Когда перечислить командировочных на карточку. Сумму командировочных можно перечислять на зарплатную карту работника

Чиновники изменили свое мнение и теперь не возражают против перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты работников (письмо Казначейства РФ от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500).

Как выдать аванс на командировку

Для начала отметим, что возможность перечислять командировочные расходы на расчетные пластиковые карточки работников должна быть оговорена условиями договора, заключенного с банком.

Предпочтителен аванс из кассы

Несмотря на очевидные преимущества безналичных расчетов, кредитные организации не всегда идут навстречу клиентам. При этом банки ссылаются на удобное для них разъяснение Банка России, содержащееся в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. По их мнению, держателями банковской карты могут быть как физические, так и юридические лица. Среди операций, осуществляемых юридическими лицами с использованием расчетных (дебетовых) и кредитных карт, поименована оплата командировочных расходов на территории РФ (п. 2.5 Положения, утвержденного Центральным банком РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Однако подобных операций для физических лиц данным документом не предусмотрено.

Дополнительным доводом для отказа во включении в договор с банком положения о том, что на зарплатные карты могут быть перечислены командировочные суммы, служат нормы пунктов 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Из анализа этих положений банковские работники делают выводы, что под отчет работникам деньги выплачиваются наличными. Однако это далеко не бесспорно.

Аванс по безналу тоже возможен

Обращение банковских карт регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Центральным банком РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П.

Так, согласно пункту 2.3 указанного документа, ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, связаны с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ.

В то же время порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным актом. Основание - статья 168 Трудового кодекса РФ. Выходит, что учреждение вправе перечислить на зарплатную карту работника подотчетные суммы лишь в том случае, если такой порядок расчетов предусмотрен коллективным договором или иным локальным актом.

Таким образом, на основании вышеизложенного можно сказать, что учреждение при направлении работника в командировку все же может выдать денежные средства в подотчет, перечисляя их на зарплатную карту работника. Работник в свою очередь может рассчитываться картой или наличностью (предварительно сняв деньги с кассы).

Кроме того, Федеральное казначейство выпустило письмо, где оно наконец-то согласилось, что у чиновников их ведомства нет правовых оснований для отказа в перечислении учреждениями командировочных на зарплатные карты работников. И это они подтвердили в письме от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500.

Если руководствоваться указанным письмом, то следует помнить следующее. Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с этим расходов. Перечень таких расходов является открытым. Однако они должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Положения № 749). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 и 24 Положения № 749).

Следовательно, коллективным договором (локальным нормативным актом) бюджетного учреждения должны быть определены не только нормы возмещения командировочных расходов, но и дополнительные затраты, связанные с оплатой командировочных расходов с банковской карты (комиссия банка). Это связано с тем, что если командированному работнику на его личный банковский карточный счет учреждением перечислены денежные средства на предстоящие командировочные расходы, то при расчетах посредством банковской карты, а также при снятии работником необходимых сумм наличными банком взимается банковская комиссия.

По потраченным суммам работник должен отчитаться

По завершении командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

Авансовый отчет об израсходованных суммах (ф. 0504049) и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу;

Отчет о выполненной работе в командировке (ф. 0301025), согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а также документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей).

Согласно пункту 3.1 Положения № 266-П, операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и прочее), предусмотренных банковскими правилами и (или) договорами, заключенными между участниками расчетов. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

Таким образом, кроме тех документов, которые обычно прикладываются к авансовому отчету по командировочным расходам, необходимо еще представить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты.

Порядок отражения ситуации в учете

Правила отражения в бухгалтерском учете операции по выдаче подотчетных сумм работнику с использованием зарплатной карты рассмотрим на примере.

Пример.
Работнику бюджетного учреждения (не перешло на субсидирование) перечислены на банковскую карту командировочные из расчета:

Расходы на наем жилого помещения - 2200 руб.;

Расходы на проезд к месту командировки и обратно - 3000 руб.;

Суточные - 400 руб.

После возвращения из командировки работник составил авансовый отчет. Затраты, согласно утвержденному авансовому отчету, составили:

По найму жилого помещения - 2000 руб.;

По проезду к месту командировки и обратно - 3000 руб.;

Суточные - 400 руб.

Авансовый отчет был утвержден руководителем структурного подразделения учреждения, после чего работник передал отчет в бухгалтерию. Остаток сумм по найму жилого помещения 200 руб. (400 - 200) внесен на счет учреждения самостоятельно работником через банкомат наличными.

>|Бюджетные учреждения, которые не изменили тип в рамках бюджетной реформы, ведут учет в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов по бюджетному учету (так же, как и казенные учреждения).|<

Бухгалтер учреждения составил следующие проводки:

Немало вопросов у налогоплательщиков возникает по поводу порядка перечисления организацией денежных средств, выданных под отчет и на командировочные расходы, на "зарплатные" карточки своих сотрудников. И как быть с оформлением согласия сотрудника на получение денежных средств посредством перечисления на "зарплатную" банковскую карту. Сотрудники финансового ведомства дали разъяснения по данным вопросам.

В целях оплаты и (или) компенсации командировочных расходов, а также под отчет организация вправе перечислять денежные средства на "зарплатные" карты своих сотрудников. Однако чиновники считают, что на каждое перечисление средств необходимо составленное в произвольной форме заявление сотрудника с указанием реквизитов "зарплатной" карты, целей, суммы и срока предоставления денежных средств. Стоит напомнить, что такой способ предоставления денежных средств под отчет и на командировочные расходы обязательно должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте и в учетной политике организации. Про то, мы писали ранее в одной из статей.

Это связано с тем, что общие порядок и условия выдачи денежных средств подотчетному лицу на расходы, которые связаны с осуществлением деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя, приведены в п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Соответственно с указанным пунктом, для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица. Этот документ составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные , а также подпись руководителя и дату написания.

Только при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных проводится выдача наличных денег под отчет. Другими словами, каждая выдача должна подтверждаться письменным заявлением сотрудника. Об этом есть постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.02.2014 N 09АП-47028/13.

Необходимо отметить, что отсутствуют какие-либо нормы, которые бы регламентировали порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет. К тому же не урегулирован и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им денежным средствам, которые не связаны с командировками.

Следовательно, все положения, которые определяют порядок расчетов с подотчетными лицами, способ предоставления подотчетных сумм, например, путем перечисления денежных средств на банковские ("зарплатные") карты сотрудников, устанавливаются организацией самостоятельно. Согласно п. 7 /2008 "Учетная политика организаций", ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", письма Министерства финансов России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письма Министерства финансов России от 28.01.2014 N 02-03-09/3057) порядок предоставления денежных средств под отчет в безналичном порядке, а также порядок отчета об использовании таких денежных средств должны быть предусмотрены организацией в локальном нормативном акте и в учетной политике.

Согласно п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием" клиент - физическое лицо может осуществлять с использованием банковской карты такие операции, как получение наличных денежных средств, оплата товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами территории РФ.

Из вышесказанного следует, что перечень операций, которые физические лица могут осуществлять с использованием расчетных (дебетовых), кредитных карт, является открытым. Он ограничивается только теми операциями, в отношении которых действуют запреты (ограничения) на их совершение, которые установлены законодательством Российской Федерации.

Этим обстоятельством руководствуется и Центральный Банк России, отмечая, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства. Это вытекает из письма ЦБР от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N 14-27/513.

Трудовой Кодекс Российской Федерации не содержит в настоящее время каких-либо запретов на оплату или компенсацию командировочных, общехозяйственных и иных документально подтвержденных расходов посредством перечисления организацией денежных средств на банковские карты сотрудников. Принимая во внимание вышеизложенное, чиновники полагают, что организации в целях осуществления этими сотрудниками с использованием таких карт расходов, связанных с задачами и нуждами организаций вправе перечислять денежные средства на банковские карты своих сотрудников, в том числе на их "зарплатные" карты. Кстати, .

Принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, который направляется в командировку, а также специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, Министерства финансов России и Федеральное казначейство сделали необходимый вывод. Они считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках "зарплатных" , оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.

Для этого организации следует указывать в платежном поручении, что перечисленные средства являются подотчетными, и получать от сотрудников письменные заявления о перечислении подотчетных сумм на их личные банковские карты с указанием реквизитов этих карт. К тому же, согласно письму Министерства финансов от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, сотрудникам к авансовым отчетам необходимо прилагать документы, подтверждающие оплату банковской картой.

Расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, если они (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

экономически обоснованы;

произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;

подтверждены правильно оформленными документами. Ведь в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки работник обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением документов, подтверждающих расходы (п. 26 Положения № 749, п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Например - по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Расходы, оплаченные наличными, подтверждаются кассовыми чеками, бланками строгой отчетности (БСО), товарными чеками, накладными, счетами-фактурами, договорами о найме жилого помещения и др.

Если же работник во время командировки оплачивал расходы банковской картой, то подтверждением факта расчета могут быть (п. 3.1 Положения № 266-П):

слип (чек, подтверждающий проведение операций по банковской карте);

квитанция электронного терминала;

другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции.

Бухгалтерский учет «карточного» аванса

В бухгалтерском учете зачисление денег на карту, выданную сотруднику для оплаты командировочных расходов, отражают на счете 55 «Специальные счета в банках».

Карточный счет может быть рублевым или валютным. Поэтому к счету 55 должны быть открыты соответствующие субсчета - «Специальный карточный счет в валюте» и «Специальный карточный счет в рублях».

Выдачу аванса при использовании банковской карты отражают по мере того, как сотрудник будет снимать с нее деньги.

Пример. Учет командировочных расходов

Организация перевела со своего расчетного счета на карточный счет 60 000 рублей. С помощью карты работник, направленный в командировку по России, оплатил расходы на проживание в гостинице в сумме 10 000 рублей.

Бухгалтер сделал следующие записи:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» КРЕДИТ 51
– 60 000 руб. – перечислены деньги на корпоративный банковский счет;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– 10 000 руб. – выдан аванс на оплату командировочных расходов;

ДЕБЕТ (26, 44, 08 …) КРЕДИТ 71
– 10 000 руб. – отражены командировочные расходы (на основании авансового отчета и БСО).

Денежные средства, выдаваемые , можно перечислять на «зарплатную» карту.

Примечание : Письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.13 № 02-03-10/37209 и № 42-7.4-05/5.2-554

Положением об эмиссии банковских карт, утвержденным Банком России от 24.12.04 № 266-П регулируется перечень операций, которые физические и юридические лица могут проводить по банковским картам. Там сказано, что уполномоченный работник может оплачивать банковской картой организации хозяйственные расходы (в том числе затраты по поставке товаров, выполнению работ, оказанию услуг, командировочные расходы).

Но в такой ситуации перечисление подотчетных сумм на карту организации создает некоторые неудобства. Поскольку при оплате командировочных расходов потребуется открывать корпоративные карточные счета для каждого из подотчетных лиц, направляемых в командировку. Кроме того, чтобы компенсировать сотрудникам документально подтвержденные расходы - для этого понадобится получать наличные с использованием карты организации с последующей выдачей наличных денег сотруднику из кассы организации.

В связи с этим возникает вопрос:

можно ли перечислять указанные подотчетные суммы на командировку и компенсации подтвержденных расходов не на корпоративные карты, а на «зарплатные» карты работников?

Примечание : Зарплатная карта работника - это платиковая карта, на которую бухгалтерия перечисляет зарплату работника. Это удобно, потому что наличие зарплатной карты экономит время бухгалтерии и деньги на обналичивание

Это можно делать, и в Минфине и Федеральном казначействе не видят препятствий для этого. «В целях минимизации наличного денежного обращения », а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому командированному сотруднику и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией подтвержденных расходов, указанные авторы письма считают возможным перечислять указанные выше подотчетные средства на карты работников.

Примечание : Главное, чтобы порядок выплаты подотчетных средств был закреплен в учетной политике организации.

Зарплатная карта - это карта для получения зарплаты

Зарплатная карта - банковская пластиковая карта, которая используется для выплаты заработной платы и других денежных начислений (премий, командировочных, материальной помощи и т.д.) сотруднику организацией, заключившей договор на обслуживание с банком в рамках зарплатного проекта.

Обычно, для зачисления заработной платы выпускаются дебетовые карты, но зачастую банки устанавливают к таким карточкам лимит овердрафта в размере от двух и более зарплат.

Используя зарплатную карту работник организации также может получить доступ к системе интернет-банк, которая позволяет отслеживать состояние зарплатной карты и делать разные платежи в любое время через интернет.

Функциональные возможности зарплатных карт такие же, как и у обычных дебетовых или дебетовых с разрешенным овердрафтом. Каких-либо ограничений при использовании зарплатных банковских карт не устанавливается.

1. 
   Руководитель вправе установить любой срок, в течение которого деньги могут находиться у подотчетника. Но пока сотрудник не отчитается по полученным средствам, выдавать ему следующий аванс нельзя.