Использование пластиковых карт в командировках все более популярное явление. Это удобно и практично. Мы выяснили насколько правомерно использование пластиковых карт в командировках.

В процессе оформления командировок, а также на стадии списания командировочных расходов у бухгалтера возникает множество вопросов. На первый взгляд все просто. Руководствоваться при направлении работника в командировку следует статьей 166 ТК РФ, а также Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При этом следует помнить, что в соответствии со статьей 252 НК РФ расходы организации уменьшают налогооблагаемую прибыль лишь тогда, когда они направлены на получение доходов, экономически обоснованны и документально подтверждены. Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Для оформления командировок предназначен ряд унифицированных документов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

В настоящее время большое распространение получили корпоративные пластиковые карты, которые являются собственностью организации, вернее, привязаны именно к расчетному счету компании. Договор с банком заключает организация (клиент), а держателем карты является физическое лицо, выступающее в роли уполномоченного представителя фирмы. Все это вытекает из норм «Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» (утв. ЦБ РФ 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Всё по правилам

Итак, пунктом 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки предусмотрено, что работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Аванс может быть выдан как наличными денежными средствами, так и путем выдачи корпоративной карты (п. 2.5 Положения об эмиссии банковских карт).

После возвращения из командировки работник обязан отчитаться о произведенных расходах путем представления в бухгалтерию организации авансового отчета с приложением всех документов, подтверждающих эти расходы.

Соответственно, корпоративная банковская карточка является эквивалентом выдачи работнику денежного аванса, с той лишь разницей, что размер аванса может быть неограниченным – именно в этом и есть одно из преимуществ использования при расчетах с подотчетными лицами корпоративных карт. «Пластик» привязан к счету, который легко пополнить в случае необходимости; карта позволяет сохранить средства при транспортировке, она удобна в расчетах.

Поскольку подотчетное лицо – это конкретный человек, а большинство документов для оформления командировки персонифицированы, то ответ на вопрос, может ли держатель карты оплатить счета гостиницы и билеты за всех, очевиден. Кто аванс получил, тот его и тратит, а также отчитывается о направлении расходования средств. Ведь пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40, запрещается передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому.

Если все таки держатель карты оплатит расходы другого лица, отчитываться о произведенных расходах будет первый, а второму придется передать коллеге сумму наличными, поскольку принцип: «получил под отчет – отчитайся» – никто не отменял.

Групповой счет гостиницы нарушает правила предоставления гостиничных услуг, а приложение документа, выписанного на другое лицо, нарушает порядок ведения кассовых операций

Ранее «Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием» (утв. ЦБ РФ от 9 апреля 1998 г. № 23-П) устанавливало, что средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения ряда операций, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. На сегодняшний день Положение не содержит такой нормы, однако в соответствии с пунктом 1.4 Положения банковская карта признается видом платежной карты и является инструментом безналичных расчетов, предназначенным для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством Российской Федерации и договором с эмитентом.

Повторюсь: расходы производит именно физическое лицо, выступающее представителем предприятия, а значит, являющееся подотчетным лицом.

Платить или не платить?

Нит никакого криминала в том, чтобы счета гостиницы и проездные билеты приобретались за счет средств корпоративной карточки. Например, гражданин Иванов назначен держателем карты – именно он получил ее накануне отъезда в командировку. Группа командированных состоит из трех человек. Иванов оплатил с карточного счета компании расходы на проживание в гостинице и расходы на проезд троих человек. Приказ о направлении работников в командировку издан по форме № Т-9а (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В приказе указано, что источником финансирования являются средства организации, аккумулируемые на специальном карточном счете, и указан их лимит. В приказе руководителя о возмещении сотрудникам командировочных расходов, кроме лимитов расходования средств на проезд и аренду жилья, предусмотрена возможность компенсации данных расходов с использованием корпоративной пластиковой карты.

Девятым арбитражным апелляционным судом указано на возможность приложения к авансовому отчету оправдательного документа, выписанного на другое лицо, при условии, что денежные средства фактически использованы на нужды работодателя (постановление от 8 октября 2007 г. № 09АП-12853/2007-АК). Судом отмечено, что нарушение положений пункта 11 Порядка ведения кассовых операций не является основанием для признания сумм, полученных под отчет, доходом работника и удержания НДФЛ.

При направлении в командировку группы сотрудников каждый может получить корпоративную банковскую карту, открытую к одному специальному карточному счету организации, и производить все расходы за себя лично, а также отчитываться по возвращении из командировки без нарушений действующего законодательства. В магазинах, гостиницах и т. п. сотрудник организации получит документы, свидетельствующие о расходах, произведенных по корпоративной карте, оформленной на его имя. Таким документами являются счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, чеки, накладные и т. д. К ним должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник компании представит в бухгалтерию предприятия вместе с авансовым отчетом.

Требования к счету гостиницы установлены постановлением правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации». При оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

– наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей – фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

– фамилию, имя, отчество потребителя;

– сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

– цену номера (места в номере);

– другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Обратите внимание: групповой счет гостиницы нарушает правила предоставления гостиничных услуг, а приложение (как подтверждения расходов на командировку) документа, выписанного на другое лицо, нарушает порядок ведения кассовых операций.

Выход один: на каждого командированного оформлять отдельную корпоративную карту или воспользоваться старым порядком и выдавать работникам, не являющимся держателями корпоративных карт, денежный аванс на командировочные расходы из кассы организации. Это позволит избежать возможных споров с налоговыми органами.

Тамара Судараева, старший финансовый консультант юридической компании «Налоговик»

• Кадровая политика, Корпоративная культура

ИНТЕРНЕТ-КОНФЕРЕНЦИЯ

23.05.2016 - 31.05.2016

Сложные расходы: командировочные и представительские

Корпоративные карты в командировке

Екатерина Мохова:

— 1/ Оплата командировочных и представительских расходов осуществляется сотрудниками компании как с помощью личных банковских карт, так и посредством корпоративных карт. Какие подтверждающие документы должны предоставляться в бухгалтерию, если авиабилет, купленный через интернет-магазин, оплачивался: - личной банковской картой? - корпоративной картой компании? 2/ При оплате представительских расходов личной или корпоративной банковской картой, нужно ли кроме чека, предоставлять в бухгалтерию в качестве подтверждающего документа еще и слип из пос-терминала? 3/ Возможно ли возместить сотруднику представительский расход путем перечисления денег на личную банковскую карту, в случае, если сам расход был оплачен наличными? 4/ Можно ли подвязать корпоративную банковскую карту организации к приложению Яндекс.такси для оплаты деловых поездок на встречи с партнерами? Нужно ли в данном случае получать от водителя квитанцию?

«Главная книга»:

— 1) Если авиабилет оплачивался личной банковской картой работника, работнику нужно составить авансовый отчет. К нему нужно приложить распечатку заказа из интернет-магазина, а также копию электронного авиабилета/маршрут-квитанции. Из этих документов должно быть видно, что именно оплачено и кем. Руководитель должен утвердить такой авансовый отчет.

В случае если стоимость авиабилета оплачивается с корпоративной банковской карты, самый простой путь - также составление авансового отчета. Поскольку даже если работнику не требуется возмещения его расходов, он должен отчитаться за деньги, потраченные с корпоративной карты. К отчету также надо приложить копию выписки банка, подтверждающей оплату, а также распечатки заказа из интернет-магазина и электронного авиабилета/маршрут-квитанции.

2) Расходы, учитываемые при налогообложении, должны быть документально подтвержденными. Чек ККТ является первичным документом, подтверждающим такие расходы. Так что если даже слипа/ чека POS-терминала не будет, это не должно привести к отказу в признании расходов <ст.252 НК РФ>.

3) Организация может возместить сотруднику представительский расход путем перечисления денег на личную банковскую карту. При этом не имеет значения, как именно был оплачен сам расход - наличными или безналично. Никаких ограничений на этот счет действующее законодательство не содержит.

Не забудьте, что работник должен составить авансовый отчет (если ему выдавался аванс) или написать заявление на возмещение расходов, в котором будет указано, какие именно расходы оплачены работником и для каких целей. А к отчету/заявлению надо приложить сами документы, подтверждающие представительские расходы.

4) Да, можно «привязать» корпоративную банковскую карту организации к приложению Яндекс.такси для оплаты деловых поездок на встречи с партнерами.

Вы можете попросить квитанцию, но даже если водитель такси не выдаст вам бумажную квитанцию, в личном кабинете электронного приложения такси вы сможете сделать распечатку данных по конкретной поездке. Такую распечатку должен заверить ответственный работник (к примеру, бухгалтер) с указанием его должности и даты подписи. Вместе с банковской выпиской такая распечатка подтвердит расходы на такси.

Отметим, что в одном из вопросов, заданных ранее на этой конференции, уже рассматривался вопрос о подтверждении поездок через сервисы такси, предоставляющие только электронные документы (см. ответ специлиста Минфина В.А. Буланцевой).

Отделение нашего Сбербанка обязывает нас открыть корпоративные банковские карты для оплаты командировочных расходов, хозяйственных нужд и т.д. Наличные деньги по чеку банк выдавать не будет. Наша организация часто отправляет бандероли, письма с почты, где оплата производиться только наличными деньгами. Поясните пожалуйста как использовать корпоративную карту при расчете наличными на конкретном примере с бух.проводками.Нам не понятно - нужно ли сначала приходовать в кассу снятые наличные, а потом выдать их под отчет? И еще вопрос:условно - снято 100 руб наличными с карты, потрачено 58 руб 46 коп на почтовые расходы. Оставшиеся 41 руб 54 коп нужно оприходовать в кассу? или каким то образом возвращать на карту. И обратная ситуация, когда потрачено больше, чем снято. Как возместить сотруднику расходы? Или корпоративные карты не предполагают расчеты наличными?

Ответ

Дебет 26 Кредит 71
- отражены расходы (на основании первичных учетных документов и авансового отчета).

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом.

Дебет 50 Кредит 71
- внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку:

Дебет 71 Кредит 50
- возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.

Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как отразить в бухучете расчеты через специальный карточный счет

В бухучете средства, зачисленные на корпоративную карту, отразите на счете 55 «Специальные счета в банке». Карточный счет может быть рублевым или валютным. При этом наличие и движение иностранной валюты нужно учитывать обособленно (). Поэтому, если у организации два карточных счета (валютный и рублевый), к счету 55 должны быть открыты соответствующие субсчета. Например, субсчета «Специальный карточный счет в валюте» и «Специальный карточный счет в рублях».

При открытии рублевого корпоративного счета сделайте проводку:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 51
- перечислены деньги на корпоративную пластиковую карту.

При открытии валютного корпоративного счета сделайте проводку:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 52
- перечислены деньги на корпоративную пластиковую карту.

По мере того как сотрудник будет снимать с карты деньги, на основании банковских выписок в учете делайте записи:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
- выдан рублевый аванс на оплату расходов;

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»
- выдан валютный аванс на оплату расходов.

Основанием для списания задолженности с подотчетного лица - держателя карты является его авансовый отчет по , к которому приложены документы, подтверждающие поступление товаров (работ, услуг), и слипы (квитанции электронных терминалов или банкоматов), свидетельствующие об их оплате с корпоративного счета.

Пример отражения в бухучете операций по оформлению и использованию расчетной (дебетовой) банковской карты

ЗАО «Альфа» перевело со своего расчетного счета на специальный карточный счет в рублях 50 000 руб.

Расчетная (дебетовая) банковская карта оформлена на генерального директора организации А.В. Львова. В январе Львов был в командировке в г. Челябинске. С помощью карты он оплатил счет за проживание в гостинице на сумму 15 000 руб.

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 51
- 50 000 руб. - перечислены деньги на корпоративный банковский счет;

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
- 15 000 руб. - выдан аванс на оплату командировочных расходов;

Дебет 26 Кредит 71
- 15 000 руб. - отражены командировочные расходы (на основании первичных учетных документов и авансового отчета).

Операции по использованию кредитной корпоративной карты отражайте в бухучете с использованием счетов «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам». При зачислении средств на кредитную карту сделайте проводки:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 66 (67)
- отражена сумма кредита, поступившая на рублевый карточный счет;

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 66 (67)
- отражена сумма кредита, поступившая на валютный карточный счет.

Выдачу аванса при использовании кредитной карты в бухучете отразите по мере того, как сотрудник будет снимать с нее деньги.

Пример отражения в бухучете операций по оформлению и использованию кредитной банковской карты

ЗАО «Альфа» заключило договор с банком на получение и обслуживание рублевой кредитной корпоративной карты. Банк открыл кредитную линию на сумму 200 000 руб. сроком на 12 месяцев под 12 процентов годовых. По договору проценты начисляются ежемесячно на фактически израсходованную сумму кредита.

Генеральный директор «Альфы» А.В. Львов был в командировке в г. Ростове. Сумма командировочных расходов, оплаченных с помощью кредитной карты, составила 38 000 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 66
- 38 000 руб. - отражена сумма кредита, поступившая на рублевый карточный счет (на дату снятия денег с карты);

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
- 38 000 руб. - выдан аванс на оплату командировочных расходов (на основании банковской выписки);

Дебет 26 Кредит 71
- 38 000 руб. - отражены командировочные расходы (на основании первичных учетных документов и авансового отчета);

Дебет 91-2 Кредит 66
- 380 руб. (38 000 руб. × 12% : 12 мес.) - начислены проценты по кредиту;

Дебет 66 Кредит 51
- 380 руб. - заплачены проценты по кредиту.

За открытие и обслуживание пластиковых карт банк, как правило, взимает комиссию. В бухучете эти расходы отразите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 51 (55)
- перечислена комиссия банку за открытие и обслуживание специального карточного счета.

Суммы, снятые сотрудником с пластиковой карты в валюте, отличной от валюты карты, отразите в рублях по официальному курсу Банка России на день списания со специального карточного счета (). Например, так нужно поступить, если с рублевой пластиковой карты сотрудник снял наличные в долларах (или наоборот). Разницу между официальным курсом валюты и курсом банка, по которому он списал деньги с пластиковой карты, включите в состав прочих расходов () или доходов ():

Дебет 91-2 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»
- отражена отрицательная разница между официальным и коммерческим курсами валюты;

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 91-1
- отражена положительная разница между официальным и коммерческим курсами валюты.

Как и любая другая банковская карта, открывается на конкретное физическое лицо. Но особенность в том, что это лицо должно быть сотрудником компании, заключившим договор на выпуск такой карты.

Банки могут выпускать дебетовые и кредитовые корпоративные карты (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Держатель дебетовой (расчетной) карты может совершать операции в пределах установленной банком суммы . Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее счете. С использованием кредитной карты держатель может совершать операции за счет денег, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.

И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Неименные выпускаются на компанию. Такой картой может пользоваться любое из . Как показывает практика, организации в основном используют дебетовые карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

Как получить карту

Чтобы , фирма должна заключить договор с банком. К нему необходимо приложить:

• список сотрудников, которые будут пользоваться картой. Их подписи должны быть заверены печатью фирмы;
• копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты;
• договоры об использовании карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.

Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному компанией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю компании, действующему на основании доверенности.

Порядок использования корпоративных карт

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, организации необходимо разработать положение о порядке их использования (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). В нем рекомендуем установить:

• перечень расходов и операций, которые могут быть совершены сотрудником по корпоративной карте;
• лимиты расчетов по корпоративным картам;
• срок, по истечении которого сотрудник должен вернуть карту;
• порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
• срок, в течение которого сотрудник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
• перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Кроме того, необходимо утвердить список должностей лиц, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ). Сотрудники, должности которых перечислены в списке, должны быть ознакомлены с положением под подпись (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, необходимо организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого целесообразно разработать регистр, в котором отражаются следующие данные: номера карт, Ф. И. О. их держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании. Как правило, неименные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания - оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Какие расходы можно производить по карте

Согласно пункту 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо может осуществлять с использованием банковских карт, в частности, следующие операции:

• получать наличные для расчетов в России, связанных с деятельностью юрлица, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
• производить оплату в рублях, связанную с деятельностью юрлица, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы в РФ;
• получать наличную инвалюту за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;
• оплачивать командировочные и представительские расходы в иностранной валюте за пределами РФ.

У бухгалтера компании часто возникает вопрос: может ли командированный сотрудник использовать за рубежом корпоративную карту для оплаты услуг от имени самой организации? А если может, каким образом уполномоченный банк осуществляет валютный контроль таких операций?

Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не установлены ограничения на проведение валютных операций между резидентами и нерезидентами.

Следовательно, командированный за границу сотрудник, действующий от имени и по поручению своей организации, теоретически может использовать корпоративную карту для оплаты услуг.

Ранее действовавшее Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт (утверждено Банком России 9 апреля 1998 г. № 23-П) содержало норму, согласно которой при совершении валютных операций с использованием корпоративных карт юридическое лицо было обязано в течение одного месяца с даты совершения операции представить в уполномоченный банк обоснование операции, в том числе отчет о расходах. В действующем в настоящее время Положении № 266-П подобного требования нет.

При этом пунктом 2.5 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И определено, что при списании иностранной валюты с расчетного счета с использованием банковской карты справка о валютной операции в уполномоченный банк не представляется. Кроме случая осуществления валютных операций, требующих оформления паспорта сделки. Напомним, что при совершении валютных операций паспорт сделки можно не оформлять, если общая сумма контракта не превышает в эквиваленте 50 тыс. долл. США по официальному курсу на дату заключения контракта (п. 5.2 Инструкции № 138И).

Таким образом, организация вправе оплачивать корпоративной банковской картой услуги за рубежом в иностранной валюте.

Отчет о расходовании денег по корпоративной карте

В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих, какой документ должен составить сотрудник компании, чтобы подтвердить расходование денежных средств по корпоративной карте. Поэтому организация может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1.

Примечание. Форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Также компания вправе разработать собственную форму отчета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), которую надо привести в приложении к бухгалтерской учетной политике (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Когда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход

Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.

Если сотрудник своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012). Хотя, по мнению некоторых судей, отсутствие подтверждающих документов о расходовании выданных под отчет денежных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что такие суммы можно отнести к доходам работников (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2013 г. № А43-14173/2012, решение Арбитражного суда Нижегородской области от 31 января 2013 г. № А43-14173/2012).

Надо ли соблюдать лимит расчетов

Пунктом 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У ограничены расчеты между юридическими лицами, юридическими лицами и предпринимателями наличными денежными средствами. Лимит составляет 100 000 руб. по одному договору.

Использование корпоративной банковской карты - это безналичный расчет. Поэтому сумма платежа может превышать 100 000 руб., если сотрудник оплачивает товары (работы, услуги) посредством карты.

Однако снятие наличных денег сотрудником с карты означает получение денежных средств под отчет. И поскольку подотчетное лицо осуществляет дальнейшие платежи от лица фирмы, такие наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита.

Штраф за нарушение лимита расчетов для компании составляет от 40 000 до 50 000 руб., для должностного лица - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Бухучет операций с корпоративными картами

Бухгалтерский учет операций с применением корпоративных карт необходимо вести на счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к этому счету открывают субсчет «Корпоративные карты». Аналитический учет по данному субсчету целесообразно вести по каждой полученной корпоративной карте.

Примечание. Наличие и движение денежных средств в инвалюте учитываются обособленно.

Пример 1. Фирма направила сотрудника в командировку. При этом ему выдали корпоративную карту, зачислив на нее с расчетного счета 45 000 руб. По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет.

Расходы составили:

• 16 000 руб. - на проезд;
• 30 000 руб. - на проживание;
• 6300 руб. - суточные;
• 3500 руб. - представительские расходы.

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
КРЕДИТ 51

• 45 000 руб. - зачислены средства на карту;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта»

• 45 000 руб. - списаны средства с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

• 52 300 руб. - отражены командировочные расходы;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

• 3500 руб. - списаны представительские расходы;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

• 10 800 руб. - произведен окончательный расчет с сотрудником.

С помощью корпоративной карты можно осуществлять расчеты в инвалюте. Тогда будет использоваться счет 57.

Пример 2. Изменим данные предыдущего примера. Предположим, что сотрудник был направлен в загранкомандировку.

На покупку валюты с расчетного счета было перечислено 36 900 руб., на карту было зачислено 900 долл. США. Курс валюты на дату покупки составил 40 руб/USD. Расходы:

• 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) - затраты на проживание;
• 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) - суточные.

В учете сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 57 субсчет «Корпоративная карта в рублях»
КРЕДИТ 51

• 36 900 руб. - перечислены денежные средства на покупку валюты;

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
КРЕДИТ 57

• 36 000 руб. ((600 USD + 50 USD х 6 дн.) х 40 руб/USD) - зачислена валюта;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»
КРЕДИТ 57

• 900 руб. (36 900 - 36 000) - отражены расходы на конвертацию рублей в доллары США;

ДЕБЕТ 71

• 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) - сняты с карты денежные средства для оплаты суточных;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»

• 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) - списаны с карты средства в инвалюте на оплату отеля;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

• 36 700 руб. (36 700 + 700) - отражены командировочные расходы подотчетного лица на основании авансового отчета.

Примечание. За день проезда по России суточные положены по нормам, установленным для командировок в РФ (700 руб.).

Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).

Обратите внимание! Расходы по карте должны быть документально подтверждены. Иначе проверяющие сочтут средства, истраченные работниками фирмы, их налогооблагаемым доходом.

Вопрос:

Организация оформила карту, привязанную к счету организации в промсвязьбанке - Visa Business.

С помощью этой карты планируется оплатит ряд расходов, связанных с поездкой генерального директора на конференцию - оплата перелета, гостиница и т.д. Также планируется включить представительские расходы - покупка делового костюма, ужин с потенциальными партнерами и т.д.

Как можно оформить все эти траты? Нужны ли какие-либо документы для подтверждения этих расходов?

Ответ:
Корпоративная карта, привязанная к счету, - это лишь удобный способ снимать деньги с р/с. Но при этом деньги на счете принадлежат фирме, и учредитель или директор не может тратить их по своему усмотрению на личные нужды.

Таким образом из планируемых Вами трат допустимыми являются только командировочные расходы. Однако при их оформлении необходимо соблюсти все формальности. В частности сама командировка должна включать все необходимые компенсации сотруднику, т.е. билеты, проживание, а также выплата суточных.

Снятие денег с карты или оплата картой каких-либо услуг (проезд, гостиница и т.д.) оформляется выдачей средств под отчет конкретному сотруднику. Затем, по возвращении из командировки нужно будет составить авансовый отчет о потраченных суммах, приложив к нему билеты, документы об оплате гостиницы, чеки за такси и т.д. Так же нужно иметь в виду, что дни нахождения в пути так же считаются командировкой, соответственно сотруднику должны быть выплачены командировочные за них.

В сервисе командировки отражается по инструкции .

Важные моменты о командировке.
1. При направлении сотрудника в командировку за границу, командировочное удостоверение сотруднику не выдается, как раньше, так и сейчас. С этого года командировочное удостоверение отменили и для поездок по России.

2. По возвращению из командировки сотруднику необходимо отчитаться перед ООО в течение 3-х дней.

После этого необходимо составить авансовый отчет на сумму произведенных сотрудником расходов и приложить к нему подтверждающие документы (ж/д или авиабилеты, билеты на аэроэкспресс, счета и чеки из гостиницы).

3. Сумма, которую должен получить работник на командировку, определяется исходя из предварительной стоимости оплаты гостиницы, билетов и т.д, если эти расходы сотрудник оплачивает самостоятельно (в данном случае он их сможет оплатить картой), а так же суточных, выплачиваемых ему просто по факту нахождения в командировке (их логичнее перечислить отдельно с расчетного счета).
Если возникнет некий остаток суммы, не подтвержденный документами, то сотрудник должен будет вернуть его фирме после составления авансового отчета. Либо же наоборот, если так случилось, что командировку сотрудник оплатил из своих средств, то после составления авансового отчета сформируется задолженность фирмы перед сотрудником. После утверждения авансового отчета этот долг нужно будет погасить.

Размер оплаты расходов зависит исключительно от цены, выставляемой гостиницами, перевозчиками и т.д. Что касается размера суточных: для поездок по России - это 700 руб. сутки, для зарубежных командировок - 2500 руб. сутки. Данные суммы не облагаются НДФЛ.
Организация вправе установить размер суточных и в большем размере, но сумма превышения лимита облагается НДФЛ.
Так например, ООО установила внутренним приказом размер суточных по России – 1000 р. (700 р. не облагается НДФЛ, 300 р. облагается), по зарубежным командировкам 3500 р.(2500 р. не облагается НДФЛ, 1000 р. облагается). На суточные не начисляются страховые взносы в размерах установленных по организации приказом.
Суточные фактически являются суммами, на которые командированный сотрудник живет в поездке. Т.е. подтверждать их не надо, а тратить можно по своему усмотрению - в том числе и на питание. Таким образом отдельно расходы на питание к учету не принимаются и не возмещаются сотруднику. Если они включены в счет за гостиницу, то данные суммы нужно вычесть при оформлении расходов на проживание.

Покупка делового костюма за счет средств фирмы в принципе не допустима. Оплата ресторана скорее всего также будет негативно воспринята контролерами, если Вы не сможете представить официальных документов, подтверждающих проведение переговоров, т.е. программы встречи, списка участников и т.д. Так что в большинстве случаев и в связи с выше описанными правилами учета командировочных расходов оплата ужина в ресторане интерпретируется также как траты на личные нужды, не подлежащие покрытию за счет компании. И в любом случае представительские расходы в УСН не учитываются.