Работа с дебиторской задолженности. Как правильно организовать работу с дебиторской задолженностью

Технология эффективного бесконфликтного истребования дебиторской задолженности

Недисциплинированные клиенты должны вашему предприятию различные суммы денег. Некоторые суммы настолько велики, что это наносит серьёзный ущерб вашему бизнесу, да и множество «мелких» долгов, неуплата которых вызывает недоумение, тоже складывается в большую сумму. Чтобы истребовать их и не испортить отношения с дебиторами, необходима соответствующая технология.

Дальнейшее изложение основано на том, что у вас хороший товар, и вы надлежащим образом выполнили обязательства перед должником в рамках договора и действующего законодательства.

Почему возникает просроченная дебиторская задолженность

1. У должника есть надуманные основания для того, чтобы не платить вам.
2. У него нет денег, чтобы оплатить долг.
3. Дебитор выбирает другие приоритеты расходования средств.
4. Должник – недисциплинирован или непорядочен.
5. Работники вашего предприятия не совершили требуемых действий для своевременного востребования задолженностей.

Во всех этих случаях главным вашим инструментом должен быть договор с дебитором. К сожалению, обычно договоры между предприятиями – формальные бумажки, не защищающие ни одну из сторон от произвола другой.

Договор, снижающий риск возникновения дебиторской задолженности

Чтобы договор был залогом бесконфликтного сотрудничества сторон, он должен содержать подробные алгоритмы действий контрагентов в различных ситуациях.

Перед заключением договора стороны заверяют друг друга в своей надёжности и обязательности. И какими тщательными не были бы переговоры, всё равно все нюансы предусмотреть не удаётся. Часть представлений участников переговоров и понимание ими тех или иных деталей остаётся различным. При этом все важные для каждого из переговорщиков представления воспринимаются ими как данное другой стороной обязательство.

Если какие-то из деталей тщательным образом не отразить в договоре, то различные понимания заключают в себе риск потенциального конфликта. Часто в договор включается никогда не вызывающий возражений пункт следующего содержания: «Стороны признают полноту настоящего договора и замену им всех предыдущих соглашений между ними в письменной или устной форме». Эта правильная фраза отменяет право сторон сказать о чём-то не попавшем в договор: «А вы обещали». Этот пункт равноценен тому, что никаких переговоров до подписания договора не было. Поэтому не надейтесь, что как вам кажется, дебитор что-то ещё обещал. Если это и было, то не имеет значения. Должник заботится только о своих интересах, что естественно. Вы тоже обязаны позаботиться о своих. Кстати, ваши устные обещания также аннулированы. Мало ли что в запале ляпнули ваши продавцы.

Почему должник не платит и как с этим бороться

• У него нет денег;
• У него другие приоритеты;
• Он не считает себя должником:
• Ему это выгодно;Он уверен в своей безнаказанности.

Чтобы он не мог не платить, договор надо снабдить условиями, когда выгоднее заплатить. То есть необходимо предусмотреть санкции за нарушение обязательств, которые бы вынудили должника изменить его платёжные приоритеты, или взять кредит, либо продать дорогой его сердцу актив, но расплатиться с вами.

Во время переговоров о заключении договора вопрос о применении санкций следует рассматривать в качестве проверки обязательности контрагента. Возражения против включения в договор положений о серьёзных санкциях за просрочку платежей должны восприниматься как тревожный звонок. Преодолеть эти возражения можно указанием на заверения в порядочности, сделанные контрагентом, и включением «зеркальных» санкций за невыполнение обязательств вашим предприятием.

Бесконфликтность применения санкций обеспечивается включением в договор легко принимаемого пункта следующего содержания: «Стороны осознают выставление счёта на оплату пени в качестве надлежащего выполнения штрафующей стороной обязательств по договору».

Кстати, не забывайте включать в договоры пункты, предусматривающие ограничения, приостановку или прекращение выполнения обязательств вашего предприятия перед дебитором при возникновении просроченной задолженности.

Алгоритм исполнения обязательств, информационное наполнение договора

В мире ничего очевидного для всех нет. Что очевидно вам, не является таковым для клиента и наоборот. Поэтому чем подробнее в договоре будут отражены действия сторон, их последовательность, сроки исполнения, условия совершения, порядок документарного оформления, тем точнее будут выполнены обязанности сторон и соблюдены их интересы.

Не экономьте на бумаге, на которой будет напечатан договор, она окупится мгновенно. Представители контрагента в состоянии прочитать и понять текст размером и в десятки страниц. Описывая алгоритм исполнения обязательств, стороны будут чаще «по мелочам» быстро приходить к согласию, что благотворно сказывается на установлении взаимопонимания и доверительных отношений. Скорее всего, такой подход позволит вам сократить время согласования договора в целом.

В ходе исполнения договора или применения его результатов нередко у клиентов возникают те или иные трудности, о которых они не могут догадаться заранее. Например, при внедрении технологии, о деталях которой написано ниже, может возникнуть сопротивление ваших работников. Причинами тому могут быть: страх перед изменениями порядка исполнения обязанностей, необходимость пересмотреть свои взгляды на взаимоотношения с представителями клиентов, личные материальные потери из-за исключения возможностей получения необоснованного дохода и другие.

Возникновение непредвиденных клиентом трудностей вызовет недовольство вашим товаром и вами с любыми возможными последствиями. Чтобы избежать негативных последствий для вас, клиент должен быть предупреждён обо всех потенциальных неочевидных для него трудностях, которые могут возникнуть даже при неукоснительном выполнении сторонами обязательств по договору. Для этого включите в договор информационные пункты, в которых будет отражено то, что клиент предупреждён и понимает природу потенциальных трудностей. Эти пункты не требуют согласования, не обязывают стороны к выполнению каких-либо действий, но они гарантируют вам отсутствие возникновения у клиента мнения, что вы его обманули. Понимание клиентом возможности возникновения трудностей обеспечивает ему более тщательный подход к эксплуатации вашего товара. А это выгодно и вам, ведь клиент может избежать эти трудности.

Шаблоны договоров

Рекомендую вам разработать набор шаблонов договоров для различных наиболее часто возникающих вариантов ваших взаимоотношений с клиентами. Это не только сэкономит время на составление и согласование конкретного договора, а и позволит не забыть отразить в нём принципиально важные для вас положения.

Шаблон – не догма. Никогда не говорите клиенту, что договор может быть заключён только в том виде, в котором его разработали вы. В противном случае вы потеряете большинство самых хороших потенциальных клиентов. Единственным исключением из этого может быть договор присоединения, который состоит из двух частей: собственно из договора и неподлежащих изменению со стороны клиента правил пользования его товаром. Но и в этом случае клиенту могут быть предоставлены права по включению в договор важных для него и приемлемых для вас положений.

В шаблонах договоров могут быть пункты, на незыблемости которых вы не только можете, а и должны настаивать. Это такие пункты, исключение которых практически неизбежно приведёт к конфликту с клиентом. Например, готовые программные продукты продаются по принципу «как есть». То есть, каким бы очевидным для клиента не было обязательное наличие в продукте той или иной функции, если разработчик её не реализовал, то никакие претензии по этому поводу от покупателей не принимаются.

Если потенциальный клиент настаивает на исключении такого пункта из договора, то выгоднее отказаться от клиента, чем потом с ним конфликтовать, когда он будет отказываться платить, пользуясь надуманными предлогами.

Почему ваши работники увиливают от истребования дебиторской задолженности

Почти всегда увиливание от истребования дебиторской задолженности связано с психологическими барьерами, выстраиваемыми работниками перед самими собой. Причинами обычно являются:

1. Воспитание. Деньги – одна из двух тем, обсуждая которые даже с самыми близкими, люди обычно испытывают дискомфорт. Религиозные заповеди, философская и художественная литература, пословицы, поговорки, анекдоты на протяжении тысячелетий посвящаются представлению денег в негативном свете. Поэтому даже потребовать отдать законно заработанные ими деньги людям зачастую трудно. Они стесняются того, что должны потребовать деньги у тех, кому их не хватает.
2. Страхи. Работники боятся получить отказ, сделать что-то не так, что приведёт к потере клиента, безвинно испытать негативную реакцию коллег на реальные или вымышленные действия и другие.
3. Негативное отношение к товару своего предприятия. Обратите внимание на то, как ваши работники воспринимают инциденты, связанные с использованием ваших товаров и предоставлением услуг. Они их бурно обсуждают, долго помнят, рассказывают новым коллегам. О штатных ситуациях молчат, считая, что так и должно быть. Выгоды и удовлетворённость клиентов, если и вспоминают, то рассматривают как рекламу и пиар. Поэтому многократно раздутые, пусть даже и немногочисленные, инциденты создают устойчивое плохое мнение о товарах и услугах своего предприятия. А раз так, то требовать за них деньги от дебиторов работники считают неприличным.
4. Личная меркантильная заинтересованность. Она проявляется двояко. Одним из проявлений является договорённость между работником (обычно продавцом) заинтересованном в проценте от суммы «продаж» и дебитором, которая выражается в росте дебиторской задолженности из-за наращивания отгрузок с отсрочкой платежа при неполной оплате предыдущих поставок. Вторым проявлением является получение работником, обязанным истребовать задолженность, личного «вознаграждения» от дебитора за ненадлежащее исполнение функций по требованию оплаты долга.

Разработка технологии истребования задолженности

Управленческие технологии, как и производственные, включают в себя строгие последовательности действий, совершаемых работниками. Построение цепочки шагов следует начать с формулировки последнего шага. В данном случае это – бухгалтерская проводка, закрывающая дебиторскую задолженность клиента. Сформулировав этот шаг в прошедшем времени «Совершена бухгалтерская проводка», необходимо также в прошедшем времени последовательно сформулировать все предшествующие шаги, включая шаг «Зафиксировано возникновение просроченной дебиторской задолженности».

Формулировка шагов в прошедшем времени – приём, позволяющий разработчику технологии продумать всё, чтобы гарантировать выполнимость каждого шага.

Чтобы фиксация возникновения просроченной задолженности происходила автоматически, надо продолжить формулировку шагов до момента «Заключён договор с клиентом». В их числе надо отразить движение документов и передачу информации об исполнении договорных обязательств.

Процесс истребования просроченной дебиторской задолженности будет включаться немедленно, когда ваши работники будут узнавать о её возникновении. Для этого надо предусмотреть информирование соответствующих работников об исполнении обязательств по договорам между вашим предприятием и клиентами. То есть ваши работники должны письменно сообщать друг другу о заключении каждого договора с клиентами, о сроках отгрузок и оплат товаров (услуг), о фактах поступления платежей, и другие особенности договоров. Для этого удобно использовать программные продукты класса CRM-систем. Это упростит и автоматизирует создание, хранение и передачу необходимой информации.

По мере каждого перехода к предшествующему шагу технологии её разработчик автоматически определяет, кто из имеющихся у него работников должен выполнять этот шаг. Выявляются точки перехода между отдельными работниками и подразделениями предприятия. Становятся очевидными процедуры передачи информации и документов, а также требования к контролю того, что получает принимающий. Отсюда вытекают критерии приёмки или отказа в ней. Таким образом, на каждом шаге каждый исполнитель обязан тщательно выполнить свои обязанности.

Нормативное обеспечение технологии

Кроме действующего законодательства в нормативное обеспечение технологии входит ряд документов. В том числе:

• Договоры с клиентами;
• Приёмо-сдаточные первичные бухгалтерские документы (акты, накладные);
• Приказы по предприятию о вводе технологии в эксплуатацию и ответственности работников за её исполнение;
• Шаблоны писем и претензий, направляемых должникам и распоряжений по предприятию о приостановке или ограничении выполнения обязательств перед должниками;
• Технологические инструкции для работников, включающие и запреты на совершение тех или иных действий.

Шаблоны информационных и отчётных документов.

Эти документы необходимы не только для оформления взаимоотношений с клиентами, а и для формализации исполнения обязанностей вашими работниками. Наличие этих документов:

1. Нивелирует страхи работников, боящихся понести наказание за возможные ошибки.
2. Запрещает им совершать действия наносящие ущерб вашему предприятию. (Обычно многие запреты сами собой разумеются. Но так как они не отражены в действующем законодательстве и во внутренних документах предприятий, то разрешены. То есть работники могут оправдаться незнанием, что вредное действие запрещено).
3. Предписывает что, как и когда делать. (Работники не смогут вам сказать: «А я думал, что по-другому лучше»).
4. Обеспечивает обязанность работников письменно отчитываться о выполненных обязанностях. Липовые отчёты невозможны, так как должны быть представлены конкретные результаты действий.

Очень важный документ

Им является учебное пособие «Как продавать товар «Х»». Это не только важнейший инструмент для продавцов, а и психологическая опора для работников, в обязанности которых входит истребование дебиторской задолженности.

Дело в том, что обычно работники предприятий знают крайне мало о своих товарах и услугах. Проверьте своих сотрудников, могут ли они хотя бы чётко, не говоря уже о том, чтобы убедительно ответить на относящиеся к вашим товарам вопросы:

• Каковы преимущества ваших товаров по сравнению с конкурентными?
• Как они работают (эксплуатируются)?
• Какие задачи решают ваши клиенты, пользуясь ими?
• Какие выгоды получают клиенты, используя ваши товары?
• Какие гарантии и при каких условиях предоставляет ваше предприятие клиентам?
• Почему цена на ваши товары является справедливой?

Зная ответы на эти вопросы, работники не будут пренебрежительно относиться к вашим товарам. Они будут знать, что справедливо требуют заплатить честно заработанные деньги. Ведь продав вам своё время и пробездельничав в офисе, они с чувством попранной справедливости станут требовать зарплату, если вы её не выплатите им вовремя из-за того, что должники с вами не рассчитались.

Как разработать этот документ, можно прочитать в моём электронном сборнике пятидесяти статей «Секреты успеха», опубликованных в журнале «Станочный парк». Этот сборник я могу прислать бесплатно по вашей заявке. А о разработке технологии в целом подробнейше описано в моих книгах «Откровенно об управлении предприятием» и «Биороботизация работников».

Принципы и приёмы внедрения технологии истребования задолженности

Прежде чем внедрять технологию не поленитесь лишний раз всё тщательно проверить. Конечно, идеал недостижим, и без изменений в работе предприятия не обойтись, но технология изначально должна быть разработана так, чтобы в неё можно было не вносить изменения годами.

Соблюдение этого принципа обеспечит вам минимальное сопротивление работников внедрению технологии. У них не должно быть обоснованных доводов для её критики. Даже если какие-то шероховатости будут выявлены, то постарайтесь не вносить правок в технологию. Ведь если работники почувствуют, что что-то можно изменить, то усилят напор с целью отмены технологии в целом. Ну, не хотят они перемен в своей работе и в сознании, жизненно необходимых для вас.

Работники должны под подпись ознакомиться с вашим приказом о внедрении технологии. Подпись под документом обязывает. Она же лишает работника возможности сказать: «А я не знал».

Чтобы исполнять технологию надлежащим образом, работники должны хорошо знать содержание своих технологических инструкций. Объём каждой инструкции может составлять несколько десятков страниц. Оправдываясь мнимой нехваткой времени на изучение, они будут саботировать внедрение технологии. Для предотвращения этого необходимо организовать приёмку экзамена на знание инструкции у каждого работника. Двух – трёх дней для подготовки к экзамену достаточно, ведь инструкцию необязательно знать наизусть. Она – рабочий инструмент, который должен быть «под рукой» на случай, если понадобиться уточнить правильность выполнения обязанностей.

Проведение экзамена лишит работников возможности не знать, что и как они обязаны выполнять. Заодно вы проверите отношение задействованных в технологии на их отношение к вашим приказам и вообще к исполнению своих обязанностей.

В первые недели внедрения технологии вам необходимо ежедневно проверять отчёты работников о выполнении обязанностей по истребованию задолженностей. Они обязаны видеть и чувствовать вашу решимость, что это всерьёз и навсегда.

В течение трёх – четырёх недель со дня сдачи экзамена, а может быть и быстрей, ваши работники втянуться в исполнение требований технологии. Их ропот заметно ослабнет. Вы сможете дать поблажку себе лично в регулярности проверок ежедневной отчётности. Но работники должны всегда знать, что контроль не ослаб и никогда не будет прекращён.

Ваши работники должны хорошо знать и чувствовать, что вы не печатаете и не воруете деньги, что их зарплата выплачивается из тех средств, которые ваше предприятие получает от клиентов. Разработав и внедрив технологию истребования дебиторской задолженности, вы создадите базу для планомерного развития своего бизнеса.

2015 — 2016, . Все права защищены.

В экономической ситуации сегодняшнего дня, при сегодняшнем уровне конкуренции, очень трудно пробиться к потребителю, не давая ему отсрочку платежа (коммерческий кредит). Но работать с ней нужно осторожно и последовательно.
Когда менеджеры по продажам бросаются словами «дебиторская задолженность» и пишут о ней в договорной документации, они забывают, что это внутренний термин бухгалтерского учета организации. Такие слова, написанные в переписке или договорах, могут привести к непоправимым результатам. Но «дебиторская задолженность» внутри организации как существовала, так и будет существовать. А «бороться» с дебиторской задолженностью нужно начинать на первом этапе, еще при заключении договора.

Введение

Термин «дебиторская задолженность» - чисто бухгалтерский термин, который обозначает долги сторонних лиц вашей организации.
А вот управление дебиторской задолженностью – это целый процесс, который подразумевает под собой определенное количество этапов, а начинается он еще до подписания договора.
Во вступлении к статье, я написал что слова «дебиторская задолженность» обозначенные в переписке или договорах могут привести к непоправимым результатам. Давайте рассмотрим почему…
Согласно Гражданскому Кодексу РФ в долговых отношениях существуют две стороны Должник (Дебитор) и Кредитор. Но вот парадокс, в соответствии с подзаконными актами (письмами, разъяснениями, положениями и инструкциями компетентных органов) для кредитора в этих отношениях задолженность называется «дебиторской», а для должника «кредиторской».
Вот как, например, как трактует дебиторскую задолженность Минюст РФ: «права (требования), принадлежащие организации …. как кредитору по неисполненным денежным обязательствам третьих лиц по оплате фактически поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг (далее по тексту - дебиторская задолженность)».
С другой стороны, согласно положениям по бухгалтерскому учету Минфин РФ в дебиторскую задолженность входят так же авансы, выданные поставщикам.
По гражданскому кодексу, дебиторская задолженность возникает в результате предоставления «коммерческого кредита». В статье 823 сказано: «Договорами, исполнение которых связано с передачей в собственность другой стороне денежных сумм или других вещей, определяемых родовыми признаками, может предусматриваться предоставление кредита, в том числе в виде аванса, предварительной оплаты, отсрочки и рассрочки оплаты товаров, работ или услуг (коммерческий кредит), если иное не установлено законом».
Это же подтверждает статья 488 ГК РФ: «1. В случае, когда договором купли-продажи предусмотрена оплата товара через определенное время после его передачи покупателю (продажа товара в кредит), покупатель должен произвести оплату в срок, предусмотренный договором, …».
Положения же статьи 489 ГК РФ (Оплата товара в рассрочку) применяются только к отношениям, возникшим на основании статьи 488 ГК РФ, о чем явно указано в пункте 1 статьи о рассрочке оплаты.
Необходимо не забывать, что этот договор может быть возмездным и может предусматривать уплату процента на сумму товара со дня его передачи, а может быть безвозмездным и не предусматривать процента до дня оплаты. Возмездность или безвозмездность желательно прямо указать в тексте договора.
Поэтому указание в письмах «верните нам вашу дебиторскую задолженность» является как минимум необоснованным, а как максимум незаконным. С какой стати, ваш контрагент должен вам отдать то что ему должны? Это не предусмотрено Вашим договором.
Если же вы будете требовать «возврата дебиторской задолженности контрагента» суд может решить, что Вы возвратили излишне перечисленные денежные средства вашим контрагентом, а теперь поняли, что это были не излишне перечисленные денежные средства. Но перечисление денег контрагенту должно быть подкреплено письменными доказательствами.
Но самые серьезные последствия Вас ожидают, если вы заключаете дополнительное соглашение о переносе задолженности с договора на договор. В этом случае, если контрагент просит перенести дебиторскую задолженность, вы должны переносить кредиторскую задолженность (т.е. ваш долг перед контрагентом).
Для того, чтобы избежать путаницы в переписке и договорах с компаниями -контрагентами избегайте слов «дебиторская задолженность» и «кредиторская задолженность». Выражайтесь проще, долг вашей фирмы перед нашей или коммерческий кредит, выданный вашей компании в виде отсрочки платежа. Причем, кто кому должен явным образом нужно сказать.
Однако, внутри вашей фирмы слова «дебиторская задолженность» вполне приемлемы и закономерны. На кого, как не на вас, ложится прямая ответственность за невозврат «дебиторской задолженности» вашими клиентами…
Когда менеджер поступает на работу, он подписывает должностную инструкцию, в которой отдельным пунктом обозначается «контроль выполнения договорных обязательств клиентами». Этот пункт означает, что до принятия решения, имеющего юридические последствия, ответственность за правильность работы клиентов несет он. А в правильность работы клиентов входит не только все, что описано в договоре. Потому что то что не прописано в договоре, регулируется нормами гражданского права.
Многие, менеджеры говорят о том, что кроме них существует финансовый контроль и бухгалтерия. Чем тогда будут заниматься они?
Я отвечу на этот вопрос. В обязанности финансового контролера входит отслеживание «дебиторской задолженности», но в целях безопасности, он не может общаться с клиентами и не имеет права. У него чисто технические функции оперативного учета. В противном случае он рискует оказаться под влиянием клиента.
В обязанности же бухгалтерии, входит ведение бухгалтерского и налогового учета. Главный бухгалтер имеет право не принять к учету не правильно оформленные документы. Таким образом, вы можете привести свою фирму к огромным штрафам налоговой инспекции.
А поскольку, вы занимаетесь «контролем за исполнением договорных обязательств клиентом» и вы не проконтролировали этот процесс, вы можете быть уволены по статье или против вас может быть уголовное дело за нанесение вреда в крупном размере по неосторожности.
Лично я склонен воспринимать дебиторскую задолженность именно как кредитный продукт. Вы инвестируете деньги в клиента и тем самым получаете прибыль.
А в соответствии с этим, необходимо если не избежать, то сократить возможное количество рисков от вложения денежных средств.
Риск - (англ. risk, фр. risque от ит. risico - восходит к греч. rixikon - утес: первонач. «рисковать» - лавировать между скалами) - 1) вероятность наступления событий с негативными последствиями; 2) опасность возникновения непредвиденных потерь, убытков, недополучения доходов, прибыли по сравнению с планируемым вариантом.
Организация встречается со следующими видами рисков:
Кредитный риск (включая риск погашения).
Рыночный риск.
Риск потери ликвидности.
Операционный риск.
Юридический риск.
Кредитный риск – риск того, что участник-контрагент не исполнит свои обязательства в полной мере либо на требуемую дату, либо в любое время после этой даты. При управлении кредитными рисками компания предварительно определяет приемлемый размер потерь, который она может себе позволить (лимит потерь). В том случае, если та или иная сделка характеризуется риском потерь, размер которых превышает установленный лимит, она отклоняется. Тем самым компания регулирует уровень риска по осуществляемым сделкам.
Рыночный риск - риск потерь, зафиксированных на балансовых и забалансовых позициях, из-за изменения рыночных цен; это риск изменения значений параметров рынка, таких как процентные ставки, курсы валют, цены акций или товаров, корреляция между различными параметрами рынка и изменчивость (волатильность) этих параметров. Управление рыночными рисками, как и кредитными, осуществляется с помощью системы лимитов. Иными словами, при реализации продукции, формировании валютного или инвестиционного портфеля вероятные максимальные потери не должны превышать установленных лимитов.
Риск потери ликвидности – риск того, что фирма не сможет в конкретный момент погасить свои обязательства имеющимся капиталом. Основой управления рисками ликвидности является анализ планируемых денежных потоков компании. Данные о сроках и размерах поступлений и выплат при составлении бюджета движения денежных средств корректируются с учетом выявленных рисков.
Под операционным риском понимается риск, связанный с недостатками в системах и процедурах управления, поддержки и контроля. Операционные риски неразрывно связаны с деятельностью предприятия, и управляют ими, как правило, руководители структурных подразделений.
Юридический риск – риск того, что в соответствии с действующим на данный момент законодательством партнер не обязан выполнять свои обязательства по сделке. Управление юридическими рисками основано на формализации процесса юридического оформления и сопровождения деятельности компании. Для того чтобы минимизировать юридические риски, любые бизнес-процессы компании, подверженные этим рискам (например, заключение договора поставки, оформление накладных или актов выполненных работ (оказанных услуг)), должны проходить обязательную юридическую и бухгалтерскую проверку.
Для минимизации юридических рисков при осуществлении большого количества одинаковых операций целесообразно использовать типовые формы документов, разработанные юридическим отделом и порядок оформления документов, разработанный бухгалтерией.
Именно поэтому, менеджер по продажам должен фиксировать любую возможность наступления этих рисков. Помогать клиентам избегать рисков для вашей компании. Своевременно информировать руководство о возможности появления рисков.
В современных условиях на практике применяются в основ¬ном четыре разновидности коммерческого кредита:
1. кредит с фиксированным сроком погашения;
2. кредит с возвратом лишь после фактической реализации за¬емщиком поставленных в рассрочку товаров;
3. кредитование по открытому счету, когда поставка следую¬щей партии товаров на условиях коммерческого кредита осу¬ществляется до момента погашения задолженности по преды¬дущей поставке;
4. Кредитование по кредитному лимиту, когда поставка следующей партии товаров осуществляется, после внесения денег на лицевой счет, исходя из внесенной суммы, с возможностью дальнейшего постепенного закрытия кредитного лимита.
Безусловно, необходимо мотивировать сотрудников на отсутствие просроченной дебиторской задолженности. Такая мотивация даст сотрудникам цель избежания такой задолженности. В некоторых фирмах мотивируют и на подписание договора без отсрочки платежа.
Главное в управлении дебиторской задолженностью – это создание четких и понятных правил. И ознакомление с ними клиентов и сотрудников.
Что нужно сделать для того, чтобы невозврата дебиторской не случилось? Каковы методы работы с дебиторской задолженностью?
На этот вопрос мы и ответим в данной статье.

Этапы работы с «дебиторской задолженностью».

Работу с дебиторской задолженностью можно разделить на несколько этапов. Каждый этап является частью работы с дебиторской задолженностью. В целом же, бизнес-процесс, состоящий из этих этапов, позволяет минимизировать риски связанные с выдачей коммерческих кредитов.
1. Этап заключения договора – во время этого этапа нужно проверить фирму-покупателя, грамотно составить договор, учесть возможную мотивацию клиента на своевременный возврат денежных средств, прописать в договоре возможность дальнейшей отсрочки платежа с письменным согласованием (договор коммерческого кредита), установить штрафы за несвоевременную оплату продукции, застраховать риск неоплаты контрагентом, проверить подписание документов контрагентом и количество документов.
2. Этап работы с контрагентом – во время этого этапа необходимо классифицировать клиента по степени риска, подписать дополнительное соглашение о коммерческом кредите, установить кредитный лимит, отслеживать правильность заполнения первичных документов, отслеживать факты оплаты и при необходимости напоминать фирме-покупателю о времени оплаты, начислять штрафы за просрочку платежей, отслеживать текущую платежеспособность компании-клиента и новые покупки руководства и учредителей компании.
3. Этап образования просроченной задолженности – во время этого этапа необходимо понять, чем является факт просрочки дебиторской задолженности просрочкой или окончательным невозвратом, получить на руки все документы и при необходимости привести их к установленной форме, получить достоверную информацию о платежеспособности должника, провести переговоры по возврату задолженности. В случае если должник возвращает долг, то продолжить работу с должником, снизив кредитный лимит и установив ему другую степень риска. В противном случае принять решение, имеющее юридические последствия.
4. Принятие решения, имеющего юридические последствия – на этом этапе решается каким образом истребовать задолженность: в судебном порядке, в страховом порядке, в порядке уступки права требования (цессии), в порядке перевода долга, в порядке договора-поручения об истребовании долгов. После принятия решения производятся действия, имеющие юридические последствия.
Теперь рассмотрим каждый из этих этапов пошагово, поскольку последовательность шагов неслучайна.

Этап первый: Заключение договора.

На данном этапе необходимо застраховаться от всех известных способов обмана контрагентом вашей фирмы. Предусмотреть по возможности все риски. И решить стоит ли вообще работать с покупателем по отсрочке платежа.

А. Проверка контрагента
Во время проверки контрагента используются все возможные источники, как открытые, так и закрытые.
Темы для проверки могут быть следующие:
Проверка на родственные и дружественные связи с сотрудниками предприятия
Проверка времени основания фирмы
Проверка учредителей фирмы на причастность к судебным процессам
Проверка учредительных документов фирмы
Проверка полномочий должностных лиц на подписание документов
Проверка сдачи отчетности и балансовых показателей фирмы
Прочие необходимые проверки
По этим параметрам оценивается порядочность фирмы-покупателя.
Таким образом, фирма страхуется от сговора сотрудников с другими лицами, от фирм однодневок, от лиц занимающихся подделкой документов, от подписания документов неуполномоченными лицами. В случае, если договор подписан не уполномоченным лицом, то это лицо согласно Гражданского кодекса действовало в своих интересах. Это означает, что при подписании договора и других документов лицами, не имеющими права действовать без доверенности, вы должны требовать доверенность о полномочиях от таких лиц. В противном случае вам придется предъявлять иск к гражданину. Так же выясняются финансовые показатели платежеспособности фирмы.
Кроме того необходима оценка финансовых показателей фирмы сотрудниками бюро финансового мониторинга. При принятии решения о целесообразности проведения анализа финансового состояния и надежности заказчика определенными работниками проводится получение необходимых данных (финансовые отчеты, банковские и аудиторские справки, отзывы других поставщиков заказчика, кредитные рейтинги специализированных информационных агентств, данные из неформальных источников и т.п.). После этого осуществляется анализ хозяйственной деятельности контрагента. При анализе необходимо понять, что:
величина запасов и НДС по приобретенным ценностям не превышает суммарную величину собственных и долгосрочных заемных средств (абсолютная или нормальная устойчивость);
суммарная величина денежных средств, краткосрочных финансовых вложений, дебиторской задолженности и прочих оборотных активов - не менее суммарной величины кредиторской задолженности, прочих краткосрочных пассивов и ссуд, не погашенных в срок (текущая устойчивость), или не менее предыдущей величины, увеличенной на сумму краткосрочных кредитов и займов (устойчивость в краткосрочной перспективе), или не менее предыдущей величины, увеличенной на сумму долгосрочных кредитов и займов (устойчивость в долгосрочной перспективе);
значение коэффициента соотношения заемных и собственных средств (коэффициент долгосрочной платежеспособности) не более 1,0;
значение коэффициента автономии не менее 0,5*;
значение коэффициента текущей ликвидности не менее 2,0;
значение коэффициента обеспеченности собственными оборотными средствами не менее 0,1**;
общий показатель ликвидности баланса не менее 1,0;
коэффициент абсолютной ликвидности в пределах 0,2-0,7;
коэффициент срочной ликвидности не менее 1,0.

Формулы для расчета коэффициентов
(в виде таблицы)

Б. Грамотное составление договора.
По мнению многих экономистов, правильное составление договора помогает избежать юридических рисков в деятельности организации.
При составлении договора и дальнейшей работе по договору, вы сразу должны готовиться к возможному обращению в арбитражный суд. Именно поэтому вы должны помнить, что документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий (договоры, накладные, доверенности, заявки и прочие), должны соответствовать требованиям, установленным для этого вида документов. И в организации обязательно должны храниться оригиналы документов и не один документ не должен быть утерян. Поскольку Арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле не тождественны между собой.
В соответствии с Гражданским кодексом сделка должна быть заключена в письменной форме, если это предусмотрено законом. Договора, предусмотренные законом в письменной форме, вы можете посмотреть в гражданском кодексе.
Договор так же должен быть подписан уполномоченным лицом, поэтому всегда требуйте документы, подтверждающие полномочия.
Последнее о чем хочется сказать, что договор считается заключенным, если достигнуто соглашение о существенных условиях договора. В противном случае, договор считается не заключенным, т.е. ничтожным. Что не дает вам права ссылаться на него в суде. Однако, если остальные документы (имеется ввиду, первичные) заполнены по установленной форме, эти документы могут являться доказательствами.
В конце договора желательна фраза: Настоящий договор подписан добровольно. Это застрахует вас от недействительности договора по другой статье Гражданского кодекса.
В остальном, составление и условия договора регулируется Гражданским кодексом РФ.
Неграмотно составленный договор, может служить поводом для неоплаты долга покупателем.

В. Мотивация клиентов на своевременный возврат денежных средств.
Договором или дополнительным соглашением может быть предусмотрены бонусы за своевременную оплату по результатам месяца. Это чисто психологический прием, который рассчитан на желание клиента заплатить деньги за дополнительное вознаграждение.

Г. Подписание в договоре возможности дальнейшей отсрочки платежа с письменным согласованием (договор коммерческого кредита).
В соответствии с Гражданским кодексом РФ, любая отсрочка и рассрочка оплаты продукции, выполненных работ и оказанных услуг трактуется как «договор коммерческого кредита» и в случае не подписания в письменной форме является недействительным. Так же как и авансы или предоплата, выданные вам клиентом. Но если в первом случае, клиент должен вам, то во втором случае вы должны клиенту. В договоре вы можете прописать то, что вы не несете ответственности за выданные клиентом авансы и использование их. В противном случае, вы должны будете платить процент за пользование чужими денежными средствами.
В гражданском кодексе сказано о том, что договор коммерческого кредита может быть заключен в виде условия основного договора, но в любом случае должен быть заключен в письменной форме.
Как правило, конкурентная среда диктует желание получения отсрочки платежа покупателем. Поэтому можно пойти на условие о дальнейшей отсрочке платежа по согласованию сторон, а неподписание дополнительного соглашения о коммерческом кредите вашим руководством, будет хорошей отговоркой для клиента.
И никогда не путайте коммерческий кредит с товарным кредитом. В случае коммерческого кредита отдается товар, а получаются деньги. А в случае товарного кредита отдается товар и получается товар.

Д. Установление штрафов за несвоевременную оплату продукции.
Если вы установите штрафы в договоре за несвоевременную оплату продукции в размере, большем, чем предусмотрено в гражданском кодексе – это не будет являться нарушением. Но покупатель будет заинтересован оплатить продукцию раньше. Но лучше установить угрозу, а именно написать: «Продавец (другое лицо договора) имеет право выставить или не выставить неустойку в размере …% за каждый день просрочки платежа». Это делается для того, чтобы вы не были обязаны выставлять неустойку, в соответствии с законодательством РФ, в каждом случае просрочки платежей.

Е. Страхование риска неоплаты контрагентом
Если вы решите страховать риск невыполнения контрагентом своих обязательств, то это нужно делать на данном этапе, поскольку отгрузки, произведенные до получения страхового полиса, не будут являться страховым случаем. Вам нужно связаться со страховой компанией, заключить договор, оплатить деньги, получить страховой полис. Страхуя риски, вы сразу должны принять к вниманию порядок объявления о страховом случае и то, что является страховым случаем. Как правило, в разных страховых компаниях, разные условия договора.

Ж. Проверка подписания документов контрагентом и количества документов.
Прежде чем начать работать, вы должны помнить, что кроме принесенных вам документов, могут быть подписаны еще документы уполномоченным лицом, о которых вы не знаете. Поэтому Вы должны получить гарантийное письмо от контрагента с описью подписанных документов за конкретный день. Полномочия лица нужно так же подтверждать доверенностью на один день - день подписания документов. В противном случае, вы можете оказаться перед фактом штрафов со стороны контрагента или других дискриминационных документов. А убытки по таким документам могут составлять десятки миллионов долларов.

Второй этап: Работа с контрагентом.

Это тот этап, на котором «дебиторская задолженность» появляется и отслеживается, а так же предпринимаются шаги для ее сокращения. Работа на этом этапе должна быть построена на уровне ежедневной работы с задолженностью.

А. Классификация клиентов по степени риска.
Класс риска клиента определяет потенциальный риск неосуществления клиентом своевременных расчетов за отгруженную продукцию и возникновения сомнительной задолженности.
Класс риска клиента определяется на основании следующих факторов:
продолжительность работы клиента с компанией
соблюдение клиентом платежной дисциплины
потенциальная платежеспособность клиента на основе анализа текущей финансовой отчетности клиента
Все клиенты должны быть классифицированы по степени риска по следующей шкале:
1. Очень высокая.
2. Высокая.
3. Средняя.
4. Низкая.
На начальном этапе присваивается низкая степень риска. Это означает, что в случае постоянной и своевременной оплате покупателем продукции, ему можно выделять коммерческий кредит. Присвоение степени риска, должно быть регламентировано вашими внутренними документами.
АВС - анализ клиентской базы на предмет дебиторской задолженности позволяет своевременно изменять кредитную политику и политику ценообразования предприятия. А так же кредитные условия конкретных контрагентов.

Б. Подписание дополнительного соглашения о коммерческом кредите.
В соответствии с гражданским кодексом подписывается соглашение о коммерческом кредите, обязательными условиями которого должны быть сумма лимита коммерческого кредита и количество дней отсрочки платежа. Так же в дополнительном соглашении должны быть прописаны реквизиты сторон, лица, уполномоченные на подписание документов и основания полномочий (документы, удостоверяющие полномочия, должны прилагаться), место подписания, дата подписания, номер и дата основного документа, подписи сторон (должны соответствовать доверенности). А так же последствия несвоевременной оплаты. Так же дополнительное соглашение о предоставлении коммерческого кредита регулируется ГК РФ.

В. Установление кредитного лимита.
Кредитный лимит, как ограничение, устанавливается программным путем. Высчитывается кредитный лимит по следующей формуле.
Кредитный лимит = сумма отгрузок предыдущего месяца/30 дней* количество дней отсрочки платежа.
В случае несвоевременной оплаты, клиенту присваивается следующая по шкале степень риска, и кредитный лимит сокращается на 25%.
Может быть, и более детальная шкала степени риска. Это обычно оставляют на усмотрение финансового директора.
Определить возможный объем денежных средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность (ИДЗ), можно по следующей формуле:
ИДЗ = ОРК х КСЦ х (ППК + ПР),
где ОРК - планируемый объем реализации продукции в кредит;
КСЦ - коэффициент соотношения себестоимости и цены продукции;
ППК - средний период предоставления кредита покупателям (в днях);
ПР - средний период просрочки платежей по предоставленному кредиту (в днях).
С точки зрения инвестиционного анализа вложения в дебиторскую задолженность ничем не отличаются от инвестиций в производственные мощности. Поэтому к дебиторской задолженности вполне применимы все основные показатели, используемые для оценки эффективности капиталовложений: чистый дисконтированный доход (NPV), внутренняя норма доходности (IRR) и индекс рентабельности (PI). Однако широкому применению такого подхода препятствует следующая проблема. Дело в том, что точно оценить дополнительные денежные потоки, которые будут сгенерированы в результате предоставления покупателям отсрочки платежа, достаточно сложно. Наиболее достоверно оценить подобного рода изменения можно, рассчитав значение показателя среднедневной маржинальной прибыли. Под маржинальной прибылью в рамках данной статьи понимается торговая наценка, за исключением переменных расходов.
Показатель среднедневной маржинальной прибыли (Pn) рассчитывается по следующей формуле:
Pn = P: dn,
где P - маржинальная прибыль, полученная за период оборачиваемости дебиторской задолженности;
dn - период оборачиваемости дебиторской задолженности (в рабочих днях3).
Имея под рукой эти формулы, вы сможете всегда оценить возможность предоставления вашим предприятием коммерческого кредита вашему клиенту.
Авторизация кредитных лимитов производится уполномоченным на то органом или лицом. Лица, ответственные за предоставление коммерческого кредита, должны быть прописаны в кредитной политике предприятия.
Исключения в отгрузке сверх кредитного лимита возможны только в случае, если они письменно утверждены соответствующими уполномоченными лицами

Г. Отслеживание правильности заполнения первичных документов.
Отслеживание правильности заполнения документов отгрузки является немаловажной частью работы с дебиторской задолженностью. Поскольку именно первичные документы являются основанием появления у контрагента обязательств, а в дальнейшем могут служить письменными доказательствами в суде.
Обычно, документы отслеживаются бухгалтерией. Но переподписание документов, обычно ложится на менеджеров по продажам.
Что нужно проверять в данном случае?
1. Подписи на накладных и доверенностях (подпись уполномоченного лица должна совпадать).
2. Расшифровка подписи на накладных.
3. Подписи главного бухгалтера и генерального директора должны совпадать с подписями на договоре.
4. Документы должны быть заполнены по форме, предусмотренной законодательством и подзаконными актами.
То же самое, должно быть и с актами выполненных работ и оказанных услуг.
При подписании нового договора или дополнительных соглашений, вспомните кто может действовать от имени контрагента без доверенности, а с остальных требуйте доверенность на подписание.
Акты сверки, согласно законодательству не являются первичными документами и могут заполняться в произвольной форме. На суде они могут быть рассмотрены только в совокупности с первичными документами. Однако, есть требования и к этому виду документов.
1. Как на любом документе, на акте сверки должна стоять дата и место подписания.
2. Должен быть определен период акта сверки.
3. За период акта сверки должны быть указаны все документы с номерами и суммами, на основании которых возникали обязательства контрагента и на основании которых обязательства погашались. А так же начальное и конечное сальдо. И отдельной строкой должен быть выписан долг вашего контрагента вам.
4. На акте сверки должны обязательно стоять подписи генерального директора и главного бухгалтера, либо подписи уполномоченных ими лиц.
5. Кроме того, Акт сверки должен составляться по каждому договору отдельно, а не по всем обязательствам в целом. Как и бухгалтерский учет по разным договорам должен вестись раздельно.
Если документы подписаны и изготовлены неправильно, то они не могут быть восприняты судом как доказательства долга контрагента. Таким образом, вы так же отслеживаете выполнение обязательств по договору.

Д. Ежедневное отслеживание фактов оплаты и при необходимости напоминание фирме-покупателю о времени очередной оплаты.
При поставке товара покупателю, подписываются товаросопроводительные документы, желательно, чтобы в них проставлялось время получения товара.
Обычно сотрудниками финансовых служб, принимаются к учету данные об отгрузке на основании счетов-фактур, однако это не совсем верно. Счет-фактура не является двусторонним документом, являющимся свидетельством совершения сделки. Счет-фактура является односторонним документом, являющимся подтверждением возникновения налоговых обязательств. О чем свидетельствует отсутствие в форме счета- фактуры подписи контрагента. Поэтому требования возврата денежных средств на основании счета-фактуры лишены всякого смысла.
Отслеживание производится на основе план - факторного анализа поступления денежных средств. Деньги к поступлению и реально поступившие денежные средства на дату планового получения.
Обычно в программах заполнения первичной документации есть функция отслеживания времени оплаты контрагентом поставленных товаров. За день до оплаты, позвоните и напомните контрагенту об оплате. Это не будет воспринято контрагентом как давление. У контрагента может быть много поставщиков, а такое напоминание это стандартная процедура. В конце концов, может сыграть человеческий фактор. Клиент, имеющий большое количество поставщиков, может забыть. Кроме того, вы сможете понять, намерен ли покупатель оплатить в срок свою задолженность или нет. Придется требовать от него дополнительное гарантийное письмо, в котором будет указана сумма оплаты и срок оплаты. В случае отказа предоставить гарантийное письмо, это будет явным основанием отказа в отгрузках до погашения задолженности. Желательно, чтобы такие письма доходили до вас в оригинале.
В некоторых программах предусмотрена высылка электронных писем с напоминанием об предстоящих платежах, но как правило это доработки под конкретную компанию.
Причем напоминания должны быть направлены именно тем лицам, которые отвечают за оплаты в конкретных организациях.

Е. Начисление штрафов за просрочку платежей.
Если договором предусмотрено не право начисления, а само начисление штрафов, ваша фирма обязана их начислять. Начисление штрафов производится по условиям договора. При отсутствии соответствующей ставки в договоре штрафные санкции могут быть рассчитаны с применением ставки рефинансирования в соответствии с положениями Гражданского Кодекса РФ
Ставка х Долг х Дни Проср.
360
В противном случае их начислит налоговая инспекция при очередной проверке.

Ж. Отслеживание текущей платежеспособности компании-контрагента и новых покупок руководства и учредителей компании.
До сих пор должники считают, что они «берут чужое на время, а отдают свое и навсегда». Конечно, это высказывание не лишено определенной логики, но для вас распоряжение вашими деньгами – нецелевое их использование. Кроме того, падение конкурентоспособности компании – должника, может послужить сигналом невозврата дебиторской задолженности. Именно поэтому, вы должны отслеживать факты:
1. Начала судебных разбирательств с участием должника в качестве ответчика.
2. Резкого падения товарных остатков на складе должника.
3. Финансовоемких покупок должника или руководства и учредителей.
4. Вредных привычек сотрудников и учредителей должника.
5. Любых проблем, которые могут сказаться на невозврате дебиторской задолженности.
6. Других текущих проблем клиента.
Кроме того, необходимо отслеживать и другие факторы, способствующие увеличению задолженности.
Таким образом, вы сможете поймать невозврат дебиторской задолженности на первом этапе и предпринять все меры к ее возврату.

Этап третий: образование просроченной задолженности.

Что делать, когда просроченная дебиторская задолженность уже образовалась? Молодые менеджеры в этом случае, обычно начинают паниковать. Однако, это делать рано. Поскольку паника может привести к неправильным действиям с вашей стороны, что повлечет окончательный разрыв отношений между вами и клиентом.

А. Необходимо понять, чем является факт просрочки дебиторской задолженности отсрочкой оплаты или окончательным невозвратом.
В данном случае просрочка может быть:
1. Отсрочкой оплаты на короткий срок с последующей оплатой.
2. Просрочкой оплаты на большой срок с последующей оплатой.
3. Окончательным невозвратом дебиторской задолженности.
Отсрочка оплаты на короткий срок с последующей оплатой может быть вызвана краткосрочным нарушением договорных обязательств клиентами должника. Обычно, этот вопрос решается в течение двух- трех дней.
Просрочка оплаты на большой срок с последующей оплатой может быть вызвана полным нарушением договорных обязательств клиентов должника, особенностями кредитных обязательств должника, а так же судебными разбирательствами или крупными покупками для производственных нужд.
Окончательный невозврат дебиторской задолженности может быть вызван причинами указанными в пункте Ж предыдущего этапа работы. Судебные разбирательства в данном случае идут с большой суммой исковых требований.
Решение должно быть скрыто от должника.

Б. Получение на руки всех первичных документов и при необходимости приведение их к установленной форме.
Это последняя попытка приведения документов к установленной форме. В противном случае, вы не сможете вести судебных разбирательств.
Вы получаете на руки все документы, оцениваете их, при необходимости приводите к установленной форме.
Именно поэтому решение о том, чем является просроченная дебиторская задолженность, должно быть скрыто от должника.

В. Получение достоверной информации о платежеспособности должника.
Такой работой занимаются, обычно, специализированные агентства. Стоимость таких услуг незначительна, но это даст вам дополнительные аргументы для использования их в переговорном порядке. А в дальнейшем в суде.

Г. Проведение переговоров по возврату задолженности.
В крупных компаниях – обычно переговоры делятся на несколько этапов:
1. Переговоры с менеджером
2. Переговоры с руководителем отдела
3. Переговоры со службой безопасности.
Переговоры с менеджером обычно проводятся для того, чтобы окончательно понять, чем является просрочка оплаты и подтвердить или опровергнуть предположения.
Переговоры с руководителем отдела продаж обычно проводятся для того, чтобы выработать схему возврата задолженности или получить окончательный отказ от оплаты.
Переговоры со службой безопасности проводятся для давления на должника и принятия решения, имеющего юридические последствия.
Первый и второй этап обычно проводятся с позиции «выиграл-выиграл». Во время третьего этапа используется техника давления (стрессовых переговоров) и позиция «выиграл-проиграл».
Остановимся на втором этапе, а именно выработке схемы возврата, подробнее.
На данный момент существует множество схем возврата задолженности. Однако, эффективная из них всего одна: постепенное снижение кредитного лимита в соответствии с подписанным графиком погашения.
Данная схема применима, потому, что позволяет не потерять клиента и позволяет клиенту заработать на вашей продукции на оплату долговых обязательств.
Гражданский кодекс РФ предусматривает следующие способы прекращения обязательств должником:
1. Прекращение обязательства исполнением
2. Прекращение обязательств отступным (передачей денег, имущества и пр.)
3. Прекращение обязательства зачетом.
4. Прекращение обязательства новацией (т.е. оказанием услуг или продаж должником)
5. Прощение кредитором долга
6. Прекращение обязательства невозможностью исполнения (обстоятельствами, не зависящими от сторон).
7. Прекращение обязательства на основании акта государственного органа
8. Прекращение обязательства ликвидацией юридического лица – должника.

На этапе образования просроченной дебиторской задолженности необходимо помнить, что: «Если неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства произошло по вине обеих сторон, суд соответственно уменьшает размер ответственности должника. Суд так же вправе уменьшить размер ответственности должника, если кредитор умышленно или по неосторожности содействовал увеличению размера убытков, причиненных неисполнением или ненадлежащим исполнением, либо не принял разумных мер к их уменьшению». Об этом говорит статья 404 (Вина кредитора) Гражданского Кодекса РФ.

Этап четыре: Принятие решения, имеющего юридические последствия.

На этом этапе вы должны решить, каким из способов вы будете реализовывать свои законные права кредитора.
Если все документы оформлены правильно и совершены все действия по добровольному возврату дебиторской задолженности, то закон предоставляет вам следующие способы:
1. Судебный порядок
2. Страховой порядок
3. Уступка права требования (цессия).
4. Перевод долга на платежеспособного должника.
5. Договор поручения об истребовании задолженности.
Что нужно учитывать при выборе каждого из методов?

А. Судебный порядок
Судебный порядок вы можете применить в любом случае, если должник отказывается от оплаты задолженности и у вас на руках все первичные документы подтверждающие долг. При этом нужно учесть:
1. Срок исковой давности, во время которого вы можете истребовать задолженность. На данный момент он определен в три года с момента возникновения обязательств. Т.е. в течение трех лет со дня возникновения задолженности вы должны выслать в адрес арбитражного суда исковое заявление по форме предусмотренной арбитражно-процессуальным кодексом РФ. День сдачи на почту или в канцелярию арбитражного суда будет являться днем подачи заявления.
2. Кем были произведены действия, имеющие юридическое значение? В случае если они были произведены работниками должника, то должник несет ответственность за действия своих работников, если они были в дальнейшем одобрены должником. Одобрение может выражаться в действиях. В противном случае, если действия работников не одобрены, то задолженность может быть истребована непосредственно с работника. Если же это были третьи лица (работники сторонних организаций), то должник отвечает за их действия в рамках возложенных на них обязанностей.
3. Кредитор не произвел действий, способствующих увеличению убытков и возникновению невозможности исполнения обязательств.
4. Даже если вы не прописали в договоре неустойку, вы сможете стребовать ее на основании Гражданского кодекса. В данном случае убытки будут возмещаться в части, не покрытой неустойкой.
5. У вас есть все доказательства долга. Доказательства долга должны быть в письменной форме, предусмотренной законодательством РФ. Доказательствами являются: договор, регламентирующий порядок взаимоотношений; накладные или акты выполненных работ (услуг); доверенности на подписание таких документов; а так же иные косвенные доказательства долга.
6. Вы должны быть готовы к тому, что судебное разбирательство затянется на срок определенный Арбитражно-процессуальным кодексом РФ. Решение арбитражного суда может быть пересмотрено апелляционным судом. Обжаловано в порядке кассации в Федеральном окружном суде. Обжаловано в порядке надзора в Высшем арбитражном суде РФ.
7. В случае различия в документах, суд может вынести решение только на основании оригиналов документов.
8. В случае признания договора незаключенным или ничтожным у вас остается право доказывания на основании первичных документов. Но здесь нужно учесть, что по каждому первичному документу будет свой срок исковой давности.
9. В случае обращения в суд, должник может выставить встречные требования. Поэтому, до обращения в суд постарайтесь выяснить, нет ли у вас долгов по другим отношениям с должником.

Б. Страховой порядок.
Страховой порядок применяется в случае, если данный договор попадает под страховой полис и вы в сроки, предусмотренные договором, объявили о страховом случае. Обязательно необходимо отслеживать исполнение обязательств по договору страхования в порядке работы с дебиторами. Запомните:
1. Перед подписанием договора страхования вы должны внимательно прочитать условия договора. Вы должны понять, какие именно события подходят под наступление страхового случая и время его объявления.
2. Вы должны известить должника, о наступлении страхового случая и объявить о переходе права требования к страховой компании. Страховая компания в порядке суброгации вправе требовать с должника только ту сумму, которую оплатила вам.
3. Остальные действия будут вытекать из обязательств страховой компании, прописанных в договоре страхования.

В. Уступка права требования (цессия).
При уступке права требования производится оценка дебиторской задолженности на возвратность. Оценку обычно производит сторона, приобретающая дебиторскую задолженность.
1. Уступка права требования может произойти на основании договора или закона. На основании закона право требования может быть переведено:
В результате универсального правопреемства в правах кредитора
По решению суда о переводе прав кредитора на другое лицо, когда возможность предусмотрена законом
Вследствие исполнения обязательства должника его поручителем или залогодателем, не являющегося должником по этому обязательству
При суброгации страховщику прав кредитора к должнику, ответственному за наступление страхового случая.
В других случаях предусмотренных законом.
2. Не допускается без согласия должника уступка требования по обязательству, в котором личность кредитора имеет существенное значение для должника.
3. Уступающий права кредитор несет ответственность перед новым кредитором, в случае отсутствия долга должника, доказанного в суде.

Г. Перевод долга на платежеспособного должника.
Перевод долга может быть совершен только на платежеспособного должника по инициативе вашего контрагента, поэтому перед заключением договора о переводе долга вы должны удостовериться в финансовой состоятельности нового должника. При этом помните:
1. Договор перевода долга оформляется между должником и другой фирмой имеющей обязательства перед должником.
2. Договор о переводе долга допускается только с согласия кредитора.
3. Новый должник может предъявлять те же претензии, что и старый должник.

Д. Договор поручения об истребовании задолженности.
Договор поручения об истребовании задолженности выбирается только для того, чтобы получить более квалифицированные услуги по истребованию задолженности. Вы переводите выбивание долгов на аутсорсинг. Не забудьте:
1. Договор поручения подразумевает действие по истребованию задолженности от вашего лица по доверенности. Для этого вы должны быть уверены в законности методов истребования. Потому что, в случае использования незаконных методов ответственность может лечь на вас.
2. По договору поручения лицо истребующее для вас задолженность, будет пользоваться теми же методами, что и вы.

После вынесения решения, приступайте к последовательным действиям.

Анализ некоторых продуктов кредитного рынка на предмет работы с дебиторской задолженностью.

Для того, чтобы выдать коммерческий кредит, если нет свободных денежных средств, вы должны где то перекредитоваться. Рынок кредитных продуктов сейчас велик.
Как показывает анализ продуктов кредитного рынка, большинство продуктов могут только смягчить удар образования просроченной дебиторской задолженности, а именно обеспечит отсутствие дефицита оборотных средств, но ни в коем случае не исключить ее. Как говорится «банк дает зонтик, когда светит солнце и забирает его, когда начинается дождь». Только недавно появились кредитные продукты, позволяющие эффективно работать с дебиторской задолженностью. Но мы рассмотрим все возможные продукты.
1. Факторинг.
2. Форфейтинг.
3. Услуги по финансированию под залог дебиторской задолженности.
4. Кредитная линия.
5. Простой банковский кредит.
Факторинг - перепродажа права на взыскание долгов; коммерческие операции по доверенности; услуга, связанная с получением денег за продажу в кредит. Большой плюс факторинга как системы заключается в информировании вас о случаях неоплаты компаниям поставщикам ваших клиентов.
Факторинг с гарантией поставщика со своей сути не избавляет вас от рисков связанных с возникновением просроченной дебиторской задолженности, поскольку вы выступаете поручителем за клиента. Факторинговые услуги стоят дорого, поэтому услуга Факторинг с гарантией поставщика не является эффективным инструментом риск-менеджмента.
Факторинг с покрытием кредитного риска стоит дороже услуги факторинг-гарант, но перекладывает кредитные риски на факторинговую компанию. Это означает, что вы должны будете поднять стоимость продукции на процент банковских услуг.
Форфейтинг - это покупка долга, выраженного в оборотном документе, у кредитора на безоборотной основе. Это означает, что покупатель долга (форфейтер) принимает на себя обязательство об отказе - форфейтинге - от обращения регрессивного требования к кредитору при невозможности получения удовлетворения у должника. Покупка оборотного обязательства происходит, естественно, со скидкой.
Форфейтинг (от франц. a forfait – целиком, общая сумма) представляет собой специфическую форму кредитования экс¬портеров путем покупки у них коммерческих векселей, акцеп¬тованных импортером (или иных долговых требований по внеш¬неторговым сделкам), без права регрессивного требования к продавцу в случае неуплаты по векселю. Форфейтирование при¬меняется главным образом как способ рефинансирования ком¬мерческого кредита во внешнеэкономическом обороте, оно яв¬ляется формой трансформации коммерческого кредита в банков¬ский.
Механизм форфейтинга используется в двух видах сделок:
в финансовых сделках - в целях быстрой реализации долгосрочных финансовых обязательств;
в экспортных сделках - для содействия поступлению наличных денег экспортеру, предоставившему кредит иностранному покупателю.
Основными оборотными документами, используемыми в качестве форфейтинговых инструментов, являются векселя. Однако объектом форфейтинга могут стать и другие виды ценных бумаг. Важно, чтобы эти бумаги были “чистыми” (содержащими только абстрактное обязательство).
Услуги финансирования под залог дебиторской задолженности увеличивают цену риска, но уменьшают возможность несения в полной сумме. И с этой точки зрения являются мало эффективными. К тому же Вы не отвечаете за неисполнение или ненадлежащее исполнение должником требования, являющегося предметом уступки, в случае предъявления его финансовым агентом к исполнению, если иное не предусмотрено договором между Вами и финансовым агентом. Нужно очень внимательно на эту тему читать договор. Но есть плюс в таком договоре, он не предусматривает обязательного согласия должника.
Стоимость кредитной линии высока, но это не избавляет вас от возможности возникновения просроченной дебиторской задолженности и неисполнения обязательств должником. Кроме того, она требует собрать множество документов для ее получения.
Кредит – это самый низкий процент за пользование денежными средствами, но он смягчает нехватку оборотного капитала, но не исключает возможность образования просроченной дебиторской задолженности. И в этом случае последствия возможности риска неоплаты будете нести вы.
В любом случае банк всегда оставляет себе возможность свернуть программу. И в этом случае вы останетесь один на один с «дебиторской задолженностью».

Кредитная политика предприятия.

Как и любая политика предприятия, кредитная политика – это не только внутренний документ предприятия, но и комплекс мер направленных на работу с дебиторской задолженностью. Данная политика определяет порядок управления дебиторской задолженностью и принятия решений, связанных с таким управлением. Кредитная политика - является одним из основных документов любого коммерческого предприятия.
Целями эффективной кредитной политики являются:
увеличение объемов реализации продукции в краткосрочном и долгосрочном периоде для достижения требуемой прибыльности;
максимизация эффекта (дохода) от инвестирования финансовых средств в дебиторскую задолженность;
достижение требуемой оборачиваемости дебиторской задолженности;
ограничение относительного роста просроченной дебиторской задолженности, в том числе сомнительной и безнадежной задолженности в структуре дебиторской задолженности.
Ограничению увеличения размера дебиторской задолженности будут способствовать следующие меры:
базовой концепцией системы эффективных кредитных условий является клиент-ориентация. Таким образом, каждому покупателю создаются все условия для соблюдения финансовой дисциплины: предоставляются эффективный кредитный лимит, эффективный кредитный период, рассчитанные, в зависимости от этапа жизненного цикла канала распределения по варианту № 1 или № 2, ценовые скидки и ценовые наценки, стимулирующие покупателя к сокращению сроков расчета за поставленные товары. Очевидно, что при таком раскладе возникновение просроченной дебиторской задолженности является следствием нежелания платить или подлинных форс-мажорных обстоятельств (что случается крайне редко). В таком случае кредитор имеет не только юридические, но и экономические основания немедленно начать процедуру досудебного урегулирования хозяйственного спора;
размер кредита ограничивается размером эффективного кредитного лимита, что ограничивает риск снижения оборачиваемости дебиторской задолженности;
стандарты оценки покупателей и условий предоставления кредита снижают риск возникновения просроченной дебиторской задолженности и замедления ее оборачиваемости за счет: включения в систему дистрибуции только кредитоспособных покупателей; концентрации усилий на наиболее привлекательных покупателях по критерию чистой маржинальной прибыли; ежемесячной оценки текущей платежеспособности каждого клиента и назначения кредитного статуса, связанного с ужесточением кредитных условий при негативном отклонении в оборачиваемости дебиторской задолженности от требуемого значения; однозначной связи кредитного статуса дебитора и соответствующего стандарта предоставления кредита.
точное определение и координация действий всех специалистов, участвующих в инкассации дебиторской задолженности на всех стадиях процедур процесса кредитования;
автоматизация процесса отслеживания дебиторской задолженности позволяет прекратить отгрузки в случае невыполнения обязательств клиентом;
действия по профилактике возникновения просроченной дебиторской задолженности на этапе работы с клиентом снизят риск ее возникновения.
Обязательными условиями документа о кредитной политике предприятия являются:
1. Порядок заключения договора и ответственные лица
2. Порядок установления кредитного лимита, методика и ответственные лица
3. Порядок мотивации клиента на отсутствие просроченной задолженности, критерии и ответственные лица.
4. Порядок пересмотра кредитного лимита, основания и ответственные лица
5. Порядок установления класса риска клиента, основания и ответственные лица
6. Порядок авторизации кредитного лимита и ответственные лица
7. Процедура кредитного контроля и ответственные лица
8. Особые условия при превышении кредитного лимита, порядок, основания и ответственные лица.
9. Порядок взыскания просроченной задолженности, основания и ответственные лица
10. Выставление штрафных санкций, основание и ответственные лица.
Иногда в кредитной политике прописываются и возможные источники финансирования.
Ответственные лица в кредитной политике прописываются по должностям, в соответствии со штатным расписанием предприятия, для того чтобы не вносить изменения в кредитную политику каждый раз при смене руководства.
Кредитная политика должна быть четкой и ясной, а так же обязательной для всех структурных подразделений предприятия. Она должна соотноситься с законодательством, стандартами бухгалтерского учета, политикой ценообразования. Она должна быть донесена до всех лиц, участвующих в процедуре кредитного контроля.
Обычно, кредитная политика на предприятии вводится после образования определенной массы дебиторской задолженности, но я бы вводил кредитную политику с выдачей первого коммерческого кредита. Это избавит вас от необходимости вводить ее в будущем и определит изначально условия коммерческого кредитования фирм-клиентов. Такая прозрачность поможет избежать образования просроченной дебиторской задолженности или сократить возможность ее образования. Что, безусловно, скажется на финансовой устойчивости предприятия.

А стоит ли вообще выдавать коммерческие кредиты?

В данном случае мнения специалистов разделяются. Одни называют дебиторскую задолженность конкурентным преимуществом, другие говорят об отсутствии необходимости в выдаче коммерческих кредитов.
Наблюдая за этими мнениями, я заметил, что все зависит от обычаев делового оборота в каждом конкретном виде деятельности.
Возьмем, к примеру, консалтинг. Оплата почасовая и выставление счетов зависит от конкретно отработанных часов. Таким образом, оплата возможна по выполнению работ и оказанных услуг. По другому не поступишь.
Если же вы продаете товар известный и покупаемый, то необходимость в отсрочке платежа отпадает.
На величину дебиторской задолженности влияют факторы, которые условно можно назвать внутренними и внешними
К внешним факторам следует отнести:
состояние экономики в стране - спад производства, безусловно, увеличивает размеры дебиторской задолженности;
общее состояние расчетов в стране - кризис неплатежей однозначно приводит к росту дебиторской задолженности;
эффективность денежно-кредитной политики ЦБ РФ, поскольку ограничение эмиссии вызывает так называемый "денежный голод", что в конченом итоге затрудняет расчеты между предприятиями;
уровень инфляции в стране, так при высокой инфляции многие предприятия не спешат погасить свои долги, руководствуясь принципом, чем позже срок уплаты долга, тем меньше его сумма;
вид продукции - если это сезонная продукция, то риск роста дебиторской задолженности объективно обусловлен;
емкость рынка и степень его насыщенности, так в случае малой емкости рынка и максимальной его насыщенности данным видом продукции естественным образом возникают трудности с ее реализацией, и как следствие ростом дебиторских задолженностей.
Внутренние факторы:
Взвешенность кредитной политики предприятия означает экономически оправданное установление сроков и условий предоставления кредитов, объективное определение критериев кредитоспособности и платежеспособности клиентов, умелое сочетание предоставления скидок при досрочной уплате ими счетов, учет других рисков, которые имеют практическое влияние на рост дебиторской задолженности предприятия. Таким образом, неправильное установление сроков и условий кредитования (предоставления кредитов), непредоставление скидок при досрочной уплате клиентами (покупателями, потребителями) счетов, неучет других рисков могут привести к резкому росту дебиторской задолженности.
Наличие системы контроля за дебиторской задолженностью.
Профессиональные и деловые качества менеджмента компании, занимающегося управлением дебиторской задолженностью предприятия.
Другие факторы.
По своей сути решение о выдаче коммерческого кредита все равно будет принимать компания его выдающая. И во многом она будет исходить из конкурентной ситуации на рынке и платежеспособности клиентов.
При выдаче первого коммерческого кредита необходимо:
Помнить, что порядок работы с дебиторской задолженностью не должен зависеть от известности компании-покупателя. Бывали такие случаи, когда и известные компании создавали фирмы-однодневки для неоплаты товаров, выполненных работ и оказанных услуг.
Помнить, что только от своевременных и правильных действий менеджмента компании кредитора зависит своевременное погашение дебиторской задолженности.
Помнить, что рыночные риски компании-должника предотвратить сложно, потому что они зависят от правильности решений этой компании. Но на такие риски можно своевременно повлиять
Перед тем как организовать программу коммерческого кредитования нужно четко прописать «Кредитную политику» предприятия и регламентировать порядок работы с коммерческими кредитами.
Необходимо обеспечить оперативный управленческий учет в компании
Необходимо обеспечить независимость технической работы с кредитами от влияния клиентов, т.е. разделить техническую и клиентскую части работы. Причем технические работники ни в коем случае не должны общаться с клиентами.
Многие компании при начале работы с дебиторской задолженностью, не обращают внимания на порядок работы с ней, пропускают некоторые шаги в последовательности работы с ней. Особенно дело касается дорогостоящих проверок контрагентов и работы с первичными документами. Необходимо отметить, что незакрытая дебиторская задолженность – это прямые убытки в работе компании. А именно порядок работы с дебиторской задолженностью помогает избежать всех рисков в отношениях с контрагентами.

Заключение

Сложившаяся на сегодняшний момент тенденция мнений по поводу коммерческого кредитования, переводит такое кредитование из разряда конкурентных преимуществ в разряд рисков работы с компанией. А дебиторская задолженность является последствием коммерческого кредита.
Максимально возможной суммой вложений в коммерческие кредиты и дебиторскую задолженность разные специалисты считают от 10 до 30%. При оценке дебиторской задолженности компаний оценивается так же качество работы с коммерческими кредитами.
Однако, дебиторская задолженность, всегда являлась активом компании. На нее в случае неоплаты налоговых сборов или возбуждение дела о банкротстве может быть наложен арест. Ее можно уступить. Но ликвидным активом считается только та задолженность, которая может быть достаточно быстро истребована.
Поэтому, только правильная работа с дебиторской задолженностью, является залогом успеха компании. В противном случае коммерческого кредитования допускать нельзя.
Данная статья, является попыткой соединить методы риск-менеджмента, финансового анализа, методы служб безопасности, юридических служб и методов работы отдела продаж в рамках работы с дебиторской задолженностью для составления общей картины работы с ней.
В данной статье мы не коснулись методологии переговоров, при работе с дебиторской задолженностью. Но об этом мы поговорим в следующий раз.

Организации или ИП с безналичной системой оплаты зачастую недоумевают: «Что такое: дебиторская задолженность ежемесячно становится все больше, растет как снежный ком?» Кто-то скажет, что это хорошо - продукция (услуги) имеет спрос, а с расчетом можно некоторое время и подождать. Но не стоит обольщаться - в основном такое увеличение является сигналом того, что фирма в скором будущем понесет убытки. Вы никогда не задумывались о том, что некоторые постоянные должники используют вас как банк? Те средства, которые не выплачены вам в срок - это свободные деньги для ваших клиентов. Они направляют их на другие нужды, дескать, с платежами вам можно и подождать (никто ж не требует). А что делают кредитные организации в таком случае? Естественно, штрафуют за несвоевременную оплату или начисляют проценты. Так что пришла пора понять, что такое и как ее уменьшить, взяв под строгий контроль!

Советы, которые помогают снизить дебиторскую задолженность

В принципе, вся «дебиторка» делится на следующие виды: нормальная (период между отгрузкой (оказанием услуг) и сроком расчета по договору); просроченная (сумма не поступила в оговоренную контрактом дату) и безнадежная (когда нет возможности вернуть денежные средства). И чтобы не оказаться во второй и третьей ситуациях, необходимо придерживаться следующих советов. Постоянная работа с дебиторской задолженностьюимеет несколько этапов.

Зачем нужен аудит долгов?

При правильном управлении эффективно срабатывает постоянное наблюдение за долгами. Большинство клиентов, как правило, платят своевременно. Кроме того, желательно делать проверку состояния счетов, проводя аудит дебиторской и По его результатам выявляются слабые и сильные стороны деятельности фирмы, а также предлагаются соответствующие меры, направленные на улучшение ее финансового состояния. Основные шаги следующие:

1. Изучение учредительных документов,
2. Анализ увязка финансовой документации с условиями договоров и расценок, действующих на тот момент.
3. Оценка расчетных документов, сравнение с отчетными формами.
4. Определение достоверности данных в бухгалтерском балансе и его приложениях.
5. Разработка рекомендаций.

В принципе, область работы с дебиторской и кредиторской задолженностью требует лишь отлаженной системы организации и контроля. Устанавливайте свои правила, а затем следуйте им.

Большинство менеджеров знают, какие именно инструменты для работы с дебиторской задолженностью нужно использовать. Но часто применяют их нерегулярно и несистемно, без создания необходимой базы данных. В результате это значительно снижает эффект работы с контрагентами, которые просрочили выплаты за товары или услуги.

Общая последовательность действий

Для начала определим цели (желательно в денежном или процентном выражении) работы с дебиторской задолженностью (ДЗ). Затем пропишем этапы ее организации. Как правило, их 4:

До того как ДЗ образовалась;
- во время ее образования;
- до стадии, когда задолженность стала проблемной;
- после того, как проблемная ДЗ стала накапливаться.

Для всех этапов этой работы необходимо:

Разработать алгоритм действий;
- регламентировать эти процессы в удобной и понятной форме;
- определить показатели для контроля процесса работы с ДЗ.

Затем надо довести регламенты до сотрудников, организовать их обучение, внести необходимые изменения в систему мотивации с учетом новой схемы работы с ДЗ.

После этих процедур, начинается непосредственно работа по разработанному регламенту:

1) установление плановых значений показателей с учетом целей, определенных на первом этапе;
2) измерение и контроль показателей;
3) корректировка хода процесса;
4) изменение процесса работы.

Целеполагание

Итак, вы установили цель процесса работы с ДЗ. Например, «Недопущение образования проблемной ДЗ в размере большем чем ХХ% от общей суммы ДЗ».

Подразумевается, что при соблюдении правил в части порядка предоставления торгового кредита, сроков предоставления, размеров торгового кредита и т.д. коммерческие риски компании сведены к минимуму, а все возможные отклонения отрабатываются участниками процесса. В результате проблемной становится минимальная часть от общей суммы ДЗ.

Основными оценочными показателями процесса будут:
- доля проблемной ДЗ;
- количество случаев нарушения правил работы с ДЗ (отклонения от установленного процесса).

Конечно, для контроля и оценки, а также мотивации персонала, можно использовать и другие показатели, которые уже зависят от конкретного алгоритма процесса.

Регламентирование процесса

В реальной ситуации некоторые части предложенной ниже схемы процессов работы с ДЗ могут являться частью других процессов, например, - заключения договора с клиентом или процесса отгрузки продукции.

Общее описание процесса «Управлять ДЗ»

Сокращения на схеме:

ДЗ - дебиторская задолженность.
НПДЗ - непросроченная дебиторская задолженность.
ПДЗ - просроченная дебиторская задолженность.
ДС - денежные средства.

Некоторые элементы и документы, использованные на схеме:

Задачами процесса являются:

1. управление ДЗ;
2. недопущение образования просроченной и невозвратной ДЗ;
3. формирование правил предоставления товарного кредита;
4. возврат просроченной ДЗ;
5. разработка мер по повышению качества работы с ДЗ и снижению финансовых рисков к минимуму.

Процесс состоит из семи подпроцессов. Они связаны между собой через входы и выходы, а также «взаимодействуют» с другими процессами компании.

Каждый такой подпроцесс требует декомпозиции, то есть определения конкретного механизма его реализации с указанием периодичности или инициирующих событий, правил выполнения, описания используемых методик (например, правила расчета кредитного рейтинга, определения максимальной суммы торгового кредита, размер скидки за досрочное погашение ДЗ и т.д.), владельцев и участников процессов и проч.

Перейдем к краткому рассмотрению каждого подпроцесса на схеме :

«Формировать условия сделки» . Изменяются или разрабатываются условия работы с конкретным клиентом. Условия формируются с учетом общих правил работы, кредитного рейтинга, указаний по конкретному клиенту и т.д. Подпроцесс запускается в момент заключения, продления или изменения договора с клиентом.

«Выполнять условия сделки» . Общий контроль работы с клиентом. В случае несоблюдения условий сделки с клиентом блокируются процессы отгрузки и выставления счетов данному клиенту (то есть отправляются указания в соответствующие процессы), предоставляется отчет в подпроцесс контроля для выработки предложений по изменению условий работы с клиентом.

Процесс осуществляется непрерывно, часто в автоматическом режиме, если это позволяет используемое программное обеспечение. Например, ежедневно обновляется (автоматически или вручную) информация о неиспользованном товарном кредите, исходя из максимального размера этого кредита, отгрузок клиенту и поступивших от него денежных средств, соответственно, также блокируются и отгрузки клиенту в случае нарушения правил предоставления торгового кредита.

«Работать с НПДЗ» . Ряд операций (звонки и напоминания, предоставление льгот за своевременное погашение ДЗ и т.д.) по недопущению перехода ДЗ в разряд просроченной. В случае, если этого избежать не удалось, подготавливается отчет и инициируется следующий подпроцесс «Работать с ПДЗ». Подпроцесс осуществляется постоянно, например, каждым специалистом по продажам ежедневно. Для осуществления данного подпроцесса, а также последующих и контроля их выполнения можно использоваться соответствующий электронный «журнал».

«Работать с ПДЗ» . Ряд операций по возврату ДЗ в кратчайшие сроки и недопущению перехода процесса в исковую стадию. В случае, если этого избежать не удалось, готовиться отчет и пакет первичной документации, инициируется следующий подпроцесс «Осуществлять исковую деятельность». Подпроцесс осуществляется постоянно, например, каждым специалистом по продажам ежедневно.

«Осуществлять исковую деятельность» . Судебная деятельность, направленная на возврат ДЗ. В случае, если взыскать ДЗ через суд не удалось, подготавливается необходимая информация и инициируется следующий подпроцесс «Работать с невозвратной ДЗ». Процесс осуществляется по факту необходимости обращения в суд и далее в соответствии с установленными правилами.

«Работать с невозвратной ДЗ» . Принятие решения о списание невозвратной ДЗ, возможной компенсации убытков, изменении правил работы с ДЗ, информирования клиентов и работников копании и т.д. Процесс осуществляется по мере необходимости.

Управляющий подпроцесс «Контролировать работу с ДЗ» . В рамках данного подпроцесса осуществляется контроль за выполнением других подпроцессов, принимаются корректирующие меры, а также разрабатываются правила предоставления товарного кредита, ведется кредитный рейтинг, разрабатываются внутренние и внешние планы мероприятий по повышению качества работы с ДЗ, а также указания по изменению работы с конкретным клиентом. Подпроцесс осуществляется как непрерывно, так и по факту предоставления отчетов и наступления неблагоприятных событий.

Напомним, что каждый подпроцесс требует отдельной регламентации порядка, сроков и условия выполнения. Например, подпроцесс «Работать с НПДЗ» может выглядеть так:

Работа с непросроченной дебиторской задолженностью

ДС на схеме означает «денежные средства».

Также требуют регламентации и входы/выходы подпроцессов, то есть необходимо описание документов и баз данных, используемых в работе.

Два основных показателя для всего процесса были определены:

1. «Доля проблемной ДЗ»;
2. «Количество случаев нарушения правил работы с ДЗ».

Если требуется, необходимо также определить показатели для каждого подпроцесса. Например, для подпроцесса «Выполнять условия сделки» никаких дополнительных показателей, кроме оценки случаев отклонения от процесса (превышение торгового кредита и отпуск товара при наличии блокировки), может и не требоваться. А вот для подпроцесса «Осуществлять исковую деятельность» показателем может быть сумма возвращенных по суду денежных средств и взысканной пени.

Выполнение регламента и его автоматизация, улучшение процесса

Многие современные CRM-системы и системы управления предприятием содержат встроенные модули для поддержки процесса работы с ДЗ, но при необходимости вы вполне можете создать их самостоятельно средствами MS Office.

Например, в процессе работы с ДЗ и для формирования отчетов о такой работе может использоваться постоянно обновляемая электронная таблица (база данных) с полями:

Наименование клиента;
- номер договора;
- номер накладной и дата отгрузки товара (то есть учет ведется по отгрузкам, а не просто по клиенту);
- сумма отгрузки;
- сумма погашения ДЗ;
- плановая дата погашения ДЗ;
- результат обзвона до образования ПДЗ;
- плановая дата превентивного звонка и факса (e-mail) клиенту;
- фактическая дата превентивного звонка и факса (e-mail) клиенту;
- результата превентивного звонка и факса (e-mail) клиенту;
- плановая дата выставления требования;
- фактическая дата выставления требования;
- плановая дата отправки письма-уведомления;
- фактическая дата отправки письма-уведомления;
- плановая дата начала подготовки иска;
- дата отправки предисковой претензии.

Таким образом, первая часть таблицы содержит информацию об отгрузке и оплате товара, а вторая - информацию о действиях ответственных работников по проработке ДЗ, сроках и результате этих действий. Важно, чтобы правила заполнения журнала были прописаны в регламентах процессов.

Если вернуться к показателям оценки процесса, то с помощью таблицы можно отслеживать факты нарушения правил работы с ДЗ (отклонения от процесса). Такой «журнал», при условии его полноценного и адекватного заполнения, может стать источником большого количества разнообразной информации не только о конкретных действиях по работе с «дебиторкой», но и для оценки персонала, клиентов и конкретных методов работы.

Например, можно оценить после каких «воздействий» на клиента чаще всего происходит перечисление денежных средств, а какие «воздействия» - бесполезны.

Исходя из подобных оценок, а также информации о значениях показателей, получаемых из других источников (например, учетной системы предприятия), можно принимать решения об изменении регламентов, правил предоставления товарного кредита и т.д. А после внесения изменений оценивать их эффективность.

Таким образом нужно действовать постоянно, непрерывно улучшая процессы.

Александр Сагалович, www.probusiness.by

Статья написана для директоров и руководителей отделов продаж, которые пока не автоматизированно работают с долгами клиентов. Призвана помочь им быстро внедрить шаблонный процесс в деятельность

Что это такое

и зачем с этим работать

У всех, кто работает в b2b, есть представление о дебиторской задолженности (будем называть ее "ДЗ" ). Это то, что вы часто необоснованно записываете в ваши свободные активы - долги вам от ваших контрагентов. ДЗ - нормальное и понятное явление, вы отгрузили - клиент платит через 5 дней. Вот эти 5 дней (например, у вас именно 5 дневный срок оплаты в договоре указан) за ним числится долг. Что происходит, если клиент не платит после 5 дней? Буква "П" - она добавляется к "ДЗ" и получается "просроченная дебиторская задолженность (ПДЗ)". Зачем с ней работать, ведь клиент все равно заплатит? Если готовы ждать год-три, пока не очень добросовестный клиент оплатит поставку, то можно пропустить статью.

Из популярных процессов в части долгов контрагентов обычно выделяют:

1. Возврат ПДЗ . Чтобы вернуть то, что нам уже должны
2. Отгрузка при ДЗ . Чтобы не усугубить свое положение, если клиент и так не платит.

Сегодня поговорим о возврате ПДЗ. Это прямо процесс из "ТОП 3" запросов клиентов нам на автоматизацию.

Лайфхак:
Задолженность есть почти у всех, но системно борются с ней единицы. По большому счету неважно, как ваша компания будете с ней работать - через бизнес-процессы или через таблицу xls. Любая системность даст результаты. Бизнес-процессы же круче тем, что они будут выполнять 65% чьей-то работы:

1. Сами запускаться при возникновении долга
2. Формировать письма клиенту
3. Направлять задачи менеджерам
4. Контролировать сроки оплаты и т.д.

Необходимые условия

для внедрения процесса в жизнь компании

1. Договора, заключённые с вашими клиентами, должны содержать пункты:

• по срокам оплаты (если это пред- и пост- оплаты, то указание их долей)
• пени и штрафные санкции в случае просроченной оплаты

Не указано в договоре? Не лучший вариант, но поможет ГК РФ статья 314, по которой оплата должна произойти в "разумные сроки" или в 7ми дневный срок с момента востребования по свершению обязательств.

2. Задачи по нему должны возникать сами и системно. Нет системы = нет контроля = лишняя нагрузка на пинки, напоминания и оправдания.

3. Есть такая неприятная "болезнь ребенка в магазине игрушек" - когда хочется, чтобы сразу было и то, и другое, и еще вот это. Начать следует с простого бизнес-процесса, с минимумом событий. Будет желание прикрутить сюда тонну оповещений, согласований срока от менеджера к руководителю... Не надо. Лучше проще, но заработает сразу, а бантики успеете позже доделать. Дайте сотрудникам привыкнуть к новому формату работы.

4. Должна быть ответственность у исполнителей процесса. Т.е. если менеджер получает свой процент независимо от оплаты клиента, то и работать с ПДЗ интереса для него не будет.

Из чего состоит процесс

и какие события в него входят

Схема работы представлена на рисунке выше. Если работаете через бизнес-процессы, то стартовать события схемы нужно за день до плановой оплаты по договору (если ещё нет денег от клиента). Все варианты работы с задолженностью схожи в том, что в зависимости от срока долга определенный исполнитель должен провести определенные мероприятия по взаимодействию с клиентом по этому долгу. Мы постарались объединить опыт разных внедрений и показать некий усреднённый шаблон, который будет легко изменить под свои потребности.

Мероприятий в процессе условно 4 типа:
1. У клиента есть долг, но он не просрочен.
Работают:
- менеджер клиента
Используемые документы:
- письмо напоминание об оплате

В этом случае наша система уже должна включиться и постараться предвосхитить возникновение просрочки. Система сама отправляет письмо клиенту с напоминанием, что от него нет оплаты. Дополнительно формируется задача менеджеру о телефонном звонке клиента.

2. У клиента есть долг, оплата по договору просрочена на 1 день.
Работают:
- менеджер клиента
Документы:
- письмо просьба исполнить обязательства по договору
- событие в crm о звонке клиенту и результате общения
- опционально - блокировка отгрузок контрагенту

Система зафиксировала момент просроченной оплаты и автоматически напомнила клиенту и менеджеру об этом событии. Менеджер должен уточнить у клиента дату оплаты, если она в срок до 7 дней, то считаем, что все процесс идёт "как задумано". Менеджер устанавливает новую дату оплаты, и система ждёт проведения платёжки. Желательно получить от клиента гарантийное письмо.
Если же менеджер понимает, что есть риск, либо клиент говорит, что оплатит позже, чем через 7 дней, то процесс эскалируется до руководителя отдела продаж (РОП)

3. Оплата по договору просрочена на 2 дня
Работают:
- руководитель отдела продаж (РОП)
Документы:
- письмо досудебное требование исполнить обязательства по договору
- событие в crm о звонке клиенту и результате общения

РОП подключается к процессу и связывается с клиентом. Либо назначает встречу, либо в телефонном разговоре уточняет у клиента причины, устанавливает в системе новую дату оплаты (мероприятия в каждом случае разнообразны и зависят от политики компании). Если дата оплаты превышает допустимый срок, эскалирует процесс дальше.

4. Оплата просрочена на 10 и более дней.
Работают:
- юридический отдел / служба безопасности

По задолженности превышены все разумные сроки - подключается служба, отвечающая за конфликтные отношения. Обычно это либо юрист, либо безопасность. Их работа зависит от политики компании. Обычно, вводят статусы, которые позволяют отследить, на каком этапе задача (выставлена претензия, пени рассчитаны и т.д.)

Итого

как это использовать

1. Скачиваем схему и регламент процесса
2. Подгоняем "мероприятия" под свои запросы
3. Редактируем регламент, пишем служебные распоряжения, запускаем в работу
4. Хотите автоматизировать? Пишите нам, настроим такой процесс

Автоматизацию подобных бизнес-процессов мы проводим на нашей новой редакции " ". В ней можно настроить такой шаблон, запустить в работу и подгонять под ваши реалии - добавлять оповещения, включать в процесс новые службы, добавить показатели работы менеджеров и т.д. " " встраиваются в базу, поэтому работа будет проходить в едином интерфейсе. Интересен такой кейс? Напишите нам, будем рады сотрудничеству!

Хороших процессов!