Кто принимает решение об отмене полной инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 5

Подходит к концу 2006 г., следовательно, бухгалтерам перед составлением годовой отчетности предстоит провести инвентаризацию. Ее проведение в учреждениях физической культуры и спорта имеет свои особенности.

О том, с чего начать инвентаризацию, как ее провести быстро и качественно и, самое главное, как оформить результаты ее проведения, пойдет речь в данной статье.

Инвентаризация - это периодическая проверка наличия имущества, его состояния и оценки. Как правило, она проводится с целью сверки фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.

Цели проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится с целью:

• выявления фактического наличия имущества;
• сопоставления фактически имеющегося имущества с учетными данными (выявления излишков и недостач);
• документального подтверждения наличия имущества и обязательств;
• определения фактического состояния имущества и его оценки;
• проверки правильности, своевременности и полноты отражения в учете обязательств.

Сроки проведения инвентаризации

Так как п. 1 Инструкции N 25н <1> предусмотрено осуществлять бюджетный учет в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете", а инвентаризацию имущества, финансовых активов и обязательств проводить в соответствии с нормативными правовыми актами Минфина России (п. 7 Инструкции N 25н), основными нормативными документами, регламентирующими порядок ее проведения, являются:

Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ);

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания).

<1> Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.

Так, согласно ст. 12 "Инвентаризация имущества и обязательств" Закона N 129-ФЗ порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда ее проведение обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно (п. 1.5 Методических указаний):

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Объекты инвентаризации

В бюджетной организации инвентаризации подлежат:

• нефинансовые активы (основные средства, нематериальные активы, материальные запасы);
• финансовые активы (денежные средства в кассе учреждения);
• финансовые обязательства (кредиторская и дебиторская задолженности);
• данные (ценности) забалансового учета.

Этапы проведения инвентаризации

Проведение инвентаризации условно можно разделить на несколько этапов.

Первый этап - подготовительный, который включает мероприятия, предшествующие инвентаризации.

На втором этапе - техническом сверяется фактическое состояние имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета, а также заполняются инвентаризационные описи.

Третий этап - аналитический, на котором сопоставляются данные инвентаризационных описей с учетными данными, подготовленными бухгалтерией на основании первичных учетных документов. На этом этапе могут выявиться расхождения. При их обнаружении составляются ведомости, выясняются причины возникновения таких расхождений и вырабатываются предложения по отражению в учете результатов инвентаризации.

На четвертом этапе - заключительном оформляются результаты инвентаризации, вносятся бухгалтерские записи в учетные регистры.

Подготовительный этап

На этом этапе инвентаризации решаются следующие задачи:

• разрабатывается и утверждается план проведения инвентаризации (определяются дата проведения инвентаризации и перечень объектов инвентаризируемого имущества);
• подготавливается приказ о проведении инвентаризации (утверждается состав инвентаризационной комиссии);
• собираются расписки от материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие - списаны.

Как правило, инвентаризация проводится в соответствии с планом, утвержденным руководителем организации на календарный год, а также в случаях, когда ее проведение обязательно и установлена коллективная (бригадная) ответственность.

В плане следует указать:

• количество инвентаризаций;
• даты проведения инвентаризаций;
• объекты инвентаризации.

Инвентаризация проводится инвентаризационной комиссией, на которую возложена обязанность по ее проведению и которая несет ответственность за достоверность ее результатов.

Согласно п. 2.2 Методических указаний для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия в учреждении физической культуры и спорта состоит из:

• председателя инвентаризационной комиссии - директора учреждения физической культуры и спорта;
• членов инвентаризационной комиссии (главного бухгалтера, работников бухгалтерии, сотрудников учреждения).

Кроме того, согласно п. 2.3 Методических указаний членами инвентаризационной комиссии могут быть также представители внутреннего аудита (ревизионного отдела) и независимых аудиторских организаций.

Состав инвентаризационной комиссии (в случае большого объема работы - рабочие инвентаризационные группы) утверждает руководитель организации приказом или распоряжением.

Если в учреждениях одной инвентаризационной комиссии недостаточно из-за большого количества инвентарных объектов, то назначаются центральная инвентаризационная комиссия и рабочие комиссии, на которые возлагается обязанность проведения инвентаризации в отдельных подразделениях. В состав рабочих комиссий в обязательном порядке включаются работники бухгалтерии организации. Деятельность рабочих комиссий организуется и контролируется центральной комиссией.

Члены инвентаризационной комиссии должны обеспечить:

• соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия;
• полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств;
• правильность и своевременность оформления данных инвентаризации в соответствии с установленным порядком (п. 2.6 Методических указаний).

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы.

Обратите внимание: проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц и всех участников инвентаризационной комиссии (п. 2.8 Методических указаний). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации может служить основанием для признания ее результатов недействительными (п. 2.3 Методических указаний). Поэтому в случае невозможности участия хотя бы одного из утвержденных членов комиссии в инвентаризации его следует заменить, оформив это приказом руководителя.

Кроме того, на подготовительном этапе члены инвентаризационной комиссии должны получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств (п. 2.4 Методических указаний). Причем председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)". Это должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Помимо приходных и расходных документов инвентаризационной комиссии до начала инвентаризации нужно собрать расписки с материально-ответственных лиц, содержащие сведения о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, за которые они ответственны, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества или доверенности на его получение.

Технический этап

В зависимости от объекта инвентаризации ее проведение имеет свои технические особенности. Рассмотрим их.

Инвентаризация расчетов. Как правило, при инвентаризации расчетов проверяются счета:

• 205 00 000 "Расчеты с дебиторами по доходам";
• 206 00 000 "Расчеты по выданным авансам;
• 207 00 000 "Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам";
• 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами";
• 209 00 000 "Расчеты по недостачам";
• 210 00 000 "Расчеты с прочими дебиторами";
• 302 00 000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки устанавливает:

1. правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
2. правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
3. правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, по которым истекли сроки исковой давности.

Результаты инвентаризации расчетов оформляются Инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) <2> (далее - Приказ N 123н).

<2> Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами, утвержденная Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

Для тех учреждений физической культуры и спорта, которые являются плательщиками НДС, в силу внесенных Федеральным законом N 119-ФЗ <3> изменений по состоянию на 1 января 2006 г. установлена обязанность провести инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженностей по состоянию на 31 декабря 2005 г. включительно. По ее результатам плательщики НДС должны были определить дебиторскую задолженность за реализованные, но не оплаченные товары (работы, услуги), имущественные права, операции по реализации (передаче) которых признаются объектами налогообложения в соответствии с гл. 21 НК РФ, и кредиторскую задолженность за неоплаченные товары (работы, услуги), имущественные права, принятые к учету до 1 января 2006 г., в составе которой имеются суммы налога на добавленную стоимость, предъявленные к оплате продавцами товаров (работ, услуг) и имущественных прав и подлежащие налоговому вычету в соответствии с гл. 21 НК РФ. Письмо ФНС России от 27.01.2006 N ММ-6-03/85@ "О проведении инвентаризации в соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 22.07.2005 N 119-ФЗ" разъясняет, какие суммы дебиторской и кредиторской задолженностей учитываются при инвентаризации. Кроме того, в Письме дана форма справки, в которой отражаются результаты инвентаризации. Данные результаты плательщики НДС должны были направить в налоговые органы по месту своего учета одновременно с декларацией за первый налоговый период 2006 г.

<3> Федеральный закон от 22.07.2005 N 119-ФЗ "О внесении изменений в главу 21 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений актов законодательства Российской Федерации о налогах и сборах".

Инвентаризация основных средств. В п. 3.1 Методических указаний рекомендовано до начала инвентаризации основных средств проверить:

• наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
• наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации на основные средства;
• наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и (или) на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

В силу специфики своей деятельности часть учреждений физической культуры и спорта имеет большое количество спортивного инвентаря, внешне схожего друг с другом, однако имеющего разное назначение. Это осложняет как его учет, так и инвентаризацию, так как не на каждом объекте можно поставить инвентарный номер. В п. 18 Инструкции N 25н рекомендовано в таких случаях присвоенный объекту инвентарный номер применять в целях бюджетного учета с отражением в соответствующих регистрах бюджетного учета без нанесения на объект основного средства.

Практически все учреждения физической культуры и спорта перешли на автоматизированную систему учета. Поэтому при проведении инвентаризации основных средств такие сведения, как наименование инвентаризируемого объекта, его назначение и характеристики Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (Приказ N 123н), можно занести с помощью компьютера. Заполнению от руки подлежат графы 7, 8, 11, 12, 13, 14 и 15.

Обязанность руководства при инвентаризации - создать условия, необходимые для полной и точной проверки фактического наличия основных средств в установленные сроки.

Инвентаризационные описи являются первичными учетными документами. Поэтому задача инвентаризационной комиссии - наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом наличии имущества и финансовых обязательствах. Только при соблюдении этого условия можно правильно и своевременно оформить результаты инвентаризации. Описи составляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении или арендованное, составляются отдельные описи. Они должны быть заполнены четко и ясно без помарок и подчисток.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета: неправильная запись зачеркивается, а над ней вносится правильная. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них.

В конце каждой страницы описи нужно прописью указать:

• число порядковых номеров материальных ценностей на странице (прописью);
• общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности указаны.

Такая запись позволит исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

На последней странице описи должен быть сделан подсчет итогов с подписями лиц, проводивших эту проверку. Затем проставляются подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц.

Кроме того, в конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии. Также в ней делается пометка об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

В случае если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, в которых хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются. Пломбир, использующийся для этого, все время работы комиссии хранится у ее председателя.

Обратите внимание: по машинам, оборудованию и транспортным средствам в инвентарных описях указываются их заводской номер согласно техническому паспорту организации-изготовителя, год выпуска, мощность и другие индивидуальные характеристики этого объекта.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете, то есть записями декабря.

Инвентаризация нематериальных активов. Как правило, при инвентаризации нематериальных активов проверяют (п. 3.8 Методических указаний):

• наличие документов, подтверждающих права организации на их использование;
• правильность и своевременность отражения нематериальных активов на балансе.

Аналитический этап

По окончании инвентаризации инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию, где проверяется правильность их заполнения. В случае если в результате инвентаризации обнаружены расхождения между фактическими показателями и данными бухгалтерского учета, выясняются причины этих расхождений и составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) (Приказ N 123н) в двух экземплярах. Один экземпляр ведомости хранится в бухгалтерии, другой - передается материально-ответственному лицу.

В случае если инвентаризацию проводили рабочие инвентаризационные комиссии, по ее окончании все материалы по ней передаются на рассмотрение центральной инвентаризационной комиссии, которая анализирует результаты проведенной работы и выявляет причины недостач или излишков. Заседание центральной комиссии оформляется протоколом, в котором:

• фиксируются выводы и решения по результатам инвентаризации;
• отражаются результаты проверки.

Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков или недостач принимает руководитель бюджетного учреждения и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации.

Материалы работы инвентаризационной комиссии хранятся в бухгалтерии не менее пяти лет <4>.

<4> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000.

Заключительный этап

В ходе сверки фактического наличия материальных ценностей с данными бухгалтерского учета инвентаризационной комиссией могут быть выявлены недостачи или излишки.

Рассмотрим порядок их отражения в бюджетном учете.

Порядок отражения недостач

Как правило, недостачи возникают:

• по вине материально-ответственного или иного лица;
• в результате непреодолимой силы, чрезвычайных ситуаций и пр.;
• при пересортице.

Если недостача возникла по вине работника, то он обязан возместить работодателю причиненный ему действительный ущерб. Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате или порче имущества, определяется по фактическим потерям. Они рассчитываются исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день обнаружения ущерба (п. 159 Инструкции N 25н). Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи активов. При этом размер ущерба не может быть ниже стоимости имущества, которая определяется по данным первичных учетных документов организации.

В целях взыскания сумм недостач и хищений с виновных лиц оформленные в установленном порядке материалы должны быть переданы для проведения гражданского разбирательства либо возбуждения уголовного дела. При вынесении решения судом суммы недостач и хищений уточняются в соответствии с исполнительным листом.

Независимо от размера ущерба работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. Для этого ему нужно внести наличные деньги в кассу или передать равноценное имущество.

Причем сумма денежных средств, внесенная в кассу, или имущество, переданное в счет возмещения ущерба от недостачи материальных ценностей, включается в состав внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ).

Пример 1 . Перед составлением годового отчета в училище олимпийского резерва была проведена инвентаризация, в ходе которой инвентаризационной комиссией была выявлена недостача принтера. Принтер был приобретен за счет бюджетных средств. Его первоначальная стоимость составляла 3200 руб. В ходе эксплуатации на принтер была начислена амортизация в сумме 640 руб. Рыночная стоимость принтера на дату выявления недостачи - 3620 руб. Недостача была погашена виновным лицом внесением наличных денежных средств в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете указанные операции будут отражены проводками:

Как видно из приведенного примера, при отражении недостачи принтера, отнесенной за счет виновного лица, в бюджетном учете появляются доходы от реализации активов. В нашем примере это рыночная стоимость принтера, которая подлежит обложению налогом на прибыль и НДС (в случае, если учреждение не освобождено от исполнения обязанностей плательщика НДС согласно ст. 145 НК РФ). Налоговой базой по НДС следует считать разницу между рыночной и остаточной стоимостью принтера (п. 3 ст. 154 НК РФ) - 1060 руб. Налоговая ставка, согласно п. 4 ст. 164 НК РФ, будет равна 15,25% (18% / 100% + 18%), а сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет, - 161,65 руб. (1060 руб. х 15,25%).

Однако, как показывает практика, виновное в недостаче лицо может быть не обнаружено. В этом случае выявленные недостачи отражаются в бюджетном учете следующим образом.

Пример 2 . Используя условия примера 1, предположим, что виновное в хищении принтера лицо не установлено.

В этом случае операции по недостаче будут отражены следующими бухгалтерскими записями.

Иногда недостача материальных ценностей возникает вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, чрезвычайных ситуаций или в результате неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. В этом случае работник не является виновным лицом и не должен возмещать потери (ст. 239 ТК РФ).

В соответствии с пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ для целей налогового учета расходы в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, приравниваются к внереализационным расходам.

Согласно п. 5.2 Методических указаний если недостача материальных ценностей возникла не в пределах норм естественной убыли (что относительно основных средств невозможно), то в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей, должно быть решение следственных или судебных органов, подтверждающее отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.

Списание недостачи материальных ценностей, возникшей вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, чрезвычайных ситуаций или в результате неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, отражается в порядке, аналогичном показанному в примере 2.

Порядок отражения излишков основных средств

Случается, что в результате инвентаризации комиссия обнаруживает объект материальных ценностей, который не учтен в бухгалтерских документах. Тогда возникает вопрос: что делать? По мнению автора, инвентаризационная комиссия в этом случае должна:

• обратить внимание материально-ответственных лиц на факт обнаружения излишков;
• проверить, не вызваны ли излишки ошибкой в бухгалтерском учете;
• оприходовать излишки, если они не вызваны ошибками в бухгалтерских документах, по рыночной стоимости, которая определяется на дату проведения инвентаризации;
• занести сведения о выявленных излишках в инвентаризационную опись;
• отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете.

В бухгалтерском учете излишки основных средств, выявленные в ходе инвентаризации, приходуются по рыночной стоимости (п. 20 Инструкции N 25н).

Оприходование излишков в бухгалтерском учете отражается следующей бухгалтерской записью (п. 20 Инструкции N 25н):

Дебет 101 0х 310 "Основные средства"

Кредит 401 01 180 "Прочие доходы".

Ю.Калмыкова

Эксперт журнала

"Бюджетные учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1. Понятие инвентаризации, её цели.

2. Виды инвентаризации.

3. Сроки и объекты проведения инвентаризации.

4. Порядок проведения инвентаризации.

5.Документальное оформление инвентаризации.

6. Отражение результатов инвентаризации в учете.

Понятие инвентаризации, её цели

Для обеспечения контроля за сохранностью имущества и для полного соответствия данных учёта фактическим остаткам используется инвентаризация.

Инвентаризация – это установление фактического наличия средств, их источников путём пересчёта, обмера, взвешивания остатков в натуре и сличения их с данными бухгалтерского учёта.

Основными целями инвентаризации является:

Проверка правильности данных текущего учёта и выявление допущенных ошибок.

Отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций.

Контроль за сохранностью имущества.

Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов.

Проверка условий и порядка хранения материальных ценностей.

Выявление залежавшихся, неходовых, устаревших материальных ценностей.

Проверка соблюдения принципа материальной ответственности.

Проверка состояния учёта и организации движения запасов.

1. Виды инвентаризации

Различные виды инвентаризаций классифицируются по нескольким признакам:

по объёму различают полные и частичные инвентаризации;

по методу проведения – выборочные и сплошные;

по назначению – плановые, внезапные, повторные, контрольные.

Полная инвентаризация – этоинвентаризация, котораяохватывает все материальные ценности, денежные средства и расчеты с другими организациями и лицами. Она проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии. При полной инвентаризации проверяются все виды средств, которые даже не принадлежат организации, но ей используются в работе. Это, например, арендованные основные средства, товарно-материальные ценности принятые на ответственное хранение, материалы, принятые в переработку.

Частичная инвентаризация – это инвентаризация, которая охватывает часть средств организации. Это, например, инвентаризация кассы, инвентаризация материалов, связанная со сменой материально-ответственных лиц.

Выборочная инвентаризация – это инвентаризация у конкретного материально-ответственного лица, когда проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится на выбор с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится одновременно во всех структурных подразделениях предприятия.

Плановая инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем предприятия.

Внеплановая инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств. Это, например, при передаче дел от одного материально-ответственного лица другому, после стихийного бедствия, кражи.

Повторная инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация – это инвентаризация которая проводится повторно с целью проверки правильности проведения инвентаризации. Данные инвентаризации проводятся также с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц обязательно до открытия склада, секции, где проводилась инвентаризация первый раз.

Порядок проведения инвентаризаций на предприятии предпо­лагает создание постоянно действующих инвентаризационных комиссий в составе: руководителя предприятия или его замести­теля (председателя комиссии); главного бухгалтера; начальников структурных подразделений (служб); представителей обществен­ности. Для непосредственного проведения инвентаризации иму­щества создаются рабочие комиссии в составе: представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (пред­седатель комиссии); специалистов (экономиста, работника бух­галтерской службы, инженера, технолога, товароведа, кладовщи­ка и др.). В состав комиссии должны включаться опытные работ­ники, хорошо знающие инвентаризуемое имущество, порядок фор­мирования цен, первичный учет.

В межинвентаризационный период на предприятиях (органи­зациях) должны проводиться систематически проверки и выбо­рочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в ме­стах их хранения и переработки. Эти проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работниками ин­вентаризационных групп, состоящих в штате предприятия, или специальными комиссиями, в состав которых включаются долж­ностные лица, хорошо знающие товарно-материальные ценнос­ти, бухгалтерский учет и отчетность, а также представители об­щественности.

Персональный состав постоянно действующих инвентаризаци­онных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и комис­сий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризации, утверждается приказом руководителя предприятия (организации).

Рабочие инвентаризационные комиссии:

осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения и производства;

совместно с бухгалтерией предприятия участвуют в определе­нии результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списа­нию недостач в пределах норм естественной убыли;

вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хра­нения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения уче­та и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнор­мативных и неиспользуемых ценностей;

несут ответственность: а) за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя; б) за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и средств в расчетах; в) за правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, а так­же цены и т. п.); г) за правильность и своевременность-оформле­ния материалов инвентаризации в установленном порядке.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи за­ведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с цепью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответствен­ности в установленном законом порядке.

Основной задачей проверок и выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление конт­роля за сохранностью товарно-материальных ценностей, выпол­нением правил их хранения, соблюдением материально ответ­ственными лицами установленного порядка первичного учета.

Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председате­лям - контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации. Ко дню начала снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по оприходованию и расходу ценно­стей, проведены соответствующие записи в карточках (книгах) ана­литического учета и выведены остатки на день инвентаризаций.

Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет ин­вентаризационную опись.

Складские операции в период инвентаризации не производят­ся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку складского учета материа­лов и сданы в бухгалтерию организации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия то­варно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная группа обязана: опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы; проверить исправность всех весоизмерительных при­боров и соблюдение установленных сроков их клеймения; полу­чить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных цен­ностей и денежных средств.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии ин­вентаризационной комиссии, а в остальных случаях - заблагов­ременно.

Инвентаризация основных средств, сырья, материалов, гото­вой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей производится по каждому местонахождению их и ответственно­му лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.

Проверка фактических остатков производится при обязатель­ном участии материально ответственных лиц (кассиров, заве­дующих хозяйствами, кладовых, секций, торговых предприятий и т. п.).

Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного пересчета, взвешивания, обмера.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов и их количество показываются в описях по номенклатуре и в едини­цах измерения, принятых в учете.

Оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки и недостачи, а стальные показывают в ведомости общей суммой. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы и решения комиссии оформляют протоколом, утвержденным руководителем предприятия, после чего результаты инвентаризации отражают в учете.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором она была завершена, а результаты годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Инвентаризация... Звучит устрашающе. На самом деле если внимательно разобраться с тонкостями работы, то все окажется гораздо проще, чем вы думали. Совокупность действий, направленных на выявление расхождений данных, отраженных в бухгалтерском учете, с фактическим наличием, мониторинг условий хранения имущества — все это можно назвать одним словом «инвентаризация».

Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован законом. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств отражены в Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 .

Общие правила проведения инвентаризации

Очередность и сроки проведения инвентаризации прописаны в Федеральном законе о бухгалтерском учете № 129-ФЗ и Приказе Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации". Регламент проведения должен быть закреплен в учетной политике предприятия. Сроки проведения инвентаризации руководитель определяет самостоятельно, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации установлено законодательно:

• при передаче имущества (продаже, аренде);
• при реорганизации или ликвидации организации;
• при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при возникновении стихийных бедствий или чрезвычайных обстоятельств;
• при выявлении фактов хищения или порчи имущества.

Кроме плановых инвентаризаций организация может осуществлять и внеочередные инвентаризации ТМЦ, они называются внезапными и служат для усиления внутреннего контроля в компании.

Проведенные действия усиливают контроль за ведением инвентаризационной документации, повышают качество отслеживания процесса, служат механизмом выработки новых приемов проверки по отдельным секторам работы мониторинга.

Следует различать виды и принципы инвентаризации. Сплошная инвентаризация — процесс проверки всех объектов бухгалтерского учета, включая арендуемое имущество. Выборочная или сегментная инвентаризация проверяет только его часть, например, имущество, полученное для переработки.

Технология проведения инвентаризации

I. Подготовительные мероприятия.

1. Руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентаризации с указанием сроков и участков инвентаризируемого имущества, состава ревизионной комиссии.
2. Создаются и утверждаются акты, подтверждающие готовность организации. Первичные документы на имущество направляются в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности должны быть оприходованы, а брак списан. На время проведения инвентаризации все операции по приему или отпуску ТМЦ должны быть приостановлены.

II. Основной период.

1. Проводятся опись имущества, подсчет ТМЦ, денежных средств и других финансовых активов, проверяется правильность оценки и обоснованности определения указанной стоимости в бухгалтерском учете с занесением данных в графу «Фактическое наличие» инвентаризационной описи.
2. Оформляется инвентаризационная опись в 2-х экземплярах со сквозной нумерацией с обязательным подведением итогов на каждой из страниц. Проставляются подписи лиц, проводивших проверку, подписи членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.
3. Оформленная инвентаризационная опись передается в бухгалтерию.

III. Аналитический период.

1. Анализ результатов инвентаризации.

Производится сверка полученных документов с имеющимися данными в бухгалтерском учете, составляется сличительная ведомость. В качестве анализа устанавливаются фактическое местонахождение недостач и возможные причины. Выделяется пересортица. Формируются данные об излишках, определяется их рыночная стоимость. Формируются данные о недостачах излишков.

В некоторых случаях инвентаризация, а следовательно, и ее результаты могут быть признаны недействительными или оспорены при нарушении следующих обязательных норм:

• нарушение правил оформления документов;
• присутствие не всех членов комиссии и материально ответственных лиц;
• нахождение посторонних лиц на территории проведения инвентаризации;
• сокрытие фактов недостач или хищения имущества, внесение недостоверных сведений в инвентаризационную опись.

2. Отдельными документами оформляется инвентаризация имущества, находящегося на ответственном хранении, арендованного или полученного для переработки. Владельцам ТМЦ предоставляются справка о результатах проведенной работы и копия инвентаризационной описи.

3. Заполняются акты и другие документы, поясняющие расхождения между фактическим и учетным остатками товаров.

4. Принимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц.

5. Председатель комиссии утверждает итоги инвентаризации. Издается приказ (распоряжение) руководителя об утверждении результатов и итогов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения записей в регистры бухгалтерского учета.

Бухгалтерские проводки

Вывод: Правильно выполненные инвентаризационные процедуры способствуют выработке внутренней дисциплины на предприятии, развивают навыки сегментной проверки, повышают качество ведения внутренней документации.

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель - найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы - время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек - вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц - для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем - качество или отсутствие на складе - оформить соответствующие акты, а далее - передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .