Отправка формы 4 фсс через специализированный шлюз. Шлюз отправки больничных листов в фсс

Страхователи регулярно сдают отчетность в ФСС. Если в компании трудится 25 и более человек, страхователь сдает отчетность электронно. Сдать отчетность можно через своего оператора — чаще всего эта операция не требует особых трудозатрат, достаточно сформировать отчет и нажать кнопку «отправить». Существует и другой способ отправки отчетности в Фонд — через специальный шлюз. Кроме того, страхователи — участники пилотного проекта «Прямые выплаты» направляют в ФСС реестры и листки нетрудоспособности.

Основной принцип передачи данных

Чтобы направить реестры и больничные через шлюз ФСС, страхователю необходимо зайти на сайт Фонда . В специальное окошко нужно загрузить готовые документы, заверенные электронной подписью. Далее страхователь должен подтвердить загрузку, нажав специальную кнопку. С этого момента загруженные реестры и листки нетрудоспособности поступят на шлюз ФСС. Ход проверки можно наблюдать на странице сведений о переданных документах . Для этого нужно ввести регистрационный номер страхователя. В специальном поле отразятся данные по переданным документам: статус, результат, квитанция, дата загрузки и обработки.

При обнаружении ошибок пользователь увидит соответствующий статус. Придется исправить недочеты и отправить документы заново через шлюз ФСС для приема реестров больничных.

Специально для всех страхователей на портале ФСС есть подробная инструкция по загрузке документов и работе со шлюзом приема реестров больничных.

Возможные ошибки при отправке данных

При работе со шлюзом у пользователя могут возникнуть проблемы с отправкой из-за различного рода ошибок. На портале ФСС приведены коды всех возможных ошибок . Обратите внимание, что на портале в специальном окне можно выбрать категорию ошибок: ошибки по форме 4-ФСС или ошибки по реестру листков нетрудоспособности.

Ошибок, связанных с отправкой реестров, более 30.

Почти половина существующих ошибок связаны с сертификатом подписи. Например, ошибка с кодом 13 говорит о том, что сертификат пользователя не содержит записи о регистрационном номере страхователя, а ошибка 17 означает, что в сертификате указан неверный формат кода подразделения ФСС РФ.

Ошибки с кодами 10-51 свидетельствуют о проблемах при подписи загруженных документов, то есть ошибки присутствуют в сертификате.

Ошибки с кодами 503-598 касаются различных проблем, найденных в загруженных файлах.

Ошибка 599 говорит о внутренних неполадках на портале ФСС. В этом случае нужно написать в техподдержку.

Шлюз можно использовать в любое время суток. Шлюз проверки реестров ФСС — удобный и современный способ для взаимодействия с Фондом.

Который меняет порядок приема электронной отчетности. Приказ содержит два основных новшества. Одно из них ухудшает положение страхователей, второе - улучшает.

Вдвое увеличено время обработки отчета

Как и прежде, для сдачи отчета страхователь должен будет загрузить зашифрованный и подписанный ЭЦП файл с отчетом на приемный шлюз ФСС. Дату и время отправки расчета зафиксирует ФСС. В отчете будут проверены не только ЭЦП и соответствие форматам, но и правильность заполнения формы. Однако если раньше на обработку отчета ФСС отводил себе 24 часа, то теперь это срок увеличен вдвое — до 48 часов. Это означает следующее.

Если в файле будет обнаружена одна из пяти ошибок (перечень см. ниже*), файл не будет считаться принятым. В этом случае время сдачи отчета будет устанавливаться по дате поступления нового, исправленного отчета на шлюз Фонда. Но если ФСС потратит на обработку отчета максимально возможное время (48 часов), то о том, что надо выслать исправленный отчет, страхователь узнает только спустя двое суток после отправки первого отчета.

То есть если раньше электронный отчет в ФСС следовало отправлять минимум за двое суток до крайнего срока (первые сутки — на ожидание результатов обработки отчета, вторые - на подготовку и отправку нового отчета), то теперь начинать отправку отчета лучше минимум за трое суток до окончания срока.

Впрочем, ошибки, из-за которых файл считается непринятым, а страхователь теряет трое суток и рискует получить большой штраф, можно «отловить» до отправки электронного расчета. Это возможно при использовании специального сервиса для отправки отчета в ФСС. В данный момент на рынке представлен только один такой сервис (разработан федеральной IT-компанией СКБ Контур). Он автоматически загружает отчетность в приемный шлюз ФСС. Это происходит так.

Страхователь входит в систему «Контур-Экстерн», формирует отчет (либо прикрепляет отчет, подготовленный в другой программе) и загружает готовый отчет на сервер «Контур-Экстерна».

Далее отчет проходит проверку по тем же критериям, которые используются в ФСС (при этом проверяются не только форматы и ЭЦП, но и содержание самого расчета), и система «Контур-Экстерн» автоматически начинает загружать отчет страхователя в приемный шлюз ФСС. Если шлюз из-за повышенной нагрузки работает медленно, то отправленные отчеты не пропадают, а хранятся на сервере «Контур-Экстерна» и ждут своей очереди. Потом, когда очередь доходит до выложенных на сервер «Контур-Экстерн» отчетов, они передаются в приемный шлюз ФСС без каких-либо действий со стороны страхователя.

При этом «Контур-Экстерн» сообщает абоненту о получении квитанции из ФСС (зашифрованная квитанция хранится в системе «Контур-Экстерн», где ее можно посмотреть или скачать). Либо оперативно уведомляет абонента об ошибках, выявленных при обработке отчета.

Сервисом по отправке могут воспользоваться все абоненты системы «Контур-Экстерн».

Появилась «Квитанция о получении расчета с ошибками»

Раньше по итогам обработки электронной формы 4-ФСС страхователь получал либо протокол о том, что отчет не принят, либо квитанцию о приеме. Протокол высылался в случае, если обнаруживались ошибки двух типов:
1) ошибки в форматах и ЭЦП;
2) ошибки в содержании расчета (не выполнялись контрольные соотношения).

В любом случае страхователь получал протокол проверки, отчет считался непринятым, а дата представления отчета устанавливалась по дате формирования квитанции о приеме отчета (формировалась если в отчете не было ошибок ни первого, ни второго типа).

Теперь специалисты Фонда будут отличать ошибки первого типа от ошибок второго. Как мы писали выше, ошибки первого типа приводят к тому, что отчет считается непринятым, а время сдачи отчета будет устанавливаться по дате поступления нового, исправленного отчета на шлюз Фонда.

Если ошибок первого типа не обнаружено, то страхователь может получить одну из двух квитанций. Это будет либо квитанция о приеме отчета (высылается в случае, когда ошибок в содержании отчета не обнаружено), либо квитанция о получении расчета с ошибками (высылается, когда не выполняются контрольные соотношения). Дата сдачи отчета устанавливается по времени формирования любой из квитанций. То есть отчет, который прошел контроль, связанный с ЭЦП и форматами, но в содержании которого есть ошибки, будет считаться сданным.

Однако если на приемном шлюзе ФСС возникнут проблемы с обработкой отчетов, как это случилось в январе, данное нововведение страхователю не поможет - ведь при прямой отправке никто из сторонних наблюдателей не фиксирует время, когда страхователь пытался загрузить отчет на неработающий шлюз. Это лишний аргумент в пользу того, чтоб воспользоваться описанным выше сервисом по отправке отчета.

Во-первых, бухгалтер будет избавлен от необходимости самостоятельно «стучаться» на приемный шлюз ФСС для загрузки отчета или получения документа о его приеме. Во-вторых, сервис по отправке отчетности зафиксирует время прохождения отчета через сервер «Контур-Экстерн». А это может помочь, если вдруг возникнет спор о времени отправки отчета. В-третьих, сервис проверит отчет перед отправкой и гарантированно «отловит» ошибки как первого (форматы и ЭЦП), так и второго (содержание отчета) типа. Кстати, избежать ошибок в содержании можно с помощью веб-сервиса для подготовки отчета, который также реализован в рамках системы «Контур-Экстерн» (доступен абоненту только после входа в систему).

*Исчерпывающий перечень ошибок, при которых файл не считается принятым:
1. Файл расчета не соответствует формату наименования и размера файла расчета в электронном виде;
2. Отсутствует или не соответствует требованиям по совместимости к процедурам формирования ЭЦП, встраивания ЭЦП в документ и шифрования;
3. На момент проверки ЭЦП сертификат ключа подписи страхователя утратил силу (не действует, находится в списке отозванных сертификатов, выдан УЦ, не прошедшим кросс-сертификацию с УЦ Фонда);
4. Файл Расчета подписан ЭЦП лица, не имеющего право на подписание данного Расчета;
5. Файл Расчета не соответствует структуре утвержденного формата.

Для плательщиков страховых взносов с численностью работников свыше 100 человек предусмотрена обязательная электронная форма предоставления отчетности в ФСС (с 2017 года отчетность в ФСС должны представлять страхователи с численностью более 25 человек). Для этих целей приказом от 12.02.2010 № 19 Фондом соцстраха утверждена технология приема отчетности по взносам в электронном виде. Шлюз ФСС используется для того чтобы представить требуемую отчетность в Фонд по электронным каналам связи. О том, какие риски нужно учесть при предоставлении расчетов через шлюз приема отчетности в ФСС, расскажем в этой статье.

Технология приема отчетности ФСС в электронном виде

Согласно 19 приказу есть 2 пути представления отчетности в ФСС в электронном виде. Для представления документов в электронном виде плательщику страховых взносов потребуется квалифицированная электронная подпись, которую можно оформить в уполномоченном удостоверяющем центре.

Отчетность в ФСС может быть представлена по интернету (через шлюз приема ФСС, находящийся по адресу). В этом случае плательщику взносов нужно зайти на сайт Фонда, прикрепить файл расчета и отправить его на шлюз. Все эти действия достаточно просты и интуитивно понятны.

Либо другой вариант - представить расчет в ФСС с использованием флэшек, дискет и других носителей информации. В этом случае без посещения Фонда не обойтись.

Подача документов через интернет делает процесс сдачи отчетности в ФСС более удобным, позволяя избежать необходимости тратить время на посещение территориального отделения Фонда. Однако здесь есть и некоторые моменты, которые следует учесть, чтобы не случилось неприятностей.

Прежде всего отчетность ФСС следует предоставлять заблаговременно. Необходимо учитывать, что шлюз ФСС для сдачи отчетности используется многими пользователями, из-за чего могут возникать перебои и сбои в его работе. Поэтому отложив свои действия по направлению отчета на последний момент, вы рискуете не успеть из-за технических неполадок.

Также нужно иметь в виду и время, которое органы ФСС отводят на осуществление контроля поступивших через шлюз документов. Согласно 19 приказу обработка поступивших через шлюз расчетов происходит в течение 24 часов. И при наличии определенных ошибок расчет не будет считаться представленным.

Ошибки при сдаче отчетности через шлюз ФСС

Ошибки при сдаче отчетности через шлюз могут быть различные и с разными последствиями. В зависимости от последствий можно выделить два типа ошибок:

• ошибки с ЭЦП и форматами файла;
• ошибки в расчетах.

Для первого типа ошибок последствием их возникновения являются отказ в принятии отчета и необходимость его предоставления заново. Соответственно, и дата подачи отчета в этих случаях меняется на более позднюю. То есть если вы подали свой расчет в последний отведенный для этого день срока, а на следующий день получили протокол о том, что отчет не принят по причине ошибок первого типа, то в таком случае вы нарушите сроки представления расчета.

В 19 приказе приведен исчерпывающий перечень таких ошибок:

• расчет подписан электронной подписью неуполномоченного лица;
• сертификат ключа подписавшего расчет лица утратил силу;
• файл расчета не соответствует структуре применяющегося формата, формату наименования или размеру файла.

Второй тип ошибок - это ошибки в расчетах. Они возникают, когда не выполняются контрольные соотношения. Только в отличие от первого типа ошибок в этом случае отчет считается сданным, а плательщик получает квитанцию о получении отчета с ошибками, которые ему рекомендуется исправить. Причем в отличие от ошибок первого типа при повторном направлении расчета датой его представления будет считаться дата, указанная в первой квитанции о его получении.

С 2017 года регулярные отчеты в ФСС должны пересылать все организации, в которых работает более 25 человек. Для этого необходимо заполнение электронной формы и сдачи отчетности в электронном виде. Чтобы передавать информацию в фонд соцстрахования, плательщики обязаны использовать шлюз ФСС. Как им правильно пользоваться, и какие сложности могут возникать с передачей информации в электронном виде?

Основной принцип передачи данных

По приказу №19 плательщик может предоставить информацию в электронном виде в ФСС двумя основными способами:

• Через интернет. Для этого необходимо подготовить отчет, заверить его квалифицированной электронной подписью КЭП, перейти на сайт, а затем отправить готовый документ на шлюз приема отчетности в ФСС. Это самый простой вариант, при котором не требуется лично отправляться в офис организации.
• Передача данных с помощью носителей – флешек, дискет, дисков и т. д. В этом случае также требуется подготовить электронный файл, заверить его с помощью КЭП и самостоятельно отвезти в фонд соцстрахования.

Первый вариант отнимает намного меньше времени и доставляет минимум затруднений, однако и здесь есть определенный ряд сложностей. Шлюз приема ФСС ежедневно используют сотни пользователей, и большие нагрузки приводят к неизбежному замедлению его работы. Внезапные технические неполадки могут помешать своевременной отправке данных, поэтому эту процедуру лучше не откладывать на последний момент.

Кроме того, отчетность проверяется далеко не мгновенно – на это отводится до 24 часов. Если при проверке будут обнаружены какие-либо ошибки, расчет будет считаться незавершенным, его придется переделывать, а на это тоже потребуется время. Если отложить отправку отчетности на последний момент, дело может остаться несделанным, и это приведет к негативным последствиям для организации.

Возможные ошибки при отправке данных

Основные группы ошибок – это ошибки с оформлением электронного файла и его заверением электронной подписью и ошибки с проведением расчетов. В первом случае организация получит отказ в принятии отчета, и его придется переделывать, устраняя допущенные недочеты. Это отнимает время, а затем отчет придется подавать повторно. Если шлюз ФСС для сдачи отчетности выйдет из строя именно в этот момент, есть большой риск просрочить сдачу и получить штрафные санкции.

В приказе детально обозначены ошибки, которых необходимо избегать при заполнении электронного документа:

• На документе стоит подпись неуполномоченного лица.
• Сертификат просрочен. Он утрачивает силу спустя год, и его необходимо получать заново.
• Файл с отчетом имеет не тот формат. Этот вопрос необходимо уточнить заранее.

Если же организация допускает ошибки в расчетах, отчет будет считаться сданным вовремя, но через определенное время плательщик получит квитанцию с указанием допущенных неточностей. Шлюз ФСС отправки реестров, проверки и контроля позволяет заранее отправить отчетность, чтобы своевременно устранить возможные ошибки и избежать их в дальнейшем. После исправления необходимо отправить в ФСС повторный электронный отчет, однако датой принятия остается дата отправки первой версии.

С учетом возможных технических неполадок и проблем с оформления электронной подписи рекомендуется заранее озаботиться подготовкой документа в электронной форме и его отправкой. Возобновление электронной подписи и решение иных проблем отнимает немало времени, поэтому лучше заранее предотвратить штрафы и другие санкции от контролирующих органов. Возможность сдачи отчета в электронном виде значительно ускорила и упростила процесс взаимодействия с фондом социального страхования.

Компании и частные предприниматели, привлекающие наемных сотрудников, обязаны ежеквартально подавать в Соцстрах особую форму отчетности – 4-ФСС. На основании документа Фонд контролирует правильность расчета взносов, полноту их уплаты и обоснованность расходов экономического субъекта на страхование. Подготовка и подача отчетности имеет особенности и нюансы. Она может производиться разными способами, один из которых – шлюз ФСС.

Как подается форма 4-ФСС

В 2017 году право сдавать отчетность на бумаге сохранилось только у юридических лиц и ИП, в которых зарегистрировано не более 25 сотрудников. Прочие субъекты бизнеса обязаны подавать информацию в электронном виде. Это способ разбивается на два самостоятельных варианта:

1. Отправка 4-ФСС по интернету

Компании вправе использовать шлюз приема отчетности в ФСС, чтобы отправлять готовую форму через официальный сайт Фонда. Это удобно: данные можно внести прямо на портале, что исключает возможность ошибок, связанных с неправильной выкачкой сведений из бухгалтерских программ.

Второй вариант передачи 4-ФСС по интернету – использование услуг операторов электронной отчетности (например, Такскома). Система сама шифрует файл и направляет его на проверку в Фонд.

1. Передача данных на физических носителях

Если передача информации по сети недоступна или неприемлема для компании, она вправе представить данные на физическом носителе (диске, дискете, флешке). Для этого руководителю юридического лица или его представителю, действующему на основе доверенности, необходимо явиться лично в ФСС.

Какие нюансы нужно учитывать при электронной сдаче отчетности?

Шлюз приема ФСС – это удобный способ представления отчетности контролирующим органам. У бухгалтера нет необходимости ехать в Фонд лично или отправлять туда курьера. Процедура отправки включает следующие шаги:

1. Установка сертификата УЦ ФСС РФ.
2. Установка сертификата электронной подписи, которой располагает организация-страхователь.
3. Подготовка отчета в соответствии с актуальными требованиями Фонда (в бухгалтерской программе или прямо на сайте). Система принимает документы в xml-формате.
4. Подписание готового файла ЭЦП и шифрование.
5. Передача на проверку в ФСС.

Важно ! Чтобы иметь возможность направлять 4-ФСС через сайт Фонда, нужно зарегистрироваться на портале и получить расширенные права. Для этого в контролирующий орган подается специальное заявление в бумажном виде.

Моментом фактической сдачи отчета считается тот день и час, когда информация поступила на шлюз ФСС. Пользователь получает квитанцию-подтверждение.

Специалисты не советуют откладывать отправку формы на последний момент. Шлюз ФСС для сдачи отчетности может испытывать перебои в работе из-за большого количества пользователей. После передачи документа нужно отслеживать его состояние. У контролирующего органа имеются одни сутки на его проверку, и при наличии определенных ошибок информация будет считаться непредставленной.

Практика показывает, что в готовых отчетах компании-страхователи допускают два типа ошибок. Первые связаны с «битыми» форматами и проблемами в электронно-цифровой подписи. По результатам первичной проверки такие 4-ФСС отвергаются. Если после исправления бухгалтер направит их повторно, именно этот момент будет считаться датой представления. Поэтому рекомендуется иметь «в запасе» 1-2 дня, чтобы не нарушить сроки.

Второй вид ошибок – неточности в расчетах. Если в готовом документе нарушены контрольные соотношения, он будет считаться принятым, но бухгалтеру поступит уведомление о необходимости исправления недочетов. Его нельзя игнорировать, в противном случае страхователю грозят штрафные санкции.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .