Журнал кассира - операциониста и кассовая книга это одно и то же? Если кассир случайно снял несколько лишних отчетов за день.

Всё движение наличности, проходящее через кассовый аппарат за рабочую смену, должно фиксироваться в Журнале кассира-операциониста по форме КМ-4. Это первичный учётный документ, который ежедневно, на основе Z-отчета, заполняет ответственный кассир.

С началом использования онлайн-касс ведение журнала кассира-операциониста стало добровольным.

Перед началом работы журнал регистрируют в налоговой. Для этого все страницы журнала нумеруются, прошнуровываются, на последней делается запись: «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов».

Запись заверяется подписями работника налоговой инспекции, главного бухгалтера и руководителя. Ставится печать организации.

Для каждой кассовой машины ведётся свой журнал учёта. Записи делаются от руки, шариковой ручкой.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста

Посмотреть образец журнала по форме КМ-4: стр. 1 стр. 2 стр. 3

Бланк журнала кассира-операциониста. Форма КМ-4

Посмотреть бланк журнала по форме КМ-4: стр. 1 стр. 2 стр. 3

Правила заполнения журнала кассира-операциониста

На обложке указываются наименование, адрес, ОКПО, ИНН организации, наименование подразделения (торговой точки), данные о ККМ (модель, заводской и регистрационный - присвоенный при регистрации у налоговиков - номер).

В строке «Период» ставятся фактические даты начала и окончания его ведения. Когда журнал заканчивается, регистрируется новый.

Подписывает титульный лист ответственное за ведение журнала лицо - кассир (кассир-операционист).

Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам заполнять бланки в пару кликов. Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.

Заполнение внутренних страниц бланка:

1 – дата снятия Z-отчета в конце смены или рабочего дня. Если в один вечер снято несколько Z-отчетов, то данные по каждому заносятся под одной датой в отдельную строку журнала;

2 – номер отдела (секции), если у торговой точки есть такое деление. Заполнять не обязательно;

3 – ФИО ответственного кассира;

4 - номер Z-отчета, снятого в конце рабочей смены;

5 – у современных ККМ эта функция отсутствует. Графу можно не заполнять;

6 – показания общей суммы - всех пробитых на этой ККМ денег за всё время её работы - на начало дня. Эта сумма увеличивается с каждым снятым Z-отчетом;

7, 8 – подписи кассира и администратора;

9 – показания общей суммы на конец рабочей смены: цифры из гр.6 + накопления (гросс-итог) за рабочую смену;

10 – выручка за рабочую смену; включает в себя наличку, безнал и возвраты по неиспользованным чекам;

11 – только наличная выручка, которая сдается в бухгалтерию по приходному кассовому ордеру;

12 – столбец заполняется, если у кассового аппарата есть функция подсчета безналичных платежей;

13 – размер безналичных платежей, если они были;

14 – общая сумма наличных и безналичных платежей минус возвраты;

15 – возвраты покупателям по неиспользованным кассовым чекам, если они были;

16 – после того, как кассир заполнит журнал, он оформляет справку-отчет (форма КМ-6), вместе с наличностью передает ее старшему кассиру и расписывается в этой графе;

17 – подпись администратора или старшего кассира, получившего деньги у кассира-операциониста и проверившего правильность расчётов;

18 – подпись руководителя (старшего кассира);

Графы 1,2,3,6 заполняются в начале рабочей смены.

Если в журнал необходимо внести исправления, они должны быть заверены подписью кассира-операциониста, главного бухгалтера и руководителя предприятия. Журнал кассира-операциониста хранят минимум 5 лет.

В этом разделе мы опишем простым языком как заполнять журнал кассира-операциониста , опираясь скорее на понимание наших действий, чем на строгое следование не всегда понятным названиям граф журнала . Сами названия граф не однозначно трактуют их смысл и плохо согласуются с терминами из инструкций к кассовым аппаратам. Поэтому, мы рекомендуем заполнять журнал кассира-операциониста руководствуясь соображениями адекватного восприятия результата работы на ККТ как с вашей точки зрения, так и с точки зрения проверяющего органа. Ведь смысл ведения самого журнала кассира-операциониста заключается в том, чтобы вы могли легко определить оборот наличной выручки за любой период, а инспектор смог легко сверить ваши записи с показаниями самого ККТ и кассовыми отчетами. Иногда, инспекторы сами выдают рекомендации по заполнению журнала кассира-операциониста .

Обратим внимание на следующий рисунок. В нем продемонстрирован образец первой записи в журнал , которая делается обычно по результатам ввода в эксплуатацию ККТ в налоговых органах. При этой операции регистрируется продажа на сумму 1 рубль 11 копеек и снимается Z-отчет под номером 1, если ККТ новая, если ККТ бывшая в употреблении – номер Z-отчета может быть любой. Таким образом, эта сумма всегда присутствует в дальнейших показаниях «итогового суммирующего счетчика», но при этом не является вашей выручкой.
Необходимо закрепить следующее правило при заполнении журнала : каждый снятый Z-отчет – это отдельная запись в журнал кассира-операциониста . Соответственно, если за смену снято более одного Z-отчета, количество записей в журнале соответствует количеству этих отчетов. Соответственно, могут появиться записи с одинаковыми датами, что не является нарушением ни типовых правил эксплуатации ККТ, ни закона о применении ККТ.
В журнале следует обратить внимание на следующие графы:
- ст.1 – дата снятия отчета (закрытия смены);
- ст.3 – ФИО кассира;
- ст.4 – номер Z-отчета (закрытие смены);
- ст.6 – показания главного суммирующего денежного счетчика на начало смены;
- ст.9 - показания главного суммирующего денежного счетчика на конец смены;
- ст.10 - сумма выручки за день, согласно показаниям соответствующего счетчика. Определяется как разница между графами 9 и 6;
- ст.11 - сумма наличных денежных средств – выручка;
- ст.14 – общая сумма сданных кассиром денежных средств на конец смены за текущую смену;
- ст.15 - отражается сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным (в том числе ошибочно пробитым чекам);
- ст.16, 17, 18 - подписи соответствующих должностных лиц организации.

Опишем подробнее смысл некоторых «сомнительных» граф:
Графы 4 или 5 (различие между этими графами сложно понять даже специалисту), содержат номер Z-отчета, который обязательно печатается на самом отчете и имеет сквозную нумерацию от 1 и далее. Каждая запись «строка» в соответствует своему номеру Z-отчета. Пропуски между номерами теоретически могут возникнуть в случае определенных неисправностей ККМ, повлекших изменения показаний этого счетчика, что сопровождается обязательно техническим заключением и актом об изменении показаний счетчиков со стороны ЦТО. Перечислим множество определений этого счетчика, с которыми вы можете столкнуться:
- номер Z-отчета
- номер сменного гашения
- счетчик регистрирующий количество переводов суммирующих денежных счетчиков на нули
- и т.п. Графы 6 и 9 учитывают один и тот же счетчик ККМ. Понятно, что показания счетчика на конец смены (после снятия Z-отчета) всегда совпадают с показаниями этого же счетчика на начало следующей смены. Отличия в записи этих граф могут появиться только в случае возникновения неких неисправностей ККМ повлекших изменения показания самого суммирующего счетчика. Однако такие изменения, в любом случае должны быть зафиксированы специалистом ЦТО. Это - техническое заключение и акт об изменении показаний счетчиков. Поэтому само переписывание граф может показаться глупым, но при этом является общепринятым правилом. Показания же самого суммирующего счетчика можно найти непосредственно на Z-отчете. Называется этот счетчик по-разному для различных ККМ, например:
- главный суммирующий денежный счетчик;
- гросс итого
- нарастающий итог
- итого
- итоговый счетчик
- и т.п.

Графа 10 содержит показания соответствующего счетчика ККМ (приводится на X и Z отчетах) регистрирующего сумму продаж за текущую смену. Он тоже может называться по-разному:
- итоговая сумма
- гросс
- сменный итог
- и т.п.
Показания этого счетчика обычно соответствуют реальной наличной выручке предприятия по конкретной ККМ. Однако, если вы принимаете «безналичные» платежи, осуществляете возвраты денежных средств покупателям, а так же в некоторых иных ситуациях – вам потребуется использовать графы 11 и 15.
Рассмотрим случай с возвратом денежных средств покупателям (см. порядок оформления возвратов) . Если вы зарегистрировали по ККМ чек(и) возвратов, то возникает необходимость отразить этот факт в журнале кассира-операциониста . Для этого необходимо правильно заполнить графу 11 – сумма фактической наличной денежной выручки и графу 15 – сумма возвратов. Надо отметить, что различия между графами 10 и 11 могут возникнуть в нескольких случаях:
- в случае с учетом безналичной оплаты (кредитные карты и т.п.)
- в случае применения некоторых ККМ «старого образца» - разрешенных к применению до истечения сроков их амортизации (сумма возвратов не всегда вычитается из показания счетчика сменного итога)
- в случае ошибочно пробитых чеков.




В журнале под порядковым номером производится запись:
В графе №1 - указывается текущая дата.
В графе №2 - номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККТ обслуживает несколько торговых сек-ций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.
В графе №3 - фамилия, имя, отчество кассира - операциониста.
В графе №4 - номер гашения.
В графе №5 - указывается номер Z-отчета, соответствующий текущей дате.
В графе №6 - показания счетчика "Гросс итого" на начало дня. Эту сумму ККТ указывает в Z-отчете, и показания на начало дня - это те же показания, что и на вечер предыдущего дня.
В графах №7 и №8 - соответственно подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).
В графе №9 - показания счетчика "Гросс итого" на конец дня. Если ККТ не указывает в Z-отчете показания счетчика "Гросс итого", то его можно записать путем суммирования граф №6 и №10.
В графе №10 - сумма выручки за день, согласно показаниям счетчика. Определяется как разница между графами №9 и №6.
В графе №11 - сумму наличных денежных средств (выручку).
В графах №12 и №13 - соответственно: количество платежных документов (банковских чеков и т.п.), если они принимаются организацией и общую сумму оплаченную этими документами. Если этого не происходило, то необходимо поставить прочерки.
В графе №14 - указывается общая сумма выручки (№11+№13).
В графе №15 - отражается сумма денег возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным (в том числе ошибочно пробитым чекам).

Внимание! Возвращать деньги из денежного ящика ККТ можно только по чекам, пробитым в этот день. К чекам должен прилагаться акт по форме КМ-3.

В графах №16, №17 и №18 - подписи соответствующих должностных лиц организации.

Генеральный директор ООО ЦТО «Матрица» Базалева М.Ю.

Дата берется со снятого в конце дня Z-отчета. Если в течение дня на одном кассовом аппарате было снято несколько Z-отчетов, то их следует вносить отдельными строками, но при этом дату указать одну и ту же. Слово "смена" в данной графе означает, что на одном и том же кассовом аппарате работали два разных кассира. Например: 01.08.2014 (1) и 01.08.2014 (2).
Данное обозначение может использоваться в организации по желанию.

2. Номер отдела (секции)

Если в Z-отчете предусмотрено пробивание товаров/услуг по отделам, то заполнять данную графу следует по Z-отчету. Если же организация все продажи бьет на один и тот же отдел, например, отдел 1, то заполнять графу не обязательно.

3. ФИО кассира

В графу вносится ФИО работающего в смену кассира-операциониста.

4. Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены)

Графа предназначена для внесения порядкового номера Z-отчета, который обычно пропечатывается в верхней части снятого Z-отчета. Номера должны идти в хронологическом порядке, если какой-то номер пропущен, значит, Z-отчет был снят, но в журнал кассира-операциониста по какой-то причине не попал.

5. Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика

Данная графа обычно не заполняется, либо заполняется показателями «0», так как фирма журнала предполагает, что Z-отчетов должен обнуляться. В современных кассовых аппаратах эта функция убрана.

6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены)

Графа обязательна к заполнению. В неё вносится накопительный итог на начало дня, цифра которого берется с Z-отчета. Это сумма всех пробитых на кассовом аппарате денег за весь период его существования. С каждым снятым Z-отчетом эта сумма увеличивается. Если никаких сбоев не было, то она должна равняться накопительного итога на вечер предыдущего дня (графа 9).
При покупке нового аппарата первое накопление будет равняться 1 руб. 11 коп. (соблюдается требование налоговых инспекций) налоговый инспектор при регистрации кассового аппарата.

7 и 8. Подпись кассира и администратора

В этих графах расписываются кассир-операционист и администратор. В некоторых организациях эту должность занимает один и тот же человек, в такое случае подписи будут совпадать.

9. Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены)

В графу вносятся накопления (необнуляемый итог) на конец рабочей смены. По логике, это суммы из графы 6, к которым прибавлена выручка за прошедший день. Показания берутся из Z-отчета, снятого в конце рабочего дня (смены).

10. Сумма выручки за рабочий день (смену)

В графу вносится сумма выручки за рабочий день (смену), которая берется с Z-отчета. В неё входят как суммы, пробитые наличными, так и безналичные продажи, а также возвраты в течение дня.

11. Сдано наличными

В графу вносится сумма выручки с Z-отчета за минусом безналичных продаж. Как правило, данные этой графы равны данным предыдущей.

12 и 13. Оплачено по документам, количество, сумма

Если в Z-отчете предусмотрено разделение выручки на наличные и безналичные деньги, то в графе 12 ставится цифра, соответствующая количеству покупок по безналичному расчету за день, а графе 13 – суммовой итог таких покупок. Если в Z-отчете нет разделения, то графа не заполняется.

14. Сдано всего

В графе суммируются наличные и безналичные суммы (графы 12 и 13), из которых вычитается сумма возвратов (если они были).

15. Сумма возвратов

Если за день по Z-отчету были пробиты возвраты, то их сумма указывается в данной графе. Если возвратов не было, строка не заполняется, либо ставится «0».

16. Подпись кассира

Кассир-операционист ставит свою подпись в данной графе и, прежде чем сдать наличные средства администратору, заполняет справку-отчет кассира-операциониста по форме КМ-6, в которую вносятся данные с Z-отчета.

17. Подпись администратора

Администратор принимает наличные средства от кассира, проверяет правильность расчетов и расписывается в данной графе.

18. Подпись руководителя

Графа предназначена для подписи руководителя, который ставит ее после завершения смены и сдачи наличных средств администратору.

09.08

Берия Л.П.

0904

0904

/подпись/

/подпись/

11736355.62

10.08

Берия Л.П.

0905

0905

11736355.62

/подпись/

/подпись/

11736356.73

1.11

11736356.73

Второй лист:

Сдано				Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп.	Подпись на конец рабочего дня (смены)
наличными, руб. коп.	оплачено по документам		всего, руб., коп.		кассира. Деньги и оплаченные счета сдал	администратора (старшего кассира) Показания счетчиков сняли, деньги принял	руководителя (старшего кассира)
	количество	сумма
					/подпись/	/подпись/	/подпись/
1,11			1,11		/подпись/	/подпись/	/подпись/
							/

Порядок заполнения

Графа 1: Дата (смена)

Графа 5: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.

Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену).

Сюда вписывается сумма выручки за день. Сюда входят вся наличная выручка (), безналичная (), возвраты (). Эти данные можно также взять на Z - отчетах (смотрите ).

Графа 11: Сдано наличными.

Тут вписывается выручка наличными, в нее не включаются и безнал.

Графа 12: Оплачено по документам, количество

В этой графе заполняется количество безналичных платежей (оплаты по банковским картам, дорожными чеками, банковскими чеками и др.). То есть если за день вам оплатили по безналу 5 раз, вы вписываете в графу цифру "5". Если вы не можете посчитать это количество, так как у многих кассовых аппаратов нет счетчиков безналичных платежей, то вписывать ничего не надо.

Графа 13: Оплачено по документам, сумма.

Тут вписывается общая сумма безналичных платежей, она также выделяется в Z-отчете (не на всех кассовых аппаратах).

На некоторых кассовых аппаратах нет функции пробития по безналу, поэтому часто под безнал выделяют определенный отдел (секцию) и туда пробивают безналичный расчет. Если Вы пробиваете все безналичные средства на один из отделов, то впишите в графу 13 сумму продаж именно по этому отделу .

Пример заполнения смотрите .

Графа 14: Сдано всего.

Тут пишется сумма безналичных и наличных платежей минус возвраты.

Графа 15: Сумма возвратов.

Тут пишется общая сумма возвратов за смену. Эта строка берется из Z - отчета. Если вы не проводили возврат из кассы (так как это не обязательно), то не забудьте оформить акт и впишите сумму из этой формы в графу 15. Подробнее о возвратах читайте .

Графа 16: подпись кассира.

После заполнения журнала кассира - операциониста кассир оформляет передает ее администратору вместе с наличностью, и расписывается в этой графе.

Очень часто кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, поэтому в графах 16, 17,18 ставится одна подпись.

Графа 17: подпись администратора.

Приняв наличность от кассира, администратор проверяет правильность расчетов и расписывается в этой графе.

Графа 18: подпись руководителя.

После завершения смены здесь расписывается руководитель.

После заполнения журнала кассира-операциониста не забудьте занести данные (оприходовать наличность) в .

Примеры некоторых Z - отчетов и информация на них для заполнения формы КМ-4.

Меркурий 180К	Альфа 400К	Меркурий 130К	Касби 02К	АМС 100К

Примеры заполнения Журнала кассира-операциониста на разных ККМ:

Элвес-МК:

Нужно ли заполнять журнал кассира-операциониста если на кассе ничего не пробивали?

Если на кассовом аппарате не пробивались суммы в течении текущего дня, то снимать отчет не обязательно, тем более многие кассовые аппараты не позволяют снять Z - отчет. Одним словом, если Вы не работаете на кассовом аппарате, то и журнал кассира-операциониста заполнять не надо.

Но, если Вам все таки хочется записать что-нибудь в журнал кассира операциониста, то снимите нулевой чек и сделайте вечерний Z - отчет, а потом занесите его в журнал кассира-операциониста.

Когда нужно заполнять журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста заполняют сразу после снятия Z - отчета. Это может быть один раз в сутки, например вечером - в конце рабочего дня. А может Ваш магазин работает круглосуточно и смена заканчивается с утра, тогда отчет снимают по утру.

Можно ли делать несколько отчетов за день?

Если у вас две или три смены за сутки, тогда вы соответственно снимаете два или три отчета в сутки, но самое главное, чтобы каждый из Z - отчетов был отдельной строкой занесен в журнал кассира-операциониста. Получается несколько записей одной датой, но с разными номерами смен.

Если кассир забыл снять Z - отчет.

Если отчет не был снят вечером - не беда его можно снять утром на следующий день или даже через день. В этом случае в журнале кассира операциониста нужно проставить дату, взятую из Z - отчета и провести деньги тем числом, когда он снят. Либо, если деньги уже оприходованы в кассовой книге, можно поставить в журнале кассира операциониста нужную дату, а кассира попросить написать объяснительную записку в произвольной форме на имя директора - это заставит кассира в следующий раз быть повнимательней.

Если кассир случайно снял несколько лишних отчетов за день.

Если на кассе случайно были сняты несколько вечерних Z - отчетов за день, то каждый нужно занести в книгу кассира - операциониста по отдельности, выйдет несколько отчетов под разными номерами, но за одну дату. Обычно это отчеты с нулевыми суммами. Можно так же попросить кассира написать объяснение в воспитательных целях.

Можно ли восстановить утерянный Z - отчет?

Z - отчет можно восстановить двумя способами:

• Снять отчет по фискальной памяти. Для этого нужен пароль налогового инспектора, если вы его не знаете, лучше вызвать кассового механика, который поможет вам снять отчет. Не пытайтесь самостоятельно снять фискальный отчет, так как ваш кассовый аппарат может заблокироваться при неправильном вводе пароля налогового инспектора. Фискальный отчет выдаст вам информацию только по общей сумме за день, то есть в нем не будет расписана информация по каждой покупке за день.
• Снять отчет по ЭКЛЗ . В ЭКЛЗ храниться вся информация по всем кассовым чекам , пробитым на кассовом аппарате. То есть по из блока ЭКЛЗ можно вытащить подробную информацию за любой рабочий день. Помните, что блок ЭКЛЗ меняется раз в год, поэтому информацию можно получить только из текущего блока.

Исправления в журнале кассира - операциониста.

Каждая ошибка в журнале кассира-операциониста должна быть заверена подписью лица, ответственного за ведение журнала. То есть рядом с каждым исправлением нужно написать: "исправленному верить" и расписаться.

Журнал кассира - операциониста и кассовая книга это одно и то же?

Нет. Кассовая книга это другой документ, который также обязаны иметь индивидуальные предприниматели и организации для ведения бухгалтерской отчетности.

Штраф за отсутствие журнала кассира - операциониста.

Налоговые инспектора пытаются время от времени штрафовать предпринимателей за отсутствие либо незаполнение журнала кассира-операциониста, привлекая по ст.15.1 КоАП РФ , а штраф по этой статье немаленький: от 40000 до 50000 рублей. Так было несколько судебных разбирательств (одно из них: № А56-9691/2005 от 28 июля 2005 г.), которые каждый раз выигрывали предприниматели. Но сколько предпринимателей не стало подавать в суд на неправомерные действия налоговиков - остается загадкой. Поэтому решайте сами нужно ли вести журнал или нет.

И уж совсем безобразно смотрится, когда налоговые инспекторы пытаются подвести отсутствие журнала кассира-операциониста под ст. 14.5 КоАП. В моей практике был один такой случай в Ленинградской области. Предприниматель предпочел не связываться с налоговиками и заплатил штраф 4000 рублей. Для организаций это было бы 40000 рублей.

Как зарегистрировать журнал кассира операциониста.

Журнал кассира операциониста привязан к конкретному кассовому аппарату. Поэтому журнал регистрируется вместе с регистрацией кассового аппарата . Когда журнал подходит к концу нужно купить новый, прошить и пронумеровать его, а потом сходить в налоговую инспекцию и заверить его. Заверением журналов КМ 4 занимаются отделы оперативного контроля в соответствующей Межрайонной налоговой инспекции где был зарегистрирован кассовый аппарат. Старый заполненный журнал нужно хранить в архиве организации 5 лет. Хотя его хранение стало бессмысленным с введением ЭКЛЗ - теперь вся информация храниться на электронном носителе.

Примеры заверенного журнала кассира.

Где зарегистрировать журнал кассира-операциониста.

Документы, необходимые для регистрации нового журнала кассира - операциониста.

В разных налоговых инспекциях могут быть разные правила по предъявляемым документам. Закон также не определяет необходимые документы для регистрации замены журнала. В каждом конкретном случае лучше позвонить в налоговую и спросить чего они хотят. Приведу несколько типов документов, которые требуют налоговики в Питере:

• паспорт (формуляр) на кассу.
• старый журнал кассира-операциониста.
• новый журнал кассира-операциониста прошитый и пронумерованный
• регистрационную карточку на кассовый аппарат
• паспорт лица, предъявляющего документы и доверенность, если это не руководитель предприятия.

Первая запись в журнале.

При первичной регистрации журнала кассира-операциониста вместе с кассовым аппаратом, налоговый инспектор делает первую запись в журнале, на снятый Z - отчет и пробитые 1 рубль, 11 копеек, хотя в некоторых налоговых этого не делают, а просто заверяют журнал подписью и штампом.

Пример первой записи, которую налоговый инспектор оставляет при регистрации журнала КМ-4.

Лицо, ответственное за ведение журнала кассира-операциониста.

Назначается приказом директора, если директор не хочет сам быть ответственным за его ведение. Обычно это кассир, администратор или главный бухгалтер. Для руководителя было бы не лишним создать На практике никто не заполняет эту графу и налоговые инспектора к ней не придираются Если графа не заполнена, ответственность за ведение автоматически возлагается на руководителя компании или ИП.

Типы журналов кассира - операциониста.

Я встречал два типа. Образцы журналов кассира-операциониста:

1. Вертикальный журнал. Плюсы: больше строк на станице - хватает на большее количество записей - реже придется менять его в налоговой. Минусы: слишком узкие графы - большие суммы не помещаются.
2. Горизонтальный журнал. Плюсы: удобен в заполнении - широкие строчки, в которые помещаются большие суммы. Минусы: хватает на меньшее количество записей - придется часто менять.

На сколько хватает журнала кассира операциониста?

В горизонтальном журнале кассира-операциониста - около 50 листов и 20 строчек на каждом листе. 20 умножить на 50 получается 1000, то есть журнала хватит примерно на тысячу дней или смен.

В вертикальном журнале от 29 до 40 строк и 50 страниц, то есть его хватает примерно на 2000 дней (смен).

Можно заметить, что графы 6 и 9 очень узкие (особенно в вертикальном журнале), чтобы писать в них крупные суммы накоплений, а такие графы как 5 и 15 слишком широкие для своих значений. Разве российские чиновники могли придумать что-то по умнее?

Как оформлять возврат в журнале кассира операциониста.

Возврат по кассе оформляется в графе 15. Если возвратов было несколько за текущий день, то все они суммируются и заполняются одной суммой. При возврате не обязательно пробивать на кассе чеки возвратов (хотя можно это сделать для красоты), но обязательно нужно заполнить форму КМ-3 .

С подробным описанием оформления возврата можно ознакомиться в статье.

Пример заполнения возврата в КМ-4 (возвраты на общую сумму 1000, при этом не важно сколько было возвратов):
Обратите внимание, что графы 11(сдано наличными) и 14 (сдано всего) меньше на сумму возвратов.

Оформление продажи по банковской карте / безналичным расчетом / кредитом

Если вы осуществляете продажи по банковским картам через банковские терминалы, либо принимаете деньги через чековую книжку, либо любым другим безналичным расчетом, то эти деньги также нужно пробивать на кассовом аппарате. В вечернем Z - отчете у Вас будет отдельной строчкой выведено количество продаж по безналу и общая сумма за день по безналичному расчету. Эти два параметра нужно записать в графы 12 и 13 журнала кассира - операциониста.

Графы 12 и 13 отвечают за пробитие средств не за наличный расчет - то есть любыми другими способами:

• банковской картой - пробитие средств, поступивших через банковский терминал должно происходить дважды:
  1 - на самом банковском терминале
  2 - на кассовом аппарате
• дорожными чеками
• продажей в кредит и др.

Не требуется вписывать в журнал средства, которые поступили на безналичный расчетный счет в банк.

В графе 12 - пишется количество чеков по безналу.
В графе 13 - общая сумма чеков по безналу.
В графе 11 - сдано наличными сумма должна быть меньше чем в графе 14 на сумму в графе 13, то есть:

графа 14 - графа 13 = графа 11

Пример заполнения безналичного расчета в журнале: (за смену сделано 3 продажи по безналу на общую сумму 1000 рублей).

Как прошивать и нумеровать журнал кассира - операциониста.

Нумеровать листы можно только от руки, хотя некоторые налоговые на это не обращают внимания. Не нужно нумеровать каждую страницу, достаточно пронумеровать только листы. Нумеровать обложку тоже не надо. Нумерация начинается с первой внутренней страницы.

Вообще нет какого либо стандарта по нумерации и прошивке. Правда некоторые налоговые инспектора настаивают, чтобы страницы нумеровались от руки.

Прошивают журнал делая два отверстия снизу, продевая через них толстую нить и наклеивая на последней странице небольшой кусочек бумаги. На бумажке надо от руки написать: "пронумеровано и прошнуровано 50 листов", поставить подпись директора и печать организации. Примерно как на рисунках:

Прошивают КМ-4 тоже разными способами, иногда все страницы, иногда начиная с разворота.

Законодательства о журнале кассира-операциониста не существует.

Заполнение титульного листа

Пример заполнения титульного листа (обложки). Все графы заполнять не обязательно, только самые важные:

Как оформлять замену ЭКЛЗ и ремонты

Если проводилась замена ЭКЛЗ на кассовом аппарате, то в ЦТО была пробита сумма 1 руб. 11 коп. и снят лишний Z - отчет, который был оставлен в налоговой инспекции. Этот отчет тоже нужно заполнить в журнал кассира-операциониста. Тоже самое нужно сделать при ремонтах ККМ, если в сервисной службе были сняты Z - отчеты. Выйдет примерно следующее:

Где купить журнал кассира-операциониста.

Форму КМ-4 можно купить в любом более менее уважающем себя канцелярском магазине. Только прошить и пронумеровать придется его самостоятельно. Если Вы приобретаете кассовый аппарат в нашем ЦТО, то журнал кассира операциониста входит в стоимость комплекта документов при регистрации кассового аппарата.

Один из самых главных документов при учете финансов – журнал кассира-операциониста унифицированной формы КМ-4 . Изначально производиться регистрация в налоговой организации, где нумеруются листы, и прошивается журнал. Страница, располагающаяся на последнем месте, подписывается управляющим и бухгалтером.

Этот журнал фиксирует количество денег, которые прошли через аппарат кассира в течение работы бухгалтера, создается запись во время старта и конца смены информации счетчиков ККМ.

Как заполнить журнал кассира-операциониста?

Вам нужно произвести операции с ККТ? Изучить информацию о заполнении заявления – форма по КНД 1110021.

Заполнение журнала кассира-операциониста (форма КМ-4)

Так как же заполняется форма КМ-4?

• Информация о дате (смене). Здесь заполняется 1 графа, где указывается день, месяц и год отчета – эти данные фиксируются в журнале кассира-операциониста. Случается и такое, что имеется много отчетов за 1 дату, тогда они фиксируются в разной строке с единой датой.
• Номер отдела (подразделения). 2 графа, где фиксируется номер отдела. На этот отдел были пробиты чеки за смену. Если прибор кассира не имеет функции пробития, то данные не заполняются.
• Фамилия, имя, отчество кассира. В третьей графе указывается ФИО, являющегося ответственным за осуществление операций на кассе.
• Номер главного счетчика в завершении смены. 4 графа фиксируется номер Z-отчета.
• Номер счетчика, который регистрирует объем переводов данных по счетчику. 5 графа – здесь данные берутся из 4 графы.
• Данные суммы финансовых счетчиков в начале смены. 6 графа указывает накапливающийся налог на старт смены, где учитываются все суммы, со старта работы аппарата. Если регистрируется другой аппарат в налоговой организации, то должно осуществляться пробитие на сумму 1 рубль 11 копеек.
• Заверяется подписью кассира или управляющего в журнале. Седьмая и восьмая графа – проставление подписей этих людей. Человек, занимающий две должности, одновременно ставит свои подписи в обе графы.
• Данные суммы финансовых счетчиков по окончанию смены. Здесь в 9 графе указываются те самые данные, прописанные в предыдущем предложении. К этой цифре из 6 графы добавляется выручка за данную смену. Происходит списывание накоплений с данных Z-отчета.
• Количество денег выручки. Десятая графа включает в себя данные о прибыли за смену. Здесь суммируются данные из 11, 12 и 15 графы.
• Сдача наличными. 11 графа фиксирует выручку наличными.
• Оплата по документам. 12 графа фиксирует объем выплат по безналичному расчету в журнале КМ-4. При отсутствии данной функции у аппарата, не заполняется графа. В 13 графе фиксируется количество безналичных платежей.
• Общий объем сдачи. В 14 графе фиксируется количество финансов наличных и безналичных платежей, за вычетом возвратов.
• Суммарное количество возвратов. В 15 графе фиксируется данная характеристика за смену.
• Заверение кассиром. В 16 графе оставляет свою роспись ответственный за кассу.

Скачать образец и бланк журнала кассира-операциониста (форма КМ-4)