Срок хранения учетной политики предприятия. Хранение бухгалтерских документов
Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за определенный период времени, из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно статье 17 Закона «О бухгалтерском учете» в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.
Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел.
Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку - дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел может быть оформлен следующим образом:
индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутреннего номера;
наименование дела (заголовок);
количество дел в папке (заполняется при формировании папки);
срок хранения;
примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).
Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденным Главархивом СССР 15.08.88 (с изм. от 06.10.2000).
Перечень
Типовых управленческих документов,
Образующихся в деятельности организаций,
С указанием сроков хранения
(утв. Росархивом от 06.10.2000)
(Извлечение)
Срок хранения «постоянно» применяется в соответствии с пунктом 2.4 Указаний.
Отметка «ЭПК» применяется в соответствии с пунктом 2.8 Указаний.
Номер статьи |
Вид документа |
Срок хранения документов |
Примечание |
4. 1. Бухгалтерский учет и отчетность |
|||
Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним: |
<1> При отсутствии годовых - пост. <2> При отсутствии годовых, квартальных - пост. |
||
а) сводные годовые | |||
б) годовые | |||
в) квартальные | |||
г) месячные | |||
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним | |||
Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам | |||
Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов | |||
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов |
Пост. <1> |
<1> Квартальных - 5 л. |
|
План счетов бухгалтерского учета | |||
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) | |||
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. |
<1> При условии завершения проверки -(ревизии). В случае возникновения споров, разногласии следственных и судебных дел - сохраняются до вы несения окончательного решения |
||
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.) |
<1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласии, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
||
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.) | |||
Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями | |||
Переписка о финансово- хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) | |||
Лицевые счета работников | |||
Положения о премировании работников |
5 л. <1> ЭПК |
<1> После замены |
|
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат <1>; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат |
<2> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
||
Переписка о выплате заработной платы | |||
Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов | |||
Гарантийные письма | |||
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий | |||
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности | |||
Исполнительные листы |
До минования надобности <1> |
<1> Не менее 5 л. |
|
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях | |||
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов |
До замены новым | ||
Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков |
До минования надобности <1> |
<1> Не менее 5 л. |
|
Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации | |||
Документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях | |||
Оборотные ведомости |
<1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
||
Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах |
<1> После снятия с учета |
||
Отчеты по налогам: |
<1> При отсутствии годовых - пост. <2> При отсутствии |
||
а) годовые | |||
б) квартальные | |||
в) месячные |
1 г. <2> - |
||
Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней | |||
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов | |||
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам | |||
Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда | |||
Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг | |||
Лицевые счета акционеров |
<1> После перехода права собственности на акции. При условии завершения про верки (ревизии) |
||
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) |
5 л. <1> ЭПК |
<1> После истечения срока действия договора, соглашения |
|
Паспорта сделок | |||
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ |
<1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л. |
||
Договоры о материальной ответственности |
<1> После увольнения материально-ответственного лица |
||
Образцы подписей материально-ответственных лиц |
До минования надобности | ||
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей |
<1> При условии завершения проверки -(ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вы несения окончательного решения |
||
Книги, журналы, карточки учета: |
<1> После окончания срока действия последнего договора контракта, соглашения <2> После ликвидации основных средств при условии завершения про верки (ревизии) <3> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения <4> После погашения налога при условии завершения проверки (ревизии) <5> С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии) |
||
а) ценных бумаг | |||
б) договоров, контрактов соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) |
5л. <1>ЭПК |
||
в) основных средств (зданий, сооружений) | |||
г) расчетов с организациями | |||
д) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) | |||
е) погашенных векселей на уплату налогов | |||
ж) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость | |||
з) хозяйственного имущества | |||
и) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) | |||
к) подотчетных лиц | |||
л) исполнительных листов | |||
м) сумм доходов и подоходного налога работников | |||
н) депонированной заработной платы | |||
о) депонентов по депозитным суммам | |||
п) доверенностей | |||
Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности | |||
Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности | |||
Заказы на бланки учета и отчетности | |||
Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности |
В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.
Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах:
в Положении «О документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 № 105;
в Инструкции «О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан», утвержденной Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 № 16/176.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
В основном, хранящиеся документы нужны для проверяющих инстанций. Чтобы ответить на вопрос, сколько нужно хранить бумаги, следует заглянуть в законодательство, регулирующее работу с каждым из ведомств, для которого формируются корпоративные архивы. Как долго хранить документы для налоговой инспекции, можно узнать в пункте 4 статьи 89 НК РФ, там сказано: «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки». Вот вроде бы и нашли ответ: документы храним всего за три года. Кстати, в статье 196 ГК РФ указан аналогичный период, за который могут потребоваться бумаги: «Общий срок исковой давности устанавливается в три года».
В основном, хранящиеся документы нужны для проверяющих инстанций. Чтобы ответить на вопрос, сколько нужно хранить бумаги, следует заглянуть в законодательство, регулирующее работу с каждым из ведомств, для которого формируются корпоративные архивы.
Но не все так просто. Вернемся обратно к налоговому кодексу: в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 черным по белому написано, что налогоплательщики обязаны «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других бумаг, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Другими словами, к тем, уже озвученным, годам, в течение которых нужно вести архив, прибавляем еще один. Кстати, аналогичное требование установлено и к налоговым агентам, коими зачастую выступают работодатели (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Обратимся к «новому завету» для бухгалтеров, а именно к статье 29 402-ФЗ: там нам предписывается хранить документы и электронные базы не менее пяти лет, а также дается отсылка к Федеральному закону от 22 ноября 2004 года № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010 г.) «Об архивном деле в Российской Федерации».
Как уже отмечалось, компании обязаны вести архив не только для налоговиков, но и для других ведомств. Дольше всего хранить бумаги нужно для ФСС. Этот вывод вытекает из подпункта 6 пункта 2 статьи 28 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ, который обязывает «обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов».
Исключения из правил хранения документов
Законодательство предусматривает исключения из общих правил хранения бумаг.
Наименование документа | Срок хранения | Основания |
Документы на приобретение ОС | Дополнительно 4 года после списания ОС | Пп. 8 п. 1 ст. 23 и ст. 252 НК РФ Письма Минфина РФ 26.04.2011 г. № 03-03-06/1/270, от 15.09.2005 г. № 03-03-02/84 |
Документы, подтверждающие понесенный убыток | Пока убыток уменьшает налоговую базу (максимум 10 лет) и 4 года после | Пп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 2, 4 ст. 283 НК РФ, п. 5 ст. 346.6 НК РФ - для плательщиков сельхозналога, п. 5 ст. 346.6 НК РФ - для УСН Письма Минфина РФ от 23.04.2009 г. № 03-03-06/1/276, от 03.04.2007 г. № 03-03-06/1/206 Если ранее проводилась налоговая проверка, то документы по данному убытку можно не хранить, определение ВАС РФ от 06.06.2008 г. № 6899/08. |
Документы, по списанной дебиторской задолженности | 4 года с момента списания | Пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ |
Годовая бухгалтерская отчетность | Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. |
|
Счета-фактуры, книги покупок и продаж | 4 года с даты последний записи | П. 13 и 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость |
Светлана Щепетильникова, эксперт журнала "Расчет"
Так, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичные документы должны храниться на предприятии «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет» (ст. 17). Поскольку этот закон регулирует вопросы бухгалтерского учета, значит, это требование относится именно к бухгалтерским документам.
Хранение налоговых документов
Налоговый же кодекс говорит о том, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов» должны храниться в течение 4 лет (ст. 23). А документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее в соответствии со статьей 283 Налогового кодекса РФ, должны храниться в течение «всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков».
Важно
Данный материал является выдержкой из бератора «Первичные документы» .
Бератор «Первичные документы» стал первым в России изданием, в котором собрана абсолютно вся информация по оформлению "первички". Доступны как , так и электронный вариант бератора.
Как разделить первичные документы на те, что необходимы для бухгалтерского учета, и те, что подтверждают правильность исчисления и уплаты налогов, не знают ни налоговые инспекторы, ни бухгалтеры. По сути речь идет об одних и тех же документах. Казалось бы, противоречие налицо.
Иная точка зрения у Минфина России. В письме от 9 февраля 1999 г. № 04-01-10 чиновники этого ведомства «разъяснили», что никакого противоречия здесь нет. Просто речь идет о разных документах: одни необходимы для целей бухгалтерского учета, другие - для целей налогообложения. Но опять же ни слова о том, как разделить первичные документы на бухгалтерские и налоговые.
Поэтому, если есть сомнения, во избежание недоразумений храните свои первичные бухгалтерско-налоговые документы 5 лет.
Требования архивного законодательства
Не следует забывать и о том, что помимо закона «О бухгалтерском учете» и Налогового кодекса сроки хранения документов регламентирует архивное законодательство. Так, в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) подробно расписано, какие бумаги сколько времени нужно хранить.
Для первичных бухгалтерских документов этот перечень также устанавливает 5- летний срок хранения. А вот документы по учету кадров (в том числе лицевые счета работников (а при их отсутствии – расчетные (расчетно-платежные) ведомости)) перечень обязывает хранить 75 лет.
Сроки хранения документов в акционерных обществах установлены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03 33/пс.
Где хранить обработанные документы, организации определяют самостоятельно. Так, вы можете:
- хранить документы на фирме;
- сдать документы на хранение в архив (государственный или частный).
Ответственность за нарушения правил хранения документов
Если налоговая инспекция в ходе проверки обнаружит, что у вас отсутствуют первичные документы, счета-фактуры или регистры бухгалтерского (налогового) учета, она вправе оштрафовать вашу фирму.
Размер штрафа за такое нарушение (ст. 120 НК РФ):
- 10 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов, относящихся к одному налоговому периоду;
- 30 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов за несколько налоговых периодов;
- 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.
Имейте в виду, что истребовать документы фирмы налоговики могут только за три последних года, а хранить их вы обязаны четыре года. А это значит, что оштрафовать вашу фирму по статье 120 НК РФ за отсутствие бухгалтерских или налоговых документов за последний (четвертый) год налоговики не вправе.
Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на руководителя фирмы может быть наложен административный штраф. Размер штрафа составляет от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).
Обратите внимание: этот штраф может быть наложен как за несоблюдение бухгалтерского законодательства о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов, так и за нарушение требований, предъявляемых Налоговым кодексом к хранению документов налогового учета.
Если налоговики обнаружат, что вы нарушили правила хранения учетных документов, они вправе составить протокол об этом нарушении и направить его мировому судье, который и будет решать, налагать на руководителя вашей фирмы штраф или нет.
Мировой судья может наказать за нарушение сроков хранения документов и по инициативе сотрудников архивной службы. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа, налагаемого на граждан, составляет от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).
Под нарушением сроков хранения документов в данном случае понимается нарушение сроков, установленных в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558).
Во многих регионах России есть свое архивное законодательство, которым предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения архивных документов. В Москве, например, это Закон г. Москвы от 28 ноября 2001 года № 67 «Об архивном фонде Москвы и архивах».
Однако помните: региональные власти могут устанавливать административную ответственность только в рамках закона и только за нарушения местного законодательства. При этом размер штрафа для должностных лиц не может превышать 50 000 рублей (ст. 3.5 КоАП РФ).
Если местные власти попытаются оштрафовать вас на основании норм, установленных не законом, а другим нормативным документом (указом, постановлением, распоряжением), или за нарушения не регионального, а федерального законодательства, или на сумму более 50 000 рублей, обращайтесь в суд: у вас есть все шансы выиграть дело.
Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.
Возникает вопрос, сколько лет хранить бухгалтерские документы .
По одним документам - 5 лет .
А с другой стороны так называемая "глубина" налоговой проверки - 3 года .
Вместе с тем, в части 1 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет . Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.
Чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.
Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359.
к меню
Сроки хранения КАДРОВОЙ документации
Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.
Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.
Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.
Началом срока хранения документов
считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558). Например, если документ составлен в 2017 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения.
- Регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.
- Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считается с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 № 03-03-06/1/270).
Итак, течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов.
Например, для документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС, отсчет срока хранения начнется после того, как стоимость основного средства перестанет учитываться в «прибыльных» расходах через механизм амортизации. Т.е. когда ОС будет полностью самортизировано, ликвидировано или продано (Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).
к меню
В случае утери документов, налогоплательщик обязан их восстановить за четыре предшествующих года
Если компания утратила первичку в результате затопления, то документы она обязана восстановить. В том числе и за истекшие четыре года, а не только за 2011 год. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от 11.08.11 № 03-02-07/1-288 .
В котором ссылаются на положения пункта 5 . В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании документы, которые ранее уже были представлены в инспекцию (в ходе камеральной или выездной проверки). Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников, но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.
Еще одно основание для восстановления документов - срок хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.
Как восстановить утерянный документ
Формально порядок действий такой:
- Издайте приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи налоговой декларации.
- Проведите расследование пропажи документа. Получите от сотрудников, ответственных за его сохранность, письменные объяснения - докладные записки.
- По результатам расследования составьте акт. В нем укажите причины пропажи документа, мероприятия, которые нужно провести для восстановления.
- На основании первичных документов и налоговых регистров восстановите документ.
- Подпишите его у сотрудника, который сегодня уполномочен это делать. Даже если в то время, когда первоначально составляли документ, его должен был подписывать другой сотрудник.
- Сделайте на декларации надпись "Дубликат". На практике коллеги редко соблюдают такой порядок. По данным учета они заполняют декларацию заново, если она не сохранилась в учетной программе.
Сколько лет надо хранить первичку, которая подтверждает убыток в декларации по налогу на прибыль
В Налоговом кодексе сказано: документы, которые подтверждают убыток, надо хранить в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Это 10 лет максимум. Плюс еще четыре года после того, как убыток будет погашен.
Но что относится к документам по убыткам? Только декларации прошлых лет или вся первичка?
Минфин России настаивает: хранить надо все первичные документы (письмо от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276).
к меню
СРОКИ ХРАНЕНИЯ РАЗНЫХ ДОКУМЕНТОВ (таблица)
Срок, в течение которого нужно хранить документы организации и ИП, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, компании грозят штрафы и доначисления.
к меню
Организация и правила хранения бухгалтерских и иных документов
Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.
Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.
Остальные документы можно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Примечание : Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.
Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме
По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).
А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.
Примечание : Письма Минфина России от 22 августа 2012 № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 № 03-02-07/1-314.
По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.
Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.
Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
к меню
Уничтожение документов
Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы. Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).
Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме (.xls 35Кб) из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».
Организация может уничтожить документы следующими способами
- передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
- самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.
Выбранный способ уничтожения нужно указать в акте.
к меню
Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов
Если нет бухгалтерских документов, например, потеряли, – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Организации грозит штраф 10 000 руб. по Налогового кодекса РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.
Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
К должностному лицу могут применить такие меры наказания:
- штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
- от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.
Такие санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность.
к меню