Если виновные лица не установлены. Списание недостачи при отсутствии виновных лиц

Недостача - это физическое отсутствие денежных и материальных средств, включая товары и основные средства, выявленное в результате проведения контрольных процедур, ревизии, инвентаризации (термин 172 ГОСТ Р 51303-2013, утв. Приказом Росстандарта от 28.08.2013 № 582-ст). Одно дело, когда виновники недостачи известны и готовы ее компенсировать. А если виновные лица отсутствуют? О списании недостачи при отсутствии винновых лиц расскажем в нашем материале.

Как учесть недостачу

Для учета недостачи предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». На этом счете обобщается информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи.

Обнаруженная при инвентаризации недостача имущества отражается по дебету счета 94 с кредита счетов:

• 01 «Основные средства»;
• 08 «Вложения во внеоборотные активы»;
• 10 «Материалы»;
• 41 «Товары»;
• 43 «Готовая продукция»;
• 50 «Касса» и других.

Как списать недостачу, если виновные лица отсутствуют

Если предпринятые организацией меры не позволили выявить виновных лиц, ответственных за недостачу, то сумма недостачи, отраженная на счете 94, подлежит списанию на основании приказа.

Если недостача образовалась сверх норм естественной убыли или нормы по недостающему имуществу не утверждены, недостача относится в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Налоговые последствия недостачи

НДС со списываемого недостающего имущества, который раньше был принят к вычету, восстанавливать не нужно, ведь НК не упоминает недостачу в числе случаев, когда НДС подлежит восстановлению (п. 3 ст. 170 НК РФ , Письма ФНС от 17.06.2015 № ГД-4-3/10451@ , от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@).

Убытки от недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц могут быть учтены в составе внереализационных расходов при документальном подтверждении соответствующим уполномоченным органом того, что виновные лица отсутствуют (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Таким документом может быть постановление ОВД о приостановлении предварительного следствия по причине того, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено (

Положения выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета в виде недостачи имущества и его порчи в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации. Таким образом, при отсутствии виновных лиц суммы, учтенные на счете 94, списываются в следующем порядке: Дебет 20 (26, 44) Кредит 94- списана недостача в пределах норм естественной убыли; Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 94- списана недостача сверх норм естественной убыли. На основании п.

Списание недостачи при отсутствии виновных лиц

Как учесть недостачу Для учета недостачи предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». На этом счете обобщается информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи.

Обнаруженная при инвентаризации недостача имущества отражается по дебету счета 94 с кредита счетов:

• 01 «Основные средства»;
• 08 «Вложения во внеоборотные активы»;
• 10 «Материалы»;
• 41 «Товары»;
• 43 «Готовая продукция»;
• 50 «Касса» и других.

Как списать недостачу, если виновные лица отсутствуют Если предпринятые организацией меры не позволили выявить виновных лиц, ответственных за недостачу, то сумма недостачи, отраженная на счете 94, подлежит списанию на основании приказа.

Списываем недостачу

Методических рекомендации по учету МПЗ).Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция), для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи, предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Списание недостающего товара со счета его учета отразится проводкой: Дебет 94 Кредит 41 «Товары»- установлена недостача товара в ходе инвентаризации.
В соответствии с п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ, п. 30 Методических указаний по учету МПЗ, п.

Порядок списания недостачи, когда виновное лицо не установлено

Такой порядок следует из пункта 13 ПБУ 10/99 и Инструкции к плану счетов. Недостача имущества, списанного с баланса Ситуация: как отразить в бухучете недостачу имущества, не числящегося на балансовых счетах (например, материалов, списанных в учете на расходы)? Имущество, по которому обнаружена недостача, принадлежало организации Если выявлена недостача имущества, которое не числится на балансе, уменьшение имущества, имеющегося в наличии, не происходит.

Однако для организации такая недостача признается ущербом. Порядок отражения такой недостачи в бухучете зависит от причин ее возникновения.

Недостача имущества может произойти:- по причине естественной убыли;- в результате форс-мажорных обстоятельств (наводнение, пожар и т. д.);- по вине материально-ответственного лица (иных виновных лиц);- по неустановленным причинам (виновные не найдены).

Как отразить в бухучете и при налогообложении недостачи при инвентаризации

Ситуация: можно ли взыскать недостачу с уволенного сотрудника? С сотрудником был заключен договор о коллективной материальной ответственности. Инвентаризация проводилась после увольнения Ответ: нет, нельзя.

В статье 232 Трудового кодекса РФ сказано, что расторжение трудового договора не освобождает сотрудника от возмещения ущерба. Но чтобы доказать, что недостача имущества возникла по вине сотрудника, нужно было провести инвентаризацию при его увольнении.
По прошествии времени доказать вину уволенного сотрудника нельзя. Значит, и взыскать недостачу также нельзя. Списание при отсутствии виновных лиц Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества списывайте на финансовые результаты организации.

Сумму недостачи относите к прочим расходам.

Учет недостачи зависит от того, по какой причине она возникла:- по причине естественной убыли (для материально-производственных запасов (МПЗ));- по вине материально-ответственного лица;- в результате форс-мажорных обстоятельств (наводнение, пожар и т. д.). Это следует из подпункта «б» пункта 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Недостачу и порчу ценностей в пределах норм естественной убыли относите на издержки производства и обращения на основании распоряжения (приказа) руководителя организации. Такую недостачу определяйте после пересортицы. Взаимный зачет недостач и излишков проводите:- за один и тот же проверяемый период;- у одного и того же проверяемого лица;- в отношении запасов одного и того же наименования;- в тождественных количествах.

Стоимость недостающего имущества определяйте по данным бухучета.

Как списать недостачу бензина без виновных лиц

Сдача СЗВ-М на директора-учредителя: ПФР определился Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя. Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ! < …

О подозрительных операциях клиента аудиторы будут сообщать «куда надо» Госдума одобрила поправки в «антиотмывочный» закон, согласно которым у аудиторских организаций и индивидуальных аудиторов появится обязанность уведомлять Росфинмониторинг о вызывающих подозрение сделках и операциях аудируемого лица. < … Главная → Бухгалтерские консультации → Бухгалтерский учет Актуально на: 31 октября 2016 г.
Недостача – это физическое отсутствие денежных и материальных средств, включая товары и основные средства, выявленное в результате проведения контрольных процедур, ревизии, инвентаризации (термин 172 ГОСТ Р 51303-2013, утв.

Важно

Если недостача образовалась сверх норм естественной убыли или нормы по недостающему имуществу не утверждены, недостача относится в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». Налоговые последствия недостачи НДС со списываемого недостающего имущества, который раньше был принят к вычету, восстанавливать не нужно, ведь НК не упоминает недостачу в числе случаев, когда НДС подлежит восстановлению (п.

3 ст. 170 НК РФ, Письма ФНС от 17.06.2015 № ГД-4-3/ , от 21.05.2015 № ГД-4-3/). Убытки от недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц могут быть учтены в составе внереализационных расходов при документальном подтверждении соответствующим уполномоченным органом того, что виновные лица отсутствуют (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Внимание

При этом сделайте проводку: Дебет 20 (23, 44…) Кредит 94– списана стоимость недостающих товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли. Такой порядок следует из пункта 5.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г.

№ 49, и Инструкции к плану счетов. Возмещение ущерба виновным лицом Недостачу МПЗ сверх норм естественной убыли, а также недостачу другого имущества относите на виновных лиц. В этом случае сотрудник должен возместить организации всю сумму причиненного ущерба (ст.
243 ТК РФ). Размер ущерба определяйте исходя из рыночной цены недостающего имущества, но не ниже его стоимости по данным бухучета (ст. 246 ТК РФ).
Перейти к загрузке файла Предусмотрено списание убытков от недостачи имущества на финансовые результаты организации в случаях, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков. В таких случаях согласно Методическим указаниям по инвентаризации в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей, должны быть решения следственных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо должен быть отказ суда во взыскании ущерба с виновных лиц. В бухгалтерском учете на основании указанных документов суммы недостач, учтенные первоначально на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списываются в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы».

В бухучете недостачу, выявленную при проведении инвентаризации, отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества. Недостающие товарно-материальные ценности (материально-производственные запасы) отражайте по фактической себестоимости, которую определяйте по данным бухучета.

Основные средства – по остаточной стоимости. При этом сделайте проводку: Дебет 94 Кредит 01 (10, 41, 43, 50…)– отражена стоимость недостачи, выявленной при инвентаризации. Такой порядок установлен в Инструкции к плану счетов. На счетах бухучета недостачу отражайте в момент завершения инвентаризации (составления акта) или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (т. е. не позднее 31 декабря отчетного года) (п. 5.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Предприятия розничной торговли в результате проведения инвентаризации или при приеме товаров от поставщиков выявляют недостачи и излишки ТМЦ. Сегодня мы поговорим о том, как свести к минимуму инвентаризационные разницы ТМЦ, а также рассмотрим на примерах особенности учета пересортицы в различных ситуациях.

Анна Горина,
владелец группы компаний «СИНТЕЗ»,
специалист по финансам, учету и отчетности
по международным стандартам

Исчерпывающего определения понятия «пересортица» в законодательстве вы не найдете. Поэтому выясним суть этого понятия путем рассмотрения конкретных ситуаций, в которых бухгалтер сталкивается с зачетом пересортицы ТМЦ.

Главным документом, регулирующим вопросы учета зачета пересортицы (как один из способов урегулирования инвентаризационных разниц), является Инструкция № 69.

По результатам инвентаризации могут быть выявлены недостачи и излишки ТМЦ. Таким образом, можно сказать, что пересортица - это одновременно недостаток и избыток товара, который имеет одинаковое название, но разный сорт. В результате выявления пересортицы возникает потребность перевести товары из одного сорта в другой.

Заметим также, что пересортица свойственна только запасам.

Причины возникновения пересортицы

Пересортица возникает в случае нарушения порядка приема и хранения товаров на складе и при отсутствии надлежащего внутреннего контроля за движением товаров (их внутренним перемещением, отпуском со склада покупателям и пр.). Иногда причиной пересортицы является обычная невнимательность материально ответственного лица, которое отпускает товары. Обычно пересортицу выявляют либо при приеме товаров, либо в случае проведения инвентаризации.

Если пересортица выявлена при приеме товаров от поставщика, материально ответственное лицо (или комиссия), которое их принимает, должно составить акт об отклонениях, выявленных при получении ТМЦ. Указанный документ составляется в двух экземплярах по форме № М-7 «Акт о приеме материалов», предусмотренной Постановлением № 241, и утверждается руководителем предприятия.

1 из 1

Если же пересортица выявлена при инвентаризации, составляется протокол инвентаризационной комиссии, в котором отражаются все выявленные разницы (излишки и недостачи ТМЦ). В соответствии с пп. «в» пп. 11.12 Инструкции № 69 указанный протокол должен быть рассмотрен и утвержден руководителем предприятия в пятидневный срок.

Прежде чем провести зачет пересортицы, нужно выяснить, является ли недостача следствием естественной убыли запасов. Если нет, то следует установить лиц, виновных в возникновении недостатков и излишков ТМЦ. В протоколе инвентаризационной комиссии приводятся исчерпывающие пояснения по всем инвентаризационным разницам (как материально ответственных лиц, так и членов инвентаризационной комиссии (при необходимости)).

В соответствии с пп. «а» пп. 11.12 Инструкции № 69 взаимный зачет излишков и недостач вследствие пересортицы может быть проведен только при одновременном выполнении условий, приведенных на Схеме .

1 из 1

Отражение в учете пересортицы

Если сумма недостач не перекрывается суммой излишков, убытки от таких недостач (сверх норм естественной убыли) должны быть компенсированы за счет виновных лиц. Пока виновные в недостаче лица не установлены, разница относится к составу прочих расходов операционной деятельности (по Дт субсчета 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей») за счет уменьшения соответствующих счетов учета ТМЦ. Вместе с тем до установления виновных в недостаче лиц балансовая стоимость списанных ТМЦ должна учитываться на забалансовом счете 072 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей».

После установления виновных лиц сумма недостач, превышающая сумму излишков в результате проведения пересортицы, отражается по Дт субсчета 375 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» и Кт субсчета 716 «Возмещение ранее списанных активов» в сумме, подлежащей возмещению виновными.

Если в течение срока исковой давности виновные в пересортице лица не установлены, сумма недостач, которая превышает излишки ТМЦ и учитывалась на забалансовом счете 072, списывается.

В ситуации, когда недостача меньше излишка, положительная разница подлежит оприходованию. Для этого корреспондируются счета учета соответствующих материальных ценностей и других операционных доходов (субсчет 719 «Другие доходы от операционной деятельности»).

В налоговом учете положительная разница от зачета недостач и излишков подлежит включению в другие доходы для расчета налога на прибыль за отчетный налоговый период (пп. 135.5.15 НК).

Что касается НДС, то суммы выявленных сверхнормативных недостач ТМЦ рассматриваются как не использованные в хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому при списании такие ТМЦ считаются реализованными по обычным ценам, а их стоимость является базой для начисления налоговых обязательств по НДС (пп. «г» п. 198.5 НК).

1 из 1

Рассмотрим различные ситуации, когда нужно проводить зачет пересортицы, на числовых примерах.

1 из 1

Отражение в учете пересортицы, когда недостачи ТМЦ превышают излишки.

• излишек шурупов 3,5×35 (субсчет 281/1) в количестве 100 шт. по цене 8,00 грн (без НДС) на сумму 800,00 грн;
• недостача шурупов 3,9×35 (субсчет 281/2) в количестве 100 шт. по цене 9,00 грн (без НДС) на сумму 900,00 грн.

Лица, виновные в недостаче ТМЦ, не установлены. Инвентаризационная комиссия приняла решение провести пересортицу шурупов и сверл. Оснований для применения норм естественной убыли нет.

Бухгалтерский и налоговый учет пересортицы по данным примера 1 отражен в таблице 1.

Таблица 1
№ п/п		Бухгалтерский учет		Сумма, грн	Налоговый учет
					Доход	Расходы
Недостачи превышают излишки
	Отражен зачет недостач и излишков по пересортице шурупов
	Списана незачтенная сумма недостачи товаров на складе
	Начислены налоговые обязательства по НДС
	Отнесены расходы на финансовые результаты

1 из 1

Отражение в учете пересортицы, когда излишки ТМЦ превышают недостачи.

На предприятии, которое является плательщиком НДС, проведена инвентаризация. Основной вид деятельности предприятия - торговля строительными материалами. В протоколе инвентаризационной комиссии указаны следующие результаты:

• излишек краски желтой (субсчет 281/3) в количестве 30 шт. по цене 53,00 грн (без НДС) на сумму 1 590,00 грн;
• недостача краски зеленой (субсчет 281/4) в количестве 30 шт. по цене 50,00 грн (без НДС) на сумму 1 500,00 грн.

Инвентаризационная комиссия приняла решение провести пересортицу красок. Оснований для применения норм естественной убыли нет.

Бухгалтерский и налоговый учет пересортицы по данным примера 2 приведен в таблице 2.

Таблица 2
№ п/п		Бухгалтерский учет		Сумма, грн	Налоговый учет
					Доход
Излишки превышают недостачи
	Отражен зачет недостач и излишков по пересортице краски
	Отражено превышение стоимости излишков над недостачами на складе
	Отнесен доход (на сумму излишка) на финансовый результат

1 из 1

Отражение в учете пересортицы, когда недостачи превышают излишки. Виновное лицо не установлено.

На предприятии, которое является плательщиком НДС, проведена инвентаризация. Основной вид деятельности предприятия - торговля продуктами питания. В результате инвентаризации выявлена пересортица товара:

• недостача крупы манной (субсчет 281/5) 600 кг по цене 8,00 грн на сумму 4 800,00 грн;
• излишек крупы гречневой (субсчет 281/6) 400 кг по цене 10,00 грн на сумму 4 00,00 грн.

По результатам инвентаризации инвентаризационная комиссия приняла решение провести пересортицу крупы на сумму 4 000,00 грн. Разницу в 800,00 грн решено распределить следующим образом: 50 грн списать по нормам естественной убыли, остальные 750,00 грн - отнести на виновное лицо, которое на момент выявления пересортицы еще не установлено.

Бухгалтерский и налоговый учет пересортицы по данным примера 3 приведен в таблице 3.

Таблица 3
№ п/п		Бухгалтерский учет		Сумма, грн	Налоговый учет
					Доход	Расходы
Недостачи превышают излишки; виновное лицо не установлено
	Отражен зачет недостач и излишков по пересортице крупы
	Отражено списание недостачи крупы манной в пределах норм естественной убыли
	Отражено списание недостачи крупы манной сверх норм естественной убыли (виновное лицо не установлено)
	Отражена сумма недостачи на забалансовом счете 072
	Начислено налоговое обязательство по НДС
	Отражен финансовый результат

1 из 1

Выявление пересортицы и ее урегулирование в учете являются важными задачами финансового отдела предприятия. Пересортица проводится в целях установления достоверных данных по остаткам ТМЦ и правильного их отражения в учете. Результаты, утвержденные инвентаризационной комиссией, отражаются в бухгалтерском учете в месяце окончания инвентаризации, но не позднее декабря текущего года, и включаются в налоговую и финансовую отчетность. Зачет инвентаризационных разниц отражается только в аналитическом учете. На налоговый учет такой зачет не влияет.

1 из 1

Нормативная база

НК - Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 № 2755-VI.

Инструкция № 69 - Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Минфина от 11.08.1994 № 69.

Постановление № 241 - постановление Госкомстата СССР «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» от 28.12.1989 № 241.

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Для списания испорченных товаров организации необходимо провести инвентаризацию. По результатам ее проведения стоимость испорченных и непригодных к дальнейшему использованию самой организацией или продаже (с уценкой) товаров списывается в бухгалтерском учете в состав прочих расходов.
Стоимость списываемых товаров также может быть учтена в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
Восстанавливать НДС, ранее правомерно принятый к вычету, не требуется.
В акте на списание товаров в качестве причины можно указать: "Порча товаров вследствие протечки кровли на складе".

Обоснование позиции:

Бухгалтерский учет

Для отражения в бухгалтерском учете операций с материально-производственными запасами (МПЗ) организации следует руководствоваться:
- ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" (далее - ПБУ 5/01);
- Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания);
- Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее - План счетов).
Товары являются частью МПЗ (п. 2 ПБУ 5/01, п. 2 Методических указаний). Согласно п.п. 5, 12 ПБУ 5/01 товары принимаются к учету по фактической себестоимости, которая не подлежит изменению после их принятия к учету.
Выбытие МПЗ имеет место, в частности, в результате их порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий (п. 124 Методических указаний).
Пунктом 22 Методических указаний установлено, что при выявлении фактов порчи имущества, а также в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, в обязательном порядке проводится инвентаризация (смотрите также Минфина России от 25.12.2015 N 07-01-12/76134).
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определен в Методических указаниях, утвержденных Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Указания по инвентаризации).
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, представители службы внутреннего аудита организации, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.) (п.п. 2.2, п. 2.3 Указаний по инвентаризации).
Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация ( Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Поэтому списание испорченных товаров должно производиться в том отчетном периоде, в котором проходила инвентаризация.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации в первую очередь руководителем организации должен быть издан приказ о проведении внеплановой инвентаризации ( Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 1.5 Указаний по инвентаризации).
С учетом положений Закона N 402-ФЗ для оформления приказа может быть использована (утверждена Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).
В приказе должно быть указано, какое имущество подлежит инвентаризации (например материально-производственные запасы, находящиеся на складе N..). В качестве причины проведения инвентаризации можно указать, например: "Выявление порчи имущества, вызванной протечкой кровли".
При проведении инвентаризации комиссия должна (п. 125 Методических указаний):
- осмотреть МПЗ;
- установить причину непригодности к использованию МПЗ (например, протечку кровли);
- выявить виновных лиц или установить их отсутствие;
- определить возможность использования МПЗ на другие цели или возможность их продажи;
- оформить документацию по результатам инвентаризации, в том числе акт на списание МПЗ;
- предоставить документацию на утверждение руководителю организации;
- провести совместно с экономическими службами (специалистами) организации оценку рыночной стоимости МПЗ при понижении их физических свойств и определить стоимость отходов (утиля, лома и т.п.);
- осуществить контроль за утилизацией непригодных к дальнейшему использованию МПЗ.
Первичными документами, являющимися основанием для отражения операции по выбытию товаров в результате порчи, могут быть (ч. , Закона N 402-ФЗ):
- документы по учету результатов инвентаризации (могут быть приняты за основу формы, предусмотренные Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 и от 27.03.2000 N 26, такие как: инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); сличительная ведомость (форма N ИНВ-19); ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26));
- заключение о факте порчи запасов, полученное от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций (п. 31 Методических указаний). Таким документом может являться "Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей" (можно взять за основу форму ТОРГ-15, утвержденную Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);
- акт на списание товаров (п. 126 Методических указаний), например по форме ТОРГ-16. В рассматриваемой ситуации в акте на списание товаров в качестве причины списания может быть указана: "Порча товаров вследствие протечки кровли на складе".
Стоимость МПЗ, которые выбывают в результате порчи, списываются с учета по фактической себестоимости. Стоимость выбывающих ценностей списывается с кредита счета 41 "Товары" (счета 10 "Материалы") в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" до появления у организации оснований, позволяющих покрыть недостачу за счет соответствующих источников (пп. "б" п. 29, п.п. 127, 128 Методических указаний).
Из п. 30 Методических указаний следует, что суммы, учтенные на счете 94, в зависимости от источников возмещения в дальнейшем списываются:
- в пределах норм естественной убыли - на счета учета затрат или (и) на расходы на продажу (20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы" и др., 44 "Расходы на продажу");
- за счет виновных лиц;
- на финансовые результаты организации (счет 91, субсчет "Прочие расходы"), в случае, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них.
Потерявшие первоначальный вид и свойства МПЗ, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой) одновременно приходуются организацией по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи (пп. "б" п. 29 Методических указаний).
С учетом изложенного полагаем, что операции по списанию товаров (материалов) в рассматриваемой ситуации могут сопровождаться следующими записями в учете:
Дебет 94 Кредит 41 (10)
- отражено списание фактической себестоимости испорченных товаров (материалов);
Дебет 10 (41) Кредит 94
- оприходованы по рыночной стоимости (с учетом физического состояния) МПЗ, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой);
Дебет 91 Кредит 94
- отражено списание потерь от порчи товаров (материалов), непригодных к использованию, за счет финансового результата организации.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Недостачи, выявленные в процессе инвентаризации , обнаруживаются часто. И людям, напрямую не причастным к исчезновению имущества (его порчи), но несущим за данное имущество материальную ответственность, приходится отвечать. Работодатель обычно объясняет материально ответственным работникам их обязанности, но далеко не все граждане знают свои права.

Поэтому, в случае обнаружения недостачи (порчи) имущества, прежде чем подписывать документы, нужно обязательно обратиться к юристу. Иначе всю ответственность владелец предприятия свалит на плечи одного ответственного человека, хотя доступ к ценностям могли иметь многие.

К тому же за обеспечение сохранности имущества, к примеру, от негативного влияния окружающей среды, должны нести ответственность и те лица, которые нематериально ответственные, но в чьи обязанности входит обеспечивать условия для надежного хранения товара.

Как проходит инвентаризация?

1. Результаты инвентаризации рассматривает инвентаризационная комиссия. Ее задача:

• установить меру ответственности каждого лица при выявлении недостачи;
• истребовать сомнительные дебиторские задолженности, разобраться с возможностью перевода долга и с бартерными операциями;
• составить опись объектов, непригодных к использованию, не подлежащих восстановлению;
• выявить причины недостачи (иногда излишков);
• получить от материально ответственных лиц объяснения по фактам образования недостачи.

2. В составленном протоколе фиксируются:

• решения;
• выводы;
• предложения.

3. Если речь идет о пришедших в негодность производственных запасах, то должны быть указаны:

• причины порчи;
• виновные лица.

4. По имеющимся данным понадобится составить и утвердить заключительный акт инвентаризации.

5. Периоды инвентаризации бывают следующие:

• годовая инвентаризация – отраженная в годовом отчете;
• инвентаризация за определенный период - с указанием месяца, в котором зафиксированы последние данные.

Недостачу, выявленную в бухгалтерском учете нужно оформлять согласно установленному порядку.

Естественная убыль

Недостача (порча) имущества может находиться в пределах нормы, указывающей на естественную убыль. При производстве продукции или ее обращении обычно указываются проценты возможных издержек. Когда же эти нормы превышаются, ответственность несут виновные лица.

Списание убытков

Воспользовавшись надежным юридическим сопровождением, можно будет доказать в суде, что обвиняемый в нанесении убытков человек не является виновным лицом. Иной раз виновные лица не могут быть установлены инвентаризационной комиссией, и факты подтасовываются. Далее дело отправляется в суд. Но задействованный юрист поможет суду разобраться в ситуации и отказать организации во взыскании убытков с конкретного лица.

Недостающее (испорченное) имущество списывается. Тогда этот негативный фактор становится одним из результатов финансовой деятельности организации. В иных ситуациях фирме приходится корректировать баланс, увеличивая незапланированные расходы. Вариант решения должен принимать непосредственно руководитель организации.

Пересортица

Организация определяет пределы, в которых естественная потеря ценностей считается допустимой. Однако недостачу конкретных ценностей могут компенсировать излишки по пересортице. И только после выявления недостачи, которая не покрывается пересортицей, следует утверждать о фактической недостаче ценностей. Тогда в акте указывается наименование именно тех ценностей, по которым установлена недостача. Вот к ним и применяется норма естественной убыли.

Устанавливаются виновные лица . Они могут отвечать:

• за недостачу материальных ценностей (денежных средств);
• за порчу сверх нормы естественной убыли.

При списании ценностей следует принять к сведению:

• решение следственных органов;
• решение судебных органов;
• заключение по вопросу порчи ценностей, составленное отделом технического контроля.

Это не только реальная возможность наказать виновных. Такие документы помогают:

• подтвердить отсутствие виновных лиц;
• отказать в праве взыскания ущерба с лиц, якобы виновных в недостаче.

Взаимный зачет недостачи , возникшей при пересортице, допускается в случае, если:

• недостача и излишки возникли единовременно (в определенный период);
• проверяемое лицо в этот период не менялось;
• товарно-материальные ценности имели одно наименование и тождественные количества.

После юридической консультации ответственному лицу будет проще представить объяснения для инвентаризационной комиссии, чтобы снять с себя излишнюю ответственность. Конкретные виновники пересортицы могут быть не установлены, и тогда суммарную разницу списывают:

• в фирмах – на издержки производства, а также обращения;
• в бюджетных организациях – на снижение финансирования (уменьшение фондов).

Фактические потери

Выявляя размер ущерба, учитывают положения ст. 246 ТК РФ . Фактическую потерю, которую понес работодатель, составляет рыночная цена товара, определяемая в данной местности в тот день, когда был причинен ущерб. Учитывают степень износа имущества. Хотя оценка этого имущества с учетом указанных показателей не должна быть ниже той, что указана в данных бухгалтерского учета. В положениях ФЗ РФ также указано, в каких размерах должен быть возмещен ущерб, причиненный работодателю:

• умышленной порчей;
• хищением;
• недостачей (утратой) определенных видов ценностей.

Иногда размер ущерба, причиненного фактически, превышает номинально указанный размер, и это также следует учитывать.

Практикующий адвокат хорошо знаком со всеми основными нормами законодательства (с Приказом Минфина РФ № 94н от 31.10.2000 г., с п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета, с другими положениями) и всеми нововведениями. В суде он напомнит прецедентные ситуации, которые помогут решить проблему клиента.