Если организации необходимо выдать своим работником наличные денежные средства на расходы, связанные с деятельности организации, то нужно воспользоваться счетом учета расчетов с подотчетными лицами – 71. Как ведется бухгалтерский учета взаимоотношений с подотчетными лицами, какие проводки выполняются, какие документы оформляются? Об этом поговорим в статье ниже.

Выдача денег под отчет сотрудникам сопровождается выполнения ряда проводок и оформлением документа авансовый отчет. Порядок заполнения авансового отчета с возможностью скачать бланк и образец этого документа будет приведен в ближайшей статье.

В Плане счетов для цели отражения взаиморасчетов с лицами, которым выдаются денежные средства под отчет, предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные лица - это работники организации, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании. В качестве отчета выступает авансовый отчет, заполненный по форме АО-1.

Для получения подотчетной суммы работник должен написать заявление в произвольной форме. Это заявление должно быть в обязательном порядке заверено руководителем организации, также руководитель должен сделать на заявлении отметку о размере подотчетной суммы, которую необходимо выдать данному сотруднику, и о сроке, на который она выдается.

Запрещено выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам. Запрещено передавать подотчетные суммы от одного работника другому. Ограничений по сумме, которая может быть выдана работнику под отчет, нет.

Денежные средства могут быть выданы работнику как наличными из кассы, так и безналичными путем перечисления на личный расчетный счет работника, последний вид имеет ряд своих преимуществ, особенно, если сотрудник находится вдали от организации.

Бухгалтерский учет подотчетных денег

В бухгалтерском учете проводка по выдаче подотчетному лицу выглядит следующим образом Д71 К50 , выдача наличных денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (образец которого можно скачать ). Выдача подотчетной суммы учитывается проводкой Д71 К51 .

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, предоставив авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы. Неизрасходованные средства работник должен вернуть в кассу, при этом в бухучете выполняется проводка Д50 К71 , данная операция осуществляется на основании приходного кассового ордера (образец которого можно скачать в ).

Если деньги выданы на командировку

Сумма, истраченная на командировочные расходы, включается в себестоимость продукции, о формировании которой подробно рассказано в . При этом сч. 71 корреспондирует со счетами 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» (проводки Д20 (26, 44) К71 ).

Сумма, выданная на командировочные расходы, должна подтвердиться отчетом не позднее, чем через 3 дня после окончания командировки.

Если деньги выданы на приобретение ТМЦ

Если подотчетные суммы выданы для покрытия расходов, связанных с приобретением материальных ценностей, то сч. 71 корреспондирует со счетами учета соответствующих материальных ценностей, это могут быть счета 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» (Д10 (15, 41) К71) .

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то данная сумма списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71. Затем эту сумму можно удержать из сотрудника Д70 К94 .

Не сданная в срок подотчетная сумма может расцениваться, как предоставленный ему заем. В этом случае возникает обязанность по исчислению материальной выгоды, которую получил сотрудник от использования заемных средств. Эта сумма выгоды рассчитывается как разница между процентами, начисленными в размере ¾ ставки рефинансирования банка России и суммой процентов, исчисленных по договору. Стоит отметить, что материальная выгода облагается налогом НДФЛ по ставке 35%, при исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяются.

Проводки по счету 71

Таким образом осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами на счете 71. Темой следующей статьи будет « ».

Введение

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Объектами бухгалтерского учета являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности. Один из самых сложных вопросов бухгалтерского учета - это учет расчетов по подотчетным суммам и прочим операциям.

Настоящая квалификационная работа посвящена вопросам организации и ведения бухгалтерского учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". В квалификационной работе приведены:

o учет расчетов с подотчетными лицами;

o особенности учета подотчетных сумм при командировке работников за границу;

o учет расчетов с персоналом по прочим операциям;

o расчеты по предоставленным займам;

o расчеты по возмещению материального ущерба;

o учет расчетов за причиненный материальный ущерб.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетное лицо - работник организации, который согласно внутренним организационно-распорядительным документам имеет право получать целевые авансы (подотчетные суммы), т.е. денежные средства, выданные организацией под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Целевой аванс может быть выдан двумя способами:

Наличными денежными средствами из кассы организации или непосредственно с расчетного счета в банке;

Путем списания денежных средств со специального карточного счета, открытого банком для организации расчетов по банковской пластиковой карте, оформленной на имя подотчетного лица.

При выдаче и оформлении подотчетных сумм следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета Директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее - Порядок).

Согласно п. 11 Порядка предприятия имеют право выдавать под отчет наличные деньги:

На хозяйственно-операционные и командировочные расходы;

Операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями;

Расходы экспедиций геологоразведочных партий;

Расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели на основании сметы командировочных расходов, составляемой в бухгалтерии организации.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Учтите, что срок отчета по целевым авансам на административно-хозяйственные и операционные расходы законодательством не установлен, он утверждается руководителем организации приказом или другим организационно-распорядительным документом.

Основание для выдачи денежных средств под отчет членам трудового коллектива - утвержденный приказом (распоряжением) руководителя организации список лиц, имеющих право на получение указанных сумм, где в обязательном порядке оговариваются размер выдаваемых сумм и сроки, на которые они выдаются. Именно по истечении этих сроков подотчетное лицо должно отчитаться в произведенных расходах. Их отсутствие позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. В подобной ситуации выдача подотчетных сумм и отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств (возврат их в кассу) проводятся в течение одного рабочего дня. Кроме того, в указанном документе могут быть также установлены требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, и порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов.

С включенными в указанный список работниками в целях сохранности выдаваемых им денежных средств необходимо заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Всем работникам выдаются доверенности (без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель), подтверждающие, что при покупке товаров (оплате работ, услуг) они действуют в интересах организации. Доверенность можно выписать по форме N М-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а. Однако некоторые специалисты считают, что она может быть выдана и в произвольной форме, но с обязательным указанием необходимых реквизитов: дата выдачи, подпись руководителя и печать фирмы (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Главное, чтобы указанные в документе сведения подтверждали право физического лица на получение товаров (Постановление ФАС Западно-сибирского округа от 21 января 2004 г. по делу N Ф04/353-1379/А70-2003).

Для получения денежных средств под отчет работник должен написать заявление и получить на нем разрешающую резолюцию руководителя организации. Помните, что выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Выдача денежных средств под отчет оформляется в общеустановленном порядке расходными кассовыми ордерами

Как уже указывалось, не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (по возвращении из командировки), подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию организации авансовый отчет о произведенных расходах. К отчету прикладываются оправдательные документы, подтверждающие их направленность и достоверность расходов.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и заполняется совместно подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки, накладные, счета-фактуры, квитанции к приходным кассовым ордерам и другие оправдательные документы) и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Целесообразность произведенных расходов подтверждает должностное лицо, в подчинении которого находится представивший отчет сотрудник, проставлением своей подписи на бланке авансового отчета.

Затем документ поступает в бухгалтерию, где проверяется работниками бухгалтерской службы организации, после чего утверждается руководителем организации. И только при наличии положительной резолюции руководителя авансовый отчет принимается к учету.

Производить удержания из заработной платы работника работодатели могут для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного целевого аванса, если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки либо не вернуло в кассу остаток неиспользованных сумм авансов (ст. 137 ТК РФ).

Обратите внимание: работодатель вправе принять решение об удержании невозвращенной суммы из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Такое решение должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом. При его отсутствии либо в случае отказа работника добровольно удовлетворить требования администрации удержания из заработной платы производятся в судебном порядке.

При возбуждении уголовного дела в случаях хищений и недостач руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновными причиненного ущерба. Присужденные в этом случае суммы взыскиваются с виновных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых согласно приговору или решению суда.

Согласно ст. 138 ТК РФ общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а контроль за взысканием в установленные сроки дебиторской задолженности возложен на главного бухгалтера (пп. "г" п. 11 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного Постановлением Совмина СССР от 24 января 1980 г. N 59).

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций:

· Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

· Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен; нижним пределом является норма, установленная для бюджетных организаций (100 руб.). Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути.

Единый социальный налог, пенсионные взносы, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с суточных не взимаются.

Суммы превышения фактически выплачиваемых суточных над их нормируемой величиной образуют постоянные разницы. Они должны отражаться на отдельном аналитическом счете учета командировочных расходов. С суммы постоянных разниц определяют постоянные налоговые обязательства (24% с суммы постоянных разниц). Налоговые обязательства отражают по дебету счета 99 "Прибыли и убытки" и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расходы по налогу на прибыль".

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71” Расчеты с подотчетными лицами”. Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные). Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 "Касса".

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные расходы" и др. в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 "Касса". Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы;новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода. При наличии внешнеэкономических связей в бухгалтерии может возникнуть необходимость учета расходов по загранкомандировкам.

Понятие подотчетного лица

Определение 1

Подотчетным лицом является штатный сотрудник компании, получивший авансом денежные средства из кассы предприятия. Обычно в подотчет выдаются наличные денежные средства для командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, для приобретения материалов и прочие нужды.

Выдаются денежные средства в подотчет по расходным кассовым ордерам, и расходоваться они могут исключительно по назначению. Подотчетные средства не относятся к доходам физических лиц - работников предприятия. Расходы подотчетного лица, которые были произведены в валюте, подлежат пересчету в рубли по курсу Центрального Банка РФ, зафиксированному на дату утверждения авансового отчета.

К внутриорганизационным документам, используемым в расчетах с подотчетными лицами, относятся:

• списки подотчетных лиц, утвержденные руководством компании,
• сметы на представительские расходы,
• приказы об утверждении смет,
• авансовые отчеты,
• журналы регистрации отчетов.

Помимо этого, при направлении работников в командировки, обязательно должны быть оформлены соответствующие приказы. Кассовые операции при расчетах с подотчетными лицами оформляются типовыми формами первичных документов. Выдача наличных денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам.

Выдача наличных денег, связанная со служебными командировками, осуществляется в пределах тех сумм, которые причитаются командированным сотрудникам на эти цели. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или другими уполномоченными сотрудниками. Кассир должен потребовать предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющего личность получателя при выдаче денег по расходному кассовому ордеру.

За полученные денежные средства подотчетным лицам необходимо отчитаться, составив авансовый отчет и приложив к нему оправдательные документы за приобретенный товар. К оправдательным документам в данном случае относятся:

• товарные чеки,
• кассовые чеки,
• проездные билеты.

Если приобретенный товар не оприходован на склад организации, то подотчетную сумму необходимо включить в совокупный годовой доход подотчетного сотрудника. Порядок выдачи подотчетных сумм и отчетности об их определяется приказом руководителя компании.

Сотрудникам, которые получили наличные деньги под отчет, необходимо не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги, предоставить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных денежных средствах и произвести окончательный расчет. Форма авансового отчета относится к унифицированным и представлена формой АО-1 «Авансовый отчет». Последующая выдача денег под отчет может производиться только при полном отчете конкретного подотчетного лица по авансам выданным ранее. Отчет проверяет бухгалтер.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет должен быть утвержден руководителем и затем принят к учету. Остаток неиспользованных денежных средств сдается в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается по расходному кассовому ордеру подотчетному лицу. На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер списывает подотчетные денежные суммы в определенном порядке.

Внутриорганизационный контроль над совершением расчетов с подотчетными лицами

Внутриорганизационный контроль над совершением расчетов с подотчетными лицами включает в себя:

• утвержденный список сотрудников, имеющих право на получение подотчетных денежных средств,
• утвержденный порядок подачи заявлений на выдачу денежных средств с указанием цели такой выдачи,
• соблюдение сотрудниками организации установленных сроков отчета по выданным суммам и сроков возврата остатка средств,
• отсутствие просроченной задолженности по подотчетным средствам,
• соблюдение запрета на выдачу денежных средств работникам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам,
• ведение аналитического учета командировочных и представительских расходов,
• оформление необходимых подтверждающих документов к авансовым отчетам,
• визирование авансовых отчетов.

Командировка - это поездка сотрудника организации по распоряжению руководителя для выполнения служебных поручений вне места постоянной работы. Не может считаться командировкой направление в поездку предприятием лица, с которым оно не состоит в трудовых отношениях.

Затратами признаются расходы по командировкам, связанными с управлением производством. Такие затраты формируют расходы по обычным видам деятельности.

При оплате работодателем сотруднику расходов на командировки в доход, который подлежит налогообложению, не включаются:

• суточные, выплачиваемые в пределах норм,
• произведенные и подтвержденные документами расходы на проезд до места назначения и обратно,
• аэропортные сборы,
• расходы на проезд в места отправления, назначения или пересадок,
• комиссионные сборы,
• расходы на провоз багажа,
• расходы по найму жилого помещения,
• расходы по оплате услуг связи,
• расходы на получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, и получение виз,
• расходы, связанные с обменом валюты.

Если командированный сотрудник (налогоплатедьщик) не представил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, то суммы такой оплаты в пределах норм, установленных законодательством, освобождаются от налогообложения. Предельные суммы составляют: до 700 рублей в день при командировке на территории России и до 2500 рублей в день при заграничной командировке.

Замечание 1

Суммы расходов на проезд к месту командировки и обратно включаются в расходы предприятия без НДС. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры, выставленного продавцом. Суммы налога возмещаются в пределах норм установленных законодательством. Проездной билет, оформленный по установленному образцу, в котором сумма НДС выделена отдельной строчкой, дает возможность принять к вычету сумму НДС без наличия счета-фактуры. Это относится и к электронным проездным билетам. Следует обратить внимание, что вычет возможен, только если налог выделен из общей стоимости билета и представлен в цифрах.

Еще один вид расчетов с подотчетными лицами - это расчеты по представительским расходам. Представительские расходы - это расходы на официальный прием и обслуживание представителей других компаний, которые участвуют в переговорах, а также участников заседания совета директоров. Не относятся к представительским расходам расходы на развлечения, отдых, профилактику и лечение заболеваний. Следует отметить, что представительские расходы включаются в прочие расходы в размере, не более четырех процентов от расходов компании на оплату труда за отчетный период.

К регистрам синтетического учета, в которых отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами, относятся:

• главная книга,
• отчет о движении денежных средств (форма № 4),
• строка Бухгалтерского баланса “Прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев»,
• журнал-ордер № 7,
• прочие регистры учета по счету 71.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждой сумме, которая выдана под отчет. Для обобщения данных о расчетах с сотрудниками по суммам, выданным под отчет на расходы, предприятиями используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На сумму выданных под отчет средств 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется со счетами учета денежных средств. На сумму израсходованных подотчетными лицами средств 71 счет кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат и приобретенных ценностей, или иными счетами, выбор которых определяется характером произведенных расходов.

Подотчетные суммы, которые работники не возвратили в установленный срок, учитываются по кредиту 71 счета и дебету 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей». Списание данных сумм со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» производится в дебет 70 счета «Расчеты с персоналом по оплате труда», при условии, что они могут быть удержаны из заработной платы работника, или в дебет 73 счета «Расчеты с персоналом по прочим операциям», при условии, что отсутствует возможность удержания из заработной платы.

17. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.

Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.

В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.

Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.

Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.

Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.

Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.

Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).

При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:

1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;

2) пункт назначения командировки;

3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;

4) цель командировки;

5) срок командировки.

Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:

1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;

2) оплату суточных за время нахождения в командировке;

3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;

4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:

1) выдан аванс на командировочные расходы:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;

2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):

Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:

Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:

Дебет счета 50 «Касса»,

К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.

На суммы, выданные под отчет, делается запись:

На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:

Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При заграничных командировках выдача аванса в валюте в учете отражается так:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если они не могут быть удержаны:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.

Каждое учреждение регулярно сталкивается с вопросом о проведении бухучета расчетов с подотчетными лицами. При этом некоторые правила расчетов периодически изменяются.

Поэтому возникает необходимость разобраться, что входит в обязанности бухгалтера, нужно ли заключать договор с подотчетным лицом и как быть, если подотчетное лицо приобрело материалы за свой счет.

Общие моменты

Субъекты хозяйственной деятельности часто сталкиваются с необходимостью оплаты товаров наличными деньгами.

В некоторых случаях это позволяет существенно сократить сроки исполнения обязательств по .

Расчеты наличными средствами предприятия также осуществляют через подотчетных лиц, например, при погашении задолженности перед бюджетом. Расчеты с подотчетными лицами относятся к категории кассовых операций.

Подобная практика присуща каждой организации. Выдача денег через кассу предприятия обычно происходит при выплате заработной платы или во время .

Наличные деньги являются достаточно привлекательным финансовым инструментом при проведении расчетов за товары или услуги.

Однако чтобы исключить злоупотребления правительство установило определенные ограничения для юридических лиц. Международная практика содержит похожие стандарты бухучета.

Порядок выдачи денег подотчетным работникам предусматривает следующее:

1. Наличие письменного распоряжения директора предприятия.
2. Список лиц, которые могут получать деньги.
3. Размер подотчетной суммы.
4. Сроки возврата денег.
5. Сроки подачи отчета о расходовании средств.
6. Соблюдение процедуры выдачи подотчетных денег лицам, отображенным в распоряжении.
7. Соблюдение процедуры выдачи средств лицам, которые отчитались по авансовым платежам.
8. Предупреждение о запрете на передачу подотчетных денег между сотрудниками.

Отдельно стоит сказать, что документальное отображение операций является неотъемлемой частью хозяйственной деятельности каждого предприятия.

При этом каждая операция должна сопровождаться оправдательным документом. На основании первичных документов впоследствии формируется бухгалтерский учет.

Если говорить о расчетах с подотчетными лицами, то обычно организации создают отдельный участок учета.

На небольших предприятиях обязанность по ведению первичного учета операций может быть возложена на бухгалтера, который осуществляет учет денежных расчетов.

Основные понятия

Ниже будут рассмотрено несколько базовых определений, которые встречаются в бухучете:

Кто осуществляет расчет

Выдачу подотчетных сумм осуществляет кассир на основании . При этом кассовые документы должны быть заверены директором и главным бухгалтером учреждения.

При выдаче подотчетных средств организация должна придерживаться . Наличные деньги выдаются из кассы предприятия на основании .

Что касается составления кассового документа, а также его последующей регистрации в , то этим занимается сотрудник, который отвечает за ведение подобных операций.

И только после этого документ передается кассиру для исполнения. Получателю подотчетных сумм документ на руки не выдается.

Такой порядок исключает внесение ошибочной информации в расходный документ. В результате чего кассир не понесет материальную ответственность за чужие ошибки.

Нормативное регулирование

Базовым нормативным документом, регулирующим трудовые правоотношения, является ТК РФ. Бухучет хозяйственных операций предприятия осуществляется на основании .

Для органов государственной власти разработан Единый план счетов бухучета (). Инструкция по его применению утверждена .

При осуществлении кассовых операций организациям и предпринимателям необходимо учитывать .

Порядок осуществления наличных расчетов утвержден Указанием Центробанка №3073-У.

В бюджетных учреждениях расчеты с подотчетными сотрудниками могут производиться на основании положений:

При этом выдача наличных денег может происходить путем их перечисления на банковскую карту работника. Для этого в положении о выдаче денег должна быть соответствующая оговорка.

Степень детализации разновидности выплат в локальном документе предприятие определяет самостоятельно. Аналогичная правовая позиция изложена в .

Выдача денег под отчет производится исключительно по распоряжению директора предприятия. Основанием для перечисления средств является .

Закон не предусматривает ограничений по сумме выплат. Но, если подотчетное лицо приобретает товары в интересах учреждения, то при расчете наличными деньгами нужно придерживаться лимитов, установленных для юридических лиц.

В рамках одного соглашения сумма платежа не должна превышать 100 тыс. руб. ().

На закупку продукции у одного поставщика установлены определенные ограничения. Закон также вводит годовой лимит на совокупную сумму закупок.

Поэтому предприятие должно контролировать на протяжении календарного года размер отчислений. Для этого нужно утвердить документ, определяющий порядок закупок через подотчетных работников.

В документе необходимо указать ответственное лицо, которое будет следить за тем, чтобы не был превышен лимит. Обычно для этой цели привлекают специалиста по закупкам.

После утверждения кандидатуры подотчетные сотрудники должны будут согласовывать заявления о выдаче денег на производственные нужды.

Авансирование допускается только при условии, что подотчетное лицо не имеет задолженности по деньгам, по которым пришло время для подачи авансового отчета (п.214 приказа Минфина №157).

Форма документа утверждена . Если сотрудник не отчитался в срок, то деньги ему не выдаются.

Следовательно, перед тем как выдать заявленную сумму денег бухгалтер должен проверить, чтобы не было дебиторской задолженности.

Если задолженность есть, тогда нужно проверить сроки предоставления отчета. Аванс выдается подотчетному работнику, если указанные сроки не истекли.

После их истечения подотчетный сотрудник обязан представить об использовании денег и документы, подтверждающие то, что полученные деньги оприходованы на приобретенные материалы.

Для этого сотруднику отводится 3-дневный срок. Проверка отчета проводится в срок, установленный директором в соответствующем распоряжении.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Перечень лиц имеющих возможность получать деньги под отчет определяется нормативной документацией или внутренними локальными актами предприятия.

Выдача денег должна сопровождаться , с отображением следующих данных:

• цель расхода;
• сроки;
• сумма аванса.

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации. Авансовый отчет служит письменным доказательством целевого применения выданных денег.

На его основании происходит списание средств. О том, как делаются проводки об израсходованных подотчетным лицом на производственные цели деньгах, будет сказано ниже.

Основные проводки

Проводки при выдаче аванса работнику коммерческого предприятия на командировочные издержки делаются так:

Отчет должен сопровождаться документами, подтверждающими понесенные издержки и то, что материалы поступили на предприятие.

По подотчетным суммам организация делает такие записи:

Сумма денег своевременно не возвращенная работником отображается так:

Удержание обозначенных сумм фиксируется так:

Бухгалтерские проводки при выдаче денег учреждения подотчетному работнику делаются так:

Увеличение дебиторки ответственного сотрудника происходит по факту оплаты им определенного товара через банковскую карту.

Поэтому бухгалтер должен контролировать расходные операции, чтобы вовремя отражать задолженность и обязательства организации.

При выполнении обязанностей необходимо руководствоваться должностной инструкцией бухгалтера.

Проводки при переводе денег на карту предприятия в течение одного операционного дня отражаются так:

Если зачисление денег на карту предприятия произошло на другой операционный день, тогда проводки делаются так.

Первая:

Вторая:

Если сотрудник снял поступившие на карту подотчетные деньги или оплатил ими товары, то проводка делается так:

После утверждения директором предприятия отчета записи делаются так:

При возврате денег запись делается так:

Как видно, не только выдача денежных средств отражается записью, но, и возврат подотчетных сумм.

Отражение в балансе (актив или пассив)

Расчеты с получателями подотчетных сумм отображаются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными работниками».

Если подотчетный работник потратил свои деньги, то они возмещаются предприятием, при условии, что сотрудник предоставит подтверждающие документы.

Проверка расчетов

Для проведения проверки расчетов предприятие может привлечь аудитора. Проверке подвергаются следующие документы:

1. Авансовые отчеты.
2. Журналы регистрации.
3. Список лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.
4. Сметы представительских издержек.
5. Заявления о выдаче денег.
6. Оправдательные документы.

Результатом проверки является аудиторское заключение. Этот документ имеет юридическую значимость для всех субъектов хозяйственной деятельности и государственных органов.

Так как они отвечают только за умышленное причинение вреда, включая ущерб, нанесенный в состоянии алкогольного опьянения. Поэтому такой категории работников подотчетные суммы не выдаются.

Какие могут возникнуть проблемы при инвентаризации?

Проверка состояния расчетов является частью инвентаризации, которая проводится накануне составления годовой отчетности ().

При описи могут возникнуть следующие проблемы:

1. Расхождения между фактическим имуществом и данными бухучета.
2. Невыплаченные суммы по оплате труда.
3. Необоснованная кредиторская или дебиторская задолженность.
4. Отсутствие приказа о подотчетных лицах, имеющих право получать деньги.
5. Несоответствие перечня лиц, которые могут получать подотчетные суммы фактическим данным.
6. Отсутствие авансовых отчетов по суммам, по которым истек срок подачи отчета.
7. Недостача оправдательных документов и др.

Как быть, если выдан аккредитив

Под аккредитивом подразумевается условное денежное обязательство банка, которое выдается по поручению клиента в интересах его контрагента.

На основании этого поручения кредитная организация должна будет произвести платеж поставщику. Основанием для перечисления денег являются документы, предусмотренные аккредитивом.

Если аккредитив открывает бюджетное учреждение, то его размер не должен превышать лимит соответствующего бюджетного финансирования. Проводки делаются следующим образом:

При предоставлении фальшивых документов

Первичные финансовые документы должны быть составлены в соответствии с требованиями российского законодательства.

Обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• код формы;
• дата составления;
• название организации, выдавшей документ;
• суть операции;
• наименование должностей лиц, которые ответственны за проведение операции;
• подпись уполномоченного сотрудника.

При отсутствии подписи главбуха документ считается недействительным и не должен приниматься к исполнению. Что касается подложных документов, то за их предоставление законом предусмотрена уголовная ответственность.

Подбивая итог обзора учета расчетов с подотчетными лицами нужно выделить несколько ключевых моментов. Получать подотчетные суммы могут материально ответственные работники предприятия.

Выдача денег осуществляется на основании приказа руководителя организации. Наличные деньги выдаются на основании расходного кассового ордера.

Денежные средства должны быть израсходованы исключительно на цели, предусмотренные служебной запиской.