О мероприятиях по обеспечению сохранности наличных денежных средств в федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору. Обеспечение сохранности денежных средств Обеспечение сохранности денежных средств в кассе предприятия

Касса организации предназначена для хранения, выдачи и получения наличных денежных средств и денежных документов.

Порядок хранения, расхода и учета денежных средств в кассе установлен Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденным Центральным Банком РФ от 12.10.2011 г. № 373-П.

Согласно Положению мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денежных средств в кассе определяются юридическим лицом.

Организации в кассе могут иметь наличные деньги в пределах лимитов, установленных организациями самостоятельно. Величина лимита рассчитывается по специальной формуле и зависит от объемов поступления выручки, расчетного периода, а также периода времени между днями сдачи наличных в банк (этот период не должен превышать семи рабочих дней). Об установленном лимите следует издать распорядительный документ (приказ, распоряжение).

Все денежные средства сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Хранение в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов допускается в период выплаты заработной платы (в течение пяти рабочих дней) и в выходные (праздничные) дни, если в эти дни организация осуществляет кассовые операции.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира. Кассир отвечает за сохранность денежных средств в кассе, с ним заключается договор о полной материальной ответственности.

Прием наличных денег в кассу организации производится по приходным кассовым ордерам, которые подписывают главный бухгалтер и кассир. Наличные денежные средства в кассу могут поступать в оплату счетов за проданную продукцию, работы и услуги от покупателей, от подотчетных лиц, из банка и прочих дебиторов.

Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которые ставится штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Расходные кассовые ордера должны имеет подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира. Из кассы организации производится выплата заработной платы, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплата услуг наличными.

Расчеты наличными денежными средствами ограничиваются ЦБ РФ суммой в 100 000 руб. по одному договору.

Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи их кассиру для осуществления операций по ним регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все поступления и выдачи наличных денег из кассы организации кассир регистрирует в кассовой книге. Каждая организация ведет лишь одну кассовую книгу в двух экземплярах под копировальную бумагу. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром по каждому кассовому ордеру по мере совершения операций. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги совершенных операций, выводит остаток денег в кассе на конец дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета второй экземпляр листа кассовой книги вместе с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

При автоматизированном учете отдельные листы кассовой книги формируются в виде двух регистров: «Вкладной лист кассовой книги», «Отчет кассира», содержание которых соответствует кассовой книги. В этом случае листы кассовой книги нумеруются автоматически и выводятся на печать.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предназначен активный счет 50 «Касса».

Бухгалтерские записи по учету движения денежных средств в кассе организации представлены в табл. 5.2.

Таблица 5.2

Операции по учету движения денежных средств в кассе

Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»

В соответствии «Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» (далее - «Порядок ведения кассовых операций») в рамках проведения мероприятий по обеспечению сохранности наличных денег руководитель организации обязан оборудовать кассу (т. е. изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителя организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, он несет ответственность в порядке установленном законодательством.

В обязательном порядке в организации должны быть разработаны и утверждены руководителем Инструкции: «О порядке сдачи наличных денег под охрану в нерабочее время и в выходные и праздничные дни», «О порядке организации получения наличных денег в учреждении банка, их доставки и сдачи в кассу организации», «О порядке действий охраны при нападении на помещения, выделенные под прием и хранение наличных денег».

Получение наличных денег в учреждении банка производится бухгалтером-кассиром (кассиром). В небольших организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ними договора о полной индивидуальной материальной ответственности в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

К ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:

• · ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
• · страдающие хроническими психическими заболеваниями;
• · систематически нарушающие общественный порядок;
• · злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

Руководитель организации обязан предоставить кассиру охрану и транспортное средство при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

• · разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
• · допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
• · следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
• · посещать магазины, рынки и другие т.п. места;
• · выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться в несгораемых металлических шкафах (сейфах), а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителя организации. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте проверки.

При обнаружении утраты ключа руководитель организации принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа (сейфа).

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих организации, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов (сейфов) кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю организации, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

В этом случае руководитель организации, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

О результатах проверки составляется акт, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - высылается в вышестоящую организацию, а третий - остается в организации.

После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с настоящей Инструкцией, после чего с кассиром заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

В случае необходимости временной замены кассира, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации. С этим работником заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Составляется акт ревизии денежных средств, находящихся в кассе.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя организации и главного бухгалтера или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

В соответствии с пунктом 1.2. «Порядка ведения кассовых операций» для ведения кассовых операций юридическое лицо устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе, после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег). Соблюдение установленного лимита хранения наличных денег в кассе является обязательным условием обеспечения сохранности денежных средств.

Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы в обязательном порядке должно отвечать следующим требованиям:

• · быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
• · располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах;
• · иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
• · закрываться на две двери: внешнюю металлическую с металлической цепочкой и смотровым глазком изнутри, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы, запирающуюся на навесной замок с помощью ушек;
• · оборудоваться специальным окошком для выдачи денег в наружной двери (стене). Размер окна должен быть не более 20 x 30 см. Если размеры окна превышают указанные выше, то снаружи его следует укреплять надежной металлической решеткой;
• · оборудоваться решетками на окнах. В зависимости от применяемой конструкции оконных рам, решетки могут устанавливаться как с внутренней стороны помещения, так и между рамами, но не снаружи. В помещениях, где все окна оборудуются решетками, одна из них делается раздвижной с навесным замком;
• · оборудоваться сигнализацией, контролирующей площадь (объем) помещений, и, отдельно, сигнализацией на сейфе (металлическом шкафу) для хранения денег и ценностей;
• · оборудоваться кнопками тревожной сигнализации на рабочих местах кассиров для защиты персонала касс от преступных посягательств, которые скрытно устанавливаются и предназначаются для передачи сигналов тревоги охране либо в дежурные части органов внутренних дел для принятия своевременных мер в случае разбойного нападения на кассу;
• · иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
• · располагать исправным огнетушителем.

Все виды проводки выполняются скрытыми. В исключительных случаях допускается прокладка шлейфов в металлических трубах внутри помещения по железобетонным или бетонным строительным конструкциям.

Инвентаризация кассы

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчётности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка.

Проведение инвентаризации кассы направлено на проверку сохранности денежных средств и ценностей, находящихся в ней. При этом, может обнаружиться расхождение фактического наличия денежных средств и их учетными данными. Одной из мер, позволяющих обеспечить контроль над сохранностью денежных средств является проведение инвентаризации. Она может быть проведена в соответствии с установленным в организации графиком (плановая) и может быть внеплановой.

Порядок проведения инвентаризации кассы и оформление ее результатов регламентируется Приказом Минфина России №49. Методические указания связывают обязательное проведение инвентаризации с возникновением следующих случаев:

1) при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях предусмотренных законодательством;

2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

3) при смене материально-ответственных лиц;

4) в случае стихийных бедствий, чрезвычайных случаях;

5) при установлении фактов хищений, злоупотреблении, порчи ценностей;

6) при ликвидации (реорганизации);

В отношении инвентаризации кассы определено, что она должна проводиться в соответствии с порядком ведения кассовых операций, которым определено, что кроме ежегодной инвентаризации необходимо проводить регулярные внезапные проверки с полным пересчётом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Это необходимо отразить в учетной политике организации. График проверок кассовой наличности утверждается руководителем организации. Перед проведением ревизии руководителем должен быть издан приказ. В нем указываются: состав комиссии и сроки проведения. Согласно методическим указаниям комиссии следует соблюсти организационные моменты:

1) необходимо перед началом проверки получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств;

2) председателю комиссию необходимо завизировать все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам с указанием «До инвентаризации (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации;

3) получить расписки от материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в комиссию. Удостовериться, что с кассиром заключен договор о полной материальной ответственности.

После этого приступает к непосредственной проверке фактического наличия имущества путем обязательного подсчета. Проверка производится при обязательном участии материально-ответственного лица.

При инвентаризации кассы проверке подвергаются: кассовая книга, отчеты кассира, ПКО, РКО, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, журнал регистрации доверенностей, журнал регистрации депонированных сумм, журнал регистрации платежных ведомостей и другие оправдательные документы.

Особое внимание обращается на оформление кассовой книги, которая должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана, а также подсчет итогов и перенос сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую. В ходе инвентаризации кассы комиссия производит сверку сумм оприходованных в кассу наличных денежных средств с суммами списанными с расчетного счета.

Выдачу наличных денежных средств проверяют по документам приложенным к кассовым отчетам. В них должны присутствовать росписи получателей и должен стоять оттиск штампа «Оплачено» с указанием даты. Подчисток, исправлений в кассовых документах не должно быть. Комиссия также проверяет соблюдение кассиром лимита остатка наличных денежных средств, своевременность депонирования невыплаченных сумм заработных плат, соответствие корреспонденции счетов по проведенной операции.

При подсчете фактического наличия пересчитывают как наличные деньги, денежные документы (почтовые марки. Марки гос. пошлины, путевки в санатории, дома отдыха, авиабилеты и т.д.), так и бланки строгой отчетности с учетом начальных и конечных номеров. Результаты ревизии оформляются актом, который составляется не менее чем в двух экземплярах, подписывается комиссией и материально-ответственным лицом. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально-ответственного лица.

До начала ревизии у каждого материально-ответственного лица берется расписка. При смене материально-ответственного лица акт составляется в трех экземплярах. Поскольку на кассира возложена полная материальная ответственность за сохранность вверенных ему ценностей, возместить ущерб в полном размере он должен с наступлением следующих случаев:

1) недостача ценностей вверенных ему на основании договора;

2) умышленного причинения ущерба;

3) причинение ущерба в результате административного правонарушения;

4) причинение ущерба в состоянии алкогольного, наркотического опьянения;

5) причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

6)разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственная, служебная, коммерческая тайна);

7)причинение ущерба при неисполнении работником трудовых обязательств.

Выдача денег из кассы не подтверждается распиской получателя в РКО а оправдании остатка наличных денег в кассе не принимается, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Выявленная в ходе инвентаризация отражается: Д94 К50.

В соответствии с ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему ущерб, под которым понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя. За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ, когда на работника может возлагаться материальная ответственность в полном размере ущерба. Сумма недостач денежных средств взыскивается в виновного работника: Д73/2 К94.

Д70 К73/2-удержано из заработной платы.

Д50 К73/2-недостача внесена в кассу.

Эксперты рекомендуют проводить инвентаризацию кассы ежемесячно. Сроки необходимо закрепить в приказе об учетной политике организации. Руководитель издает отдельный приказ, в котором утверждается состав комиссии. Если о организации имеется контрольно-кассовая техника, с нее снимаются показания, затем их сверяют с суммой выручки, с данными кассовой ленты и денежными счетчиками.

Суммы, отраженные в книге кассира-операциониста, в кассовой ленте и на счетчиках контрольно-кассовой техники должны быть равны сумме денег, находящихся в кассе. Если комиссией были обнаружены недостачи или излишки, их необходимо занести в графы книги. По итогам проверки выясняются причины и составляется акт. Выявлен излишек в кассе: Д50 К91/1.

Проверка учета кассовых операций-обязательный компонент программ инвентаризации. Ее цель-выявить нарушение и злоупотребления в учете наличных денежных средств, не допустить ошибок и недостоверной информации. Контроль кассовых операций-проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдение законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета.

Основными документами, используемыми комиссией в ходу проверки кассовых операций являются:

1)РКО и ПКО;

2)кассовая книга, отчеты кассира;

3)журналы регистрации ПКО и РКО, выданных доверенностей, депонированных сумм;

4) платежные ведомости и т.д.

Инвентаризация денежных средств и бланков строгой отчетности, хранящихся в кассе производится комиссией при обязательном участии главного бухгалтера и кассира.

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств.

Обеспечение сохранности денежных средств в кассе.

Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе несет кассир. Оформление его на работу производится после издания приказа руководителя, затем с ним заключается договор о полной материальной ответственности. В соответствии с сем кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации в результате умышленных действий, небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Договор о материальной ответственности составляется в двух экземплярах, один остается у кассира, второй передают в кадровую службу или в бухгалтерию.

В целях сохранности денежных средств все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Запрещается оставлять ключи и печати в общественных местах, передавать посторонним лицам или изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей хранятся у руководителя. При инвентаризации проводится их проверка.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации запрещается. Во время проверки проверяется лимит остатка наличных денег в кассе, превышение которого является грубейшим нарушением кассовой дисциплины и классифицируется как административное правонарушение, влекущее наложение административного штрафа:

1) на должностных лиц- от 4000 до 5000 руб.

2) на юр. лиц-от 40000 до 50000 руб.

При осуществлении расчетов наличными денежными средствами важным моментом является соблюдение их предельного размера. В настоящее время, он составляет 100000 рублей. За превышение указанного размера расчетов предусмотрена административная ответственность.

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с:

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (раздел «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины»)

По кассе отдает на откуп компании (Указание от 11 марта 2013 г. № 3210-У). Например, должен сам определить, где и как оборудовать кассу, каким хранение документов, утвердить порядок и сроки проведения кассовых ревизий. Еще больше правил устанавливает руководитель той компании, в которой есть обособленные подразделения.

Можно каждое решение руководителя отдельным приказом. Но удобнее оформить единый документ — положение о ведении кассовых операций. А в нем собрать если не все, то большую часть важных дополнений к официальному кассовому порядку.

Причем сформулировать свои правила так, чтобы выполнить их было просто, но это не шло в ущерб организации. Не упустить главного при оформлении такого документа вам поможет наша статья. А готовый образец положения о ведении кассовых операций представлен ниже.

Самая важная информация, которую надо включить в положение

В положении не нужно дублировать требования из Указания № 3210-У. Достаточно сделать ссылку на этот документ. (1 ) Подробно надо расписать только те его пункты, которые четко не сформулированы, а также моменты, урегулирование которых Банк России прямо возлагает на руководителя компании.

Где и какая в компании касса (2 ) . Директор компании сам определяет, каким должно быть в компании место для проведения кассовых операций, то есть касса (п. 2 Указания № 3210-У). Можно предусмотреть, что в ней есть зарешеченное окошко, через которое кассир выдает и получает деньги. А сейф, в котором они хранятся, накрепко приделан к полу. Но если такие предосторожности директор считает лишними, то в положении можно лишь назвать место, где работает кассир. Например, помещение бухгалтерии или кабинет № 4 (см. образец положения о ведении кассовых операций выше).

Кто в компании кассир (3 ). Руководителю надо решить, кто в организации ведет кассовые операции, то есть работает кассиром (п. 4 Указания № 3210-У). Выбрать этого человека можно только из числа работников компании. Например, нельзя назначить кассиром сотрудника специализированной организации, которой компания передала ведение бухучета. А вот из работников можно выбрать кого угодно.

Так, если в компании по штатному расписанию нет должности кассира, директор может назначить им хоть главбуха, хоть секретаря. Главное ему должностные права и обязанности кассира и ознакомить его с этими правами и обязанностями.

В положение незачем вписывать права и обязанности кассира. И тем более называть его Ф. И. О. Иначе потом придется вносить поправки при каждой кадровой перестановке.

Достаточно сказать, например, что кассиром является работник, который занимает эту должность в соответствии со штатным расписанием и с которым заключен трудовой договор. Либо установить, что в компании кассиром является бухгалтер по учету зарплаты. Тогда в должностную инструкцию бухгалтера (или трудовой договор с ним) надо вписать права и обязанности кассира и пусть поставит подпись, что прочитал. При желании директор может быть кассиром и сам.

Если в компании несколько кассиров, то надо выбрать, кто из них старший. Обычно должность старшего кассира также отражают в штатном расписании. Тогда в положении можно ограничиться оговоркой, что в компании кассовые операции ведут старший кассир и кассир.

Какие в компании документы — электронные или бумажные (4 ). Новый порядок позволяет составлять документы по кассе от руки или на компьютере, на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания № 3210-У).

Можно заложить в положение все возможные варианты. Но сейчас есть неясность, вправе ли организация часть документов оформлять на бумаге, а часть в электронном виде. Кроме того, бумажные документы (кроме приходников и расходников) можно исправлять, а электронные нет. Поэтому до появления официальных разъяснений безопаснее все делать как раньше. То есть предусмотреть в положении, что приходники, расходники, кассовую книгу, ведомости и т. п. организация составляет в компьютерной программе, а затем распечатывает и хранит в бумажном виде.

Кто оформляет кассовые документы (5 ). Директор должен назначить того, кто в компании отвечает за оформление кассовых документов, то есть приходников и расходников. Иначе говоря, создает их в программе и распечатывает.

На практике это чаще всего делают сами кассиры перед тем, как получить или выдать деньги. Тогда в положении так и надо сказать. Ведь возможен и другой вариант: распечатывает приходник (расходник), ставит на нем свою подпись, а затем передает этот документ кассиру (п. 5.1 Указания № 3210-У).

Где и сколько времени надо хранить документы (6 ). В положении надо расписать, как в компании организовано хранение всех документов по кассе (п. 4.7 Указания № 3210-У). Во-первых, сказать о сроке хранения. Это пять лет (приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Во-вторых — о месте хранения. Обычно это бухгалтерия. Но можно предусмотреть, к примеру, что документы старше трех лет передаются в архив компании. В-третьих — кто отвечает за сохранность (сам директор, главбух, бухгалтер).

Как заверяется доверенность на получение или внесение наличных (7 ). В положении надо сказать, каким образом в компании заверяются копии доверенностей, по которым кассир выдает наличные из кассы. Поясним, о чем речь.

Если кассир выдает деньги кому-то по доверенности (например, работник контрагента привез товар и забирает наличную оплату за него), то этот документ должен остаться в компании. Кассир прикладывает ее к расходнику.

Но бывает, что доверенность выписывают на долгое время. Или же она дает право сотруднику получать наличные не в одной, а в нескольких разных организациях. Тогда забирать оригинал доверенности у него не надо. Достаточно сделать копию. Она будет лежать у кассира.

В положении надо предусмотреть, как именно заверяется эта копия (п. 6.1 Указания № 3210-У). Самый простой вариант — кассир делает эту копию, ставит на ней дату и подпись.

Так, можно установить, что снимать наличные средства со счета вправе только кассир и руководитель. Или главбух в случае отпуска кассира. А перевозить их он должен исключительно на корпоративной машине. В метро и автобусе может случиться всякое.

Если наличные пропадут, то пострадает и компания, и кассир. Обычно с ним о полной материальной чтобы можно было взыскать всю сумму ущерба.

Что добавить в положение об обособленных подразделениях

Компании, в которой есть обособленные подразделения, надо посвятить им отдельный раздел положения. Ведь в этой части тоже требуется урегулировать много моментов. Вот самые важные.

Куда подразделение сдает наличку (10 ). Новые правила поставили точку в вопросе о кассовом лимите обособленных подразделений. Предельное значение остатка наличных надо установить для каждого из них, а не только для и (п. 2 Указания № 3210-У). Исключение — малые предприятия. Они вправе не устанавливать лимит ни для себя, ни для своих дополнительных офисов.

Порядок расчета лимита для подразделения зависит от того, куда оно сдает наличные: непосредственно в банк или же в кассу головного офиса. Выбранный для допофиса вариант нужно закрепить в положении.

Как передать допофису приказ о его лимите (11 ). Головной офис должен передать каждому обособленному подразделению приказ об установленном для него лимите. Речь идет как о тех подразделениях, которые сдают наличность в банк, так и о тех дополнительных офисах, которые передают свои деньги в кассу головного офиса (азб. 6 п. 2 Указания № 3210-У). В положении надо закрепить порядок передачи этого приказа.

Наиболее простой вариант — чтобы приказ о лимите остатка наличных забрал сам кассир подразделения и расписался об этом на экземпляре, который остается в головном офисе. А самый безопасный — передать приказ лично в руки руководителю подразделения, который сам будет отвечать за то, чтобы отдать этот документ своему кассиру.

Когда и как подразделение передает в компанию свою кассовую книгу (12 ). В новом кассовом порядке не сказано прямо о том, что любое подразделение компании должно вести свою кассовую книгу. Но есть правило: обособленные подразделения передают организации копию листа кассовой книги (абз. 7 п. 4.6 Указания № 3210-У).

По этой причине безопаснее, чтобы отдельные книги были в каждом допофисе. А в положении надо сказать, в каком порядке копия листа будет передаваться в головной офис и как часто. Оригинал листа передавать не требуется, а требований к оформлению копии в новых правилах нет. Значит, можно установить, что кассир подразделения направляет в центральный офис копию листа по электронной почте.

Что касается срока, то конкретных требований в Указании № 3210-У нет. Здесь главное успеть передать всю книгу к моменту составления А потому компания имеет право прописать в положении, что листы книги отправляются раз в месяц, квартал или даже год.

Как утвердить положение

Положение о ведении кассовых операций должен утвердить руководитель компании. Поэтому данный документ удобно оформить в виде приложения к приказу директора (см. образец приказа ниже). Сотрудников, которые непосредственно работают с кассой — главбуха, бухгалтера, кассира, — надо ознакомить с новым положением.

Но их подписи лучше собирать не на распоряжении руководителя и не на приложении, а на отдельном листе (его также можно сделать приложением к приказу) или в специальном журнале произвольной формы. Тогда даже при постоянных кадровых перемещениях вам не понадобится перепечатывать приказ из-за того, что на нем уже не хватает места для подписей ответственных работников.

В приказе упомяните, что новое положение о ведении кассовых операций директор утвердил в связи с вступлением в силу Указания Банка России от 11 марта 2013 г. № 3210-У. А также скажите, что текст положения, разработанного компанией, приведен в приложении к приказу.

Организация может держать в своей кассе денежных средств только в пределах лимита, установленного обслуживающим банком, а всю денежную наличность сверх лимита должна сдавать в банк.

При выявлении фактов превышения лимита остатка наличных денег в кассе на организацию налагается штраф в трехкратном размере сверхлимитной кассовой наличности, а с руководителя взыскивается административный штраф в размере 50 минимальных месячных размеров оплаты труда.

Также существует ограничение при расчетах наличными денежными средствами с другими юридическими лицами. Эти расчеты также регулируются ЦБ (Указание ЦБ №1050 от 14 ноября 2001г. "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами РФ между юридическими лицами"). В частности, в настоящее время предельная сумма расчетов между юридическими лицами по одному платежу составляет 60 000 руб.

Согласно порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации. К рекомендованным правилам по обеспечению сохранности наличных денег относятся следующие :

1. Помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты.

2. В помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен.

3. Наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты - у директора).

4. Помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами.

5. Не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации.

6. При транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.

7. В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность.

8. Разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.

Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.

1.9. Учет денежных средств на счете 50 "Касса".

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 "Касса". К нему могут быть открыты следующие субсчета :

а) 50.1 - Касса организации. Применяется для учета денежных средств в кассе. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. Получение валюты оформляется заявкой в уполномоченный банк, составленной на основании приказа о служебной командировке работника организации и распоряжения ее руководителя о норме суточных. Иностранная валюта выдается банком не ранее чем за 10 рабочих дней до даты выбытия сотрудника в командировку. Получение и выдача иностранной валюты оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, в которых указывается сумма в валюте платежа (долларах, евро и т. д.). В кассовой книге движение иностранной валюты отражается в двух суммах: в рублях и в валюте расчетов. При этом согласно ПБУ 3/2000 иностранная валюта, находящаяся в кассе, подлежит пересчету в рубли по официальному курсу ЦБ РФ. Такой пересчет осуществляется на дату совершения операции с иностранной валютой (ее оприходования или выдачи), на дату составления бухгалтерской отчетности.

б)50.2 - Операционная касса. Используется организациями, в составе которых имеются обособленные структурные подразделения (кассы товарных контор, остановочных пунктов, судов, билетные кассы портов, вокзалов, кассы отделений связи). Эти подразделения осуществляют наличные денежные расчеты за выполненные работы и услуги с физическими и юридическими лицами по счетам, квитанциям и другим расчетным документам. Оприходование выручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете. Этот субсчет применяется и торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов. В этих случаях получение денежных средств фиксируется в книге кассира-операциониста, открываемой на каждую контрольно-кассовую машину. В ней отражаются показания счетчика и сумма, сданная старшему кассиру в конце дня, обе эти величины должны быть одинаковыми. Оприходование выручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете.

в)50.3 - Денежные документы. Используется для учета оплаченных денежных документов - авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет об их движении. В этом отчете указывается, сколько и каких денежных документов поступило, их стоимость, а также какие и кому выданы денежные документы и на какую сумму. К денежным документам не относятся: документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04 "Нематериальные активы"), ценные бумаги (учитываются на счете 58 "Финансовые вложения"), бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006 "Бланки строгой отчетности"), выкупленные у акционеров акции (счет 81 "Собственные акции (доли)").