. -оплачены услуги связи;

Дебет 19 Кредит 60

381,36 руб.(457,63-76,27) -отражен НДС за услуги связи;

Дебет 68 Кредит 19

381,36 руб. -принят НДС к вычету по услугам связи;

Дебет 90 Кредит 20,25,26,44

2118,64 руб. - списаны на себестоимость услуги связи

Дебет 73 Кредит 60

500 руб. - отражена задолженность сотрудников перед работодателем за личные переговоры со служебных сотовых телефонов;

Дебет 70 Кредит 73

500 руб.- удержана из заработной платы работников стоимость личных переговоров.

Налоговый учет

Оплата услуг связи в налоговом учете относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Стоит отметить, что ни Налоговый кодекс, ни другие нормативные акты не содержат перечень документов необходимых для подтверждения расходов на переговоры по мобильным телефонам. А вот официальные органы несколько раз давали разъяснения по данному вопросу. Так в письме Минфина России от 27.08.06 № 03-03-04/3/15 и в письме УФНС России по г. Москве от 20.09.06 № 20-12/83834.1 говорится, что для подтверждения затрат на услуги связи необходимо иметь:

Утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым для исполнения своих обязанностей необходимо использование сотовой связи;

Договор с оператором на оказание услуг связи;

Детализированные счета оператора связи.

Необходимость использования сотовых телефонов можно закрепить в должностных инструкциях, указав, например, что у работника разъездной характер работы и ему необходимо поддерживать оперативную связь с деловыми партнерами, а также со своим руководством.

Детализированные счета. На сегодняшний день множество вопросов вызывает то, насколько детализированными должны быть счета. Арбитражная практика по этому вопросу достаточно противоречивая. Например, в постановление ФАС Уральского округа от 26.12.05 № Ф09-2102/05-С2 суд отказал в признании расходов на сотовую связь. Дело в том, что компания не представила детализированные счета оператора и тем самым не доказала экономическую обоснованность расходов.

При этом большинство судебных решений вынесено в пользу организаций. В них говорится о том, что детализированные счета не нужны. Так в постановление ФАС Московского округа от 07.02.07, 09.02.07 № КА-А40/113-07 пришел к выводу, что переговоры не должны быть обязательно расшифрованы. Ведь подобных требований нет ни в Налоговом кодексе, ни в нормативных актах о связи, ни в законодательство РФ о бухгалтерском учете. То есть расходы при расчете налога на прибыль можно учесть, даже если у компании отсутствуют детализированные счета, выставленные оператором связи (постановление ФАС Московского округа от 16.07.07, 19.07.07 № КА-А40/5441-07 и ФАС Северо-Западного округа от 27.06.07 по делу № А42-5778/2006). Но в этом случае компании скорее всего придется отстаивать свою позицию в суде.

Безлимитный тариф. Если у работника безлимитный тариф, то расходы на него учитываются при налогообложении прибыли в пределах лимита, установленного для работника исходя из его должностных обязанностей. Об этом сказано в письме Минфина России от 13.10.06 № 03-03-04/2/217. Лимит утверждается приказом руководителя.

Стоимость звонков сверх установленных лимитов не учитывается в составе расходов и тем самым не уменьшает налогооблагаемую прибыль, даже, если звонки были совершенны в производственных целях. Если же организация решит учесть стоимость таких звонков, то претензий со стороны налоговых органов не избежать.

Если сотрудник делал звонки в нерабочее время, но в производственных целях, то такие затраты можно учесть при налогообложении прибыли (письмо Минфина России от 07.12.05 № 03-03-04/1/418). Есть судебные решения, подтверждающие данный подход. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 20.07.07 по делу № А05-692/2007 суд указал, что телефонные переговоры по окончании рабочего времени не свидетельствует о непроизводственном характере и могут быть учтены в качестве прочих расходов, связанных с реализацией. Аналогичные выводы содержит и постановление ФАС Московского округа от 31.05.06 № КА-А41/4511-06.

Производственный характер телефонных переговоров может быть подтвержден, например, списком контрагентов с указанием их номеров телефонов, утвержденный руководителем предприятия, отчетом сотрудника о звонках служебного характера с указанием предприятий, с которыми он связывался по мобильному телефону. Желательно, чтобы эти телефоны встречались в других документах организации (деловой переписке, договорах и т.д.).

Личный телефон сотрудника. Если сотрудник использует на работе собственный сотовый телефон, то организация выплачивает работнику компенсацию и возмещает расходы по оплате услуг связи (ст. 188 ТК РФ). Для этого с сотрудником необходимо заключить договор аренды и указать в нем размер компенсации за пользование его телефоном. Приказом руководителя должен быть установлен лимит возмещения расходов по оплате услуг связи.

Чтобы у налоговых органов не возникло к организации претензий, ей необходимо иметь:

Копию договора об оказании услуг связи, заключенного между работником и сотовой компанией;

Документы (оригиналы или копии), подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании имущества в служебных целях (детализированный счет выписанный на имя работника);

Отчет работника о звонках служебного характера с указанием контрагентов, с которыми он связывался по личному мобильному телефону.

Компенсационные выплаты за использование личного телефона НДФЛ и ЕСН не облагаются (абз. 7 пп. 2 п. 1 ст. 238 и п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 02.03.06 № 03-05-01-04/43). Но если компенсация, выплаченная сотруднику за использование личного телефона, превышает сумму, указанную в договоре аренды, то «сверхлимитные» выплаты облагаются НДФЛ и ЕСН.

1. Чем подтвердить обоснованность расходов на сотовую связь.

2. Как оформить использование сотрудниками личных телефонов и сим-карт в служебных целях.

3. В каком порядке отражаются расходы на сотовую связь в бухгалтерском и налоговом учете.

Расходы на услуги связи – один из тех видов расходов, которые есть практически у любой организации и ИП. Причем все большую долю в этих расходах занимают услуги сотовой связи. И это неудивительно, ведь сотовая, или мобильная, связь позволяет намного оперативнее решать рабочие вопросы, а для некоторых работников использование стационарного телефона просто невозможно. Так, например, без мобильных телефонов при осуществлении трудовой деятельности не обойтись сотрудникам с разъездным характером работы, а также работа которых связана с частыми командировками. Поэтому перед работодателями встает необходимость обеспечить своих сотрудников сотовой связью, и сделать это так, чтобы учесть интересы работников и свои собственные и при этом избежать претензии налоговых органов. О том, как это сделать – читайте в статье.

Обеспечение сотрудников сотовой связью возможно в двух вариантах:

• Корпоративная сотовая связь : договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю.

• Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь : каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

Выбранный способ (или их сочетание), а также все существенные условия использования работниками сотовой связи в служебных целях, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Таким документом может быть, например, Положение об обеспечении сотрудников сотовой связью .

В налоговом учете расходы на услуги сотовой связи, в том числе и на выплату работникам компенсации расходов на сотовую связь, принимаются как для расчета налога на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264), так и при УСН (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). По общему правилу расходы на сотовую связь должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. При этом порядок документального подтверждения таких расходов напрямую зависит способа обеспечения сотрудников сотовой связью.

Корпоративная сотовая связь

Для подтверждения расходов на корпоративную сотовую связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):

• договор с оператором сотовой связи;
• счет за оказанные услуги;
• утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей. Указанный перечень должностей может быть закреплен в отдельном приказе или прописан в Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью.

В отдельных случаях требуются также:

• счет-фактура – для налогоплательщиков НДС с целью принятия к вычету «входного» НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ);
• документ, подтверждающий оплату услуг оператора сотовой связи – для организаций, применяющих УСН (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Помимо перечисленных документов налоговые инспекторы нередко запрашивают дополнительные документы, подтверждающие экономическую обоснованность расходов на услуги сотовой связи:

• должностные инструкции сотрудников, пользующихся сотовой связью, как подтверждение того, что использование сотовой связи необходимо для выполнения ими трудовых обязанностей;
• трудовые договоры (коллективный договор) с сотрудниками, в которых прописаны условия обеспечения сотовой связью или дается ссылка на соответствующий локальный акт (Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью);
• детализации счетов за услуги связи, в которых указаны телефонные номера всех абонентов, с которыми велись переговоры, как подтверждение того, что переговоры носили рабочий, а не личный характер.

Что касается детализации счетов за услуги сотовой связи, обязательность такого документа неоднозначна. Минфин в некоторых письмах указывает, что детализация обязательна (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15). Однако суды в большинстве случаев не рассматривают отсутствие детализации как основание для непринятия расходов на сотовую связь к налоговому учету (Постановления ФАС МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, ФАС ПО от 23.05.2008 по делу № А55-10554/07). В основном суды ссылаются на то, что НК РФ не содержит требования об обязательном подтверждении расходов на связь детализированным счетом. Кроме того, детализация содержит только телефонные номера, однако, не раскрывает характер и содержание разговора (служебный или личный).

! Обратите внимание: Если Вы решили «подстраховаться» и подтверждать обоснованность расходов на услуги сотовой связи детализацией счетов, необходимо иметь в виду, что если детализация есть, она непременно станет предметом проверки налоговиков. Поэтому детализацию нужно не просто приложить к счету, а фактически проверить и отсечь все личные разговоры (то есть плату за них включать в налоговые расходы нельзя). Тот факт, что детализация проверена, целесообразно отразить, например, проставлением отметки на самом документе с указанием даты и подписи ответственного лица.

Учет телефонов и сим-карт

При «корпоративном» варианте обеспечения сотрудников сотовой связью сим-карты с «привязанными» к ним номерами телефонов принадлежат работодателю и выдаются работникам в пользование. Однако, сим-карты сами по себе, как известно, не работают: нужны телефоны (или другие устройства). И здесь, как правило, применяется один из двух вариантов:

• телефоны закупает работодатель и выдает работникам в пользование;
• работники используют личные телефоны. В этом случае работникам может выплачиваться , либо .

Нередко встречается и третий вариант: у организации нет собственных сотовых телефонов, а использование личных телефонов сотрудников никак не оформлено. При этом расходы на сотовую связь регулярно учитываются на основании счетов, выставленных оператором. В этом случае правомерность принятия расходов на сотовую связь, скорее всего, налоговые инспекторы поставят под сомнение. Однако у налогоплательщиков есть шансы доказать свою позицию. Во-первых, НК РФ не содержит требования об обязательном наличии телефонов для признания расходов на связь (25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Во-вторых, суды не раз вставали на сторону налогоплательщиков, подтверждая правомерность принятия к налоговому учету расходов на сотовую связь даже при отсутствии телефонов (Постановление ФАС СЗО от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006; Постановление ФАС МО от 21.07.2005 № КА-А41/6715-05). И все-таки, чтобы не давать налоговикам лишний повод для претензий, имеет смысл позаботиться о документальном оформлении использования сотрудниками сотовых телефонов.

Что касается сим-карт, то стоимость их приобретения может отражаться:

• в составе материальных расходов (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если плата при подключении больше, чем сумма, зачисленная на счет в качестве авансового платежа, то разница будет составлять стоимость сим-карты;
• если вся сумма, уплаченная при подключении, зачисляется на счет, то стоимость сим-карты равна нулю, а уплаченная сумма учитывается как аванс за услуги связи.

Так как сим-карты являются собственностью работодателя и передаются сотрудникам во временное пользования, целесообразно вести забалансовый учет сим-карт с аналитикой по телефонным номерам и сотрудникам.

! Обратите внимание: Передача сим-карты (и телефона) работнику должна быть документально оформлена . С этой целью можно использовать установленный в организации порядок документального оформления движения МПЗ, либо разработать и утвердить специальные формы первичных документов, например, журнал выдачи сотрудникам телефонов и сим-карт. Документальное оформление передачи сим-карт сотрудникам служит доказательством того, что конкретный сотрудник использует конкретный телефонный номер, и в случае установления лимитов расходов на сотовую связь, это будет являться основанием для взыскания с сотрудника суммы превышения лимита.

Установление лимитов расходов на сотовую связь

В случае предоставления сотрудникам корпоративной сотовой связи у организации нет возможности выборочно оплачивать оператору стоимость услуг: оплатить придется всю сумму, указанную в счете, на которую «наговорили» сотрудники. Поэтому, чтобы не переплачивать за личные разговоры работников, чаще всего им устанавливаются лимиты расходов на сотовую связь или используется безлимитный тариф.

• Безлимитный тариф

У безлиминтого тарифа есть весомое преимущество: не нужно контролировать сумму расходов сотрудников, поскольку плата за услуги связи фиксированная и не зависит от количества и продолжительности звонков (абонентская плата). Кроме того, как разъяснил Минфин, оплата услуг сотовой связи по безлиминтому тарифу не препятствует их учету для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Однако в некоторых случаях организациям выгоднее использовать тариф с повременной оплатой, а это, в свою очередь предполагает установление лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников. Если такие лимиты не установить, вся выгода от использования повременного тарифа может быть перечеркнута большим количеством «лишних» звонков и, как следствие, «лишних» расходов.

• Установление лимитов

Факт установления лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников, а также суммы этих лимитов необходимо закрепить в отдельном приказе руководителя или в Положении об обеспечении работников сотовой связью и ознакомить с ними работников, использующих корпоративную сотовую связь.

Несмотря на то, что установление лимитов – прежде всего внутренняя мера, направленная на дисциплинирование работников, следует иметь в виду, что для проверяющих наличие лимитов означает только одно: расходы на сотовую связь, превышающие эти лимиты, являются для организации экономически необоснованными , и, соответственно, не принимаются для целей налогового учета.

Разумеется, лимиты расходов на связь, установленные работникам, должны быть максимально близки к фактическим затратам. Но даже это не гарантирует, что лимиты не будут превышены. В случае превышения работником установленного ему лимита расходов на сотовую связь возможны следующие варианты действий:

1. Превышение лимита вызвано служебной необходимостью (например, использование сотовой связи в загранкомандировке и т.д.).

В этом случае имеет смысл произвести единоразовое повышение лимита расходов на сотовую связь для конкретного работника. Повышение лимита необходимо задокументировать, оформив соответствующим приказом руководителя (основанием может служить заявление или служебная записка работника с указанием причин перерасхода, а также детализация счета за услуги связи, подтверждающая рабочий характер звонков).

1. Превышение лимита не связано с выполнением трудовых обязанностей (свершение личных звонков с рабочего номера и т.д.).

Тот факт, что сверхлимитные расходы на сотовую связь действительно носят личный характер, а не служебный, может подтверждаться детализацией счета. При этом сумма превышения лимита:

• может быть внесена работником в добровольном порядке или взыскана с работника в порядке возмещения материального ущерба, нанесенного работодателю (гл. 39 ТК РФ). При таком варианте сумма превышения лимита:
  • не является доходом работника, облагаемым НДФЛ;
  • не облагается страховыми взносами;
  • учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником. При этом сумма возмещения, внесенная работником (или взысканная с него), будет учитываться для целей налогообложения в доходах (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

! Обратите внимание: работодатель не вправе по своей инициативе производить .

• может быть «прощена» работнику. Сумма превышения лимита, которая не возмещается работником и не взыскивается с него, то есть оплачивается за счет средств работодателя:
  • признается доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 2010, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
  • облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ);
  • не учитывается в расходах для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

Как говорилось в начале статьи, обеспечение работников сотовой связью может быть организовано в виде выплаты компенсации расходов на сотовую связь. Как правило, при таком варианте компенсация включает в себя и плату за использование личных сотовых телефонов сотрудников в служебных целях, и возмещение расходов за услуги связи.

Порядок оформления и налогообложения компенсации за использование личных сотовых телефонов в целом аналогичен порядку, применяемому к любому другому личному имуществу сотрудников, например, автомобилям. Подробнее об этом Вы можете прочитать в статьях: и .

Для подтверждения обоснованности компенсации расходов на сотовую связь, потребуются следующие документы (Письма Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)):

• утвержденный руководителем перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей;
• должностная инструкция работника;
• трудовой договор или другое письменное соглашение между работодателем и работником, в котором установлен размер и порядок выплаты компенсации;
• копия договора работника с оператором сотовой связи;
• копия счета за услуги связи, а также детализация счета, как подтверждение «рабочего» характера звонков.

Компенсация расходов на сотовую связь обычно устанавливается:

• в твердой сумме – в части компенсации за использование личного сотового телефона;
• в сумме фактических расходов или в пределах установленного лимита – в части возмещения расходов на услуги сотовой связи.

Подтвержденная документально сумма компенсации расходов сотрудников на сотовую связь:

• не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-04-06/22274);
• принимается для целей налогообложения прибыли и при УСН, как расходы на оплату услуг связи (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Бухгалтерский учет расходов на сотовую связь

	Кредит
Корпоративная связь
20 (26, 44)	60	Отражена стоимость услуг оператора сотовой связи (в части, не превышающей установленный лимит)
73	60	Отражена стоимость услуг оператора сотовой связи (в части, превышающей лимит расходов, установленный для конкретного работника)
50 (50, 70)	73	Возмещена работником сверхлимитная сумма расходов на сотовую связь
91-2	73	Сверхлимитная сумма расходов на сотовую связь списана на прочие расходы (в случае невозмещения работником)
Компенсация расходов на сотовую связь
20 (26, 44)	73	Начислена компенсация сотруднику
73	50 (51)	Выплачена компенсация сотруднику

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

1. Налоговый кодекс РФ
2. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»
3. Письмо Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19
, .

Услуги связи - бухгалтерский учет и налогообложение которых будут рассмотрены в статье - используются практически всеми компаниями для организации бизнес-процессов. В чем заключаются основные особенности отражения их в бухучете, а также что важно учесть при отнесении данных услуг к расходам в целях гл. 25 НК РФ, будет идти речь в нашем материале.

Что такое услуги связи?

Понятие услуг связи (далее УС), их предмет, а также информация о сторонах, участвующих в их предоставлении и потреблении, содержатся в законе «О связи» от 07.07.2003 № 126-ФЗ (далее — закон 126-ФЗ). Сторонами при осуществлении УС выступают покупатель услуг и продавец, оказывающий УС, — оператор (п. 12 ст. 2 закона 126-ФЗ). Предмет взаимоотношений УС, согласно п. 32 ст. 2 закона 126-ФЗ, выражен деятельностью, связанной с осуществлением электросвязи и организацией почтовых операций: по приему, обработке, хранению, передаче и доставке сообщений.

В зависимости от вида связи УС могут быть выражены (п. 1 ст. 12 закона 126-ФЗ):

• сетью общего пользования — использование общественных телефонов;
• выделенной сетью — использование собственного интернета, телефона;
• технологической сетью — применяется определенными группами лиц для организации процесса производства;
• сетью специального назначения — для госорганов;
• почтовой сетью.

Как ведется бухучет услуг связи?

В соответствии с п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации» УС относятся к расходам по обычным видам деятельности. Согласно п. 18 ПБУ 10/99, УС отражаются в расходах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

С перечнем всех ПБУ можно ознакомиться в материале .

Для отражения операций по УС применяются затратные счета: 20, 25, 26, 44, а также прочие счета, использование которых обусловлено видом УС и их конечным потребителем.

Пример 1

1 августа ООО оплатило стоимость интернет-услуг за июль. Стоимость услуг составила 40 000 руб. (НДС в нашем примере не облагается). Указанными услугами пользуется отдел продаж.

В учете ООО отразит следующие проводки:

• 31 июля: Дт 44 Кт 60 — 40 000 руб. — стоимость услуг.
• 1 августа: Дт 60 Кт 51 — 40 000 руб. — оплата УС.

При оказании УС в рамках абонентского обслуживания физлица (сотрудника организации) указанные расходы не находят своего отражения в бухучете хозсубъекта. Исключением может являться компенсация расходов такому физлицу, в случае если это предусмотрено внутренними документами организации. Например, если такие УС были оказаны в служебных целях, тогда в бухучете необходимо использовать счет 73.

Пример 2

В июле Бондарев совершал несколько телефонных переговоров с собственной сим-карты в производственных целях. В соответствии с детализацией оператора стоимость таких звонков составила 1 600 руб. Работодатель предусмотрел внутренними документами компенсацию сотрудникам стоимости служебных разговоров.

• Дт 20 Кт 73 — 1 600 руб. — УС учтены в расходах.
• Дт 73 Кт 51 — 1 600 руб. — УС компенсированы Бондареву.

Кроме того, счет 73 может использоваться при прочих расчетах с сотрудниками. Рассмотрим на примерах.

Пример 3

Молотков пользуется корпоративной мобильной связью. В июле им был превышен установленный положением об использовании корпоративной связи лимит стоимости звонков на 2 500 руб.

Организация отразит следующие проводки:

• Дт 73 Кт 60 — 2 500 — отражено превышение лимита.
• Дт 70 Кт 73 — превышение удерживается из зарплаты работника.

Пример 4

За июнь стоимость УС, используемых Бочковым в личных целях, составила 5 000 руб. Внутренними положениями организации предусмотрена оплата УС по решению руководителя при использовании телефона в личных целях сотрудников. В июле руководителем было принято решение об отсутствии необходимости удерживать стоимость УС с Бочкова.

• Июнь: Дт 73 Кт 60 — 5 000 — отражение УС, используемых в личных целях.
• Июль: Дт 91.2 Кт 73 — отражение в прочих расходах неудерживаемой суммы по УС.

В бухучете к УС также могут быть отнесены следующие расходы:

• подключение телефона или интернета,
• приобретение кабеля, телефона и прочих предметов связи, аренда сетей или кабелей.

Рассмотрим на примерах.

Пример 5

Организация на УСН заключила договор с оператором на подключение телефонной связи. Стоимость указанных работ составила 150 000 руб. Для подключения телефонной связи приобретен кабель стоимостью 5 000 руб. без дальнейшей передачи оператору.

Организация отразит в учете:

• Дт 25 Кт 60 — 150 000 — стоимость работ по УС.
• Дт 10 Кт 76 — 5 000 — приобретение кабеля.
• Дт 25 Кт 10 — 5 000 — списание стоимости работ, связанных с УС.

Если организация приобрела корпоративные сим-карты, то их следует учитывать на отдельном забалансовом счете в соответствии с Ф. И. О. пользователей, номерами сотрудников, а также их индивидуальными лимитами на звонки. В случае если тариф сим-карты предусматривает ежемесячное пополнение карты, предшествующее месяцу использования, то переведенная на сим-карту сумма рассматривается в качестве предоплаты оператору.

Пример 6

Организация в марте 2016 года перечислила на сим-карты сотрудников следующие суммы в качестве оплаты УС за апрель: Машкову В. А. — 1 000 руб., Сизову П. П. — 1 500.

• Дт 004 — поступила сим-карта Машкова В. А. 89164555555 — лимит 1 000.
• Дт 004 поступила сим-карта Сизова П. П. 89652589678 — лимит 1 500.
• Дт 60 Кт 51 — 2 500 (1 000 + 1 500) руб. — перечислен аванс оператору связи по картам Машкова В. А. и Сизова П. П.

Каков порядок отнесения услуг связи на расходы в целях исчисления налога на прибыль?

В соответствии с подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы по УС признаются прочими расходами и учитываются при исчислении налога на прибыль при наличии документального обоснования и экономической оправданности (п. 1 ст. 252 НК РФ).

О применении положений ст. 252 НК РФ см. материал .

При этом для обоснования указанных расходов, например по услугам мобильной связи, могут применяться следующие документы (письмо УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 № 16-15/061735):

• договор с оператором связи на оказание УС;
• детализированный отчет оператора по разговорам каждого сотрудника.

Однако следует отметить, что контролирующие органы, а также арбитраж могут варьировать указанный перечень. Так, некоторые письма Минфина или ФНС говорят о необходимости приказа руководителя, из которого предполагается утверждать перечень лиц, использование УС которыми необходимо в служебных целях (письмо Минфина России от 27.08.2006 № 03-03-04/3/15). А, например, в постановлении ФАС Московского округа от 07.02.2007, 09.02.2007 № КА-А40/113-07 говорится об отсутствии необходимости подтверждать УС детализированной расшифровкой совершенных звонков.

Помимо этого, следует отметить, что если сотрудник использует свою сим-карту, то выставленные оператором связи документы не могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль (п. 49 ст. 270 НК РФ). Если организация самостоятельно заключает договор с оператором мобильной связи на покупку сим-карты и оказание УС, то произведенные расходы могут быть учтены в целях гл. 25 НК РФ.

Кроме того, в налоговом учете не могут быть учтены расходы, произведенные сверх установленных лимитов, а также по звонкам, совершенным не в служебных целях. Рассмотрим на примере ниже.

Пример 7

Продолжение примера 4 в целях исчисления налога на прибыль.

Стоимость личных звонков Бочкова в сумме 5 000 рублей не может быть учтена в расходах при исчислении налога на прибыль в соответствии с требованиями п. 1 ст. 252 НК РФ. Согласно ПБУ 18/02, организация отразит постоянное налоговое обязательство (ПНО), значение которого будет определяться следующим образом: 5 000 × 20% = 1 000 руб.

В учете будет отражена проводка:

Дт 99 Кт 68 — 1 000 руб. — начисление ПНО.

О причинах возникновения постоянных и временных разниц, а также об особенностях их отражения в бухучете и для целей налога на прибыль см. в статье .

Итоги

В настоящее время невозможно осуществление деятельности организациями без услуг связи, которые могут быть выражены работой с интернет-ресурсами, а также использованием мобильной и стационарной связи. Отражение указанных услуг в бухучете и порядок их налогообложения зависят от цели их применения и документального оформления.