Выдача наличных денежных средств из кассы поставщику. Образец рко, если поставщик сам приехал за деньгами

Вопрос

Мы работаем на упрощёнке доходы-расходы. К нам приезжает поставщик с товаром, за товар мы расплачиваемся наличными денежными средствами, он нам дает доверенность в получении денежных средств. В книге доходов и расходов я его списываю по расходнику, к которому прилагаю доверенность. Правильно ли это.

Ответ

Описанный вами способ можно использовать, если расчеты наличными не превышают 100 000 руб. по одному договору (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого (п. 1 ст. 182 ГК РФ). Доверенность есть письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ).

В данном случае расчеты производятся с физическим лицом, представляющим организацию-продавца по доверенности, поэтому выдавать из кассы организации представителю продавца можно не более 100 тыс. руб. по одному договору. Деньги выдаются по расходному кассовому ордеру получателю по предъявлении доверенности и документа, подтверждающего его личность (п. 6, абз. 2 пп. 6.1 п. 6 Указания Банка России N 3210-У).

Организация вправе расходовать выручку (наличные деньги, поступившие в ее кассу за проданные товары) только на цели, перечисленные в п. 2 Указания Банка России N 3073-У, которым, в частности, предусмотрена возможность расходования средств на оплату товаров.

Заметим, что выдача денег представителю продавца по доверенности равнозначна внесению денег непосредственно в кассу продавца. При этом право поставщика требовать от организации оплаты прекращается именно в момент передачи денег представителю продавца, уполномоченному на получение денег доверенностью, а не в момент внесения денег в кассу продавца его представителем. Аналогичный по сути вывод сделан в Постановлении ФАС Московского округа от 12.11.2012 по делу N А40-24114/12-114-219.

В то же время представитель продавца должен выдать кассовый чек, так как оплата происходит наличными денежными средствами. Однако если чек контрольно-кассовой техники представителем организации не будет выдан, то это грозит административным штрафом только самой организации-продавцу (поставщику). Сумма штрафа: от 3000 руб. до 4000 руб. - для руководителя организации, и от 30 000 руб. до 40 000 руб. - для самрой организацию (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт", ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

Из всего вышесказанного следует, что выдавая деньги подобным образом, вы не нарушаете порядок ведения кассовых операций. А вот ваш поставщик нарушает.

В то же время мы не можем гарантированно утверждать, что отсутствие чека ККТ, либо других документов от поставщика, например - накладной по форме ТОРГ-12, товарной накладной и т.п. дает вам возможность оприходовать товары в целях бухучета и списать их расходы при УСН. Ведь описанный вами способ передачи денег затрагивает только операции по кассе. А для того, чтобы списать стоимость ценностей, должны быть документы, подтверждающие их покупку и переход к вам права собственности на них. У вас же есть документы, только подтверждающие их оплату.

Поэтому на наш взгляд, получая от вас деньги, пусть и по доверенности, представитель поставщика должен вам выдать документы на товары, а также чек ККТ - этого сейчас существует автономные переносные кассы. Либо иногда бывает, что представитель сразу приезжает с чеком.

Либо, например, если продавец - плательщик ЕНВД, по вашему требованию он должен выдавать товарный чек с обязательными реквизитами. Если продавец выдает произвольный документ - у вас могут не принять расходы в целях налогообложения по УСН. И подобные судебные разбирательства случаются, например - постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 09.09 2014 по делу № А72-10750/2012

Ошибки в документах, выданных продавцом на ЕНВД, привели к тому, что покупателю доначислили налог по УСН

Таким образом, тот факт, что вы выдали кому-то деньги из кассы по расходному кассовому ордеру, еще не означает, что на эти деньги вы купили что-то для нужд организации, и имеете основания списать эту покупку на расходы по УСН. Ведь при отсутствии документов о переходе права собственности производственная необходимость покупки не подтверждена.

Для выдачи из кассы организации наличных денежных средств представителю организации поставщика в счет оплаты товаров (работ, услуг) или в порядке предварительной оплаты за товары (работы, услуги) документ создается с операцией Оплата от покупателя.
Для данной операции на вкладке Реквизиты платежа указывается (рис. 2-21):
в реквизите Контрагент - юридическое лицо (предприниматель), представителю которой по доверенности выдаются денежные средства (ссылка на элемент справочника Контрагенты);
в реквизите Договор - основание платежа (ссылка на элемент справочника Договоры контрагентов). Для данной операции договор должен иметь вид С поставщиком, С комиссионером или С комитентом;
в реквизите Документ расчетов - оплачиваемый документ расчетов. Реквизит заполняется, если в свойствах договора ука-зано, что взаиморасчеты по нему ведутся По расчетным документам;
в реквизите Ставка НДС - ставка налога на добавленную стоимость, по которой облагаются товары (работы, услуги), за которые поставщику выдаются наличные денежные средства на данному ордеру. По умолчанию указывается значение реквизита Основная ставка НДС настроек текущего пользователя;
в реквизите Сумма НДС программа показывает сумму налога на добавленную стоимость, исчисленную исходя из выдаваемой по данному расходному кассовому ордеру суммы и ставки налога;
в реквизите Статья движения ден. средств - статья с соответствующим видом движения денежных средств. В частности, если выдача наличных связана с приобретением товаров, работ, услуг, то указывается статья с видом движения Оплата товаров, сырья, материалов и иных оборотных активов; если средства выданы в счет оплаты основных средств, то статья с видом движения Приобретение основных средств и т.д.;
в реквизитах Счет расчетов и Счет авансов - корреспондирующие счета проводки, если выдача средств является погашением кредиторской задолженности или предоплатой соответст-венно. По умолчанию для расчетов программа предлагает использовать счет 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчи-ками», для авансов - счет 60.02 «Авансы выданные». При этом программа в момент проведения документа сама определяет, является ли выданная из кассы сумма оплатой или предоплатой. Если кредиторская задолженность по указанному договору на счете 60.01 отсутствует, то вся сумма расценивается как аванс. Если по договору на счете 60.01 имеется кредиторская задолженность, но выданная по ордеру сумма превышает ее размер, сумма превышения также признается авансом.
Реквизиты платежа j Печать
Контрагент: [ДиверсООО
РасишФровка тагам
Договор: | Договор поставки №18 |...|х|расчетов:
Ставка НДС: jltiF х Сумма НДС [~ТвОО,ООіИ Статья движения | Опядга товаров, работ, услуг. сырм|..." х
ден. средств:
Счета бухгалтерского учета Счет расчетов: }