Недостачи материальных ценностей. Возможные решения суда

В процессе хозяйственной деятельности многие организации сталкиваются с недостачами и потерями от порчи материальных ценностей. Под материальными ценностями мы понимаем такое имущество организации, как: основные средства, материалы и запасы, готовая продукция, товары, денежные средства и прочие материальные активы.

Недостачи могут возникнуть в связи со злоупотреблениями материально ответственных лиц, хищениями, ошибками учета при приеме и отгрузке материальных ценностей, естественной убылью и прочими факторами.

В торговых компаниях часто возникает «пересортица», приводящая к возникновению излишков одних товаров и недостачам других.

Выявление недостач может происходить в процессе заготовки материальных ценностей, их хранения, перемещения, продажи, а так же при проведении инвентаризаций.

Следует помнить, что одной из важнейших задач ведения бухгалтерского учета на предприятии, является осуществление контроля за эффективностью использования ресурсов и сохранностью имущества организации.

Обязанность рационального использования ресурсов организации возлагается на тех сотрудников, которые работают с этими ресурсами и несут за них материальную ответственность. При этом бухгалтерия обеспечивает контроль за движением и потреблением материальных ценностей, соответствием осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству, своевременным проведением инвентаризаций для подтверждения остатков МПЗ и прочих материальных активов.

Как своевременно обнаружить недостачу? Что делать с пересортицей? Нужно ли включать суммы транспортных расходов и таможенных пошлин в стоимость списываемых товаров?

В нашей статье мы постараемся дать ответы на эти и другие вопросы, возникающие в связи с особенностями бухгалтерского и налогового учета недостач и потерь от порчи материальных ценностей.

Инвентаризация - лучший друг бухгалтера

В соответствии со ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 N 129-ФЗ, а так же на основании п.26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

За исключением обязательных инвентаризаций, организация самостоятельно устанавливает приказом руководителя:

• Количество инвентаризаций в отчетном году;
• Даты проведения инвентаризаций;
• Перечень проверяемого имущества и обязательств и т.п.

Выявленные в процессе инвентаризации излишки относятся на финансовые результаты в сумме рыночной стоимости обнаруженного имущества.

Если в процессе инвентаризации были выявлены недостачи, то сумма недостач относится:

• на издержки производства или обращения - в пределах норм естественной убыли (см. Приложение 1);
• за счет виновных лиц - сверх норм естественной убыли;
• к прочим расходам организации - в случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков.

Данные о фактическом наличии ТМЦ вносятся в инвентаризационную опись ТМЦ по форме ИНВ-3.

Отклонения, выявленные при проведении инвентаризации между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей, отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.

В графах 12-17 этой ведомости отражаются сведения, скорректированные в связи с обнаружением ошибок в учете ТМЦ.

В графах 18-23 нужно отразить сведения о перекрывающихся излишками недостачах в связи с пересортицей.

Обратите внимание: в соответствии с п.5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995г. №49, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.

В графах 24-26 ИНВ-19 отражаются итоговые данные по излишкам. В графах 27-32 - итоговые данные по недостачам.

Итоговые данные по проведенной инвентаризации отражаются в ведомости ИНВ-26 «Результаты ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией».

Порядок документального оформления списания недостач и излишков

Списание недостач и убытков от порчи ценностей должно быть обоснованным и подтверждаться соответствующими документами.

Порядок списания убытков от недостач в пределах норм естественной убыли необходимо утвердить учетной политикой предприятия.

Естественную убыль можно списать только после проведения инвентаризации на основе соответствующего расчета. Расчет составляется бухгалтерией с участием материально ответственных лиц. После составления расчет проверяется членами инвентаризационной комиссии, а затем утверждается руководителем организации.

Обратите внимание: нормы естественной убыли не применяются к штучным товарам, а также к товарам, поступающим в торговую организацию в фасованном виде .

Недостача товаров в пределах норм естественной убыли, выявленная при проведении инвентаризации, списывается с материально ответственного лица.

Обратите внимание: Списание товарных потерь оформляется актами унифицированных форм ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-7 (журнал регистрации ТМЦ, требующих завеса тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом ТМЦ), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров), ТОРГ-21 (переборка плодоовощной продукции) .

Если сумма недостачи превышает нормы естественной убыли, то необходимо проведение служебного расследования с целью определить наличие или отсутствие лиц, виновных в недостаче. Такое расследование может быть проведено инвентаризационной комиссией.

Обоснованное решение о списании недостачи сверх норм естественной убыли в расходы, либо об отнесении ее на виновных лиц принимается руководителем.

Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д.

Бухгалтерский учет излишков

Для целей бухгалтерского учета, выявленные организацией излишки учитываются в составе прочих доходов.

Стоимость излишков определяется на дату проведения инвентаризации и должна быть подтверждена документально или экспертным путем.

При оприходовании выявленных излишков на основании данных, отраженных в инвентаризационных ведомостях, составляется бухгалтерская справка, содержащая следующие проводки:

Дт счета учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43) Кт счета 91.1 «Прочие доходы» - оприходованы излишки ТМЦ, выявленные при проведении инвентаризации.

Выявленные при инвентаризации излишки могут использоваться организацией в дальнейшей хозяйственной деятельности.

В случае, если в дальнейшем излишки списываются в производство, стоимость по которой они были оприходованы, отражается по дебету счетов учета затрат.

Например: Дебет счета 20 10 «Материалы».

При реализации излишков МПЗ, их стоимость учитывается в составе прочих расходов:

Дебет счета 91.2 10 «Материалы».

При реализации излишков товаров, стоимость относится на себестоимость проданных товаров:

Дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж» Кредит счета 41 «Товары».

Обратите внимание: оприходованные излишки в виде основных средств амортизируются в общем порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету

Бухгалтерский учет недостач

Обнаруженные недостачи отражаются в бухгалтерском учете на дату проведения инвентаризации.

При выявлении недостачи, бухгалтером составляется справка-расчет на сумму выявленной недостачи со следующими проводками:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43, 50) - отражена сумма выявленной недостачи.

Если сумма недостачи не превышает норм естественной убыли, расходы по ней учитываются в составе издержек производства и обращения. Например:

Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача в пределах норм естественной убыли.

Если сумма недостачи взыскивается с виновных лиц (в том числе сверх норм естественной убыли), делаются проводки:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 списана недостача за счет виновного лица.

В случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, а так же при возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, расходы по недостаче относятся к прочим расходам организации.

Например:

Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача, возникшая в результате форс-мажорных обстоятельств.

В соответствии с п.5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, при оформлении списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, предприятия должны иметь следующие документы:

• решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц;
• либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц;
• либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Обратите внимание: в соответствии с п.58 методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, недостачи и порча материалов учитываются по фактической себестоимости, в которую включается стоимость недостающих и испорченных материалов, пошлины и сборы и сумма транспортно-заготовительных расходов, в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам/

Налоговый учет излишков

Излишки, выявленные в результате инвентаризации, подлежат признанию в составе доходов организации.

В соответствии с п.20 ст.250 НК РФ, внереализационными доходами налогоплательщика признаются доходы в виде стоимости излишков МПЗ и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.

Оценка доходов полученного безвозмездно имущества осуществляется исходя из рыночных цен (без учета НДС и акцизов), определяемых с учетом положений ст.40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости - по амортизируемом имуществу и не ниже затрат на производство или приобретение - по иному имуществу. Информация о ценах должна быть подтверждена документально или путем проведения независимой оценки (п.8 ст.250 Налогового кодекса).

Такой подход к оценке излишков был изложен в письме Минфина от 20.05.2010г. №03-03-06/1/338.

При этом в качестве рыночной цены, можно использовать цену приобретения аналогичных товаров в том же периоде, в котором проводилась инвентаризация. Такая позиция налогоплательщика не вызовет возражений у Минфина (письмо Минфина от 12.08.2011г. №03-03-06/1/478).

Налоговый кодекс не содержит указаний по учету пересортицы и возможности перекрытия недостач излишками в связи с ней. Соответственно, так как порядок проведения инвентаризаций налоговым законодательством не регулируется, для целей исчисления налога на прибыль следует использовать бухгалтерские правила.

Такая позиция была высказана в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.11.2008г. №09АП-14267/2008-АК по делу N А40-32554/08-129-101.

Если пользоваться бухгалтерскими правилами, то при налогообложении прибыли в состав доходов организации попадет разница между излишками и недостачами при пересортице.

Обратите внимание: использование вышеуказанного подхода отражения результатов инвентаризации при пересортице, может не встретить одобрения у налоговых органов. В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде.

Излишки в виде основных средств, для целей налогового учета, признаются амортизируемым имуществом. Первоначальной стоимостью такого имущества будет являться рыночная стоимость данного объекта, отраженная в составе внереализационных доходов.

Амортизация по таким объектам начисляется в общеустановленном порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию.

При этом налогоплательщик не может воспользоваться правом на амортизационную премию в соответствии с п.9 ст.258 НК РФ, т.к. у него отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на создание и приобретение такого объекта. Подобной позиции придерживается Минфин в своем письме от 29.12.2009г. №03-03-06/1/829.

Налоговый учет недостач

Выявленные недостачи отражаются в налоговом учете в соответствии с положениями Налогового кодекса.

Если выявленные недостачи не превышают норм естественной убыли, то в соответствии с пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норместественной убыли, утвержденных в порядке , установленном Правительством РФ (см. Приложение 1).

Обратите внимание: положениями НК РФ не предусмотрено отнесение к материальным расходам потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке ТМЦ в пределах норм естественной убыли, определяемых в порядке, установленном локальными актами налогоплательщика (письмо УФНС от 30.07.2010г. № 16-15/080278@).

Если суммы выявленных недостач взыскиваются с виновных лиц, то у организации возникает внереализационный доход в соответствии с п.3 ст.250 НК РФ.

Такой доход признается в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда в соответствии с пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.

При этом в Налоговом кодексе отсутствуют прямые указания, учитывается ли сумма такой недостачи в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако сама сумма недостачи уменьшает экономические выгоды предприятия и по своей сути является расходом.

В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, если они оправданы и документально подтверждены.

Документами, подтверждающими расходы организации в связи с недостачей, могут служить:

• инвентарные ведомости;
• акты, подтверждающие недостачу;
• заключение комиссии, расследующей недостачу;
• объяснительная записка сотрудника.

Собрав все необходимые документов, сумму недостачи можно полностью учесть в составе расходов. Такая позиция подтверждается письмом Минфина от 17.04.2007г. №03-03-06/1/245.

При возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, при отсутствии виновных лиц или при отказе суда во взыскании убытков, расходы по недостаче учитываются в составе внереализационных расходов организации.

В соответствии с пп.5 п.2 ст.265 Налогового кодекса, к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе - в виде недостачи МЦ в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

В своем письме от 27.08.2010г. №03-03-06/4/81 Минфин подтвердил, что при документальном подтверждении (в соответствии с пп.5 п.2 ст.265 НК РФ) факта отсутствия виновных лиц уполномоченным органом государственной власти, для целей исчисления налога на прибыль, налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений.

При отсутствии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, расходы в виде недостач не учитываются в составе расходов для целей налогового учета.

Обратите внимание: транспортные расходы, таможенные пошлины и сборы в части, приходящейся на недостачу товара сверх норм естественной убыли, не учитываются для целей налогообложения прибыли, поскольку не удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, как и недостача товара (см. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 10.08.2005 N 03-03-04/1/160).

Cтраница 1

Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также их порча сверх естественной убыли относятся на виновных лиц.  

Недостача материальных ценностей должна быть подтверждена документами. Между тем, как показывает практика, в отдельных случаях техническая ошибка, допущенная при отражении произведенных операций (например, неправильная запись в инвентаризационной описи артикула, а следовательно, и цены имеющихся в наличии товаров), может привести к расхождению учетных данных в бухгалтерских документах. Суды, как правило, тщательно подходят к проверке подобных случаев, обращая особое внимание на установление того факта, понесло или не понесло предприятие реального ущерба.  

Недостачи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывают с кредита счета 84 на издержки производства предприятий или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетных организаций. Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.  

Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли взыскиваются с виновных лиц. Если виновные не установлены или суд отказал в иске, предъявленном им, то потери списываются на издержки производства или обращения.  

Недостачи материальных ценностей, а также выявленные при инвентаризации испорченные ценности относятся на виновных лиц, и причиненный кредитной организации ущерб возмещается в установленном порядке. Недостачи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли относятся на расходы банка.  

Недостачи материальных ценностей списываются на счет 94 Недостачи и потери от порчи ценностей по фактической себестоимости, а по частично испорченным материалам - в сумме определившихся потерь.  

Недостачи материальных ценностей денежных средств, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц или за счет страхового возмещения. Невозмещенные недостачи списываются за счел1 прибыли или резервных фондов.  

Недостачу материальных ценностей в пределах норм естественной убыли списывают по распоряжению руководителя предприятия на издержки производства. Нормы убыли разрешено применять лишь в случаях выявления фактических недостач. Запрещается производить списание в пределах норм до установления факта недостачи. При отсутствии утвержденных в законном порядке норм убыли все недостачи рассматриваются как недостачи сверх норм.  

Списания недостач материальных ценностей, выявленных при инвентаризаций, штрафов, пени и неустоек, рассматриваются во всех случаях как убытки отчетного года.  

Списание недостач материальных ценностей, выявленных при инвентаризации, штрафов, пеней и неустоек рассматривается во всех случаях как убытки отчетного года. Не рассматриваются как убытки прошлых лет потери от брака продукции производства прошлых лет, которые включаются в состав издержек производства отчетного года на общих основаниях.  

Все недостачи, порчу ТМЦ, независимо от того, как они будут в последствии списаны (за счет затрат или удержаны с виновных лиц), фиксируют на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В статье рассмотрим бухгалтерский счет 94, типовые операции по нему и пример расчета с проводками.

Что такое недостача?

Недостача – это расхождение показателей между их учетным и фактическим количеством в большую сторону. Другими словами, если в учетных регистрах числится определенное количество ТМЦ, а по факту их меньше, то возникает недостача. Также к счету 94 имеет отношение порча товарно-материальных ценностей.

Причины недостач:

• Хищения
• Естественная убыль
• Ошибки в учете
• Чрезвычайные происшествия

Видео-справка “Бухучет по счету 94”: основные проводки, учет

В данном видео коротко рассказывается про ведение учета по счету 94 ” Недостачи и потери от порчи ценностей”, разбираются основные проводки и примеру учета. Ведет преподаватель сайта “Бухгалтерский и налоговый учет для чайников”, главный бухгалтер Гандева Н.В. ⇓

Счет 94 в бухгалтерском учете в инфографике. Типовые проводки

На рисунке ниже представлен бухгалтерский счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” и типовые проводки к их учету. Для того чтобы увеличить картинку нажмите на нее.

Бухгалтерский счет 94 и основные проводки

Счет 94 в бухгалтерском учете: отражение недостач и порчи

Отражать недостачи по 94 счету следует в случаях, выявленных при:

• проведении инвентаризации;
• получении ТМЦ от поставщика, в пределах, прописанных в договоре поставки (естественная убыль)

По дебету счета 94 проводят недостачи в суммах:

• фактической себестоимости, если ТМЦ полностью испорчены или отсутствуют
• остаточной стоимости – для основных средств, которые полностью пришли в негодность или отсутствуют
• фактические убытки, если ТМЦ утрачено частично

Основные проводки начислений по счету 94:

Операций	Счет
Списание остаточной стоимости основного средства при его полной негодности или отсутствии (хищении, недостаче)	01
Недостача или порча материалов	10
Недостача или порча товаров на складе	41
Недостача или порча оборудования	07
Недостача денежных средств в кассе	50
Недостача, выявленная на производстве	20 (23, 29)
Недостача, выявленная при приемке ТМЦ от поставщика	60
Недостача вложений во внеоборотные активы	08

Счет 94: списание недостач

По кредиту 94 счета отражают списание недостач, то есть их отнесение на расходы . Недостачи можно списать на прочие расходы (Дебет 91.2 Кредит 94). Такую операцию проводят, если превышены нормы естественной убыли. Если найдено виновное лицо, то такую недостачу взыскивают (Дебет 73.2 Кредит 94). Недостачи в пределах норм естественной убыли (для конкретных ТМЦ)списывают за счет себестоимости (Дебет 20 (44) Кредит 94).

Если недостача выявлена при приемке материальных ценностей от поставщика, то необходимо руководствоваться условиями договора. В нем должны быть обозначены предельные величины недостач, которые впоследствии отражаются по 94 счету. Сверхлимитные величины необходимо проводить по 76 счету.

Бывают ситуации, когда недостача обнаруживается спустя несколько лет после фактической порчи или утраты ТМЦ. При этом в проведенных инвентаризациях этот факт не отражен. В этом случае можно сделать запись Дебет 94 Кредит 98.3, если виновное лицо найдено и сумма ущерба будет взыскана с него. После погашения недостачи с 98 счета ее списывают на прочие расходы. Если сотрудник отказывается признать свою вину, то до вынесения судом решения делать запись по 94 счету нельзя.

Списание порчи и недостач, произошедших из-за чрезвычайных событий, списывают по акту на счет 99: Дебет 99 Кредит 94 .

Если списываются похищенные ТМЦ, то ранее принятый по ним к вычету НДС необходимо восстановить.

Нормы естественной убыли. Формула расчета

Недостачи и порча в переделах норм естественной убыли зависит от множества факторов (вид ТМЦ, способ его транспортировки, методы и сроки хранения и т.д.). Данный показатель рассчитывают в каждой конкретной ситуации:

• Для установления норм естественной убили при перевозке (доставке) товарно-материальных ценностей необходимо учитывать либо стоимость каждого товара, либо общую массу ТМЦ. Выявляют недостачу или порчу при приемке, затем их фиксируют документально (пометки в сопроводительных документах, акты).
• Для установления норм естественной убыли в ходе хранения или реализации ТМЦ необходимо применять расчетную формулу:

• Для установления норм естественной убыли по хранению товаров рассчитывают нормы по остаткам товаров, по их поступлениям и выбытиям в межинвентаризационные периоды

Счет 94: пример бухгалтерских проводок

В ходе проведения инвентаризации в организации были выявлены недостачи товарно-материальных ценностей:

• Материалы на складе на сумму 17894 руб.
• Товары в розничном отделе на сумму 9542 руб.
• Недостача денежных средств в кассе на сумму 541 руб.

Также при приемке новой партии товара стоимостью 221500 руб. от поставщика была выявлена недостача материалов на сумм 12443 руб. По условиям договора естественная убыль ТМЦ при перевозке может составлять 2% от стоимости.

В учете необходимо сделать следующие записи:

• Дебет 94 | 17894 – отражена недостача материалов.
• Дебет 94 | 9542 – отражена недостача товаров.
• Дебет 94 | 541 – отражена недостача денежных средств в кассе.
• Дебет 91.2 Кредит 94 | 17894 – списаны на расходы убытки от недостачи материалов (виновные лица не установлены).
• Дебет 73.2 Кредит 94 | 10083 – взыскана стоимость недостачи товаров и денежных средств с продавца.
• Дебет 50 Кредит 73.2 – денежные средства внесены в счет погашения недостачи.
• Дебет 10 Кредит 60 | 209057 – оприходованы полученные материалы от поставщика в их фактическом количестве.
• Дебет 94 Кредит 60 | 4430 – отражена недостача в пределах установленных по договору норм естественной убыли.
• Дебет 76 | 8013 – отражена недостача сверх норм естественной убыли.
• Кредит 94 | 4430 – списана недостача в пределах установленных договором норм естественной убыли на себестоимость.

Замечание 1

Информация о недостачах и потерях от порчи ценностей, выявленных в процессе их заготовления, хранения и реализации, независимо, подлежат ли они отнесению на затратные производственные счета или за счет виновных лиц, отражается на 94 счете «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Учет недостач и потерь

Алгоритм списания сумм недостач, хищений, потерь регулируется законодательством и учредительными документами организации. При этом по дебету 94 счета подлежат отражению:

• по недостающим, похищенным или испорченным ТМЦ учитывается их фактическая себестоимость;
• по недостающим, похищенным, испорченным основным активам отражается их остаточная стоимость;
• по частично испорченным ценностям отражается сумма определенных потерь.

Рисунок 1.

Размер потерь определяется:

• по ТМЦ суммой необходимой уценки;
• по основным средствам затратами на их ремонт;
• по падежу животных их стоимостью, которая учитывается на 11 счете «Животные на выращивании и откорме».

По недостачам, порче ТМЦ записи осуществляются по кредиту следующих счетов:

• 01 счет «Основные средства»,
• 10 счет «Материалы»,
• 16 счет «Отклонение в стоимости материальных ценностей»,
• 41 счет «Товары»
• дебету 94 счета.

Выявленная при приемке товаров покупателем недостача (порча) в пределах договорных величин списывается в дебет 94 счета и корреспондирует с кредитом 60 счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В свою очередь сумма потерь сверх договорных величин подлежит отнесению в дебет 76 счета «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», на субсчет «Расчеты по претензиям» и корреспондирует с кредитом 60 счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

При отказе судом во взыскании сумм потерь с поставщиков, транспортных компаний сумма, которая была ранее списана в дебет 76 счета «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», на субсчет «Расчеты по претензиям», переносится на 94 счет.

При вынесении судом решения о взыскании с поставщика сумм недостач и потерь ТМЦ сверх договорных величин в бухучете поставщика на сумму реализации, которая была ранее отраженна по дебету 62 счета «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредиту 90 счета «Продажи», делается обратная запись на взысканную покупателем сумму недостачи. Параллельно обозначенная сумма фиксируется в учете записью по дебету 62 счета «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредиту 76 счета «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». В момент перечисления сумм покупателю дебетуется 76 счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и, соответственно, кредитуется 51 счет «Расчетные счета». Поставщик при этом делает проводки по кредиту 90 счета «Продажи», по субсчету 02 «Себестоимость», и дебету 43 счета «Готовая продукция» или 10 счета «Материалы». Восстановленная сумма списывается далее в дебет 94 счета.

В документах, которые представляются для оформления списания недостач (порчи) сверх норм естественной убыли, установленных законом, должно быть заключение о факте порчи ценностей от отдела контроля или специальных организаций.

По кредиту 94 счета данные суммы отражаются в размере, принятом на учет по дебету указанного счета. Следует отметить, что на счета учета затрат списываются недостающие, похищенные или испорченные ТМЦ по фактической себестоимости.

Предприятия общественного питания при учете ТМЦ или товаров по продажным ценам стоимость недостающих ценностей на 94 счете отражают по продажным ценам. Суммы, списанные с 94 счета на счета производственных затрат или расходов на продажу, надо корректировать посредством сторно с 42 счета «Торговая наценка» на сумму скидок, которые приходятся на данные материалы и товары.

При взыскании с виновных стоимости недостающих ТМЦ по ценам, превышающим балансовую стоимость, разница между стоимостью ценностей, учтенной на 73 счете «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчете «Расчеты по возмещению материального ущерба» и их стоимостью, отраженной на 94 счете, списывается в кредит 98 счета «Доходы будущих периодов» на субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей». В процессе взыскания с виновного, причитающейся суммы, разница будет списываться с 98 счета «Доходы будущих периодов» в кредит счета 91.01 «Прочие доходы».

Если судом отказано во взыскании долгов с виновных вследствие того, что иск является необоснованным, то суммы, которые относятся к текущему году, с 73 счета «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчета «Расчеты по возмещению материального ущерба», списываются в дебет 94 счета, а далее в обычном порядке с кредита 94 счета в дебет субсчета 91.02 «Прочие расходы».

Недостачи ТМЦ

Недостачи ТМЦ, которые выявлены в текущем году, но относятся к прошедшим периодам, признанные виновными или по ним имеется решение суда, отражаются по дебету 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту 98 счета «Доходы будущих периодов» на субсчете «Предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным за прошлые годы». Параллельно делается запись по дебету 73 счета на субсчете «Расчеты по возмещению материального ущерба» и кредиту 94 счета. По мере погашения данной задолженности происходит кредитование субсчета 91.01 «Прочие доходы», при этом дебетуется 98 счет «Доходы будущих периодов», в частности его субсчет «Предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным за прошлые годы».

Если в результате хозяйственной деятельности обнаружено, что фактическое количество ТМЦ меньше, чем в бухгалтерских документах, то это недостача. Причины недостачи бывают следующие:

• естественная убыль;
• ошибки при приемке ценностей и их отпуске;
• злоупотребления ответственных лиц;
• чрезвычайные ситуации.

Недостачи чаще всего выявляют при инвентаризации или при пересчете ТМЦ, поступивших от поставщиков. Для отражения недостачи, в бухгалтерском учете применяется не только 94 счет «Недостачи и потери от порчи ценностей», но и другие счета. Выбор счета зависит от причины недостачи. Если недостача выявлена при инвентаризации или в результате выборочной контрольной проверки, то данные суммы отражаются по дебету 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если же недостачи (потери) выявлены при ревизии после чрезвычайных событий, то они подлежат учету по дебету 99 счета «Прибыли и убытки».

Порядок и сроки инвентаризации определяет руководитель предприятия. Но есть случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно:

• перед составлением бухгалтерской отчетности за год;
• при смене лиц, которые являются материально-ответственными;
• если обнаружены злоупотребления и факты хищения, а также порчи имущества;
• при реорганизации и ликвидации предприятия;
• в случае чрезвычайных ситуаций, обусловленных экстремальными условиями.

Инвентаризацию основных средств допускается проводить 1 раз в три года, а библиотечные фонды инвентаризировать 1 раз в пять лет. Недостачи списываются на счета бухгалтерского учета только на основании инвентаризационных документов.

Замечание 2

Следует отметить, что недостачи в пределах норм естественной убыли включаются в себестоимость.

Недостачи материальных ценностей

В конце года учреждения культуры обязаны перед составлением годового бухгалтерского отчета провести инвентаризацию материальных ценностей и расчетов.

Инвентаризация проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее Методические указания).

Полную инвентаризацию необходимо проводить в течение четвертого квартала отчетного года. Но есть и исключения. Так, если имущество уже было инвентаризовано по инициативе руководителя в промежуток времени с 1 октября отчетного года, то повторно это делать не обязательно.

Проведение полной инвентаризации также обязательно:

при реорганизации или ликвидации организации;

при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия.

Частичную инвентаризацию учреждение обязано проводить:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи;

в случае стихийного бедствия или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Инвентаризация библиотечных фондов

Общие правила проведения инвентаризации библиотечных фондов установлены Методическими указаниями. В них сказано, что инвентаризация библиотечных фондов может проводиться один раз в пять лет.

В соответствии с письмом Минфина России от 4 ноября 1998 г. N 16-00-16-198 “Об инвентаризации библиотечных фондов“ государственными и муниципальными библиотеками сроки и виды проведения инвентаризации, ценность фондов должны определяться по согласованию с учредителем.

Этим письмом Министерство финансов РФ поддержало предложение Министерства культуры РФ о проведении инвентаризации библиотечных фондов в следующие сроки:

наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах - ежегодно;

редчайшие фонды - раз в три года;

ценные фонды - раз в пять лет;

фонды библиотек до 100 тысяч учетных единиц - один раз в пять лет;

фонды библиотек от 100 до 200 тысяч учетных единиц - раз в семь лет;

фонды библиотек от 200 тысяч до одного миллиона учетных единиц - один раз в десять лет;

фонды библиотек свыше одного миллиона учетных единиц - поэтапно в выборочном порядке, с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.

При этом инвентаризация фондов библиотек или их части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на соответствующих счетах.

Так, излишек нефинансовых активов приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. При этом делаются следующие бухгалтерские записи:

Дебет 0 101 00 310
“Увеличение стоимости основных средств“,

или
Дебет 0 102 00 130
“Увеличение стоимости непроизведенных активов“,

или
Дебет 0 103 01 320
“Увеличение стоимости нематериальных активов“
Кредит 0 401 01 180
“Прочие доходы“,

Декабрь 2005 16
Дебет 0 105 00 340
“Материальные запасы“
Кредит 0 401 01 180
“Прочие доходы“
или
Кредит 0 401 01 150
“Доходы от безвозмездных и безвозвратных поступлений от бюджетов“.

Недостача имущества

Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты.

Работник, по вине которого произошла недостача материальных ценностей, может быть привлечен к ответственности: гражданско-правовой, материальной по Трудовому кодексу, административной, дисциплинарной, уголовной.

Материальная ответственность работников за ущерб, причиненный учреждению, представляет собой самостоятельный вид ответственности, и она может применяться наряду с дисциплинарной, административной или уголовной ответственностью за действия (бездействие).

Привлечение работника к материальной ответственности обоснованно, когда получены положительные ответы на следующие вопросы:

является ли поведение работника противоправным (и какая норма права нарушена);

имеется ли в противоправных действиях работника вина;

существует ли прямая причинная связь между виновными действиями и полученным ущербом?

Размер причиненного работодателю ущерба в случае утраты или порчи имущества определяется по фактическим потерям исходя из подлинных цен, но не может быть ниже балансовой стоимости имущества, основанной на данных бухгалтерского учета.

Отсутствие надлежаще составленных бухгалтерских документов исключает возможность привлечения работника к материальной ответственности.

Проверка для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения проводится работодателем самостоятельно либо специально созданной комиссией.

Работодатель должен потребовать от работника объяснение в письменной форме для установления причины возникновения ущерба. Отказ работника представить объяснение не является основанием для освобождения его от материальной ответственности.

Взыскание с виновного работника ущерба, не превышающего его среднего месячного заработка, производится путем удержания из заработной платы по приказу работодателя, изданному в месячный срок со дня установления размера ущерба.

В случае если месячный срок истек или подлежащая удержанию сумма превышает средний месячный заработок работника, а работник отказывается добровольно возместить ущерб, взыскание может быть произведено только в судебном порядке.

Возмещение ущерба равноценным имуществом или исправление поврежденного имущества допускается с согласия работодателя.

Суммы выявленных недостач и хищений денежных средств и имущественных ценностей, а также суммы потерь от порчи материальных ценностей, если они удерживаются с виновных лиц или списываются в установленном порядке, отражаются на счете 0 209 00 000 “Расчеты по недостачам“, и производятся следующие бухгалтерские записи:

В размере выявленных недостач, хищений и потерь исходя и рыночной стоимости:

Дебет 0 209 01 560
“Увеличение дебиторской задолженности по недостачам основных средств“,

или
Дебет 0 209 02 560
“Увеличение дебиторской задолженности по недостачам непроизведенных активов“,

или
Дебет 0 209 03 560
“Увеличение дебиторской задолженности по недостачам нематериальных активов“,

или
Дебет 0 209 04 560
“Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов“,

или
Дебет 0 209 05 560
“Увеличение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов“
Кредит 0 401 01 172
“Доходы от реализации активов“.

На суммы, поступившие в возмещение причиненного ущерба:

Дебет 0 201 01 510
“Поступление денежных средств учреждения на банковские счета“,

или
Дебет 0 201 04 510
“Поступления в кассу“,

или
Дебет 0 210 02 400
“Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации нефинансовых активов“
Кредит 0 209 01 660
“Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств“,

или
Кредит 0 209 02 660
“Погашение дебиторской задолженности по недостачам непроизведенных активов“,

или
Кредит 0 209 03 660
“Погашение дебиторской задолженности по недостачам нематериальных активов“,

или
Кредит 0 209 04 660
“Погашение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов“,

или
Кредит 0 209 05 660
“Погашение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов“.

На суммы, списанные с баланса в связи с отсутствием виновных лиц:

Дебет 0 401 01 172
“Доходы от реализации активов“
Кредит 0 209 00 000
“Расчеты по недостачам“.