6 ндфл без начисления зарплаты. Перерасчет и увольнение: определяем дату удержания налога

Если у компании в течение календарного года нет выплат и начислений физлицам, то нет данных для заполнения 6-НДФЛ. Нужно ли сдавать в таком случае нулевой расчет? Ответ в статье.

Когда придется подать нулевой 6-НДФЛ

Сдают расчет 6-НДФЛ налоговые агенты. Если у компании в течение календарного года нет выплат и начислений физлицам, то она не является налоговым агентом. А значит, не сдает расчет.

Если хотя бы в одном месяце было начисление или выплата, то придется подать 6-НДФЛ. Ведь форму составляют с нарастающим итогом. В таблице ситуации, когда нужно подать нулевой расчет.

Сдавать ли нулевой 6-НДФЛ, если не было выплат

При отсутствии выплат в пользу физических лиц и соответственно информации для заполнения 6-НДФЛ у бухгалтера есть 2 варианта:

1. Подать в налоговую инспекцию письмо с указанием причин, почему компания не сдает 6-НДФЛ (например, не выплачивается заработная плата или нет сотрудников);
2. Подать нулевой расчет 6-НДФЛ за соответствующий квартал.

Нулевой 6-НДФЛ заполнить не сложно, посмотрите ниже образец. Лучше сдать расчет чтобы избежать возможной блокировки счета. Ведь налоговая может его заблокировать, если не получит расчет в течение 10 рабочих дней со дня окончания срока его подачи. А нулевой 6-НДФЛ налоговая обязана принять в любом случае (письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928).

Как заполнить нулевой 6-НДФЛ

Заполнение нулевого 6-НДФЛ не должно вызвать вопросов, поскольку выплат доходов не было.

На титульном листе указываются данные компании и сведения об отчетном периоде. Например, по строке «отчетный период (код)» за 3 квартал укажите код 33.

В разделе 1 укажите ИНН и КПП, а в остальных строках поставьте ноль и далее прочерки. В разделе 2 во всех строках поставьте прочерки.

Посмотрите пример заполнения нулевого 6-НДФЛ за 3 квартал 2017 года ниже.

Образец нулевого 6-НДФЛ

Если у вас нет сотрудников, то как быть с новой формой 6 НДФЛ – нужно ли ее сдавать? Ведь если не предоставить отчет в налоговую, могут быть штрафы. Давайте разбираться, кто освобожден от подачи данного бланка, а кому отправлять его в налоговое ведомство обязательно.

Обязанность сдать отчет закреплена за:

• адвокатами и нотариусами
• российскими организациями
• подразделениями российских фирм
• иностранными представительствами в РФ

ВАЖНО: обязанность подать новую форму о доходах сотрудников возникает только:

• если у вас есть сотрудники
• работникам начислялись доходы

В противном случае заполнять и отправлять форму нет необходимости.

Подробнее о правилах сдачи отчета читайте в статье 230 налогового кодекса в пункте 2 абзац 3. Дополнительная информация есть в статье 226 пункте 2.

ИП без работников: сдавать ли отчет

Если у частного предпринимателя, действующего на территории России, есть физлица, которым он регулярно производит выплаты, необходимо подать 6 НДФЛ. Но, если доходы не начислялись, а именно так и будет у предпринимателя без наемных сотрудников, то никакой обязанности, как у налогового агента у данного конкретного ИП не возникает.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: если в единственном месяце в году фирма или ИП признавались налоговым агентом на основании норм НК РФ, то требуется сдать форму по всем отчетным периодам года, начиная с даты признания.

Почему некоторые налоговые требуют всегда сдавать 6 НДФЛ

Некоторые налогоплательщики при обращении к инспекторам ИФНС за консультацией получают ответ, что нужна форма 6 ндфл если нет работников нулевая. Как быть в этом случае, если существуют такие разночтения, ведь платить штрафы совсем не хочется, но и оформлять ненужный бланк не всегда есть время. Мы советуем поступить одним из следующих проверенных на практике способов:

1. Сформировать, так называемое, информационное письмо в налоговую, сообщив тем самым проверяющим, что в организации (у предпринимателя) не было выплат заработной платы и других облагаемых доходов, из чего следует, что она не признается налоговым агентом и не обязана подавать сведения по указанному регламенту.
2. Все-таки не рисковать лишний раз и сдать «нулевой» отчет на бланке 6 ндфл, указав в разделе 2 данной формы в графе с названием Дата удержания возможную дату выплаты зарплаты в фирме в точном соответствии с Приказом по предприятию, а в графе о сроке перечислений – следующий за регламентированной датой начисления срок, сумма = 0.

Но, если следовать разъяснениям Письма БС 4 – 11/4958 ФНС, который ведомство выпустило 23 03 16 г., то получается, что все предосторожности излишни, так как:

• обязанность представлять отчет 6 ндфл возникает в случае, если предприятие/предприниматель – налоговые агенты на основании критериев ст. 226 и 226.1 НК РФ
• в случае выплат физлицам от лица фирмы дивидендов, к примеру, исключительно во 2 кв. года, сдать 6 ндфл необходимо за полугодие, 9 мес. и по году, так как она формируется нарастающим итогом

Нет сотрудников – нет 6 ндфл

В заключении хочется еще раз подчеркнуть, что не надо ломать голову и искать отчет нужна ли форма 6 ндфл если нет работников, так как уже даны официальные разъяснения на этот счет: если ни в одном месяце года ваша фирма или вы как предприниматель не признаны налоговым агентом, подавать пустой 6 ндфл не требуется.

Нужно ли сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ – ответ на этот вопрос зависит от причин отсутствия у налогового агента числовых данных, подлежащих отражению в отчете. НК РФ оговаривает, что расчетную форму по подоходному налогу обязаны сдавать все работодатели-налоговые агенты. 6-НДФЛ нулевая в общем случае не сдается, об этом свидетельствуют разъяснения налоговиков, но в некоторых ситуациях такой отчет может подаваться в контролирующий орган.

6-НДФЛ нулевая – нужно ли сдавать

Нулевые отчетные формы по налогу характерны для ситуаций, когда ИП или фирма в отчетном периоде не являлись налоговыми агентами, то есть, не выплачивали физлицам никаких облагаемых НДФЛ доходов.

Расчет 6-НДФЛ нулевой – сдавать или нет:

• расчет можно не сдавать, или сдать с нулевыми показателями, если начисления в пользу наемного персонала или иных физлиц не производились на протяжении всего года;
• расчет с заполненными показателями (не нулевой) нужно сдавать, если хотя бы в одном месяце отчетного года был начислен доход физлицам.

Решив в целом вопрос о том, надо ли сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ или обычный, работодатель должен определиться с количеством подаваемых расчетов в течение налогового года. Этот показатель зависит от того, в каком интервале прошли начисления и выплаты доходов. Если зарплата или другие поступления были отражены в учете в 4 квартале, то достаточно подачи годовой формы. Если заработок был начислен только в 1 квартале – последующие квартальные интервалы в разделе 2 будут пустыми, а в разделе 1 надо показать данные с начала года.

Если доход физлицам не начислялся, обязанностей налогового агента у компании или ИП не возникает, а значит вопрос, нулевой 6-НДФЛ сдавать или нет, отпадает – отчет подавать не обязательно. В то же время, налоговики обязаны принять расчет, если он подается с нулевыми показателями. Это подтверждается письменными разъяснениями ФНС от 04.05.2016 г. № БС-4-11/7928. Сдавать ли нулевой 6-НДФЛ, решает работодатель.

Особенность расчета по подоходному налогу в том, что он предполагает накопительное отражение данных в разделе 1, а раздел 2 содержит лишь данные последнего квартала. В течение года могут возникать такие ситуации:

1. Зарплата и прочие облагаемые выплаты физлицам не выплачивались вовсе на протяжении всего налогового года: ответ на вопрос, сдается ли нулевая 6-НДФЛ, будет отрицательным – не сдается.
2. Выплата зафиксирована только в последнем квартале – подается только годовой расчет 6-НДФЛ .
3. Выплата была только в 3 квартале и не повторялась до конца года – составляется расчет за 9 месяцев, также его данные войдут в раздел 1 годовой формы 6-НДФЛ. Если нет заработной платы, сдавать расчет все равно надо в сроки , которые предусмотрены Налоговым кодексом.
4. При появлении выплат физлицам лишь во 2 квартале, первым отчетом будет отчет за полугодие , а далее нужно отражать данные в разделе 1 в последующих периодах до конца года.
5. Если доход отражен только в начале года, то полноценным будет отчет за 1 квартал. В нулевой 6-НДФЛ за полугодие, 9 месяцев и год в раздел 1 будут занесены данные первого квартала, а строки Раздела 2 останутся пустыми. Т.е. расчет необходимо будет сдавать ежеквартально в течение года.

Пояснение в ИФНС

При продолжительном отсутствии объекта налогообложения,нулевой отчет 6-НДФЛ может быть заменен письменным уведомлением . Уведомительное письмо составляется в произвольной форме. Цели его направления в налоговый орган:

• сообщить, что в текущем периоде у предприятия по форме 6-НДФЛ – нулевая отчетность;
• выделить причины, по которым у налогового агента не возникли обязательства по исчислению и удержанию налога (отсутствие персонала, деятельности и т.п.);
• обозначить границы периода, в котором 6-НДФЛ – «нулевка».

6-НДФЛ нулевая: образец заполнения в нестандартных ситуациях

Например, предприятие ежемесячно начисляло заработную плату работникам, но выплата дохода была произведена с существенной задержкой :

Подавать нулевой 6-НДФЛ в 2018 году при задержке выплаты начисленной зарплаты предприятие не может. Начисления дохода и НДФЛ необходимо отражать в разделе 1 в строках 020 и 040 в обычном порядке (письмо ФНС РФ от 24.05.2016 № БС-4-11/9194). Как заполнить нулевую 6-НДФЛ в первом квартале:

• строка 010 – 13%;
• строка 020 – 396 000 руб. (122 000 + 142 000 + 132 000);
• строка 030 – 0;
• строка 040 – 51 480 руб. (15 860 + 18 460 + 17 160);
• остальные строки раздела 1 будут нулевыми;
• пустым остается и раздел 2.

Заполнение нулевой 6-НДФЛ при отсутствии начислений отличается от предложенного варианта тем, что пустыми являются и строки раздела 1. По условиям примера за полугодие у предприятия также будет обычная, а не нулевая 6-НДФЛ, пример заполнения:

• строка 010 – 13%;
• ячейка 020 – 821 300 руб. (итог за полгода);
• графа 030 – 0;
• графа 040 – 106 769 руб. (исчислен НДФЛ за полгода);
• строка 070 – объем удержанного налога соответствует сумме НДФЛ с доходов за 5 месяцев, за которые были произведены выплаты – 88 465 руб.

В разделе 2 выплаты каждого месяца отражают отдельным блоком:

• ячейка 100 будет содержать даты фактического получения дохода за каждый месяц с января по май – 31.01.2018; 28.02.2018; 31.03.2018; 30.04.2018, 31.05.2018;
• в строках 110 по зарплате с января по март будет стоять дата удержания налога – 14.05.2018;
• в строках 110 по зарплате с апреля по май проставляется дата удержания налога – 09.06.2018;
• в строках 120 с января по март срок уплаты НДФЛ – 15.05.2018;
• в строки 120 за период апрель-май срок уплаты – 13.06.2018.

Суммовые данные (сумма дохода и удержанного НДФЛ) по каждому месяцу вписывают в графы 130 и 140.

Расчет не будет нулевым и в ситуациях, когда в течение года происходят лишь единичные выплаты дохода. К примеру, как заполнить нулевой отчет 6-НДФЛ, если в отчетном году была только разовая выплата по договору ГПХ ? В расчетной форме в квартале, в котором произведена выплата вознаграждения, будут отражены данные по ней и удержанному налогу в разделах 1 и 2 соответственно, а в последующих периодах до конца года будет заполняться только раздел 1.

Такова, что появление единственной выплаты в одном из месяцев отчетного периода требует обязательного предоставления 6-НДФЛ регулярно до окончания года. Это связано с тем, что в 6-НДФЛ раздел 1 заполняется нарастающим итогом.

Пример 1

По планам учредителей ООО «Торнадо» компания меняет профиль деятельности. Еще в прошлом году уволили всех работников, оставив управлять делами исполнительного директора Алехина Ю. Н.

В начале года Алехину Ю. Н. выплатили премию за прошлые периоды. Больше не было никаких выплат. Открытие нового направления деятельности откладывалось из-за финансовых трудностей, но с компании обязанности по предоставлению отчетности никто не снимал.

По окончании полугодия в налоговый орган наряду с другими отчетами был представлен 6-НДФЛ. Данные его раздела 1 полностью копировали раздел 1 из 6-НДФЛ за 1-й квартал. А раздел 2 не заполнялся, так как во 2-м квартале в ООО «Торнадо» никому ничего не выплачивали.

В итоге если не выплачивалась зарплата, 6-НДФЛ не сдается.

Перерасчет и увольнение: определяем дату удержания налога

При отражении зарплаты в 6-НДФЛ нужно учесть следующее.

То есть при отражении информации в 6-НДФЛ дата удержания налога с зарплаты совпадает с моментом ее выплаты.

Подобная схема заполнения 6-НДФЛ применяется при обычной регулярной процедуре выплаты зарплаты. Но в практической деятельности возникают разнообразные ситуации, требующие особого подхода.

Пример 2

Ивашкин Е. Г. трудится в ООО «Мечта» менеджером. В мае 2018 года ему произвели перерасчет апрельской зарплаты . Бухгалтер поздно обнаружил ошибку в табеле. В результате перерасчета Ивашкину Е. Г. доплатили за апрель 4087 руб. 33 коп. — деньги выдали из кассы 16 мая.

Перерасчет зарплаты в 6-НДФЛ будет по датам отражен так.

Пример 3

Богданов К. Ф. 28.05.2018 уволился из акционерного общества «Зеленый сад», получив полный расчет. Для отражения зарплаты при увольнении в 6-НДФЛ нужно ориентироваться на день увольнения — эта дата признается датой фактического получения дохода.

Специфика переходящей зарплаты

Переходящей зарплата становится при выдаче июньской зарплаты в июле. Тогда дата получения «зарплатного» дохода приходится на 2-й квартал, а налог с него будет удержан в момент ее выдачи, то есть в следующем квартале.

Пример 4

В ПАО «Салют» зарплату за июнь выдали 2 июля. Датой фактического получения дохода признается 30 июня. Налог удержан в июле при выдаче зарплаты.

Следуя разъяснениям налоговиков, ПАО «Салют» в 6-НДФЛ переходящую зарплату покажет так.

В итоге, если начисленная в определенном квартале зарплата не выплачивалась - в 6-НДФЛ ее нужно отражать дважды (в квартале начисления и в квартале выплаты). Но с заполнением разных строк.

Острые моменты выдачи зарплаты в последний день месяца

В законодательстве прямого запрета на выдачу зарплаты в последний день месяца нет. Поэтому такая ситуация возможна у любого работодателя. Однако здесь для нас будет неожиданность.

Пример 5

У ИП Губарева П. О. в штате 4 специалиста-компьютерщика. За отработанные в апреле часы они получили зарплату 30 мая. Никто из них не возражал против такой системы оплаты.

Однако ИП Губарев П. О., выбрав подобный режим расчетов, нарушает ст. 136 ТК РФ. В ней написано, что зарплату нужно выдать не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. И выплата зарплаты за апрель 30 мая является нарушением, так как указанный ограничительный срок превышен в 2 раза.

Выходит, что без нарушения законодательства выдача зарплаты в последний день месяца возможна только месяц в месяц.

Пример 6

Выплата зарплаты в ООО «Сигналист» происходит непосредственно в последний рабочий день месяца: 30 апреля за апрель, 31 мая за май и т. д.

Руководство ООО «Сигналист» установило такую систему недавно. В рамки действующего законодательства она укладывается, люди довольны.

Однако такой способ выдачи заработка доставляет определенные сложности бухгалтерам ООО «Сигналист». В компании большой штат (более 100 чел.), и провести достоверное исчисление заработанных физлицами сумм крайне затруднительно. И не только из-за отсутствия полной информации об отработанном времени (нужно получить все заполненные табели из всех подразделений) — банально не хватает времени, чтобы провести начисления и удержания в полном объеме.

Отражение в 6-НДФЛ выданной зарплаты - пример

При выплате зарплаты в последний день месяца с 6-НДФЛ тоже возможны сложности.

Они связаны со спецификой 6-НДФЛ, так как в нем доходы разделяются по срокам. Если последний день месяца (в который выплачена зарплата) находится внутри квартала — зарплатные данные попадут в 6-НДФЛ за отчетный квартал в обычном порядке. Здесь сложностей не возникает, потому что все даты и сроки, связанные с НДФЛ, находятся внутри квартала.

Если же доход выплачен в последний месяц отчетного квартала — здесь ситуация другая. В раздел 2 расчета 6-НДФЛ по отчетному кварталу эти суммы не попадут.

Пример отражения зарплаты в 6-НДФЛ (при ее выдаче в последний день месяца).

Пример 7

В ООО «Кондор» шестидневная рабочая неделя. Сотрудникам выплатили зарплату в последний рабочий день июня (30.06.2018). Строки раздела 2 с датами и сроками в 6-НДФЛ заполняются в следующем порядке.

В разделе 2 в 6-НДФЛ за 3-й квартал (9 месяцев) бухгалтер ООО «Кондор» заполнил отдельный блок стр. 100-140. В том числе по датам.

Но, внимание! Так будет заполнен блок стр. 100-140 не по итогам 2-го квартала (полугодия), а в расчете за 3-й квартал (9 месяцев).

Дело в том, что в разделе 2 выплаты показываются в том периоде, когда соответствующая операция согласно НК РФ завершена (письмо ФНС России от 15.12.2016 № БС-4-11/24063@). В результате информация о выплаченной в ООО «Кондор» в последний день месяца зарплате в 6-НДФЛ (в раздел 2) попадет в следующем квартале, так как обязанность по перечислению НДФЛ в бюджет у компании возникнет только в июле — в первом месяце 3-го квартала.

Как и когда в такой ситуации заполняется раздел 1 расчета 6-НДФЛ, описано в письме ФНС России от 24.10.2016 № БС-4-11/20126@.

Выплаченная зарплата всегда отражается в 6-НДФЛ. Если в отчетном периоде никаких выплат в пользу физлиц не было, 6-НДФЛ можно не представлять, но при условии что в предыдущие кварталы календарного года они тоже отсутствовали. Если выплаты в предыдущих кварталах были, без подачи 6-НДФЛ не обойтись, потому что его первый раздел заполняется нарастающим итогом.

Датой фактического получения зарплаты считается последний день месяца, за который она начислена. Если зарплата, начисленная в последнем месяце квартала, выплачивается в первом месяце следующего квартала, в 6-НДФЛ она отражается в особом порядке. Особый порядок отражения зарплаты в 6-НДФЛ может применяться и в других ситуациях (при увольнении, перерасчете и т. д.).

С появлением формы 6-НДФЛ у бухгалтеров компаний стали возникать многочисленные вопросы по заполнению. А у организаций, которые не платят зарплату по каким-либо причинам, возник закономерный вопрос: сдавать или нет нулевой 6-НДФЛ? Ответ на этот вопрос неоднозначный. Ниже рассмотрим, обязаны ли налоговые агенты представлять нулевой 6-НДФЛ.

В стандартном отчете 6-НДФЛ отражаются доходы и налог с них. Но бывают ситуации, когда сотрудники не получают доходов. Например, находятся в отпуске без сохранения содержания. Бухгалтеры знают, что ряд деклараций нужно сдавать даже при отсутствии показателей. В случае с формой 6-НДФЛ дело обстоит несколько иначе.

В общем случае направлять нулевой 6-НДФЛ не требуется. Об этом сообщила ФНС в своем письме от 23.03.2016 № БС-4-11/4901@.

Когда нужно сдавать нулевую 6-НДФЛ

Как уже отмечалось выше, обязанности сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ законом не предусмотрено. Однако есть ситуации, когда безопаснее направить в ФНС данную форму. Нужно ли сдавать нулевую 6-НДФЛ в 2018 году, разберемся далее.

Допустим, компания ООО «Легион» на протяжении 2017 года отражала в 6-НДФЛ доходы двух сотрудников — Станкова И. В. и Лотыпова Р. Р. В первые три месяца 2018 года доходы никому не выплачивались. Даже несмотря на этот факт, лучше сдать нулевой 6-НДФЛ за I квартал 2018 года. Объяснение этому простое: ФНС по отчетности 2017 года знает, что компания является налоговым агентом. Если в 2018 году 6-НДФЛ перестанет поступать, инспекторы могут предположить, что компания просто забыла направить отчет. В результате может произойти блокировка счета до выяснения обстоятельств.

Чтобы неприятности обошли фирму стороной, при отсутствии доходов действуйте по одному из предложенных вариантов:

1. Отправьте нулевой отчет.
2. Напишите в ФНС письмо в произвольном формате о том, что 6-НДФЛ не представляется ввиду отсутствия выплат.

Нужно ли сдавать нулевую 6-НДФЛ, если доход был лишь в одном из кварталов? Ответ однозначный — нужно. Этому утверждению есть вполне логичное объяснение: все доходы в форме показываются нарастающим итогом. И отразив доход в одном отчетном периоде, его придется показывать и в последующих периодах в рамках календарного года.

Подводя итог, можно сказать, что нулевой 6-НДФЛ надо сдавать на усмотрение организации. Важно помнить о возможных последствиях.