Оптовая продажа гсм налогообложение. Пример списания ГСМ по путевым листам

Наличие у организации собственного или арендованного автомобиля неминуемо сопряжено с расходами, связанными с его эксплуатацией. Основной статьей таких затрат является приобретение горюче-смазочных материалов. Как и многие другие расходы, их можно учесть при расчете налога на прибыль. О том, как это делать, и пойдет речь в нашей статье.

Экономически обоснованы и документально подтверждены

Любые расходы, принимаемые к налоговому учету, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Это следует из статьи 252 Налогового кодекса. Под экономической обоснованностью понимается направленность затрат на цели получения компанией прибыли. Причем такая связь расходов с планируемым доходом может быть прямой либо же косвенной, если речь идет о таких суммах, которые непосредственно не связаны с основной коммерческой деятельностью.

Документальное подтверждение предполагает, что любая сделка закрывается двумя документами – об оплате и о получении товара или услуги. Оплата в свою очередь фиксируется либо выпиской банка, либо чеком ККМ или другим допустимым при наличных расчетах документом, а приобретенные товары и услуги оформляются соответственно накладной и актом.

Расходы на покупку ГСМ в налоге на прибыль исключением не являются. Правомерность их учета в налоговой базе также необходимо подтвердить и документально оформить на случай возможной проверки.

Оформляем затраты на ГСМ

Как же подтвердить экономическую обоснованность затрат на ГСМ для налога на прибыль и оформить такие расходы документально?

Вопрос сводится к тому, какие именно объемы топлива при его заданной стоимости являются необходимыми в рамках осуществления коммерческой деятельности компании. Нормы расхода топлива в частности приводятся в Распоряжении Минтранса России от 14 марта 2008 года № АМ-23-р. Хоть этот документ и не нов, контролеры рекомендуют опираться именно на него. Тем не приведенное распоряжение является лишь методическими рекомендациями по расчету объемов горюче-смазочных материалов в рамках эксплуатации конкретного автомобиля. Так или иначе компания должна сама закрепить внутренним приказом нормы расхода бензина по имеющимся в ее распоряжении машинам.

Выглядеть этот документ может следующим образом:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1) Утвердить для автомобилей на балансе организации следующие нормы базового расхода топлива:

2) С учетом особенностей условий эксплуатации применить к указанным нормам сезонные повышающие коэффициенты:

• в зимний период – 1,1;
• в летний период – 1,25.

2) Установить, что летний период длится с апреля по октябрь, зимний период – с ноября по март включительно.

Директор ООО «Альфа» ____________ Максимов П.А.

Конечно же, одних утвержденных норм расхода топлива для обоснования затрат на ГСМ в налоге на прибыль недостаточно. Итоговая сумма расходов на ГСМ будет также зависеть и от количества поездок, совершаемых на автомобиле. Они в свою очередь отражаются в путевых листах.

Существуют несколько используемых в различных случаях форм для данного документа. Утверждены они постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78. Но, как известно, компания вправе разработать и собственные бланки первичных учетных документов, так что приведенные в постановлении формы не являются обязательными к использованию.

В путевом листе указывается информация о марке автомобиля, его госномере, сведения о водителе. Особенно важно расшифровать информацию о самой поездке: о месте выезда и адресу назначения, времени в пути, а также километражу. Количество пройденных машиной километров с учетом утверждённых норм топлива в конечном итоге и позволит рассчитать расход бензина на каждый эксплуатируемый организацией автомобиль. Далее дело за малым – подтвердить сам факт приобретения топлива.

Наличная покупка бензина предполагает выдачу кассового чека, в котором собственно и указывается стоимость бензина. В подобной ситуации наличные расходы компании оформляются с помощью авансового отчета. Деньги на покупку ГСМ при этом выдаются сотруднику-подотчетному лицу. Он же в свою очередь должен требовать на заправке не только кассовый, но и товарный чек или накладную на приобретаемые в каждом конкретном случае ГСМ.

Оплата топлива возможна и безналичным путем, непосредственно со счета фирмы. В подобной ситуации договор на приобретение ГСМ заключается непосредственно между юрлицами – покупателем и топливной компанией. Последняя, как правило, выдает по итогам месяца общую накладную на весь объем проданного топлива. В учете покупателя это оформляется обычной сделкой с безналичной оплатой, а составлять авансовый отчет не требуется. При оформленных путевых листах и имеющихся в компании нормах расхода топлива подтверждённая стоимость приобретенных ГСМ учитывается при расчете налога на прибыль.

Расходы на горюче-смазочные материалы и их признание в налоговом учете - "больной" вопрос для бухгалтеров большинства организаций. В каких размерах и на каком основании можно уменьшить базу по налогу на прибыль по этим расходам, рассказывает Л.П. Фомичева (728-82-40, [email protected]), консультант по налогам и сборам. В части автоматизации материал подготовлен специалистами Авторизованного Учебного Центра "Мастер Сервис Инжиниринг".

Общие положения учета ГСМ

• топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);
• смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);
• специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Организация, имеющая в собственности, аренде или безвозмездном пользовании автомобили и использующая их в своей деятельности для извлечения доходов, может отнести на себестоимость расходы по ГСМ. Но не все так просто, как кажется.

Нужны ли нормы при учете ГСМ

В настоящее время бухгалтерские нормативные документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, связанных с использованием ГСМ при эксплуатации автомобилей. Единственным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства.

При расчете налогооблагаемой прибыли нужно руководствоваться главой 25 НК РФ. Расходы на содержание служебного транспорта, к числу которых относятся и расходы на приобретение ГСМ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 и подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ). НК РФ не ограничивает расходы на содержание служебного транспорта какими-либо нормами, поэтому для целей налогообложения предусматривается списание расходов на топливо и смазочные материалы по фактическим затратам. Однако они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

По мнению Минфина России, изложенному в письме от 15.03.2005 № 03-03-02-04/1/67, расходы на приобретение ГСМ в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству, могут быть признаны в целях налогообложения при соблюдении требований, установленных упомянутым выше пунктом 1 статьи 252 НК РФ. УМНС России по г. Москве в письме от 23.09.2002 № 26-12/44873 выражало аналогичное мнение.

Требование обоснованности обязывает организацию разработать и утвердить собственные нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для своего транспорта, который используется для производственной деятельности с учетом его технологических особенностей. Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники.

Организация может при их разработке исходить из технических характеристик конкретного автомобиля, времени года, сложившейся статистики, актов контрольных замеров расхода топлива и смазочных материалов на километры пробега, составленных представителями организаций или специалистами автосервиса по ее поручению, и др. Можно учитывать при их разработке простои в пробках, сезонные колебания потребления топлива и другие корректирующие коэффициенты. Нормы разрабатываются, как правило, техническими службами самой организации.

Порядок расчета норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации.

Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом следует ознакомить всех водителей автотранспорта. Отсутствие в организации утвержденных норм может привести к злоупотреблениям со стороны водителей, и, следовательно, к неоправданным дополнительным расходам.

Собственно, эти нормы и используются как экономически обоснованные для целей бухгалтерского учета для списания ГСМ и для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль.

При разработке этих норм организация может использовать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России от 29.04.2003 (руководящий документ № Р3112194-0366-03 согласован с руководителем Департамента материально-технического и социального обеспечения МНС России и применяется с 1 июля 2003 года). В документе приведены значения базовых норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава, норм расхода топлива на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, и методика их применения, а также нормативы по расходу смазочных масел.

Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильного транспорта.

Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды (технические осмотры, регулировочные работы, приработка деталей двигателей и автомобилей после ремонта и т.д.) в состав норм не включается и устанавливается отдельно.

Особенности эксплуатации автомобилей, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путем применения к базовым нормам поправочных коэффициентов. Эти коэффициенты установлены в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Руководящим документом также установлены нормы расхода смазочных материалов на 100 литров общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел установлены в литрах на 100 литров расхода топлива, нормы расхода смазок - соответственно в килограммах на 100 литров расхода топлива. Здесь тоже есть поправочные коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации машины. Расход тормозных и охлаждающих жидкостей определяется в количествах заправок на один автомобильный транспорт.

Обязательно ли следует применять нормы, установленные Минтрансом России как единственно возможные? Нет. Минтранс России согласно статье 4 НК РФ не вправе разрабатывать какие-либо нормативы для целей налогообложения. Нормы, утвержденные Минтрансом России, не являются приказом и не проходили регистрацию в Минюсте России в качестве нормативного правового акта, обязательного для применения организациями на всей территории РФ. Учитывая все эти обстоятельства, можно сказать, что, несмотря на название "Руководящий документ", а также на то, что он согласован с МНС России, базовые нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте носят только рекомендательный характер.

Но вероятность того, что налоговые органы все же будут ориентироваться при проверках на эти нормативы, согласованные с их ведомством, достаточно высока. Ведь если расходы организации на приобретение ГСМ значительно превышают установленные Минтрансом России нормы, их экономическая обоснованность может вызвать у налоговых органов сомнения. И это логично: нормы Минтранса России хорошо продуманы и вполне разумны. И хотя они разрабатывались не для налогового учета, могут быть использованы в суде и, как представляется, будут служить убедительным аргументом для судей.

Поэтому организации нужно быть готовым обосновать причины отклонений применяемых ею норм для списания ГСМ на расходы от утвержденных Минтрансом России.

Путевые листы

Приобретение ГСМ еще не свидетельствуют о фактическом их расходе на автомобиль, используемый в служебных целях. Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, является путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ на себестоимость. Это подтверждают налоговые органы (письмо УМНС по г. Москве от 30.04.2004 № 26-12/31459) и Росстат (письмо Федеральной службы государственной статистики от 03.02.2005№ ИУ-09-22/ 257 "О путевых листах"). В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Первичные документы можно принять к учету, если они составлены по унифицированной форме (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 утверждены следующие формы первичной документации для учета работы автотранспорта:

Поскольку большинство организаций эксплуатирует служебные легковые машины или грузовые автомобили, то они используют формы путевых листов для этих машин.

Путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-с или № 4-п) является основным первичным документом для расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на расходы по обычным видам деятельности, начисления заработной платы водителю, а также подтверждает произ- водственный характер произведенных расходов. При перевозке товарных грузов путевые листы форм № 4-с и № 4-п выдаются водителю вместе с товарно-транспортной накладной.

Форма № 4-с (сдельная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Отрывные талоны путевого листа форм № 4-с и № 4-п заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией-владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагается соответствующий отрывной талон.

В путевом листе, который остается в организации - владельце автотранспорта, повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика. Если грузы перевозятся на автомобиле, работающем на повременной оплате, то в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных накладных и прилагается один экземпляр этих накладных. Путевые листы хранятся в бухгалтерии совместно с товарно-транспортными документами для одновременной их проверки.

Путевой лист служебного легкового автомобиля (форма № 3) служит основным первичным документом для списания ГСМ на расходы, связанные с управлением организацией.

Журнал учета движения путевых листов (форма № 8) применяется организацией для регистрации выданных путевых листов водителю и сданных после обработки путевых листов в бухгалтерию.

Путевой лист выписывает водителю диспетчер или иной уполномоченный выпускать его в рейс работник. Но в небольших организациях это может быть сам водитель или другой работник, который назначается приказом руководителя организации.

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Маршрут перевозок или служебного поручения записывается по всем пунктам следования автомобиля в самом путевом листе.

Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа. Это еще раз подчеркнуто в уже упомянутом письме Федеральной службы государственной статистики (Росстата) от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257 "О путевых листах". В нем также сказано, в унифицированных формах должны быть заполнены все реквизиты. Работники, заполнившие и подписавшие документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных.

Если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на топливо из состава расходов.

Бухгалтера, учитывающего ГСМ, особенно должна интересовать правая лицевая часть путевого листа. Рассмотрим ее на примере путевого листа легкового автомобиля (форма № 3).

Показания спидометра на начало дня работы (графа рядом с подписью разрешающего выезд) должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля (графа - при возвращении в гараж). А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанной на оборотной стороне.

Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов.

Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации для данной машины. По сравнению с этой нормой указывается фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.

Чтобы определить нормативный расход горючего за смену, нужно умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега, а полученный результат разделить на 100.

Для определения фактического расхода горючего за смену к его остатку в баке автомобиля на начало смены следует прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены.

На оборотной стороне листа указываются пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели самые важные, они служат основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы и подтверждают, с какими операциями связано было использование машины (получение ценностей у поставщиков, доставка их до покупателей и др.).

Нижняя часть оборотной стороны путевого листа важна для расчетчика заработной платы водителей.

В заключении раздела несколько слов о том, должны ли заполняться путевые листы только для водителей.

Иногда такой вывод делают из текста постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 (далее - Постановление № 78) и самих форм листов. И делают следующих вывод - если прямо штатным расписанием не предусмотрена должность водителя, то и обязанность организации оформлять соответствующий документ отсутствует. На взгляд автора это неверно, водитель - это функция, а не только должность.

Важно, что эксплуатируется служебная машина организации, а уж кто управляет ею - дело организации. Например, служебную машину может водить директор, менеджер, и расходы по ней также будут учитываться только на основании путевого листа. Кроме того, при отсутствии этого документа в пути у работника, фактически выполняющего функции водителя, может возникать проблема с работниками автоинспекции.

Формально путевые листы выписывают организации. Так сказано в Постановлении № 78. Предприниматели по формальным признакам заполнять путевой лист не должны, поскольку согласно статье 11 НК РФ являются физическими лицами.

Но ведь они используют транспорт в производственных целях. ИМНС России в письме от 27.10.2004 № 04-3-01/665@ обратило внимание на то, что путевые листы должны ими использоваться.

Бухгалтерский учет ГСМ

Расходы на приобретение ГСМ связаны с обслуживанием перевозочного процесса и относятся к расходам по обычным видам деятельности по элементу "Материальные затраты" (п. 7, 8 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). В расходы включается сумма всех фактических затрат организации (п. 6 ПБУ 10/99).

Бухгалтерия организации ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам или специальным картам.

Не касаясь специфики формирования первоначальной стоимости ГСМ и учета НДС, скажем, что бухгалтер на основании первичных документов (авансовых отчетов, накладных и др.) приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. ГСМ учитываются на счете 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо". Это предусмотрено Планом счетов (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

• "ГСМ на складах (бензин, дизельное топливо, газ, масло и др.)";
• "Оплаченные талоны на бензин (дизельное топливо, масло)";
• "Бензин, дизельное топливо в баках автомобилей и талоны у водителей" и др.

Поскольку разновидностей ГСМ много, то для их учета открывают субсчета второго, третьего и четвертого порядков, например:

• счет 10 субсчет "Топливо", субсчет "ГСМ на складах", субсчет "Бензин", субсчет "Бензин АИ-98";
• счет 10 субсчет "Топливо", субсчет "ГСМ на складах", субсчет "Бензин", субсчет "Бензин АИ-95".

Кроме того, аналитический учет выданных ГСМ ведется по материально ответственным лицам - водителям автотранспорта.

Бухгалтер записывает поступление ГСМ в карточку учета материалов по форме № М-17. В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ, которая утверждается приказом руководителя или является приложением к учетной политике организации.

Расходы на содержание автотранспортных средств организации списывают на себестоимость продукции (работ, услуг). В бухгалтерском учете затраты, связанные с перевозочным процессом, отражают на балансовом счете 20 "Основное производство" или 44 "Расходы на продажу" (только для торговых организаций).

Затраты на содержание служебного автотранспорта отражаются на балансовом счете 26 "Общехозяйственные расходы". Предприятия, имеющие парк автомобилей, отражают затраты, связанные с их содержанием и эксплуатацией, на балансовом счете 23 "Вспомогательные производства". Применение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования автомобилей. Например, если грузовой автомобиль перевозил грузы по заказам сторонней организации, то затраты на ГСМ отражаются на счете 20, а если легковой автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организацией, то затраты отражаются на счете 26.

В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой:

Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3 "Топливо" (аналитический учет: "ГСМ в баках транспортных средств" и др. соответствующие субсчета) - в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов.

При отпуске ГСМ в производство и ином выбытии их оценка в бухгалтерском учете производится одним из следующих способов (п. 16 ПБУ 5/01):

• по себестоимости единицы запасов,
• по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО),
• по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО),
• по средней себестоимости.

Последний способ является наиболее распространенным.

Выбранный организацией способ должен быть зафиксирован в приказе об учетной политике.

Обращаем внимание бухгалтеров на то, что как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Этот остаток нужно и далее учитывать на счете отдельном субсчете "Бензин в баках автомобилей" (в аналитическом учете по материально-ответственным лицам (водителям).

Ежемесячно бухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств.

Если стоимость принятых к расходу затрат по ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете будет различна (например, в связи с превышением водителем норм, принятых в организации для его автомобиля), то налогоплательщикам, применяющим ПБУ 18/02, придется отражать постоянные налоговые обязательства.

Таково требование пункта 7 указанного положения, которое утверждено приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.

Рассмотрим бухгалтерский учет ГСМ на примере учета бензина для конкретного водителя.

Пример

Водитель легкового служебного автомобиля А.А. Сидоров получает из кассы ООО "Зима" под отчет денежные средства для приобретения ГСМ и представляет авансовые отчеты с отражением расходов по их приобретению с приложением первичных документов.
Списание бензина происходит по нормам на основании путевых листов, сдаваемых водителем в бухгалтерию.
Количественно-суммовой учет ГСМ ведется с использованием лицевых карточек, форма которых разработана организацией самостоятельно и утверждена приказом руководителя. Карточка открывается на каждого водителя.
Остаток несписанного бензина на начало апреля у водителя составил 18 литров по 10 руб.
3 апреля было приобретено 20 литров бензина по 11 руб. НДС не рассматриваем для простоты.
1,2 и 3 апреля водитель израсходовал соответственно 7,10 и 11 литров бензина.
Организация применяет при списании материалов метод скользящей средней себестоимости, которая рассчитывается на дату выполнения операции.
С 1 по 3 апреля бухгалтер произвел следующие записи в карточке водителя:

Примечание:
* 10,95 = (1л x 10 руб. + 20 л. x 11 руб.) / 21 л

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет "Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А." - 70 руб. - списано по нормам 7 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 1 апреля;

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет "Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А." - 100 руб. - списано по нормам 10 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 2 апреля;

Дебет 10-3 субсчет "Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А." Кредит 71 субсчет "Сидоров" - 220 руб. - оприходовано 11 литров бензин на основании чека ККМ, приложенного к авансовому отчету водителя; Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет "Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А." -120,48 руб. - списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 3 апреля.

Арендованный транспорт

Получить транспортное средство во временное владение и пользование можно, заключив договор аренды транспортного средства с юридическим или физическим лицом.

По договору аренды арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование. Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (ст. 646 ГК РФ). Стороны могут предусмотреть смешанные условия оплаты аренды в виде фиксированной доли (непосредственно арендная плата) и оплаты компенсации на текущее содержание арендованного имущества, которая может меняться в зависимости от внешних факторов.

В случае, когда расходы на ГСМ несет наниматель транспорта, учет ГСМ идентичен ситуации с эксплуатацией собственного транспортного средства. Просто учитывается такой автомобиль не в составе основных средств, а на забалансовом счете 001 "Арендованные основные средства" в оценке, принятой в договоре. За его использование начисляется арендная плата, а амортизация не начисляется.

Арендная плата учитывается в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией вне зависимости от того, у кого арендуется автомобиль - у юридического или физического лица (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В то же время статус арендодателя влияет на налоговые последствия по другим налогам. Так, если автомобиль арендуется у физического лица, у него возникает налогооблагаемый доход.

Что касается ЕСН, то нужно различать аренду транспортного средства с экипажем и без него (п. 1 ст. 236 и 3 ст. 238 НК РФ).

На арендованную машину выписывается путевой лист на время работы, поскольку распоряжается машиной организация. А подпункт 2 пункта 1 статьи 253 НК РФ разрешает включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, все средства, истраченные на содержание и эксплуатацию основных средств и иного имущества, которое используется в производственной деятельности. Это касается и ГСМ, которые используются на арендованном автомобиле.

Безвозмездное пользование автомобилем

Организация может заключить договор безвозмездного пользования автомобилем.

По договору безвозмездного пользования (ссуды) ссудополучатель обязан содержать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, а также несение всех расходов на ее содержание, если иное не предусмотрено договором.

Расходы организации по содержанию и эксплуатации автомобиля, полученного по договору безвозмездного пользования, уменьшают налогооблагаемую прибыль в общеустановленном порядке, если договором предусмотрено, что данные расходы несет ссудополучатель.

К договорам безвозмездного пользования (ссуды) применяются отдельные правила, предусмотренные для договора аренды. Расходы на ГСМ учитываются аналогично арендованной машине, поскольку распоряжается ею организация.

Передача имущества во временное пользование по договору ссуды - для целей налогообложения есть не что иное, как безвозмездно оказанная услуга. Стоимость такой услуги включается ссудополучателем во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Эту стоимость нужно определить самостоятельно, основываясь на данных о рыночной стоимости* аренды аналогичного автомобиля.

Компенсации работникам

Работникам выплачивается компенсация за износ личного транспорта и возмещаются расходы, если личный транспорт используется с согласия работодателя в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Часто по приказу работнику выплачивают компенсацию по норме, установленной Правительством РФ и сверх этого расходы на бензин.

Поскольку такое положение прямо не предусмотрено письмом Минфина России от 21.07.1992 № 57, то представляется правомерным и позиция налоговых органов по данному вопросу. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля: сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт (письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419).

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях выплачивается работникам в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Изначальный документ, который установил данную компенсацию - письмо Минфина России от 21.07.1992 № 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок". Документ действующий, хотя сами нормы выплат менялись в дальнейшем. Вот его мы и рекомендуем прочитать бухгалтеру особенно внимательно. В пункте 3 сказано, что конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Расчет размеров компенсации производится по формуле:

К = А + ГСМ + ТО + ТР,

где
К - сумма компенсации,
А - амортизация автомобиля;
ГСМ - затраты на горюче-смазочные материалы;
ТО - техническое обслуживание;
ТР - текущий ремонт.

Начисление компенсации производится на основании приказа руководителя организации.

Компенсация начисляется ежемесячно в твердой сумме, независимо от количества календарных дней в месяце. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Самым трудным в данной ситуации представляется подтверждение именно факта и интенсивности использования машины сотрудником. Поэтому основанием для начисления компенсации, кроме приказа руководителя, может быть разъездная ведомость или иной аналогичный документ, форма которого утверждена в приказе об учетной политике организации. Путевые листы в данном случае не составляются.

Выплачиваемые работнику компенсации за использование личного легкового автомобиля в служебных целях являются для организации расходами по обычным видам деятельности на основании пункта 7 ПБУ 10/99.

Компенсация, выплачиваемая работнику в соответствии с законодательством, в пределах утвержденных норм не облагается налогом на доходы физических лиц (ст. 217 НК РФ) и единым социальным налогом (ст. 238 НК РФ). В данном случае законодательный документ - Трудовой кодекс РФ. В силу того, что Правительством РФ разработаны нормы компенсации применительно только к пункту 11 статьи 264 НК РФ (налог на прибыль), они не подлежат применению в целях определения налоговой базы по налогу на доходы физических лиц.

Налоговые органы настаивают на том, что нормы, применяемые в организации, не могут быть применены для НДФЛ, поскольку не являются нормами, установленными в соответствии с действующим законодательством РФ (письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта").

Однако в своем Постановлении от 26.01.2004 № Ф09-5007/03-АК ФАС Уральского округа пришел к выводу, что применять нормы компенсационных выплат, установленные главой 25 НК РФ, для исчисления НДФЛ неправомерно. Компенсация за личный транспорт освобождается от налога на доходы в размере, установленном письменным соглашением организации и работника. Это косвенным образом подтверждает и решение ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04 (подробнее читайте ).

Таким образом, на наш взгляд, в рассматриваемой ситуации не возникает налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц.

Компенсация за использование личных легковых автомобилей в служебных целях в целях исчисления налога на прибыль является нормируемой величиной. Действующие в настоящее время нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм для целей налогообложения относятся к прочим расходам (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В налоговом учете эти расходы признаются на дату фактической выплаты начисленной компенсации.

Сумма компенсации, начисленная работнику сверх предельных норм, не может уменьшать налоговую базу для исчисления налога на прибыль организации. Эти расходы в целях налогообложения рассматриваются как сверхнормативные.

Разумеется, эту точку зрения можно пытаться оспорить, опираясь на более свежую позицию статьи 188 Трудового кодекса РФ. Но ведь и в письме Минфина речь шла о том, что при расчете компенсации нужно учесть все особенности использования личного автомобиля работником в производственных целях. А для налогообложения существует норма, и она однозначна. Поэтому расходы на приобретение ГСМ параллельно с выплатой компенсации не учитываются для целей обложения налогом на прибыль, поскольку данный автомобиль не является служебным (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Расходы по компенсации работнику сверх установленных норм, а также стоимость израсходованных ГСМ, исключаемые из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов, признаются постоянной разницей (п. 4 ПБУ 18/02).

На сумму постоянного налогового обязательства, рассчитанного на ее основе, организация корректирует величину условного расхода (условного дохода) по налогу на прибыль (п. 20, 21 ПБУ 18/02).

Учет ГСМ в "1С:Бухгалтерии 7.7"

Учет ГСМ в конфигурации "1С:Бухгалтерия 7.7" (ред. 4.5) ведется на счете 10.3 "Топливо". В справочнике "Материалы" для элементов, относящихся к ГСМ, следует указать вид "(10.3) Топливо" (см. рис. 1).

Приобретение ГСМ отражается документами "Поступление материалов" или "Авансовый отчет", в последнем документе следует указать корреспондирующий счет 10.3.

Для отражения расхода ГСМ удобно пользоваться документом "Перемещение материалов", выбрав вид перемещения: "Передача в производство" (см. рис. 2). В документе нужно указать счет затрат, соответствующий направлению использования автомобиля (20, 23, 25, 44) и статью затрат.

Рекомендуется в справочнике статей затрат задать две статьи для отражения расходов по ГСМ, для одной из которых установить "Вид расходов" для целей налогового учета "Другие расходы, принимаемые для целей налогообложения", а для второй (расходы сверх нормы) - "Не принимаемые для целей налогообложения" (рис. 3).

Согласно Трудовому кодексу РФ, применение личной собственности сотрудника в интересах работодателя подлежит возмещению. Причём объём средств, направленный на покрытие расходов, связанных с обслуживанием и эксплуатацией такого имущества, законодательно не ограничен. К тому же с таких выплат не взимается НДФЛ.

Обоснование необходимости

Нормативными актами установлено, что если служащий привлекает свой автомобиль в рабочий процесс с согласия руководства, то возникающие в этом случае затраты на топливо должны быть восполнены. Объём компенсации оговаривается внутренними документами компании.

Возмещение расходов на использование транспортного средства не зависит от его вида:

• легковой;
• грузовой;
• мотоцикл.

Нередко возникают споры о том, можно ли возвращать суммы, потраченные на эксплуатацию машины, применяемой для выполнения трудовых обязанностей сотрудника, которой он управляет по доверенности. Разъяснения ФНС и сложившаяся судебная практика однозначно указывают, что выплаты в такой ситуации являются правомерными.

Компенсация ГСМ

Организация должна возместить издержки, возникшие при использовании личного транспорта работника для её нужд, если ситуация удовлетворяет ряду условий:

• руководство поставлено в известность;
• сотрудник - собственник автомобиля или имеет доверенность на управление;
• размер компенсации установлен соглашением сторон;
• отношения оформлены в письменном виде;
• затраты подтверждены соответствующими документами;
• имеется обоснование (расчёты и бумаги) того, что машина эксплуатируется в интересах компании.

Кому положено

Покрытие расходов на приобретение бензина, дизельного топлива, масел и других материалов предоставляется владельцу или лицу, имеющему полномочия на вождение либо распоряжение автомобилем. Привлечение сторонней техники для нужд организации с оплатой издержек на её применение может быть узаконено разными способами.

Чаще всего - это компенсация, оформленная в рамках трудового договора, соглашение о безвозмездной эксплуатации, или о найме транспортного средства с экипажем, а также без него.

У каждого варианта есть свои нюансы, важные для обеих сторон. Они связаны с налогообложением, размером выплат, возможностями по использованию имущества.

Оформление

Один из самых очевидных способов возместить расходы на ГСМ - компенсация, установленная руководителем. Её объём и виды затрат, подлежащие возмещению, согласовывают с сотрудником. Кроме топлива, в список могут входить ремонт и амортизация. При необходимости сумма может быть увеличена.

Приведённый вариант имеет как достоинства, так и недостатки:

В этом случае нужно действовать следующим образом:

• согласовываются все детали возмещения;
• составляется ;
• издаётся соответствующий ;
• служащий передаёт в бухгалтерию компании на ежемесячную компенсацию средств, потраченных на обслуживание автомобиля.

Оптимальный порядок покрытия финансовых затрат на эксплуатацию машины сотрудника в интересах организации - это . Гражданский кодекс РФ предлагает альтернативу: нанять транспорт с экипажем или без него. Первый вариант не может быть использован, поскольку в рассматриваемом случае водитель является собственником. Как следствие, у него не получится заключить трудовой контракт с самим собой.

Используя такой способ, можно учесть любые нюансы, например:

• размер арендной платы;
• какая из сторон оплачивает ремонт и заправку;
• возмещение собственнику суммы, потраченной на транспортный налог, или стоимости страхового полиса.

Оформление отношений таким способом, несомненно, выгодно организации и владельцу автомобиля вместе с тем есть отрицательные моменты:

Сделка по аренде предполагает следующий алгоритм:

• согласование с руководством фирмы привлечения собственного транспорта служащего;
• выбор способа возврата средств, использованных на обслуживание машины;
• подписание соглашения;
• переоформление ОСАГО с учётом изменившегося количества лиц, допущенных к управлению;
• составление бумаг, подтверждающих передачу автомобиля организации на оговорённый заранее срок.

Вариант, при котором вознаграждение за предоставление транспортного средства для исполнения служебных обязанностей не предполагается, выгоден, если оно принадлежит, например, учредителю. Впрочем, если необходимо, перечисление денег можно оформить, как материальную помощь сотруднику.

Использование имущества по безвозмездному соглашению увеличивает основу для расчёта налога на прибыль, согласно рыночной стоимости услуги, оказанной бесплатно.

В этом и состоит самый большой минус такого способа. И всё же он дешевле, чем простой возврат денег за ГСМ.

Выплата

Покрытие расходов сотрудника на использование личной собственности в рабочем процессе происходит с периодичностью, указанной в соглашении, подписанном обеими сторонами. Чаще всего - один раз в месяц. Во время отпуска, больничного, командировки возмещение не предусмотрено.

Для получения денег нужно представить ряд документов:

• паспорт транспортного средства;
• свидетельство о регистрации;
• доверенность (если служащий не является владельцем);
• обоснование расходов, например, чеки;
• путевые листы подтверждающие, что автомобиль эксплуатировался для нужд фирмы ().

По последнему пункту нередко возникают споры . Дело в том, что такая бумага предназначена для учёта перемещений транспорта, принадлежащего компании.

Законодательство не регламентирует применение личной собственности в служебных целях и не требует заполнения соответствующей документации.

Суды не настаивают на составлении путёвки лицом, которое не является водителем. Однако письма Минфина на эту тему неоднозначны. Тем, кто не желает использовать такую форму отчётности вполне реально доказать свою правоту в спорах с ФНС. А если отвечать на лишние вопросы инспекторов не хочется, то придётся документально подтверждать служебный характер разъездов.

Налогообложение

Все организации, неважно применяют они общую систему или УСН, возмещение затрат на привлечение личного транспорта сотрудника для исполнения служебных обязанностей относят к расходам.

В случае легкового автомобиля - эта величина ограничивается на законодательном уровне:

Для грузовиков сумма не регламентируется. А при эксплуатации мотоцикла базу налога на прибыль можно уменьшить на 600 рублей. Тип легко определяется с помощью ПТС или свидетельства о регистрации.

На выплаты работнику, в свою очередь, не начисляются:

• НДФЛ (не отражается в соответствующей декларации);
• обязательные взносы в ФСС и ПФР.

Чтобы избежать возникновения налога необходимо передать в организацию бумаги для подтверждения:

• права собственности на транспорт;
• применение машины для нужд компании;
• суммы фактических затрат на эксплуатацию.

Нередко возникает вопрос, обложения доходов физического лица, полученных сверх норматива, установленного для прибыли Правительством РФ. Такой подход не совсем верен. И несколько лет назад ВАС принял решение, что указанные лимиты нельзя применять для определения базы НДФЛ. Следовательно размер возмещения ничем не ограничен.

В случае когда сотрудник управляет автомобилем, который ему не принадлежит, мнения о взимании налога с суммы компенсации разделились. ФНС и Минфин считают, что НДФЛ нужно начислять. В то же время есть несколько судебных решений в пользу освобождения от обязательной выплаты. Однозначного ответа пока не существует.

А вот организация, сможет учесть в составе расходов выплаты, связанные с возмещением затрат на использование транспортного средства, управляемого по доверенности.

Такие действия удовлетворяют нормам НК РФ, при условии, что сотрудник представит следующие бумаги:

• копию технического паспорта;
• путевой лист с учётом служебных поездок.

Расчёт суммы

Размер выплаты определяется по соглашению сторон. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана провести соответствующие вычисления.

Ниже представлен примерный образец:

Периодичность

Работодатель исполняет обязательства, связанные с расходами подчинённого на применение собственного автотранспорта для служебной необходимости, ежемесячно.

Затраты на ГСМ в текущем периоде покрываются до его окончания.

Все сроки должны быть согласованы обеими сторонами и оформлены в письменном виде.

Таким образом, для восполнения расходов, связанных с эксплуатацией машины, которая находится в собственности или управляется по письменному уполномочию, нужно придерживаться простого алгоритма:

• поставить в известность руководителя компании о желании привлечь своё имущество для выполнения служебных функций;
• выбрать способ оформления отношений (договор аренды самый выгодный);
• представить все бумаги для подтверждения правомерности распоряжения автомобилем;
• написать заявление в бухгалтерию;
• своевременно и аккуратно передавать чеки и другие бумаги для отчёта о потраченных средствах;
• составлять путевые листы, в которых показываются все передвижения по заданию компании;
• помнить, что издержки не возмещаются в период отпуска, больничного, командировки и в нерабочее время;
• получать компенсацию ежемесячно на зарплатную карту или наличными деньгами в кассе;
• выплата не включается в базу налога на доходы физических лиц и не вносится в соответствующую декларацию, за исключением арендной платы по договору;
• страховые взносы не перечисляются;
• компания имеет возможность минимизировать налогооблагаемую прибыль за счёт затрат, связанных с наймом транспорта, приобретением топлива, осуществлением текущего ремонта и техобслуживания.

Негласно компенсация ГСМ помимо экономической справедливости, носит ещё и характер мотивационной выплаты. Компании, которые в полном размере и без задержек выплачивают вышеуказанное возмещение, находятся на более высоких позициях в рейтинге работодателей.

"Главбух". Приложение "Учет в торговле", 2005, N 3

Торговля горюче-смазочными материалами имеет ряд особенностей. Это лицензирование, исчисление и уплата акцизов, а также некоторые нюансы бухгалтерского учета, связанные со спецификой товара.

Нужна ли лицензия?

Нужна ли организации, реализующей ГСМ, лицензия на осуществление этого вида деятельности?

Перечень видов деятельности, на осуществление которых требуются лицензии, содержится в ст. 17 Федерального закона от 8 августа 2001 г. N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности". Реализации горюче-смазочных материалов в этом перечне нет.

Однако там упомянуто хранение нефти, газа и продуктов их переработки.

Значит, организации, которая хранит ГСМ в собственных емкостях, придется получать лицензию на этот вид деятельности. Положение о таком лицензировании утверждено Постановлением Правительства РФ от 28 августа 2002 г. N 637. Лицензии выдает Федеральная служба по экономическому, технологическому и атомному надзору (Постановление Правительства РФ от 30 июля 2004 г. N 401).

Акцизы

В перечень подакцизных нефтепродуктов входят автомобильный бензин, дизельное топливо, моторные масла для дизельных и (или) карбюраторных (инжекторных) двигателей, а также прямогонный бензин (ст. 181 Налогового кодекса РФ).

Определение объекта налогообложения акцизом зависит от того, имеет ли организация свидетельство о регистрации лица, совершающего операции с нефтепродуктами (см. таблицу).

Налоговый кодекс приравнивает к производству подакцизных товаров их розлив, а также любые виды смешения товаров в местах их хранения и реализации, в результате которых получается подакцизный товар (п. 3 ст. 182 Налогового кодекса РФ).

Например , АЗС получает с завода бензин Аи-80 и закупает присадки для повышения октанового числа. Путем смешения получается бензин Аи-92. Тогда считается, что АЗС произвела этот бензин и должна платить акциз с его реализации.

Получать ли свидетельство?

Свидетельства выдают на следующие операции с нефтепродуктами (отдельно на каждый вид деятельности):

• производство;
• оптовую реализацию;
• оптово-розничную реализацию;
• розничную реализацию.

Примечание. Свидетельство о регистрации

Это документ, который служит основанием для принятия к вычету сумм акциза (кроме свидетельства на розничную торговлю) в соответствии со ст. ст. 200, 201 Налогового кодекса РФ. Налогоплательщик, не имеющий свидетельства, не сможет принять к вычету начисленные при получении нефтепродуктов акцизы.

Свидетельство на розничную реализацию выдают лицам, которые отпускают нефтепродукты через топливораздаточные колонки. Остальные способы продажи топлива относят к оптовой торговле.

Получение свидетельства - дело добровольное. Но предприятиям следует помнить, что лицо, имеющее свидетельство, признается плательщиком акцизов, а это дает возможность приобретать нефтепродукты по ценам, не включающим акциз. Если же свидетельства нет, то нефтепродукты придется покупать по ценам, в состав которых входит сумма акциза. Это связано с тем, что поставщики топлива могут принять к вычету ранее начисленные акцизы, только если у покупателя есть свидетельство. А значит, они предпочитают отпускать бензин тем автозаправкам, которые получили этот документ.

Для оптовиков основное преимущество, которое дает свидетельство, состоит в том, что при его наличии они могут предъявлять к вычету ранее начисленные суммы акцизов.

Свидетельство автозаправка может получить, только если у нее есть в собственности мощности для хранения и реализации нефтепродуктов (п. 4 ст. 179.1 Налогового кодекса РФ). Например , топливораздаточные колонки, измерители уровня топлива и масла (уровнемеры), подземные резервуары и т.д. При этом не имеют значения ни емкость, ни местонахождение этих объектов. Важно лишь право собственности на них. Поэтому АЗС, арендующие мощности для реализации, получить свидетельство не могут.

Для получения свидетельства в налоговую инспекцию подают заявление в двух экземплярах. В нем указывают, на какой срок требуется свидетельство. Этот срок не может быть более одного года.

Кроме того, в налоговую инспекцию придется представить заверенные копии документов, подтверждающих право собственности предприятия на мощности (емкости) для хранения и реализации ГСМ.

Ко всему этому прилагают сведения о том, сколько бензина, дизельного топлива и моторного масла организация продает в розницу и оптом.

Освобождение и вычеты

Реализация нефтепродуктов на территории РФ не подлежит налогообложению акцизами. Значит, объектом налогообложения является не реализация нефтепродуктов, а их получение. Плательщиками акцизов становятся организации и индивидуальные предприниматели, которые приобретают подакцизные нефтепродукты. Исключение составляет ситуация, когда такую продукцию, произведенную из давальческого сырья, передают собственнику сырья, не имеющему свидетельства. В этом случае плательщиком акциза становится передающая сторона.

Примечание. Если есть филиалы

Учтите, что если организация имеет обособленные подразделения, то для получения свидетельства на каждое из них составляют справку о его мощностях и указывают местонахождение. А вот в инспекции в регионах, где находятся эти подразделения, никаких документов представлять не надо.

Поскольку акциз при получении нефтепродуктов начисляют только лица, имеющие свидетельство, то и освобождение от уплаты акциза могут получить только они.

Сумму акциза исчисляют как произведение налоговой базы и налоговой ставки:

Налоговую базу определяют в соответствии со ст. ст. 187 - 191 Налогового кодекса РФ:

Начислив акциз по операциям, признаваемым объектом налогообложения, оптовик имеет право уменьшить его на величину налоговых вычетов.

А вот если организация имеет свидетельство только на розничную реализацию, то при продаже ГСМ она не сможет принять к вычету акцизы, которые были уплачены при их покупке (п. 8 ст. 200 Налогового кодекса РФ). При продаже в розницу бензина, дизельного топлива или моторных масел возможно два варианта:

• у АЗС есть свидетельство. Тогда она является плательщиком акцизов. При получении нефтепродуктов ей надо начислить и заплатить акциз. Но при продаже в розницу этих нефтепродуктов принять к вычету акциз нельзя;
• у автозаправочной станции нет свидетельства. Тогда она не является плательщиком акцизов. Соответственно начислять акциз при получении топлива ей не надо.

Организации, имеющие свидетельство только на розничную реализацию, уплачивают акциз не позднее 10-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом.

Налоговый пост

Для контроля над производством и реализацией (передачей) подакцизных нефтепродуктов по решению руководителя налогового органа у налогоплательщика, который получил в этом же налоговом органе свидетельство, может быть создан постоянно действующий налоговый пост. Это комплекс мер и мероприятий налогового контроля. Их проводят налоговые органы в целях проверки правильности исчисления и уплаты налогов и сборов.

Функции налоговых постов определены в ст. 197.1 Налогового кодекса РФ. Отметим, что при выполнении своих задач сотрудники налоговых органов не имеют права вмешиваться в оперативно-хозяйственную деятельность организации.

Только розничная торговля

В этой ситуации начислять акциз АЗС должна в тот момент, когда приходуется топливо. При этом автозаправка, которая имеет свидетельство только на розничную продажу нефтепродуктов, не может возместить из бюджета этот акциз. Поэтому сумму налога включают в первоначальную стоимость нефтепродуктов (п. 6 ПБУ 5/01). В налоговом учете акциз также включается в их стоимость (п. 4 ст. 198 Налогового кодекса РФ).

Пример 1 . В июне 2005 г. АЗС ООО "Заправщик" получила бензин Аи-92 в количестве 6 тонн. У автозаправочной станции есть свидетельство на розничную торговлю нефтепродуктами. Покупная цена бензина - 15 000 руб. за тонну. Всего поступило бензина на сумму:

6 т х 15 000 руб/т = 90 000 руб.,

в том числе НДС:

90 000 руб. : 118% х 18% = 13 728,81 руб.

Ставка акциза для бензина с октановым числом больше 80 составляет 3629 руб. за тонну. Поэтому акциз, который нужно начислить, составил:

6 т х 3629 руб/т = 21 774 руб.

Отпускная цена бензина установлена в размере 16,5 руб. за 1 литр.

Количество бензина, приобретаемого в тоннах, надо пересчитывать в литры для продажи. В товаросопроводительных документах, как правило, указана плотность приобретенного топлива в соответствии с ГОСТом либо ТУ производителя.

При плотности 0,826 г/куб. см в 6 тоннах (6000 кг) содержится:

6000 кг: 0,826 г/куб. см = 7263,92 л.

Общая продажная стоимость топлива составила:

7263,92 л х 16,5 руб/л = 119 854,68 руб.

Бухгалтер АЗС сделал в учете такие записи:

Дебет 41 Кредит 60

• 76 271,19 руб. (90 000 - 13 728,81) - оприходован бензин;

Дебет 19 Кредит 60

Дебет 41 Кредит 68 субсчет "Расчеты по акцизам"

Дебет 60 Кредит 51

Дебет 50 Кредит 90 субсчет "Выручка"

• 119 854,68 руб. - получена выручка от продажи бензина в розницу;

• 18 282,92 руб. (119 854,68 руб. : 118% х 18%) - начислен НДС с реализации;

• 98 045,19 руб. (76 271,19 + 21 774) - списана себестоимость проданного топлива с учетом акциза;

Дебет 90 субсчет "Прибыль/убыток от продаж" Кредит 99

• 3526,57 руб. (119 854,68 - 18 282,92 - 98 045,19) - выявлен финансовый результат от реализации.

Если есть опт

Если же АЗС имеет свидетельство на оптовую или оптово-розничную торговлю ГСМ, то операции с акцизами оформляют иначе, ведь начисленный налог можно принять к вычету.

Пример 2 . Используем условия примера 1, но немного изменим их. Пусть у АЗС ООО "Заправщик" есть свидетельство на оптово-розничную реализацию нефтепродуктов. АЗС перепродала поступивший бензин по безналичному расчету ЗАО "Автотопливо", у которого тоже имеется свидетельство, за 110 000 руб. (в том числе НДС - 16 779,66 руб.).

В учете бухгалтер отразил это так:

Дебет 41 Кредит 60

• 76 271,19 руб. - оприходован бензин;

Дебет 19 Кредит 60

• 13 728,81 руб. - учтен НДС по оприходованному бензину;

Дебет 60 Кредит 51

• 90 000 руб. - оплачен бензин поставщику;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

• 13 728,81 руб. - поставлена в зачет сумма НДС по оприходованному топливу;

Дебет 19 субсчет "Акцизы" Кредит 68 субсчет "Расчеты по акцизам"

• 21 774 руб. - начислен акциз по оприходованному бензину;

Дебет 62 Кредит 90 субсчет "Выручка"

• 110 000 руб. - получена выручка от продажи бензина оптом;

Дебет 90 субсчет "НДС" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

• 16 779,66 руб. - начислен НДС с реализации;

Дебет 90 субсчет "Себестоимость продаж" Кредит 41

• 76 271,19 руб. - списана себестоимость проданного топлива;

Дебет 51 Кредит 62

• 110 000 руб. - поступила оплата от покупателя.

ООО "Заправщик" представило в налоговые органы договор купли-продажи с ЗАО "Автотопливо" и реестр счетов-фактур с отметкой налоговой инспекции покупателя. После этого ООО получило право зачесть из бюджета акциз:

Дебет 68 субсчет "Расчеты по акцизам" Кредит 19 субсчет "Акцизы"

• 21 774 руб. - принят к вычету акциз.

Специальные режимы налогообложения

При "вмененке" к розничной торговле не относится (ст. 346.27 Налогового кодекса РФ) реализация подакцизных товаров, в частности:

• автомобильного бензина;
• дизельного топлива;
• моторных масел для дизельных и (или) карбюраторных (инжекторных) двигателей;
• прямогонного бензина.

Следовательно, розничная торговля ГСМ не подпадает под действие ЕНВД.

А вот на "упрощенку" предприятия, торгующие ГСМ, перейти могут. Дело в том, что закрытый перечень организаций и индивидуальных предпринимателей, не имеющих права применять УСН, приведен в п. 3 ст. 346.12 Налогового кодекса РФ. В нем упомянуты только производители подакцизных товаров, а не продавцы.

А.С.Базарова

Консультант по налогам

ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

Если приобретение данной техники связано с производственной необходимостью, то расходы на ее содержание, в том числе ГСМ, организация может учесть при расчете налога на прибыль в составе материальных затрат (п. 1 ст. 252, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Учесть такие расходы можно в полном объеме, но при условии, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Совет : для экономического обоснования расходов на ГСМ самостоятельно разработайте нормы расхода ГСМ для газонокосилки, снегоуборщика.

Нормы списания ГСМ для бензиновых газонокосилок и снегоуборщиков утвердите приказом руководителя. Для этого проведите контрольный замер расхода топлива техники из расчета ее работы в течение часа. Результаты замера оформите актом. ГСМ, использованные для работы спецтехники, спишите на основании акта.

НДС

Ситуация: как при налогообложении учесть НДС, предъявленный продавцом ГСМ? Организация приобретает ГСМ за наличный расчет через подотчетное лицо .

Порядок учета НДС зависит от того, как оформлены расчетные документы, выданные АЗС.

Возможны три варианта.

Вариант 1

Помимо кассового чека, АЗС выдает сотруднику счет-фактуру, выписанный на организацию. Если сотрудник действует на основании доверенности, то АЗС обязана выдать ему счет-фактуру. Об этом сказано в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268. При наличии счета-фактуры сумму НДС, выделенную в нем, можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Вариант 2

Счет-фактура отсутствует. Сотруднику выдан кассовый чек, из которого следует, что в стоимость ГСМ включен НДС.

По мнению контролирующих ведомств, в этом случае принять НДС к вычету нельзя (исключение - ГСМ, которые входят в состав командировочных расходов) (письма Минфина России от 9 марта 2010 г. № 03-07-11/51, МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268, п. 1 ст. 172, п. 7 ст. 171 НК РФ). Такая позиция основана на том, что получить вычет по НДС можно только на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом в отдельных случаях Налоговый кодекс РФ допускает применение вычетов по НДС на основании иных (помимо счетов-фактур) документов (в т. ч. кассовых чеков) (п. 1 ст. 172, п. 7 ст. 168 НК РФ). Налоговая служба считает, что в отношении розничных торговых операций этот порядок не применяется, поскольку договор розничной торговли не предусматривает продажу товаров, предназначенных для использования в предпринимательской деятельности (ст. 492 ГК РФ). Поэтому при таком оформлении покупки ГСМ воспользоваться налоговым вычетом организации не удастся. Позицию контролирующих ведомств разделяют и некоторые суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. № А66-7929/2004).

Перечень случаев, в которых сумму предъявленного НДС можно включить в состав расходов (учесть в стоимости приобретенного имущества), приведен в пункте 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ. Ситуация, когда нет документов, подтверждающих право на вычет, в этот перечень не входит (письмо Минфина России от 24 апреля 2007 г. № 03-07-11/126). Поэтому в налоговом учете сумму НДС, указанную в кассовом чеке (например, «стоимость ГСМ - 118 руб., в т. ч. НДС - 18 руб.»), в состав расходов не включайте. Если точная сумма налога не указана (например, «стоимость ГСМ - 118 руб., в т. ч. НДС»), ее нужно выделить расчетным путем (по ставке 18/118) и списать без уменьшения налоговой базы.

В бухучете в момент списания ГСМ возникнет постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02). Его нужно отразить проводкой:

- отражено постоянное налоговое обязательство по расходам на приобретение ГСМ, не учитываемым при налогообложении прибыли.

Если ГСМ входят в состав командировочных расходов, принять к вычету НДС можно на основании кассового чека с выделенной суммой НДС (п. 1 ст. 172, п. 7 ст. 171 НК РФ). Если в кассовом чеке указано «в том числе НДС», а сумма налога не выделена, то воспользоваться налоговым вычетом не удастся (п. 1 ст. 172 НК РФ). Увеличить стоимость ГСМ на сумму НДС тоже нельзя. В состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, НДС не включается (п. 1 ст. 170 НК РФ). Следовательно, для налогового учета сумму НДС нужно выделить расчетным путем (по ставке 18/118) и списать ее без уменьшения налоговой базы. В бухучете в момент списания ГСМ возникнет постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Совет : принять к вычету НДС со стоимости бензина можно по кассовому чеку, без счета-фактуры. Но отстаивать такой подход придется в суде. Там помогут следующие аргументы.

Продавец не обязан требовать от покупателей (в т. ч. подотчетника) подтверждения своего статуса (потребитель, представитель организации, предприниматель) (ст. 5 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Выдав покупателю кассовый чек, продавец исполняет обязанность, предусмотренную пунктом 7 статьи 168 Налогового кодекса РФ. И если в этом чеке указана сумма НДС, то покупатель вправе воспользоваться налоговым вычетом (см., например, п. 5 определения Конституционного суда РФ от 2 октября 2003 г. № 384-О, постановление Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. № 17718/07, определения ВАС РФ от 22 октября 2008 г. № 13065/08, от 3 апреля 2007 г. № 3127/07, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 31 июля 2008 г. № А78-6177/07-С3-22/56-Ф02-3423/08, Поволжского округа от 11 января 2007 г. № А57-6533/05-17, Северо-Западного округа от 14 ноября 2007 г. № А56-33572/2006).

Более того, некоторые суды признают правомерным вычет по НДС даже в тех кассовых чеках, в которых сумма налога отдельной строкой не обозначена (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 17 сентября 2007 г. № Ф04-6361/2007(38155-А46-14), Уральского округа от 2 августа 2007 г. № Ф09-6013/07-С2).

Вариант 3

Счет-фактура отсутствует. Сотруднику выдан кассовый чек, в котором указана стоимость ГСМ, а НДС не упоминается. В этом случае материалы можно учесть по цене приобретения, которая равна сумме, указанной в чеке (п. 2 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ за наличный расчет. Организация применяет общую систему налогообложения и списывает расходы на ГСМ при расчете налога на прибыль по нормам, утвержденным приказом руководителя

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле «Шкода Фабиа» выехал в командировку в г. Владимир. 13 января сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 2000 руб. 15 января Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 60 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 1920 руб. В чеке цена бензина указана с учетом НДС, однако конкретная сумма налога не выделена.

Учетной политикой организации предусмотрено составление путевых листов за месяц. 31 января водитель представил в бухгалтерию путевой лист, подтверждающий использование топлива. По данным путевого листа:

• остаток топлива в баке при выезде в командировку - 5 литров;
• остаток топлива в баке при возвращении из командировки - 7 литров;
• пробег автомобиля за время командировки - 700 км.

В организации принято решение списывать расходы на ГСМ как в бухгалтерском, так и в налоговом учете в соответствии с нормами, утвержденными локальными документами.

Приказом руководителя организации утверждена зимняя норма расхода бензина по автомобилю «Шкода Фабиа» в размере 8,2 литра на 100 км.

Дебет 71 Кредит 50
- 2000 руб. - выдан аванс на командировочные расходы.

Дебет 10-3 Кредит 71
- 1920 руб. - оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет.

В конце месяца (января) бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в бухучете бухгалтер «Альфы» отразил так:

- 1836,80 руб. ((700 км × 0,082 л/км) × (1920 руб. : 60 л)) - списан израсходованный бензин в пределах норм;

- 19,20 руб. ((5 л + 60 л - 7 л) × (1920 руб. : 60 л) - 1836,80 руб.) - списан израсходованный бензин сверх норм.

В налоговом учете на прочие расходы бухгалтер списал только 1556,61 руб. ((700 км × 0,082 л/км) × (1920 руб. - 1920 руб. × 18/118) : 60 л).

В результате образовалась постоянная разница в сумме 382,59 руб. (1920 руб. + 19,20 руб. - 1556,61 руб.). Постоянное налоговое обязательство с этой разницы бухгалтер отразил проводкой:

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
- 76,52 руб. (382,59 руб. × 20%) - отражено постоянное налоговое обязательство по расходам на приобретение бензина, не учитываемым при налогообложении прибыли.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ за наличный расчет. Организация применяет общую систему налогообложения и списывает расходы на ГСМ при расчете налога на прибыль по нормам, установленным Минтрансом России

На балансе ООО «Альфа» числится легковой автомобиль «Шкода Фабиа», который находится в эксплуатации два года (общий пробег - 55 000 км). 10 февраля менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев на этом автомобиле был отправлен на служебное задание (развоз клиентам «Альфы» корпоративных приглашений по г. Москве). В подотчет Кондратьеву был выдан аванс на расходы по заданию в сумме 2000 руб. По окончании рабочего дня сотрудник представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 30 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 1000 руб. В чеке цена бензина указана с учетом НДС, однако конкретная сумма налога не выделена.

Учетной политикой организации предусмотрено составление путевых листов за месяц. 28 февраля водитель представил в бухгалтерию путевой лист, подтверждающий использование топлива. По данным путевого листа:

• остаток топлива в баке при выезде на служебное задание - 5 литров;
• остаток топлива в баке при возвращении на рабочее место - 7 литров;
• пробег автомобиля за время служебной поездки - 200 км.

В организации принято решение списывать расходы на ГСМ как в бухгалтерском, так и в налоговом учете в соответствии с нормами, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Приказом утверждены базовая норма расхода топлива и поправочные коэффициенты:

• базовая норма расхода топлива - 7,7 л/100 км;
• надбавка за работу в городе с населением свыше 5 млн человек - 35 процентов;
  Поправочный коэффициент, необходимый для определения нормативного расхода топлива, бухгалтер рассчитал так:
  35% + 10% + 7% = 52%.

  Нормативный расход топлива составил:
  0,01 × 7,7 л/100 км × 200 км × (1 + 0,01 × 52) = 23,41 л.

  Учетной политикой организации предусмотрено списание материально-производственных запасов методом средней стоимости. Для учета израсходованного бензина бухгалтер открыл к счету 26 субсчета:

  • «Расходы на бензин в пределах норм»;
  • «Расходы на бензин сверх норм».

  Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.

  Дебет 71 Кредит 50
  - 2000 руб. - выдан аванс на выполнение служебного задания;

  Дебет 10-3 Кредит 71
  - 1000 руб. - оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет.

  В конце месяца (февраля) бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в бухучете бухгалтер «Альфы» отразил так:

  Дебет 26 субсчет «Расходы на бензин в пределах норм» Кредит 10-3
  - 780,33 руб. (23,41 л × (1000 руб. : 30 л)) - списан израсходованный бензин в пределах норм;

  Дебет 26 субсчет «Расходы на бензин сверх норм» Кредит 10-3
  - 153,00 руб. ((5 л + 30 л - 7 л) × (1000 руб. : 30 л) - 780,33 руб.) - списан израсходованный бензин сверх норм.

  В налоговом учете на прочие расходы бухгалтер списал только 661,30 руб. (23,41 л × (1000 руб. - 1000 руб. × 18/118) : 30 л).

  В результате образовалась постоянная разница в сумме 272,03 руб. (780,33 руб. + 153,00 руб. - 661,30 руб.). Постоянное налоговое обязательство с этой разницы бухгалтер отразил проводкой:

  Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
  - 54,41 руб. (272,03 руб. × 20%) - отражено постоянное налоговое обязательство по расходам на приобретение бензина, не учитываемым при налогообложении прибыли.