Какие документы подтверждают расходы произведенные корпоративной картой. Бухгалтерский проводки по корпоративной карте

Корпоративные карты: учет, расчеты и документы.Бухгалтерский проводки по корпоративной карте.Расчеты по корпоративной карте показывайте на счете 55 Специальные счета в банках субсчет Корпоративные карты.

Вопрос: Организация оформила корпоративную карту генеральному директору (именную) для командировочных и прочих расходов, при перечислении денежных средств на данную карту вправе ли бухгалтер делать проводку D 71 k 51, если никто, кроме директора, доступа к карте не имеет.

Ответ: Бухгалтерские проводки будут зависеть от вида карты (дебетовая или кредитовая) и ее привязки к счету:

Дебетоваря карта:

Дт 71 Кт 55 - сняли деньги или расплатились картой - корпоративная карта привязана к карточному счету;

Дт 71 Кт 51 - сняли деньги или расплатились картой - карта привязана к расчетному счету организации;

Дт 71 Кт 57 - сняли деньги или расплатились картой - у организации нет доступа к выпискам ежедневно, далее при получении выписки: Дт 57 Кт 51(55).

Если карта кредитовая:

Дт 55 Кт 66 - получены кредитные деньги;

Дт 71 Кт 55 - сняты наличные деньги с карты, либо проведена оплата по карте.

Корпоративные карты: учет, расчеты и документы

Расчеты по корпоративной карте показывайте на счете 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Корпоративные карты». Пластик привязан к расчетному, а не к отдельному карточному счету? Тогда используйте счет 51 .

Допустим, сотрудник снял сумму с корпоративной карты. Покажите это проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта № …»
- выданы деньги под отчет с карточного счета.

А если карта привязана к расчетному счету, то записью по дебету счета 71 и кредиту счета 51 субсчет «Корпоративная карта № …».

Деньги, которые сотрудник снимает с банковской карты, не надо приходовать в кассу. Ведь они через нее не проходят. Сразу относите суммы в дебет счета 71 .

Если у вас нет ежедневного доступа к данным о движении денег, возможно, о снятии денег вы быстрее узнаете от сотрудников, а не от банка. В этом случае поступайте следующим образом. Когда сотрудник принесет авансовый отчет с квитанцией, сделайте проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
- сняты деньги со счета и выданы под отчет;

ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 71
- отражены расходы на основании авансового отчета.

А когда получите банковские выписки, то спишите деньги со счета и учтите комиссию банка:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 (51)
- списаны деньги со счета;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 55 (51)
- учтена в расходах комиссия банка.

Если карта дебетовая, используйте проводки, которые мы рассмотрели выше. Когда используете кредитную карту, то записи ведите на счете 66 . Посмотрим на примере.

Допустим, сотрудник оплатил корпоративной картой расходы на сумму 15 тыс. руб. В конце месяца компания свой долг перед банком погасила и перечислила проценты в сумме 750 руб. Проводки:

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 66
- 15 000 руб. - получены кредитные деньги;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55
- 15 000 руб. - сняты с карты средства на оплату хозяйственных расходов;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 15 000 руб. - отражены расходы на основании авансового отчета сотрудника;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 66
- 750 руб. - учтены в расходах проценты за пользование заемными средствами;

Итак, разберемся в вопросе, что такое корпоративная банковская карта и какие плюсы или минусы она обеспечивает работникам компании.

В первую очередь вспомним, что банковская пластиковая карта - это именное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках. Корпоративная банковская пластиковая карта ничем в этом плане не отличается от других. Она так же открывается на конкретное физическое лицо. Но ее особенностью является то, что это лицо должно быть сотрудником организации, заключившим договор на выпуск такой карты. Еще одним отличием корпоративных карт от прочих является то, что сотрудник получает полный доступ к одному из счетов юридического лица, то есть распоряжается средствами организации.

Для оформления корпоративной карты необходимо:

1. Заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт.

2. Приложить к договору:

• список сотрудников предприятия, которые будут пользоваться картами;
• заявления сотрудников на выпуск карт;
• доверенности от предприятия на сотрудников – держателей карт.

3. Представить в банк документы, необходимые для открытия рублевого (валютного) карточного расчетного счета.

Есть из чего выбрать

Юридические лица могут открывать на своих сотрудников два основных вида карт:

• расчетную карту. Предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной банком суммы денежных средств, расчеты по которым осуществляются за счет денег компании, находящихся на ее банковском счете;
• кредитную карту. Расчеты по ней осуществляются за счет денежных средств, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.

С помощью корпоративной карты сотрудники могут получать наличные денежные средства, оплачивать расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации, получать наличные деньги в иностранной валюте за пределами территории России, а также производить оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории нашей страны. Кстати, чаще всего фирмы используют банковские карты для оплаты именно представительских и командировочных расходов.

Учет расчетов с банком...

Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете является выдаваемый банком реестр платежей, или электронный журнал. Списание или зачисление денежных средств по карточным операциям осуществляется обычно не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей, или электронного журнала из единого расчетного центра. Впоследствии эти документы могут быть получены фирмой.

При открытии или закрытии счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить инспекцию в течение семи рабочих дней со дня его открытия или закрытия.

Перечисление средств на карточные счета нужно отражать в учете следующим образом:

Дебет 55 Кредит 51 (52)

– перечислены денежные средства на банковский карточный счет с расчетного (валютного)счета.

Сумма вознаграждения, которую банк взимает за обслуживание специального карточного счета, является в бухгалтерском учете операционными расходами и учитывается следующим образом:

Дебет 91 Кредит 55

– оплачены услуги банка.

Однако сложнее всего организовать аналитический учет по субсчету «Специальный карточный счет». Ведь учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Кроме того, на аналитический учет существенно влияют условия выпуска и использования банковских карт, предлагаемых финансовым учреждением. Так, например, при заключении договора банк может выдвигать условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита, который может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита). В этом случае целесообразно использовать субсчета второго порядка, например «Специальный карточный счет – неснижаемый остаток» и «Специальный карточный счет – платежный лимит».

Если к специальному карточному счету открыто несколько карт, то любой держатель может осуществлять операции с их использованием в пределах общего платежного лимита. В этом случае аналитический учет держателей карты необязателен до момента выдачи денежных средств подотчетному лицу.

Когда каждой расчетной карте соответствует отдельный счет, то при перечислении денежных средств на специальный карточный счет в банк передается специальная ведомость, содержащая данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую банковскую карту. В этом случае аналитический учет ведется в разрезе держателей выпущенных карт. При открытии банковской карты в валюте необходимо иметь в виду, что иностранная валюта, находящаяся на специальном карточном счете, должна переоцениваться на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности (ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»).

Возникающие курсовые разницы учитываются для целей бухгалтерского и налогового учета, причем в обоих видах учета суммы курсовых разниц считаются внереализационными доходами (расходами). В бухгалтерском учете курсовые разницы относятся на финансовые результаты и отражаются следующим образом:

Дебет 55 Кредит 91

– отражена сумма положительной курсовой разницы;

Дебет 91 Кредит 55

– отражена сумма отрицательной курсовой разницы.

Если организация заключила договор на выпуск кредитных корпоративных карт, то в учете будут сделаны следующие операции:

Дебет 55 Кредит 66

– сумма кредита поступила на специальный карточный счет на дату расходования денежных средств;

Дебет 91- 2 Кредит 66

– начислены проценты по кредиту (проводка делается периодически, в сроки, установленные договором для оплаты процентов. – Примечание автора);

Дебет 66 Кредит 51

– перечислены проценты по кредиту;

Дебет 10 Кредит 55

– оприходованы ТМЦ (в случае, если средства с корпоративной карты были потрачены на приобретение ТМЦ. – Примечание автора).

...и с сотрудниками компании

Корпоративная карта – это именное платежное средство, предназначенное для оплаты сотрудниками товаров или услуг, а также для получения денег в банкоматах и банках.

Банк списывает деньги с карточного расчетного счета предприятия по мере того, как проводятся расчеты по операциям держателей. Считается, что списанные со счета средства выданы под отчет сотруднику организации. В магазинах, гостиницах и прочих местах расчета сотрудник организации получает документы, подтверждающие расходы, произведенные по карте. Таким документами считаются счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, чеки, накладные и т. д. К ним должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник организации представляет в бухгалтерию предприятия вместе с авансовым отчетом. Если он этого не сделал, а выписка банка свидетельствует о том, что с карточного счета произведено снятие наличных денег, бухгалтер организации отражает задолженность работника организации следующим образом:

Дебет 73 Кредит 55

– отражено списание наличных денег со специального карточного счета, не подтвержденное первичными документами.

При получении авансового отчета осуществленные расходы (связанные с производственной деятельностью организации) отражаются в общем порядке. Если же произведенные работником организации расходы не связаны с производственной деятельностью, то последний обязан их возместить.

Возмещение работником указанных сумм может быть произведено двумя путями: либо работник организации вносит наличные денежные средства в кассу организации, либо организация сумму ущерба удерживает из заработной платы работника. Бухгалтер оформит в этом случае следующие проводки:

Дебет 50 Кредит 73

– внесение работником наличных средств для возмещения расходов;

Дебет 70 Кредит 73

– удержание из заработной платы работника денежной суммы, потраченной по корпоративной карте в личных целях.

Корпоративные карты и налоги

При открытии или закрытии счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить об этом инспекцию в течение семи рабочих дней со дня его открытия или закрытия (ст. 23, 6.1 НК РФ). За нарушение этого срока предусмотрен штраф в размере 5000 рублей по статье 118 НК РФ.

Федеральная налоговая служба всегда придерживалась такой позиции. И недавно с ней согласился Президиум ВАС РФ. В своем постановлении от 21 сентября 2010 г. № 2942/10 судьи подтвердили, что если компания несвоевременно направила в налоговую инспекцию уведомление об открытии бизнес-счета, то штраф за такое нарушение правомерен.

Если компания оформила для своих сотрудников кредитные корпоративные карты, необходимо не забыть про налоговый учет процентов за пользование данными кредитными средствами. В налоговом учете предельная величина процентов, признаваемых расходом, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, принимается в следующем размере (ст. 269 НК РФ):

• равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, увеличенной в 1,1 раза – при оформлении долгового обязательства в рублях;
• равной 15 процентам – по долговым обязательствам в иностранной валюте.

Валютные корпоративные карты влекут за собой дополнительные операции в целях налогообложения – разницы, образующиеся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты банком-эмитентом от официального курса Банка России, учитываются при налогообложении прибыли. Они отражаются на дату продажи (покупки) валюты (пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ, пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ) и учитываются в составе внереализационных расходов (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ) либо доходов (п.2 ст. 250 НК РФ). Данные курсовые разницы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только в том случае, если работник, купив валюту, потратит ее для служебных целей.

Ирина Шитик

В последнее время расчеты по корпоративным картам стали обычным делом для большинства предприятий. Эти платежные инструменты удобны в обращении.

Бухучет по корпоративным картам довольно прост. У опытных бухгалтеров, как правило, не возникает никаких проблем при отражении операций. Сложности могут появиться при составлении работником, которому она была выдана. Далее рассмотрим особенности отражения операций.

Общие сведения

Корпоративными картами называют банковские карты, денежные средства на которых принадлежат организации. С их помощью осуществляется оплата расходов, осуществляемых работниками в рамках их профессиональной деятельности.

Может осуществляться оплата корпоративной картой командировочных, хозяйственных, представительских затрат. Этот платежный инструмент не используется в личных целях сотрудника, зачисления на нее заработка, а также социальных выплат.

Виды

Существуют кредитные и расчетные (дебетовые) карты. С помощью последних оплата производится за счет средств, находящихся на р/с предприятия, или овердрафта.

По кредитным картам, соответственно, расчеты осуществляются за счет заемных средств, предоставленных банковской структурой.

Особенности операции

Пополнение производится безналичным расчетом. Для этого в банковскую организацию направляется платежное поручение.

Расходуются средства только с использованием карты. Это может быть как обычные безналичные операции, так и выдача наличных.

На корпоративные карты не распространяются лимиты расчетов, установленных ЦБ для расчетов наличными. Между тем банковские организации, руководствуясь рекомендациями Центробанка, могут устанавливать предел выдачи. К примеру, по корпоративной карте Сбербанка максимальная сумма 100 тыс. руб./сутки.

Преимущества платежных инструментов

Можно отметить следующие достоинства использования корпоративных карт:

• Контроль расходования средств работником. Во-первых, все операции будут отражены на счету предприятия. Во-вторых, формируется , в котором отражаются все расходы, произведенные за конкретный период.
• Возможность использовать средства в любое время. Доступ к деньгам на счете круглосуточный.
• Оперативная блокировка карты в случае возникновения проблем.
• Возможность использовать средства в заграничных командировках. Нет необходимости приобретать инвалюту при выезде за пределы РФ. При этом из России можно оперативно работника, находящегося за границей.
• Существенная экономия времени при бронировании и оплате билетов, номеров в гостиницах.

Извещение ИФНС и фондов

Сведения об открытом счете должны быть направлены в ПФР, ВСС и налоговую службу. В настоящее время уведомление направляет сама банковская организация, обслуживающая р/с.

Извещение осуществляется в течение 7 дней (рабочих).

Важные нюансы

Корпоративные карты для юридических лиц выпускаются для конкретных работников предприятия, т. е. являются именными.

Отражение операций в бухучете по корпоративным картам осуществляется, как правило, на отдельном счете.

Счет в банке может открываться как в рублях, так и в инвалюте. При этом в первом случае открывать дополнительно валютный счет нет необходимости. Согласно Положению ЦБ № 266-П, оплата по корпоративной карте может осуществляться и в валюте, отличающейся от валюты счета. При получении, к примеру, долларов, система банка сконвертирует нужную сумму (переведет автоматически рубли в доллары).

Цели расходования

Нормативными актами установлен перечень операций, которые могут осуществляться в инвалюте с использованием корпоративной карты:

• Получение наличной инвалюты за границей РФ для оплаты представительских, командировочных затрат.
• Оплаты расходов (представительских/командировочных) в торговых/обслуживающих организациях в инвалюте за пределами России.

Другие операции считаются незаконными. Контроль соблюдения перечня осуществляется банковской структурой.

Локальный документ организации

На предприятии должен быть разработан акт, определяющий основные правила использования корпоративных карт. В этом документе необходимо установить:

• Перечень операций и затрат, которые допускается совершать сотрудником.
• Лимиты по расчетам.
• Порядок предоставления отчета по корпоративной карте .
• Сведения о недопустимости разглашения ПИН-кода сторонним лицам.
• Срок, в который служащий обязан предоставить авансовый отчет по корпоративной карте. В этом же пункте целесообразно перечислить документы, которыми будут подтверждаться сведения.

Кроме того:

• Приказом руководителя определяется круг сотрудников, имеющих право получить корпоративные карты.
• Заключаются договора о материальной ответственности с соответствующими работниками.
• Сотрудники-держатели карт должны быть ознакомлены с порядком использования карт под подпись.

Возврат и выдача платежных инструментов ведется в специальной учетной книге.

Особенности отражения

Бухгалтерский учет по расчетному счету ведется на предприятии на сч. 55. К нему открывается субсчет 55.4.

Если на счете предусмотрен неснижаемый остаток, целесообразно создать субсчета второго порядка: и "Платежный лимит".

Если организация открыла несколько счетов (по каждой карте), то субсчет 55.4 создается по каждому из них. Если к одному р/с оформлено несколько карт разных работников, которые осуществляют платежи в рамках общего лимита, необходимость вести аналитический учет в разрезе держателей определяется предприятием самостоятельно.

В тех случаях, когда к единственному расчетному счету привязана корпоративная карта, целесообразно создать субсчет к сч. 51 или 52.

Учет операций

Правила отражения операций для удобства представлены в таблице:

Для отражения пополнения корпоративной карты в "1С " используется документ "Списание с р/с". Он находится в разделе "Банк и касса".

Учет расчетов

Существует два варианта отражения операций: упрощенный и академический. Их особенности показаны в таблицах.

Если дата отчета по корпоративной карте совпадает с днем отражения операции в выписке банка, проводки осуществляются по первому варианту.

Дополнительно для обоих вариантов следует учесть суммы ущерба:

Отчет по корпоративной карте: пример

Сотрудник, получивший средства под отчет, должен предоставить документ, в котором расписаны все произведенные затраты. К нему прилагаются подтверждающие бумаги. Соответствующие предписания установлены в Порядке, утвержденном указанием ЦБ.

Приказом Госкомстата от 2001 г. утверждена типовая форма отчета АО-1.

В бланке, однако, отсутствуют строки, в которых можно отразить операции по корпоративным картам. Исправить ситуацию можно, двумя способами:

• Дополнить типовую форму. Как установлено в Порядке, организация вправе вносить в унифицированную форму дополнительные строки.
• Разработать бланк самостоятельно. Унифицированные формы с 01.01.2013 г. не считаются обязательными для предприятий. Соответствующее положение вытекает из ФЗ №402.

Рассмотрим пример. Сотруднику была выдана корпоративная карта Сбербанка , на которой доступно 50 тыс. руб. Ему было поручено купить многофункциональное устройство, стоимость которого 110 тыс. руб. В соответствии с платежным поручением, на карту было перечислено 65 тыс. руб. После приобретения устройства в остатке оказалось 5 000 руб.

Бухгалтер предприятия дополняет типовую форму отчета несколькими строками. В первую очередь, предусматриваются графы для отражения сумм средств на дату начала пользования картой:

• "Остаток по карте". Эта строка заполняется, если работник платежный инструмент не сдавал.
• "Выдача карты №…". В этой строке указываются сведения, если платежный инструмент выдан перед исполнением задания.

Остаток по карте признается по условиям примера равным 0, так как сотруднику карту выдали перед выполнением поручения. В строке "Выдана карта" указывается ее номер и доступная сумма.

Для отражения пополнения средств в отчет добавлена графа "Платежное поручение". Здесь указывается дата, номер документа.

В строке "Итого" должна содержаться сумма остатка по выданной карте и размер дополнительного перечисления. По условиям примера, общий итог 115 тыс. руб.

На обратной стороне отчета должны быть перечислены документы, которыми сотрудник подтверждает произведенные траты. Работник должен указать дату расходов и сумму.

Снятие наличности

При разработке формы отчета необходимо предусмотреть ситуацию, когда у работника не будет возможности расплатиться за услуги или товары безналичным расчетом. Соответственно, сотруднику придется обналичить требуемую сумму.

Для отражения таких операций добавляются следующие строки:

• "Снято с карты".
• "Израсходовано наличности".
• "Внесено на карту через терминал".
• "Остаток наличности".

Все операции со средствами отражаются на лицевой части отчета.

Расписка о получении документа

Подотчетный работник должен предоставить отчет бухгалтеру или руководителю предприятия. После этого документ проверяется, затем утверждается директором организации.

Товары, услуги, приобретенные сотрудником, приходуются. Работник получает расписку о принятии отчета - нижнюю часть бланка. Если в форме, разработанной предприятием, она не предусмотрена, расписка составляется в произвольном виде.

Утверждение бланка

По общим правилам, утвердить форму, разработанную предприятием самостоятельно, должен руководитель. Такое предписание устанавливается в ФЗ № 402. Это же требование действует и в случае, если организация использует унифицированную форму.

Обычно образцы бланков первичных документов приводятся в приложениях к приказу об утверждении учетной политики.

Открытие счета

Для создания счета с корпоративными картами от предприятия потребуются в первую очередь документы, необходимые для открытия обычного р/с. Кроме этого, необходимо написать заявление, форма которого предоставляется банком. Оно пишется на каждого сотрудника-держателя карты. Также прилагаются документы, по которым соответствующие работники идентифицируются. Речь, в частности, о паспорте, а также документах, подтверждающих трудовые правоотношения с предприятием (копия договора). Банк может затребовать и иные бумаги при необходимости.

В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.

В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.

Корпоративная карта - это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.

Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

По сути, оплата по корпкарте - это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.

Корпкарты бывают именные и неименные. Именная карта закреплена на конкретного сотрудника, например, директора. Если по такой карте расчёт совершил другой сотрудник - списания всё равно будут числиться на директоре, а значит, отвечать за покупки будет он.

Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное - отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное - не забывайте документы по каждой операции.

Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете - тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар - товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов - валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань - это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

• только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
• вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
• легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Котик в офис - это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.

Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?

Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.

Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.

Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах - для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили - товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

– весь перечень и количество услуг или товаров;

– сумма оплаты;

– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок - дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке - тогда он будет полноценным закрывающим документом.

В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО - сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.

После трат за границей бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной - можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно - это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Можно снимать наличку по корпкарте?

Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так - выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз - безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

А вносить деньги на счёт?

Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:

• делаете займ компании;
• возвращаете средства;
• вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств - это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка - бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.

Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

Часто рекомендуют вносить деньги на счёт через отделение банка, где будет чётко прописано назначение платежа. Дело в том, что при внесении денег через банкомат не указывается в комментариях цель внесения. А цель определить нужно, потому что у налоговой могут возникнуть вопросы, должны ли внесённые деньги облагаться налогами. Бухгалтеру при учёте важно сразу правильно отразить движение денег на соответствующих счетах учёта.

Чтобы не запутаться, заранее сообщайте бухгалтеру о каждом пополнении счёта через корпкарту, потому что любой такой взнос в банке отражается без комментария, а в учёте каждая ситуация отражается по-разному.

Запомните: если хочется что-то странное купить по корпкарте - спросите бухгалтера, сохраните чек и возьмите закрывающие документы. Или жмите зелёную кнопку «Подключиться» и присоединяйтесь к Кнопке: наши бухгалтеры сами напоминают о недостающих документах, безопасно снижают налоги и рассказывают риски.

Подсказала Балашова Елена - бухгалтер в Кнопке.

Рассказала всем Шиляева Марина - маркетолог.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме . Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь:)

Учимся работать с корпоративными картами (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

В этом уроке мы рассмотрим отражение в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) операций с корпоративными картами.

Корпоративной называется банковская карта, привязанная к карточному счёту организации.

Обычно организация заводит специальный карточный счёт в банке и привязывает к этому счёту нужное количество банковских карт, которые называются корпоративными.

На этот карточный счёт организация переводит средства со своего основного расчётного счёта, а сотрудники организации, которым выданы корпоративные карты, снимают деньги с этих карт себе под отчёт .

Затем сотрудники отчитываются о расходовании средств снятых по корпоративным картам при помощи авансовых отчётов .

Плюсы корпоративных карт очевидны:

• сокращаются расходы и время на выдачу денежных средств под отчёт
• снижается риск потери наличных денежных средств
• появляется возможность снимать средства с карты в нужной валюте (незаменимая вещь при заграничных командировках)
• появляется контроль за расходованием средств онлайн (например, при помощи мобильного приложения)
• появляется возможность устанавливать лимиты как для карточного счёта в целом, так и для корпоративных карт в частности
• появляется возможность совершать покупки в интернете

Требования при работе с корпоративными картами:

• средства, снятые с карт не могут быть использованы для расчётов с сотрудником по оплате труда и вообще для каких-либо выплат социального характера
• с банком заключается договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, к которому прилагается список сотрудников, которые будут пользоваться этими картами

Напоминаю, что это урок и вы можете смело повторять мои действия в своей базе (лучше копии или учебной), главное чтобы версия базы была 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Для работы с карточным счётом в бухгалтерии используется счёт 55 "Специальные счета в банках".

Посмотрим теперь эти же операции в "тройке" (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0).

Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников

Перевод денежных средств с основного расчётного счёта организации на карточный оформляется обычным списанием с расчетного счета.

Заходим в раздел "Банк и касса" пункт "Банковские выписки":

Создаём документ "Списание с расчетного счета":

Указываем вид операции "Перевод на другой счет организации", наш карточный счёт и бухгалтерский счет 55.04.

Проводим документ:

Сотрудники снимают деньги с корпоративных карт, привязанных к карточному счёту организации

Снятия денег сотрудником через корпоративную карту отображается тем же документом списания с расчетного счета.

Указываем вид операции "Перечисление подотчетному лицу"; в качестве счета указываем 55.04 и наш карточный счет; в качестве получателя (подотчетного лица) выступает держатель карты:

Проводим документ:

Банк взимает комиссию за снятие наличных по корпоративной карте

В момент снятия сотрудником наличных по корпоративной карте банк удержит комиссию. Эта комиссия также оформляется документом списания с расчётного счёта:

Проводим документ:

Сотрудник отчитывается за потраченные деньги, снятые по корпоративной карте

И, наконец, снявший под отчет деньги сотрудник обязан по ним отчитаться - приложить оправдательные документы.

В бухгалтерии эта операция отражается документом "Авансовый отчет".

Заходим в раздел "Банк и касса" пункт "Авансовые отчеты":

Создаём новый документ:

Проводим его:

Вот так легко и просто можно работать с корпоративными картами в 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Мы молодцы, на этом всё

Кстати, на новые уроки...

Дополнения от читателей

Бухгалтер Ольга Климова поделилась ценными дополнениями к статье - я с удовольствием публикую их для всех читателей.

В очень небольших организациях корпоративная именная карта может открываться прямо к основному расчетному счету. Сбербанк, например, активно практикует это для микропредприятий. И тогда учет ведется без использования счета 55 и "Списания с расчетного счета". Сотрудник просто обналичивает деньги через банкомат или расплачивается карточкой: Дт 71 Кт 51.

Цитата из статьи: "... Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников... Создаём документ "Списание с расчетного счета" ...".