Е. Букач, эксперт АКДИ "Экономика и жизнь"

Должна ли организация в обязательном порядке вести налоговый учет для исчисления налога на прибыль? Какие формы регистров налогового учета организация может применять? Если расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом нет, то могут ли в качестве налоговых регистров применяться распечатки по счетам бухгалтерских программ? Какие могут быть применены санкции за отсутствие регистров налогового учета?

Налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета (ст. 313 НК РФ).

Налоговый учет - система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с Налоговым кодексом РФ.

На этом основании приходим к выводу, что ведение налогового учета - это обязанность, а не право налогоплательщика.

Система налогового учета организуется самостоятельно исходя из принципа последовательности перехода от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета устанавливается в учетной политике для целей налогообложения, которая утверждается приказом руководителя. Налоговые и другие органы не могут устанавливать обязательные формы документов налогового учета.

Подтверждением данных налогового учета являются:

первичные учетные документы (включая бухгалтерскую справку);

аналитические регистры налогового учета;

расчет налоговой базы.

Такой перечень установлен в ст. 313 НК РФ. На основании этого перечня можно сделать вывод о необходимости ведения регистров налогового учета.

Регистры налогового учета - это аналитические документы, в которые заносится информация, необходимая для исчисления налога на прибыль. На основании этой информации составляется расчет налоговой базы. Об этом говорится в ст. 314 НК РФ.

В связи с тем, что единой утвержденной формы регистров налогового учета не существует, организация должна разрабатывать ее самостоятельно и указывать в учетной политике для целей налогообложения прибыли.

Формы регистров налогового учета должны содержать следующие реквизиты:

наименование регистра;

период составления;

измерители операций в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;

наименование хозяйственных операций;

подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных реквизитов.

Статьей 313 НК РФ предусмотрено, что если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы, налогоплательщик вправе самостоятельно вносить в применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительные реквизиты, формируя тем самым регистры налогового учета, либо вести самостоятельные регистры налогового учета.

Таким образом, если расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом нет, то распечатки по счетам бухгалтерских программ могут являться регистрами налогового учета.

Организация может воспользоваться рекомендациями по составлению указанных регистров налогового учета "Система налогового учета, рекомендуемая ФНС России для исчисления прибыли, в соответствии с нормами главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации".

Таким образом, формы регистров организация вправе разрабатывать самостоятельно. При этом она может воспользоваться рекомендациями ФНС России по составлению налоговых регистров. К тому же организация вправе использовать данные аналитического учета, разработанные в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета, при условии, что информация содержит все необходимые сведения для расчета налога на прибыль.

К аналогичному выводу пришел Минфин России в письме от 01.08.2007 № 03-03-06/1/531.

В статье 120 НК РФ предусмотрена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Под грубым нарушением понимается, в частности, отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета. Налоговые регистры в данной норме не упоминаются.

Таким образом, по нашему мнению, при отсутствии регистров налогового учета ст. 120 НК РФ не применяется.

Следует отметить, что налоговое законодательство не содержит санкций за отсутствие регистров налогового учета.

Каких правил налоговым агентам следует придерживаться при заполнении регистра налогового учета по НДФЛ?

Где взять бланк, что и когда отразить в документе? Есть ли образец, на который можно опираться при формировании регистра?

Молодые специалисты вряд ли слышали о таком документе, как 1-НДФЛ, ведь сейчас вместо него заполняют налоговые регистры. Что же это такое, для чего и когда используется?

Этот бланк относится к первичной документации предприятия, поэтому разобраться с его составлением просто необходимо, чтобы корректно формировать данные для заполнения 2-НДФЛ. Какие сведения содержит Налоговый кодекс?

НДФЛ – налог, который занимает следующее место после налога на прибыль и НДС. Поэтому стоит разобраться во всех нюансах налогообложения.

Рассмотрим, кто, когда и как должен исчислять сумму налога и уплачивать ее в бюджет. Обратимся к нормативной базе, где прописаны все необходимые данные.

Основы налогообложения

НДФЛ – налог на доход физического лица, который является прямым платежом, осуществляемым населением Российской Федерации.

Плательщиками такого налога являются граждане России и другие лица, что получают прибыль в пределах российской территории (иностранцы и лица без гражданства).

Плательщики могут быть резидентами и нерезидентами. От статуса будет зависеть размер используемой при расчетах подоходного налога ставки.

Определить, является лицо резидентом или нерезидентов, можно при подсчете количества дней пребывания в РФ. Если суммарное количество за 12 месяцев превысит 183, лицо считается резидентом ().

Объект обложения налогом:

В 217 статье также содержится список видов прибыли, что не облагается налогом. НДФЛ могут уплачивать сами физические лица или их налоговые агенты.

Агентом признается фирма, ИП, нотариус, адвокат, обособленное подразделение иностранного предприятия, работающего в пределах РФ, от которых получено прибыль.

Расчеты налога на доход физического лица проводятся налоговым агентом нарастающим итогом по окончанию каждого месяца.

Налоговая база – получение прибыли в деньгах или натуральном выражении, которая может уменьшаться на налоговый вычет, предусмотренный , .

Допускается использование вычетов только в тех случаях, когда доход облагается НДФЛ по ставке 13%. В иных ситуациях льготы такого плана не предоставляются ( , ).

Перечислим возможные ставки (ст. 217, 214 НК):

Сроки перечисления исчисленного налога:

Уплата производится в территориальный орган налоговой инспекции, где фирма состоит на учете, или где живет сам плательщик (при перечислении НДФЛ за себя).

Необходимая документация

Налоговыми агентами и отдельными физическими лицами должна подаваться декларация, составленная по .

Граждане должны представить такой вид отчетности в двух случаях:

• когда есть необходимость самостоятельного исчисления и перечисления сумм НДФЛ в государственные структуры (при получении дохода от продажи имущества, выигрышах, а также в отношении того дохода, с которого не было удержано налог агентом);
• при желании получить налоговые вычеты, то есть возместить часть уплаченного налога из бюджета.

Сдавать декларацию нужно до конца апреля в следующем году после окончания налогового периода. Допускается заполнять бланки в электронном виде или от руки.

Помимо декларации необходимо готовить и такие справки:

1. – бланк, в котором отражаются доходы конкретного работника, что были получены в течение налогового периода. Если такой отчет не подан своевременно, лицо уплатит штраф, предусмотренный . При нарушении порядка подачи, искажении сведений в документе также применимы правила, описанные в . Обязанность составлять 2-НДФЛ должен исполнять налоговый агент, который перечсиляет сумму заработка или иные средства работнику.
2. При желании гражданина получить детский вычет, стоит подать соответствующее заявление ().
3. (при необходимости).
4. Налоговый регистр – документ, где отражена прибыль плательщика НДФЛ, суммы налогов, которые с него удержаны, предоставленные вычеты.

Нормативная база

Правила предусмотрены для заполнения налоговой карточки, но они могут использоваться и при ведении налогового регистра.

Та прибыль, что освобождена от обложения налогом в рамках установленного норматива, в регистрах фиксируется. К примеру, матпомощь не будет облагаться НДФЛ, если ее сумма выйдет за пределы 4 тыс. рублей (п. 28 ст. 217 НК).

Подать заявление о возврате с выпиской можно в течение 3 лет с момента, когда налог уплачен ().

Часто возникающие вопросы

Если о декларации и другой документации в законодательстве содержится много информации, то при формировании регистра налогового учета возникает немало вопросов.

К примеру, не ясно, сдавать такой отчет или нет, распечатать его или можно оставить на электронных носителях, кому подписать такие бланки. Разберемся в таких нюансах.

Нужно ли распечатывать документ?

В законодательстве нет правил о хранении регистра налогового учета. А значит, сохранять такую документацию можно по общим правилам с остальной бухгалтерской отчетности.

Хотя регистр и является внутренним документом организации, на его основании ведется налоговый учет. Бланки не нужно будет никуда относить – они должны оставаться на предприятии.

Но представители уполномоченных структур могут запросить регистры при проведении камеральных проверок.

Кто подписывает регистр налогового учета?

Справка должна быть подписана руководителем фирмы или другим должностным лицом, которое имеет такое право в соответствии с внутренней документацией (приказами директора и т. п.).

Регистры могут подписывать:

• главные бухгалтеры;
• заместители главбуха;
• бухгалтеры, что несут ответственность за проведение расчетов заработной платы.

При формировании регистров налогового учета налоговые агенты должны руководствоваться общими рекомендациями.

Но за работодателями остается право составлять свой бланк и вписывать данные в соответствии со своими разработками.

Главное – документ у вас должен быть, чтобы при необходимости можно было его предъявить.

Главный принцип налогового учета заключается в группировке данных первичных документов в аналитические регистры в соответствии с требованиями налогового, а не бухгалтерского законодательства для

формирования налоговой базы по налогу на прибыль и заполнения налоговой декларации.

Аналитические регистры налогового учета - сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями Налогового кодекса, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета. Это разработочные таблицы, ведомости, журналы, в которых группируются данные первичных учетных документов для формирования налоговой базы по налогу на прибыль без отражения на счетах бухгалтерского учета. Они могут вестись как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Согласно ст.314 НК РФ формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налогоплательщиком самостоятельно и устанавливаются приложениями к учетной политике организации для целей налогообложения. В то же время формы аналитических регистров налогового учета обязательно должны содержать следующие реквизиты, установленные ст.313 НК РФ:

Наименование регистра;

Период (дату) составления;

Измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражениях;

Наименование хозяйственных операций;

Подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.

МНС (ФНС) России облегчило бухгалтерам задачу создания собственных налоговых регистров, разработав систему налогового учета, рекомендуемую для исчисления прибыли. С ней можно ознакомиться на сайте МНС (ФНС) России в интернете www.nalog.ru .

Следует отметить, что регистры налогового учета, разработанные МНС России, устанавливают методологические принципы ведения налогового учета и формирования показателей налоговых регистров. Разработанные регистры могут быть расширены, дополнены, разделены или преобразованы другим образом с учетом специфики деятельности конкретной организации. Кроме того, организации имеют право разработать свои собственные налоговые регистры без использования регистров, рекомендуемых МНС России.

Все налоговые регистры, условно разделены на пять групп:

1. Регистры промежуточных расчетов

2. Регистры учета состояния единицы налогового учета

3. Регистры учета хозяйственных операций

4. Регистры формирования отчетных данных

5. Регистры учета целевых средств некоммерческими организациями Группа регистров промежуточных расчетов наиболее обширна по

количеству регистров и регистров-расчетов.

Все регистры, входящие в данную группу, можно условно разделены на несколько подгрупп:

Общего назначения (формирование стоимости объекта учета);

По учету внеоборотных (нематериальных) активов;

Формирующие данные об учете и движении товарно-материальных запасов (3 регистра);

Формирующие данные о задолженностях предприятия (3 регистра);

Отражающие операции по страхованию работников (3 регистра);

По гарантийному ремонту (2 регистра);

По расходам на ремонт (2 регистра);

По учету уступки прав требования (1 регистр).

Регистры промежуточных расчетов предназначены для отражения и хранения информации о порядке проведения налогоплательщиком расчетов промежуточных показателей, которые необходимы для формирования налогооблагаемой прибыли.

В регистрах учета состояния единицы налогового учета систематизируется информация о состоянии показателей объектов учета, которые используются более одного отчетного (налогового) периода. Регистры должны вестись таким образом, чтобы можно было обеспечить отражение данных о состоянии объектов учета на каждую текущую дату и их изменении во времени. Содержащаяся в регистрах информация используется для формирования суммы расходов, подлежащих учету в составе того или иного элемента затрат в текущем отчетном периоде.

Регистры учета хозяйственных операций являются источником систематизированной информации о проводимых организацией операциях, которые влияют на величину налоговой базы в конкретных периодах.

Что касается регистров формирования отчетных данных, то, как следует из названия группы, они содержат информацию и служат инструментом получения значений, непосредственно заносимых в конкретные строки налоговой декларации.

Группа регистров учета целевых средств некоммерческими организациями содержит три регистра: регистр поступлений, регистр учета их использования и регистр нецелевого использования.

М.П. Захарова, юрист

Все ли документы налогового учета - регистры?

За отсутствие или неправильное заполнение каких налоговых регистров могут оштрафовать по ст. 120 НК РФ

По ст. 120 НК может быть штраф :

• <если> нарушения совершены в течение одного налогового периода и не повлекли занижения налоговой базы - 10 000 руб.;
• <если> нарушения совершены в течение более одного налогового периода - 30 000 руб.;
• <если> нарушения повлекли занижение налоговой базы - 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

После многолетнего обсуждения необходимости введения налоговой ответственности за отсутствие регистров налогового учета или неправильное их заполнение такая ответственность в НК РФ появилась. С 3 сентября прошлого года грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения считается, в частностист. 120 НК РФ ; подп. «в» п. 45 ст. 1 , п. 1 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ :

• отсутствие регистров налогового учета;
• систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в регистрах налогового учета операций, движения денег, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.

Не возникает сомнений в том, что налоговые органы, руководствуясь обновленной ст. 120 НК РФ, будут штрафовать за отсутствие или неправильное заполнение книг покупок и продаж, книги учета доходов и расходов упрощенцев, регистров по налогу на прибыль.

“ Если согласно НК РФ налогоплательщик обязан вести какой-либо учетный документ в целях исчисления налога, то этот документ с полным правом можно отнести к регистрам налогового учета. К таким документам, в частности, относятся книги продаж и покупок, книга учета доходов и расходов, хотя они и не названы регистрами. Поэтому отсутствие или систематическое неправильное заполнение книг покупок и продаж, книги учета доходов и расходов упрощенцев являются грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, ответственность за которые установлена ст. 120 НК РФ.
Правила ведения регистров налогового учета, предусмотренные ст. 313 НК РФ, предполагают известную долю свободы налогоплательщика, однако их ведение является обязательным. И за их отсутствие налогоплательщиков также можно оштрафовать по ст. 120 НК РФ” .

Так ли это на самом деле?

Что такое регистры налогового учета

При внесении поправок разработчики упустили из виду, что в первой части НК РФ не дано понятие регистра налогового учета. Регистры там лишь вскользь упоминаютсяп. 4 ст. 88 НК РФ . В частности, сказано, что в ходе камеральной проверки налогоплательщик может представить в инспекцию выписки из регистров налогового учета.

В Законе о бухгалтерском учете есть понятие регистра бухгалтерского учетап. 1 ст. 10 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» . Однако вывести из него понятие налогового регистра тоже нельзя. Ведь это термин налогового законодательства, и его должен определить именно НКп. 3 ст. 11 НК РФ .

Понятие налогового регистра можно найти в гл. 25 «Налог на прибыль организаций». Так, аналитические регистры налогового учета - это сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями настоящей главы, без распределения по счетам бухгалтерского учета. В регистрах должна систематизироваться и накапливаться информация из принятых к учету первичных документов и аналитические данные налогового учета для расчета налоговой базыст. 314 НК РФ .

Согласитесь, определение очень удачное. И, например, книги учета доходов и расходов упрощенцев вполне ему соответствуют. Только вот распространять понятие регистра, данное для целей налога на прибыль, на остальные налоги без специального указания на это непосредственно в НК нельзяРешение ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04 . А его нет.

Как видим, состав правонарушения в ст. 120 НК сформулирован недостаточно определенно, а это противоречит принципам установления ответственностип. 4 мотивировочной части Определения Конституционного суда РФ от 06.12.2001 № 257-О .

Внимание

По ст. 120 НК РФ можно штрафовать за отсутствие или неправильное заполнение только документов, прямо названных налоговыми регистрами в НК РФ.

А значит, это тот редкий случай, когда можно говорить о неясности налогового законодательства, которая должна толковаться в пользу налогоплательщикап. 7 ст. 3 НК РФ . Поэтому если какой-либо документ Кодекс прямо не называет налоговым регистром, то и штрафовать за его отсутствие или неправильное заполнение нельзя.

Это общие правила. А теперь рассмотрим, какие конкретные налоговые документы можно назвать регистрами.

Книги покупок и продаж

Все плательщики НДС должны вести книги покупок и продаж. Но регистрами налогового учета их не называют ни Кодексп. 3 ст. 169 НК РФ , ни даже Правила ведения этих книгутв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 . Забавно, но можно сказать, что сам Минфин России не считает книги покупок и продаж регистрами. Если мы заглянем в разработанный им Порядок заполнения налоговой декларации по НДС, то увидим, что она составляется на основании книг продаж, книг покупок и данных регистров налогового учетап. 4 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость, утв. Приказом Минфина России от 15.10.2009 № 104н .

Вывод

Несмотря на то что и бухгалтеры, и суды часто называют книги покупок и продаж налоговыми регистрамиПостановления ФАС ВВО от 24.08.2009 № А82-15261/2008-27 ; ФАС ВСО от 11.05.2010 № А33-3985/2008 ; ФАС УО от 05.05.2010 № Ф09-2994/10-С2 ; ФАС СЗО от 14.03.2006 № А56-1646/2005 ; Девятого арбитражного апелляционного суда от 12.08.2009 № 09АП-15822/2008-АК, 09АП-16330/2008-АК , для целей привлечения к ответственности по ст. 120 НК они регистрами налогового учета не являются. За их отсутствие или неправильное заполнение штрафовать нельзя.

Книга учета доходов и расходов у упрощенцев

Называет ли НК РФ этот документ налоговым регистром? В главе по УСНО нет ни слова о налоговых регистрах. В ст. 346.24 «Налоговый учет» НК РФ говорится лишь о том, что упрощенцы должны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу при УСНО в книге учета доходов и расходов.

Минфин России и налоговые органы ранее иногда называли книгу учета доходов и расходов упрощенцев налоговым регистромПисьма Минфина России от 15.04.2003 № 16-00-14/132 , от 15.12.2003 № 04-02-05/1/108 ; Письмо УМНС России по г. Москве от 27.12.2001 № 03-12/150 . Сейчас налоговые инспекции, обосновывая привлечение упрощенцев к ответственности за неправильное заполнение или отсутствие книги учета доходов и расходов, скорее всего, вспомнят о том, что даже ВАС РФ однажды назвал ее регистром налогового учетаРешение ВАС РФ от 08.09.2004 № 9352/04 . Однако тогда ВАС не рассматривал вопрос о привлечении к налоговой ответственности за неправильное ведение книги по новой редакции ст. 120 НК. Так что нельзя сказать, что позиция ВАС по рассматриваемому нами вопросу уже сформирована.

Вывод

Неправильное заполнение книги учета доходов и расходов или даже ее отсутствие не является основанием для привлечения упрощенца к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ.

Относительно книг покупок и продаж, книги учета доходов и расходов у организаций, применяющих упрощенку, такого же мнения придерживается и судья Высшего арбитражного суда РФ.

Из авторитетных источников

Судья Высшего арбитражного суда РФ, кандидат юридических наук

“ По моему мнению, нельзя привлекать к ответственности по ст. 120 НК РФ за отсутствие или неправильное заполнение книг покупок и продаж, книги учета доходов и расходов упрощенцев, поскольку в гл. 21 «Налог на добавленную стоимость», 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ они не названы регистрами налогового учета. Однако как будет складываться практика судов, сказать трудно” .

Налоговые регистры по налогу на прибыль

В гл. 25 НК РФ содержится понятие регистров налогового учетаст. 314 НК РФ . Но дело в том, что регистры по налогу на прибыль организации ведут по собственному желанию, если в бухгалтерских регистрах недостаточно информации для определения налоговой базы.

А заставить налогоплательщиков вести эти регистры налоговые органы не могутст. 313 НК РФ .

Вывод

Даже за отсутствие или неправильное заполнение регистров по налогу на прибыль штрафовать нельзя.

Однако судья ВАС РФ с нами не согласилась.

Из авторитетных источников

“ Поскольку регистры по налогу на прибыль ведутся по желанию налогоплательщиков, то организация, утверждая учетную политику, одновременно определяет и регистры налогового учетаст. 313 НК РФ . Полагаю, что в связи с этим налоговые органы вправе оштрафовать организацию за отсутствие только тех регистров по налогу на прибыль, которые она сама утвердила в качестве обязательных в учетной политике” .

ВАС РФ

Таким образом, будет лучше, если в учетной политике вы утвердите только те регистры налогового учета по налогу на прибыль, которые точно будете вести.

Карточка учета доходов физических лиц

С 2011 г. упоминание о регистрах налогового учета появилось еще и в гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ. Кодекс называет так карточки учета доходов физических лиц, которые ведут налоговые агентып. 1 ст. 230 НК РФ ; п. 16 ст. 2 , п. 2 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ . Но по ст. 120 НК РФ можно оштрафовать только налогоплательщиков. Ведь в определении понятия грубого нарушения правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения говорится именно о налогоплательщикахст. 120 НК РФ . Кроме того, штраф за это правонарушение, повлекшее занижение налоговой базы, исчисляется от суммы неуплаченного налогап. 3 ст. 120 НК РФ . Но налоговый агент налог не уплачивает, он лишь перечисляет его в бюджетст. 19 НК РФ , п. 1 ст. 24 НК РФ .

Внимание

За отсутствие или неправильное заполнение книг покупок и продаж, книги учета доходов и расходов при применении УСНО, регистров по налогу на прибыль, карточки учета доходов физических лиц по ст. 120 НК РФ штрафовать нельзя.

Суды также не раз приходили к выводу, что по ст. 120 НК налоговых агентов штрафовать нельзяПостановления ФАС МО от 09.08.2007 № КА-А41/7340-07 ; ФАС СЗО от 07.06.2004 № А66-838-04 , от 25.11.2003 № А21-4891/03-С1 , от 20.02.2003 № А05-10341/02-535/14 , от 16.06.2003 № А05-15583/02-872/13 ; ФАС ПО от 01.04.2004 № А49-4573/03-206А/17 ; ФАС ЦО от 06.08.2004 № А35-6672/03-С23 . Обосновывая такую позицию, ФАС Западно-Сибирского округа, в частности, указал, что понятие грубого нарушения правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения сформулировано применительно к налогоплательщику, а расширение в правоприменительной практике сферы действия норм налоговой ответственности недопустимоПостановление ФАС ЗСО от 21.04.2005 № Ф04-2289/2005(10564-А45-32) .

Хотя в арбитражной практике встречались и случаи, когда суды подтверждали правомерность привлечения налоговых агентов к ответственности по ст. 120 НКПостановления ФАС ДВО от 24.11.2004 № Ф03-А24/04-2/2967 ; ФАС ЗСО от 07.04.2005 № Ф04-1832/2005(9990-А27-7) .

Вывод

Налоговые агенты не могут быть привлечены к ответственности по ст. 120 НК РФ за отсутствие или неправильное заполнение карточек учета доходов физических лиц.

Вот что по вопросу о возможности привлечения к ответственности налоговых агентов думает судья ВАС РФ.

Из авторитетных источников

“ Поскольку в ст. 230 НК введена обязанность ведения налоговыми агентами регистров налогового учета, должна быть и ответственность за неисполнение ими этой обязанности.
Но ст. 120 НК сформулирована таким образом, что из нее невозможно понять, можно ли штрафовать налоговых агентов. До внесения этих поправок практика судов была неоднозначна. А после внесения поправок арбитражная практика еще не сформировалась. И по какому пути она пойдет - не известно .

Внимание

Налоговых агентов и предпринимателей по ст. 120 НК штрафовать нельзя.

Поэтому предпринимателей нельзя привлекать к ответственности за отсутствие или неправильное заполнение, например, книги учета доходов и расходов для целей исчисления НДФЛПриказ Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 или ЕСХН .

К тому же и налоговыми регистрами эти документы не признаются. В гл. 23 НК РФ вообще ни слова не говорится о необходимости ведения предпринимателями книги учета доходов и расходов. А в главе, посвященной ЕСХН, у предпринимателя есть обязанность заполнения книги учета, но регистром налогового учета ее не называет ни Кодексп. 8 ст. 346.5 НК РФ , ни Минфин в Порядке ее заполненияПриказ Минфина России от 11.12.2006 № 169н .

Конечно, нужно вести книги покупок и продаж, а также книги учета доходов и расходов, так как это упростит расчет налогов. К тому же штраф по ст. 120 НК РФ за отсутствие или неправильное ведение этих документов, несомненно, придется оспаривать в суде. А согласятся ли суды с нашими аргументами - покажет время.

В России под налоговым учетом понимается порядок сбора и последующей систематизации информации, необходимой для определения организационной налоговой базы. Сбор и систематизация ведется с помощью информации в первичных документах. Процедура опирается на предписания статьи НК РФ №313.

Понятие налогового учёта

Любая хозяйственная деятельность предприятия должна облагаться налогом, поэтому информационный сбор для последующего налогообложения и является конечной целью учета.

Главным назначением налогового учета является составление целостной и исчерпывающей картины о величине расходов и доходов учреждения. Они и определяют размер базы налогов на отчетный период. Также его функцией является обеспечение достоверными данными внешних и внутренних пользователей для контролирования процессов исчисления. Не стоит забывать также и о своевременности и полноте уплачиваемых налогов на прибыль.

Суммирование различных показателей является основой организации процедуры учета. Количественные данные прямо пропорционально влияют на размеры налоговой базы, а также на меру их систематизации в регистрах учета налогов. Одновременно они имеют влияние на порядок произведения деятельности по учету, на формирование и отражение в регистрах информации об объекте налогового учета.

Для ведения налогового учета предусмотрены специальные формы — регистры налогового учета. В любой момент фирму налогоплательщика может посетить налоговый инспектор с целью проверки налоговой документации. Поэтому иметь заполненные регистры – прямая обязанность предприятия. Нарушение или вовсе отказ от ведения такой документации сулит дальнейшие проблемы с Налоговой инспекцией.

Подробнее с системой налогового учёта в РФ можно ознакомиться по .

Регистры

Как правило, различные виды деятельности предприятия облагаются различными налогами. Регистры учета налогов — это формы, которые разрабатываются предприятием, а затем заполняются данными, необходимыми для вычисления налоговых сборов на прибыль. Налоговое законодательство не устанавливает стандарты для разработки форм регистров, но имеет некоторые рекомендации по их виду и содержанию. Информацию о таких регистрах можно найти на сайте «Консультант Плюс» по этой ссылке .

Правила заполнения

Каждая форма регистра обязательно должна содержать в себе следующие реквизиты:

• Название регистра налогового учета;
• Число, месяц и год заполнения;
• Измеритель (либо измерители, если их несколько) операций предприятия в форме натурального или материального выражения;
• Сущность и предмет операционных действий, совершенных предприятием за данный период времени (хозяйственные и иные операции);
• Подпись ведущего эти записи уполномоченного лица в регистре.

Главная функция налоговых регистров — это систематизация информации по имеющимся исходным данным касательно каждого вида налога. Так, регистры убивают сразу двух зайцев: с одной стороны, налоговым органам проще следить за деятельностью фирмы, а с другой — сама компания облегчает себе жизнь, имея под рукой верные показатели расчетов налогов.

Данные об учете налоговых данных должны фиксироваться перманентно и в строгом хронологическом порядке, так как иной способ заполнения может повлечь собой внимание со стороны налоговых служб. Налогоплательщик (то есть предприятие или компания) ведет аналитический учет таким образом, чтобы прослеживался порядок возникновения налоговой базы.

Хранение регистров учета налогов должно вестись в соответствии с несколькими правилами. Нельзя просто так исправлять в них какую-либо информацию. Исправления (даже если это исправления ошибок) должны вестись санкционировано и обоснованно с юридической точки зрения. Данные действия должны быть подтверждены наделенным особыми полномочиями лицом. Этот человек может вносить обоснованные исправления в документ, указывая дату и объяснение того, зачем он совершил это действие.

Как уже было сказано, каждая фирма может иметь свою форму регистра. Главное, чтобы форма была удобной, имела графы и строки, необходимые для внесения нужных данных, а также просто и удобно заполнялась. В противном случае, при проверке отчетности налоговый инспектор может не разобраться и ошибочно оштрафовать предприятие. Правильное ведение регистров избавит от головной боли как само предприятие, так и проверяющие инстанции.

Заполнять документацию можно как в электронном, так и в бумажном виде — Налоговый Кодекс не имеет ограничений по этому поводу. Внесением данных должен заниматься уполномоченный сотрудник. На него и ложится ответственность по ведению регистров. Он должен не только проверять правильность вносимой информации, но и обеспечить надлежащие условия хранения документов, чтобы исключить малейшую вероятность того, что посторонние лица внесут какие-либо исправления. Оформление регистров, а также исправление и дополнение данных заверяется подписью ответственного сотрудника.

Налоговый и бухгалтерский учет

Организация учета налогов может быть сделана как в самостоятельных регистрах налогового учета, так и в регистрах учета бухгалтерии. Регистры бухгалтерского учета, в таком случае, должны быть дополнены реквизитами для вычисления налога на прибыль. В таком случае данные регистров налогового учета способны:

• Иметь совпадение с данными бухгалтерского учета;
• Иметь другие значения, которые рассчитаны отдельно.

Совпадение с данными учета бухгалтерии имеет место быть, если требования обоих способов учета одинаковы, и нужно провести лишь соответствующее построение аналитического разреза регистров бухгалтерского учета. Также такой вариант возможен потому, что правила учета бухгалтерии вариативны в отношении хозяйственных операций предприятия. Есть и другой вариант, когда требования обоих видов регистров совпадают.

Второй случай возможен тогда, когда требования первого и второго регистра несовместимы, какие бы условия при этом не сложились.

При условии, что налоговый учет ведется путем начисления, то можно использовать регистры бухгалтерского учета для учета налогов. Но стоит заметить, что кассовый метод делает невозможным такой оборот событий, так как наблюдается несовпадение требований бухгалтерского и налогового учета по части момента отражения хозяйственных операций.

Подробнее о бухгалтерской и налоговой отчетности можно узнать на сайте ФНС по этой ссылке .

Типология

В декабре 2001 года Министерство по налогам и сборам России ввело несколько ключевых понятий, относящихся к ведению регистров, таких как объект, единица, показатели и данные учета налогообложения. Они имеют такие формулировки:

• Объектом называется все движимое и недвижимое имущество фирмы, а также ее обязательства перед другими предприятиями и хозяйственные операции, которые она выполняет;

• Единицей именуется объект учета, данные о котором упоминаются в нескольких периодах налоговой отчетности, то есть перманентно;

• Показателями являются количественные данные, относящиеся к объекту учёта;

• Учетные данные – численные показатели величины или прочих характеристик, которыми обладает объект учета; они отражаются в таблицах, бухгалтерских справках и других документах предприятия — налогоплательщика; эти данные группируют информацию об объектах обложения налогами.

Тогда же и были предложены основные наименования регистров систем учета налогов, которые были поделены на пять следующих групп.

Регистры расчета промежуточных значений

Промежуточные расчеты проводятся предприятием-налогоплательщиком в данных регистрах. Фиксация показателей должна производиться в соответствии с 25 главой Налогового Кодекса. Промежуточные данные, в отличие от остальных, не выносятся в отдельные графы в налоговых декларациях, поэтому так и названы. Чтобы использовать их, необходимо совершить специальные расчеты или же просто-напросто прибавить к общему показателю. Информация регистров должна содержать в себе все о совершении промежуточных расчетов, а также показатели, которые участвуют в их нахождении.

Регистры расчета хозяйственных операций

Следующие регистры содержат в себе кладезь полезных сведений о совершении предприятием различных хозяйственных операций. Налоговая база фирмы прямым образом зависит от этого вида операций, и так происходит каждый отчетный период. Примерами операций фирмы являются все действия по купле-продаже разных объектов, сделки с фирмами-партнерами. Также в этот перечень входит приобретение гражданских прав. Но и этим дело не ограничивается. Так, НК РФ предусматривает расширение перечня хозяйственных операций фирмы путем добавления в него действий, связанных с признанием долгов, и других объектов, которые облагаются налогом.

Учетные регистры состояния единиц учета налогов

Данный регистр показывает состояние отдельной единицы учета налогов. Весь пласт данных заносится в соответствующий регистр на протяжении каждого налогового периода. Очень важно то, что информация о единице отражала ее состояние на каждый момент времени периода налогообложения.

Учетные регистры формирования отчетных данных

Эти регистры дают представление о том, каков порядок получения количественных значений строк деклараций по налогам. Вместе с тем, в них заносится и информация, которая далее отправляется в регистры промежуточных расчетов или учетных регистры состояния единицы учета.

Регистры учета начисления средств некоммерческим предприятиям

Данный регистр формируется с целью обобщить информацию по всем средствам и услугам, полученным в результате благотворительной помощи, целевых и бюджетных поступлений. Актуален главным образом для некоммерческих и бюджетных организаций.

Подробнее о налогообложении некоммерческих организаций – на сайте ФНС по этой ссылке .

Регистры по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ)

Так как работодатель является налоговым агентом по отношению к налогам, которым облагаются доходы физических лиц, то на него ложится обязанность учитывать выплачиваемые доходы своих сотрудников. Чтобы сделать это, предприятию необходимо разработать собственные формы регистров учета по НДФЛ. Правильный расчет подоходного налога вытекает из грамотного учета выплачиваемых заработных плат работникам.

Регистры по НДФЛ нужны как для налоговой службы, чтобы установить контроль за фирмами-работодателями, так и для самих предприятий, использующих наемную рабочую силу. Сбор такого рода информации о работниках, их заработной плате, всевозможных льготах, предоставляемых им, позволяет предприятию:

• Следить за общей картиной по всем рабочим;
• В конце года вести заполнение справок 2-НДФЛ;
• Определять, когда работник имеет право на «детский» вычет, и когда он лишается такой привилегии;
• Определять возможность других стандартных вычетов;
• Находить случаи ошибочного и высчитывания и удержания налогового сбора;
• Формирование регистра
• Хоть НК РФ и не ограничивает компании в том, каким образом они будут высчитывать доходы и прилагающийся к ним НДФЛ, но все же кодекс обязывает указывать следующие сведения, заносимые в регистр:
• Данные по идентификации каждого физического лица;
• Виды доходов, выплачиваемых фирмой;
• Льготы по НДФЛ, предоставляемые фирмой, снижающие базу налогов предприятия;
• Величина заработных плат и даты их выдачи;
• Налог, исчисляемый с зарплат, и дата проведения процедуры исчисления и перевода;
• Информация о документах по платежу, подтверждающая перечисление налогового сбора в казну.

ВАЖНО: Каждый пункт вышеприведенных сведений должен приводиться на каждого сотрудника отдельно.

Разработка бланка регистра по налогам на доходы ведется с учетом необходимости простой работы с ним, а также наглядности предоставляемой информации. Рекомендации налоговой службы при этом также нужно учитывать.

Бланк регистра должен иметь следующие особенности:

• Простота — информация по сотрудникам не должна путаться;
• Наглядность — чем быстрее можно перенести данные о рабочих в справку 2-НДФЛ, тем нагляднее бланк;
• Краткость — не стоит перегружать регистр ненужными цифрами и числами, чтобы не затруднять восприятие информации.

Универсализация бланка регистра затруднена тем, что каждая компания выплачивает определенные виды доходов и имеет свои особенности деятельности. Поэтому на компании и лежит ответственность составления своего бланка, обладающего необходимыми свойствами, графами и включающего нужные сведения. По желанию, предприятие может изготовить несколько бланков регистров для разных видов данных. Это упростит ведение налоговой отчетности и ее проверку. Налоговое законодательство только приветствует такой подход. Но бланк регистра должен содержать в себе сведения, которые предусмотрены пунктом 1 статьи 230 НК РФ.

Ответственность в случае отсутствия регистров учёта налогов или нарушения их ведения

Ст. №120 Налогового кодекса РФ, с одной стороны, предусматривает наказание за систематическое нарушение правил ведения документов по налогообложению. С другой стороны, под этими документами имеются ввиду только первичные документы и бухгалтерские регистры. О регистрах учета налогов там упоминаний не обнаружено, поэтому преследований со стороны налоговой службы за нарушение их ведения по данной статье не последует. Не последует и наказаний, предусмотренных статьями 122 и 126, так как они прямо не относятся к нарушению или отсутствию налоговых регистров.

Серьезно нужно отнестись к подписям в регистрах налогового учёта. Компании могут хранить документацию в электронном виде только с заверенными электронными подписями (письмо Министерства финансов от 24.07.08 под номером 03-02-071-314). То же самое относится и к остальным формам хранения документов. Подписи в них должен ставить заполнявший регистры уполномоченный человек, вне зависимости от того, электронный регистр или бумажный. Во избежание неприятностей хорошо хранить копию в бумажном виде и со всеми подписями. Следует распечатывать документацию ежеквартально. Если обнаружится, что на документах они отсутствуют, то налоговый инспектор может не засчитать расходы или отказать в вычете НДС.

Таким образом, данные регистры являются обязательными документами, без которых деятельность любого предприятия по букве закона невозможна. Их ведение обеспечивает своевременное поступление налогов в казну и избавление от проблем с законодательством, а нарушения при заполнении или вовсе их отсутствие затрудняет деятельность предприятия и привлекает внимание налоговых служб.