Ведение кассовых операций обособленном подразделении. Обособленные подразделения без отдельного баланса

1. Офисы продаж, находятся по адресам, отличным от юридического адреса компании (компания является малым предприятием, учет по ОСНО), однако офисы находятся в одном муниципальном образовании и подведомственны одному налоговому органу, являются ли они обособленными подразделениями? Каков порядок ведения кассы в данных офисах с 01.06.2014г.,учитывая то, что предприятие малое? Необходимы ли отдельный лимит и отдельная кассовая книга по каждому офису?

п. 2 ст. 11 НК РФ). Из определения следует, что для постановки обособленного подразделения на налоговый учет решающую роль играет создание хотя бы одного стационарного рабочего места. Поэтому если в указанных офисах продаж оборудованы рабочие места на срок более одного месяца, организация должна встать на налоговый учет по местонахождению этих обособленных подразделений (п. 1 ст. 83 НК РФ).

абз. 3 п. 4 ст. 83 НК РФ).

Так как организация относится к малым предприятиям, вы вправе не устанавливать лимит остатка кассы по обособленным подразделениям.

При этом обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255 . Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827 .

Если обособленные подразделения организации находятся в одном муниципальном образовании на территориях, подведомственных разным налоговым инспекциям, для постановки подразделений на учет организация вправе выбрать одну инспекцию по местонахождению любого из ее подразделений (абз. 3 п. 4 ст. 83 НК РФ).* Это правило распространяется только на обособленные подразделения. Поэтому если в одном населенном пункте, но на территориях, подведомственных разным инспекциям, расположены головное отделение организации и ее обособленное подразделение, то регистрироваться придется дважды (письмо Минфина России от 15 апреля 2011 г. № 03-02-07/1-126).

Организация должна заявить в инспекцию о постановке на налоговый учет в течение месяца со дня создания обособленного подразделения (подп. 3 п. 2 ст. 23 НК РФ). Для этого в инспекцию по местонахождению организации подайте:
– сообщение о создании обособленного подразделения. Форма , формат и порядок заполнения сообщения утверждены приказом ФНС России от 9 июня 2011 г. № ММВ-7-6/362 ;
– уведомление о выборе налоговой инспекции. Форма , формат и порядок заполнения уведомления утверждены приказом ФНС России от 11 августа 2011 г. № ЯК-7-6/488 . Данное уведомление отправьте, только если организация вправе выбирать инспекцию для постановки на учет обособленного подразделения.

Вместе с сообщением и уведомлением организация вправе представить копии документов, подтверждающих создание обособленного подразделения.

Внимание: если организация опоздает с подачей заявления о постановке на учет обособленного подразделения, то ей грозит штраф по пункту 1 статьи 116 Налогового кодекса РФ. Размер штрафа – 10 000 руб. Если же в незарегистрированном обособленном подразделении организация начнет вести предпринимательскую деятельность, санкции могут быть более строгими.

За ведение деятельности без постановки на налоговый учет (в т. ч. по местонахождению обособленного подразделения) с организации могут взыскать 10 процентов доходов, полученных от этого бизнеса, но не менее 40 000 руб. Такие меры ответственности предусмотрены пунктом 2 статьи 116 Налогового кодекса РФ.

Стоит отметить, что если обособленное отделение открывается на территории той же налоговой инспекции, где находится головная организация, то ответственность по пункту 1 статьи 116 Налогового кодекса РФ не применяется. В этом случае организацию могут оштрафовать на 200 руб. на основании пункта 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ. Составом правонарушения будет не пропуск срока подачи заявления о постановке на учет, а то, что организация не представила документы, необходимые для налогового контроля. Такая позиция отражена в письме ФНС России от 27 февраля 2014 г. № СА-4-14/3404 .

Сообщение (уведомление, подтверждающие документы) можно:
– передать в инспекцию лично;
– отправить в электронном виде (с квалифицированной электронной подписью);
– отправить по почте заказным письмом.

Инспекция, в которой подразделение встало на учет, присваивает подразделению его КПП. Новый ИНН подразделению не присваивается: ИНН подразделения является ИНН организации. Это следует из положений пунктов и Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/435 .

Сергей Разгулин ,

2. Ситуация: какой день считается датой создания обособленного подразделения

Датой создания обособленного подразделения признается дата обустройства рабочих мест и фактического начала ведения деятельности через данное подразделение.

Обособленным признается подразделение, территориально отдаленное от организации, в котором оборудованы рабочие места на срок более одного месяца (стационарные рабочие места) (п. 2 ст. 11 НК РФ). Из определения следует, что для постановки обособленного подразделения на налоговый учет решающую роль играет создание хотя бы одного стационарного рабочего места.*

Рабочим является место, которое находится под контролем работодателя и где сотрудник должен находиться (куда он должен прибыть) для выполнения работ (абз. 6 ст. 209 ТК РФ).

Понятие рабочего места различается для каждой отдельной организации и зависит от характера выполняемых работ. Поэтому датой создания можно считать дату окончания обустройства рабочего места, дату принятия первого сотрудника на работу или другую дату, связанную с началом деятельности подразделения. Такой вывод подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Центрального округа от 12 июля 2011 г. № А14-8856/2010/337/28 , Московского округа от 17 января 2011 г. № КА-А40/16989-10 , Западно-Сибирского округа от 6 февраля 2007 г. № Ф04-8807/2006(29891-А45-19) , Дальневосточного округа от 12 декабря 2007 г. № Ф03-А73/07-2/5541) .

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Обособленные подразделения

Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них.* При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.

Если обособленное подразделение зачисляет выручку на расчетный счет, минуя кассу головной организации, установите для него лимит без учета лимитов других подразделений и лимита головной организации. То есть в данном случае лимит остатка кассы нужно будет установить отдельно для:

• головной организации;
• обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.

Если обособленные подразделения сдают выручку только в головную кассу, то общая сумма лимита остатка в кассе в целом по организации должна включать в себя:

• лимит остатка в кассе головной организации;
• лимиты остатков по всем обособленным подразделениям.

Например, в данном случае можно рассчитать общий лимит в целом по организации с учетом выручки всех обособленных подразделений. А затем распределить его между главной (центральной) кассой и подразделениями исходя из доли выручки каждого подразделения. Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде.

Арбитражная практика по этому вопросу неоднородна. Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см., например, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).

Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., например, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012 , Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Елена Попова,

Все организации независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 , п. 5 ст. 346.26 НК РФ). В упрощенном порядке кассовые операции могут вести:*

• субъекты малого предпринимательства (малые и микропредприятия);
• индивидуальные предприниматели.

Расходование наличной выручки

Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать на следующее:

• выдачу зарплаты;
• социальные выплаты;
• оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• выдачу сотрудникам под отчет (в т. ч. командировочных);
• выплату денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);
• выплату страховых возмещений по договорам страхования граждан (при условии, что страховая премия была уплачена наличными);
• выдачу денег в качестве банковского платежного агента (субагента);
• использование денег на личные нужды предпринимателем, при условии, что выплата не связана с его предпринимательской деятельностью.

На эти цели можно расходовать только выручку от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Наличные деньги, принятые от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов, комиссионной торговле), должны быть в полном объеме сданы в банк.

Сохранность наличных денег

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, их хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения инвентаризации кассы организации и предприниматели разрабатывают самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

За сохранность денег в кассе отвечает кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. Поэтому при приеме кассира на работу, помимо оформления обычных документов, нужно:

• заключить договор о полной материальной ответственности ;
• взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

6. Ситуация: можно ли обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации

В организации действуют две кассы. Вторая касса установлена в обособленном подразделении, которое находится за пределами города.
В кассу вносятся денежные средства, полученные от покупателей аптеки, а также возвращаемые подотчётными лицами, которые до этого получили денежные средства в основной кассе организации. Денежные средства второй кассы в основном выдаются под отчёт.
Кассир передает информацию для заполнения кассовой книги из обособленного подразделения в головное подразделение.
Кассу разбили на субсчета - 50.01 и 50.04, кассовая книга ведется общая. Нумерация документов ведется общая.
Есть ли нарушение правил ведения кассовых операций в данной ситуации?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Обособленное подразделение, в котором ведутся кассовые операции, должно вести собственную кассовую книгу.

Обоснование вывода:
В настоящий момент основным документом, регламентирующим порядок ведения кассовых операций, является Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание ЦБ РФ).
Согласно пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004. Кассир в кассовой книге 0310004 производит записи по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег) (абзац третий пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ).
То есть записи вносятся в кассовую книгу при каждом факте приема и выдачи наличности из кассы.
В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге 0310004, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге 0310004 сумму остатка наличных денег и проставляет подпись (абзац четвертый пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ).
Если в кассу обособленного подразделения поступают наличные деньги и (или) выдаются из кассы наличные деньги, то согласно общему порядку учета денежной наличности в соответствии с п. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ необходимо производить учет денежной наличности, то есть вести кассовую книгу.
Отсюда следует, что каждое обособленное подразделение, в котором ведутся кассовые операции, независимо от того, на какие цели будут расходоваться наличные денежные средства, должно вести собственную кассовую книгу.
Кроме того, абзацем седьмым пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ установлено, что обособленные подразделения (без каких-либо исключений) передают юридическому лицу копию листа кассовой книги 0310004 в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Согласно письму Банка России от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255, разъясняющему аналогичные нормы ранее действовавшего Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации", требование о ведении кассовой книги, в которую вносятся записи на основании приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров, должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением (смотрите также ФНС России от 12.09.2012 N АС-4-2/15195).
В ФНС России от 05.06.2013 N АС-4-2/10250 "О направлении арбитражной практики" было приведено Тринадцатого Арбитражного Апелляционного Суда от 25.02.2013 по делу N А56-55039/2012, в котором указывается на необходимость ведения кассовой книги каждым обособленным подразделением организации, ведущим кассовые операции, поскольку невнесение в кассовую книгу записи о поступлении наличных денежных средств в день их поступления является неоприходованием в кассу этих денежных средств.
Таким образом, неведение кассовой книги может послужить основанием для привлечения организации к административной ответственности по КоАП РФ.
Требование вести кассовую книгу обособленным подразделением подтверждается судебной практикой.
В Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2016 N 15АП-6184/16 говорится, что состав КоАП РФ охватывает не только деяние, заключающееся в неполном оприходовании денежных средств в кассу, но также и деяние, заключающееся в неведении кассовых книг обособленными подразделениями, в связи с чем суд приходит к выводу, что состав правонарушения, вменённый инспекцией обществу, является доказанным.
Аналогичные выводы содержит Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.04.2016 N 09АП-14017/16: кассовая книга по обособленному подразделению не представлена по причине ее неведения. Общество допустило нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в неоприходовании в кассу обособленного подразделения наличных денежных средств.
В Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.06.2016 N 15АП-6594/16 указывается, если обособленное подразделение организации осуществляет наличные операции, оно обязано вести кассовую книгу, в том числе когда наличная выручка передается в кассу головного подразделения. "Учетная политика организации" не освобождает юридических лиц от обязанности соблюдать кассовую дисциплину.
В Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.05.2016 N 15АП-6464/16 отмечалось, что обособленным подразделением общества не оприходовались наличные денежные средства по месту осуществления деятельности по причине неведения кассовой книги обособленным подразделением. Передача денежных средств, принятых по месту осуществления деятельности обособленного подразделения, в дальнейшем в кассу юридического лица (без оприходования по месту нахождения обособленного подразделения) является нарушением порядка, установленного Указаниями ЦБ РФ.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Графкин Олег

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Многие организации торговли и общественного питания, а также аптеки имеют в своем составе обособленные подразделения, представляющие собой сеть магазинов, киосков, ресторанов, кафе, закусочных, аптек и т.д. Такие торговые точки работают с покупателями (клиентами) за наличный расчет или с применением пластиковых карт. Как правильно организовать учет кассовых операций?

Обязательные требования к ведению кассовых операций

Нормативными документами, регулирующими наличное денежное обращение в Российской Федерации и определяющими порядок ведения кассовых операций, являются:

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций);

Положение Банка России от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (далее - Правила денежного обращения);

Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя".

Вопрос об особенностях ведения кассовых операций организациями, имеющими обособленные подразделения, на сегодняшний день не разъяснен. Поэтому в таких организациях нередко возникают проблемы с отражением операций в кассовой книге, нумерацией кассовых ордеров и установлением лимита кассы. Тем не менее правильно организовав документооборот, можно решить проблемы и избежать штрафов при проверках.

Примечание. Выбранные организацией способы ведения бухгалтерского учета применяют все филиалы, представительства и иные подразделения организации (в том числе выделенные на отдельный баланс) независимо от места нахождения (п. 10 ПБУ 1/98).

В обособленном подразделении, как и в самой организации, все хозяйственные операции оформляются первичными документами. Это установлено в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). Причем документооборот должен быть организован в соответствии с требованиями действующего законодательства и принятой в организации учетной политикой. В п. 3 ст. 5 Закона N 129-ФЗ сказано, что организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют учетную политику исходя из структуры, сферы бизнеса и других особенностей деятельности.

Филиалы и представительства иностранных организаций, находящиеся на территории России, могут формировать учетную политику исходя из правил, установленных в стране нахождения иностранной организации, если они не противоречат Международным стандартам финансовой отчетности (п. 4 ПБУ 1/98). В составе бухгалтерской учетной политики утверждаются также правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Таким образом, порядок ведения кассовых документов, в том числе кассовой книги, закрепляется в учетной политике организации, имеющей обособленные подразделения, с учетом специфики ее деятельности.

Кассовая книга

Поступления и выдача наличных денег в компаниях учитываются в кассовой книге (форма N КО-4) <1>. Данное требование установлено в п. 22 Порядка ведения кассовых операций. В кассовой книге фиксируются суммы наличных денежных средств, ежедневно принимаемые и выдаваемые организацией, и остаток наличных денег в кассе на начало и конец дня.

Кассовую книгу должны вести все организации, в том числе применяющие такие специальные режимы налогообложения, как ЕСХН, УСН и ЕНВД (п. 3 Порядка ведения кассовых операций).

<1> Унифицированные формы первичных документов по учету кассовых операций N N КО-1, КО-2, КО-3, КО-4 и КО-5 утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Примечание. Вносить в кассовую книгу записи по операциям в территориально удаленном обособленном подразделении в момент их осуществления кассир данной организации не сможет.

Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью, количество листов в ней обязательно заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера этой организации (п. 23 Порядка ведения кассовых операций). Для организаций, имеющих обособленные подразделения, никаких исключений законодательством РФ не предусмотрено. Кассовая книга у таких компаний должна быть единой и вестись в самой организации.

В соответствии с требованиями, установленными в Порядке ведения кассовых операций, кассир организации обязан сделать соответствующую запись в кассовой книге сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Очевидно, что произвести подобные действия в ситуации, когда обособленное подразделение территориально удалено от головной организации или находится в другом городе, очень сложно.

Рассмотрим несколько способов ведения кассовой книги организациями, имеющими обособленные подразделения, которые наиболее часто применяются на практике.

Примечание. Косвенно правомерность этой операции подтверждается наличием строки для информации об обособленном подразделении на титульном листе кассовой книги унифицированной формы N КО-4.

Ведение отдельных разделов единой кассовой книги

в обособленных подразделениях

Некоторые компании кассовые операции территориально отдаленных обособленных подразделений отражают в отдельных разделах, томах или частях единой кассовой книги. Данный порядок документооборота нужно предусмотреть в бухгалтерской учетной политике.

В каждом обособленном подразделении открывается отдельный раздел, том или часть единой кассовой книги, и кассир подразделения самостоятельно выписывает приходные и расходные кассовые ордера со своей специфической нумерацией и последующим отражением их в единой кассовой книге организации.

Разделы кассовой книги удобнее вести автоматизированным способом, то есть формировать листы ежедневно в конце рабочего дня в виде распечаток с реквизитами, предусмотренными в унифицированной форме N КО-4. В конце отчетного периода они брошюруются.

На титульном листе каждого раздела (тома, части) указываются наименование организации, ее обособленного подразделения и номер раздела единой кассовой книги.

Поскольку в данном случае невозможно соблюдать сквозную нумерацию приходных и расходных кассовых ордеров в целом по организации, целесообразно приказом руководителя закрепить за каждым обособленным подразделением условное наименование или кодовый номер. Соответственно, при оформлении приходных и расходных кассовых ордеров (формы N N КО-1 и КО-2) им присваиваются дробные номера, где числитель - порядковый номер кассового ордера по журналу регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3), а знаменатель - код (условное наименование) обособленного подразделения.

Примечание. Порядок присвоения номеров каждому из разделов кассовой книги следует закрепить в учетной политике.

Пример. Головной офис ООО "УпаковкаПлюс" расположен в Москве. У организации два обособленных подразделения, не выделенных на отдельные балансы и не имеющих расчетных счетов. Одно из них находится в Одинцове, другое - в Твери. В соответствии с бухгалтерской учетной политикой ООО "УпаковкаПлюс" на 2008 г. единая кассовая книга организации состоит из трех отдельных разделов, которым присвоены коды:

01 - для раздела кассовой книги головной организации;

02 - для раздела кассовой книги обособленного подразделения в Одинцове;

03 - для раздела кассовой книги обособленного подразделения в Твери.

Согласно учетной политике при заполнении обособленными подразделениями организации кассовых ордеров используются дробные номера. Их числитель - порядковый номер кассового ордера в соответствующем обособленном подразделении, а знаменатель - код конкретного обособленного подразделения:

По головной организации: приходный кассовый от 08.09.2008 N 82/01, расходный кассовый ордер от 12.09.2008 N 76/01;

- по филиалу в Одинцове: приходный кассовый номер от 04.09.2008 N 236/02, расходный кассовый ордер от 04.09.2008 N 218/02;

По филиалу в Твери: приходный кассовый номер от 24.09.2008 N 179/03, расходный кассовый ордер от 26.09.2008 N 154/03.

Приказом руководителя организации необходимо установить периодичность передачи отдельных разделов единой кассовой книги, кассовых отчетов с приходными и расходными кассовыми документами, а также других первичных кассовых документов из обособленных подразделений в бухгалтерию головной организации.

Примечание. Переданные в головной офис разделы (тома, части) в совокупности будут составлять одну кассовую книгу организации. При этом организация должна обеспечить брошюровку ежемесячно получаемых документов, соблюдая хронологию и соответствие кодам, установленным для обособленных подразделений.

В случае когда обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс и не имеет отдельного расчетного счета, в бухгалтерию головной организации передаются оригиналы первичных кассовых документов и разделов (томов, частей) кассовой книги. Копии этих документов остаются в обособленном подразделении.

Если обособленное подразделение выделено на отдельный баланс и имеет отдельный расчетный счет, в бухгалтерию головной организации передаются копии первичных кассовых документов и разделов (томов, частей) кассовой книги, заверенные печатью, подписями руководителя и главного бухгалтера обособленного подразделения. Оригиналы документов хранятся в обособленном подразделении.

По окончании отчетного периода подразделения передают в бухгалтерию головной организации первые экземпляры разделов (томов, частей) кассовой книги для составления сводной отчетности, а для подтверждения остатков денежных средств на местах оставляет у себя копии.

На основании первых экземпляров кассовой книги (отчетов кассира) и приложенных к ним кассовых документов обособленных подразделений бухгалтерия головной организации отражает операции по движению наличных денежных средств на счетах бухучета. Причем дата операции в учете должна соответствовать дате в кассовых документах.

Такой способ ведения кассовой книги с технической стороны удобен и головной организации, и обособленным подразделениям. В то же время у него есть существенный недостаток: требования Порядка ведения кассовых операций не выполняются. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., а на организацию - от 40 000 до 50 000 руб.

Ведение отдельной кассовой книги

обособленными подразделениями

Единая кассовая книга организации позволяет сконцентрировать все кассовые операции в одном месте. Поэтому организация сможет осуществлять надлежащий контроль за этими операциями. Наличие территориально удаленных обособленных подразделений затрудняет такой контроль. В связи с этим многие фирмы в нарушение требований Порядка ведения кассовых операций составляют в каждом таком подразделении отдельную кассовую книгу. В результате первичные документы по кассовым операциям оформляются обособленными подразделениями отдельно от документов головной организации и имеют собственную нумерацию.

Примечание. Головной организации и каждому обособленному подразделению заранее выдаются пронумерованные приходные и расходные кассовые ордера, за которые они отчитываются в конце каждого месяца и на основании которых в головной фирме формируется кассовая книга.

Как правило, такой способ организации кассовых операций применяется в отношении обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс и имеющих расчетный счет. Он наиболее оптимален с точки зрения организации бухгалтерского учета, технически удобен, но существенно нарушает требования Порядка ведения кассовых операций.

Ведение единой кассовой книги с заранее зарезервированным

диапазоном номеров кассовых ордеров

При указанном способе ведения кассовых операций головная организация заполняет кассовую книгу, заранее резервируя диапазоны приходных и расходных кассовых ордеров между обособленными подразделениями. Например, бланки документов с 1-го по 200-й остаются в головной организации, с 201-го по 400-й резервируются за одним обособленным подразделением, с 401-го по 600-й - за следующим обособленным подразделением и т.д.

Подобный способ организации документооборота для учета кассовых операций могут применять организации, филиальная сеть которых построена строго по территориально-производственному принципу, а филиалы не реализуют продукцию, работы или услуги за наличный расчет. Иначе говоря, при такой деятельности организации, когда возможно достаточно точно предусмотреть количество используемых бланков, например только для выдачи заработной платы, оплаты сырья и материалов исходя из графика поставок. Но даже для названных организаций существует риск применения штрафных санкций за несвоевременную сдачу неиспользованных наличных денег в кассу.

Кроме того, с технической точки зрения рассматриваемый способ не очень удобен. Возможна ситуация, когда у одного обособленного подразделения номер кассового ордера на раннюю дату может оказаться больше номера на более позднюю дату у другого обособленного подразделения. Это нарушает правила сквозной нумерации в хронологическом порядке по организации в целом (п. 21 Положения о ведении кассовых операций).

Ведение в обособленных подразделениях операционной кассы

Действующее законодательство позволяет организациям, в том числе имеющим обособленные подразделения, иметь так называемую операционную кассу.

Примечание. При необходимости организация вправе открывать субсчет "Операционная касса" к счету 50. Это предусмотрено Инструкцией по применению Плана счетов.

В соответствии с п. 28 Порядка ведения кассовых операций главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает кассирам операционных касс авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5). В свою очередь в конце рабочего дня кассиры операционных касс отчитываются перед ним в получении аванса и денег, принятых по приходным документам. Остаток наличных денег и кассовых документов по проведенным операциям сдается под расписку (в той же книге учета принятых и выданных кассиром денег).

В данном случае приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

Таким образом, в учетной политике организации можно предусмотреть, что основная касса расположена по месту нахождения головной организации, а в территориально удаленных обособленных подразделениях открываются операционные кассы. Кроме того, в учетной политике закрепляются порядок и периодичность передачи остатков денежной наличности из операционных касс в основную кассу головной организации (например, еженедельно).

Примечание. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи (п. 21 Порядка ведения кассовых операций).

Кассир головной организации помимо кассовой книги должен вести еще и книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, которая открывается на год. Соответственно, кассиры операционных касс обособленных подразделений обязательно ведут операционные кассовые книги. В этих книгах они ежедневно отражают показания счетчиков контрольно-кассовой техники на начало и конец рабочего дня, суммы выручки за день и суммы денежных средств, сданные в кассу организации (суммы подтверждаются подписями ответственных лиц). Форму операционной кассовой книги необходимо утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике, взяв за основу унифицированную форму N КО-4.

Несмотря на удобство и широкое распространение данного способа организации кассовых операций, он не исключает риска применения к организации санкций, предусмотренных в ст. 15.1 КоАП РФ, поскольку не соответствует обязательным требованиям, установленным в Порядке ведения кассовых операций.

Ведение единой кассы

Анализ перечисленных выше способов ведения кассовой книги, применяемых многими компаниями, имеющими филиалы, позволяет сделать вывод: подобная организация кассовых операций всегда будет сопряжена с риском предъявления претензий со стороны контролирующих органов - банков и налоговых инспекций. Дело в том, что их позиция по данной проблеме однозначна. Создание отдельных касс в удаленных обособленных подразделениях, ведение в них отдельных кассовых книг, отдельных томов или разделов единой кассовой книги компания не вправе обосновать положениями собственной учетной политики.

Примечание. Распорядительные документы и учетная политика организации не могут каким-либо способом изменять установленные законодательством правовые нормы и придавать им иной смысл.

Например, нельзя изменить положение п. 23 Порядка ведения кассовых операций о единстве кассовой книги организации, которое предназначено для предотвращения внесения записей в кассовую книгу задним числом. Кроме того, сформировать отдельные тома или разделы кассовой книги в одну со сквозной нумерацией страниц невозможно.

На сайте одного из региональных управлений ФНС России приведены следующие рекомендации по решению проблемы учета кассовых операций в компании с разветвленной филиальной сетью. Современные средства связи позволяют организовать документооборот между головной организацией и филиалом таким образом, чтобы данные о кассовых операциях поступали в головную организацию в момент их совершения. Не случайно в п. п. 2.4 и 2.5 Правил денежного обращения предусмотрен перевод платежей через предприятия Госкомсвязи России. Допускается ведение кассовой книги в виде компьютерной машинограммы (п. 25 Порядка ведения кассовых операций).

Буква закона. Кто проверяет кассовые операции в организации

К организациям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные законодательными и иными правовыми актами РФ (п. 2.15 Правил денежного обращения). Систематически (не реже одного раза в два года) банки проверяют:

Полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке, и полноту сдачи денег в кассу банка;

Выполнение согласованных с банком условий расходования наличных денежных средств, поступающих в кассу организации;

Соблюдение предельных сумм расчетов наличными деньгами;

Соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе организации;

Ведение кассовой книги и других кассовых документов.

По результатам проверки оформляется два или три экземпляра справки о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью, которые подписывают руководитель, главный бухгалтер организации и представитель банка. Результаты проверки в трехдневный срок рассматриваются в банке. Затем третий экземпляр справки передается организации, а второй остается в банке. Если были установлены факты нарушения порядка работы с денежной наличностью, первый экземпляр справки направляется в налоговую инспекцию по месту учета налогоплательщика для определения мер ответственности. При отсутствии нарушений проверяющие заполняют только две справки. Таким образом, сотрудники банков не могут составлять протоколы об административной ответственности. Налоговые органы не вправе проводить проверки организаций по вопросам соблюдения установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами за товарно-материальные ценности, работы и услуги, выполнения порядка хранения свободных денежных средств и накопления в кассе наличных денег в пределах установленных лимитов. В то же время налоговые органы могут затронуть эти вопросы при проверке (например, применяет ли организация ККТ).

Вместе с тем такая организация наличных расчетов имеет недостаток: внедрение данного способа требует значительных затрат. Хотя не меньших затрат, видимо, потребуется, чтобы каждый филиал зарегистрировать как отдельное юридическое лицо.

Лимит кассы

Правилами денежного обращения установлено, что наличные деньги, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на ее расчетный счет. В кассах хранятся наличные деньги только в пределах лимита, установленного обслуживающим банком по согласованию с руководителем этой организации. Лимит остатка наличных денежных средств в кассе утверждается на календарный год всем организациям, имеющим кассу и осуществляющим наличные денежные расчеты, независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности. Для этого организации представляют в банк, осуществляющий расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 <2>. По обоснованной просьбе установленный организации на год лимит в течение года может быть изменен.

<2> Данная форма содержится в Приложении 1 к Правилам денежного обращения.

Решение вопроса об установлении лимита кассы для организации, имеющей обособленное подразделение, зависит от того, выделено такое подразделение на отдельный баланс со своим расчетным счетом или нет.

Организации, в состав которой входят обособленные подразделения, не выделенные на отдельные балансы и не имеющие расчетных счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Посмотрим, как это происходит на практике.

1. Лимит кассы утверждается банком, в котором открыт расчетный счет головной организации. При наличии нескольких расчетных счетов в разных банках головная организация по своему усмотрению определяет банк, который будет утверждать лимит кассы.

2. Общая сумма установленного лимита кассы распределяется головной организацией на отдельные доли лимита для головной организации и для каждого структурного подразделения. Это распределение оформляется распоряжением руководителя организации, которое доводится до сведения руководителей всех структурных подразделений. Общая сумма всех долей должна быть равна общей сумме лимита кассы организации.

Ведение кассы в обособленном подразделении без открытия расчетного счета таит в себе много споров, поскольку в Положении ЦБР «О кассовых операциях» от 12.10.2011 N 373-П не совсем ясно прописаны некоторые важные организационные моменты оформления кассовых документов. Рассмотрим наиболее важные из них.

Для начала определимся с организацией деятельности в обособленных подразделениях. Организация или ИП имеет 2-3 обособленных подразделения, без открытия расчетных счетов. При этом кассиров нет, но есть продавец или несколько продавцов. Выручку обычно собирает материально-ответственное лицо со всех точек и сдает ее на расчетный счет головной организации. Как в этом случае правильно вести кассу? Выписывать ли ПКО и РКО на каждую операцию? Вести ли кассовую книгу в каждом подразделении отдельно? Какие документы оформить, если на точках нет ККМ?

Конечно, как и в обособленных подразделениях с открытым расчетным счетом, вы можете вести кассовую книгу, и, соответственно, выписывать приходники и расходники с последующей передачей листа кассовой книги в головную организацию не позднее следующего дня, как этого требует Центробанк в своем письме N 29-1-1-6/3255 от 4 мая 2012 г., хотя у вас и нет расчетного счета. Но письмо не имеет юридической силы и носит лишь рекомендательный характер, хотя налоговики в своих претензиях будут ссылаться именно на это письмо (письмо Минфина № 03-02-07/1-242 от 08.10.2012 и №АС-4-2/15195 от 12.09.2012). К тому же, если в обособленном подразделении установлен кассовый аппарат, вы ведете журнал кассира-операциониста (КМ-4), форму КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста» и форму КМ7 – «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации». Помимо всего, вы должны составить приказ о выполнении функций кассира продавцом (чтоб было, кому оформлять и подписывать кассовые документы). Это идеальный вариант для налоговой, но очень неудобный для компаний.

Удобный способ для предпринимателей при организации кассовых операций в обособленных подразделениях без расчетного счета – вести одну кассовую книгу в головном предприятии. При этом ежедневно выписывать ПКО в головной организации на сумму выручки, сданной из торговой точки. Можно в учетной политике прописать, что выручка сдается в течение, например, трех дней, хотя по Положению кассовые документы должны оформляться в момент совершения операции. В головной организации собирается выручка со всех торговых точек, заполняется отдельный ПКО по выручке каждой торговой точки, и сдается в банк на расчетный счет, выписав один РКО.

Раньше одна организация могла вести только одну кассовую книгу. Сейчас количество книг не ограничено, но это должно быть отражено в учетной политике.

Кто собирает и сдает выручку? Эти обязанности возлагаются на материально ответственное лицо, которое ежедневно объезжает точки, расписывается в журнале ККМ (если применяется) и сдает деньги в банк общей суммой. Затем МОЛ возвращается в головную организацию, отчитывается перед кассиром за сданные деньги, а кассир выписывает ПКО на суммы с торговых точек, указывая в основании: «Выручка от продажи того-то (в зависимости от специфики вашей деятельности). Также кассир выписывает РКО на основании квитанции банка (объявления на взнос наличными).

Какие документы остаются в обособленном подразделении? Если вы применяете ККМ и не ведете кассовую книгу, то вы ведете журнал кассира-оперециониста, где есть графы о подписи кассира, что деньги сдал, и МОЛ, что деньги принял (графы 16 и17). К тому же, можно приложить к товарному отчету квитанции от ПКО.

Если вы ведете кассовую книгу, тогда в обособленном подразделении остаются все ПКО и РКО и первые листы кассовой книги (вторые сдаются в головную организацию).

Вести ли кассовую книгу в обособленном подразделении отдельно или нет, решать вам. Все равно без споров здесь не обойдется. Только все особенности организации кассовых операций в вашей компании опишите в учетной политике.

Теперь несколько слов о лимите кассы. Поскольку у обособленного подразделения нет кассовой книги, то выделять отдельный лимит на конкретную торговую точку нет смысла. Поэтому лимит по обособленным подразделениям без кассовой книги определяется в целом по всей организации.

Таким образом, ведение кассы в обособленном подразделении, не имеющего расчетного счета, таит в себе много подводных камней. Но в любом случае, при спорных в законодательстве моментах суд принимает сторону налогоплательщиков.

Правила заполнения ПКО, РКО и кассовой книги читайте .

Все об учете кассовых операций смотрите .

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

У нас создается обособленное подразделение (не выделенное на отдельный баланс, без своего р/сч). Будет установлена ККМ. При поступлении ден.средств в 1 С будет создаваться на каждого пациента приходный ордер (В учете Дт50.02 Кт 62.01). Работать планируем в одной программе (в обособленном подразделении создадим удаленный доступ).1)Т.к. будем работать в одной программе одновременно, то нумерацию программа присваивает сквозную, те в головной организации ПКО № 206,207,208,210 в обособленном подразделении ПКО № 209. Правомерно ли это? Тк при формировании кассовой книги в головной организации будут пробелы в номерах, так же как и при формировании кассовой книги обособленного подразделения.2) При передачи ден. средств из обособленного подразделения в кассу головной организации делаем проводки:Дт 57 Кт 50.02 касса обособл. подразделенияДт 50.01 Кт 57 касса гол. организацииПравомерно ли передавать ден.средства из ОП в гол.организацию не ежедневно, а, например, 1 раз в неделю. Если да, то каким документом это можно закрепить?3) Как лучше оформить размен в кассе обособленного подразделения, чтобы ежедневно не выдавать его из кассы головной организации?

1) Да, это правомерно. Порядок нумерации приходных и расходных кассовых документов организация определяет самостоятельно, поэтому можно использовать сквозную нумерацию в целом по организации;

2) Вашей организации необходимо установить лимит остатка денежных средств в кассе обособленного подразделения. Тогда наличные деньги в пределах установленного лимита можно хранить в кассе обособленного подразделения, не передавая в головное подразделение.

Лимит наличных, которые можно хранить в кассе, в том числе для обособленных подразделений, определяет руководитель организации. Для этого оформите приказ в произвольной форме;

Передавать наличные между подразделениями можно в следующем порядке. Выдав деньги из кассы одного обособленного подразделения в кассу другого, оформите расходный кассовый ордер .

Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями , утвержденными . Так, в соответствии с данным порядком по строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например: «Передача денег уполномоченному представителю обособленного подразделения № 2 по заявке от 2 апреля 2014 г. № 321».

На сумму поступивших денег составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1 , утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 ().

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например: «Поступление денег из кассы обособленного подразделения № 1 по заявке от 2 апреля 2014 г. № 321».

Елены Поповой,

Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе

Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита определяет руководитель организации . И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку. Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдаете выручку раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита . Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка – 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:

При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно.

Главбух советует: новый порядок установления лимита остатка наличных денег в кассе в соответствии с указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У действует с 1 июня 2014 года. Поэтому, чтобы избежать претензий контролирующих ведомств, переутвердите старый лимит новым приказом руководителя.

В старом приказе, утверждающем лимит, стоит дата его утверждения и, скорее всего, ссылка на реквизиты прежнего порядка ведения кассовых операций. Поэтому есть риск, что инспекторы посчитают такой приказ недействующим, лимит – нулевым, а выручку в кассе – сверхлимитной. За такие нарушения предусмотрена административная ответственность . Поэтому организации следует с 1 июня утвердить новый приказ о расчете лимита в соответствии с действующим указанием Банка России.

Обособленные подразделения

Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них. При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.

Если обособленное подразделение зачисляет выручку на расчетный счет, минуя кассу головной организации, установите для него лимит без учета лимитов других подразделений и лимита головной организации. То есть в данном случае лимит остатка кассы нужно будет установить отдельно для:

• головной организации;
• обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.

А как быть, если обособленное подразделение создано недавно и движения денег в его кассе пока нет? Тогда для определения лимита воспользуйтесь формулой расчета исходя из ожидаемой наличной выручки, а при ее отсутствии – ожидаемого объема выдачи наличных денег. Такой порядок следует из пунктов и приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У .

Если обособленные подразделения сдают выручку только в головную кассу, то общая сумма лимита остатка в кассе в целом по организации должна включать в себя:

• лимит остатка в кассе головной организации;
• лимиты остатков по всем обособленным подразделениям.

Например, в данном случае можно рассчитать общий лимит в целом по организации с учетом выручки всех обособленных подразделений. А затем распределить его между главной (центральной) кассой и подразделениями исходя из доли выручки каждого подразделения. Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде.

Такой порядок следует из абзаца 5 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Какие документы нужно оформить при эксплуатации кассового аппарата

Если разменные монеты и купюры возвращаются из касс обособленных подразделений в главную кассу организации, то при передаче денег необходимо:

• оформить расходный кассовый ордер ; указаний, указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

  4. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 36, Октябрь 2014
  Спорные вопросы кассовых операций и применения ККТ

  Отвечала Юлия Сидненко, главный государственный налоговый инспектор контрольного отдела № 2 УФНС России по Санкт-Петербургу

  Компания сама решает, как нумеровать расходники и приходники

  - Недавно открыли обособленное подразделение. Купили и зарегистрировали на него кассовую машину. Выручку от наличных расчетов кассир будет вносить в банк для последующей пересылки на счет нашего головного офиса. Как нумеровать приходные и расходные кассовые ордера в подразделении?

  - Порядок нумерации приходных и расходных кассовых документов компания определяет сама (п. 5.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210У. - Примеч. ред.). Например, можно использовать сквозную нумерацию в целом по компании, зарезервировав часть номеров для подразделения.

  - Нам удобнее вести нумерацию параллельно и нумеровать кассовые документы подразделения со специальным индексом. Мы вправе выбрать такой порядок для нумерации документов подразделения?

  - Да, вправе. Каждое обособленное подразделение ведет свою кассовую книгу. Так что логично, если у него будет своя сквозная нумерация документов.