Как расшифровывается ткс в налоговой. Предоставление документов в налоговую по ткс

Для сдачи налоговых деклараций (расчетов), бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках и т.д. в налоговую инспекцию можно использовать почтовую связь или телекоммуникационные каналы связи. При каждом из названных способов представления отчетности существуют моменты, на которые следует обратить внимание. Например, отправляя отчетность по почте, важно заполнить опись вложения или проверить наличие у оператора почтовой связи лицензии на осуществление своих услуг.

«Почтовые» особенности

Когда налоговую и бухгалтерскую отчетность организация не может направить в инспекцию по телекоммуникационным каналам связи или сдать через законного или уполномоченного представителя, ей ничто не остается, как сделать это по почте.

Оператор почтовой связи

Деятельность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по возмездному оказанию услуг связи осуществляется только на основании лицензии (п. 1 ст. 29 Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ (далее — Закон № 126)). Перечень наименований услуг связи, вносимых в лицензии, утвержден постановлением Правительства РФ от 18 февраля 2005 г. № 87. Среди них - услуги почтовой связи.

Под операторами почтовой связи понимаются организации почтовой связи и индивидуальные предприниматели, имеющие право на оказание услуг почтовой связи. Это следует из статьи 2 Закона от 17 июля 1999 г. № 176-ФЗ (далее - Закон № 176-ФЗ).

Операторы почтовой связи оказывают услуги почтовой связи на основании лицензий, получаемых в соответствии с Законом № 126-ФЗ. Указанные лицензии, а также сертификаты на средства и услуги почтовой связи оформляются и выдаются федеральным органом исполнительной власти, который осуществляет управление деятельностью в области почтовой связи, в соответствии с законодательством РФ.

Лицензия на оказание услуг почтовой связи является разрешением на осуществление совокупности операций, составляющих единый производственно-технологический процесс оказания таких услуг, в том числе прием, обработку, перевозку и доставку (вручение) почтовых отправлений, а также перевозку работников, сопровождающих почтовые отправления. Дополнительное лицензирование операций, составляющих единый производственно-технологический процесс оказания услуг почтовой связи, в качестве самостоятельных видов деятельности не допускается. Об этом говорится в абзаце 1 статьи 17 Закона № 176-ФЗ.

Таким образом, при отправке налоговой декларации по почте налогоплательщик может воспользоваться услугами почтовой связи, оказываемыми негосударственными организациями почтовой связи, которые имеют лицензию на их предоставление.

Внимание

Оператором связи, не соблюдающим сроки пересылки письменной корреспонденции при оказании указанных услуг, нарушаются лицензионные условия осуществления деятельности в области оказания услуг связи. За это предусмотрена ответственность в виде административного штрафа (ст. 14.1 КоАП РФ).

День представления отчетности

При сдаче отчетности по почте днем ее представления счиается дата отправки почтового отправления с описью вложения (п. 4 ст. 80 НК РФ и п. 5 ст. 15 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). При этом документы признаются поданными в срок, если их сдали на почту до 24:00 дня, установленного в качестве отчетной даты (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

Важный момент

Если отчетность была отправлена своевременно, но опоздала в налоговую по вине почты, ответственность налогоплательщик не несет (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 5 июля 2006 г. № Ф04-4150/2006(24268-А81-37)).

Категории почтовых отправлений

В зависимости от способа обработки почтовые отправления подразделяются на следующие категории:

• простые - принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении;


• регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные) - принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении.

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом. Перечень видов и категорий почтовых отправлений, пересылаемых с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом, определяется операторами почтовой связи. Об этом говорится в пункте 12 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221 (далее - Правила).

В подтверждение приема заказного письма оператором почтовой связи отправителю выдается квитанция. В ней указываются вид и категория почтового отправления, фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (п. 32 Правил).

Отчетность в налоговый орган обычно направляют заказным письмом с описью вложения, то есть вручают адресату под расписку. И если она весит до 100 грамм, то по почте ее отправляют письмом с объявленной ценностью, более указанного веса - бандеролью с объявленной ценностью (п. 13 Правил).

Опись вложения

Опись вложения является единственным доказательством того, что была отправлена именно отчетность, а не какие-нибудь другие бумаги. Ведь в ней указывается наименование конкретного документа, направляемого по почте.

Какой именно документ был отправлен заявителем заказным письмом в адрес налогового органа из содержания почтовой квитанции и уведомления о вручении установить невозможно. Ведь почтовое уведомление служит для сообщения, когда и кому было вручено письмо отправителя. То есть оно является доказательством того, что организация действительно отправляла отчетность, а налоговая инспекция ее получила. Почтовая квитанция подтверждает факт своевременной сдачи документов.

Опись вложения также является доказательством заключения договора с оператором почтовой связи об оказании соответствующих услуг. Это следует из пунктов 52 и 53 Правил.

Опись вложения в почтовое отправление, содержащее оттиск почтового штемпеля с датой отправки, будет служить доказательством своевременного отправления налоговой декларации даже при отсутствии почтовой квитанции. Это подтверждается постановлением ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 августа 2010 г. № А33-20480/2009. Правда есть и примеры судебных решений, в которых в качестве доказательств исполнения обязанности налогоплательщика по своевременному представлению декларации служит именно почтовая квитанция (постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 августа 2010 г. № А56-44025/2009).

Опись вложения заполняется по форме 107. Она приведена в приложениях № 11, 12 к Временному порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденному Приказом ФГУП «Почта России» от 30 июля 2004 г. № 305.

Ее заполняют в двух экземплярах, на которых сотрудник почты расписывается и проставляет оттиск календарного штемпеля. Затем один экземпляр описи вкладывается в почтовое отправление, другой - выдается отправителю вместе с квитанцией (пункты 4.1, 4.2 Временного порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений).

Если письмо с отчетностью потерялось

Допустим налоговая инспекция не получила отчетность, которая была отправлена по почте. В этом случае она может привлечь организацию, а также ее руководителя или главного бухгалтера к ответственности по статье 126 Налогового кодекса и по статье 15.6 Кодекса об административных поручениях соответственно.

Однако, факт своевременной отправки отчетности по назначению организация может доказать почтовой квитанцией, уведомлением и описью вложения.

Особенности направления отчетности по ТКС

Налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, направляют налоговые декларации в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде, если иной порядок представления информации, отнесенной к государственной тайне, не предусмотрен законодательством (абз. 2 п. 3 ст. 80 НК РФ).

ИФНС не вправе отказываться принимать налоговую декларацию в электронном виде по тому основанию, что среднесписочная численность организации составляет менее 100 человек. Таким образом, «малочисленные» фирмы могут представлять отчетность или на бумажном носителе, или в электронном виде. Организация самостоятельно принимает решение о способе сдачи налоговой декларации в налоговый орган.

Отметим, что при передаче налоговой отчетности по ТКС необходимо руководствоваться Методическими рекомендациями по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденными приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534@. Основание - пункт 1 приказа ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-6/610@.

Дата представления и подтверждающий документ

При передаче налоговой декларации по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки, зафиксированная в подтверждении специализированного оператора связи. Это предусмотрено Порядком представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденном приказом МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169.

Налоговый орган не вправе отказать в принятии налоговой декларации, представленной организацией по установленной форме и формату. А при получении отчетности по ТКС он обязан передать организации квитанцию о приеме в электронном виде.

Конечным результатом приема налоговых деклараций и индивидуальному информированию налогоплательщиков о ее результатах является:

• регистрация налоговой декларации (расчета) в информационном ресурсе инспекции ФНС России;


• направление налогоплательщику (его представителю) квитанции о приеме налоговой декларации в виде электронного документа, подписанного ЭЦП уполномоченного представителя инспекции ФНС России.

Форма квитанции о приеме декларации в электронном виде приведена в приказе ФНС России от 25 февраля 2009 г. № ММ-7-6/85@.

Должностное лицо, ответственное за прием налоговой отчетности в электронном виде по ТКС, не позднее следующего рабочего дня за днем ее получения формирует:

• уведомление о том, что налоговая декларация (расчет) не принята, с указанием причины;


• или квитанцию о приеме налоговой декларации (расчета).

Таким образом, моментом представления декларации считается дата, указанная в подтверждении специализированного оператора связи. Документом, подтверждающим прием налоговой декларации в электронном виде по ТКС, является квитанция о приеме (письмо Минфина России от 29 апреля 2011 г. № 03-02-08/49).

Формат отчетности

Электронные форматы налоговой отчетности утверждаются ФНС России по согласованию с Минфином России (п. 7 ст. 80 НК РФ).

Налоговая декларация не принимается в случае ее представления не по установленному формату. Это указано в подпункте 3 пункта 133 Административного регламента Федеральной налоговой службы, утвержденного приказом Минфина России от 18 января 2008 г. № 9н.

Следовательно, налоговую декларацию, поданную не по установленному формату, можно считать непредставленной.

В случае непредставления декларации в течение 10 дней по истечении установленного срока ИФНС может принять решение о приостановлении операций организации по ее счетам в банке (п. 3 ст. 76 НК РФ).

Сдача отчетности через Интернет-сайт ФНС России

С 15 июля по 15 сентября 2011 года через Интернет-сайт ФНС России осуществлялся пилотный проект по эксплуатации программного обеспечения, позволяющего представлять налоговую и бухгалтерскую отчетности в электронном виде. Основанием для этого послужил приказ ФНС России от 15 июля 2011 года № ММВ-7-6/443@. В нем вместе с Планом мероприятий по организации и проведению пилотного проекта содержится Порядок представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде через интернет-сайт ФНС России.

Согласно указанному порядку, при представлении налоговой и бухгалтерской отчетности рассматриваемым способом налогоплательщик использует: электронную подпись, средства криптографической защиты информации и программное средство ПК «Налогоплательщик ЮЛ».

Порядок действия налогоплательщика при представлении отчетности через интернет-сайт ФНС России зависит от наличия у него действующего (валидного) ключа электронной подписи, квалифицированный сертификат которого выдан удостоверяющим центром, входящим в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России (далее - ДУЦ ФНС России).

Налоговый консультант А.А. Лапина

Современная система документооборота между субъектами хозяйствования и контролирующими структурами построена на двух принципах:

подача документов и отчетности в бумажном виде (обычно при условии небольшой среднесписочной численности штата);

обмен информацией в электронном формате.

В последнем случае передача данных осуществляется через интернет с участием официальных посредников – операторов ТКС. Процесс отправки и приема сведений регламентирован законодательно, ко всем участникам процедуры документооборота предъявляются особые требования.

ТКС – что это?

ТКС расшифровывается как телекоммуникационный канал связи. Он позволяет передавать большие объемы информации на любые расстояния в сжатые сроки. Такой формат взаимодействия характерен для отношений между налогоплательщиками и ФНС, внебюджетными фондами, другими контролирующими структурами. Обмен данными может производиться посредством использования специализированного программного обеспечения, устанавливаемого на ПК, или через онлайн-сервисы официальных сайтов госструктур.

Участниками электронного документооборота являются три стороны:

субъект хозяйствования;

посредник – оператор ТКС;

контролирующий орган.

Документы могут отправляться в обе стороны – например, как налогоплательщиком в ФНС, так и от ФНС в адрес субъекта предпринимательства. При использовании ТКС личный кабинет создается на каждого налогоплательщика. Доступ к нему осуществляется через индивидуальный логин и пароль, пересылаемые документы визируются при помощи электронной цифровой подписи . Отправленные отчетные документы обычно не надо дублировать на бумаге и пересылать почтой или относить в контролирующий орган лично - подписанные ЭЦП электронные формы приравниваются к бумажным аналогам. Документация может составляться непосредственно в программе на электронных бланках или формироваться из скан-копий.

Требования по ТКС

Суть ТКС сводится к осуществлению следующих операций:

формирование электронного документа;

отправка данных оператору ТКС;

шифровка сведений;

передача информации в контролирующий орган;

расшифровка данных;

создание и отправка налогоплательщику квитанции о приеме электронного документа.

Требования по ТКС к отправителям данных заключаются в следующем:

наличие регистрации в качестве участника системы электронного документооборота;

у субъекта хозяйствования должен быть договор с оператором ТКС на обслуживание;

документы подписываются актуальной ЭЦП (электронно-цифровой подписью).

Организация системы электронного документооборота применительно к налоговым декларациям регламентирована нормами приказа ФНС от 31.07.2014 г. № ММВ-7-6/398@. В электронном формате можно не только отправить отчетность, но и оформить запрос на получение справки о состоянии налоговых расчетов, акта сверки с ФНС, детальной расшифровки платежей и т.п.

Операторы ТКС

Оператор ТКС должен соответствовать параметрам, обозначенным в приложении к Приказу ФНС от 04.03.2014 № ММВ-7-6/76@:

в роли оператора может выступать только российское предприятие, у которого имеются актуальные лицензии, выданные ФСБ РФ, для осуществления деятельности по разработке, производству и реализации автоматических средств шифровки и передачи данных, для проведения мероприятий в рамках услуг по шифровке информации, обслуживанию специализированных криптографических средств;

наличие лицензии на оказание услуг по передаче данных по ТКС;

документально подтвержден факт обладания сертифицированными программными средствами, через которые осуществляется электронный документооборот;

наличие сертифицированных средств подписи электронных форм документов;

технические устройства и телекоммуникационные сети, используемые в основной деятельности, расположены на территории РФ;

у оператора должен быть круглосуточный доступ в интернет и действующий договор с налоговым органом.

При возникновении спорных вопросов по факту предоставления либо непредоставления документов или отчетов оператор по ТКС может выступать в качестве свидетеля, который удостоверяет факт передачи данных или опровергает его. В число задач оператора ТКС входит обеспечение конфиденциальности данных и постоянная актуализация отчетных форм.

Всё большее число компаний переходят на отправку отчётности в налоговый орган с помощью оператора ЭДО – электронного документооборота. Правда, любого попавшегося выбирать нельзя. В нашем материале – полный перечень таких операторов, которые получили одобрение со стороны центрального аппарата ФНС России.

Сдача отчётности

Представление отчетности в электронном виде происходит по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) и с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. При этом посредником по передаче электронных документов выступает оператор системы электронного документооборота.

Через доверенного оператора электронного документооборота можно сдавать:

• отчётность по налогам;
• отчётность по страховым взносам;
• бухгалтерскую отчётность.

На сегодня ситуация такова, что в некоторых случаях без оператора электронного документооборота не обойтись. Он необходим, когда (п. 3 ст. 80 НК РФ):

1. Среднесписочное количество персонала за минувший календарный год – от 100 человек.
2. Создано новое юридическое лицо (в т. ч. в рамках реорганизации) с количеством персонала от 100 сотрудников.
3. По конкретному налогу (страховым взносам) прямо предусмотрена обязанность сдавать только электронную отчётность.

Медлить нельзя: организации из этого перечня должны в течение 10 дней с момента отнесения к одной из этих категорий обеспечить обмен электронными документами с налоговой с помощью одного из операторов электронного документооборота ФНС России. Для этого с оператором нужно заключить специальный договор на оказание таких услуг.

Каждый оператор ЭДО должен соответствовать требованиям, которые перечислены в приказе ФНС от 04 марта 2014 года № ММВ-7-6/76.

Преимущества

Можно выделить однозначные плюсы в отношении работы с оператором электронного документооборота:

• не нужна явка в налоговую инспекцию, так как отчетность в любое время дня и ночи может быть отправлена из офиса (экономия времени);
• не нужно дублировать сдаваемые материалы на бумаге;
• меньше ошибок технического характера (отчетность формируется по утвержденному формату; механизм выходного контроля проверяет правильность заполнения строк отчетности);
• быстрота обновления форматов сдачи отчетности (при изменении или введении новых форм до срока их представления плательщик может обновить их версии);
• есть гарантия, что отчётность пришла в налоговую (в течение суток можно получить подтверждение выполнения своих обязательств по сдаче, а также оперативно посмотреть свою личную карточку; нет потребности ждать актов сверки);
• защита отчетности от просмотра и корректировки третьими лицами;
• возможность получать в электронном варианте справки и выписки о расчетах с бюджетом, перечень сданной отчетности, акт сверки расчетов, разъяснения ФНС, а также направить налоговикам запрос.

Список

Полный список операторов ЭДО ведёт и постоянно актуализирует на своём официальном сайте www.nalog.ru Налоговая служба России. Вот точная ссылка (для московского региона):

https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/

Помимо отчетности в ФНС налогоплательщики могут отправлять в инспекцию различные документы. Такая необходимость возникает, если налоговая инспекция присылает требование в рамках камеральной или встречной проверки.

Часть пояснений можно оформить на бумажном носителе. Однако в большинстве случаев компании должны подавать документы в налоговую в электронном виде. Например, налогоплательщики, на которых возложена обязанность представлять электронную декларацию по НДС, пояснения по сданной декларации также должны подавать в электронном виде (п. 3 ст. 88 НК РФ).

Подача документов в налоговую в электронном виде существенно экономит время налогоплательщика, так как не придется вручную заверять все копии истребуемых документов.

Подача документов в электронном виде в ФНС возможна через специального оператора. Через систему Контур.Экстерн можно отправлять как отчетность, так и различные пояснения и документы в ИФНС в электронном виде. Подача документов через Контур.Экстерн — это простой способ представить пояснения в срок.

Обычно на требование ФНС нужно ответить в течение пяти дней. Кроме того, налогоплательщик обязан при получении электронного требования отправить квитанцию о приеме. На это отводится шесть дней (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

До конца февраля через Контур.Экстерн можно отправить ограниченный перечень документов (согласно Приказу ФНС РФ от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@).

Какие документы можно подать в ФНС в электронном виде до 28.02.2018:

• все виды счетов-фактур;
• книгу покупок и доплисты к ней;
• книгу продаж и доплисты к ней;
• журнал выставленных и полученных счетов-фактур;
• акты на оказание услуг;
• ТОРГ-12;
• грузовую таможенную или транзитную декларацию и добавочные листы к ним;
• спецификации;
• договоры и дополнительные соглашения к ним;
• документы о передаче товара или результатов работ;
• УПД и корректировки к нему.

С 01.03.2018 расширится перечень документов, которые можно передавать в электронном виде (Приказ ФНС РФ от 27.10.2016 № ММВ-7-6/583@):

• документы, доказывающие подлинность хозяйственных операций;
• организационно-распорядительные документы;
• документы на недвижимость;
• документы, подтверждающие достоверность показателей в декларациях;
• регистрационные документы на транспортные средства;
• документы, подтверждающие право на налоговые льготы;
• документы, являющиеся основанием для предоставления различных видов вычетов по НДФЛ (ст. 218-221 НК РФ);
• документы на уплату аванса по НДФЛ за иностранных граждан (ст. 227.1 НК РФ);
• правоустанавливающие документы на применение специального налогового режима;
• документы, прилагаемые к заявлению о постановке на учет или снятии с учета;
• подтверждающие документы к отчету о движении средств по банковским счетам;
• документы, представляемые контролируемыми иностранными компаниями и контролирующими лицами;
• документы для получения рассрочки по уплате налогов;
• письма и иные документы для зачета или возврата сумм излишне уплаченных (излишне взысканных) налогов, взносов и т.д.;
• прочие документы по запросу ИФНС в процессе проверок.

Электронная подача документов в налоговую инспекцию позволяет отследить всю цепочку движения документов: от их отправки до их получения ИФНС. Электронная подача документов через Контур.Экстерн значительно упростит работу руководителя и бухгалтера.