Регистры бухгалтерского учета

В соответствии с графиком документооборота первичные учет­ные документы поступают в бухгалтерию, где подвергаются после­дующей обработке. Прежде всего, документы проверяют. Если к оформлению документов нет претензий, приступают к группиров­ке содержащейся в них информации.

Группировочные записи производятся в специальных бухгал­терских документах, которые называются учетными регистрами. Регистры бухгалтерского учета - это носители учетно-экономической информации, полученные на основе первичных или свод­ных учетных документов. Они предназначены для систематизации и накопления информации, для отражения ее на счетах бухгалтер­ского учета и в отчетности. Учетные регистры представляют собой специальные таблицы определенной формы, построенные в соот­ветствии с экономической группировкой данных об имуществе организации, источниках его образования и т. п.

С помощью регистров бухгалтерского учета осуществляют:

· накопление и группировку информации по экономическим объектам учета;

· контроль за сохранностью первичных и сводных учетных доку­ментов;

· оперативный анализ движения имущества и обязательств орга­низации.

Особенность накопления информации в бухгалтерских регист­рах заключается в том, что записи производятся последовательно и еще до выведения общего итога хозяйственных операций за отчет­ный период в них можно определять промежуточные итоги, что технически гораздо менее трудоемко, чем выведение итогов из не­скольких сводных, а тем более первичных учетных документов. Однородность группировки накапливаемой экономической ин формации обеспечивается строением регистров, которые специ­ально для этого предназначены.

Контрольная функция проявляется в следующем. Обработанные первичные или сводные документы, подготовленные для группи­ровки, сначала регистрируются в учетных регистрах, после этого ни один документ не может быть незаметно изъят. Контролируются нумерация документов и даты их оформления, не может быть отра­жен в регистре документ более ранней даты, чем последняя запись, под одним номером не могут значиться два документа и т. д.

Возможен оперативный анализ информации, так как после ее группировки видны направления движения имущества и обяза­тельств, а также структура этого движения.

При формировании учетной политики организация самостоятельно решает, какие учетные регистры целесообразно использовать. Их выбор зависит от объема бухгалтерской работы, размера предприятия, видов хо­зяйственных операций, а также от уровня механизации бухгалтер­ского учета.

Классификация бухгалтерских регистров.

1. По назначению бухгалтерские регистры делятся на хроноло­гические, систематические и комбинированные.

Хронологическими являются учетные регистры, в которых фак­ты хозяйственной деятельности записываются по мере их воз­никновения и последовательного совершения, т. е. в хронологи­ческом порядке. К ним относятся журнал регистрации хозяй­ственных операций, различные журналы регистрации первичных документов, книги продаж и покупок, реестры и др. В хронологи­ческих регистрах не производится группировка документов по счетам. В них регистрируются документы по мере их выписки или поступления.

К систематическим относятся регистры, предназначенные для отражения записей в системе объектов бухгалтерского учета - счетов, субсчетов, шифров аналитического учета. К ним относят­ся журналы-ордера, ведомости и др. Они используются для запи­сей и получения итогов по отдельным счетам бухгалтерского учета. Систематическим учетным регистром синтетического учета является Главная книга.

Комбинированными называются регистры, которые сочетают хронологические и систематические записи. В них хозяйственные операции регистрируются по времени и одновременно системати­зируются по счетам. К таким регистрам относится, например журнал-Главная книга и др.

Синтетическими называются регистры, предназначенные для обобщения записей по синтетическим бухгалтерским счетам, на­пример журналы-ордера, мемориальные ордера и др. В этих регис­трах показатели хозяйственных процессов формируются в денеж­ном (стоимостном) выражении. Применение конкретных синте­тических регистров зависит от формы учета, принятой на предприятии.

Аналитические регистры предназначены для ведения учета по субсчетам и шифрам аналитического учета (изделиям, номенкла­турным номерам материалов, поставщикам, покупателям и т. п.). Они детализируют записи синтетических регистров. При этом данные аналитических и синтетических регистров должны быть тождественны. Это разнообразные карточки, ведомости и книги.

Универсальными являются регистры, которые позволяют совмещать в одном документе данные аналитического и синтетической учета (журнал-ордер № 6-АПК).

3. По форме бухгалтерские регистры делятся на книги, карточ­ки, свободные листы (ведомости).

Книги (или журналы) – это сброшюрованные листы бумаги, имеющие определенное графление. Они применяются в основном при ручной технике ведения учета. В книге все станицы должны быть пронумерованы. При большом объеме книги и значительном количестве учитываемых объектов для удобства пользования со­ставляется оглавление. На обложке книги проставляются название регистра, год использования, название предприятия и другие не­обходимые данные.

Карточки - это плотные листы бумаги небольшого формата, разграфленные специальным образом. Карточки удобны для веде­ния аналитического учета (по табельным номерам, номенклатур­ным номерам материалов и готовой продукции и др.). При откры­тии карточек их регистрируют в специальном реестре, что обеспе­чивает контроль за их сохранностью.

Наибольшее распространение получили три вида карточек - контокоррентные, материальные и многоколончатые. Каждый вид карточек имеет конкретное назначение.

Контокоррентные карточки используются для аналити­ческого учета расчетов. Это могут быть расчеты с разными дебито­рами и кредиторами, банками, с работниками предприятия и др.

Материальные карточки (количественного учета) предназначены для учета материальных ценностей и готовой про­дукции на складах. Они заполняются материально ответственны­ми лицами на основании первичных документов по движению ма­териала определенного наименования. В карточках имеются гра­фы прихода, расхода и остатка, ведется только количественный учет, на каждое наименование материала открывается отдельная карточка. После каждой записи о поступлении или выдаче матери­алов исчисляется новый остаток.

Для обеспечения сохранности их регистрируют в специальном реест­ре, который ведется в бухгалтерии. Сами карточки находятся в ме­стах их использования (на складах). Если на складе хранится много разнообразных материалов, то и количество карточек будет большим. Для удобства пользования их размещают в картотеке. Порядок расположения карточек зависит от специфики учитываемых материалов: обычно карточки одно­родных видов (сортов) материалов располагают рядом, но при этом в картотеке ставятся разграничители, показывающие номен­клатурные номера. При таком расположении значительно облег­чается поиск карточки конкретного материала.

Многоколончатые карточки используются для учета затрат по производству продукции, выполнению работ, ока­занию услуг. Учет в этих карточках ведется по статьям затрат. Многоколончатые карточки содержат несколько колонок (граф). Ко­личество заполняемых граф соответствует количеству используе­мых статей затрат. Положительным в использовании этих карто­чек является то, что в них постепенно собираются данные по каждой статье затрат, что удобно для составления калькуляции.

Ведомости (свободные листы) - это отдельные несброшюро­ванные листы определенного графления. Они используются для регистрации и накопления однородной учетной информации, на­пример расчетно-платежная ведомость содержит только инфор­мацию, связанную с оплатой труда работников. Ведомости явля­ются сводными учетными регистрами, которые накапливают мно­го однородной информации.

Ведомости, по существу, являются карточками, но несколько большего формата и из менее плотной бумаги. Их хранят в папках-накопителях и по окончании заполнения сшивают (брошюруют) в книги или журналы.

Машинограммы - это ведомости, полученные после ма­шинной обработки информации. Они могут повторять внешний вид типовых ведомостей, отражающих аналогичные хозяйственные операции, а могут и отличаться. Это важно учитывать, если на одном предприятии используется и ручная, и машинная обработка информации, например, на головном предприятии и в филиале.

4. По способу графления бумажные регистры делятся на однопозиционные, двухпозиционные, многопозиционные, линейные, шахматные и др.

В однопозиционных (односторонних) регистрах графы для отражения хозяйственных операций, например по приходу и расходу располагаются на одной стороне. Односторонними регистрами являются различные карточки по учету материальных ценностей

Двухпозиционными (двусторонними) называются регистры, и которых графы для отражения хозяйственных операций располо­жены на разных сторонах развернутого листа, обычно дебетовая часть находится на левой стороне листа, а кредитовая - на правой. Данные учетные регистры используются для учета материальных ценностей.

Многопозиционными (многографными) называются регистры, в которых одна сторона (обычно дебетовая) содержит несколько ко­лонок, данные записываются в подробном виде. В многографных карточках учитываются затраты по статьям.

Шахматные регистры разграфлены на клетки, напоминающие шахматную доску. Записи делают на пересечении колонок и строк. таким образом, запись одновременно проходит по дебету и по кредиту. Такое строение имеют многие журналы-ордера.

В линейных регистрах однородная информация записывается одной строкой, т. е. в одну линию. Например, учет расчетов с под отчетными лицами ведется в ведомости, где на расчеты с одним подотчетным лицом отводится одна строка. В графах указываются все расчеты - выдано, списано, возвращено, остаток и т. п.

5. По способу заполнения (используемым техническим сред­ствам для заполнения) бухгалтерские регистры подразделяются на заполняемые вручную, с использованием пишущих машинок (или их аналогов) и с использованием печатающих устройств ЭВМ (за­полнение производится автоматически).

Вручную заполняют регистры с помощью чернил, пасты шарико­вых ручек или химического карандаша. Ряд учетных регистров целе­сообразно заполнять вручную, например карточки, редко используе­мые регистры (инвентарные карточки по учету основных средств).

В качестве простейших печатающих устройств используют пи­шущие машинки. Это уменьшает время заполнения, обеспечивает аккуратность и четкость записей.

Наиболее эффективно изготовление бухгалтерских регистров с помощью печатающих устройств ЭВМ. Информация переносится на машинные (машиночитаемые) носители, что позволяет при не­обходимости повторить печать регистров, а также использовать информацию на этих носителях в качестве архива. С помощью персональных компьютеров можно печатать не только содержа­ние данных в регистрах, но и сами формы.

О регистрах синтетического и аналитического учета мы рассказывали в . В этом материале приведем перечень учетных регистров бухгалтерского учета.

Регистры бухучета

Напомним, что регистры бухгалтерского учета - это вид , предназначенных для регистрации, систематизации и накопления информации, которая содержится в первичных документах, принятых к бухучету (ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Бухгалтерские регистры - это не только основа для сводного отражения информации на счетах учета. Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для составления бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на хронологические и систематические регистры, а по степени обобщения информации на синтетические регистры и регистры аналитического учета. К примеру, в отличие от хронологических систематические регистры бухгалтерского учета предназначены для обобщения информации об учетных объектах за определенный период, представляя сводные данные об оборотах и остатках в разрезе синтетических счетов.

Покажем, что такое регистры бухгалтерского учета на примере. Одним из наиболее распространенных регистров синтетического учета, широко применяемых бухгалтерами при составлении бухгалтерского баланса, является оборотно-сальдовая ведомость. В этом регистре за определенный период по каждому синтетическому счету приводится информация об остатке на начало периода, оборотах за период и сальдо на конец периода. Естественно, информация о сальдо и оборотах представляется раздельно по дебету и кредиту соответствующих счетов:

Состав бухгалтерских регистров

Бухгалтерское законодательство предоставляет организации право самостоятельно разрабатывать формы и виды регистров бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Вопросы ведения регистров бухгалтерского учета также отданы на усмотрение организации. Так, регистры бухгалтерского учета могут вестись на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Выбор организация делает сама.

Перечень регистров бухгалтерского учета для является обязательным разделом. Виды учетных регистров бухгалтерского учета при наряду с ведомостями могут быть применены, в частности, следующие (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63 , Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н):

При ведении бухгалтерского учета в специализированных бухгалтерских программах в учетной политике может предусматриваться, что регистры бухгалтерского учета ведутся в виде специальных форм в электронном виде и на бумажных носителях, в основе которых лежат регистры, предусмотренные программой. Такими регистрами, формируемыми в бумажном виде или на компьютере (с электронной подписью), могут быть Главная книга, оборотно-сальдовая ведомость.

Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. По существу, они являются носителями данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Совокупность учетных регистров, используемых в организации для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей, образуют форму бухгалтерского учета.

Объединяет эти формы единство учетных принципов: подтвержденные первичными документами хозяйственные операции находят отражение в учетных регистрах без всякого исключения способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н.

Помимо этого, учетные регистры независимо от того, какой форме учета они принадлежат, выполняют функцию посредника между первичными документами бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетностью организации, позволяя, как было сказано выше, отражать, обобщать и систематизировать учетную информацию.

Формы учета, имеющие применение в российской практике бухгалтерского учета, многообразны. Выбор формы учета остается на усмотрение руководителя организации и главного бухгалтера, закрепляется в приказе об учетной политике и осуществляется в зависимости от различных условий, прежде всего – от масштабов бизнеса и степени автоматизации бухгалтерского учета в организации.

Малые предприятия, например, могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета, предложенную Приказом Министерства финансов РФ от 21 декабря 1998 г. № 64н, которая может вестись по:

✔ простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия) – по форме «журнал-главная»;

✔ форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

Для прочих хозяйствующих субъектов предусмотрены мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета.

Простая форма бухгалтерского учетаприменима на малых предприятиях, совершающих незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более тридцати в месяц), не осуществляющих производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов. В этом случае учет всех операций осуществляется путем их регистрации только в книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1.

Наряду с книгой для учета расчетов по оплате труда с работниками и по налогу на доходы с бюджетом малое предприятие должно вести также ведомость учета заработной платы по форме № В-8.

Книга является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность. Она является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом книга должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.

Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия приемлема для малых предприятий, осуществляющих производство продукции (работ, услуг), и включает следующие регистры бухгалтерского учета:

Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений – форма № В-1;

Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям, – форма № В-2;

Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;

Ведомость учета денежных средств и фондов – форма № В-4;

Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-5;

Ведомость учета реализации – форма № В-6 (оплата);

Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-6 (отгрузка);

Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма № В-7;

Ведомость учета оплаты труда – форма № В-8;

Ведомость (шахматная) – форма № В-9.

Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.

Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной – по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета, в другой – по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета. В обеих ведомостях делается запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции либо пояснения, шифры и др.

Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.).

Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях, производится в ведомости (шахматной) по форме № В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость. Оборотная ведомость является основанием для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.

Во всех применяемых ведомостях указывается месяц, в котором они заполняются, а в необходимых случаях – наименование синтетических счетов. В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости подписываются лицами, производившими записи учета на малом предприятии.

Схема документооборота в пределах этой формы учета выглядит следующим образом:

Более сложной представляется мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета. Она применяется в нескольких вариантах в зависимости от отраслевых особенностей и типа предприятия. В ней сочетаются книжные и карточные разработочные и группировочные учетные регистры. Синтетический учет ведется в книгах или многографных ведомостях, а для аналитического учета используются книги, ведомости и карточки.

Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами – накопительными ведомостями, которым присваиваются постоянные номера. Например, мемориальный ордер 1 – накопительная ведомость по кассовым операциям; мемориальный ордер 2 – свод расчетных ведомостей по заработной плате и т.д.

Это облегчает нахождение нужных документов и составление различных справок. Количество составляемых за месяц ордеров определяет главный бухгалтер. Мемориальный ордер имеет такой вид:

По операциям, не поддающимся систематизации, и по операциям «Сторно» составляются отдельные мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.

В организациях, в которых по объему операций не требуется составления накопительных ведомостей, корреспонденция счетов указывается на отдельных мемориальных ордерах или на оттисках штампа, проставляемых непосредственно на первичных документах с присвоением соответствующих номеров. Штамп должен содержать те же обязательные реквизиты, что и мемориальный ордер: номер, дату составления, корреспонденцию счетов, сумму, подпись ответственного лица – и ряд дополнительных (по необходимости).

Отдельные мемориальные ордера составляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня по получении первичного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета или дебету одного счета и кредиту нескольких счетов, или, наоборот, по кредиту одного счета и дебету нескольких счетов.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, а при централизации учета – и руководителем группы учета. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал.

Данные мемориальных ордеров переносятся в главную книгу, в которой каждый разворот соответствует отдельному счету. При этом по левой стороне счета отражаются данные о хозяйственных операциях по дебету, а по правой стороне – по кредиту этого счета. Итоги по дебету и кредиту счетов главной книги записываются в оборотную ведомость, построенную с использованием синтетических счетов, на основании которой составляется бухгалтерский баланс.

Таким образом, схема документооборота при мемориально-ордерной форме учета представляется следующим образом:

Преимуществами мемориально-ордерной формы учета являются простота и наглядность ее учетных регистров. В то же время при преимущественно ручном заполнении учетных регистров объем рутинной работы по заполнению мемориальных ордеров чрезвычайно велик.

Вследствие этого была разработана более совершенная – журнально-ордерная форма бухгалтерского учета.

В основе этой формы бухгалтерского учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость оформления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно как единый рабочий процесс.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а также для целей составления отчетности. Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей. Здесь используется два вида учетных регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

При этом предприятия могут самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Перечень типовых регистров единой журнально-ордерной формы выглядит следующим образом.

В виде исключения по некоторым видам счетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены карточки аналитического учета и на основе их данных в конце месяца составляться оборотные ведомости.

Кроме того, ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в главную книгу. По данным главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров.

Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца, обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец года по каждому синтетическому счету.

В главной книге данные о текущих оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в главной книге, осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость в составлении шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам.

Общая схема документооборота в рамках журнально-ордерной формы учета приведена на схеме 1.3.

Запись в учетные регистры осуществляется ручным способом или при помощи компьютера.

При ручном способе операции регистрируются вручную чернилами или шариковой ручкой (в случае если необходимо иметь несколько экземпляров – путем копирования). При компьютерном способе запись производится с использованием компьютерных бухгалтерских программ.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и методом «красного сторно».

Корректурный способ применяется в случае, если ошибка, допущенная в учетном регистре, не затрагивает корреспонденцию счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Сущность корректурного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым (или под зачеркнутым – в зависимости от имеющихся возможностей) пишется правильный текст или сумма.

Зачеркивание производится тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре.

Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах – подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах – подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая там «Исправленному верить» и правильный текст или сумму.

В бухгалтерской практике часто встречается выражение «записать красным» или «сторно». Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «минус»).

Нормативными документами порядок производства записей «сторно» не определен.

На практике применяются два распространенных варианта такой записи:

1) сторнировочная запись делается чернилами или пастой красного цвета;

2) число, подлежащее сторнированию, записывается пастой или чернилами того же цвета, что и остальные записи, а затем обводится вокруг сплошной чертой.

После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делается соответствующая отметка для облегчения последующей проверки правильности разноски.

По окончании месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом.

Оборотные ведомости – это способ обобщения данных учетной регистрации в счетах бухгалтерского учета. Оборотные ведомости составляются в конце месяца на основании следующих данных:

Сальдо (остаток) на начало месяца;

Обороты за месяц;

Сальдо на конец месяца.

Оборотные ведомости могут составляться по счетам синтетического и аналитического учета.

Пример. Бухгалтер рассчитал заработную плату работников организации и оформил расчетную ведомость. Расчет заработной платы бухгалтер производит на основании табеля учета рабочего времени и документов, в которых установлена заработная плата работников и дополнительные выплаты (трудовые договоры, приказы, штатное расписание).Расчетная ведомость – это учетный регистр. За май она выглядит следующим образом (в скобках указаны номера балансовых счетов):

На основании расчетной ведомости составим оборотную ведомость по балансовому счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» за май:

Таким образом, конечное сальдо 4178 руб. (5000 + 5500 – 6322), которое мы получили в расчетной ведомости, совпало у нас с конечным сальдо, полученным в оборотной ведомости.Теперь представим хозяйственные операции по начислению и выдаче заработной платы за май в виде бухгалтерских проводок:Дебет 44 Кредит 70– 5500 руб. – начислена заработная плата за май (одновременно увеличены расходы на продажу);Дебет 70 Кредит 68– 572 руб. – удержан налог на доходы физических лиц из начисленной заработной платы;Дебет 70 Кредит 76– 750 руб. – удержаны алименты из заработной платы;Дебет 70 Кредит 50– 5000 руб. – из кассы организации выдана заработная плата за предыдущий месяц (образовавшаяся на 30 апреля задолженность организации перед работниками по заработной плате).

Оборотную аналитическую ведомость можно составить по любому уровню аналитического учета.

Пример. Необходимо узнать состояние расчетов торговой организации с поставщиком ООО «Факел» на конец февраля по всем действующим договорам. Тогда нам нужна оборотная ведомость по счету 60-1-1-01:

Мы составили аналитическую ведомость в развернутом виде. Если же нам нужна обобщенная информация, то та же ведомость будет иметь такой вид:

Если бухгалтерский учет ведется компьютерным способом, то бухгалтер вводит проводки именно в такой структуре. При ручном способе ведения бухгалтерского учета бухгалтер делает разноску в журналах (ведомостях) по синтетическим счетам и субсчетам, а аналитические записи делает в карточках.

Оборотно-сальдовая ведомость (оборотно-сальдовый баланс) составляется на конец месяца на основании данных по каждому синтетическому счету: остатков на начало месяца (начального или входящего сальдо), оборотов за месяц и остатков на конец месяца (конечного сальдо). Оборотно-сальдовую ведомость можно составить только по синтетическим счетам либо в разрезе субсчетов.

В ведомости записываются все используемые на предприятии синтетические счета. На каждый счет отводится отдельная строка, в которой указывают начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту и конечное сальдо. Если по счету не было движения за отчетный период, то указывают только начальное и конечное сальдо. Чтобы проверить, правильно ли составлен оборотно-сальдовый баланс, следует знать такие правила:

Итог дебетовых начальных сальдо по счетам должен равняться итогу кредитовых начальных сальдо;

Итог дебетовых оборотов за период должен равняться итогу кредитовых оборотов;

Итог дебетовых конечных сальдо по счетам должен равняться итогу конечных кредитовых сальдо.

Данные оборотно-сальдовой ведомости об остатках по счетам используются при составлении бухгалтерского баланса.

Пример.Торговая организация ООО «Восток» по состоянию на 31 марта имеет следующие показатели (в скобках указаны номера синтетических счетов):– основные средства (01) – 500 000 руб.;– амортизация по этим основным средствам (02) – 100 000 руб.;– товары (41) – 300 000 руб.;– деньги в кассе (50) – 20 000 руб.;– деньги на расчетном счете (51) – 115 000 руб.;– задолженность перед поставщиками товара (60) – 175 000 руб.;– кредит в банке (66) – 300 000 руб.;– задолженность перед работниками по заработной плате (70) – 90 000 руб.;– уставный капитал (80) – 200 000 руб.;– нераспределенная прибыль (84) – 70 000 руб.Хозяйственные операции апреля были отражены в бухгалтерском учете следующими записями:

Для простоты примера проводки составлены таким образом, чтобы каждый счет был задействован в операциях один раз по дебету и один раз по кредиту, кроме счетов 51 и 90. Поэтому оборотная ведомость, данные из которой берутся для оборотно-сальдовой ведомости, составляется только по этим синтетическим счетам.

И наконец, составляем оборотно-сальдовую ведомость за апрель:

Формы регистров бухгалтерского учета (образец 2017 года можно найти в этой статье), предназначены для систематизации и обобщения данных из первичной документации. Используются, как в целях отражения хозяйственных операций путем выполнения проводок, так и для последующего составления бухгалтерской и/или финансовой отчетности компании. Рассмотрим, как производится формирование регистров бухгалтерского учета согласно законодательным требованиям.

Что требуется отражать в регистрах бухгалтерского учета

Формы регистров бухгалтерского учета в 2017 году составляются по образцам, которые каждый хозяйствующий субъект коммерческого типа утверждает самостоятельно. Эту позицию подтверждает Минфин в разъяснениях: информация № ПЗ-10/2012 от 04.12.12 г. Исключение – формы регистров бухгалтерского учета, установленные уполномоченными госорганами. Требования к оформлению приведены в стат. 10 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г. Так, при самостоятельной разработке образцов регистров бухгалтерского учета необходимо указывать следующие реквизиты:

1. Наименование документа.
2. Наименование предприятия-составителя.
3. Дата периода составления или даты начала/окончания ведения регистра.
4. Денежный измеритель объекта бухучета с приведением вида единицы измерения.
5. Систематическая и/или хронологическая группировка.
6. Должностное ответственное лицо с расшифровкой ФИО и указанием должности, а также подписью.

Обратите внимание! Ответ на вопрос: «кто подписывает бухгалтерские регистры?» зависит от способа составления форм. В общем случае правильность ведения обеспечивают ответственные сотрудники, они же и подписывают формы, выполненные на бумажных носителях. В случае использования документов в электронном виде, применяется ЭЦП, но такой порядок следует предусмотреть в учетной политике предприятия.

Аналитические регистры бухгалтерского учета – образец

Формы регистров бухгалтерского учета классифицируются на синтетические и аналитические в зависимости от степени обобщения данных. Отражение информации в первом случае производится на счетах синтетического учета общими суммами (пример – главная книга, журналы-ордера, оборотно-сальдовые ведомости). А во втором случае применяются субсчета аналитического учета с приведением подробной аналитики по видам/группам документов (пример – аналитические карточки и ведомости по МПЗ , банковским счетам, контрагентам и пр.).

Важно! Перечень всех применяемых организацией регистров и ответственных за их ведение лиц необходимо закрепить в приложении к учетной политике для подтверждения достоверности информации. При этом образцы регистров бухгалтерского и налогового учета составляет главный бухгалтер компании, а утверждает непосредственно руководитель.

Примеры синтетического и аналитического регистров

Разъясним, что такое синтетические и аналитические регистры на примерах. В качестве синтетической формы возьмем оборотно-сальдовую ведомость с обобщенными оборотами за период и остатками по счетам.

Вид синтетического регистра – оборотно-сальдовая ведомость за квартал.

Для примера аналитического регистра приведена оборотно-сальдовая ведомость по сч. 71 по подотчетным работникам.

Вид аналитического регистра – оборотно-сальдовая ведомость по сч. 71.

Какие регистры используются для формирования бухгалтерской отчетности

Для формирования баланса, формы-2 и других видов отчетности компания использует данные бухгалтерского учета, которые собираются в регистрах. Основными из них являются журналы-ордера , где с помощью проводок накапливается информация за отчетный период. Данные обобщаются в конце месяца с помощью закрытия периода и переносятся в главную книгу с отображение остатков по счетам. Непосредственно составление отчетов ведется на основе сведений из главной книги, оборотно-сальдовой ведомости, журналов-ордеров.

Для систематизации и накопления учетной информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, и отражения на счетах бухгалтерского учета используются регистры бухгалтерского учета.

Учетные регистры - это таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей на основе первичных документов. Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» дается перечень возможных видов регистров бухгалтерского учета в виде бумажных и машинных носителей информации, применение которых в организациях обусловливается объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки информации и т.п.

Для уяснения сущности учетных регистров их принято классифицировать по определенным признакам, основными из которых являются внешний вид содержание и характер записей.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой бухгалтерские книги, карточки, свободные листы, машинные носители.

Бухгалтерские книги - это таблицы, разграфленные определенным образом для регистрации фактов хозяйственной жизни (хозяйственных операций) в зависимости от специфики объектов бухгалтерского наблюдения, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, заключены в отдельный переплет; на обороте последней страницы указывается количество страниц в книге, затем проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя и печать организации. Книги, как правило, используются в качестве учетных регистров, когда перечень учитываемых объектов в организации незначителен. Однако по некоторым объектам учета (например, кассовые операции) все организации ведут учет регистрации операций в книгах (кассовая книга). Обобщение движения всех объектов бухгалтерского учета ведется в Главной книге.

Карточки - это бланки, отпечатанные в виде таблицы. Карточки можно легко сортировать, они нагляднее, удобнее, доступнее в обращении, чем книги. Внешний вид карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные, многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки дебета и кредита помещаются рядом. Такие карточки используются для учета расчетов с юридическими и физическими лицами. Наличие параллельных колонок дебета и кредита позволяет четко видеть состояние расчетов, т.е. кто, кому, за что и сколько должен.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В таких карточках вводится графа «Остаток», где указывается остаток данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни (хозяйственной операции), по приходу и расходу данного вида ценностей. В этих карточках обязательно присутствуют три графы: приход, расход и остаток. При этом каждая графа делится на две колонки: количество и сумма. Для учета материалов, сырья и т.п. в таких карточках указывается лимит (норматив) запаса, что позволяет осуществлять контроль за обеспеченностью организации этими ценностями для бесперебойной работы.

Многоколончатые карточки предназначены для учета производственных затрат в постатейном разрезе (по статьям калькуляции), связанных с выпуском продукции, выполнением работ и услуг. Совокупность данных по этим статьям позволяет исчислять себестоимость конкретных видов продукции (работ, услуг), так как эти карточки ведутся по каждому виду выпускаемой продукции, выполняемым работам, услугам.

В течение всего отчетного года карточки хранятся в специальных ящиках. Совокупность однородных по назначению карточек называется картотекой. Карточки в картотеке располагаются по номерам счетов, алфавиту, номенклатурным номерам и другим признакам. Применение особых разделителей и индикаторов (металлические пластинки с обозначением букв алфавита, обозначения счетов и т.д.) облегчает их быстрое нахождение. Карточки в основном применяются для учетной регистрации по аналитическим счетам. С целью обеспечения сохранности карточек их регистрируют в специальных регистрах, где им присваиваются порядковые номера. Это дает возможность проверять их наличие и тем самым осуществлять контроль за их сохранностью.

Свободные листы, так же как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. В бухгалтерской практике это главным образом различные ведомости. Такие учетные регистры используются для обобщения однородной информации, например начисления амортизации основных средств, ведомость отгрузки (отпуска) продукции и т.п. В целях контроля за сохранностью этих видов учетных регистров их хранят в отдельных папках. Использование в качестве учетных регистров карточек и свободных листов предоставляет большие возможности для разделения труда учетных работников и заполнения их средствами вычислительной техники.

Машинные носители как учетные регистры размещают данные не на бумаге, а на магнитном носителе (магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и т.д.). Особенности машинных носителей информации диктуют и порядок ее расположения. При использовании машинных носителей в качестве учетных регистров организация обязана изготовлять копии таких регистров на бумажных носителях (равно как и первичных документов), в том числе и по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

По характеру записей бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими называют учетные регистры, в которых информацию о хозяйственных операциях записывают в последовательном порядке поступления и обработки первичных документов. Никакой группировки регистрируемых данных в этих регистрах не производится. Примерами хронологических регистров являются журнал регистрации операций, книга продаж и книга покупок, где ведется регистрация счетов-фактур соответственно на отгруженную продукцию и приобретенные ценности.

Систематическими называют учетные регистры, в которых регистрация хозяйственных операций группируется по определенным (установленным) признакам, например группировка информации непосредственно по счетам синтетического и аналитического учета. Примеры таких регистров -- ведомость остатков материалов на складе (сальдовая ведомость), Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам.

Записи в хронологических и систематических учетных регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических учетных регистров.

Если в одном регистре выполняются хронологическая и систематическая записи, то такой регистр будет называться комбинированным. Типичными примерами такого регистра являются «Журнал-Главная», многие журналы-ордера. Применение комбинированных учетных регистров позволяет сделать учетные записи более наглядными, при этом сокращается и количество учетных записей.

Синтетическими называют регистры, в которых все операции отражаются в обобщенном виде в денежном измерителе. Информация о хозяйственных операциях в этих учетных регистрах отражается в разрезе синтетических счетов. Примером такого учетного регистра является Главная книга.

Аналитическими называют учетные регистры, в которых информация отражается по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. Записи в аналитические регистры должны быть более подробными, чем записи в синтетические регистры: приводится пояснительный текст и наряду со стоимостными указываются в необходимых случаях натуральные или трудовые измерители.

В настоящее время большое распространение получают комплексные учетные регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, а также хронологическую и систематическую записи. Они применяются, например, при журнально-ордерной форме учета. Совмещение синтетического и аналитического учета обеспечивает автоматическое совпадение итогов по синтетическим и аналитическим счетам и освобождает от необходимости составления оборотных ведомостей для сверки данных.

Для формирования достоверной и своевременной информации о деятельности предприятия и предоставления ее пользователям важное значение имеет техника учетной регистрации. Запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры на основании документов называется разноской операций. Эти записи осуществляются на основе котировки (т.е. указания дебетуемого и кредитуемого счетов по хозяйственной операции).

В целях исключения повторной регистрации информации в учетном регистре по одному и тому же документу на документах делается соответствующая отметка о разноске операции в виде знака. Часто на документе указывается страница учетного регистра, где произведена запись поданной хозяйственной операции, оформленной этим документом. Проставление отметок в документах о разноске операций имеет также значение для последующей проверки правильности произведенных записей.

В практике бухгалтерского учета применяются различные способы счетных записей в учетные регистры. Записи в учетных регистрах бывают простыми и копировальными. Копирование записей применяется в тех случаях, когда необходимо иметь оттиск или копию записи.

Записи в учетные регистры могут осуществляться линейно-позиционным и шахматным способами.

Сущность линейно-позиционной записи состоит в том, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию, что особенно удобно для ведения учета разного рода расчетов. Применение такого способа учетных записей обеспечивает наблюдение за своевременностью погашения дебиторской и кредиторской задолженности.

Преимущество использования линейно-позиционной записи состоит в том, что в учетных регистрах, как правило, совмещаются синтетический и аналитический учет. Тем самым упрощается техника ведения бухгалтерского учета и повышается его достоверность.

Шахматный принцип записи в учетных регистрах заключается в том, что за один прием в учетном регистре отражается сумма хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При таком способе регистрации учетных данных возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов. Такой порядок записи используется в построении многих регистров (журналов-ордеров) при журнально-ордерной форме учета.