Журнал по кредиту счета 71 образец заполнения. Расходы на служебные командировки

Журнал-ордер №7 разработан для возможности эффективного учета расчетов, которые проводятся между организацией и подотчетными лицами по выдаваемым авансовым суммам. Форма обязательна для заполнения по всем выданным в подотчет средствам.

Список подотчетных лиц утверждается начальником организации. К ним относятся лица, которые получают под отчет авансовые средства, предназначенные на командировочные или хозяйственные нужды. Их выдача регулируется правилами ведения операций по кассе. Наличные на командировку оформляются расходным кассовым ордером, а на саму командировку должен быть официально оформленный приказ.

На протяжении 3-х дней (или другой срок, который установила организация) бухгалтерия получает отчет по средствам вместе с оправдательными документами. Остатки наличности приходуются в кассу, приобретенные товары - на склады. Отчеты проверяются работниками бухгалтерии по форме и существу.

Если отчет не получен в указанный срок, средства изыскиваются из заработной платы сотрудника. Если такой возможности не имеется, утраченные средства уходят на счет, предназначенный для учета недостач.

Постановлениями Правительства Российской Федерации установлены отдельные нормы и порядок возмещения по расходам, возникающим при направлении сотрудников на курсы повышения квалификации, строительно-монтажные, вахтенные и полевые работы, на деятельность, имеющую подвижно-разъездной характер или же при постоянном пребывании в пути.

Приходные и расходные ордера, авансовые отчеты с проставленными корреспондентскими счетами являются основанием для заполнения ордера №7. Для заполнения журнала используются следующие образцы бланков:

В последней строке страницы подводятся итоги.

Особенности ведения

Система записей в журнале - объект не только синтетического и аналитического учета, но и анализа формы. При этом аналитическая информация заносится по каждой из выданных сумм отдельно, в отдельных сроках отражается дата и сумма выдачи, в каких частях были произведены затраты, отчисления в налоговые службы, а какая часть возвращена в кассу. Если производилась дополнительная выдача аванса, это также отражается в журнале.

В качестве синтетического учета следуют записи движения денег, полученных в качестве аванса, в корреспонденции со счетами по дебету. В этой же части ордера №7 указывается полная информация по оплате командировочных суточных расходов.

Бланк по форме предполагает наличие 30 записей по авансовым операциям на протяжении одного календарного месяца. Если же число авансовых выдач превышает указанное количество, предлагается использовать листы-вкладыши, что предусматривается действующими инструкциями.

ЖО отвечает в бухгалтерском учете за систематизацию первичной документации. При помощи журнально-ордерной системы ведения учета фиксируются хозяйственные операции, которые ежемесячно выполняет каждая организация.

ЖО заполняются на унифицированных формах (код по ОКУД № 0504071), утвержденных Минфином посредством Приказов № 123н от 23.09.2005 и № 25н от 10.02.2006. Однако при необходимости учреждение может воспользоваться самостоятельно разработанными бланками ЖО, предварительно утвердив их приказом и закрепив в учетной политике.

Каждая форма ЖО используется для отражения той или иной операции по кредиту, затем все произведенные операции объединяются в едином регистре синтетических счетов с выделением итогов по каждому отдельному счету.

Кредитовые ЖО состоят из двух разделов:

• основной — для записей по КТ;
• дополнительный (ведомость) — для ведения аналитического учета.

Оборот по ДТ вносится в специальные ЖО вместе с корреспондирующимися счетами по КТ, что обеспечивает выполнение принципа двойной записи в бухучете. Сальдо на начало и конец периода из ЖО по каждому счету переносятся в главную книгу организации.

Каждое учреждение вправе выбрать тот тип формы, при помощи которой будет вестись бухучет:

• журнально-ордерная;
• мемориально-ордерная.

Однако применение журнально-ордерной формы ведет к упрощению работы бухгалтерии, так как ее основным принципом является систематизация бухгалтерских данных и автоматизация составления периодической и итоговой отчетности.

Журнал ордер 1 и ведомость 1

Журнал-ордер № 1 и ведомость к нему заполняются учреждением по счету 50 «Касса» в соответствии с приходными и расходными кассовыми ордерами. Сальдо по КТ счета отражает все произведенные выплаты из кассы, по ДТ — те средства, которые были получены. Итоговая строка показывает те суммы, на которые были выплачены денежные средства. ЖО 1 должен отражать остатки денег на конкретные даты. Эти остатки в обязательном порядке должны совпадать с итоговым сальдо на указанные день в отчете кассира. Итоговая строка ЖО должна быть аналогична обороту по КТ счета 50 в главной книге за выбранный период.

Ведомость к ЖО №1 заполняется в аналогичном порядке. Итоговые обороты должны обязательно совпадать с показателями ЖО "Касса". По окончании отчетного месяца бухгалтеру необходимо сделать сверку конечного сальдо по ЖО №1, ведомости №1, и показателям кассовой книги учреждения.

Журнал ордер 1: скачать бланк в Word

Журнал-ордер 1: образец заполнения

Журнал ордер 2: бланк

ЖО 2 отражает все операции, зафиксированные по КТ счета 51. Вся информация указывается на основании выписок и приложений к выпискам из банка, в том числе и платежных поручений. Оборотная сторона ЖО № 2 служит для отражения сведений о поступлениях по ДТ счета 51. Алгоритм заполнения ЖО-2 аналогичен ЖО № 1.

Журнал ордер 2: скачать бланк

Журнал-ордер 2: образец заполнения

ЖО № 3-5

Операции по КТ счетов 54-56, фиксирующие капитальные затраты и спецсчета в банках (аккредитивы, чековые книжки, денежные документы), формируются в ЖО № 3.

Журнал-ордер 3: бланк

Журнал-ордер 3: образец заполнения

Журнал-ордер 4: бланк

Движения по краткосрочным и долгосрочным кредитам, займам (счета 66 и 67) записываются в журнал-ордер 4.

Журнал ордер 4: образец заполнения

Зачеты взаимных требований между дебиторами и кредиторами формирует журнал ордер 5.

Журнал ордер 6: бланк

Все операции по расчетам за поставленные товары и услуги фиксируются в ЖО № 6. В нем также отражается непосредственное поступление товаров и оказание услуг. Расчеты по поставке товаров и услуг учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». ЖО № 6 заполняется по каждому контрагенту и договору.

Журнал-ордер 6: образец заполнения

Журнал-ордер 7: скачать бланк

Журнал-ордер 7 отвечает за систематизацию учетных данных по расчетам с подотчетными лицами на основании операций по счету 71. В ЖО № 7 указана информация в разрезе всех авансовых отчетов сотрудников, все суммы денежных средств, выданных подотчет, а также переходящие остатки денег за выбранный период. Строки в ЖО № 7 не подлежат группировке и объединению.

Журнал № 7: образец заполнения

Журнал ордер 8: бланк

ЖО № 8 — это регистр учета расчетов с дебиторами и кредиторами в соответствии с аналитическими данными по следующим спецсчетам:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• 62 «Учет расчетов с покупателями»;
• 68 «Учет расчетов по налогам и сборам»;
• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
• 75 «Расчеты с учредителями»;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В ЖО № 8 вносятся обобщенные данные по взаиморасчетам с вышеуказанными контрагентами, указываются средства, поступившие от таких контрагентов, в том числе и авансовые платежи.

Журнал-ордер 8: образец заполнения

Журнал-ордер 10: скачать бланк

ЖО № 10 используется для бухучета издержек на собственное производство. В ЖО № 10 отражаются сводные данные с множества счетов по каждой финансово-хозяйственной операции организации. Информация вносится в ЖО № 10 на основании целого ряда бухгалтерских отчетных регистров и ведомостей.

Журнал-ордер 10: образец заполнения

Журнал ордер 11: бланк

ЖО № 11 предназначен для регистрации бухгалтерских данных об отгрузке и продаже готовой продукции. Регистры, служащие основой для формирования ЖО 11 — ведомости № 15,16. В этих бухгалтерских отчетах указаны фактические либо учетные цены на материально-производственные запасы, закрепленные в учетной политике организации.

18.5. Учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные, операционные расходы, а также на служебные командировки.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются:

• 
  по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 
  и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Предприятия всех отраслей, осуществляющие бухгалтерский учет по единой журнально-ордерной форме счетоводства, ведут учет операций по счету 71 в журнале-ордере № 7.

В этом журнале-ордере синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей.

Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется линейно-позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). По этой же строке отражается на какой счет отнесены затраты на производство. Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. При этом остатки подотчетных сумм берутся из журнала-ордера за прошлый месяц, выданные суммы - из кассовых расходных ордеров, а утвержденный расход - из авансовых отчетов.

Для случаев, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляется дополнительный аванс, в разделе «Выдано под отчет» предусмотрены соответствующие графы.

Для получения синтетических данных по счету № 71 «Расчеты с подотчетными лицами» суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Одновременно приводится справка о суммах расхода на оплату суточных и подъемных, требующаяся при заполнении соответствующей формы бухгалтерской отчетности.

Журнал-ордер № 7 рассчитан на отражение операций по 30 отдельно выданным под отчет авансам. Если в течение месяца выдача авансов превышает это количество, то используются предусмотренные к журналу-ордеру вкладные листы.

Итоги журнала-ордера № 7 дают проводку за месяц для записи в Главной книге по кредиту счета № 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по дебету корреспондирующих с ним счетов.

Общее требование к ведению учета - это соответствие оборотов и равенство сальдо синтетического счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и всех аналитических счетов, открытых к данному счету. Выполнение данного требования реализуется на практике при подсчете всех сумм, находящихся у подотчетных лиц, и всех принятых авансовых отчетов в разрезе конкретных работников.

Небольшие предприятия, применяющие упрощенную журнально-ордерную форму счетоводства, для учета подотчетных сумм по счету 71 ведут ведомость расчетов с подотчетными лицами, в которой прослеживается состояние задолженности каждого подотчетного лица.
Ведомость расчетов с подотчетными лицами

№	Ф.И.О	Сальдо начальное		Выдано под отчет		Возврат в кассу	Израсходовано			Сальдо конечное
							в дебет счетов:
		Д	К	Дата	Сумма					Д	К

Итоги оборотов ведомости расчетов с подотчетными лицами по кредиту счета 71 переносятся в журнал-ордер № 3 «Расчеты».

Журнал-ордер № 03 «Расчеты»

В дебет	С кредита счетов						Итого
	60	68	71	76	и др.
10
20
70
Итого

Возврат в кассу неиспользованной суммы оформляется приходным кассовым ордером, а перерасход подотчетной суммы выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Сальдо счета 71 отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

ЖУРНАЛ-ОРДЕР № 7

ПО КРЕДИТУ СЧЕТА № 71 «РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ»

И АНАЛИТИЧЕСКИЕ ДАННЫЕ К ЭТОМУ СЧЕТУ

ЗА___________________200___г.

Строка №	Авансовый отчет	Фамилия И.О. подотчетного лица	№ по ж-о за прош. месяц	Остаток на начало месяца			Выдано в подотчет			Выдано в возмещение перерасхода			Возмещены, удержаны неиспользованные суммы аванса
				дата	д-т	к-т	дата	кор. счет	сумма	дата	кор. счет	сумма	дата
														50	51	70	№
	А	Б	В	1	2	3	4	5	6-9	10	11	12	13	14	15	16	17
		Итого

По представленному отчету		с кредита счета № 71 в дебет счетов					В общей сумме по утвержденному отчету суточные и подъемные
дата предъявления	утвержденная сумма расходов	12	26	19	81	и т.д.
18	19	20	21	22	23	24-29	30
Итого по кредиту счета согласно документам руб.
Учетная стоимость приобретенных материальных ценностей руб.

В отдельных случаях сальдо по этому счету может оказаться кредитовым. В этом случае сальдо есть остаток задолженности предприятия подотчетным лицам.

Типовые проводки по учету операций с подотчетными лицами приведены в таблице:

Содержание операции	Корреспондирующие счета
	Д	К
1	2	3
Выдача работнику денег под отчет из кассы оформляется проводкой
- выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы	71	50
При покупке подотчетными лицами того или иного имущества в учете делается запись
- оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом	08,10,41	71
Если расходы подотчетного лица связаны с нуждами основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то затраты отражаются проводкой
- списаны расходы подотчетного лица, необходимые для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства	20, 23, 29	71
Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с управленческой деятельностью, то эта операция отражается проводкой
- оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы	25,26	71
Если подотчетное лицо оплатило расходы непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.), в учете делается запись
- затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе внереализационных расходов	91-2	71
Сумма НДС по расходам или имуществу, оплаченному подотчетным лицом, отражается проводками
- учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц	19	71
- произведен налоговый вычет	68 «Расчеты по НДС»	19
Сумма НДС по расходам непроизводственного характера из бюджета не возмещается. Такая сумма списывается проводкой
	91-2	19
Если сотрудник израсходовал сумму большую, чем ему было выдано из кассы, то эту сумму ему необходимо возместить. Такая операция отражается записью
- возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы	71	50
Если сотрудник возвращает неизрасходованные суммы в кассу организации, в учете делается запись
	50	71
Командировочные расходы
Выдача сотруднику аванса на командировку в учете оформляется записью
- выданы сотруднику наличные денежные средства (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов	71	50 (52)
Если денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, в учете следует сделать записи
перечислены денежные средства на специальный карточный счет	55	51, .52
- учтена сумма аванса, выданного сотруднику для оплаты командировочных расходов	71	55
Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы сотрудника отражаются проводкой
1	2	3
- списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства	20, 23, 29	70
Если командировка связана с управленческой деятельностью организации (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отражаются записью
- списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд организации	26	71
Если командировка была связана с продажами готовой продукции, то расходы по ней отражаются записью
- списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции	44	71
Если командировка была связана с продажами товаров, то расходы по ней отражаются записью
- списаны расходы по командировке, связанной с продажей товаров	44	71
Затраты на командировку, связанную с приобретением того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Такие затраты отражаются записью
- списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров)	08,10,41	71
Если сотрудник организации ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отражаются
- списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции	28	7.1
Если командировка связана с получением организацией прочих доходов (например, заключение сотрудником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица списываются проводкой
- списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов	91-2	71
Сумма НДС по командировочным расходам списывается проводками
- учтена сумма НДС по командировочным расходам	19	71
- произведен налоговый вычет	68 «Расчеты по НДС»	19
Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к налоговому вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой
- списан НДС по расходам непроизводственного характера	91-2	19
Возмещение расходов сотрудника, понесенных сверх выданного аванса, отражается записью
- возмещены сотруднику затраты по командировке, превышающие ранее выданный аванс	71	50
Если сотрудник возвращает суммы неизрасходованного аванса в кассу организации, в учете делается запись
- оприходованы денежные средства, не израсходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации	50	71
Если сотрудник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, в учете делается запись
отражена сумма невозвращенного аванса	94	71
Сумма неиспользованного аванса может быть удержана из заработной платы сотрудника. Это отражается проводкой
- удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты сотрудника	70	94
Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался выше, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает положительная курсовая разница
1	2	3
- отражена положительная курсовая разница	71	91-1
Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался ниже, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает отрицательная курсовая разница
- отражена отрицательная курсовая разница	91-2	71