Планирование движения денежных средств в строительных компаниях. Бддс (бюджет движения денежных средств)

В системе организации особая роль отводится их бюджетированию, т. е. составлению и анализу бюджета движения денежных средств. Подробнее о таком бюджете расскажем в нашем материале.

Как составить денежный бюджет

Бюджет движения денежных средств (БДДС) - это план движения наличных и безналичных денежных средств организации за определенный промежуток времени. Такой бюджет может составляться как по организации в целом, так и по ее отдельным подразделениям и центрам ответственности. Бюджет обычно составляется на год с разбивкой по месяцам. Детализация показателей движения денежных средств в бюджете определяется организацией самостоятельно. При этом часто разбивка по статьям движения денежных средств и их укрупненным группам производится по аналогии с группировкой, приведенной в Отчете о движении денежных средств (Приказ Минфина от 02.07.2010 № 66н). Так, денежные потоки организации могут представляться в бюджете в разрезе текущих, инвестиционных и финансовых операций.

При этом, к примеру, по текущим операциям поступление денежных средств в бюджете может быть детализировано в следующем виде:

В бюджете движения денежных средств запланированные показатели сравниваются с фактическими, в результате чего выявляются отклонения. Эти отклонения в дальнейшем анализируются с точки зрения причины, их вызвавшей, и последствий, которые оказали возникшие отклонения на деятельность организации. Анализироваться показатели бюджета денежных средств могут не только путем сравнения фактических данных с плановыми, но и путем сопоставления фактических данных с данными предшествующих периодов. Кроме того может производиться вертикальный анализ статей БДДС в виде определения соотношения одних показателей бюджета с другими, в т.ч. путем нахождения доли конкретного показателя в общей величине статьи денежных средств. К примеру, может быть определена доля денежных расходов на оплату труда в общей величине денежного оттока от текущих операций.

Бюджет движения денежных средств составляется с целью планирования денежных потоков предприятия. В российском бухгалтерском учете этому бюджету соответствует отчет о движении денежных средств.

Под бюджетом движения денежных средств (БДДС) понимают бюджет (план) движения расчетного счета и наличных денежных средств в кассе предприятия или его структурного подразделения, отражающий все прогнозируемые поступления и снятия денежных средств в результате хозяйственной деятельности предприятия.

Бюджет движения денежных средств обычно составляют на основе прогнозного ППУ и бюджета капитальных вложений. Однако, БДДС не может быть получен расчетным путем из двух упомянутых бюджетов. Это связано с различной методикой формирования БДДС и ППУ. ППУ формируется по методу "начисления" (т.е. доходы и расходы определяются в тот момент времени, когда они были реально понесены, вне зависимости от оплаты), бюджет движения денежных средств – по "кассовому" методу (т.е. доходы и расходы должны быть не только совершены, но и оплачены). Данные различия отражаются на изменении дебиторской, кредиторской задолженностей и уровня запасов в балансе.

Кроме того, существуют статьи ППУ, не связанные с движением денежных средств (например, амортизация, брак, недостача), равно как и существуют статьи движения денежных средств, не связанные с текущим оборотом капитала и инвестиционной деятельностью (кредиты и займы). Различия в статьях ППУ и БДДС представлены в табл.8.5:

Таблица 8.5

Различия в статьях ППУ и БДДС

Естественно, что БДДС, разрабатываемый на основе упомянутых бюджетов, составляется из частей, функционально связанных с соответствующими частями ППУ и бюджета капвложений.

Пример бюджета движения денежных средств приведен в табл.8.6.

Таблица 8.6

Бюджет движения денежных средств

Регулярное составление бюджета движения денежных средств позволяет рационально принимать необходимые управленческие решения. Например, данный бюджет позволяет эффективно распорядиться временно свободными денежными средствами (предоставить процентный кредит и т. п.) либо заблаговременно принять меры для получения кредитов в случае дефицита денежных средств. Эта информация является более важной для предприятия, чем информация о том, будет или нет у предприятия прибыль по итогам года или квартала.

Кроме того, сальдо денежных поступлений и платежей – основа для принятия решении по корректировке политики продаж (например, изменение цен с целью ускорения поступления денежных средств, активизация работы с дебиторами), и политики платежей (для управления величиной кредиторской задолженности и сроками платежей), принятия мер по увеличению доходов и сокращению расходов. Таким образом, контроль за состоянием денежных поступлений и платежей – одна из самых важных задач управления предприятием.

Удобное и эффективное бюджетирование с помощью БИТ.ФИНАНС

Бюджет движения денежных средств (БДДС) дает информацию о движении финансов (доходы и расходы) организации в аспекте её сфер деятельности. Составляется на различные периоды и с разной периодичностью, но в основном бюджет планируется и формируется помесячно на год.

В основе его создания находится полный финансовый оборот компании. Благодаря этому можно планировать и анализировать поступление и расход денег и вести управление финансированием при устранении кассовых разрывов. Примером кассового разрыва является нарушение в последовательности циклов (получение авансов и окончательного расчета) запланированных к определенному времени. Тогда необходимо пополнение средств с помощью дополнительного капитала или профицита по другим статьям. Эффективное же управление циклами денежных средств возможно благодаря правильному планированию.

Цели и задачи планирования бюджета движения денежных средств

Цель формирования бюджета движения денежных средств - планирование требуемого объема денежных средств, чтобы выявить случаи, когда в организации ожидается их дефицит или профицит. Именно это помогает избегать кассовых разрывов и последующих кризисов.

Для компании, работающей на открытых рынках, главное - это непрерывное планирование, обеспечивающее основную деятельность, покрытие обязательств и социальную защиту сотрудников.

Также он разрабатывается для управления денежными средствами компании. Это подразумевает поиск источников их поступления и целей расходования, поиск причин нехватки или избытка денежных средств. Такой бюджет должен полностью отвечать на следующие вопросы: Надо ли брать кредит компании? Когда именно его нужно брать? Как расставить приоритеты в расчетах? По каким причинам у компании с прибылью нет свободных денежных средств? В отличие от двух других мастер-бюджетов – «доходов и расходов» и «бюджетного баланса», бюджет движения денежных средств не напрямую зависит от политики ведения учета в организации. Сформировать его нетрудно, поэтому многие российские компании своё бюджетирование завершают только его формированием.

Способы планирования БДДС и его состав

С организационной точки зрения есть как минимум два подхода к планированию БДДС. Это «снизу-вверху (bottom-up)» и «сверху-вниз (top-down)».

Подход «снизу-вверх (bottom-up)» предполагает, что все ЦФО (центры финансовой ответственности) формируют его только для своего подразделения. Далее информация собирается по каждому ЦФО, и получается объединенный вариант по всей организации. Главным плюсом этого подхода считается приближенность данных к реальности, потому что бюджет планируется на местах. Но, как бы странно это не было, главным минусом данного подхода считается искусственное занижение доходов или увеличение расходов, в зависимости от того что выгодно руководителям ЦФО.

При подходе «сверху-вниз (top-down)» все наоборот, на уровне управляющей компании планируется консолидированный БДДС в разрезе подразделений, а затем «спускается» подразделениям на выполнение. Основной плюс подхода это соответствие бюджета общей стратегии и целям предприятия, а минусами считаются отсутствие мотивации для руководителей подразделений на местах, и высокие трудозатраты на составление бюджета, приближенного к реальности, т.к. необходимо проводить рыночные исследования.

Также еще есть третий комбинированный подход «вверх и вниз (down-up)». Не сложно догадаться по названию, что это есть комбинация сразу двух, описанных выше подходов. То есть сначала руководители ЦФО формируют БДДС своих подразделений и передают в управляющую компанию, она формирует консолидированный вариант по всей компании, затем корректирует его в соответствии с целями и общей стратегией, получается финальный вариант, и он уже «спускается вниз» конечным подразделениям, и как правило этот вариант отличается от того, что подразделения подавали изначально в управляющую компанию. Данный подход собирает все основные плюсы и нивелирует минусы предыдущих подходов, но он имеет один большой минус, это значительные временные затраты на составление.

БДДС состоит из 100–300 статей, разбитых по сферам деятельности: операционная, финансовая, инвестиционная. Статьи должны отражать специфику бизнеса и в расходной, и в доходной части.

Источники для создания:

• Фактические данные прошлого периода, умноженные на коэффициент
• Планируемые графики движения денежных средств по уже заключенным договорам
• Сбор потребностей от административных подразделений
• Плановые показатели доходов и расходов на этот же период

Также в источниках данных могут применяться различные рыночные исследования, из которых можно определить темпы роста для компании.

Наиболее популярным источником является информация из бюджета доходов и расходов. Его зависимость от статей доходов и расходов (БДР) является очевидной, поэтому еще одним способом формирования БДДС является его расчет через плановый БДР и типовые условия расчетов. За их соблюдение ответственны ЦФО. При использовании этого способа следует учитывать не только расходы рассматриваемого периода, но и погашение кредиторской задолженности за предыдущие периоды, и авансовые выплаты, которые могут стать в расходами в будущие отчетные периоды.

Как подготовку к проведению таких расчетов справочник выделяет и фиксирует денежные и неденежные статьи БДР по принципам:

• запланированные расходы по денежным статьям необходимо финансировать в этом же или в ближайших периодах (месяцах);
• неденежные расходы возникают из-за проведенного ранее финансирования какого-либо проекта или покупки запасов, которые затем списываются в расходы.

Для организаций-плательщиков НДС кроме названных признаков по всем статьям БДР необходимо учесть, будет ли перечисляться НДС при оплате контрагенту или нет.

Формирование БДДС в БИТ.ФИНАНС

Программа «БИТ.ФИНАНС» позволяет автоматизировать процесс формирования БДДС. В системе предусмотрен справочник для хранения статей оборотов:

Также есть возможность указать иные структуры бюджетов, основанные на статьях оборотов с помощью справочника «Бюджеты».

Для планирования БДДС в аспекте ЦФО возможно указать финансовую структуру компании в справочнике «ЦФО».

Для ввода плановой информации используется документ «Форма ввода бюджета». В этом документе можно в удобной форме ввести данные вручную или заполнить его на основании любых алгоритмов расчета – измененные данные прошлых лет, графики договоров, загрузка из Excel, на основании данных БДР и любыми расчетами, написанными с помощью запросов. Данные в одной ячейке могут быть разбиты на несколько строк табличной части, что позволяет планировать сразу в разрезе множества аналитик.

После заполнения документа «Форма ввода бюджета» его необходимо отправить на согласование.

Вкладка согласования состоит из двух частей. Слева указан список согласующих, а справа сам маршрут согласования. Маршруты согласования легко настраиваются в режиме предприятия, без программирования. Для согласования необходимо кликнуть по нужному объекту схемы в правой части, либо указать решение в табличной части слева.

К каждой визе можно указать комментарий.

Историю установки виз можно просмотреть на закладке история (здесь будут выводиться комментарии, если они есть), а также написать сообщение к любой визе.

Еще одним способом установки виз является обработка «Рабочее место визирования». В обработке можно сформировать перечень доступных к установке виз, выполнить отборы, открыть необходимые документы для просмотра и выполнить групповую установку виз.

Поскольку в программе БИТ.ФИНАНС есть возможность контролировать заявки на расходование денежных средств, после согласования обычно устанавливаются контрольные бюджетные значения. Фиксация лимитов осуществляется документом «Установка контрольных значений», в котором можно указать по каким разрезам бюджетирования производить контроль заявок.

Сбор фактических данных происходит автоматически при проведении платежных документов в бухгалтерском учете. Для списания денежных средств аналитика берется из заявок на расходование денежных средств, а в случае прихода денежных средств существует возможность указать значения аналитик вручную или настроить соответствия – между статьями регламентированного учета и бюджетными статьями, между подразделениями организации и ЦФО.

Для анализа составленных плановых данных в системе служит отчет «Отчет по бюджету». Он выводит данные в различных разрезах аналитики и в любой периодичности.

Также в системе работает отчет «План-фактный анализ по бюджету», который позволяет сравнить между собой плановые и фактические данные.

Бюджет движения денежных средств - это бюджет (план) движения расчетного счета и наличных денежных средств в кассе предприятия и (или) его структурного подразделения (бизнеса), отражающий все прогнозируемые поступления и изъятия денежных средств в результа-те хозяйственной деятельности предприятия или организации. Он показы-вает возможные (предполагаемые исходя из условий договоров или контрактов) поступления предоплаты за поставляемую продукцию (на расчетный счет или в кассу), авансовые платежи, задержки поступле-ний за отгруженную ранее продукцию (погашение дебиторской задол-женности), использование неденежных форм платежных документов -финансовых суррогатов отечественного изобретения (взаимозачеты и бартерные схемы, казначейские обязательства, векселя и пр.).

Данный документ отражает потребность во внешнем финансиро-вании (объем кредитов, инвестиций), а также способствует более точ-ному определению объемов внешнего финансирования. Его назначе-ние состоит в обеспечении сбалансированности поступлений денеж-ных средств (соответствующих планируемым доходам) и их списа-нии (в соответствии с запланированными расходами бизнеса по бюд-жетным периодам).

Если окажется, что остатки денежных средств на начало бюджет-ного периода (вступительное сальдо) будут недостаточны для покры-тия расходов, запланированных согласно бюджету доходов и расхо-дов, то для данного бизнеса необходимо предпринимать шаги по поиску дополнительных источников денеж-ных средств (взять кредит в банке или найти иную форму привлечения внешних финансовых средств).

Для бизнеса или структурного подразделения, не являющихся юри-дическими лицами , БДДС имеет чисто расчетный характер. Показа-тели вступительного сальдо (остаток на начало периода) и конечного сальдо (остаток на конец периода) в бюджетных наметках соответ-ствуют данным отчетных бюджетов.

Форматы бюджета движения денежных средств

Форматы БДДС могут быть различными в зависимости от специфики деятельности организации. Но во всех случаях статьи БДДС взаимосвяза-ны с форматом БДиР, планом капитальных затрат и кредитным пла-ном. Различие форматов БДДС и БДиР заключается в том, что в пос-леднем все статьи затрат показаны по способу их начисления в зави-симости от объема продаж, объема производства или способов установления лимитов затрат, а в первом - по способу их оплаты (т.е. соответствуют графикам оплаты дебиторской и креди-торской задолженности).

Возможны два подхода к разработке фор-мата БДДС:

1) модификация формы № 4 установленной отчетности (приложения табл. 6.1 и 6.2);

2) адаптация формата БДДС международного об-разца (приложения табл. 6.3).

В любом случае форматы БДиР и БДДС должны быть согласова-ны между собой. Если при разработке формата БДиР выбран первый подход, то при составлении формата БДДС должен применяться тот же подход.

Адаптация формата БДДС международного образца необходи-ма для учета российской специфики в управлении денежными сред-ствами.

В любом случае формат БДДС состоит из двух основных частей:

Приходы (источники денежных средств);

Расходы (использование денежных средств).

Разработка бюджета движения денежных средств начинается с определения источников и составных частей возможных поступлений денежных средств в предстоящий бюджетный период. В общем слу-чае источники денежных средств принято делить на три группы ста-тей (поступления от операций, из внешних источников и прочие по-ступления). На практике градаций может быть и больше. Все зависит от специфики бизнеса.

Приходы (источники денежных средств) отражают только те де-нежные средства или финансовые суррогаты, которые реально могут поступить на расчетный счет или иным образом в данный бюджетный период. Эти источники могут быть двух видов: внешние и внутренние.

Но если с источниками обычно все ясно, то с их составными час-тями - не всегда.

Первая проблема состоит в определении объемов поступления де-нежных средств за произведенную продукцию в конкретный период (месяц, декаду). Дело в том, что отгрузка произведенной продукции (отражаемая в БДиР) во времени не совпадает с поступлением денеж-ных средств за нее. Если по условиям договора (контракта) предполагается предоплата или реализация в кредит (передача товара на консигнацию), то неизбежно образуется разрыв между реализацией (отгрузкой) товара и связанными с ними расходами, с одной стороны, и поступлением части денежных средств (части выручки от реализации) на расчетный счет компании - с другой.

Стоимость отгруженных товаров (например, чистая выручка за данный бюджетный период в бюджете доходов и расходов), таким образом, не совпадает (будет меньше) с объемом поступивших денеж-ных средств за тот же бюджетный период. Вместе с тем все расходы (согласно бюджету доходов и расходов в данный бюджетный период) связанные с выпуском товарной продукции и получением чистой выручки or реализации, предприятия или организации уже понесут и скорее всего должны будут их оплачивать (списывать с расчетного счета).

Поэтому предстоит определить, какая часть отгруженной в тот или иной месяц (декаду) продукции будет оплачена в тот же месяц (декаду) в виде предоплаты или наличных, а какая - позднее и, самое главное, когда именно (спустя 2-3 мес. или 2-3 декады и более). Эти поступления денежных средств за отгруженную ранее продукцию формируют дебиторскую задолженность, отражаемую затем в расчет-ном балансе.

В бюджетировании решить данную проблему можно двумя основными способами:

1. Как учит нас теория бюджетирования, вначале нужно составить график поступления денежных средств как приложение к бюджету продаж, в котором предусматривается вероятная динамика поступле-ния денежных средств после поставки продукции потребителям. Сделать это на перспективу можно только на основе анализа условий заключенных договоров.

2. Исходя из сложившихся в прошлые периоды тенденций сбыта и поступления денежных средств на счета фирмы, определяется доля предоплаты или реализации за наличный расчет в общей стоимости отгруженной продукции. Далее устанавливается период, в течение которого денежные средства за отгруженную ранее продукцию поступают на счета фирмы (так называемый период сверки счетов). В формате БДДС соответственно первая величина (предоплата и наличный расчет) отражается в тот же самый временной отрезок бюджетного периода, в который была отгружена продукция, а вторая величина (поступления за отгруженную ранее продукцию) показы-вается в формате БДДС по окончании периода сверки счетов.

С учетом специфики бизнеса могут быть предложены и другие варианты бюджетирования, но указанные два способа являются наи-более типичными. Идеальной точности при планировании (т.е. при со-ставлении прогноза) поступлений (приходов) денежных средств до-биться не удастся. Важно определить границы изменения соответству-ющих показателей.

Вторая проблема, с которой приходится сталкиваться при состав-лении БДДС в части поступлений, - это определение структуры по-ступлений от операций при использовании финансовых суррогатов (взаимозачеты, бартер, векселя и т.п.). Если такие финансовые инст-рументы в конкретном бизнесе используются в виде платежных средств (например, предприятие или фирма оплачивает ими часть своих по-ставок), то они должны быть отражены в формате БДДС.

Вопрос толь-ко в экономической сущности каждого из таких инструментов. Если вексель или взаимозачет совпадает с отгрузкой, то это элемент пре-доплаты, если нет - элемент поступлений за отгруженную ранее про-дукцию (см. табл. 6.3). Многие компании показывают взаимозачеты и векселя в разделе «Прочие поступления» независимо от экономи-ческой сущности каждого из инструментов, что неправильно с точки зрения планирования движения денежных средств и определения со-стояния ликвидности бизнеса.

Третья проблема - установление объемов и структуры внешнего финансирования, т.е. определение (хотя бы ориентировочно) объема средств, которые необходимы для финансирования дополнительных расходов на предстоящий бюджетный пе-риод. Для этого используются данные плана капитальных (первона-чальных) затрат. Сумма расходов по этому плану обычно берется в качестве нижней границы уровня финансирования из внешних источ-ников (кредит банка, инвестиции).

В этом случае возникают дополнительные трудности при опреде-лении видов и условий кредитов (сроки, процентные ставки, схемы возврата самого кредита и уплаты процентов по нему и т.п.). Причем кредитов может быть несколько и условия по каждому из них могут быть различными. Кроме того, возможны иные внешние источники финансирования: инвестиции, из бюджета, от спонсоров и т.п. Все за-висит от возможностей конкретной фирмы.

Четвертая проблема при разработке БДДС и связанных с ним дру-гих бюджетов (основных, вспомогательных и операционных) возни-кает в случае итеративного характера процедур их составления, ког-да первоначальные наметки БДДС (в любой его части), а затем и других бюджетов необходимо корректировать, чтобы обеспечить достаточное количество денежных средств для функционирования биз-неса. Таким образом, если составлен один вариант и в нем обнаруже-но отрицательное конечное сальдо за какой-нибудь период, то необ-ходимо искать другое решение проблемы (увеличить кредит, продать акции, не заплатить или отсрочить выплаты поставщикам).

В БДДС в составе источников денежных средств могут быть и такие статьи, которые не связаны с БДиР. Например, авансы за про-дукцию, которая будет отгружена в будущие периоды (см. табл. 6.3). Поскольку эти денежные средства уже поступили (зафиксированы приходы), они должны быть отражены в БДДС по соответствующей статье (раз уж такое случается в данном виде бизнеса). Но в БДиР компании (см. табл. 6.3) эти авансы войдут в состав выручки от реа-лизации будущих периодов. Это будущие доходы, которые еще не отработаны и затраты на которые могут быть и не осуществлены.

После того как мы разобрались с источниками и составными час-тями денежных поступлений в тот или иной период, нам предстоит определить направления их использования. Эта часть БДДС тоже тес-но связана с бюджетом доходов и расходов, а также с другими бюд-жетами.

Расходы (использование денежных средств) в БДДС делятся на три основные категории.

Денежные средства могут использоваться на финансирование:

Текущих операций;

Капитальных (первоначальных) затрат;

Прочих расходов.

Финансирование текущих операций представляет собой отраже-ние порядка оплаты статей затрат и расходов, перечисленных в фор-мате бюджета доходов и расходов, хотя на самом деле могут воз-никать расхождения, обусловленные как спецификой хозяйственной деятельности, так и реальным финансовым положением предприятия или фирмы.

В идеальном случае в конкретный период (месяц, декаду) объем де-нежных средств, направляемых, например, на оплату счетов за по-ставки сырья и материалов в БДДС, должен совпадать с величиной затрат, указанных в бюджете доходов и расходов за тот же период (месяц, декаду). В действительности же все происходит по-другому. Например, у предприятия не хватает денежных средств для того, чтобы вовремя оплатить поставки, в результате образуется креди-торская задолженность перед поставщиками, начиная с конкретного периода (фиксируемая затем в расчетном балансе).

Если специфика производства требует создания нормативных запасов сырья и материалов, то денежные средства на оплату счетов от поставщиков в конкретный период, отраженные в БДДС, будут превышать соответствующую статью затрат в бюджете доходов и расходов на величину создаваемого нормативного запаса (фиксируемую затем в расчетном балансе).

Капитальные (первоначальные) затраты финансируются в БДДС в полном соответствии с конкретными вспомогательными бюджета-ми. Но в случае когда планом капитальных (первоначальных) затрат предусмотрены строительные или ремонтные работы, а финансовое положение предприятия или фирмы (если по результатам составления первого варианта БДДС в какие-либо периоды образуется отрицательное конечное сальдо) не позволяет ему своевременно финансировать эти расходы, образуется кредиторская задолженность перед подрядчиками, фиксируемая за-тем в расчетном балансе. В этом случае оплата оборудования не от-ражается ни в БДДС, ни в инвестиционном бюджете (плане капиталь-ных затрат).

Прочие расходы в БДДС включают следующие статьи: выплата процентов за кредиты, возврат кредитов и займов, выплата дивиден-дов и прочие расчеты с инвесторами, расчеты с госбюджетом (все виды налоговых платежей независимо от порядка их начисления в БДиР). Большей частью они также должны соответствовать анало-гичным статьям бюджета доходов и расходов или специальных бюд-жетов. Если с точки зрения начислений налоги в БДиР (см. табл. 6.3) могут различаться по принципу планирования (нормироваться от объе-ма продаж или лимитироваться), то порядок уплаты их определяется правилами, установленными действующим законодательством (начис-ление помесячно - в БДиР, уплата поквартально - в БДДС), или учет-ной политикой фирмы. Возможные расхождения меж-ду суммами и сроками начислений и платежей будут отображены в расчетном балансе.

Если сопоставить все поступления денежных средств и их исполь-зование за один и тот же период, то образуется еще одна статья фор-мата БДДС - кассовый рост или уменьшение. Рост возникает в слу-чае превышения поступления денежных средств над их использовани-ем, уменьшение - соответственно при превышении расхода денежных средств над их приходом за один и тот же период.

Две позиции формата БДДС представляют вступительное и ко-нечное сальдо. При этом конечное сальдо за предыдущий период все-гда является вступительным сальдо для следующего периода. Конеч-ное сальдо в данном периоде является суммой всту-пительного сальдо и кассового роста (уменьшения) за тот же период. Значение вступительного сальдо в первую декаду (или в первый день) месяца должно быть равным значению этого показателя для месяца (и соответствующего квартала или полугодия) в целом.

Конечное сальдо является главным целевым показателем БДДС, вокруг которого должен строиться весь процесс оптимизации отдель-ных статей данного бюджета.

В любом случае конечное (вступительное) сальдо не может быть отрицательным, а вся процедура оптимизации финансовых планов ком-пании, в частности ее начальный этап, - не что иное, как итеративная процедура составления БДДС, поиск вариантов обеспечения заплани-рованного (установленного руководством) или неснижаемого конеч-ного сальдо. Величина конечного сальдо - один из важнейших целевых показателей, который может быть запланирован в БДДС. Он не норми-руется, а именно устанавливается руководителями компании.

При этом важно понимать, что для отдельного бизнеса или струк-турного подразделения, не являющегося самостоятельным юриди-ческим лицом или обособленным структурным подразделением, са-мостоятельно формирующим бухгалтерскую отчетность, отрица-тельное конечное сальдо может допускаться на какой-либо срок по решению руководителя предприятия или организации. Во-первых, лишь на определенное время в течение данного бюджетного периода, но не постоянно.

Во-вторых, при составлении БДДС это допустимо для отдельного бизнеса только в том случае, когда в нем образуется положительное конеч-ное сальдо. Это возможно тогда, когда поступления от других ви-дов бизнесов организации в данный период образуют конечное саль-до, которое перекрывает кассовый разрыв (разрыв ликвидности) по данному виду бизнеса. Такой вариант приходится иметь в виду при планировании размеров внешнего финансирования (определения величины и условий кредитов, инвестиций и т.п.).

Как отмечалось выше, конечное сальдо не может быть отрица-тельным (это недопустимо). Плохо, когда его величина очень мала (это признак отсутствия у бизнеса запаса финансовой прочности), но и слишком большой размер конечного сальдо также недопустим (даже если это происходит в результате эффективного ведения бизнеса). Большое конечное сальдо - это омертвление денежных средств, ухудшаю-щее финансовое состояние бизнеса (хотя и в неявном, невидимом до поры до времени виде), особенно его инвестиционную привлекатель-ность.

Поэтому в БДДС, как и вообще в управлении финансами, по-стоянно следует искать компромисс, чтобы при увеличении одного параметра финансового плана не ухудшались все остальные. Одним из проявлений такого подхода является определение руководителями организации размера конечного сальдо исходя из специфики данного бизнеса.

В бюджетировании можно применять два подхода к определению целевого значения конечного сальдо БДДС:

Установить диапазон конечного сальдо, т.е. определенные значения для конкретного временного пе-риода и отличные от данного показателя в другие периоды значе-ния в соответствии с целями руководителей организации в области уп-равления финансами;

Выбрать неснижаемый остаток конечного сальдо, в соответствии с которым должны быть определены размеры поступлений и использования денежных средств, и установить пре-делы конечного сальдо, при превышении которых денежные сред-ства должны быть размещены или инвестированы.

В России существуют еще некоторые особенности, которые необ-ходимо иметь в виду при определении размера неснижаемого конеч-ного сальдо. Согласно наблюдениям, как только у предприятия (осо-бенно малого и среднего бизнеса) в течение относительно продолжи-тельного периода (более одного месяца) начинает скапливаться на расчетном счете сравнительно крупная сумма денежных средств (от I млн. руб. и более), например в результате поступления авансовых платежей, это сразу привлекает повышенное внимание компетентных органов, желающих провести плановую или внеплано-вую проверку и начислить какие-либо штрафы и пени (повод всегда можно найти благодаря специфике нашего налогового законодатель-ства).

Однако что делать, если обстоятельства ведения бизнеса требуют резервирования крупных денежных средств для финансирования рас-ходов будущих периодов, а описанные выше события (естественно, в порядке исключения) все же могут иметь место. В этом случае нужно планировать (и лучше об этом позаботиться заблаговременно) исполь-зование временно свободных денежных средств в виде краткосроч-ных высоколиквидных вложений. Например, в виде приобретения бан-ковских векселей (см. табл. 6.3), которые могут выступать и в виде платежного инструмента широкого профиля. В этом слу-чае состояние ликвидности бизнеса можно оценивать не только по раз-меру конечного сальдо, но и по сумме этого сальдо и банковских век-селей за конкретный период.

Помимо указанных выше направлений использования денежных средств каждое предприятие или организация вправе вводить в формат БДДС любые статьи или детализировать включенные ранее в соот-ветствии со спецификой бизнеса или потребностями руководителей в той или иной информации. Главное, чтобы эти изменения в формате БДДС позволяли руководителям организации, бизнеса или ЦФО конт-ролировать наиболее важные для них статьи поступлений и использо-вания денежных средств. Однако детализация формата БДДС долж-на проводиться с учетом формата БДиР, поскольку именно в после-днем бюджете определяются критические виды расходов организации, а в БДДС отражаются способ и сроки оплаты лимитов затрат, задан-ных в БДиР. Неизбежные отклонения и расхождения между соответ-ствующими статьями БДиР и БДДС затем получают отражение в рас-четном балансе.

В табл. 6.3 приведен формат БДДС международного образца, мо-дифицированный с учетом российской специфики (добавлены неко-торые статьи для отражения финансовых суррогатов, налоговый план и др.).

Основным отличием приведенного формата от формата БДДС чисто международного образца являются:

В источниках денежных средств - разделение наличной и безналич-ной предоплаты, выделение статей для финансовых суррогатов;

В использовании денежных средств - налоговый план.

Некоторым (пусть и весьма отдаленным) аналогом БДДС можно считать форму № 4 «Отчет о движении денежных средств». Только аналогом, поскольку в чистом виде эту форму в бюд-жетировании применять нельзя. Она непригодна для правильного уп-равления финансами предприятия. Вместе с тем потребность в исход-ной информации как для составления бюджета, так и для контроля за его исполнением обусловливает необходимость модификации для целей бюджетирования формы № 4. В табл. 6.1 и 6.2 приведены об-разцы форматов БДДС, составленные на основе модифицированной в соответствии с международными стандартами формы № 4. В чем состоит эта модификация?

Вот некоторые предложения:

1. В статье «Выручка от реализации товаров, продукции, услуг -всего» необходимо выделить дебиторскую задолженность.

Для этого данную статью можно разделить на две:

За наличный расчет и по предоплате - показывает все поступления денежных средств на расчетный счет одновременно с отгрузкой про-дукции (по периодам);

Поступления за отгруженную ранее продукцию - показывает поступ-ления денежных средств от потребителя после получения им про-дукции.

2. Из формата устранить статьи, введенные для чисто фискальных целей. Например, маловероятным является планирование таких по-ступлений, как безвозмездно, и уж совсем никакого отношения к бюд-жетированию не имеет статья «Из банка в кассу организации».

3. Статья «Оплата товаров и услуг» должна быть детализирова-на, исходя из того, какие элементы себестоимости руководители организации посчитают целесообразным включить в формат БДДС.

На-пример, формат БДДС по этой статье может выглядеть следующим образом:

Сырье, материалы, товары;

Прочие прямые расходы структурного подразделения;

Накладные расходы структурного подразделения;

Накладные расходы организации в целом; прочие операционные платежи.

4. Позиции статьи «Первоначальные и капитальные затраты» (формы № 4) на выдачу авансов, оплату долевого участия в стро-ительстве, оплату машин и оборудования, а также финансовые вло-жения желательно привести в соответствие с форматом плана этих затрат.

5. Статью «Прочие выплаты и перечисления» также следует дета-лизировать при разработке формата БДДС, например, показать отдель-но возврат кредитов (займов) и прочие расходы.

Помимо определения собственно формата БДДС в России суще-ствуют еще проблемы отражения в данном бюджете сугубо специфи-ческих финансовых документов, например взаимозачетов (зачетов), казначейских обязательств, векселей и других денежных суррогатов.

Меры по подготовке формы № 4 для бюджетирования:

1. Выделение дебиторской задолженности (деление выручки на предоп-лату и поступления за отгруженную ранее продукцию).

2. Устранение статей чисто фискального происхождения.

3. Детализация наиболее важных статей оплаты счетов.

4. Приведение в соответствие с форматом плана капитальных (перво-начальных) затрат статей, отражающих капитальные затраты и финансо-вые вложения.

5. Выделение позиции, показывающей возврат займов и кредитов.

6. Учет денежных суррогатов.

Раздел «ОСТАТОК ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ (вступительное саль-до)» на начало периода отражает денежные средства на расчетных счетах компании и обособленных структурных подразделений на на-чало соответствующего периода. Для структурного подразделения без собственных расчетных счетов остаток является той частью денеж-ных средств, которые оставляет в его распоряжении компания (неснижаемый норматив конечного сальдо, устанавливаемый руковод-ством), для финансирования операционных расходов и капитальных затрат на предстоящий период.

При определении вступительного сальдо в первый раз за базу может быть принят средний за прошлые периоды остаток денежных, средств ком-пании в целом, распределенный между бизнесами по выбранному критерию (пропорционально нормо-часам прямых затрат, объему товар-ной продукции, численности персонала, фонду основной заработной платы и т.п.). Этот неснижаемый остаток денежных средств является ориентиром при определении размеров внешнего финансирования и других источников сбалансированного поступления денежных средств и их использования в данный бюджетный период.

Разделы ПОСТУПИЛО ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ» (см. табл. 6.1 и 6.2) и «Источники денежных средств» (см. табл. 6.3) показывают величину денежных средств, которые должны поступить на расчет-ный счет и в кассу в предстоящие периоды от реализации продукции и услуг. Эта величина примерно должна соответствовать объему вы-ручки от реализации в бюджете доходов и расходов. Суммы налогов, подлежащих уплате, определяются в соответствии с БДиР, а режим их уплаты (списания с расчетного счета) согласно принятому на пред-приятии порядку расчета с госбюджетом.

При этом, отдельно показывают поступления за продукцию в виде предоплаты и продажи за наличный расчет и поступления за отгруженную ранее продукцию (когда период оплаты или поступления денежных средств не совпадает с периодом отгрузки продукции).

При необходимости для более тщательного контроля за поступле-ниями денежных средств по видам источников в формате БДДС по статье «Предоплата» могут быть выделены следующие позиции: I) наличный расчет; 2) безналичный расчет; 3) прочие виды предопла-ты (см. табл. 6.3).

Размер дебиторской задолженности является еще одним важным показателем, устанавливаемым в БДДС. При этом нужно иметь в виду следующее. С одной стороны, отсрочка оплаты потребителями отгру-женной им предприятием готовой продукции означает кредитование первых последним, а с другой - ни один быстро развивающийся или крупный по масштабам бизнес не может обходиться без отгрузки зна-чительной части своей продукции в кредит.

Однако рост таких поста-вок оборачивается дополнительной финансовой нагрузкой на предпри-ятие. Поэтому руководители организации должны решить, какой размер задолженности приемлем для них в тот или иной период. При этом не-обходимо принять компромиссное решение: в какой степени допустить рост дебиторской задолженности, чтобы не «отпугнуть» потенциально-го потребителя условиями расчетов за предлагаемую ему продукцию, но вместе с тем и не допустить нехватки денежных средств (чтобы уро-вень ликвидности бизнеса не опустился ниже критической отметки).

Необходимость введения контроля за размерами дебиторской за-долженности может быть одной из побудительных причин поста-новки бюджетирования.

Для контроля за размером дебиторской задолженности использу-ют не только БДДС, но и расчетный баланс. Однако контроль за ре-альным движением денег и оперативный контроль за «дебиторской», а главное, своевременное принятие упреждающих воздействий, соот-ветствующих управленческим решениям, может быть осуществлено только с помощью БДДС.

В разделе «Поступило денежных средств» отражаются также по-ступления из других источников (см. табл. 6.1 и 6.2) и прочие поступ-ления (см. табл. 6.3):

От продажи основных средств и других активов компании (если это предусмотрено нормативными актами);

Поступления авансовых платежей (оплата продукции, работ или ус-луг до начала их изготовления или выполнения);

Бюджетные дотации (ассигнования), выплачиваемые в денежной форме или в виде ценных бумаг, используемые как средство упла-ты налогов;

Из внешних источников финансирования (займы, кредиты, инвестиции);

От размешенных ранее в качестве резервов компании депозитов (проценты) и других высоколиквидных ценных бумаг (дивиденды, купонный доход и пр.).

Здесь отражаются все прочие денежные или аналогичные им поступления, например средства от предъявленных к оплате векселей и доходов по ним. Режим учета и отображения векселей в БДДС представляет самостоятельную проблему, решать которую при разработке формата БДДС лучше применительно к условиям конкретного предприятия;

От эмитированных организацией зачетов по контрактам (договорам, заказам), реализуемых в рамках отдельных бизнесов.

Если предприятие или организация планирует эмиссию взаимозаче-та, т.е. документа, аналогичного по экономическому содержанию денежным средствам, отражаемым по позиции «Поступления за отгруженную ранее продукцию», то вся сумма такого зачета может отражаться по этой статье БДДС в виде взаимозачетов или векселей (см. табл. 6.3) в зависимости от вида используемых финансовых суррогатов. При необходимо-сти позиции «векселя» и «взаимозачеты» могут быть выделены отдельно в статье «Предоплата» (если использование этих сурро-гатов совпадает с отгрузкой продукции).

В этом случае статья «Предоплата» приобретает вид:

а) предоплата по безналичному расчету;

б) предоплата векселями;

в) предоплата взаимозачетами.

Раздел «НАПРАВЛЕНО ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ» (см. табл. 6.1 и 6.2) или «Использование денежных средств» (см. табл. 6.3) отража-ет использование денежных средств по операциям организации (на фи-нансирование текущих операционных расходов и капитальных зат-рат, прочих первоначальных вложений - в случае реализации новых бизнес-проектов или проведения программ технического перевоору-жения мощностей организации). Здесь же показывают расчеты с внешни-ми инвесторами и заимодателями, выплату дивидендов, процентов по кредитам, возврат кредитов и уплату налогов.

По этой же позиции отдельно могут учитываться поставки полу-фабрикатов из других цехов (в части превышения поставок этих по-луфабрикатов в соответствующий период, как показано в табл. 6.2.). И хотя денежные расчеты между структурными подразделениями предприятия не проводятся, отрицательное сальдо поставок для конкретно-го бизнеса означает необходимость «возмещения» (или резервирова-ния) для организации в целом соответствующих текущих затрат, с тем чтобы не искажать конечное сальдо.

При составлении БДДС для организации в целом также необходимо учитывать сальдо поставок полуфабрикатов из цеха в цех в течение данного бюджетного периода, т.е. определить, насколько (в стоимос-тном выражении) объемы производства полуфабрикатов превысили объемы их использования во внутризаводском обороте. Иначе гово-ря, необходимо выяснить, следует ли ожидать в соответствующий бюджетный период прироста размеров незавершенного производства (и, следовательно, дополнительных расходов в соответствующем раз-деле БДДС) или уменьшения (в этом случае «живых» денег, т.е. ре-альных поступлений у предприятия не будет, но образуется экономия денежных средств на операционные расходы).

Строка «КАССОВЫЙ ПРИРОСТ (УМЕНЬШЕНИЕ)» образует-ся как разница между разделами «Поступило денежных средств» («Источники денежных средств») и «Направлено денежных средств» («Использовано денежных средств»). Она показывает превышение доходной части над расходной или дефицит платежных средств, т.е. насколько веро-ятное поступление денежных средств превышает их ожидаемое ис-пользование в предстоящий период. Расчеты должны проводиться строго по столбцам бюджетных таблиц. В случае превышения по-ступлений денежных средств над их использованием кассовый при-рост (уменьшение) показывают со знаком «плюс» (+), а если рас-ходная часть превышает доходную часть БДДС, то со знаком «ми-нус» (-) или в скобках.