На что можно потратить наличные деньги в кассе. Наличные расчеты: обновленные правила

Большинство фирм пользуются в своей работе безналичными расчетами. Это удобный способ расчетов как для самой компании, так и для контролирующих органов. Позволяет легко отслеживать потоки денежных средств. Однако часть расчетов все равно выполняется в наличных. Хранятся они в кассовом аппарате. Получаемая компанией наличная выручка должна расходоваться в соответствии с правилами. Если они не будут соблюдаться, то фирма может быть привлечена к ответственности.

На что можно тратить наличные

Если фирма не реализует товары и услуги за наличные, ей не обязательно приобретать кассовый аппарат. Однако даже если подавляющее число расчетов проводится безналичным путем, все равно часть операций осуществляется посредством наличных. К примеру, это могут быть расчеты с персоналом, подотчетными лицами.

Откуда в кассе компании оказываются наличные средства? Кассу можно пополнить, сняв средства с р/с организации и поместив деньги в аппарат. Однако самый распространенный путь пополнения – получение наличных средств от покупателей. То есть в кассе обычно оказывается наличная выручка. Средства также могут поступать от подотчетных сотрудников.

Наличные, оказавшиеся в кассе, нельзя тратить на любые цели. Средства можно выдавать только на цели, оговоренные в законе (пункт 2 Указаний ЦБ №3073-У от 7 октября 2013 года). Это следующие направления:

• Выдача ЗП, соцвыплат (помощь сотрудникам, оплата проезда, поездок в командировки), аванс.
• Погашение долга перед поставщиком.
• Передача средств покупателю в том случае, если последний вернул товар.
• Возврат средств за услуги, которые были оплачены, но не были исполнены.
• Оплата страховки на основании соглашений с ФЛ, которые перевели страховые премии наличными.
• Выдача наличных по действиям банковского агента. Операция проводится на основании статьи 14 ФЗ №161 от 27 июня 2011 года.

Этот перечень целей расходования актуален и для ЮЛ, и для ИП.

Выдача ЗП сотрудникам

ЗП может предоставляться, на основании статьи 136 ТК РФ, следующими способами:

• Перевод на р/с работника.
• Выдача ЗП из кассового аппарата.

Допускается выдача заработка из наличной выручки. Однако здесь есть нюансы. Если сотрудник фирмы – нерезидент страны, выдача ему ЗП из наличных сопряжена с риском. Такие расчеты – это валютные операции. Соответствующее положение содержится в ФЗ №173 «О валютном регулировании». В этом нормативном акте приведен перечень операций, которые могут осуществляться с нерезидентами. В нем нет операции по выдаче ЗП наличными. Однако и запрета на это действие в законах нет.

Представители ряда государственных структур полагают, что выдавать ЗП нерезиденту из наличной прибыли нельзя. Подобное указание, например, содержится в письме службы финансового надзора от 7.09.14. Однако позиция судебных органов другая. Обычно судьи при рассмотрении дел о выдаче ЗП нерезиденту встают на сторону компании.

К СВЕДЕНИЮ! Если руководитель желает избежать доведения дела до суда, рекомендуется переводить заработок нерезиденту на его счет в банке. Это более безопасный вариант.

Выдача наличных под отчет

Наличная выручка может выдаваться подотчетному лицу. При выдаче средств руководитель должен издать соответствующий приказ. Это единственное условие предоставления наличных. Ранее правила выдачи средств были более строгими. В частности, сотрудник должен был предоставить отчет по предыдущему авансу. Для получения наличных работник составлял заявление, в котором прописывались цели получения аванса и его сумма. Новый порядок выдачи средств установлен Указаниями ЦБ №4416-У от 19 июня 2017 года.

Наличные подотчетным лицам могут предоставляться на любой срок. Однако последний должен быть оговорен в учетной политике. Кроме того, в законе ничего не сказано о лимите выдаваемых средств. То есть размер аванса может быть любым.

ВНИМАНИЕ! Правила предоставления аванса под отчет содержатся в пункте 6.3 Указаний ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года в редакции от 19 июня 2017 года (Указание №4416-У).

Оказание финансовой помощи

Материальная помощь оказывается при следующих обстоятельствах:

• Смерть близких родственников.
• Свадьба.
• Рождение ребенка.

В большинстве случаев выдается именно из кассы. Связано это с тем, что необходимость в оказании помощи обычно появляется внезапно. То есть подобные траты нельзя прогнозировать. Возможность расходования наличных на социальные выплаты оговорена в Указаниях №3073-У от 7 октября 2013 года. А финансовая помощь работникам, на основании пункта 90 Приказа Росстата №498 от 26 октября 2015 года, как раз считается социальной выплатой.

Возврат задолженности поставщику

Наличную выручку можно использовать для погашения задолженностей перед поставщиком. Однако есть исключение – это платежи за аренду. Это исключение оговорено в пункте 4 Указаний ЦБ №3073-У от 7 октября 2013 года. Для погашения таких задолженностей придется брать средства с р/с, приходовать их в кассу. Только после этого возможны расчеты по аренде.

Хотя возврат долга поставщику из наличной выручки разрешен, плательщик все равно может столкнуться с налоговыми рисками. Для их уменьшения следует воспользоваться этими правилами:

• Если расчеты производятся не с поставщиком, а с его представителем, у последнего нужно попросить доверенность на получение средств.
• Максимальная выплата по одному соглашению с поставщиком – 100 000 рублей (основание – пункт 6 Указаний ЦБ №3073-У от 7 октября 2013 года).
• После проведения оплаты нужно запросить у поставщика чек.

Все операции с наличными должны подтверждаться документально.

На что нельзя тратить наличную выручку

Из кассы нельзя брать средства для предоставления займов работникам или учредителям (пункт 4 Указание ЦБ №3073-У от 7 октября 2013 года). Кроме того, из наличной выручки не выплачиваются дивиденды учредителям.

Если речь идет о ЮЛ, директор компании не имеет права брать средства из кассы на свои личные нужды. Однако данный запрет не касается ИП. Предприниматель имеет право брать наличные на свои нужды на основании пункта 2 Указаний №3073-У от 7 октября 2013 года.

Ответственность за несоблюдение правил работы с наличностью

Перечень наказаний за нецелевое использование наличных оговорен в статье 15.1 КоАП РФ. Однако в этой статье содержится ограниченный список правонарушений, за которые лицо может быть привлечено к административной ответственности.

Проверка на предмет осуществляется инспекторами налоговой, представителями обслуживающего банка. В некоторых случаях в соглашении с компанией на ее банковское обслуживание прописаны наказания за кассовые нарушения. В этом случае на фирму накладывается штраф.

В КоАП РФ оговорены эти штрафы:

• 4 000-5 000 рублей для должностных лиц.
• 40 000-50 000 рублей для ЮЛ.

Штраф накладывается при наличии этих правонарушений:

• Превышение (100 000 рублей), актуального при расчетах наличными.
• Средства не были оприходованы.
• Превышение .

В некоторых случаях штраф заменяется на вынесение предупреждения. Актуально подобное послабление в этих случаях:

• Компания имеет совсем небольшой оборот.
• Нарушение совершил ИП.
• Нарушение обнаружено впервые.
• Не было причинено ущерба.
• Нарушение не стало причиной угрозы здоровью.

Если проверяются филиалы, расположенные в различных регионах, штраф будет выписываться местными инспекторами.

Многие бухгалтеры спрашивают, куда можно тратить кассовую выручку, на какие цели можно ее расходовать? Например, можно ли кассовую выручку тратить на оплату аренды или погашение арендной платы? В нашей статье мы рассказали, куда можно расходовать наличную выручку в 2019 году.

Указание Центробанка от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» устанавливает правила расходования наличных денег в Российской Федерации. Отметим, что кассовая выручка - это поступления от продажи товаров, работ и услуг, поступившие в кассу организации или предпринимателя, на их счета.

На какие цели можно / нельзя расходовать наличную выручку в 2019 году

Ниже представлена таблица, в которой перечислены цели, на которую можно и нельзя тратить наличные:

Ограничения на трату наличной выручки

В 2019 году действуют ограничения на расход кассовой выручки. В частности, Указанием № 3073-У разъяснено, что на операции с ценными бумагами, выдачу и возврат займов (процентов по ним), оплату аренды недвижимости нельзя тратить кассовую выручку. Прежде необходимо снять деньги с расчетного счета.

Перечень целей, на которые можно выдавать деньги из кассы

Перечень целей, на которые можно тратить наличные деньги: выдача зарплаты и иных выплат работникам, стипендий, командировочных, страховых возмещений, оплата товаров, работ и услуг.

Помимо этого наличную выручку можно тратить на такие цели, как:

1. оплата личных нужд предпринимателя, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности.
2. выдача сотрудникам денег под отчет.

Лимиты расчетов наличными между юридическими лицами, а также между ИП

Максимальный размер расчетов наличными деньгами - 100 000 руб. по одному договору.

Этот лимит расчета наличными распространяется на расчеты между фирмами, организациями и индивидуальными предпринимателями, а также только между индивидуальными предпринимателями. Он будет действовать по одному договору и после того, как срок контракта закончится. Например, у фирмы-арендатора истек договор аренды, она освободила помещение, но у нее числится долг перед арендодателем. Так вот, даже после истечения срока этого договора погасить долг наличными деньгами компания сможет только в пределах 100 000 руб.

Кроме того, лимит в 100 000 руб. применять не нужно на выдачу средств работникам под отчет, выплату зарплаты и иных социальных выплат, а также на трату денег на личные (потребительские) нужды предпринимателями.

Несмотря на то, что поступившая в кассу предприятия выручка является его собственностью, расходовать ее просто так нельзя!

Вернее сказать, такая выручка может быть потрачена на нужды только ограниченного числа платежей. И это условие утверждено законодательно.

Какие именно средства Банк России относит к наличной выручке?

В соответствии с Указанием Банка России №3073-У от 07.10.13 г. (п.2) под наличной выручкой для цели применения данного нормативного акта понимаются денежные средства, которые:

• выражены в валюте Российской Федерации – в рублях;

• поступили в кассу от физических лиц, предпринимателей и организаций;

• поступили в кассу в качестве оплаты за проданные товары, выполненные работы и оказанные услуги. При этом продаваемые товары должны принадлежать на праве собственности продавцу, а работы и услуги должны быть выполнены самим исполнителем. Иными словами, если оплату за указанные товары, работы и услуги принимает посредник, то эти деньги не являются выручкой посредника . В частности, это относится к такой категории посредников, как банковские платежные агенты (или субагенты) и платежные агенты. Средства, которые поступили в их распоряжение по договору в процессе выполнения ими операций по приему средств от населения, организаций и предпринимателей, не могут указанными агентами быть потрачены вообще, поскольку не являются их собственностью;

• или поступили в кассу в качестве страховых премий по договорам страхования.

Все эти условия должны соблюдаться единовременно. И тогда поступившая в кассу сумма денежных средств будет признана наличной выручкой для целей контроля ее расходования.

Что касается расходования этой выручки , то к данному процессу, в свою очередь, также предъявляются свои требования:

• Указанием №3073-У регламентирован закрытый перечень направлений, какие можно оплатить за счет наличной выручки;

• и дополнительно этим же актом установлен лимит наличных расчетов между юридическими лицами и ИП.

Но обо всем по порядку!

Видео — учет наличных средств (касса: лимит, расчеты):

На что можно расходовать наличную выручку?

Согласно Указанию №3073-У (п.2) организации и предприниматели не могут расходовать наличную выручку, которая поступила в их кассу, ни на какие цели.

Правда, есть исключения, которые утверждены этим же Указанием:

• можно потратить наличную выручку на оплату труда работникам . При этом данные вознаграждения должны быть включены в фонд заработной платы. Стоит отметить, что понятие «заработная плата» дается только в Трудовом Кодексе РФ (ст. 129) и распространяется лишь на тех сотрудников, с которыми заключен трудовой (!) договор. Но если такой сотрудник – нерезидент, то выплатить ему зарплату можно только через расчетный счет путем перевода средств, например, на зарплатную карту. Так велит федеральный закон №173-ФЗ от 10.12.03 г. «О валютном регулировании и валютном контроле»: на основании пп.б п.9 ч.1 статьи 1 этого закона операция по отчуждению валюты РФ резидентом (российской компанией или предпринимателем) в пользу нерезидента (иностранного сотрудника) на законных основаниях (трудовой договор, например) признается валютной операцией. А осуществление таких операций возможно только через банковские счета.

Очень важно при осуществлении выплат сотрудникам учесть, что учредитель, который исполняет по трудовому договору обязанности директора, вправе получить из наличной выручки зарплату. Но это не касается его дивидендов! Во-первых, они не относятся к фонду оплаты труда и к социальным выплатам; во-вторых, их выплата не идентифицируется и с гражданско-правовыми обязательствами. Дивиденды – это прибыль, полученная по результатам деятельности предприятия и исчисляемая с учетом доли учредителя в Уставном капитале. Более того, в Указании №3073-У нигде не предусмотрена возможность выплаты дивидендов вообще из кассы – ни за счет выручки, ни за счет денег, снятых с банковского счета. Правда, при этом запрета на выплату дивидендов за счет заемных средств, поступивших в кассу предприятия, нет!

• к выплатам, разрешенным из наличной выручки, относятся еще выплаты социального характера , например, материальная помощь и т.д. Эти расходы касаются не только тех, кто работает по трудовому договору. Но главное – нужно, чтобы производимые выплаты действительно признавались нормативными актами «социальными»;

• а как же те физические лица (не предприниматели), с кем заключен гражданско-правовой договор? С ними Указание №3073-У тоже разрешает производить расчеты из наличной выручки, позволяя ее расходовать на оплату приобретаемых товаров (исключение составляет покупка ценных бумаг), работ и (или) услуг . Стоит отметить, что указанные платежи могут быть реализованы и в отношении организаций и предпринимателей, которые выступают в качестве поставщиков и подрядчиков. В этом случае оплата из наличной выручки из кассы производится непосредственному представителю (сотруднику, например) указанных лиц, но при наличии у него доверенности на получение денег;

• разрешается из наличной кассовой выручки выдавать и под отчет работникам предприятия. Не стоит забывать, что к этой категории относятся любые сотрудники, работающие по трудовому или гражданско-правовому договору. В последнем случае важно, чтобы сотрудник не имел регистрации в качестве предпринимателя;

• можно выдать из наличной выручки деньги самому предпринимателю. Но при условии, что указанная сумма пойдет только на его личные нужды , а не на оплаты расходов его предпринимательской деятельности;

• наличную выручку можно потратить из кассы на оплату возвращаемого товара (не выполненных работ, не оказанных услуг) . Но при условии, что эти средства ранее были внесены в кассу в качестве оплаты поставки товаров, за выполнение работ, оказание услуг. Иными словами, если на эти цели аванс был получен на расчетный счет, то возврат таких средств в случае, если, например, работы не были выполнены, должен быть осуществлен тоже через расчетный счет. Кстати, если, например, товар был оплачен с банковской карты покупателя, то и возврат средств будет ему производиться в этом случае тоже на карту!

Кроме того, наличная выручка может быть потрачена из кассы:

• в виде выплат по страховым договорам, но тем физическим лицам, которые ранее внесли страховые премии наличными средствами;

• на операции, которые осуществляют банковские платежные агенты (субагенты) в соответствии со статьей 14 федерального закона №161-ФЗ от 27.06.11г. «О национальной платежной системе».

Исключая все вышеуказанные направления трат, наличная выручка не может быть больше никуда использована. Это закрытый перечень!

Что же тогда делать с оставшейся или не использованной наличной выручкой? Сдать в банк, например. Или, если позволяет лимит, хранить эти средства в кассе предприятия (предпринимателя).

Однако даже по тем направлениям, какие составляют исключения, свободно расходовать наличную выручку все равно нельзя, поскольку действуют дополнительные ограничения по ее использованию.

Лимит наличных расчетов

Прежде всего, лимит наличных расчетов между юридическими лицами и (или) предпринимателями , установленный ЦБ РФ в Указании №3073-У, распространяется не на все виды выплат :

1. Между организациями (либо предпринимателями) и физическими лицами (без регистрации в качестве предпринимателя) расчеты в наличной форме в валюте РФ и в иностранной валюте могут производиться без каких-либо ограничений по сумме (п.5 Указания №3073-У). Но в этом случае необходимо учитывать, например, требования закона №173-ФЗ от 10.12.03г. «О валютном регулировании и валютном контроле» в отношении реализации валютных операций между резидентами и нерезидентами. В частности, расчеты между компанией и физическим лицом в валюте РФ допускаются исключительно в безналичной форме, если один из участников расчета является нерезидентом, а другой – резидентом.

Кроме того, если предприниматель совершает за наличные средства покупку для личных целей (!), то на него также не распространяется ограничение по сумме наличных расчетов.

1. Без учета лимита наличных расчетов разрешается расходование наличной выручки, поступившей в кассу, на цели, которые предусмотрены п.2 Указания №3073-У (абз.4, п.6 Указания №3073-У). Правда, не все эти направления расходования оказались безлимитными, а только:

• зарплата работников и выплаты сумм социального характера;
• выплаты, которые идут исключительно на личные нужды предпринимателя, т.е. не связанные с его предпринимательской деятельностью;
• выдача денег под отчет.

Но при получении денег под отчет следует иметь в виду, что при последующем использовании данных средств придется соблюсти лимит наличных расчетов между юридическими лицами и (или) предпринимателями, установленный ЦБ РФ.

Указанный лимит наличных расчетов:

• распространяется на расчеты только между организациями и (или) предпринимателями;

• распространяется на расчеты, как в рублях, так и в иностранной валюте;

• не должен превышать 100 тысяч в рублях, а в иностранной валюте – сумму, которая эквивалентна 100 тысячам рублей. Чтобы выяснить лимит наличных расчетов в иностранной валюте, ее необходимо пересчитать по ее официальному курсу Банка РФ, действующему на дату проведения указанных расчетов. Официальный валютный курс Банком России устанавливается ежедневно и публикуется либо в издании «Вестник Банка России», либо перечень курсов можно найти на его сайте cbr.ru. И только! Во всех остальных источниках курс валют не признается официальным;

• действует только в отношении расчетов по заключенным между организациями и (или) предпринимателями гражданско-правовым договорам. При этом не имеет значения предмет договора, т.е. поставка товаров, или выполнение работы, или сдача недвижимости в аренду, и т.д.;

• распространяется на гражданско-правовые обязательства, которые подлежат исполнению как в период действия самого договора, так и за пределами того срока, на который указанный договор заключен. Иными словами, например, поставка товара по договору должна быть закончена 16 января 2017 года и до этого же срока должна быть внесена оплата за товар. Но оплата поступает уже 17 января 2017 года. Таким образом, и на эти деньги независимо от срока их поступления тоже распространяется требования о соблюдении лимита при наличных расчетах.

Кроме установленного лимита в отношении наличной формы расчетов между юридическими лицами и (или) предпринимателями есть еще ряд немаловажных ограничений:

1. Расчеты в рублях через кассу между компаниями и (или) предпринимателями, а также между указанными лицами и обычными гражданами, по операциям с ценными бумагами, по аренде недвижимости, по выдаче или возврату займов и процентов по ним, по азартным играм, допускаются только при условии, что деньги для оплаты указанных расходов сняты с банковского счета компании или предпринимателя и поступили в их кассу.

Этот перечень тоже закрыт! А это означает, что за пределами данного списка направлений по использованию наличных средств выплаты производить даже при помощи снятых с банковского счета денег нельзя. Но при этом данное ограничение не распространяется на те виды выплат, которые разрешается производить из наличной выручки, поступившей сразу в кассу (оплата труда, под отчет, и т.д.). Т.е. если наличной выручки не хватает на реализацию целей, поименованных в п.2 Указания №3073-У, то предприятие или предприниматель вправе снять с расчетного счета деньги в кассу и потратить их на эти самые цели;

1. Кроме того, указанные виды наличных расчетов (аренда недвижимости, азартные игры, и т.д.) между юридическими лицами и (или) предпринимателями (!) могут осуществляться только с соблюдением действующего лимита по наличным расчетам, установленного ЦБ РФ. Но если в этих расчетах участвует обычный гражданин, то лимит на данные расчеты не распространяется. Например, возврат учредителю — физическому лицу – займа наличными может превышать 100 тысяч рублей.

На кого не распространяются положения Указания №3073-У?

Прежде всего, положения Указания №3073-У не касаются наличных расчетов, производимых в рублях и (или) в иностранной валюте, между физическими лицами. Но при этом указанные лица не должны быть зарегистрированы в качестве предпринимателей. Таким образом, не имеет значение суть этих расчетов. Например, можно купить у физического лица за наличные средства квартиру или автомобиль, и т.д. Главное – чтобы у гражданина не было регистрации в статусе предпринимателя. Т.е. он должен совершать данную операцию, как обычное физическое лицо!

Кроме того, Указание №3073-У не регулирует:

• банковские операции, которые проводятся в соответствии с российским законодательством, включая и нормативно-правовые акты самого Банка России;

• платежи, которые осуществляются в соответствии с таможенным и налоговым законодательством РФ. Например, уплата госпошлины может производиться наличными средствами, а ее величина вполне может превышать установленный лимит в 100 000 рублей.

Какие штрафы могут наложить, если нарушен порядок использования наличной выручки?

Самое главное наказание – это штрафы, предусмотренные статьей 15.1 КоАП РФ, в частности:

• для организаций – до 50 тысяч рублей;
• для предпринимателей и должностных лиц – до 5 тысяч рублей.

Однако за что будут наказывать? За наличные расчеты с другими предприятиями сверх лимитов, которые установлены Указанием Банка №3073-У. Остальные основания для начисления штрафа согласно статье 15.1 КоАП РФ связаны с несоблюдением Указания Банка №3210-У. Но это не означает, что следует вольно распоряжаться выручкой, поступившей в кассу предприятия. Дело в том, что и сам банк, в котором открыт расчетный счет предприятия, может наложить штраф. Правда, при условии, что в договоре с ним на расчетно-кассовое обслуживание прописаны санкции за нецелевой расход выручки.

Видео — правила наличных расчетов, кассовая дисциплина:

Наличными с другими организациями и предпринимателями, закрепленные Банком России в Указании от 7 октября 2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов». Этот документ заменил Указание Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У.

В целом порядок расходования наличности из кассы теперь понятнее. Таблица поможет быстро определить, какие суммы разрешается выплачивать без соблюдения лимита и из выручки.

На что можно расходовать наличные

Рассмотрим основные правила расчетов наличными.

Правило № 1: лимит в 100 000 руб. обязателен для всех сторон договора

Лимит расчетов наличными — это 100 000 руб. по одному договору. В предельную сумму должна укладываться общая сумма наличного платежа по одной сделке. Даже если деньги одна сторона договора передает другой частями. Например, покупатель оплачивает товар в рассрочку.

В правиле о необходимости вести наличные расчеты в пределах лимита есть понятие «участники наличных расчетов». Ими считаются любые юридические лица и предприниматели. Все они имеют право рассчитываться наличкой в рамках одного договора только в пределах лимита (п. 6 Указания № 3073-У).

За превышение этого ограничения предусмотрен штраф в сумме до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Административная за сверхлимитные расчеты. Участниками наличных расчетов являются обе стороны договора. Так что налоговики вправе оштрафовать за превышение лимита и того, кто получил больше 100 000 руб., и того, кто выплатил лишнюю сумму.

С физическими лицами компании и предприниматели могут рассчитываться наличными без всяких ограничений по суммам. Например, любую наличную сумму можно заплатить частному подрядчику за работу или услугу или получить в качестве займа от работника или учредителя. Это прямо разрешает пункт 5 Указания № 3073-У.

Правило № 2: лимит 100 000 руб. действует независимо от срока договора

Платежи по одному договору - это расчеты по обязательствам, предусмотренным договором, которые исполняются как в период действия договора, так и после его окончания (п. 6 Указания № 3073-У). Таким образом, соблюдать лимит надо даже при передаче и получении наличных денег по контракту, срок действия которого истек.

Пример
Две компании оказания услуг сроком на два месяца (май—июнь). Цена договора — 150 000 руб. По условиям договора исполнитель выставляет акт на оказанные услуги и счет, который заказчик должен оплатить самое позднее 30 июня. Заказчик опоздал с оплатой: рассчитаться за услуги он смог только 10 июля. И хотя срок действия договора уже истек, заказчик вправе внести наличные только в сумме 100 000 руб. А 50 000 руб. надо перечислить по безналу. За нарушение налоговики могут оштрафовать не только заказчика, но и исполнителя.

Правило № 3: из выручки можно выдавать под отчет любые суммы

Из наличной выручки можно выдавать подотчет в любой сумме. Лимит в 100 000 руб. в таком случае не действует. Об этом теперь прямо сказано в пунктах 2 и 6 Указания № 3073-У.

Что касается соблюдения лимита в 100 000 руб., то Банк России ранее разъяснял следующее. Если работник тратит подотчетные в командировке, то придерживаться лимита при расчетах за жилье и проезд не нужно. Если же расходы подотчетника не связаны со служебной поездкой, например он покупает для компании оргтехнику, то по одному договору можно рассчитываться наличными только в пределах 100 000 руб. (письмо от 4 декабря 2007 г. № 190-Т).

В действующих правилах прямо не сказано, что командированный сотрудник имеет право тратить наличные без учета лимита. А письмо № 190-Т разъясняет нормы прежнего, а не нового Указания ЦБ РФ. Поэтому безопаснее, чтобы в служебной поездке сотрудник тоже рассчитывался по каждому такому договору только в пределах лимита. Иначе есть риск, что за сверхлимитные траты налоговики оштрафуют на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Правило № 4: нельзя выдавать займы и платить за аренду из кассы

В пункте 4 Указания № 3073-У приведен перечень операций, расплатиться по которым компания и предприниматель могут исключительно с помощью наличных, снятых с расчетного счета. Использовать наличную выручку напрямую из кассы нельзя. В этот перечень входят расчеты по договорам аренды, займам, а также по организации и проведению азартных игр.

Данное ограничение касается не только расчетов между компаниями, предпринимателями или компанией и предпринимателем. Оно относится и к их расчетам с физлицами.

При этом лимит в 100 000 руб. надо соблюдать только по договорам, заключенным либо между двумя компаниями, либо между компанией и предпринимателем, либо между двумя предпринимателями. Если одна из сторон договора — физлицо, то лимит не применяется (п. 5 Указания № 3073-У). Рассмотрим подробнее правила по аренде и займам.

Аренда. Чтобы рассчитаться наличными за аренду недвижимого имущества, надо снять их со счета. Использовать выручку из кассы компания не вправе. Причем независимо от того, с кем заключен договор — с другой организацией, с предпринимателем или с частным лицом.

Данное правило компании и бизнесмены должны соблюдать независимо от того, оплачивают они наличкой именно аренду или, к примеру, погашают штрафы и неустойки либо вносят задаток. Кроме того, ограничение распространяется как на арендаторов, так и на арендодателей. В большинстве случаев наличными деньгами рассчитывается арендатор, когда вносит в кассу арендодателя платеж за использование недвижимости Но возможен и другой вариант. Например, арендодатель может вернуть арендатору переплату по договору. Для этого тоже нужно использовать наличность, снятую со счета. Ведь в Указании № 3073-У речь идет обо всех операциях по договору аренды.

В то же время на аренду данное ограничение не распространяется. Компания, которая арендует, например, автомобиль, имеет право погасить очередной платеж и из наличной выручки. Необязательно сначала вносить ее на счет, а потом снимать, чтобы рассчитаться.

Заем . Запрет на использование наличной выручки из кассы распространяется как на выдачу займов, так и на их возврат и погашение процентов. То есть касается обеих сторон договора — и заимодавца, и заемщика. Кроме того, запрет на расходование выручки распространяется не только на договоры, заключенные между двумя компаниями или компанией и предпринимателем, но и на контракты, подписанные с физлицом. Это может быть, например, учредитель, который дал своей компании взаймы. Или который, наоборот, получил от организации заем. Также не важно, какой заем получен или выдан — процентный или беспроцентный.

Правило № 5: ИП вправе забрать себе хоть всю выручку из кассы

У предпринимателей есть возможность без всякой опаски забирать выручку из кассы. Чтобы истратить вырученную наличку на свои личные цели, бизнесмену не надо сначала сдавать их в а потом снимать со счета. Выдача предпринимателю денег на личные нужды, не связанные с его деятельностью, теперь прямо поименована в перечне целей, на которые разрешается тратить выручку из кассы (п. 2 Указания № 3073-У).

Ограничений по сумме тоже нет — предприниматель вправе забрать из кассы всю накопившуюся наличную выручку. На эту операцию лимит в 100 000 руб. не распространяется.

Бизнесмен ничем не рискует, если по расходнику получит из кассы всю наличность, которая там есть, включая выручку за проданные товары. Главное написать в расходнике, что деньги выданы предпринимателю на личные нужды.

Выручку от реализации товаров, работ, услуг допускается тратить только на следующие цели:

• заработную плату сотрудникам, пособия и другие социальные расходы;
• оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• личные нужды предпринимателя;
• возврат денег за товары, работы, услуги, которые покупатель оплатил наличными;
• выдачу денег под отчет работникам.

Оплачивая товары, работы, услуги наличными, не забудьте про лимит расчетов с другими компаниями и бизнесменами. По одному договору вы вправе оплатить наличными не более 100 000 ₽. Если оплатите больше, то вас оштрафуют на сумму от 4 000 ₽ до 5 000 ₽.

А вот покупать товары, работы, услуги за наличные у граждан можно на суммы, превышающие 100 000 ₽. Также лимит не надо соблюдать, когда вы берете деньги из кассы на личные нужды, выдаете сотрудникам заработную плату, пособия или средства под отчет (на оплату командировок, хозяйственных расходов).

Наличную выручку нельзя тратить на цели, не предусмотренные Центробанком. Скажем, не разрешено выдавать наличными дивиденды или возвращать стоимость товаров, которые покупатели оплатили на банковский счет.

Вы также вправе выдать наличными заем, оплатить проценты, аренду недвижимости, ценные бумаги. Но оплатить такие суммы наличной выручкой нельзя. Сначала снимите деньги с банковского счета. И только после этого выдайте наличными из кассы.

Остальные предпринимательские расходы лучше оплачивать в безналичном порядке с банковского счета. Причем ИП вправе не открывать расчетный счет. А оплачивать расходы с личного счета в банке.

Выдача денег из кассы предпринимателя

Индивидуальный предприниматель И.А. Петров занимается розничной торговлей. Бизнесмен не стал устанавливать лимит по кассе. Поэтому наличную выручку ИП не сдает в банк.

На конец рабочего дня 5 сентября 2016 года в кассе бизнесмена числится выручка от продажи товаров - 250 000 ₽. Предприниматель потратил деньги из кассы так:

• 150 000 ₽ - на заработную плату продавцам;
• 18 000 ₽ - на оплату канцелярских товаров;
• 75 000 ₽ - на личные нужды.

Оставшиеся 7 000 ₽ (250 000 ₽ – 150 000 ₽ – 18 000 ₽ – 75 000 ₽) предприниматель оставил в кассе.

Что грозит ИП за неразрешенные наличные расходы

Штрафа за то, что бизнесмен израсходует наличную выручку на запрещенные цели, законодательство не предусматривает. Но налоговики иногда пытаются за такое нарушение наказать по статье 15.1 КоАП РФ. Здесь предусмотрен административный штраф за следующие кассовые нарушения:

• расчеты наличными с другими компаниями сверх разрешенных 100 000 ₽;
• неоприходование денег в кассу;
• нарушение порядка хранения наличных денег;
• превышение кассового лимита.

Штраф за такие ошибки для ИП составляет от 4 000 ₽ до 5 000 ₽.

Но за нецелевые расходы из кассы штраф не введен. В то же время иногда налоговикам удавалось отстоять штраф за такое нарушение в суде. Так, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 27.05.2010 №  А03-14966/2009 судьи согласились с налоговиками в том, что продавца можно оштрафовать по статье 15.1 КоАП РФ за оплату наличными неразрешенных расходов.

В судебной практике встречаются дела, в которых проверяющие доказали: в результате запрещенных расходов фирма превысила кассовый лимит. В деле проверяющие привели следующие аргументы. В результате того что продавец потратил деньги на запрещенные цели, остаток в кассе на конец дня стал иным. И если сумму запрещенных расходов прибавить к остатку денег, то продавец нарушает кассовый лимит. А за превышение лимита штраф прямо предусмотрен в статье 15.1 КоАП РФ. Пример дела, в котором судьи согласились с проверяющими из налоговой инспекции, - постановление ФАС Поволжского округа от 21.04.2009 №  А57-23412/2008.

Малые предприятия, в том числе предприниматели, вправе не устанавливать кассовый лимит. Это означает, что бизнесмены могут хранить в кассе любые суммы наличных, не сдавая в банк. Отказ от лимита по ККТ коммерсанту нужно закрепить в приказе. Если же ИП установил лимит, то за его превышение грозит штраф в размере от 4 000 ₽ до 5 000 ₽.

Но, к счастью, судебных дел в пользу инспекторов немного. А вот пример дела в пользу бизнеса -постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 22.01.2013 №  А40-97533/12-17-949. Судьи согласились с продавцом, что штраф за нецелевые наличные расходы не предусмотрен.

Не забудьте, что для административного штрафа предусмотрен срок давности - два месяца. Если с даты нарушения прошло более двух месяцев, налоговики не вправе выставлять штраф.

Но, чтобы совсем избежать конфликтов с налоговыми инспекторами, проще оплачивать расходы в безналичном порядке. Если же понадобилось оплатить запрещенные расходы именно наличными, то используйте не выручку, а другие источники поступлений. Ведь запрет на наличные расходы касается только выручки. Расскажем про такой способ оплаты подробнее.

Как еще оплатить расходы из кассы

Предприниматели вправе внести в кассу личные денежные средства в любой сумме. Эти средства можно расходовать в бизнесе. Причем личные средства не относятся к выручке, поэтому их можно тратить на любые цели. Никаких ограничений на оплату расходов не из выручки в Центробанке не установили.

Но, конечно, надо соблюдать требования по лимиту расчетов с другими организациями и бизнесменами - 100 000 ₽.

Еще один источник наличных - полученные займы и кредиты. Эти суммы также не относятся к выручке. Поэтому наличные займы и кредиты вы вправе потратить на любые цели. Судьи также подтверждают, что запрет на наличные траты касается только выручки.

Оплачивать расходы не из выручки, а из других источников понадобится, если ИП не может переводить деньги в безналичном порядке. Так происходит, когда у предпринимателя заблокировали банковские счета. В этом случае новый счет банкиры не откроют ни как физлицу, ни как коммерсанту.

Но, чтобы налоговики не задавали вопросов, надо разделять в документах выручку и прочие кассовые поступления. И тут несколько вариантов, как это оформить. Если коммерсант ведет кассовые документы в обычном порядке, то на внесенную сумму оформляйте приходный кассовый ордер. По строке «Основание» впишите: «внесены личные средства индивидуального предпринимателя». Образец приходника вы найдете ниже.

Другое дело, если ИП отказался в работе от кассовых документов. Такое право предусматривает пункт 4.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №  3210-У. В этом случае имеет смысл составлять справку о том, что в кассу поступает не выручка, а другие средства. Также составьте справку об источнике оплаты расходов, когда будете выдавать деньги из кассы. Если вы оплачиваете расходы в день поступления в кассу денег, то оформляйте общий документ (образец - ниже).

Три главных совета:

1. Наличную выручку расходуйте только на траты, которые разрешает Центробанк. Иначе налоговики попытаются оштрафовать за нарушение кассовой дисциплины.
2. Любую сумму из кассы можно перевести на счет предпринимателя или снять на его личные нужды.
3. Ограничения на наличные расходы действуют только для оплат из выручки. Наличные из других источников можно расходовать на любые цели.