Все поступления и выдачи наличных денежных средств организации учитываются в кассовой книге. Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в хронологическом порядке отдельно по каждому документу в 2-х экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов отрываются и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчисток и не оговоренных исправлений в кассовой книге нет, так как они не допускаются Правилами. Исправления в кассовой книге делаются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм так, чтобы было можно прочитать зачеркнутое, надписывается над зачеркнутым исправленная сумма, внизу (на свободном месте) делается оговорка «исправлено на сумму______». Сумма указывается прописью и заверяется подписями кассира, а также главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день. Это суммарный приход кассы - оборот по дебету, из него вычитается суммарный расход - оборот по кредиту. Используя остаток средств в кассе на начало рабочего дня, кассир выводит остаток денег в кассе на конец рабочего дня. Этот же остаток является остатком на начало следующего дня.

Затем кассир передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. В бухгалтерии тщательно проверяют правильность оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствие записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Также сверяются суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному счету. После проверки кассового отчета проставляют номера корреспондирующих счетов [приложение 10].

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. С этой целью главный бухгалтер систематически анализирует записи в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и проверяет соблюдение установленного лимита остатка наличных денег в кассе, использование полученных в банке наличных денег по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, а также кассовой выручки. Ответственность за соблюдением правил ведения кассовых операций несут руководитель организации, главный бухгалтер и кассир .

2.3. Отражение кассовых операций в регистрах бухгалтерского учета

После проверки всех записей в кассовом отчете и приложенных к нему приходных и расходных документов произведенные кассовые операции отражаются на счетах бухгалтерского учета. Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи из кассы применяется активный синтетический счет 50 «Касса». Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы - по кредиту счета. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца. К счету 50 «Касса» могут открываться следующие субсчета :

50-1 «Касса организации»,

50-2 «Операционная касса»,

50-3 «Денежные документы»,

50-4 «Валютная касса».

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе организации.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывается при наличии у организации подразделений, расположенных вне места ее расположения, не являющихся обособленными подразделениями (магазины, эксплуатационные участки и др.).

Субсчет 50-3 «Денежные документы» используется для отражения операций, связанных с приобретением и использованием денежных документов: почтовые марки, проездные билеты, путевки в санатории, дома отдыха, оплаченные авиабилеты.

Субсчет 50-4 «Валютная касса» используется организацией при работе с наличной иностранной валютой, например, при направлении работников организации в загранкомандировки.

Кассовые операции должны быть оформлены соответствующими первичными документами:

1) Приходно-кассовый ордер КО-1; талон формы № 20 ИС

2) Квитанция КВ-1

3) Накладная приходного ордера РП-4

Эти документы используются для оприходования в кассу наличных денег. Оприходование выполняется кассиром, который несет материальную ответственность за законность осуществления кассовых операций.

Выдача из кассы наличных денег осуществляется по расходным кассовым ордерам КО-2.

Массовые выплаты денежных средств из кассы оформляются платежными ведомостями. На общую сумму платежных ведомостей выписывается расходный кассовый ордер.

Документы на выдачу из кассы наличных денег подписывает кассир, главный бухгалтер и руководитель организации. Для контроля за осуществлением кассовых операций в бухгалтерии ведется два журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Приходный кассовый ордер КО-1 является бланком строгой отчетности и регистрируется в органе налоговой инспекции по месту регистрации организации в качестве налогоплательщика.

Исправления, подчистки в кассовых документах запрещены. После оформления кассовых документов и записи из них данных в кассовой книге, они гасятся «Получено».

Регистром аналитического учета кассовых операций является кассовая книга. Ее листы должны быть пронумерованы, прошиты, на последнем листе опечатаны печатью организации со следующей записью: «В данной книге пронумеровано и прошнуровано n-ое количество листов». Обязательно ставятся подписи руководителя организации, главного бухгалтера и кассира.

Записи в кассовой книге ежедневно осуществляет кассир. В начале рабочего дня он отражает в кассовой книге остаток наличных денег. Затем в течение рабочего дня на основании приходных и расходных кассовых документов записывает номер документа, от кого получено или кому выдано. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги по приходу и расходу, и выводит остаток наличных денег в кассе на конец дня. Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах под копирку. В конце одна часть листа отрывается и вместе с приколотыми кассовыми документами под расписку сдается в бухгалтерию в качестве отчета кассира.

Допускается ведение кассовой книги с использованием средств автоматизации, но только с письменного согласия кассира. В случае ведения кассовой книги с помощью технических средств, оформляются машинограммы «вкладной лист кассовой книги».

Таблица 2.3.1.Корреспонденция счетов на поступление денежных средств в кассу

Таблица 2.3.2. Корреспонденция счетов на выдачу наличных денег из кассы

Регистром бухгалтерского учета, в котором на основании отчетов кассира и прилагаемых к ним первичных документов отражают кассовые операции, является журнал-ордер № 1-АПК. На его лицевой стороне фиксируются кредитовые обороты по счету 50 «Касса» в корреспонденции с соответствующими дебетуемыми счетами. На оборотной стороне журнала-ордера формы № 1-АПК накапливаются в разрезе корреспондирующих счетов дебетовые обороты по счету 50 «Касса». Здесь также отражают остаток в кассе на начало и конец месяца.

Записи в журнале-ордере формы № 1-АПК производятся итогами за день на основании отчетов кассира. В отчетах кассира на основании приложенных первичных документов бухгалтером проставляется корреспонденция счетов.

Подсчитываются суммы однородных операций и полученные за день итоги в разрезе корреспондирующих счетов записываются в журнал-ордер формы № 1-АПК по лицевой стороне и оборотной. В графе «Дата (период)» указывают дату составления отчета кассира, на основании которого производятся записи по соответствующей строке журнала-ордера [приложение 6].

В конце месяца в журнале-ордере формы № 1-АПК подсчитываются обороты за отчетный период по кредиту и дебету счета 50 в разрезе корреспондирующих счетов, производится взаимная сверка показателей, отраженных в других журналах-ордерах форм № 2-АПК «Журнал-ордер по кредиту счета 51 «Расчетный счет», 3-АПК «Журнал-ордер по кредиту счета 57 «Переводы в пути», 7-АПК «Журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 11-АПК «Журнал-ордер по кредиту счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 90 «Реализация», 92 «Внереализационные доходы и расходы» и ведомости формы № 25-АПК «Ведомость аналитического учета по счету 57 «Переводы в пути» и др. Остаток на конец месяца определяют следующим образом: к остатку на начало месяца прибавляют итог дебетового оборота за месяц и вычитают итог кредитового оборота за этот же период. Полученный остаток сверяют с остатком кассы, отраженным в последнем отчете кассира. После взаимной проверки показателей журнала-ордера формы № 1-АПК итоги кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» переносят с лицевой стороны журнала-ордера в Главную книгу, а составляющие их суммы по дебетуемым счетам - в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

Каждая организация, которая получает или расходует наличные деньги, обязана вести кассовую книгу. Вопреки распространенному заблуждению, это требование не относится к торговым организациям и не касается расчетов с клиентами. Ведение кассовой книги в 2019 году относится больше к внутренним операциям, таким как выдача денег под отчет или выплата заработной платы. Мы расскажем, как оформить этот важный документ без ошибок.

Кассовая книга (форма N КО-4) применяется всеми юридическими лицами для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Ее бланк утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 , однако его применение не является обязательным с 1 января 2013 года, как формы первичного учетного документа, содержащегося в альбомах унифицированных форм. Поэтому, каждый налогоплательщик может самостоятельно разработать и применять свой бланк такого документа, соблюдая при этом установленные требования к его заполнению. Мы расскажем о требованиях и бланке, которые разработаны для этих целей, поскольку их применение позволяет сделать учет наличных операций по кассе более простым и удобным.

Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году

В каждой организации, приказом руководителя должен быть назначен человек, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и книгу. Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном. И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из них подробнее.

Для начала, рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения этого учетного документа и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:

1. В начале смены кассир должен открыть день, то есть внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, поэтому открывать смену и делать запись необходимо только в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток просто переносится.
2. Каждая операция по выдаче или приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера и делает запись о каждом из них.
3. В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи и выводит остаток. Записи, сделанные за день заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего учетный документ передается на проверку и утверждение главному бухгалтеру.

Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению документа, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.

Отдельно нужно отметить требования к хранению этого учетного документа. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в организации 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.

Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка

Проще всего организовать ведение такого документа в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах. В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить данные о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток и распечатать листы за день в двух экземплярах. Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.

Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы необходимо сформировать в журнал и прошить. На последнем листе должно быть указано общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати фирмы, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде. В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств.

Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению

Ведение кассовой книги в 2019 году начинается с нумерации и прошивки ее листов. Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения книги и дату ее окончания. Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:

На титульном листе нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.

Каждый лист делится на две части:

• одна остается в книге;
• вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.

Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре. Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку "перенос", в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент. Следующий лист начинается с этих же сумм.

В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня. Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке "в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии". После того, как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.

Правильно заполненный лист за день выглядит так:

Административная ответственность

Нарушение ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:

• в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей на саму организацию;
• в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей на руководителя или главного бухгалтера.

Бухгалтерский учет с нуля Крюков Андрей Витальевич

Примеры кассовых операций

Примеры кассовых операций

Рассмотрим на конкретных примерах порядок регистрации кассовых операций в кассе и бухгалтерии организации.

Но начнем с отражения кассовых операций в бухгалтерии организации после их регистрации кассиром в кассовой книге.

В нижней части последней страницы заполняется следующий фрагмент:

Фрагмент страницы журнала проводок по операциям, соответствующим рассмотренным выше кассовым документам, представлен ниже:

Представленный фрагмент содержит проводки, соответствующие кассовым операциям ООО «Белая ромашка» за конкретный день. В этот день произошли хозяйственные события, которые уже рассматривались: касса организации получила денежную сумму от предпринимателя Глебова, выдала другую сумму работнику организации Сергееву, выдала основную часть зарплаты работникам организации.

Фрагмент страницы Главной книги по счету 50 «Касса» с записями движения средств по счету в течение той же даты на основании записей журнала проводок будет выглядеть следующим образом:

Источником информации для бухгалтерии, на основании которой делаются все эти записи, может быть только кассовая книга. Кассовые документы, хотя и оформляются в бухгалтерии, означают, что хозяйственные события только планируются, но могут и не произойти.

Кассовая книга выглядит проще, если она ведется с помощью компьютера. При этом она распечатывается в виде отдельных вкладных листов. Ниже представлен вкладной лист кассовой книги с записями тех же хозяйственных событий:

В кассовой книге зафиксированы три кассовые операции, но кассир сдал в бухгалтерию только два исполненных кассовых документа – один приходный и один расходный. Эта нестыковка связана с тем, что выдача зарплаты по четвертому документу – платежной ведомости еще не закончена. Платежная ведомость будет сдана в бухгалтерию только после завершения процедуры выдачи зарплаты.

Вкладной лист содержит все предусмотренные реквизиты листа кассовой книги. Как уже упоминалось, одновременно с вкладным листом распечатывается его копия – отчет кассира.

Ниже представлен внешний вид лицевой стороны листа кассовой книги при рукописном способе ее ведения. Оборотная сторона листа кассовой книги выглядит так же. Перед заполнением лист следует согнуть и подложить копирку так, чтобы одновременно заполнялись лицевая и оборотная стороны: