Налоговый регистр по ндфл образец. Регистр налогового учета по ндфл – назначение и порядок ведения

Регистр налогового учёта по НДФЛ разрабатывается организациями самостоятельно. Бухгалтеру следует подробно изучить вопрос о составлении регистра и его грамотном заполнении. Поскольку правильность оформления и заполнения - залог правильного начисления и удержания самого налога. Есть общие требования по наличию обязательных данных в регистре. Разработанная форма и образец должны быть утверждены учётной политикой организации. Какая информация должна содержаться в регистре по НДФЛ рассмотрим в статье.

Обязательные данные, которые должны содержаться в регистре по НДФЛ

Статьей 230 НК РФ определено, какие данные обязательно должны отражаться в регистре учёта по НДФЛ:

1. Данные об идентификации налогоплательщика;

Об организации следует указать:

• ИНН/КПП;
• код налогового органа;
• полное наименование организации.

О физическом лице:

• ФИО полностью;
• паспортные данные;
• дата рождения;
• гражданство;
• адрес по месту регистрации или нахождения;
• статус (резидент/нерезидент)

От последнего пункта зависит ставка налога для физических лиц. Согласно налоговому кодексу, резидентом является лицо, которое находится на территории России более 183 дней в году. Ставка налога для нерезидента 30 %, для резидента от 9 до 13 %, в зависимости от вида дохода.

2. Вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и предоставленных налоговых вычетов, а также расходов и сумм, уменьшающих налоговую базу, в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов;

Каждый вид дохода или вычета имеет свой код. Информация формируется по каждому коду отдельно. Например, заработная плата отражается под кодом 2000, а расчеты по больничному листу 2300. С 2018 года добавились новые коды дохода. Например, для компенсации за отпуск - 2013, начисления в виде выходного пособия - 2014, 2611 - код для списанной с организации безнадежной задолженности.

3. Суммы дохода и даты их выплаты;

4. Статус налогоплательщика;

5. Даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему Российской Федерации;

Дата получения дохода - это последний день месяца, это закреплено в налоговом кодексе. При увольнении сотрудника в середине месяца, датой получения дохода будет являться последний рабочий день.

При выплате отпускных - дата выплаты. Тоже самое касается и оплаты по больничным листам. Перечислить НДФЛ с этих выплат следует до конца месяца, в котором они были начислены.

6. Реквизиты соответствующего платежного документа.

Особенности заполнения регистра

Данные по каждому сотруднику заполняются отдельно. То есть на каждого сотрудника создаётся отдельный регистр. Все начисления указываются помесячно с разбивкой по кодам, аналогично и вычеты.

Выплаты с разными кодами дохода указываются отдельно.

Если имеются выплаты, которые не облагаются НДФЛ, то их можно не указывать.

Однако если выплаты не облагаются до какой-то определенной суммы, то их нужно указать. Поскольку тогда будет сразу видно, когда следует начать начислять НДФЛ.

Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан платить заработную плату не реже 2 раз в месяц. Однако выплата аванса не считается доходом, НДФЛ с этой суммы не перечисляется. И в регистре дату аванса можно не указывать.

Периодичность составления определяется работодателем. Но лучше составлять его ежемесячно, чтобы данные отражались своевременно и всегда были актуальными. От этого зависит правильность исчисления вычетов и удержаний.

Пример заполнения регистра по НДФЛ

Заполним регистр по НДФЛ на одного сотрудника за первый квартал 2018 года.

Сидоров Александр Алексеевич получает ежемесячную заработную плату в размере 50000 рублей, в том числе НДФЛ. Он написал заявление на предоставление стандартного вычета, так как имеет несовершеннолетнего ребенка. Вычет в размере 1400 рублей предоставляется до тех пор, пока совокупный доход сотрудника за год не достигнет 350000 рублей.

В первом разделе указываются реквизиты организации - налогового агента:

• ИНН/КПП;
• код налогового органа;
• наименование организации;
• ОКТМО.

Второй раздел содержит данные налогоплательщика - физического лица:

• ИНН (при наличии). В случае отсутствия поле следует оставить пустым;
• Паспортные данные;
• Дата рождения;
• Адрес проживания;
• Статус (1 - резидент, 2 - нерезидент, 3 - высококвалифицированный иностранец).

Третий раздел:

• Доход, облагаемый по ставке 13 % с предыдущего места работы, если имеется;
• Основание для предоставления стандартных вычетов (заявление на вычет);
• Для имущественного вычета необходимо указать реквизиты документа (обычно это справка с налоговой инспекции, в которой указаны код ИФНС, дата выдачи, номер справки или уведомления).

Далее за каждый месяц заполняется табличная часть. Заполним на основании имеющихся данных. Предположим, что сотрудник полностью отработал три месяца, без отпуска и больничных листов. Тогда за каждый месяц проставляем полную заработную плату за месяц в размере 50000 рублей. Это оплата по трудовому договору, поэтому код дохода 2000. Если имеется доход по другим кодам, то добавляются отдельные строки и вписываются суммы, относящиеся к этим кодам.

Следующая строка - стандартные налоговые вычеты. Сотрудник получает данный вид вычета за ребенка - код вычета 126. Поскольку предела 350000 рублей суммарный доход за три месяца не достиг, вычет предоставляется все три месяца.

Строка «имущественный вычет» не заполняется, так как вычет не предоставляется.

Строка «налоговая база по ставке 13 %» заполняется в соответствии с условиями примера за каждый месяц и нарастающим итогом. Сумма определяется как разность между начисленной заработной платой и применяемыми вычетами. В нашем случае.

Формировать форму нужно каждый месяц, как только начисляется сумма заработной платы к выдаче. Ранее бланк представлял собой карточку, но начиная с отчетности за 2011 год, он преобразован в налоговый регистр, вести который обязаны все работодатели. Обязательными для заполнения являются следующие поля формы:

• доходы за квартал с помесячной разбивкой
• полагающиеся по НК РФ вычеты
• фактически уплаченные в казну суммы НДФЛ

ВАЖНО: заполнять форму нужно с учетом принятой кодификации доходов, отчислений, вычетов.

Информация 1 НДФЛ – база для идентификации работника в качестве налогоплательщика и основание для присвоения ему соответствующего статуса. В обязательном порядке здесь указываются:

• даты выплаты доходов работникам
• даты произведенных удержаний
• суммы каждого вознаграждения и удержания
• реквизиты платежей

Сейчас, когда документ формируется на базе автоматизированного решения 1С, сложностей с составление формы по всем правилам не возникает.

Обратите внимание: если фирма-агент в срок не представит 1 НДФЛ по запросу ФНС в период проверки, ее ждет штраф 10 000 руб. на основании нормы статьи 120 Кодекса.

1 НДФЛ бланк 2017: термины и понятия

Давайте для начала определимся с терминологией и основными понятиями. Это особенно актуально для тех, кто впервые формирует данную форму. Им будет полезен следующий глоссарий:

• Подоходный налог или НДФЛ – федеральный налог на все поступлений в качестве доходов физических лиц в размере 9/13/30/35 % в зависимости от характера поступлений. Регламент расчетов по НДФЛ определен гл. 23 НК РФ.
• 1 НДФЛ 2017 бланк скачать можно в Сети. Форма утверждена приказом ФНС еще в 2003 году, номер документа БГ-3-04/583. Титульная страница выглядит так:

Именно эту форму чаще всего считают «первичкой» по учету доходов физического лица в рамках сотрудничества с конкретным работодателем.

• Регистр налогового учета доходов по НДФЛ – своего рода аналог карточки 1-НДФЛ от 2003 года, который может быть сформирован в свободной форме, если его содержание дает исчерпывающую информацию о начислениях и удержаниях по сотрудникам за налоговый период.

Кто заполняет 1 НДФЛ на сотрудника?

Хотя данные в документе напрямую относятся к начислениям и удержаниям по каждому конкретному сотруднику предприятия или ИП, заполнять форму должны не работники, а их налоговые агенты, то есть – текущие работодатели. Сотрудники бухгалтерии формируют 1 НДФЛ в качестве регистра налогового учета. При этом они следуют следующим правилам:

• карточка-регистр составляется по данным каждого месяца на основании текущих итоговых ведомостей по заработной плате и прочих вознаграждений и доходов сотрудников предприятия
• именно бухгалтер-расчетчик, который по роду своей службы рассчитывает заработную плату, готовит базовые данные для заполнения формы и формирует документ на основании ежемесячных начислений

ВАЖНО: не отражаются в указанном регистре следующие виды начислений в пользу сотрудника:

• пособия из средств фонда на обеспечение сотрудниц выплатами на основании больничного листа по беременности и родам
• выплаты в пользу сотрудника, обусловленные рождением ребенка или его усыновлением
• все обусловленные трудовым законодательством страны денежные выплаты, связанные со статусом безработного

Нормы права: что диктует закон?

• учет поступлений и вычетов ведет налоговый агент
• использовать для отражения сумм следует налоговый регистр
• регистром учета можно считать форму 1 НДФЛ

В каком порядке следует подавать карточки?

Ежемесячно бухгалтерия работодателя или фирма-аутсорсер формируют карточку 1-НДФЛ. Это одновременно и бухгалтерский, и налоговый учет доходов. Вся процедура сводится к нескольким простым действиям:

• составить ведомость учета доходов в разрезе сотрудников
• учесть в таблице зарплату, отпускные, премии, компенсации
• сформировать документ по форме 1 НДФЛ
• направить данные по регламентированной форме в ФНС

Обратите внимание, в актуальной форме 1 НДФЛ 9 разделов:

Раздел 3

Раздел 4

Раздел 5

Раздел 6

Идентификация работника специалистом налоговой службы проходит по параметрам: доходы, вычеты, платежи, долги, реквизиты, и конечно – личные данные налогоплательщика.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Законодательством принято несколько новшеств, поскольку государство стремится получать достоверную информацию о доходах и налоговых удержаниях с сотрудников. Регистр по НДФЛ призван оказывать помощь бухгалтеру для грамотного составления и , а потому к его формированию следует подходить очень внимательно.

Подробное изучение и анализ данных из этого регистра позволяют своевременно выявлять какие-либо нарушения в налоговом учете и вовремя их исправлять. Так что же представляет собой регистр учета по НДФЛ?

Что такое регистр налогового учета по НДФЛ

Понятие

В бухгалтерском учете существуют самые разнообразные синтетические и аналитические регистры, основным предназначением которых является отображение информации по какому-либо счету. Регистр — это своего рода отчетная информация о том, какие движения были осуществлены по тому или иному счету за конкретный период времени. Что касается НДФЛ, то этот налог имеет собственный регистр учета, в котором отражаются конкретные данные по сотруднику о суммах начисленного, удержанного и перечисленного налога на доходы.

Единой формы этого документа не предусмотрено законодательством, а потому бухгалтер должен самостоятельно разработать эту форму отчетности. Многие компьютерные программы для осуществления бухгалтерского учета имеют стандартный вид регистра по НДФЛ, которым легко можно пользоваться. В нем содержится подробная информация о том, какие виды доходов были получены, какие суммы НДФЛ были начислены и удержаны у работника, а также перечислены в государственный бюджет.

Цель использования

Для чего вообще необходимо формировать регистр по НДФЛ и можно ли обойтись без него? Следует отметить, что данная форма отчетности позволяет бухгалтеру решить несколько важных задач, к которым относятся:

• достоверное разнесение доходов по их кодировкам;
• правильное исчисление налога, подлежащего удержанию их доходов сотрудника;
• возможность анализа всех операций, проводимых в части расчета, удержания и перечисления НДФЛ;
• формирование справок 2-НДФЛ по каждому сотруднику.

Понятие и особенности регистра налогового учёта по НДФЛ рассмотрены этим видео:

Формирование регистра

Регистр, формируемый для анализа НДФЛ по сотруднику, как правило, состоит из нескольких блоков. К ним относятся:

1. основные сведения об организации. Сюда включается информация, которая непосредственно характеризует , в том числе его , ИНН и КПП, и любые другие необходимые данные;

1. основные сведения о сотруднике. Поскольку регистр составляется отдельно на каждого сотрудника, он должен содержать подробные сведения о нем. К такой информации относятся ФИО, идентификационный номер налогоплательщика, паспортные данные, адрес регистрации и любая другая необходимая информация;

1. доходы, полученные сотрудником. Данный блок содержит достаточно большой объем информации, разделенный по месяцам и кодам. Каждый вид дохода имеет свою собственную кодировку, которая также отражается и в справке 2-НДФЛ, а потому эти данные обязательно должны совпадать. Кроме того, в этом разделе должна быть информация о том, сколько именно налога удержано в целом за месяц по всем видам дохода;

1. . В этом блоке необходимо отразить, какие именно вычеты — личные, или социальные были предоставлены сотруднику. От их размера зависит тот размер налога, который был удержан в том или ином месяце;

1. размер исчисленного налога. В данном разделе отражается информация о том, какой размер налога и в какую дату был начислен на доходы сотрудника. Для различных доходов существует своя дата начисления налога, а потому именно это различие должно отображаться в данной части регистра;

1. размер удержанного налога. Данный блок содержит информацию о том, какой размер налога и в какую дату был удержан с доходов сотрудника. Для различных доходов существует своя дата удержания налога, а потому именно это различие должно отражаться в данном разделе регистра;

1. размер перечисленного налога. В этой части регистра по НДФЛ отражается информация о том, когда именно был перечислен налог и в каком размере. Дата перечисления зависит от того, к какому виду относится доход, поскольку все они отличаются этой характеристикой;
2. предоставленные справки. В регистре налогового учета также отражается информация о том, когда сотруднику выдавались справки 2-НДФЛ. При этом обязательно указываются их номера и даты, которые также разносятся в специальном .

Бланк регистра можно бесплатно , а посмотреть пример оформления — ниже.

Регистр налогового учета по НДФЛ (образец заполнения)

Подписывать отчет обязательно должен бухгалтер, составивший данный налоговый регистр, поскольку именно он несет ответственность за правильность формирования и отображения данных. Кроме того, регистр подписывает и руководитель организации, так как он является полностью ответственным за финансово-хозяйственную деятельность предприятия в целом.

Срок хранения

Что касается срока хранения налоговых регистров по НДФЛ, то он составляет 4 года, причем документы по начислению дохода и удержанию налога также должны сохраняться. Это необходимо потому, что налоговая инспекция имеет право прийти в организацию с , и тогда ее сотрудники обязательно попросят регистры по НДФЛ на проверку.

Поскольку ИФНС может проверить начисление и удержание НДФЛ за три предыдущих календарных года, необходимо в обязательном порядке сохранять регистры, чтобы избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов. Регистры достаточно хранить за каждый календарный год с помесячной разбивкой в документах, и при этом они должны быть сформированы на каждого сотрудника по отдельности.

Регистры налогового учета можно вести и в 1С, о чем расскажет данное видео:

Юридические лица и предприниматели обязаны сдавать 6 НДФЛ. Этот отчет появился недавно, с 2016 года, и отличается от привычного 2 НДФЛ тем, что содержит сведения обо всех физических лицах. Отчетность формируется по данным налогового регистра.

Организации обязаны создавать налоговые регистры и отражать в них обобщенные сведения, необходимые для расчета сборов в бюджет. По НДФЛ заполняется отдельный документ. Его составление преследует следующие цели:

Проверка со стороны контролирующих органов, своевременности и правильности

• уплаты налогов;
• проверка данных, предоставляемых ИФНС, самими налогоплательщиками;
• упрощение процесса заполнения налоговой отчетности.

Законодательно не установлено типовых форм налоговых регистров. Это означает, что предприятие может разработать документ самостоятельно, в свободной форме.

К составлению документа предъявляются следующие требования:

• Данные должны заполняться непрерывно в хронологическом порядке;
• структура регистра должна быть простой и понятной;
• включаются все сведения, влияющие на формирование налоговой базы;
• заполняется в специализированных, электронных программах или на бумаге.

На главной странице формы указываются реквизиты налогового агента. Сама форма представлена в виде таблицы. Для заполнения документов в табличной форме удобно использовать Excel. Благодаря функции поиска в документе легко можно найти необходимые данные. Таблица также имеет и другие возможности, упрощающие работу с данными:

1. Сортировка и фильтры;
2. Математические формулы. Использование формул программы позволяет во многом автоматизировать ввод данных. Благодаря соответствующим настройкам Excel, при заполнении прибыли физических лиц можно автоматически рассчитать налог с учетом вычетов и других нюансов.

Несмотря на то, что регистр налогового учета по НДФЛ самостоятельно разрабатывается и утверждается каждой организацией, предусмотрен порядок, где обязательно должны отражаться:

• Сведения о сотрудниках компании, позволяющие четко идентифицировать каждого налогоплательщика (ФИО работника, дата рождения, ИНН, адрес и т.д.);
• налоговый статус сотрудника;
• перечень доходов;
• сведения по налоговым вычетам и суммам, которые могут уменьшить базу для расчета;
• дату выплаты вознаграждений;
• размер рассчитанного и удержанного налога;
• даты удержания и перечисления НДФЛ;
• реквизиты платежного поручения по уплате налога.

Помимо указанных данных для заполнения налогового регистра можно отразить дополнительную информацию:

• Ставка налога;
• авансовые платежи (если работают иностранцы по патенту);
• налог, который не получилось удержать;
• налог, возвращенный предприятием;
• дату получения дохода;
• крайний срок уплаты налога, по закону.

Внимание! Если организация уже применяет подобный документ для 2 НДФЛ, его можно просто вести дальше и использовать при сдаче 6 НДФЛ. Либо по желанию, заводится отдельный документ.

Когда бухгалтер все же решит составить отдельный регистр на 6 НДФЛ, целесообразно указать в нем те же сведения, которые содержатся в бланке отчета. Поскольку форма сдается по всем работникам компании, графу с информацией по налогоплательщику (сотруднику) нужно заменить и указать графу с количеством работников, которым выплачивался доход.

Другие особенности заполнения отчета, какие необходимо учесть при составлении налогового регистра:

• Сдается каждые три месяца;
• заполняется нарастающим итогом по налоговым ставкам;
• заполняется по каждой разновидности дохода.

Скачать бланк налогового регистра для 6 НДФЛ.

Какова ответственность при отсутствии документа

Отчет должен заполняться по данным регистра, поэтому его отсутствие является нарушением законодательства, и виновник несет ответственность в соответствии со ст. 120 НК РФ. Это карается штрафными санкциями в размере 10 – 40 тыс. рублей. На каждого правонарушителя штраф накладывается в индивидуальном порядке, в зависимости от длительности нарушения и того, как оно повлияло на расчет налоговой базы.

Налоговый агент может оспорить наложенные на него санкции в судебном порядке в следующих случаях:

1. Регистры есть и ведутся в организации, но они не зафиксированы в учетной политике. В этом случае претензии контролеров не правомерны, так как это требование не носит обязательный характер. Однако, во избежание судебных споров, лучше утвердить формы документов в УП;
2. Документ ведется, но сведения в графах заполнены не полностью. Инспекция может посчитать такой документ не действительным, так как он нарушает требование по полноте учета. Недействительный регистр приравнивается к отсутствию документа, а за это полагается штраф. Но, если речь идет о дополнительных сведениях, а не обязательных, это не может служить основанием для признания такого регистра недействительным;
3. Отсутствие “построчных” регистров. В ходе проверки у налоговиков, могут возникнуть вопросы по заполнению той или иной строки, и они могут запросить дополнительный документ, расшифровывающий ее. При отсутствии такового, накладывают штраф. Однако НК РФ не содержит такого требования, значит, данная позиция ИФНС незаконна.

Важно! Если отсутствуют обязательные сведения, регистр будет признан недействительным, и оспорить штраф не получится.

Заключение

Сведения в отчетности по НДФЛ должны соответствовать информации в регистре. Его заполнение является обязательным для всех налогоплательщиков. Бланк утверждается самостоятельно. На предприятии может вестись один регистр по подоходному налогу или несколько по каждому виду отчетов. За отсутствие или неверное заполнение, предусмотрена ответственность в виде штрафа.

Налоговый учет тоже строится на , данные которых разносятся в соответствующие регистры.

В регистрах происходит накопление необходимой для налогообложения информации.

Поэтому их заполнение не менее важно для расчета налога, чем наличие подтверждающей хозяйственную операцию документации.

Что такое налоговый регистр?

Точное определение, что собой представляет налоговый регистр, в Налоговом Кодексе РФ присутствует лишь в главе 25 «Налог на прибыль» – в ст.314. В этой статье сказано, что налоговыми регистрами являются формы , в которых для целей расчета налогов происходит систематизация данных за конкретный период.

Дополнительно к этому определению из анализа каждой главы Налогового кодекса, посвященной своему налогу, можно выделить общие характеристики налоговых регистров :

• группировка данных происходит без распределения по бухгалтерским счетам;
• систематизация информации в регистрах происходит за отчетный период, с нарастающим итогом или без такового – в зависимости от специфики налога;
• данные берутся из первичных документов, справок бухгалтера и иных аналогичных источников;
• формирование налоговых данных происходит на основании утвержденной ;
• регистры могут быть представлены на бумаге или в электронном виде;
• записи в регистрах ведутся в строгом хронологическом порядке, без пропусков и изъятий;
• хранение регистров должно обеспечить им защиту от несанкционированных исправлений;
• все исправления вносить могут только лица, на которых возложена ответственность за ведение регистров.

Стоит отметить, что налоговые регистры предназначены не просто для систематизации данных, а для правильного и достоверного определения . Из них берутся сведения для составления деклараций и для внесения налоговых платежей.

Регистр для учета НДФЛ: форма, содержание и структура

Все регистры для налогового учета можно условно разделить на две группы :

• общие регистры . К ним относится, например, налогоплательщиков, которые применяют упрощенный налоговый режим (утв. Минфином РФ в Приказе №135н, 22.10.12г.); Книга учета доходов для предпринимателей, которые работают на (Приказ №135н, МинФин РФ, 22.10.2012г.), и т.д.
  В этих Книгах происходит учет всех операций, которые имели место быть в ходе предпринимательской деятельности и отражение которых обязательно для целей расчета налогов и вытекает из требований норм соответствующих налоговых глав. Формы этих Книг строго унифицированы и не подлежат корректировке налогоплательщиком. Кроме того, данные регистры часто истребуются налоговыми органами при проведении ими камеральных проверок деклараций;
• аналитические регистры. Название «аналитический» закреплено в статье НК РФ 314, но находит свое применение и в иных налоговых главах. В частности, в главе 23 «НДФЛ», в статье 230 закреплена обязанность налогового агента по отражению всех доходов, выплаченных им своим сотрудникам и иным физическим лицам, в регистрах.

Форма самого регистра по НДФЛ, а также порядок отражения в нем данных аналитического характера, разрабатываются налоговым агентом самостоятельно.

Но при этом указанный документ должен содержать в себе сведения следующего характера:

• все доходы, какие получены физическим лицом, и все предоставленные ему . Налоговые вычеты и доходы в регистре показываются только те, которые за налоговый период были получены от налогового агента. Например, имущественный вычет, если его предоставил налоговый орган, не отражается в регистре по НДФЛ;
• вся сумма рассчитанных и удержанных налогов НДФЛ;
• данные о налогоплательщике, позволяющие четко идентифицировать его;
• вид выплаченных этому лицу доходов и предоставленных вычетов;
• расходы и иные суммы, которые могут в соответствии с нормами главы 23 НК РФ уменьшать налоговую базу. А также виды этих расходов и иных платежей.
  Виды доходов, вычетов и расходов проставляются с отражением кодов, которые утверждены ФНС РФ в приказе №ММВ-7-11/387@ от 10.09.15г.
  даты выдачи (перечисления) доходов;
• даты удержания НДФЛ с доходов физического лица;
• даты перевода в бюджет удержанных налогов;
• реквизиты документов, которые подтверждают перечисление налогов в бюджет;
• статус физического лица, как налогоплательщика. Этот статус должен быть идентичен тому, какой впоследствии будет проставляться в форме «Справка 2-НДФЛ». Взять сведения о статусе можно из приказа ФНС РФ №ММВ-7-11/485@ от 30.10.15г. А чтобы правильно проставить статус, можно руководствоваться письмом ФНС РФ № БС-4-11/4272@ от 15.03.16г. В этом письме рассмотрены отдельные вопросы по оформлению справки № 2-НДФЛ.

Все вышеуказанные реквизиты носят обязательный характер, а потому они должны все присутствовать в налоговом регистре. Однако дополнить новыми реквизитами данную форму можно, если этого требует специфика расчетов с физическими лицами или специфика самой хозяйственной деятельности налогового агента.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Порядок заполнения, ведения и хранения

Данный налоговый регистр заводится только на тех лиц, для которых предприниматель или организация являются источниками доходов.

При этом :

• сам регистр должен содержать в себе сведения за налоговый период, т.е. за календарный год;
• все сведения в регистре указываются с нарастающим итогом – для целей подготовки формы 6-НДФЛ, которая составляется и сдается по окончании квартала, 6-ти, 9-ти месяцев и года. При этом итог выводится по каждому месяцу начисления дохода с последующим обобщением за квартал, 6 месяцев и т.д.
• готовится документ в отечественной валюте – в рублях. Причем, сумма налога к внесению в бюджет и к удержанию из доходов налогоплательщика рассчитывается в целых рублях (без копеек) и с соблюдением всех правил округления (свыше 50 копеек – все округляется в сторону увеличения). Что касается отражения доходов, то они проставляются в той сумме, в какой начислены, – без округлений. Сведения о начисленных доходах берутся из расчетных ведомостей;
• заводится регистр на каждого налогоплательщика, в отношении которого была произведена выплата дохода;
• заполняться регистр может и от руки, и с помощью программного обеспечения, но только тем лицом, которое ответственно за расчет оплаты труда и иных вознаграждений в пользу физических лиц. Именно этот сотрудник вправе вносить изменения в регистр и подтверждать выполненные им корректировки своей подписью;
• в регистр сведения вносятся из первичных документов, которые содержат в себе данные о начисленных и выплаченных доходах, о начисленных, удержанных и переведенных в бюджет суммах налогов;
• регистр составляется по окончании месяца, когда есть точные и конечные данные о доходах, вычетах и прочих показателях. Но итоговые данные по регистрам должны быть готовы и проверены к моменту заполнения 6-НДФЛ за соответствующий период.

Хранится регистр не менее 5-ти лет на предприятии; в условиях, которые защищают его от несанкционированного внесения в него корректировок. Если регистр составлен в электронной форме, то в течение всего срока его хранения должна быть обеспечена возможность вывода данных регистра на бумажный носитель.

Нюансы оформления

Идентифицирующими данными налогоплательщика, которые должны быть отражены в шапке регистра, являются:

• фамилия и имя физического лица, а отчество – если предусмотрено;
• дата рождения указывается полностью – число, месяц и все цифры года;
• сведения о документе, удостоверяющем личность. Этим документом может быть не только паспорт, но и военный билет, удостоверение беженца, и иные;
• ИНН (если он есть у налогоплательщика);
• гражданство;
• адрес проживания в РФ и адрес прописки, в том числе и за пределами РФ.

Тут же – в шапке регистра – следует указать и статус налогоплательщика .

Виды доходов – это отдельная графа в регистре, которая должна стоять до или после графы с суммой дохода и датой его выплаты.

Виды вычетов можно узнать из того же приказа, который утверждает коды для доходов, – из приказа №ММВ-7-11/387@, утвержденного ФНС РФ 10.09.2015г. Коды вычетов проставляются рядом с графой, отражающей их денежное выражение.

Дата получения дохода должна соответствовать дате фактической выдачи зарплаты и иного дохода из кассы (наличными) или с расчетного счета (при переводе средств на банковские карты налогоплательщиков).

В регистре должны быть указаны также:

• ставка НДФЛ (отдельной графой);
• сумма исчисленного и удержанного налога;
• полная дата удержания налога;
• полная дата его перечисления в бюджет, которая соответствует дате списания средств с расчетного счета налогового агента;
• реквизиты платежного поручения, которые можно получить в банке из выписки по расчетному счету. В регистр вносится дата платежного документа и его номер.

Что касается отражения необлагаемых сумм доходов, то мнения по этому поводу делятся. Поэтому если указанные суммы не найдут своего отражения в налоговом регистре, то это не будет ошибкой.

Правилам ведения данных регистров посвящена следующая видео лекция: