Сдача фсс в электронном виде. Необходимые условия для сдачи отчётности онлайн

В соответствии с п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС», плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек , а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, представляют расчеты, указанные в части 9 настоящей статьи, в орган контроля за уплатой страховых взносов по установленным форматам в форме электронных документов, т.е. в случае ФСС РФ - в отделение Фонда или его филиал в зависимости от того, где плательщик состоит на учете в качестве страхователя.

Для того, чтобы сдать отчетность в электронном виде, требуется следующее:

Получить расширенные права доступа на портале ФСС;

Получить в специальной организации - Удостоверяющем центре сертификат электронной подписи (ЭП) организации-страхователя на ключевом носителе (дискете, специальном защищенном от несанкционированного доступа устройстве, флешке или др.);

Установить на компьютер сертифицированные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), например, КриптоПро CSPили VipNet CSP;

Установить на компьютер сертификаты ЭП ФСС и специальную программу (утилиту) для шифрования и подписания документов с помощью ЭП.

Рассмотрим эти пункты подробнее.

1.Получение расширенных прав доступа на портале ФСС

Для начала нужно зарегистрироваться на портале ФСС fz122.fss.ru , нажав кнопку "Регистрация" вверху в левой части страницы портала. При регистрации необходимо указать адрес действующей (актуальной) электронной почты, так как на этот адрес придет уведомление о регистрации с указанием логина и ссылкой для подтверждения регистрации, но пароль необходимо запомнить (и записать в надежном месте) самостоятельно, т.к. в письме он не содержится.

Получив письмо, нужно подтвердить регистрацию, пройдя по вложенной в письме ссылке.

После подтверждения регистрации для получения расширенных прав доступа необходимо заполнить реквизиты своей компании на закладке «Организации». При заполнении реквизитов потребуется выбрать из списка региональное отделение/филиал Фонда – обычно номер регионального отделения ФСС совпадает с первыми четырьмя цифрами регистрационного номера страхователя и указывается в отчете по форме 4 ФСС РФ в графе «Код подчиненности».

После сохранения заполненных реквизитов можно переходить к формированию «Заявления страхователя о предоставлении расширенных прав доступа в поисково-мониторинговой системе ФСС РФ» . При выборе пункта меню «Заявление страхователя» данные будут проставлены автоматически из реквизитов организации.

Далее распечатываем заявление, подписываем его у руководителя, заверяем печатью и передаем его в ФСС, в тот филиал, в котором плательщик состоит на учете в качестве страхователя. Кроме того, можно отправить оригинал заявления по почте заказным письмом. В течение нескольких дней заявление будет рассмотрено и на электронную почту придет письмо с уведомлением о предоставлении расширенных прав доступа.

Подробные пошаговые инструкции изложены в документе «Рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4-ФСС в электронном виде с использованием ЭЦП» , который можно найти на сайте portal.fss.ru.

2.Получение сертификата ЭП на ключевом носителе

Предупреждаем сразу: «бесплатное предоставление отчетности через портал ФСС» означает только то, что самому ФСС платить ничего не нужно. Однако если у нас нет цифровой подписи, то придется ее заказать у поставщиков данной услуги – Удостоверяющих центров за деньги.

Список доверенных Удостоверяющих центров Фонда социального страхования РФ можно найти по ссылке: http://fss.ru/uc/ .

Порядок действий в различных удостоверяющих центрах разнится в деталях, но суть одна и та же. Подробности можно узнать, если зайти на сайт конкретного удостоверяющего центра или позвонить им по телефону.

3.Получение сертифицированных средств криптографической защиты информации (СКЗИ), например, Крипто Про CSP или VipNet CSP

СКЗИ «КриптоПро» CSP. Дистрибутив программы Крипто Про CSP можно скачать на сайте http://cryptopro.ru после регистрации. Бесплатная версия программы действует 30 дней, а затем необходимо приобрести лицензию на право пользования продуктом.

Чтобы скачать дистрибутив программы Крипто Про CSPс сайта, нужно выбрать на главной странице меню Продукты - СКЗИ «КриптоПро CSP/TLS/JCP» - Загрузка файлов.

Для начала рекомендуется скачать файл «Документация по установке и использованию КриптоПро CSP 3.6 R2» и в списке предложенных дистрибутивов выбирать тот, который подходит для операционной системы, которая установлена на Вашем компьютере.

Для скачивания доступны дистрибутивы КриптоПро, предназначенные для 32 и 64 разрядных версий Windows. Чтобы определить версию своей системы, зайдите на своем компьютере в Панель управления – Система/Сведения о системе. Если тип системы не указан, то, скорее всего, она 32 разрядная. Установка дистрибутива СКЗИ КриптоПро CSP должна производиться пользователем, имеющим права администратора .

Затем необходимо установить и настроить программу, руководствуясь документацией по установке и использованию СКЗИ КриптоПро.

Программу ViPNet CSP можно скачать с сайта производителя http :// infotecs . ru

4.Получение сертификатов ЭП ФСС и утилиты для шифрования и подписания ЭП документов

Для продолжения работы необходимо с сайта f 4. fss . ru скачать и установить на свой компьютер следующие файлы:

Корневой сертификат УЦ ФСС РФ;

Сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ для шифрования отчета и проверки квитанции;

Утилиту для шифрования и подписания ЭП документов.

Устанавливать сертификаты ФСС и настраивать утилиту для шифрования нужно, руководствуясь «Рекомендациями по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4-ФСС в электронном виде с использованием ЭП», упомянутыми в 1 пункте.

После установки и настройки всех компонентов можно переходить к подготовке файла отчета. Данный файл можно подготовить с помощью сервиса сайта portal.fss.ru (раздел Форма 4-ФСС), который позволит произвести проверку взаимоувязок между таблицами расчета, а в конце выгрузить расчет в виде XML-файла.

Подготовленный файл отчета необходимо подписать закрытым ключом (ЭП организации) и зашифровать открытым ключом уполномоченного лица ФСС согласно Рекомендациям ФСС. После подписания и шифрования файл отчета можно отправлять либо с помощью Утилиты для подписания и шифрования arm.exe, либо непосредственно шлюз ФСС РФ f4.fss.ru. После отправки отчету будет присвоен уникальный Идентификатор – обязательно надо записать и сохранить этот номер.

В случае выявления ошибок при проверке файла отчета необходимо еще раз повторить этапы заполнения отчета с последующим его сохранением, подписанием и шифрованием.

Просмотреть расшифровку ошибки можно, воспользовавшись ссылкой «Скачать отчет» на портале ФСС и открыв его в Блокноте.

При успешном прохождении четырех этапов проверки файла отчета будет сформирована Квитанция, которую необходимо скачать и сохранить на своем компьютере. Квитанцию можно скачать на портале ФСС в разделе «Проверка и контроль», воспользовавшись уникальным Идентификатором отчета. Файл Квитанции является юридически значимым документом , подтверждающим факт приема отчета ФСС.

С помощью утилиты АРМ подписания и шифрования Ф4 на вкладке «Проверить подпись» можно расшифровать и проверить подпись Квитанции. Расшифрованную Квитанцию нужно распечатать и подшить к отчету.

Обращаем Ваше внимание, что обработка файла отчета может происходить на портале ФСС в течение 48 часов, поэтому необходимо отправлять отчет заблаговременно.

В случае, если в браузере недоступны кнопки, которые должны быть активными, попробуйте сделать сделать следующие настройки в обозревателе:

Меню «Сервис» - «Свойства обозревателя» - вкладка «Дополнительно» - Восстановить значения по умолчанию ;

- вкладка «Безопасность» - Надежные узлы - кнопка «Другой» - элементы Active X и модули подключения – выбрать «включить» во всех подразделах ;

- вкладка «Конфиденциальность» - Параметры - выбрать уровень низкий ;

- вкладка «Конфиденциальность» - Блокирование всплывающих окон – Включить блокирование всплывающих окон - галочку снять ;

- вкладка «Дополнительно» - «TLS 1.0, SSL 2.0 SSL 3.0» - галочки поставить ;

- вкладка «Дополнительно» - Показывать уведомление о каждой ошибке сценария - галочку поставить;

- вкладка «Общие» – История просмотра – кнопка «Удалить» - удалить Cookie, временные файлы интернета.

После этого проблем с работой портала ФСС РФ быть не должно.

(«Учет. Налоги. Право» № 4/10)

Расчетную ведомость по форме 4-ФСС РФ любая компания может заполнить и отправить в свое отделение через сайт фонда. Для этого в интернете настроен специальный сервис «Поисково-мониторинговая система ФСС РФ». Как рассказали в фонде, сервис полностью готов к тому, чтобы сдавать новую форму 4-ФСС. Пользоваться им могут даже те, кто не обязан отчитываться перед Фондом соцстраха электронно. Дублировать отчет на бумаге не придется.

НАПОМНИМ. В этом году в электронном виде обязаны отчитываться компании с численностью работников более 100 человек (ст. 62 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Все остальные могут сдавать отчетность на бумаге. Срок сдачи формы 4-ФСС за первый квартал – 15 апреля (п. 2 ч. 9 ст. 15 закона № 212-ФЗ).

Для передачи отчетности через сайт понадобятся электронно-цифровая подпись и ключ доступа. В тех компаниях, которые отправляют отчетность в налоговые инспекции через интернет, эти средства уже есть и их можно использовать для работы с системой ФСС. Ничего докупать не требуется. Если нет, то их можно купить в удостоверяющих центрах единым пакетом, цена – от 4 до 7 тыс. рублей.

Список центров опубликован на сайте ФНС России www.nalog.ru в разделе «Налоговая отчетность»>«Система представления отчетности по ТКС». Можно сэкономить и отправить отчет через систему без электронной подписи. Но компании понадобится продублировать отчет на бумаге.

Поисково-мониторинговая система находится по адресу fz122.. Первое, что необходимо сделать, – зарегистрироваться. Регистрация проходит в два этапа. Сначала все просто. В левом верхнем углу под полями для ввода логина и пароля можно нажать ссылку «Регистрация» и пройти стандартную процедуру ввода своих личных данных. После этого на электронную почту придет инструкция для подтверждения регистрации. Подтвердив ее, можно вносить данные о компании в меню «Профиль» раздел «Организации». На один профиль можно внести данные сразу на несколько компаний.

Затем сложнее. В своем региональном отделении фонда понадобится получить расширенные права доступа к сервисам поисковой системы, чтобы появилась возможность отправлять отчетность. Для этого необходимо сдать «Заявление страхователя» в свой фонд. Форму заявления можно заполнить и распечатать прямо из системы, после того как введены данные о компании. О предоставлении расширенных прав доступа сообщат по «электронке». И на сайте в профиле пользователя появится новый пункт «Страхователь».

Заметим, что спецоператоры не предоставляют услуги по сдаче электронной отчетности в ФСС. Как сообщил глава фонда Сергей Калашников, так фонд минимизирует компаниям расходы. Так что не исключено, что на новый сервис в середине апреля ляжет огромная нагрузка. Поэтому по возможности лучше не откладывать подготовку отчетности на последний день.

Расчет формы 4-ФСС представляется по взносам, начисленным и уплаченным на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на производстве (НС и ПЗ). Обязанность по представлению отчетности возникает у организаций и ИП, имеющих принятых по трудовым договорам наемных работников и выплачивающих им вознаграждения.

Сроки представления расчета

Расчет в ФСС по отчислениям на страхование от НС и ПЗ представляется как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Критерием вида формы является численность работников предприятия. При среднесписочной численности сотрудников выше 25 человек отчетность представляется только в электронной форме. Остальные предприятия имеют право выбора формы представления отчетности.

Показатель среднесписочной численности рассчитывается с начала года по окончание отчетного периода. Критерий среднесписочной численности равнозначно применяется для периодов деятельности предприятий:

• Действующих в течение длительного периода.
• Вновь созданных, с момента достижения предельной численности.
• Реорганизованных, если после преобразований среднесписочный показатель превысил 25 человек.

Срок представления расчета зависит от выбранной предприятием формы. Для расчетов, поданных в бумажном формате, срок сдачи установлен по 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом. При использовании электронной формы отчетности предельная дата представления установлена на 25 число следующего месяца.

Форма представления расчета

Начиная с 9 месяцев 2017 года расчет в ФСС представляется на новом бланке. Допускается сдача расчета нового образца за полугодие. Корректирующие расчеты предшествующих периодов, несмотря на указание показателей нарастающим итогом, предприятия представляют на бланках, по которых была сдана первоначальная отчетность. В форме отчетности произведены изменения:

• На титуле дополнены данные о принадлежности организации бюджету определенного уровня.
• Дополнены строки расчета пунктами 1.1 и 14.1 относительно расчетов по обособленным подразделениям, снятым с учета.
• Уточнен порядок расчета численности, указываемой на титуле. Данные определяются с начала налогового периода – календарного года.

Формат отчетности, представляемой в электронном виде, также изменился с отчетности за 9 месяцев – периода действия нового бланка. Изменения внесены Приказами ФСС России от 09.03.2017 № 83, от 11.09.2017 № 416.

Предприятия, у которых в отчетном периоде отсутствует деятельность, должны представлять нулевую отчетность – расчет с отсутствием показателей. ИП, не имеющие работников, не несут обязанности по представлению расчета. Расчет содержит таблицы, обязательные к представлению. Предприятия обязаны подать титульный лист, таблицы 1, 2, 5. Остальные данные в табличной форме представляются по необходимости. Например, данные таблицы 4 потребуется включить в составе расчета при возникновении несчастных случаев на предприятии.

Использование услуг операторов электронного документооборота

Передача отчетности может быть произведена при участии ОЭД – операторов, осуществляющих электронный обмен данными с Фондом или ИФНС. Изменения, внесенные приказами в Технологию приема расчетов (утверждена приказом ФСС от 12.02.2010 № 19), предназначены для защиты электронного оборота. Для отправки отчетности в электронном виде через ОЭД необходимо обновить сертификаты ключей.

Использование сайта ФСС для передачи отчетности

Налогоплательщикам предоставляется возможность воспользоваться официальным сайтом ФСС. Пользователи имеют право использовать 2 варианта представления отчетности.

Обособленные подразделения предприятий самостоятельно отчитываются в филиал, расположенный по месту территориального нахождения организации. Отчетность представляется структурными отделениями при наличии у подразделения расчетного счета, баланса, созданных отдельно от головного предприятия рабочих мест. Подразделение должно быть поставлено на учет в ФСС, иметь присвоенный уникальный номер.

Процедура отправки отчетности в электронном виде через сайт ФСС

При использовании сайта ФСС для передачи расчета необходимо иметь сертификат ключа проверки квалифицированной ЭЦП, выданный страхователю специализированным центром и сертификата ключа должностного лица ФСС, полученного на сайте. Реализация электронной формы отправки отчетности осуществляется в несколько действий:

• Составление расчета по взносам. Для создания файла используются онлайн-сервисы сайта ФСС или специализированные программы по формированию отчетности.
• Проверка верности показателей расчета в соответствии с контрольными соотношениями.
• Печать документа.
• Формировании расчета в формате XML.
• Подпись файла и шифрование.
• Передача файла через официальный сайт ФСС. На странице http://f4.fss.ru необходимо зайти на вкладку «отправить документ», после чего выбрать файл и произвести действие передачи документа.

Обработка документа производится в течение суток. На вкладке «проверка и контроль» можно проследить за обработкой файла. Проверку состояния обработки можно просмотреть по истечении времени, имея данные идентификатора.

Контур.Экстерн заботится о своих абонентах, поэтому для того, чтобы общение с системой было максимально удобным, мы представляем вашему вниманию ознакомительный ролик. Всего за несколько минут просмотра вы познакомитесь с процессом формирования и сдачи отчетности в Фонд социального страхования с помощью сервиса Контур.Экстерн и узнаете много полезной информации, необходимой для успешного ведения отчетности.

Кому необходимо предоставлять отчетность в Фонд социального страхования?

В соответствии с законом № 212-ФЗ от 24.07.2009 года организации, штат которых насчитывает более 50 человек, должны своевременно отчитываться в ФСС по форме 4-ФСС.

Причем на сегодняшний день у компаний, насчитывающих менее полусотни сотрудников, есть выбор: можно сдавать отчеты и на электронном, и на бумажном носителе. А в соответствии с новыми изменениями в законодательстве, с 1 января 2015 года в случае, если в штате от 25 человек, каждая организация и индивидуальный предприниматель обязаны предоставлять декларацию только в электронном виде.

Что нужно для сдачи отчетности в ФСС через интернет?

Формирование сертификата ЭЦП для отправки отчетности в ФСС через интернет

Когда получен ключевой носитель для доступа к электронной отчетности, остается всего шаг - сформировать сертификат электронной подписи.

Как это сделать:

• Установить ключевой носитель на персональный компьютер.
• Загрузить и установить сертифицированное приложение «Получение ЭЦП в Удостоверяющем центре СКБ Контур» (скачивать только с официального сайта Контур.Экстерн). Инсталляционный дистрибутив расположен в разделе «Техподдержка» — «ПО» — «Сертификаты».
• Установить средства криптографической защиты информации (СКЗИ) «КриптоПро» на ПК, предназначенный для работы с отчетностью (на будущее рабочее место).
• Осуществить запуск приложения «Получение ЭЦП в Удостоверяющем центре СКБ Контур», в открывшемся окне выбрать раздел «Инструкция» и последовательно выполнить все ее пункты.

Проконсультироваться по возникающим вопросам можно в авторизованном сервисном центре.

Обратите внимание! Получая КЭП в сервисном центре, тщательно проверьте регистрационный номер страхователя и код подчиненности. Эти сведения вы найдете в меню «Справочная» - «Регистрационный номер страхователя по ИНН» . Если данные не совпадают, КЭП придется оформлять еще раз.

Электронная отчетность с помощью Контур.Экстерн

В соответствии с приказом №19 ФСС, начиная с 19.02.2010, электронная отчетность поступает в ФСС через портал социального страхования . В связи с этим, для удобства абонентов разработчики дополнили систему Контур.Экстерн дополнительным сервисом, в котором можно подготовить, проверить и затем переправить отчетность на приемный шлюз ФСС. Также наши клиенты имеют возможность отслеживать путь отчета и получать подтверждение (квитанцию) принятия формы.

Еще один плюс для пользователей Контур.Экстерн: документ (с указанием даты и времени) подтверждающий, что электронная отчетность прошла через сервер посредника. Таким образом, если шлюз ФСС не доступен, у вас остается подтверждение, что отчет был отправлен вовремя.

Инструкция: сдача отчетности ФСС через интернет с помощью системы Контур.Экстерн

1. Сформировать отчет (можно на портале ФСС) и сохранить файл на ПК.

2. Подписать подготовленный документ с помощью сертификата КЭП, затем зашифровать его сертификатом ФСС.

Отчетность ООО в ФСС только кажется проблемной процедурой для руководителя компании. Подача отчетности пройдет без особых трудностей, если соблюсти не только сроки, но и установленный порядок подсчета.

Кто и что подает в ФСС?

Загрузить форму 4-ФСС можно на сайте ФСС. Отчетность подается по двум видам соцстрахования:

1. На случай временной нетрудоспособности сотрудников по болезни или в связи с материнством (с учетом параметров по снижению тарифа страхового взноса).
2. По несчастным случаям на производстве (с учетом их количества, сведений о результатах проверки спецоценки условий труда и другого).

Порядок заполнения формы и иную полезную информацию можно найти в приложениях на сайте.

Какие бывают варианты подачи документов?

Мы помним, что юридические лица или индивидуальные предприниматели, сотрудничающие с гражданами на основе трудовых или гражданско-правовых договоров, должны подавать отчетность.

Существует три варианта подачи отчетности:

1. Подать лично. Эксперты считают, что приехать в офис ФСС и передать документы «из рук в руки» лучше всего. Вы сможете прокомментировать те или иные пункты в отчетности, доказать свою правоту.

Эксперты считают, что приехать в офис ФСС и передать документы «из рук в руки» лучше всего.

2. Отправить документы в электронной форме. Удобство указанного варианта заключается в том, что вы можете отправить документы в «последнюю минуту». Если вам надо сдать отчетность до 24 июня, вы можете отправить материалы хоть вечером 23-го числа и избежать штрафа.

3. Отправить документы по почте. Здесь, конечно, имеются определенные выгоды: вы лично не разговариваете со специалистами ФСС, не тратите свое время. Но есть и другая сторона: доставит ли почта вашу посылку до адресата в целости и сохранности?

Сроки подачи документов

Согласно пп. 2 п. 9 ст. 15 ФЗ «О страховых взносах…», отчет в ФСС подается 4 раза:

1. За 2017 год: в печатном виде до 20 января 2018 года, в электронном – до 25 января.
2. За первый квартал: до 20 апреля – в печатном виде, до 25 апреля – в электронном.
3. За полугодие: до 20 июля – в печатном виде, до 25 июля – в электронном.
4. За девять месяцев: до 20 октября – в печатном виде, до 25 октября – в электронном.

Если сроки нарушены

Если вы не сдали в срок отчетность по ФСС, то компания может быть привлечена к ответственности, что означает необходимость уплатить штраф. Размер штрафа зависит от:

• Направления, по которому не была сдана отчетность.
• Срока задержки отчетности (чаще всего берутся 5 процентов от суммы взносов, которые были начислены за последние 3 месяца отчетного или расчетного периода).

Общий штраф не должен быть больше 30 процентов от установленной суммы, но и не меньше 1000 рублей.

Таким образом, можно отметить, что составление и направление отчетности ООО в ФСС не представляет больших трудностей, если соблюдать сроки и следить за действующим законодательством.