Авансовый отчет в 1 с бухгалтерия. Подотчетные лица и сроки

14.04.2016

Для примера правильного составления авансового отчета будем использовать конфигурацию .

Для начала вам нужно будет открыть документ под названием «Авансовый отчет». Сделать это можно несколькими способами:

перейдите на одну из вкладок панели функций «производство»/«касса», после этого нажимаете на соответствующую позицию;

найдите в главном меню кнопку «касса» и нажмите на нее.

В журнале документов расположены все записи об этих документах. Именно здесь мы и будем создавать новый файл. Для этого нужно нажать на кнопку «+добавить».

Приступаем к заполнению самого документа. Для начала нужно заполнить все значения и реквизиты, которые находятся в шапке. Вам нужно будет выбрать значения для:

организации;

• назначения (при необходимости).

Также нужно будет обязательно выбрать физическое лицо, которое будет отчитываться за аванс. Если вы вдруг обнаружите, что в справочнике отсутствует такая запись, то ее придется создать. Причем, прерывать заполнение авансового отчета в 1С и выходить для этого из процесса заполнения не понадобится.

Чтобы выбрать физическое лицо, найдите на панели инструментов специальную кнопку «…», она находится справа в поле под названием «физ.лицо».

В форме авансового отчета представлено небольшое количество закладок, где каждая из них имеет свое определенное назначение. Сюда относится:

Важно учесть, что в закладке «Авансы» указана информация от тех документах, которые были основанием для выдачи средств. Таковыми считаются такие , как:

платежное поручение;

платежный ордер;

расходный кассовый ордер.

Как только вы нажмете на кнопку «+», в таблице появится дополнительная строка. Выбирайте необходимый тип документа. Например, деньги были выданы через кассу по РКО.

Перед вами откроется журнал кассовых ордеров, где вам нужно будет выбрать нужный документ, после чего таблица автоматически заполнится информацией РКО.

После этого необходимо заполнить следующую вкладку, то есть перечисляете все те товары, которые были куплены за выданный аванс. Например, бланки заявок. Аналогичным способом можно будет добавить товар, нажав на кнопку «+» зеленного цвета.

В том случае, когда товар был уже внесен в справочник, а все его характеристики указаны, то в разделе с авансом все столбцы заполнятся в автоматическом режиме. Далее вам нужно будет указать количество купленных товаров. Если наименований несколько, то все действия нужно будет продублировать.

Если вы развернете форму, то увидите, что есть еще дополнительное место с данными, которые можно заполнить. Например, товар был куплен у известного продавца, то можно указать название организации, внести информацию о договоре и добавить документ с расчетами.

Обратите внимание, что счета в строках устанавливаются в автоматическом режиме. А если нужного документа нет, то вы заводите его без необходимости выходить из окна, закрывать авансовый отчет 8.2 и делать все отдельно.

Если для покупки использовалась еще и тара, то нужно перейти в соответствующее поле и заполнить его. Делается это аналогично тому, как вы заполняли предыдущую закладку.

Еще один важный нюанс: вкладку «оплата» нужно использовать, если товары проходят через 631 счет. Это значит, что аванс ранее выдан не был, а непосредственно сам товар был куплен за деньги ответственного лица. В нашем же примере, заполнять эту вкладку не нужно.

Во вкладке «прочее» указывается вся информация, которая касается дополнительных затрат подотчетного лица:

• интернет для рабочих вопросов и прочее.

Еще одна важная статья расходов, которая здесь тоже указывается – командировочные расходы (если они есть). На примере показан уже полностью заполненный авансовый отчет проводки.

Когда вы нажимаете на кнопку «цены и валюта», то можете устанавливать действующую валюту и размерность цен. Когда вы будете вносить изменения в отчет, все значения автоматически пересчитываются.

После этого выводите форму ответа. Для этого нажимайте на кнопку «печать» или же на «авансовый отчет».

Одной из наиболее распространенной работы бухгалтера в хозяйственной деятельности любой организации является оформление авансовых отчетов. Большая часть расчетов, которые совершаются через наличку, оформляются авансовыми отчетами, а это и расходы на командировку, и другие закупки по хозяйству.

Также под отчет сотруднику организации выдается наличка из кассы (или же составляющие денежную ценность документы, к примеру, авиабилеты). Оформляется всё это расходным кассовым ордером или таким документом, как «Выдача денежных документов». Сотрудник отчитывается по расходам после совершения их, предоставляя документы в бухгалтерию, которые будут подтверждать произведенные расходы, а также заполняет авансовый отчет для проведения конечных расчетов.

Рассмотрим порядок ввода документа «Авансовый отчет» на примере 1С Бухгалтерия редакция 3.0

Если у Вас для работы уже установлена программа 1С Бухгалтерия Предприятия редакция 2.0, то ничего страшного - документ «Авансовый отчет» почти идентичен в этих редакциях. Хотя есть некая разница в интерфейсе программ, но найти документ в меню можно.

Стоит успокоиться тем, кто уже имел дело с переходом от предыдущих редакций 1С и начал паниковать, думая, насколько долго программисты работали, перегружая данные, как они сверяли данные старой и более новой версии бухгалтера. Ничего подобного не будет: процедура перехода на новую редакцию 3.0 будет осуществляться не сложнее чем новые обновления конфигурации. Это и есть самое обычное обновление и проходить оно будет максимально удобно и безболезненно для пользователя.

Новую редакцию 3.0 Бухгалтерии Предприятия, подписчики диска ИТС смогут получить бесплатно. Собственно, наличие подписки на диск информационно-технологического сопровождения (ИТС) является необходимым условиям получения обновлений пользователям продуктов фирмы 1С, так что никаких дополнительных затрат не влечет. Компанией 1С было выпущено руководство по ведению учета для редакции 3.0, и были обновлены методические пособия.

Найти список документов «Авансовые отчеты» Вы сможете в разделе учета «Банк и касса», подраздел «Касса» в панели навигации, смотреть пункт «Авансовые отчеты». Нажмите по элементу «Авансовый отчет» и щелкните на кнопку «Добавить» в верхнем меню журнала «Авансовые отчеты».

Рисунок 1

Кнопкой «Создать» делаем новый документ

Рисунок 2

В верхней части документа нужно указать основные реквизиты, а именно:
— склад, на который будут приходить приобретенные подотчетным лицом материальные ценности;
— организацию (если в персональных настройках пользователя указана организация по умолчанию, что при вводе новых документов она выбирается автоматически);
— физическое лицо — это сотрудник организации, который отчитывается за выданные ему под отчет денежные средства (такой реквизит обязателен для заполнения).

Содержимое вкладки «Авансы» открывается по умолчанию. Предназначено оно для ввода и редактирования сведений о наличке, полученных из кассы предприятия неким подотчетным лицом. Сведения эти будут отображаться в виде списка. Для каждой позиции списка будет показан порядковый номер записи, реквизиты документа, за которыми были выданы подотчетные средства, их сумма, название валюты, а также суммы полученного и потраченного аванса в валюте документа. Для того, чтобы добавить в список новую позицию, щелкните в панели инструментов кнопку «Добавить» или же клавишу Insert. Результатом станет сформированная позиция с автоматически назначенным номером.

Форма документа «Авансовый отчет» имеет пять закладок. С начала нужно выбрать подотчетное лицо из справочника «Физические лица» или, если подотчетное лицо еще не внесено, то тогда добавить новое. После этого вставляем подотчетное лицо в документ двумя щелчками левой кнопки мыши или же кнопкой «Выбрать». На вкладке «Авансы» Вы выбираете документ, которым выданы подотчетные средства. Для выбора предоставляются три вида документов, а именно:

— расходный кассовый ордер;
— выдача денежных документов;
— списание с расчетного счета.

Нужно выбрать документ, которым отражается выдача, если подотчетному лицу были выданы валютные средства. Далее в открывшемся окне нужно щелчком мыши указать нужный документ (там для выбора будет предложен перечень документов, которые сформированы для подотчетника, выбранного ранее в поле Физ. лицо) и нажать кнопку «Выбрать» или клавишу Enter. Редактировать содержимое данного списка (изменять позиции или удалять их) можно используя соответствующие кнопки на инструментальной панели, их названия отображаются в форме всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

В открытом перечне документов выбираем уже созданный документ или создаем новый. Когда Вы вводите кассовый ордер по расходам из документа «Авансовый отчет» в РКО автоматически будет показан вид операции «Выдача подотчетному лицу», получатель - это выбранное в авансовом отчете подотчетное лицо, а также счет учета. Так что нам остается только выбрать статью передвижения денежных средств ну и указать всю сумму аванса.

Рисунок 3

После проведения документа выбираем его, потом в табличной части «Авансы» документа «Авансовый отчет» автоматически будет проставлена валюта и сумма выданного аванса.

Сделаны закупки канцтоваров на уже выданный аванс. Их приобретение необходимо отразить в закладке «Товары» (рисунок 4). Также на этой закладке вводится информация о приобретенных ТМЦ.

Рисунок 4

В закладке «Тара» нужно заполнить информацию о возвратной таре, которая получена подотчетным лицом у поставщиков (к примеру, бутылки для питьевой воды) (рисунок 5).

Рисунок 5

На закладке «Оплата» указываете информацию о наличных суммах, которые уплачены поставщикам за приобретенные ценности или же выданные авансом в счет их будущей поставки.

Рисунок 6

Закладка «Прочее» сделана для отражения информации о расходах в командировке (рисунок 6). Это могут быть, билеты, расходы на бензин, а также суточные. На ней нужно ввести название, дату документа (или расхода), номер ну и сумму расхода. Внизу окна, под всеми вкладками, будет находиться поле «Ответственный» и «Комментарий». В закладке «Ответственны» можно ввести имя пользователя, который отвечает за оформление текущего документа. В закладке «Комментарий» с клавиатуры вводится произвольный комментарий, относящийся к текущему авансовому отчету. Эти оба параметра не являются обязательными для заполнения.

Услуги, товары и прочие другие растраты нужно выбрать из справочника «Номенклатура». В соответствующих табличных частях документа предусмотрены такие реквизиты, как: «Счет учета» и «Счет учета НДС», которые будут заполнены автоматически, если в системе сделаны настройки счета учета номенклатуры. Для настройки счетов учета номенклатуры в программе предусмотрен регистр сведений «Счета учета номенклатуры». Открыть этот регистр сведений «Счета учета номенклатуры» можно в разделе учета «Номенклатура и склад», выбрав в панели навигации такой пункт, как «Счета учета номенклатуры». Будет открыта форма списка регистра, в которой можно просмотреть все имеющиеся записи.

А если по расходам к отчету прилагается счет-фактура, то нужно взвести «СФ предъявлен», указать номер счета-фактуры и дату в соответствующих реквизитах строки, тогда при проведении авансового отчета система автоматически будет формировать документ «Счет-фактура полученный». Точно такой же механизм для формирования полученного счета-фактуры предусмотрен и в закладке «Товары».

После проведения этот документ сформирует проводки (рисунок 7):

Рисунок 7

Также из документа можно сформировать и распечатать форму АО-1 «Авансовый отчет» (рисунок 8):

Рисунок 8

На практике, когда будете заполнять документы, Вам может и не понадобиться заполнять все без исключения вкладки документа «Авансовый отчет» в 1С Бухгалтерия. Вам понадобится заполнить одну или две вкладки, все зависит от того, на какие цели были потрачены валютные средства подотчетным лицом.

Так что таким вот образом в программе 1С Бухгалтерия вводятся документы типа "Авансовый отчет".

Авансовый отчет выступает обязательным условием . Работник должен отчитаться о совершенных тратах в положенный срок именно таким образом.

Образец заполнения авансового отчета 2019 г. подотчетным лицом относится к обязательной отчетности предприятия. Его основная цель — полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью отчетности можно не только проверить движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, но и списать произведенные траты.

Кто может стать подотчетным лицом

Подотчетные средства выдаются руководителем работнику предприятия на осуществление общепроизводственных или общехозяйственных расходов. За выданные суммы сотрудник должен отчитаться в положенный срок посредством авансового отчета. Именно поэтому служащий, получив денежные средства на нужды предприятия, называется подотчетным лицом.

С 2014 года получать аванс могут не только непосредственные работники предприятия, но и внештатные служащие, которые заключили с работодателем гражданско-правовые договоры (п. 5 Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014).

Подотчетные средства могут быть переданы ответственным служащим не только в наличной форме, но также на банковскую карту путем безналичного перевода (Письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).

Работодатель также может определить круг подотчетных сотрудников в специальном приказе. Работники, в свою очередь, должны выразить согласие с данным назначением. Распоряжение руководства утверждает список ответственных сотрудников, которые могут получать подотчетные средства.

Все подотчетные лица должны в обязательном порядке отчитываться о произведенных расходах, прилагая подтвердительную документацию, и предоставлять авансовый отчет в бухгалтерию в положенный срок.

Срок сдачи

Поговорим о сроках предоставления расчета. В текущем финансовом году срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом, равно как и порядок заполнения, остались прежними.

Положения п. 6.3. Указаний Центрального Банка России от 11.03.2014 № 3210-У законодательно утверждают сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Сдача документации должна производиться в положенный срок — отчет должен быть оформлен и предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней по факту выхода сотрудника на работу.

Общие правила

Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер может оформлять авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или же разработать персональную форму отчета, издав соответствующий приказ.

Документация может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.

Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):

1. Отчет формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или же выхода работника после больничного при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
2. При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель может применить к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
3. Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
4. Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
5. К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).

Бланк отчета по унифицированной форме № АО-1

Порядок составления

Нужно отразить сведения:

• информация об учреждении, номер и дата оформляемого документа;
• о работнике, получившем авансирование;
• величина выданных денежных средств и их целевое назначение;
• фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).

В лицевой части также фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, а также главного бухгалтера и служащего, получившего требуемую сумму подотчет.

Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. После оформления и отрыва она остается у подотчетного лица.

На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов по отчету, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.

Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Так как она входит в номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.

Исправления исключены! При допущении помарок и тем более ошибок придется оформлять новый бланк.

Пошаговая инструкция

Заполнение авансового отчета не составит большого труда. Его должны сформировать в положенный срок подотчетный сотрудник и бухгалтер.

Сотрудник, получивший денежные средства подотчет, заполняет лицевую сторону.

Ему необходимо указать следующую информацию:

• краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;
• реквизиты отчета — его номер и дата;
• далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;
• фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;
• назначение выданной подотчет суммы.

После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.

Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.

В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:

• общая сумма;
• денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;
• остаток или перерасход (при наличии).

В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым будет проведен аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.

В лицевой части документа также отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму.

Если по авансу образовался перерасход или же, наоборот, остаток денежных средств, это также нужно отразить в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками.

После табличной части отчета ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.

В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Нужно прописывать не только их номер и дату, но также точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться данные операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.

В завершении оформляется расписка бухгалтера, которая будет отрезана и передана служащему. Отрезная часть подтверждает факт того, что сотрудник отчитался за выданный аванс и предоставил все необходимые документы. Бухгалтер под свою подпись заполняет данные: Ф.И.О. ответственного работника, реквизиты АО-1, сумму аванса прописью, количество оправдательных документов и дату, в которую отчитался служащий. Бухгалтер подписывает документ только в том случае, если отчетность предоставлена в положенный срок.

Как бухгалтеру проверить отчет

Как было сказано выше, авансовый отчет должен быть предоставлен в бухгалтерию в положенный срок. При этом компания имеет право определить свой срок для предоставления отчета, закрепив этот норматив в своих локальных правовых актах, а также в учетной политике.

После того как отчетность по выданному авансу будет предоставлена в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер должен проверить не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.

После проверки бухгалтер заполняет лицевую сторону отчета и отдает ответственному сотруднику отрывную расписку, подтверждающую сдачу авансовой отчетности.

Сроки отчета по командировке

В том случае, когда работник заполняет в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Отчетность также должна быть предоставлена в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.

Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными сотрудниками.

Авансовый отчет для индивидуальных предпринимателей

Отдельный вопрос — отчеты индивидуальных предпринимателей и сроки их подачи. Например, если ИП имеет возможность вести хозяйственный учет, то заполнение авансовых отчетов ему не требуется. В случае ведения хозяйственного учета ИП надлежит заполнять книгу учета доходов и расходов в соответствии с установленными правилами. ИП надлежит составлять финансовые отчеты для налоговой инспекции с целью корректной процедуры налогообложения. Однако стоит помнить, что вести хозяйственный учет можно, только если предприниматель оформил упрощенную систему налогообложения. В таких случаях отчеты составляются на основании фактически произведенных расходов и оформленных проводок.

Если же ИП находится на основной системе налогообложения, то авансовый отчет он составляет в том же порядке и в те же сроки, что и компании. Согласно Указаниям 3210-У, отчетность можно формировать и в специализированных бухгалтерских программах.

Порядок составления авансового отчета для ИП:

• подотчетное лицо пишет заявление о предоставлении аванса, далее на него выписывается расходный кассовый ордер;
• подотчетное лицо отчитывается о произведенных расходах, прикладывая все чеки;
• формируется авансовый отчет;
• данные о затратах вносятся в книгу учета доходов и расходов.

Таким образом, наличие авансового отчета подотчетного лица индивидуального предпринимателя, находящегося на УСН, не является обязательным. Законодательством не предусмотрены нормативные документы, устанавливающие обязанность и сроки подачи отчетов по авансу для ИП на упрощенке.

Аналогичной является ситуация и для индивидуальных предпринимателей на ЕНВД. Все приходные и расходные операции отражаются в книге учета доходов и расходов, и подтверждаются приходными и расходными ордерами соответственно. Вся документация и отчетность подтверждаются подписью самого ИП. Реквизиты приходных и расходных ордеров вносятся в книгу учета согласно срокам их исполнения.

Практически во всех организациях выдаются денежные средства под отчет на определенные цели. Естественно, необходим контроль за этими средствами. Ведь они выдаются не только при выезде в командировку, но и на приобретение ТМЦ, для оплаты произведенных работ, оказанных услуг и на иные хозяйственные цели. Поэтому авансовые отчеты в бухгалтерском учете подлежат пристальному вниманию и тщательному контролю.

Понятие авансового отчета

Авансовый отчет является документом, служащим подтверждением факта расходования подотчетным лицом тех денег, которых ему выдали. К нему прикладываются оправдательные документы.

Сотруднику фирмы для предоставления отчета дается три дня после:

• Завершения срока, указанного в заявлении на предоставление средств;
• Окончания отпуска или периода временной нетрудоспособности, если срок предоставления закончился в эти периоды;
• Приезда из командировки.

Официальный бланк

На предприятиях всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений, используется авансовый отчет АО 1. Эта форма унифицирована и на сегодняшний день необязательна для применения. Любая организация имеет возможность сама разработать и утвердить свою форму данного документа с соблюдением всех требований ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Для бюджетных организаций с 2015 года применяется авансовый отчет ф 0504505, который утвержден приказом Минфина России № 52н от 30.03.2015 г. В Республике Казахстан используется форма Т-3.

Заполнение отчета

Авансовый отчет – это двухсторонний документ, т.е. имеет лицевую и обратную страницы.

Сперва оформляют лицевую сторону. В шапке указывается наименование организации, номер и дата заполнения, фамилия и инициалы отчитывающего лица, его должность и табельный номер. Обязательно указывается, для каких расходов выданы денежные средства. В табличной части расписывается предыдущий аванс, если он имелся, об оставшихся средствах или перерасходе по этому авансу.

Если по предыдущему авансу у подотчетного лица отражается задолженность, то новый аванс выдавать нельзя.

Затем принимаются за заполнение оборотной стороны. В ней перечисляются все оправдательные документы, которые приобщены, а также, согласно этим документам, суммы произведенных расходов.

Когда в бухгалтерский отдел поступают авансовые отчеты РК, к оправдательным документам могут предъявляться дополнительно прочие требования. Например, при приобретении товарно-материальных ценностей у индивидуального предпринимателя на рынке простой чек надо дополнить закупочным актом. Если товар приобретается у частного лица, то чтобы авансовый отчет РК был принят бухгалтерией необходимо приложить:

• Договор купли-продажи;
• Копию удостоверения личности продавца;
• Акт приема-передачи или накладную.

Далее документ сдается в бухгалтерию для дальнейшей проверки. После проверки на безошибочность оформления и на наличие всех оправдательных документов на лицевой стороне бухгалтер в табличной части производит бухгалтерскую запись и ставит свою подпись. В документе по ф АО-1 бухгалтер дополнительно расписывает сумму фактического расхода прописью и цифрами. Также заполняется расписка о получении, которая отрезается и вручается подотчетному лицу.

После сверки авансового отчета рядовым специалистом бухгалтерской службы, он проверяется и подписывается главным бухгалтером. Затем документ идет на утверждение руководителю фирмы.

Авансовые отчеты обязательно должны утверждаться руководителем организации.

Окончательный расчет

После полной проверки отчета с подотчетным лицом осуществляют конечный расчет по выданным ему средствам. В зависимости от размера произведенных расходов может произойти:

• Перерасход;
• Остаток средств.

Сумма выявленного перерасхода может выдаваться двумя способами:

• Наличностью через кассу предприятия;
• Перечислением на банковскую карту.

Если фактические расходы составили сумму меньше, чем было выдано на эти расходы, то остаток вносится сотрудником в кассу с оформлением приходного кассового ордера.

Подотчетные лицами являются очень распространенными контрагентами организаций. Поэтому необходимо очень ответственно подходить к заполнению авансовых отчетов, а также к их проверке и окончательному принятию на учет. Многие бухгалтера предпочитают сами их заполнять, а подотчетное лицо лишь ставит свою подпись. Тем самым они облегчают не только сотрудника организации, но и себя. Ведь в этом случае не приходится сто раз переделывать его.

При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.И.О. и должность указаны в списке людей, обладающих такой возможностью.

Форма документа

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.

Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету

Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.

Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.

Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.

Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Теперь рассмотрим подробно порядок заполнения документа.

Заполняет сотрудник

Лицевая сторона.

Итак, на лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

Оборотная сторона.

11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.

Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:

• 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
• 2 — дата составления чека;
• 3 — номер чека;
• 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
• 5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
• 6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
• в строке «Итого» указывается общая величина расходов.

12. После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.

Заполняет бухгалтер

Лицевая сторона.

13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.

15. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику

Оборотная сторона.

16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона авансового отчета.

Лицевая сторона.

17. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит следующие сведения:

• остаток или перерасход предыдущего аванса;
• размер аванса, полученного из кассы предприятия;
• количество потраченных денежных средств;
• остаток или перерасход авансовых сумм;
• бухгалтерская запись — информация берется из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока уничтожается.

Скачать образец можно на нашем сайте.