Учет услуг связи с разделением между сотрудниками. Учет расходов на сотовую связь: с чем соглашаемся, а с чем спорим

Услуги связи - бухгалтерский учет и налогообложение которых будут рассмотрены в статье - используются практически всеми компаниями для организации бизнес-процессов. В чем заключаются основные особенности отражения их в бухучете, а также что важно учесть при отнесении данных услуг к расходам в целях гл. 25 НК РФ, будет идти речь в нашем материале.

Что такое услуги связи?

Понятие услуг связи (далее УС), их предмет, а также информация о сторонах, участвующих в их предоставлении и потреблении, содержатся в законе «О связи» от 07.07.2003 № 126-ФЗ (далее — закон 126-ФЗ). Сторонами при осуществлении УС выступают покупатель услуг и продавец, оказывающий УС, — оператор (п. 12 ст. 2 закона 126-ФЗ). Предмет взаимоотношений УС, согласно п. 32 ст. 2 закона 126-ФЗ, выражен деятельностью, связанной с осуществлением электросвязи и организацией почтовых операций: по приему, обработке, хранению, передаче и доставке сообщений.

В зависимости от вида связи УС могут быть выражены (п. 1 ст. 12 закона 126-ФЗ):

• сетью общего пользования — использование общественных телефонов;
• выделенной сетью — использование собственного интернета, телефона;
• технологической сетью — применяется определенными группами лиц для организации процесса производства;
• сетью специального назначения — для госорганов;
• почтовой сетью.

Как ведется бухучет услуг связи?

В соответствии с п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации» УС относятся к расходам по обычным видам деятельности. Согласно п. 18 ПБУ 10/99, УС отражаются в расходах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

С перечнем всех ПБУ можно ознакомиться в материале .

Для отражения операций по УС применяются затратные счета: 20, 25, 26, 44, а также прочие счета, использование которых обусловлено видом УС и их конечным потребителем.

Пример 1

1 августа ООО оплатило стоимость интернет-услуг за июль. Стоимость услуг составила 40 000 руб. (НДС в нашем примере не облагается). Указанными услугами пользуется отдел продаж.

В учете ООО отразит следующие проводки:

• 31 июля: Дт 44 Кт 60 — 40 000 руб. — стоимость услуг.
• 1 августа: Дт 60 Кт 51 — 40 000 руб. — оплата УС.

При оказании УС в рамках абонентского обслуживания физлица (сотрудника организации) указанные расходы не находят своего отражения в бухучете хозсубъекта. Исключением может являться компенсация расходов такому физлицу, в случае если это предусмотрено внутренними документами организации. Например, если такие УС были оказаны в служебных целях, тогда в бухучете необходимо использовать счет 73.

Пример 2

В июле Бондарев совершал несколько телефонных переговоров с собственной сим-карты в производственных целях. В соответствии с детализацией оператора стоимость таких звонков составила 1 600 руб. Работодатель предусмотрел внутренними документами компенсацию сотрудникам стоимости служебных разговоров.

• Дт 20 Кт 73 — 1 600 руб. — УС учтены в расходах.
• Дт 73 Кт 51 — 1 600 руб. — УС компенсированы Бондареву.

Кроме того, счет 73 может использоваться при прочих расчетах с сотрудниками. Рассмотрим на примерах.

Пример 3

Молотков пользуется корпоративной мобильной связью. В июле им был превышен установленный положением об использовании корпоративной связи лимит стоимости звонков на 2 500 руб.

Организация отразит следующие проводки:

• Дт 73 Кт 60 — 2 500 — отражено превышение лимита.
• Дт 70 Кт 73 — превышение удерживается из зарплаты работника.

Пример 4

За июнь стоимость УС, используемых Бочковым в личных целях, составила 5 000 руб. Внутренними положениями организации предусмотрена оплата УС по решению руководителя при использовании телефона в личных целях сотрудников. В июле руководителем было принято решение об отсутствии необходимости удерживать стоимость УС с Бочкова.

• Июнь: Дт 73 Кт 60 — 5 000 — отражение УС, используемых в личных целях.
• Июль: Дт 91.2 Кт 73 — отражение в прочих расходах неудерживаемой суммы по УС.

В бухучете к УС также могут быть отнесены следующие расходы:

• подключение телефона или интернета,
• приобретение кабеля, телефона и прочих предметов связи, аренда сетей или кабелей.

Рассмотрим на примерах.

Пример 5

Организация на УСН заключила договор с оператором на подключение телефонной связи. Стоимость указанных работ составила 150 000 руб. Для подключения телефонной связи приобретен кабель стоимостью 5 000 руб. без дальнейшей передачи оператору.

Организация отразит в учете:

• Дт 25 Кт 60 — 150 000 — стоимость работ по УС.
• Дт 10 Кт 76 — 5 000 — приобретение кабеля.
• Дт 25 Кт 10 — 5 000 — списание стоимости работ, связанных с УС.

Если организация приобрела корпоративные сим-карты, то их следует учитывать на отдельном забалансовом счете в соответствии с Ф. И. О. пользователей, номерами сотрудников, а также их индивидуальными лимитами на звонки. В случае если тариф сим-карты предусматривает ежемесячное пополнение карты, предшествующее месяцу использования, то переведенная на сим-карту сумма рассматривается в качестве предоплаты оператору.

Пример 6

Организация в марте 2016 года перечислила на сим-карты сотрудников следующие суммы в качестве оплаты УС за апрель: Машкову В. А. — 1 000 руб., Сизову П. П. — 1 500.

• Дт 004 — поступила сим-карта Машкова В. А. 89164555555 — лимит 1 000.
• Дт 004 поступила сим-карта Сизова П. П. 89652589678 — лимит 1 500.
• Дт 60 Кт 51 — 2 500 (1 000 + 1 500) руб. — перечислен аванс оператору связи по картам Машкова В. А. и Сизова П. П.

Каков порядок отнесения услуг связи на расходы в целях исчисления налога на прибыль?

В соответствии с подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы по УС признаются прочими расходами и учитываются при исчислении налога на прибыль при наличии документального обоснования и экономической оправданности (п. 1 ст. 252 НК РФ).

О применении положений ст. 252 НК РФ см. материал .

При этом для обоснования указанных расходов, например по услугам мобильной связи, могут применяться следующие документы (письмо УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 № 16-15/061735):

• договор с оператором связи на оказание УС;
• детализированный отчет оператора по разговорам каждого сотрудника.

Однако следует отметить, что контролирующие органы, а также арбитраж могут варьировать указанный перечень. Так, некоторые письма Минфина или ФНС говорят о необходимости приказа руководителя, из которого предполагается утверждать перечень лиц, использование УС которыми необходимо в служебных целях (письмо Минфина России от 27.08.2006 № 03-03-04/3/15). А, например, в постановлении ФАС Московского округа от 07.02.2007, 09.02.2007 № КА-А40/113-07 говорится об отсутствии необходимости подтверждать УС детализированной расшифровкой совершенных звонков.

Помимо этого, следует отметить, что если сотрудник использует свою сим-карту, то выставленные оператором связи документы не могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль (п. 49 ст. 270 НК РФ). Если организация самостоятельно заключает договор с оператором мобильной связи на покупку сим-карты и оказание УС, то произведенные расходы могут быть учтены в целях гл. 25 НК РФ.

Кроме того, в налоговом учете не могут быть учтены расходы, произведенные сверх установленных лимитов, а также по звонкам, совершенным не в служебных целях. Рассмотрим на примере ниже.

Пример 7

Продолжение примера 4 в целях исчисления налога на прибыль.

Стоимость личных звонков Бочкова в сумме 5 000 рублей не может быть учтена в расходах при исчислении налога на прибыль в соответствии с требованиями п. 1 ст. 252 НК РФ. Согласно ПБУ 18/02, организация отразит постоянное налоговое обязательство (ПНО), значение которого будет определяться следующим образом: 5 000 × 20% = 1 000 руб.

В учете будет отражена проводка:

Дт 99 Кт 68 — 1 000 руб. — начисление ПНО.

О причинах возникновения постоянных и временных разниц, а также об особенностях их отражения в бухучете и для целей налога на прибыль см. в статье .

Итоги

В настоящее время невозможно осуществление деятельности организациями без услуг связи, которые могут быть выражены работой с интернет-ресурсами, а также использованием мобильной и стационарной связи. Отражение указанных услуг в бухучете и порядок их налогообложения зависят от цели их применения и документального оформления.

Платежи компаний за услуги сотовой связи нередко достигают значительных величин, поэтому вопросы бухгалтерского и налогового учета этих расходов так актуальны для многих бухгалтеров. Отношение налоговиков к признанию расходов на сотовую связь стало более лояльным, однако "подводных камней" в их учете до сих пор немало.

Бухгалтерский учет расходов на услуги мобильной связи

Расходы на услуги связи, связанные с производственной деятельностью, в соответствии с ПБУ 10/99, представляют собой , они должны отражаться . Конкретный способ их учета зависит от специфики деятельности предприятия (осуществляемых видов предпринимательской деятельности, принятой учетной политики, требований руководства к аналитическим данным и т.п.) (пример 1).

Пример 1 . Предприятие оказывает услуги по наладке и ремонту компьютерной техники физическим и юридическим лицам. Работники предприятия постоянно находятся в разъездах на вызовах. Чтобы избежать нерациональной траты рабочего времени на поездки в офис, работникам организации выданы сим-карты, зарегистрированные на предприятие. Руководство также часто находится на выездах, ведя переговорную работу с потенциальными заказчиками, используя служебные сотовые телефоны. В офисе организации ведется торговля компьютерными аксессуарами, при этом стационарного телефона не имеется. Для постоянной связи с руководством продавцам также выданы служебные сим-карты. Соответственно, предприятие имеет постоянные текущие расходы на услуги сотовой связи.
В текущем периоде расходы предприятия на услуги сотовой связи составили:
- по управленческому персоналу - 14 396 руб. (в том числе НДС - 2196 руб.);
- по производственным работникам - 2569 руб. (в том числе НДС - 396 руб.);
- по персоналу, занятому в торговле, - 649 руб. (в том числе НДС - 99 руб.).
В учете предприятия на основании документов от оператора связи произведены записи:


12 200 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по управленческому персоналу;

К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
2200 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по производственным рабочим;

К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
550 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по персоналу, занятому в торговле;

К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
2691 руб. (2196 + 396 + 99)
отражен НДС по расходам на услуги сотовой связи за отчетный месяц на основании счета-фактуры, полученного от оператора связи;


2691 руб.
НДС по услугам сотовой связи за отчетный месяц отнесен на вычет при расчетах с бюджетом;
Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
К-т сч. 51 "Расчетные счета"
17 542 руб. (14 396 + 2596 + 550)
произведено погашение задолженности за услуги сотовой связи.
Если бы предприятие не являлось плательщиком НДС, то в этом случае на основании ст. 170 НК РФ сумма выставленного налога была бы включена в состав расходов предприятия:
Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
14 396 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по управленческому персоналу с учетом сумм НДС;
Д-т сч. 20 "Основное производство"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
2569 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по производственным рабочим с учетом сумм НДС;
Д-т сч. 44 "Расходы на продажу"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
649 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по персоналу, занятому в торговле, с учетом сумм НДС.

Очень часто организации оплачивают услуги связи путем внесения авансовых платежей. Некоторые бухгалтеры такие платежи ошибочно отражают на счете 97 "Расходы будущих периодов", на самом деле суммы авансов, выплаченных оператору сотовой связи, должны учитываться на счете 60, субсчет "Авансы выданные" (пример 2).

Пример 2 . Торговое предприятие в декабре 2010 г. уплатило аванс в сумме 25 000 руб. Расходы на услуги сотовой связи в январе 2011 г. составили 5097,60 руб. (в том числе НДС - 777,60 руб.). В учете произведены записи:
Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Авансы выданные",
К-т сч. 51 "Расчетные счета"
25 000 руб.
в декабре 2010 г. произведен авансовый платеж за услуги сотовой связи;
Д-т сч. 44 "Расходы на продажу"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты по услугам",
4320 руб. (5097,60 - 777,60)
в январе 2011 г. отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц;
Д-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
777,60 руб.
отражен НДС по услугам сотовой связи за январь 2011 г. на основании счета-фактуры, полученного от оператора сотовой связи;
Д-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсч. "Расчеты по НДС",
К-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
777,60 руб.
НДС по услугам сотовой связи за январь 2011 г. отнесен на вычет при расчетах с бюджетом в январе 2011 г. по моменту получения первичных документов от оператора (акт выполненных работ, счет-фактура);
Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты по услугам",
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Авансы выданные",
5097,60 руб.
произведен зачет ранее уплаченного аванса за услуги связи.

Суть работы с картой оплаты (экспресс-картой) сводится к тому, что, приобретя карту и удалив защитный слой, получаешь код, который необходимо ввести в систему. Для доступа к каналу связи набирается специальный номер, после ответа которого и вводится код с карты оплаты. Купив карту оплаты, пользователь не получает доступ к услугам связи автоматически, карта может быть не активирована значительное время. Следовательно, возникает необходимость учета приобретенных карт оплаты на предприятии.
На наш взгляд, далеко не всегда покупка карт оплаты будет являться расходами предприятия.
Приобретение карты вовсе не означает, что карта, во-первых, будет активирована, а во-вторых, зачисленные на счет суммы будут использованы.
Допустим, некое предприятие приобрело 22 карты оплаты оператора сотовой связи. При этом шесть карт оплаты были украдены, четыре оказались бракованными, а по остальным 12 картам предприятие решило получить назад денежные средства, отказавшись от услуг данного оператора связи. Получить назад деньги можно на основании п. 109 Правил оказания услуг связи, которые определяют, что абонент и (или) пользователь имеет право обратиться к оператору связи за возвратом денежных средств, внесенных им в качестве аванса.
С нашей точки зрения, карты оплаты целесообразно учитывать на счете 50 "Касса", субсчет "Денежные документы" (пример 3).

Пример 3 . Предприятие через подотчетное лицо приобрело 12 карт по 500 руб. каждая на сумму 6000 руб. Вскоре три карты были утеряны. Виновным лицом был признан кассир, который отвечал за данные карты, и тот добровольно согласился возместить ущерб.
Остальные карты (9 шт.) были использованы в производственных целях.
В бухгалтерском учете произведены записи:
Д-т сч. 50 "Касса", субсч. "Денежные документы",
К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
6000 руб.
оприходованы в составе денежных документов приобретенные телефонные карты;
Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

1500 руб. (500 x 3)
списана на счет недостач и потерь от порчи ценностей стоимость утерянных 3 карт оплаты;
Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
1500 руб. (500 x 3)
сумма недостачи отнесена на счет виновного лица;
Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы"
К-т сч. 50 "Касса", субсч. "Денежные документы",
4500 руб. (500 x 9)
списана на расходы стоимость использованных 9 карт оплаты.

Налоговый учет расходов на услуги мобильной связи

Налоговый кодекс РФ расходы на оплату услуг связи относит к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но являются ли расходы на оплату услуг сотовой связи расходами на услуги связи с точки зрения налогового законодательства?
Для начала учтем, что нормы гражданского законодательства применяются к налоговым правоотношениям в части, не противоречащей налоговому законодательству Российской Федерации.
В соответствии с Федеральным законом от 07.07.2003 N 126-ФЗ "О связи" услуга связи - это деятельность по приему, обработке, хранению, передаче, доставке сообщений электросвязи или почтовых отправлений. При этом под электросвязью понимается любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам.
Можно сделать вывод, что сотовая связь относится к электросвязи, т.е. представляет собой разновидность услуги связи, и, следовательно, расходы на услуги сотовой связи могут уменьшать налогооблагаемую прибыль предприятия.
В то же время не всегда расходы на услуги сотовой связи можно учесть в налоговом учете. Для этого должны выполняться все необходимые условия, определенные налоговым законодательством.
Расходы на оплату услуг связи должны быть:
- обоснованными (экономически оправданными). Если расходы не связаны с производственной деятельностью предприятия (например, если предприятие в рамках благотворительной помощи оплатит услуги связи для детского дома), они не будут экономически обоснованными. Соответственно, расходы на оплату услуг сотовой связи в данном случае нельзя будет признать в налоговом учете;
- документально подтвержденными. Допустим, предприятие несет расходы на оплату услуг связи, оплата осуществляется через подотчетное лицо, понесенные расходы реально связаны с производственным процессом, однако оно не имеет договоров с операторами связи. Те договоры, что есть в наличии, на самом деле заключены на работников предприятия - физических лиц. Соответственно документы (счета, квитанции о приеме денежных средств, акты выполненных работ) также выставляются на физических лиц. Предприятие не имеет документально подтвержденных расходов на услуги связи, а значит, не имеет права признать данные расходы в налоговом учете.
Впрочем, даже если к услугам сотовой связи прибегали в ходе производственной деятельности и имеются документы, подтверждающие понесенные расходы, доказать возможность уменьшения на их величину налогооблагаемой базы предприятия налоговым органам непросто.
Дело в том, что по сотовому телефону можно вести и служебные, и личные переговоры. Поэтому нередко представители налоговой службы и не принимают расходы на услуги сотовой связи просто по общей сумме, согласно имеющимся документам от операторов сотовой связи. Их интересует подтверждение производственной направленности произведенных переговоров.
Разъяснения налоговой службы о том, что необходимо иметь предприятию для того, чтобы можно было принять расходы на услуги сотовой связи для целей налогового учета, появились еще задолго до вступления в силу гл. 25 НК РФ. В общем и целом требования налоговиков не изменились до настоящего времени. Аналогичный набор требований выдвигает и Минфин России. Необходимыми условиями для признания расходов на оплату услуг сотовой связи в налоговом учете являются (Письма Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 19.01.2009 N 03-03-07/2, УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061156 и др.):
- наличие договора с оператором связи. Согласно Правилам оказания услуг связи услуги телефонной связи оказываются на основании возмездных договоров. Следовательно, текущие расходы по абонентской плате и обслуживанию мобильного сотового телефона могут быть приняты организацией лишь на основании договора, заключенного с оператором связи в установленном законодательством порядке;
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи. Зачастую приходится сталкиваться с требованием налоговиков подтверждать необходимость использования сотовой связи положениями должностных инструкций конкретных работников;
- документальное подтверждение производственного характера разговора. Чтобы иметь подтверждение того, что данные расходы связаны с производственным процессом, предприятия должны иметь документальные подтверждения производственного характера, к которым можно отнести: счет телефонной станции, расшифровка АТС (детализированный счет) с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры, иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом.
Подтверждение производственного характера переговоров работников по сотовому телефону актуально не только в целях исчисления налога на прибыль, но и для правильной уплаты НДФЛ.
Например, если предприятие не сможет доказать производственный характер осуществленных телефонных переговоров по сотовому телефону, то существует риск, что налоговый орган попытается рассматривать эти переговоры как частные звонки, не связанные с делами предприятия. Суммы оплаты таких переговоров облагаются НДФЛ в общеустановленном порядке.
Чтобы подтвердить производственный характер понесенных расходов на сотовую связь, предприятие должно иметь расшифровки АТС (детализированный счет) с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры. Но вот требование налоговыми органами отчета о содержании переговоров является неправомерным. Такой вывод был сделан в достаточно давнем, но по-прежнему актуальном Письме МНС России от 22.05.2000 N ВГ-9-02/174 (пример 4).

Пример 4 . В ходе контроля обоснованности расходов на услуги сотовой связи в расшифровке оператора связи за один вечер с небольшими перерывами было указано четыре звонка, общей продолжительностью 1 час 42 мин., переговоры велись с контрагентом предприятия. Налоговым органом этот факт не оспаривался, однако продолжительность переговоров вызвала сомнение. Довод представителей предприятия о том, что велись переговоры по условиям нового договора, налоговиков не удовлетворил, и они предложили руководству предприятия представить отчет о содержании переговоров. Руководство предприятия отказалось это делать, посчитав данное требование необоснованным.

Теперь рассмотрим, что из себя должен представлять детализированный счет .
В Письме Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, на основании которого было выпущено Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.1, разъясняется, что форма детализированного счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе: номера телефонов всех абонентов; даты и время переговоров; тарификацию услуги.
Однако мало иметь расшифровку с указанием номеров, с которыми велись переговоры, нужно еще доказать, что данные номера принадлежат организациям-контрагентам. Успешнее всего это можно сделать, если номера, которые указаны в расшифровке, фигурируют в служебной переписке, договорах, актах выполненных работ, накладных, счетах-фактурах и т.п. Это идеальный из возможных вариантов, но не секрет, что на практике он встречается нечасто. Дело в том, что сотовая связь настолько прочно вошла в нашу жизнь, что количество звонков даже по одному телефону занимает далеко не один лист в детальной расшифровке. Если помножим данный объем звонков на количество сотрудников, особенно если речь идет о большом предприятии, то получим астрономические цифры. И без того сложную задачу осложняет то, что зачастую представители контрагентов используют сотовые номера, не занесенные в договоры, а то и вовсе личные телефоны. Многие организации пошли по пути компенсирования расходов на телефон сотрудникам, что также осложняет мероприятия внутреннего контроля или ход налоговой проверки. Потому не удивительно, что распечатки по конкретным служебным телефонам оказываются малоценной для анализа документацией.
Нередки ситуации, когда запрошенные налоговиками расшифровки на предприятии либо отсутствуют, либо вызывают нарекания со стороны проверяющих.
Арбитражные суды зачастую встают на сторону налогоплательщиков, определяя, что налоговое законодательство не содержит обязательного перечня документов для подтверждения налогоплательщиком своих расходов (Постановления ФАС Уральского округа от 08.12.2008 N Ф09-9153/08-С3, ФАС Московского округа от 06.08.2009 N КА-А40/7416-09 и др.).
Тем не менее, прежде чем ввязываться в судебное разбирательство, необходимо тщательно проанализировать имеющуюся документацию. Возможно, факты действительно не на стороне налогоплательщика, как, например, в следующей ситуации: налогоплательщик в отчетном периоде осуществлял звонки по междугородней и международной связи. В то же время у него отсутствовали действующие или потенциальные иностранные и иногородние партнеры или клиенты, а также необходимость такой связи. Спорные расходы арбитражный суд признал не обоснованными и не связанными с производственной необходимостью организации (Постановление ФАС Московского округа от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08).
Также не следует считать, что на налогоплательщике не лежит бремя доказывания производственного характера понесенных расходов, арбитражные суды признают обратное, причем принимают в качестве доказательства не только детализации, но и иные документы - трудовые соглашения, штатное расписание, приказы, согласно которым услугами связи пользовались работники организации, и т.п.
Представители Минфина России не возражают против возможности принятия к учету расходов на приобретение карт оплаты услуг связи. Они указывают на то, что расходы по оплате услуг телефонной связи, в том числе посредством приобретения телефонных и интернет-карт, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Таким образом, если налогоплательщик может документально подтвердить произведенные расходы по оплате услуг связи посредством телефонных и интернет-карт, а также экономическую обоснованность этих расходов, они могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 31.05.2007 N 03-03-06/1/348).
Рассмотрим такую ситуацию: для срочной оплаты услуг сотовой связи в случае необходимости руководство предприятия решило приобрести 10 карт оплаты. На приобретенные карты были выписаны документы - счет-фактура, накладная, квитанция приходного кассового ордера, выбит чек ККМ. По окончании месяца по зарегистрированным за предприятием телефонам получены акты выполненных работ, счета-фактуры, детализации счетов, из которых можно сделать вывод о производственной направленности понесенных расходов, оплаченных по экспресс-картам. Весь комплект документов, подтверждающих приобретение карт оплаты, а также факт получения услуги присутствует, следовательно, понесенные расходы на приобретение телефонных карт могут быть признаны в налоговом учете в составе расходов.
Приобретение карты вовсе не означает факта ее обязательного использования по первоначальному назначению. Телефонная карта может быть подарена работнику, выдана в счет зарплаты, реализована или утеряна, да и переговоры, которые будут оплачены по этой карте, вовсе не обязательно будут производственными. Поэтому расходы на приобретение карт в налоговом учете могут учитываться как авансы выданные, но не как расходы предприятия. Принять расходы к учету можно будет тогда, когда предприятию будут фактически оказаны услуги связи.
И при этом, конечно, еще раз подчеркнем, что необходимо позаботиться об обосновании производственной необходимости данных расходов.
В ситуации, когда детализированные счета отсутствуют, можно прибегнуть к составлению внутренних отчетов об использовании приобретенных экспресс-карт, при необходимости приложить письменные подтверждения от представителей контрагентов, что с ними действительно в конкретные дни велись переговоры.
Конечно, вряд ли контрагент станет сам составлять такой отчет, однако наверняка согласится подписать его. А если телефон контрагента снабжен определителем номеров, то можно указать и номер служебного телефона сотрудника, зарегистрированного на организацию, с которого велись переговоры.
Есть и решения арбитражных судов (в частности, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.07.2008 N Ф04-3897/2008(7290-А27-19)), в которых расходы на приобретение карт оплаты при выполнении условий, определенных Налоговым кодексом РФ, признаются расходами, принимаемыми к налоговому учету.

Лимит выплат работникам за использование сотового телефона

Многие предприятия устанавливают лимит выплат работникам за использование сотового телефона . Обычно это делается примерно таким образом: организация оплачивает своим работникам служебную сотовую связь, при этом лимит в месяц на одного работника равен 1000 руб. Соответственно, в налоговом учете признаются расходы по факту получения услуг сотовой связи, но не более 1000 руб. в месяц на одного работника.
Давайте разберемся, насколько необходим такой вариант контроля, в чем его плюсы и минусы.
Чаще всего к установлению лимитов прибегают, если хотят избежать трудоемкого анализа произведенных переговоров. Однако Минфин России в Письме от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178 разъяснил, что для освобождения от налогообложения сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях, основанный на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах.
Иначе говоря, установление лимитов не позволит избежать пристального внимания и добиться смягчения требований налоговиков к наличию и составу детализаций.
Кроме того, возникают вопросы, касающиеся сумм превышения лимита.
Обратимся вновь к Письму Минфина России N 03-03-06/2/178, в котором указано, что превышение лимита подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. В свою очередь, сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в составе доходов.
Рассмотрим такую ситуацию: лимит оплаты работникам служебной сотовой связи на предприятии составляет 1200 руб. Расходы работника предприятия на ведение служебных переговоров составили 1700 руб., что подтверждается детализированным счетом. Работник должен внести сумму превышения лимита (500 руб.) в кассу предприятия, которое должно отразить это поступление в составе доходов, а сумму превышения - в составе расходов. Получится, что доход в сумме 500 руб. компенсируется расходом 500 руб., налогооблагаемая база налогоплательщика налога на прибыль в итоге не изменится.
Иная ситуация для тех, кто работает на УСН. Для них увеличение доходов в любом случае связано с увеличением налоговой нагрузки, так как при объекте налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов" хозяйствующему субъекту в любом случае придется уплатить минимальный налог в размере 1% от доходов. Если же "упрощенец" применяет УСН с объектом налогообложения "доходы", то вообще вся сумма дохода будет облагаться единым налогом.
Заметим, что вряд ли работник будет с энтузиазмом компенсировать служебные расходы. Вероятнее всего, он начнет требовать пересмотра лимитов или отступления от них на основании имеющихся документов.
На наш взгляд, установление лимита, не решая имеющихся проблем, приводит лишь к появлению новых. Поэтому лимиты на связь целесообразно устанавливать лишь для внутреннего аналитического учета.

Расходы на сотовую связь при упрощенной системе налогообложения

Нормы налогового законодательства (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) определяют, что уменьшают налогооблагаемую базу предприятия, применяющего УСН, почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, а также расходы на оплату услуг связи. Таким образом, расходы на сотовую связь при применении УСН будут приниматься при исчислении единого налога (Письмо Минфина России от 20.08.2010 N 03-11-06/2/133).
В то же время, так же как в налоговом учете, данные расходы принимаются при расчете единого налога при наличии документального обоснования факта их наличия и связи с производственным процессом. Соответственно, расходы на приобретение карт оплаты также будут приниматься при УСН (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.07.2008 N Ф04-3897/2008(7290-А27-19)).

По учету затрат для Елена Пшеничная, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт», советник государственной гражданской службы РФ 3 ранга, на главные вопросы.

Многие организации оплачивают мобильную связь своих сотрудников. При этом у компаний возникает немало вопросов по учету затрат для расчета налога на прибыль.

Следуя нормам налогового законодательства, к прочим расходам на производство и реализацию относятся траты на оплату услуг связи, вычислительных центров и (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, в соответствии с указанной нормой, в составе прочих можно учесть расходы на услуги телефонной связи при условии, что они соответствуют критериям, пунктом 1 статьи 252 НК. Другими словами, такие затраты должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода и быть экономически обоснованы, ну и, конечно, подтверждены документами.

В своем Письме от 23 июня 2011 года № 03-03-06/1/378 Минфин указывал, что для того, чтобы организация без рисков могла включить в состав расходов затраты на оплату услуг сотовой связи, ей необходимо иметь утвержденный перечень должностей работников, которые вынуждены использовать мобильные телефоны; договор и счета оператора связи.

По порядку

Может возникнуть такой вопрос: в каком порядке относить на затраты сумму расходов на мобильную связь? Начнем со способов, с помощью которых организация может учесть эти траты.

Законодательство не содержат требований об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получения детализированных счетов и составления отчета по звонку. Расшифровка не раскрывает содержание разговоров, а значит, не может подтвердить или опровергнуть их экономическую обоснованность.

Очевидно, что если работники много времени тратят на разговоры по мобильному телефону, и это является спецификой их работы, то приобрести для них безлимитный тариф Однако возникает вопрос: «Разрешает ли закон учесть затраты в этом случае?» Однозначного ответа нет. Минфин полагает, что расходы на мобильную связь можно учесть при условии их соответствия требованиям статьи 252 НК РФ (Письмо от 23.06.2011 г. № 03-03-06/1/378). Судебной практики по данному вопросу немного. В постановлении от 27 октября 2009 года по делу № А32-246/2008-12/27 ФАС Северо-Кавказского округа принял, как обоснованные, расходы на безлимитную сотовую связь, поскольку фирма представила договор о предоставлении услуг, счета-фактуры, распечатки к сводным страницам счетов с указанием даты, времени, продолжительности разговоров, номера телефона и стоимости.

Следовательно, ситуация с учетом затрат в этом случае аналогична учету практически любых расходов. Главное, чтобы организация доказала, что понесенные траты соответствуют требованиям статьи 252 НК.

Личные переговоры

А как быть, если сотрудник вел личные переговоры за счет организации? Заключив с оператором договор, фирма должна оплачивать все выставленные в ее адрес счета на услуги связи. Если стало известно, что сотрудник ведет личные разговоры, то уже не важно, каким способом учитываются расходы на связь. Важно, компенсирует ли работник стоимость личных переговоров или нет. Если да, то после того, как он внесет деньги, компания вправе отнести их стоимость в состав прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом сумму, которую возместил работник, организация обязана отразить в составе внереализационных доходов.

Если специалист не вернет деньги, то стоимость его звонков компания не вправе учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, поскольку такие траты, хоть и являются документально подтвержденными, тем не менее не связаны с деятельностью организации.

На имя сотрудника

Еще одна ситуация: договор с оператором заключен от имени сотрудника. Как учесть компенсацию расходов на мобильную связь? Статья 188 ТК закрепляет, что при использовании сотрудником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ инструмента, транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих ему, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора. Контракт может быть только письменным.

При этом указывают, что размер компенсации в таком случае должен соответствовать экономически обоснованным затратам (Письмо УФНС России по г. от 20.09.2006 г. № 20-12/83834.2). Если производственный характер разговоров будет документально подтвержден, сумму выплаченной работнику компенсации можно учесть в целях налогообложения прибыли. Для его подтверждения в организации должны быть в наличии следующие документы (их заверенные копии): договор с оператором и бумаги, подтверждающие расходы (детализированный отчет, выписанный на имя работника).

Компенсация полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» пп. 2 п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Организация, для расчета налога на прибыль, учтет ее как услуги связи на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Однако если компания является плательщиком НДС, то налог к вычету со стоимости услуг связи, компенсированной работнику, она принять не сможет, поскольку счет-фактура на имя фирмы отсутствует.

Экономическую обоснованность расходов при выплате такой компенсации подтверждают (Письма Минфина от 13.10.2010 г. № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 г. № 2538-19): должностная инструкция, трудовой контракт, копия договора между работником и оператором связи, копия счета оператора.

Елена Пшеничная, для журнала «Расчет»

Есть два способа учитывать расходы на сотовую связь. Первый детализировать, то есть подробно просматривать перечень телефонных номеров, на которые звонили работники, отделяя рабочие от личных.

И второй способ изначально лимитировать расходы на телефонные разговоры. То есть руководство компании определяет сумму, которую будут выделять сотруднику для оплаты телефона. К слову, необязательно выдавать работнику деньги, чаще всего оплату операторам связи компании переводят самостоятельно. Чтобы определить сумму лимита, желательно сначала ввести в компании оплату переговоров путем детализации. Так вы сможете выяснить, сколько нужно на это денег реально. В противном случае возможны конфликты из-за недостатка выделенных денег и возникающей у работников необходимости оплачивать рабочие звонки из личных средств.

Какой бы из способов вы не выбрали, разработайте правила пользования служебными мобильными телефонами. Этот документ поможет вам контролировать, как сотрудники расходуют средства.

Плюсы и минусы детализации

Очевидное преимущество детализации телефонных разговоров в том, что позволяет обосновать расходы на связь налоговым инспекторам. Ведь те зачастую требуют, чтобы у компании в наличии был детализированный счет. Ну и в целом плюс для руководства можно следить, как сотрудники тратят свое рабочее время, кому звонят.

Однако есть и минусы. Возможны конфликты с работниками из-за перечня номеров, которые можно отнести к служебным. Например, менеджер отдела продаж может звонить своим родственникам и по работе, так как в настоящий момент они являются покупателями товара. Вдобавок детализация звонков может потребовать дополнительных затрат. В частности, придется постоянно заказывать выписки у оператора связи.

Плюсы и минусы лимитирования

С помощью лимитирования компания может оптимизировать расходы на сотовую связь. Так как заранее известно, сколько денег предстоит заплатить за переговоры того или иного сотрудника. А это позволяет планировать бюджет.

Но есть два очевидных минуса. Во-первых, работники могут жаловаться на то, что им не хватает выделенной суммы. Во-вторых, вам периодически придется индексировать суммы лимита в зависимости от сезонности и объема работ. А это дополнительные расходы.

Личные переговоры за счет компании

Заключив договор с оператором связи, компания должна будет оплачивать все выставленные счета за услуги мобильной связи в полном объеме. То есть независимо от того, служебные или личные переговоры вели ваши работники. Как быть с личными переговорами? Все зависит от того, возмещает работник стоимость таких звонков или нет.

Сотрудник компенсирует стоимость звонков

После того как сотрудник возместит оплату телефонных переговоров, спишите потраченные суммы в составе прочих. Основание подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Саму же сумму, которую возместит сотрудник, отразите как внереализационный доход.

Работник не возмещает плату за личные звонки

Стоимость личных звонков сотрудника при расчете налога на прибыль компания учесть не вправе. Поскольку такие затраты не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными.

Пример

ООО "Вега" в июле заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты. Оператор предоставил организации два абонентских номера. По приказу руководителя ООО "Вега" мобильной связью вправе пользоваться коммерческий директор и главный бухгалтер. Организация определяет доходы и расходы методом начисления. В июле "Вега" перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. Проводка такая:
ДЕБЕТ 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" КРЕДИТ 51
- 5 000 руб. перечислена предоплата за оказание услуг мобильной связи за август;.

В августе оператор выставил детализированный счет и счет-фактуру. Общая стоимость телефонных переговоров в августе составила 4720 руб. (в том числе НДС 720 руб.). По расшифровке счета бухгалтер определил, что личные телефонные переговоры сотрудники не проводили.В учете следующие записи:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
- 4000 руб. (4720 720) отражена стоимость служебных телефонных переговоров за август;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- 720 руб. учтен НДС на услуги мобильной связи;

ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 19
- 720 руб. принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров.

Неизрасходованный аванс в размере 280 руб. (5000 4720) засчитывается в счет оплаты услуг связи в следующем месяце.

Важно!

Расходы на услуги сотовой связи удастся списать, если следующий комплект документов:

• правила пользования служебными мобильными телефонами;
• список работников, которым положена мобильная связь, утвержденный руководителем компании;
• трудовые договоры или должностные инструкции, в которых прописано, что для работы сотрудникам нужно использовать сотовый телефон;
• договор с оператором сотовой связи и детализированные счета.

Если сотрудник использует личную сим-карту, то еще понадобится копия договора работника, как физлица, с оператором связи. Также нужны счета оператора, в которых работник будет выделять деловые звонки. Их пусть подаст вам вместе с заявлением на компенсацию.

Расходы на корпоративные сим-карты и телефоны

Расходы на покупку сим-карт и телефонных аппаратов списать, можно. Главное, чтобы они были корпоративными.

Корпоративной считается только сим-карта, которая принадлежит организации, а не работнику. То есть компания самостоятельно заключает договор с оператором связи и передает сотруднику сим-карту по передаточному акту для того, чтобы тот пользовался ею в служебных целях. При этом собственником сим-карты все равно остается работодатель. Организация может отнести затраты на их покупку к прочим расходам. Основание подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но это относится только непосредственно к стоимости сим-карт. Ведь зачастую стоимость услуги по предоставлению номера и подключению к сети равна нулю. При этом деньги, которые компания заплатила за сим-карты, оператор связи сразу зачисляет на счета абонентов. Тогда учитывать эти затраты нужно по мере расходования денег (подп. 3 п. 7 ст. 272 , п. , ст. 318 НК РФ).

Сам телефонный аппарат считается корпоративным, если он в собственности компании. Поставьте имущество на баланс. Как правило, сотовые телефоны стоят дешевле 40 000 руб. Значит, это материальные расходы. Их можно списать целиком и сразу.

Компенсация использование личного телефона

Допустим, работник использует свою сим-карту, чтобы вести служебные переговоры. Или же пользуется личным сотовым телефоном. Наконец, не исключено, что сим-карта и сама трубка принадлежат сотруднику.

За то, что человек использует для работы личное имущество, нужно выплачивать денежную компенсацию. Так сказано в статье 188 ТК РФ. Причем размер компенсации можно установить любой. Да и выплачивать деньги можно как угодно (либо наличными из кассы, либо на счет работника). Никаких требований и ограничений по данному поводу в законе нет.

С налогом на прибыль все просто. Компенсацию можете списать в составе прочих расходов. Основание подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но нужно оформить дополнительный документ, например, приказ. В нем прописать порядок выплаты компенсации работникам за использование личных мобильных телефонов.

Плата за дополнительные услуги связи

Операторы часто предоставляют своим клиентам дополнительные услуги связи. Например, международный и национальный роуминг, голосовая/факсимильная почта, режим ожидания/удержания и переадресации вызова, определитель и антиопределитель номера и т. д. При расчете налога на прибыль такие расходы списывайте как прочие. На основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но для этого, конечно, нужны подтверждающие документы счета, акты и т. д.

Не менее важно подтвердить, что дополнительные услуги связи действительно необходимы для работы сотрудников. Здесь ориентируйтесь на должностные обязанности. Можно составить локальный документ, в котором будет прописано, кто и как может использовать дополнительные услуги связи. А можете сделать проще внесите аналогичную информацию в трудовые договоры и должностные инструкции сотрудников.

Е. Сафарова ,
юрист, консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом

В процессе своей деятельности каждое предприятие (организация) использует телефонную связь. На эту услугу, впрочем, как и на другие, необходимы денежные средства. Сотовая связь, непосредственно использующаяся сегодня в производственных целях, дает возможность четко ставить цели, своевременно решать рабочие вопросы, выполнять задачи. И тем более в тех случаях, когда у работы разъездной характер. Без связи на современных предприятиях никак не обойтись, особенно там, где имеют место частые и к тому же длительные разъезды, командировки.

Что говорит по этому поводу закон

На законодательном уровне предусмотрено назначение денежных выплат, которые должны компенсировать расходы сотрудника в процессе выполнения трудовых обязанностей, об этом прописано в статье №164 ТК РФ.

Когда компенсация выплачивается:

• когда сотрудник использует для работы собственное имущество;
• в виде амортизационных отчислений.

Это право на получение компенсации закреплено в статье №188 Трудового Кодекса. В свою очередь, работодатель обязан возмещать расходы, возникающие в процессе эксплуатации личного имущества работника в случае отсутствия казенного.

Пример. Пользование личным транспортным средством сотрудника работодатель должен компенсировать в денежном выражении, например, приобретение топлива. Если ТС используется в производственных целях, такого рода выплаты и их размер устанавливаются по договоренности сторон, закрепляются в трудовом договоре или же в специальном соглашении, которое является дополнением к договору.

Согласно статьям ТК РФ №41, №45 моменты, которые так или иначе затрагивают компенсационные выплаты, должны быть включены в нормативные акты предприятия (организации), а также должны отражаться в коллективном договоре. Возможно установление фиксированных платежей, которые будет делать работодатель. В данном случае речь идет о выплатах за использование мобильника, а также покрытие расходов на обслуживание аппарата.

Все вопросы, касающиеся использования имущества работающих в производственных целях, подробно разъяснены в следующих документах:

• письмо Минфина №03-04-07-02/387, от 23/12/2009 г. и №03-04-06-01/138 от 17/06/2009г.;
• письмо Федеральной налоговой службы №28-11/4115 от 21/01/2008г. и №18-11/3/088759 от 18/09/2007г.

В этих документах сказано, что любая компенсация должна являться экономически обоснованной. Требуется это для недопущения возникновения противоречий с теми нормативами, которые содержатся в законодательных актах. Если все же противоречия имеются, тогда работодатель может быть привлечен к ответственности. Так гласит Кодекс об административных правонарушениях.

Предприятие имеет полное право решать самостоятельно:

• в каком размере компенсировать использование телефона работникам, в каком порядке и в какие сроки будут производиться выплаты на мобильную связь;
• на каких условиях будут возмещаться расходы на сотовую связь;
• установить, в каких документах будут фиксироваться обоснования, согласно которым предприятие компенсирует сотрудникам затраты на сотовую связь.

Положение утверждено 24/06/2011 г №А35-8471-2009. Но в том случае, если между работником и администрацией заключен договор гражданско-правовой, то законодательные нормы, касающиеся компенсаций, не действуют.

Мобильная связь на предприятиях и расходы на нее

Работодатель в обязательном порядке должен вести учет затрат, связанных с покупкой аппаратов для сотовой связи в целях использования их в процессе трудовой деятельности на предприятии (организации). Проводка затрат в бухгалтерских, а также налоговых документах зависит от снижения ценности вещи, в данном случае - аппарата в процессе износа.

Пример. Телефоны стоимостью выше 40 тысяч рублей, придется отнести к основным фондам. Тогда на них будет насчитываться амортизация, которая, в свою очередь, будет покрывать расходы на его обслуживание. Это необходимо для того, чтобы аппарат всегда использовался по назначению.

Расходы обязательно должны оформляться как положено в документах предприятия (организации). Что касается бухгалтерии, то тут расходы, которые пошли на покупку самих аппаратов, а также сим-карт относят к статье ПБУ 6/01. Их ставят в статьи расходов (на баланс обычных или прочих) по стоимости покупки и минус НДС. Если первоначальная стоимость телефонов не больше 40 тысяч рублей, то по статье №254 НК, их относят к расходам материальным.

В них еще включают подключение абонента и оплату разговоров.

Затраты на покупку телефонов-мобильников нужно оформить, подкрепить документами, а также квитанциями об оплате. Об этом сказано в статьях №252, №346.16 НК РФ. В свою очередь работодатель должен разработать документы для ведения учета своих основных фондов, а также материальных и технических резервов. Как руководство используются в данном случае постановления №71а и №7 от 30/10/1997г. и 21/01/2003г. соответственно.

Для подтверждения оснований, на которых выплачиваются компенсации сотрудникам на мобильную связь, придется выполнить определенные действия (согласно писем Минфина №03-03-06/2/178 и Минздравсоцразвития №2538-19 от 2010г.):

• утвердить список сотрудников, которым требуется связь для решения задач на производстве в процессе трудовой деятельности;
• разработать и утвердить правила использования служебных телефонов.

Перечисленные документы прилагаются к колдоговору.

Обеспечение связью работников предприятия (организации)

Работодатель может обеспечить своих работников сотовой связью, используя несколько вариантов:

• заключается договор с сотовым оператором;
• производится закупка мобильников для рабочего использования;
• делаются выплаты работникам за эксплуатацию личных мобильников в рабочих целях;
• оплачиваются затраты сотрудников на переговоры, связанные с трудовой деятельностью (по статье №188 кодекса о труде, размер компенсационных выплат прописывается в колдоговоре по договоренности.

Работодатель, в свою очередь, заключает договор со своими работниками касательно аренды его мобильника для производственной связи. Так гласит кодекс, статьи №606-625. В договоре указывается размер оплаты, ее порядок, устанавливаются сроки.

Бывает и так, что работодатель по согласованию с сотрудником закрепляет документальным путем информацию об использовании его имущества в рабочих целях, в данном случае мобильника. Конкретизирует размер компенсации, ее порядок, сроки.

Что касается налогов, то выглядит это так:

По статье №209 НК РФ доходы физлица, полученные в процессе труда, должны облагаться налогами. В данном случае работодатель - налоговый агент, занимающийся сбором налога. По статьям №24, №226 НДФЛ удерживается у трудоустроенных официально лиц, но уплачивается работодателем. Последний, в свою очередь, высчитывает налог, отталкиваясь от фактически потраченных сумм.

По статье №252 НК РФ расходы на мобильную связь на предприятии (организации) должны быть документально подтвержденыквитанциями об оплате; договорами, заключенными с контрагентами; перепиской с оператором связи.

Статья ФЗ №63 , ФЗ №126 гласит, что налоговые органы не могут потребовать некоторые официальные документы у работодателя. Никто не отменял право на тайну переписки посредством переговоров с использованием телефонной связи.

К вышеописанным документам относятся следующие:

• счет, содержащий детали;
• расшифровка телефонных разговоров.

Издержки, которые несет предприятие при оплате услуг мобильных операторов по статье №264 НК в процессе исчисления налога на прибыль, относят к прочим расходам. Налогообложению не подлежат компенсации (по статье №217 НК РФ) работникам за пользование своим собственным аппаратом в процессе работы, а также расходы, которые так или иначе связаны с услугами оператора мобильной связи.

Выплаты работающим на предприятии (организации) за использование мобильной связи в процессе труда в интересах работодателя не облагаются НДФЛ. Данная информация имеется в статьях №217 НК и №9 ФЗ, №212-ФЗ, письмах Минфина №03-04-06/22274 от 20/04/2015. Налог уплачивается с расходов на услуги связи (по статье №264, №346.16 НК).

Компенсации работникам определяются таким образом

Работодатель выплачивает своим сотрудникам возмещение, основываясь на подтверждающих документах:

• документы, которые доказывают необходимость использования работником мобильника для выполнения своих функций, обязанностей (трудовой договор, должностная инструкция); расходы на связь исчисляются на основании счетов сотового оператора;
• соглашение, оформленное в письменной форме, между сторонами, в котором прописывается размер выплат в качестве компенсации за использование своего телефона в рабочих целях; могут исчисляться в процентном соотношении, зависят от цены аппарата.

Чтобы произвести выплаты, работодатель должен оформить приказ. Образец данного документа, обычно, вносится в колдоговор. Он служит обоснованием применения имущества сотрудника в рабочих целях. При этом нужно предоставить копию документа, подтверждающего приобретение телефона. Таким образом подтвердить право собственности сотрудника на мобильный телефон.

Если используется тариф без ограничений, то есть безлимитный, то работодатель может оплатить оператору мобильной связи полную стоимость. Если же сумма выплат зависит от временных затрат, то работодатель сможет определить их стоимость по расшифровке (детализации) счета, который ему должен предоставить работник. Это считается веским основанием, необходимым для установления размера выплаты сотруднику, использующему личное имущество в рабочих целях в процессе своей трудовой деятельности.

Безлимит, конечно, удобен, но дороговат. И это его основной недостаток, причиняющий неудобство работодателю. Причем вносимая плата распространяется только на местные звонки. Межгород придется оплачивать отдельно. Поэтому работодатель имеет полное право устанавливать лимит на определенные номера, устанавливать сроки. Если же лимитированные расходы подтверждены соответствующими документами, то они не будут облагаться налогом. В случае производственной необходимости лимит всегда можно увеличить. Данный вопрос решается на усмотрение руководства предприятия (организации). Если оплаченная сумма на протяжении месяца не использована до конца, то она не будет перенесена на следующий месяц. В случае превышения лимита сотрудник сам возмещает данные расходы (расшифровка данной ситуации содержится в письме Минфина).