Удержание ндфл с суточных. Ндфл с командировочных расходов

Подавляющее большинство компаний имеет деловых партнёров. Они могут быть на территории нашей страны или за рубежом. Для сохранения прочных деловых отношений и для развития собственного бизнеса и производства руководители предприятий направляют сотрудников в командировки . Цели поездки могут быть различными: заключение договоров и подписание контрактов, поиск новых партнеров и предоставление разного рода услуг.

Отправляя своего работника в поездку, организация обязана оплачивать командировочные согласно законодательству РФ. Направляя в командировку, фирма обязана оплатить дорогу и суточные своим сотрудникам. Они начисляются за каждый день рабочей поездки. Установлены размеры суточных, которые не подлежат налогообложению. Если сумма превышает льготный размер, то налоги должны быть начислены в установленном порядке.

Размеры и порядок расчета налога

На законодательном уровне установлены размеры командировочных, которые освобождены от налогообложения. Определены суммы для поездок как по России, так и для рабочих поездок за границу.

Размер суточных, с которых не уплачивается налог:

• 700 рублей в сутки для командировок внутри страны;
• 2500 рублей для зарубежных командировок.

Если размер суточных выше указанных размеров, то налог будет начисляться на всю сумму, превышающую льготную. Сумма, превышающая льготный размер, облагается НДФЛ по ставке 13%. Кроме НДФЛ с суточных сверх нормы должны уплачиваться страховые взносы. Если их размер не превышает 700 и 2500 рублей, то страховые взносы не отчисляются.

При расчёте налога на прибыль бухгалтер организации имеет право списать суточные, выдаваемые сотруднику в полном объёме. Согласно Налоговому кодексу РФ, производить нормирование суточных не нужно. Их учёт в расходах предприятия осуществляется вместе с утверждением авансового отчёта.

Пример расчета : финансовый аналитик фирмы ООО «Медиа-финанс» Иванов с 15 по 17 января находился в командировке в Дании. Руководитель фирмы установил командировочные в Данию в размере 250 датских крон (DDK) в сутки. Оплата суточных при командировках внутри страны в фирме составляет 700 рублей.

За время нахождения в командировке сотруднику начислены суточные:

• за 2 дня нахождения в Дании – 500 крон (250 DDK в день * 2 дня);
• за 1 день приезда в Россию – 700 рублей.

Весь общий размер суточных бухгалтер фирмы ООО «Медиа-финанс» учёл при расчёте налога на прибыль:

500 DDK * 8,42 руб./DDK + 700 рублей = 4910 рублей.

Размер суточных при командировках за границу были вычислены исходя из курса валюты, действующей на дату их оплаты. При расчёте суммы НДФЛ бухгалтер не брал в расчёт суточные, поскольку их сумма не превышает льготный размер, который освобождён от уплаты налогов.

В 2018 году размеры суточных, которые не облагаются налогом и с которых не происходят страховые отчисления, не изменились. Для командировок по территории РФ эта сумма составляет 700 рублей в день. Для рабочих поездок за границу это сумма в разы выше и составляет 2500 рублей.

Но суточные сверх нормы облагаются налогом. НДФЛ с этой суммы будет уплачиваться на общих основаниях по ставке 13%. Также фирма должна проводить страховые отчисления с суммы, которая превышает установленные льготные размеры суточных.

Для отображения величины командировочных сверх нормы в нужно знать, на какую дату производить их начисление. Датой получения дохода для облагаемых налогом суточных сверх нормы является последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчёт.

Утверждение отчёта происходит после возвращения работника из рабочей поездки .

Удержание налога с суточных, которые превышают установленные размеры, производится в момент выплаты работнику заработной платы, с которой удержан НДФЛ. Но стоит помнить, что дата удержания налога не может быть раньше, чем последнее число текущего месяца. Это происходит из-за того, что НДФЛ нельзя удержать с работника до получения зарплаты. Исходя из этого следует, что перечисление платежа в налоговую будет осуществлено не позднее дня, следующего за днём удержания НДФЛ.

Пример расчета : за декабрь 2016 года сотруднику насчитана заработная плата (с учётом среднего дохода за время командировки) в размере 80 000 рублей. Из этой суммы будет удержан налог, сумма которого составляет 10 400 рублей. Аванс за декабрь был выдан 14 декабря в размере 40 000 рублей. 28 декабря работник предоставил авансовый отчёт о служебной поездке по территории России.

Суточные за 5 дней командировки были указаны в размере:

5 дней * 1200 рублей/день = 6000 руб.

29 декабря авансовый отчёт утвердил руководитель фирмы. 9 января работнику была выплачена оставшаяся заработная плата, с учётом вычета налога в размере 10 400 рублей. Также из зарплаты был удержан налог на суточные сверх нормы. Это сумма составила 325 рублей.

Этот расчёт был произведён следующим образом:

6000 рублей – 5 дней * 700 рублей/день = 2500 рублей – суточные, которые превышают установленную норму.

От этой суммы и будет удержан налог:

2500 рублей * 13% / 100% = 325 рублей.

На руки работник получил:

80 000 – 40 000 (аванс) – 10 400 (НДФЛ) – 325 (НДФЛ с суточных сверх нормы) = 29 275 руб.

Необлагаемые расходы

Направляя своего сотрудника в служебную командировку, руководство предприятия обязано возместить ему все расходы на проживание, проезд и суточные. Также за каждый день командировки работнику должны выплатить среднюю заработную плату.

Затраты на проезд до места командировки оплачиваются работнику в полном объёме. С этой суммы НДФЛ не удерживается. В эти расходы включены проезд на любом виде транспорта до места назначения, а также проезд на такси или общественном транспорте до вокзала или аэропорта.

Налог с этих расходов не будет удержан в том случае, если эти траты подтверждены документально. В случае если подтверждающих документов нет, то налог будет удержан в полном объёме со всей суммы, которая была потрачена на дорогу до пункта назначения и обратно. В качестве подтверждения стоимости проезда можно предоставить билеты .

Если они по какой-то причине не сохранились, то можно затребовать у перевозчика справку, в которой будет указано направление, вид транспорта и стоимость проезда.

Расходы по аренде жилого помещения не облагаются налогом в полном размере. НДФЛ не удерживается только в том случае, если у сотрудника есть подтверждающие документы. Ими могут быть квитанция по оплате гостиничного номера или договор аренды квартиры.

В том случае если у работника нет документального подтверждения, то сумма, не облагаемая налогом, составляет 700 рублей в день при командировке на территории России. Если рабочая поездка заграницу, то эта сумма не должна превышать 2500 рублей. Если расходы на проживание превышают указанные размеры, то с суммы сверх нормы уплачивается НДФЛ.

Нормативы установлены государством. Работодатель вправе установить другой размер суточных. Эта сумма может быть в разы больше, чем сумма, утвержденная на законодательном уровне. Однако, данный факт не является основанием для освобождения от уплаты НДФЛ. Все расходы сверх установленных норм подлежат обязательному налогообложению.

Заключение

Направляя сотрудника в командировку, фирма обязана оплатить все расходы, которые у него возникли за время нахождения в поездке. Организация оплачивает также расходы:

• на связь (мобильную связь или интернет);
• по оформлению заграничного паспорта и визы;
• на комиссию в случае обмена российских рублей на иностранную валюту;
• на специальные услуги на вокзалах и в аэропортах.

При нахождении в командировке работник не должен нести никаких убытков. Всё должно быть оплачено работодателем. Возмещение расходов, связанных с рабочей поездкой, происходит в ближайшую заработную плату. С этого дохода, как и с любого другого, необходимо уплатить налог в казну государства.

Командировка - это служебная поездка на определенный срок, в которую работник направляется для исполнения поручения работодателя (ст. 166 ТК РФ). Работнику за период командировки выплачивается средний заработок, а также должны быть возмещены командировочные расходы. Это расходы, связанные с оплатой проезда, проживания в пункте назначения, а также суточные. Кроме того, работнику могут быть возмещены иные расходы, совершенные им с разрешения или ведома работодателя (ст. 167, 168 ТК РФ , п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются локальным нормативным актом работодателя или коллективным договором (ст. 168 ТК РФ).

Средний заработок за период командировки облагается НДФЛ. А вот законодательно установленные компенсации, выплачиваемые работникам при направлении их в командировки, (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Не облагаемые НДФЛ расходы на проезд

Оплата работнику документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения командировки и обратно не облагается НДФЛ в полной сумме. Также при наличии подтверждающих документов не облагается налогом возмещение расходов на проезд до вокзала, аэропорта, иного места отправления транспорта к пункту назначения (Письмо Минфина от 29.01.2015 № 03-04-06/3305), в том числе на такси (Письма Минфина от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549 , от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180), комиссионные сборы (например, при покупке билетов у посредника), сборы за услуги аэропортов, провоз багажа (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если нет документов, подтверждающих расходы на проезд

По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918). В то же время для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы, вплоть до справки от перевозчика. В ней должны быть указаны сведения о том, когда ваш сотрудник пользовался данным видом транспорта, куда направлялся и какова стоимость такой перевозки (Письмо Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18).

Не облагаемые НДФЛ расходы на проживание

Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то - договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).

Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.

Не облагаемые НДФЛ суточные

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Но размер выплачиваемых работникам суточных определяет работодатель. И если в соответствии с вашим локальным нормативным актом работники получают суточные в бОльшем размере, то с сумм превышения нужно исчислить и удержать НДФЛ (Письмо Минфина от 12.10.2015 № 03-04-05/58060).

Другие командировочные расходы, не облагаемые НДФЛ

Также не облагаются НДФЛ следующие виды командировочных расходов:

• на услуги связи;
• на оформление заграничного паспорта;
• на получение визы;
• на комиссии в связи с обменом валюты (п. 3 ст. 217 НК РФ);
• на услуги VIP-залов на вокзалах и в аэропортах (Письмо Минфина от 20.09.2013 № 03-04-06/39125).

НДФЛ с командировочных расходов в 2019 году

Оплата командировочных расходов в 2019 году будет облагаться НДФЛ по тем же правилам, которые действовали и в 2018 году.

Законодатели пока что не будут отменять суточные. Законопроект с такими поправками на данный момент отложили. Наоборот, в планах чиновников увеличить лимит суточных, с которых можно не удерживать НДФЛ ().

Поправка, которая уже заработала с 1 января, касается сверхнормативных суточных. НДФЛ с них надо удерживать в последний день месяца, а не на дату утверждения авансового отчета, как было в 2015 году.

В какой момент рассчитывать НДФЛ со сверхнормативных суточных

При расчете НДФЛ размер суточных нормируется (). Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:

700 руб. в день по командировкам в России;

2500 руб. в день по заграничным командировкам (как определить норму за день пересечения границы, см. таблицу ниже).

По каким нормам рассчитывать суточные и удерживать НДФЛ

Допустим, организация выплатила сотруднику сверхнормативные суточные. С этой «лишней» суммы нужно удержать НДФЛ. Доход возникает в последний день того месяца, в котором утвержден авансовый отчет ().

До 1 января в Налоговом кодексе не было прямой нормы для данного случая. В Минфине предписывали рассчитывать НДФЛ со сверхнормативных суточных на дату, когда руководитель утверждал авансовый отчет ().

НДФЛ удержите при ближайшей выплате дохода сотруднику, например зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее следующего рабочего дня после выплаты дохода (п. и ст. 226 НК РФ).

ПРИМЕР 7

Работник московской компании Иванов был в командировке в Санкт-Петербурге с 7 по 10 февраля 2016 года (всего четыре дня). Размер суточных по командировкам внутри России в организации составляет 1200 руб. Таким образом, Иванову перед поездкой (5 февраля) выплатили 4800 руб. (1200 руб. × 4 дн.).

После возвращения (12 февраля) сотрудник представил авансовый отчет. Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных составила (вычеты Иванову не полагаются):

(1200 руб. – 700 руб.) × 4 дн. × 13% = 260 руб.

Эту сумму бухгалтер начислил 29 февраля. А удержал с работника 4 марта - в день выплаты зарплаты за февраль. Проводки в учете будут выглядеть так.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
4800 руб. - выданы из кассы суточные работнику;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
4800 руб. - суточные включены в состав расходов;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
260 руб. - удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
260 руб. - НДФЛ перечислен в бюджет (в составе общего платежа по организации).

Подтверждать, на что сотрудник потратил суточные, не нужно. То есть никакие чеки или квитанции для того, чтобы списать суточные, не требуются. Подтвердить их выплату можно авансовым отчетом и другими документами, которые оформляют перед командировкой. Например, приказом (). При этом учесть суточные при расчете налога на прибыль разрешается полностью. Лимиты установлены только для НДФЛ.

Причем суточные надо выдать работнику в любом случае. На какие именно цели работник может их потратить, Трудовой кодекс не уточняет. Помимо питания у командированного работника могут возникнуть и другие расходы. Сотрудник использует суточные по своему усмотрению и не отчитывается за них, не возвращает остаток. Тот факт, что отель предоставляет бесплатное питание, не освобождает компанию от обязанности выдавать суточные. Но размер суточных определяет сама компания. И в положении о командировках можно, к примеру, установить вилку от минимальной до максимальной суммы. В зависимости от ситуации суточные можно будет выплачивать в разном размере.

Как учитывать суточные по загранкомандировкам

Если речь идет о заграничной командировке, то выдать работнику суточные вы можете как в валюте, так и в рублях (). Если суточные выданы в рублях, порядок их учета тот же, что и по командировкам внутри России. Только не облагаемая НДФЛ норма - 2500 руб. в день ( , пока работник едет из России за рубеж и обратно, а также переезжает из страны в страну).

Если же вы выдавали суточные в валюте, то для расчета НДФЛ нужно будет взять курс на последний день месяца.

ПРИМЕР 8

Работник санкт-петербургской компании Иванов был в командировке в г. Хельсинки с 25 по 27 января 2016 года (всего три дня).

Размер суточных по командировкам внутри России в организации составляет 1200 руб., а по Финляндии - 35 евро.

Иванову перед поездкой выдали 1200 руб. и 70 евро (35 EUR × 2 дн.). После возвращения сотрудник представил авансовый отчет. Курс евро на 31 января составил 81,9077 руб./EUR.

Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных будет равна (вычеты по налогу Иванову не полагаются):

((1200 руб. – 700 руб.) × 1 дн. + ((81,9077 руб. × 35 EUR – 2500 руб.) × 2 дн.) × 13% = 160 руб.

Эту сумму бухгалтер отразил в учете 31 января. А удержал с работника 5 февраля - в день выплаты в компании зарплаты за январь.

Больничный в командировке

Если сотрудник в командировке заболел, то суточные за весь период болезни выплачивайте ему в полном объеме ( Положения, утв. ). То есть в том числе за период, когда работник находился в больнице.

ПРИМЕР 9

Сотрудник был в командировке с 9 по 20 февраля (12 дней). В поездке он заболел и с 12 по 16 февраля находился в стационаре, что подтверждает больничный лист. Норма суточных при командировках по России составляет в организации 1000 руб. в день.

Изначально сотрудник должен был вернуться 16 февраля, на четыре дня раньше. То есть первоначальный срок поездки - 8 дней.

Перед командировкой бухгалтер выдал сотруднику суточные за восемь дней - 8000 руб. (1000 руб. × 8 дн.).

После возвращения доплатил работнику еще 4000 руб. за дополнительные четыре дня поездки, а также рассчитал ему больничный за период с 12 по 16 февраля. Итого общий размер суточных составил 12 000 руб. (1000 руб. × 12 дн.).

Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных составила (вычеты работнику не полагаются):

(1000 руб. – 700 руб.) × 12 дн. × 13% = 468 руб.

Расчет суточных бухгалтер подтвердил бухгалтерской справкой (фрагмент справки приведен ниже).

Объясняется это так.

Сотрудника можно направить в командировку на любой срок, в том числе и на один день, то есть когда дата возврата из командировки совпадает с календарным днем выезда.

По общему правилу организация обязана возместить командированному:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные затраты, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.

Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ. Причем данная норма не запрещает выплачивать суточные при однодневных командировках.

Сотруднику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и вернувшемуся в Россию в один и тот же день, суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50 процентов от установленной нормы. Такую норму прописывают в коллективном договоре или в отдельном локальном нормативном акте организации (например, в Положении о командировках). Это установлено пунктом 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Таким образом, при однодневных командировках за границу сотруднику полагаются суточные.

При этом суточные в пределах 2500 руб. за один день нахождения в загранкомандировке не облагаются НДФЛ (абз.10 п. 3 ст. 217 НК РФ). И подтверждать такие суммы первичными документами (чеками, квитанциями) не требуется.

Следовательно, с суточных для однодневной загранкомандировки не нужно удерживать НДФЛ, если их сумма не больше 2500 руб. и при этом не превышает половину нормы суточных для зарубежных командировок, установленной коллективным договором или локальным нормативным актом (например, Положением о командировках).

Пример выплаты суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку за границу. Размер суточных превышает 2500 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» предусмотрена норма суточных при направлении сотрудников в командировку за границу в размере 6000 руб. в день.

Сотрудник организации Беспалов А.С. находился в зарубежной командировке один день. Организация выплатила ему суточные в размере 3000 руб. (6000 руб. × 50%). Подтверждающие документы на эту сумму требовать с сотрудника не обязательно.

При этом с суммы 2500 руб. удерживать НДФЛ не нужно. А с 500 руб. (3000 руб. - 2500 руб.) - нужно.

Таким образом, бухгалтер «Альфы» рассчитал НДФЛ в размере 65 руб. (500 руб. × 13%).

Есть еще один вариант - оформить компенсацию дополнительных расходов, связанных с командировкой, не как суточные, а как иные затраты, выплаченные взамен суточных.

Компенсационные выплаты взамен суточных в полном объеме не облагаются НДФЛ, при условии что они подтверждены первичными документами (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если же подтверждающих документов не будет, то выплаты взамен суточных не будут облагаться НДФЛ только в пределах 2500 руб. в день. А все, что свыше этой суммы, облагается налогом.

Пример выплаты денежных средств взамен суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку за границу. Сумма выплат взамен суточных превышает 2500 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» закреплено, что при однодневных командировках за рубеж сотрудникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).

Сотрудник организации Кондратьев В.П. находился в зарубежной командировке один день. Компенсационная выплата взамен суточных составила 4000 руб. Вернувшись из командировки, сотрудник представил подтверждающие документы (чеки, квитанции) на всю сумму. Поэтому компенсация, выданная взамен суточных, не облагается НДФЛ в полном объеме (4000 руб.).

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916, от 7 октября 2013 г. № 03-03-06/1/41508. Подтверждает такой подход и постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12.

Совет: вариантом, когда организация выплачивает сотруднику компенсацию взамен суточных, лучше не злоупотреблять.

Да, такой подход очевидно выгоден и для организации, и для сотрудника (можно не удерживать НДФЛ со всей документально подтвержденной суммы, а не только в пределах ), но он рискован.

Ведь пунктом 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, прямо установлено, что сотруднику, выехавшему в командировку за границу и вернувшемуся в Россию в тот же день, надо выплатить именно суточные.

В связи с этим налоговые инспекторы при проверке могут признать выплату компенсаций взамен суточных неправомерной. И оштрафовать организацию за неуплату НДФЛ с суммы, превышающей установленный норматив (2500 руб.).

Таким образом, безопаснее всего при однодневных командировках за границу выдавать именно суточные, как того и требует пункт 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. А вариант с выплатой компенсаций взамен суточных использовать, только если вы уверены, что налоговые инспекторы вашего региона придерживаются по данному вопросу позиции Минфина России и Президиума ВАС РФ.

Страховые взносы

Суточные представляют собой частичную компенсацию расходов, которые сотрудник несет в связи с исполнением своих трудовых обязанностей во время командировки. При расчете взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний такие компенсации не учитываются, если они:

• предусмотрены действующим законодательством;

• выплачиваются в пределах норм, которые установлены в соответствии с действующим законодательством.

Обязанность организации выплачивать суточные предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Эта же статья обязывает организацию закрепить порядок и размеры (нормы) суточных в коллективном договоре или других внутренних документах.

Таким образом, суточные в размере, предусмотренном внутренними документами организации, освобождаются от обложения страховыми взносами. С суточных, размер которых превышает установленные нормы, взносы нужно начислить.

Исключением из этого правила являются выплаты членам экипажей судов загранплавания взамен суточных. С таких сумм нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний вне зависимости от того, предусмотрены они внутренними документами организации или нет.

Это следует из положений подпункта «и» пункта 2 части 1, части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 2 части 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ и письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.

Ситуация: нужно ли начислять страховые взносы на сумму суточных, если сотрудника направили в командировку по России на один день?

Нет, не нужно. Но только если выплаты оформлены как компенсация затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции, и подтверждены первичными документами.

По общему правилу законодательно установленные компенсационные выплаты, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей (в т. ч. суточные), не подлежат обложению взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Это следует из положений:

• подпункта «и» пункта 2 части 1, части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ - в отношении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;

• абзаца 10 подпункта 2 пункта 1, пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ - в отношении взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Обязанность организации оплачивать командированным сотрудникам дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Однако при командировках в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Это предусмотрено пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Аналогичное правило содержит пункт 15 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.

Таким образом, формально получается, что при однодневной командировке суточные сотруднику не положены.

В то же время статьей 168 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что при направлении сотрудника в командировку организация обязана возмещать ему не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Таким образом, выплаты взамен суточных при однодневной командировке можно рассматривать как компенсацию иных расходов командированного сотрудника. А именно как возмещение его затрат, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Такие суммы можно считать законодательно установленными компенсационными выплатами. И не начислять на них страховые взносы, если одновременно выполняются следующие условия:

• выплаты оформлены не как суточные, а как иные расходы командированного;

• расходы сотрудника подтверждены первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.);

• размер и порядок их выплаты установлены локальными документами организации (трудовым или коллективным договором, приказом руководителя).

Данные выводы следуют из подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минтруда России от 6 ноября 2013 г. № 17-4/10/2-6751.

Подтверждает такой подход и арбитражная практика (cм. определение ВАС РФ от 14 июня 2013 г. № ВАС-7017/13, постановления ФАС Поволжского округа от 22 января 2013 г. № А65-27465/2011, Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 7 августа 2014 г. № Ф04-7426/2014, Уральского округа от 22 сентября 2014 г. № Ф09-6539/14 и др.).

В то же время представители ФСС России считают иначе. По их мнению, выплаты взамен суточных при однодневной командировке не являются компенсациями, установленными законодательством. Это доход сотрудника. Соответственно, на сумму такого дохода необходимо начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Аналогичные выводы есть в письме ФСС России от 2 июля 2013 г. № 15-03-14/05-6357.

С учетом более поздних разъяснений Минтруда России данная позиция представляется неактуальной. И даже если проверяющие из фондов предъявят претензии, суд будет на стороне организации.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какой режим налогообложения применяет организация.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль суточные, если сотрудник отправлен в однодневную командировку по России?

Да, можно. Но не в составе командировочных, а в составе других расходов, связанных с производством и реализацией.

Перечень расходов на командировки, которые можно учесть при налогообложении прибыли, приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. К ним относятся:

Суточные не выплачиваются, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). А раз суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя.

В то же время организация обязана возмещать командированному не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ.

То есть указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ - в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии, что они закреплены локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором) и подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916, от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005.

Внимание: если у организации не будет первичных документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы, могут возникнуть претензии проверяющих к признанию данных затрат. Соответствующие документы (чеки, квитанции и т. п.) потребуйте от командированного сотрудника.

Суммы, выплаченные сотруднику взамен суточных при однодневной командировке, не получится подтвердить теми же командировочными документами, что и обычные суточные. То есть, в отличие от суточных при командировках в несколько дней, в данном случае понадобятся первичные документы, отражающие фактические расходы командированного.

Объясняется это тем, что специалисты финансового ведомства квалифицируют данные затраты не как суточные, а как другие расходы, связанные с производством и реализацией. А такие расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.) в общем порядке (ст. 252 НК РФ).

Документальное оформление

Расходы в виде суточных подтвердите авансовым отчетом и документами , которые оформляют при направлении в командировку. Чеки и квитанции о том, на какие цели сотрудник потратил деньги во время поездки, не нужны.

Правильность данного подхода подтверждает Минфин России в письме от 11 декабря 2015 г. № 03-03-06/2/72711.

Дата признания расходов

По общему правилу при методе начисления суточные признавайте в составе расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании кассового метода для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты. Однако при выдаче сотруднику аванса на командировку (с учетом приблизительного размера суточных) расхода не возникает. Определить сумму суточных можно только после того, как сотрудник представит авансовый расчет. А значит, расходы нужно признавать не ранее даты утверждения авансового расчета. Такой вывод следует из пункта 3 статьи 273 и статьи 252 Налогового кодекса РФ.

С суточными при загранкомандировке сложнее, поскольку речь идет о валюте. Возможны два варианта.

Вариант 2. Сотрудник сам покупает валюту. Изначально сотруднику выдали суточные в рублях, и он после самостоятельно купил нужную сумму валюты. При данных обстоятельствах все зависит от того, может сотрудник документально подтвердить факт покупки валюты или нет .

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, суточные не уменьшат. При расчете единого налога такие организации вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут учесть суточные в составе расходов, уменьшающих налоговую базу (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Включайте их в состав расходов в размере (как фиксированном, так и по фактическим расходам), предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Аналогичной позиции придерживается Минфин России в письме от 17 августа 2009 г. № 03-11-09/283.

Пример отражения при налогообложении суточных. Организация применяет упрощенку. Объект налогообложения - разница между доходами и расходами

ООО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами. Менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев в период с 16 по 18 января находился в служебной командировке в Чехии.

Приказом руководителя организации суточные по командировкам в Чехию установлены в размере 800 чешских крон в день. Суточные при командировках по России организация выплачивает из расчета 700 руб. в день.

21 января руководитель «Альфы» утвердил представленный Кондратьевым авансовый отчет.

За время командировки Кондратьеву начислили суточные:

• за 2 дня пребывания в Чехии - в размере 1600 крон (800 CZK/дн. × 2 дн.);
• за 1 день возврата в Россию - 700 руб.

Всю сумму суточных бухгалтер включил в расходы при расчете единого налога. Размер суточных, который бухгалтер «Альфы» учел при начислении единого налога за I квартал, составляет:
1600 CZK × 2,7143 руб./CZK + 700 руб. = 5042,88 руб.

При расчете налоговой базы по НДФЛ за январь бухгалтер не учитывал суточные, так как их размер не превышает:

• по командировкам по России - 700 руб. в день (700 руб. = 700 руб.);
• по командировкам в Чехию - 2500 руб. в день ((800 CZK × 2,7143 руб./CZK) < 2500 руб.).

При этом предельный размер суточных по загранкомандировкам бухгалтер рассчитал, исходя из курса, действующего на дату оплаты суточных.

Бухгалтер не включил суточные в облагаемую базу по взносам на обязательное пенсионное страхование и взносам и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Ситуация: можно ли учесть в расходах при упрощенке суточные за однодневную командировку

Нет, нельзя, если сотрудника направили в служебную поездку по России. При загранкомандировках суточные учтите в расходах в размере 50 процентов от нормы, которая закреплена в локальном нормативном акте организации (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Перечень командировочных расходов, которые можно учесть при расчете единого налога при упрощенке, приведен в подпункте 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. В него входят:

• расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

• расходы на наем жилого помещения;

• суточные или полевое довольствие;

• расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

• консульские, аэродромные сборы и иные аналогичные платежи и сборы.

При однодневных командировках по России суточные сотруднику не полагаются вовсе (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). А раз так, квалифицировать при упрощенке эти суммы как командировочные расходы нельзя.

В подобной ситуации для организаций на общей системе налогообложения Минфин России разрешил учитывать такие расходы как другие, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005). Однако перечень расходов, которые можно учесть при упрощенке, является закрытым. И в этом перечне не поименованы другие расходы, связанные с производством и реализацией. Таким образом, суточные за однодневную командировку по России учесть в расходах при упрощенке нельзя.

Когда же речь идет об однодневной загранкомандировке, организация обязана выплатить сотруднику суточные. Их размер равен половине нормы, определенной локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором). Об этом сказано в п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Следовательно, квалифицировать такие расходы как командировочные можно (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Но и учитывать их при расчете единого налога надо в пределах половины нормы.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы размер выплаченных суточных не влияет.

ОСНО и ЕНВД

Суточные могут быть выплачены сотруднику, который одновременно занят в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и в деятельности организации на общей системе налогообложения. В такой ситуации суточные, выплаченные сотруднику, нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Суточные, которые выплачены сотрудникам, занятым только в одном виде деятельности организации, распределять не надо.

Пример распределения суточных. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

Организация продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль организация начисляет ежемесячно. В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Сумма доходов, полученная организацией от различных видов деятельности в январе, составляет:

• по оптовой торговле (без учета НДС) - 4 700 000 руб.;
• по розничной торговле - 1 800 000 руб.

Других доходов у организации не было.

Директор организации А.В. Львов с 21 по 23 января находился в служебной командировке. Цель командировки - заключение договора поставки товаров, предназначенных для продажи оптом и в розницу.

Суточные при командировках по России организация выплачивает по норме, установленной коллективным договором, в размере 700 руб. в день.

За время нахождения в командировке Львову выплачены суточные в размере 2100 руб.

Чтобы распределить эту сумму между расходами по разным видам деятельности организации, бухгалтер сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов организации.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за январь составляет:
4 700 000 руб. : (4 700 000 руб. + 1 800 000 руб.) = 0,723.

Сумма суточных, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за январь, равна:
2100 руб. × 0,723 = 1518,30 руб.

Сумма суточных, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
2100 руб. - 1518,30 руб. = 581,70 руб.

С командировочных в 2016 году? Каков норматив суточных в 2016 году? На этот вопрос есть ответ в нашей статье. В ней мы рассказали, как облагать расходы при командировке НДФЛ. В Школе УСН смотрите .

НДФЛ и расходы на проезд. Норматив суточных в 2016 году

Произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места командировки и обратно не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);

НДФЛ и расходы по проживанию в гостинице

Организация самостоятельно устанавливает порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки (ст. 168 ТК РФ). Например, конкретные суммы возмещения и требования к документальному подтверждению работником расходов организация может прописать в коллективном договоре или ином локальном акте (приказе, положении о командировках и т. д.).

Произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в командировке не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако если документов нет, то Вы можете не облагать НДФЛ расходы на жилье в пределах 700 руб. в РФ и 2500 руб. за пределами РФ.

НДФЛ и суточные в 2016 году

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства, называются суточными. Организации вправе выплачивать командированным работникам суточные в любых размерах, предусмотренных коллективными договорами или внутренними нормативными актами: приказами, положением об оплате труда, положением о командировках и т. д. (ст. 168 ТК РФ).

Законодательно установленного лимита суточных для командировок по России или за границу не существует. Каждый работодатель устанавливает размер суточных самостоятельно.

Размер суточных в целях расчета НДФЛ нормируется. Не облагаются НДФЛ суточные в пределах (п. 3 ст. 217 НК РФ):

700 руб. за день нахождения в командировке в России;

2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.

С суточных, выплаченных сверх установленных норм, необходимо исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. НДФЛ берется с сумм превышения. То есть если в РФ суточные составили 1000 руб. в сутки, то вы облагается НДФЛ только 300 руб.