Списание резерва отпусков в конце года проводки. Проводки по отражению резерва на оплату отпусков

Организация в силу закона обязана предоставлять своим работникам оплачиваемые отпуска , а это значит, что ей придется выплачивать или отпускные, или компенсацию за неиспользованный отпуск (Статьи 114, 127 ТК РФ). Создание резервов под такие выплаты в бухгалтерском и налоговом учете уже давно вошло в практику многих организаций. Но с 2011 г. для всех организаций, за исключением малых предприятий, формирование бухгалтерского резерва на выплату отпускных стало обязанностью (Пункт 3 Приказа Минфина России от 13.12.2010 N 167н). Поэтому рассмотрим правила создания таких резервов .

Внимание! Малые предприятия могут не признавать в бухгалтерском учете оценочные обязательства (Пункт 3 ПБУ 8/2010 "Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы").

Создаем резерв в бухучете

Начиная с 2011 г. резервы предстоящих расходов, в том числе на выплату отпускных, можно создавать только в порядке, предусмотренном ПБУ 8/2010 , признавая (Подпункт 17 п. 1 Приложения к Приказу Минфина России от 24.12.2010 N 186н). Оценочные обязательства признаются при одновременном соблюдении следующих условий (Пункт 5 ПБУ 8/2010):
- у организации с большой долей вероятности существует обязанность, и ее невозможно не исполнить;
- в результате исполнения этой обязанности вероятно уменьшение экономических выгод;
- можно обоснованно оценить величину оценочного обязательства.
Как видите, в случае с отпускными выплатами все эти три условия выполняются. Оценочные обязательства отражаются в бухучете по дебету счета учета расходов и кредиту счета учета резервов предстоящих расходов (Пункт 8 ПБУ 8/2010).
Но ни ПБУ 8/2010, ни какой-либо другой нормативный документ не содержит конкретного порядка расчета ежемесячных отчислений в резерв. Поэтому вы должны разработать его сами и выбранный способ создания резерва закрепить в учетной политике (Пункт 7 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации"). Вариантов может быть как минимум два.
Вариант 1. Создать резерв в начале года сразу на всю сумму отпускных за весь "годовой" отпуск
Применение этого варианта можно обосновать тем, что работник может попросить предоставить ему отпуск авансом, то есть раньше, чем положено по ТК (Статья 122 ТК РФ), а работодатель вправе пойти ему навстречу. Иначе говоря, применяя этот способ, вы признаете в максимальной оценке обязательства в балансе (и тем самым выполняете требование осмотрительности) (Пункт 6 ПБУ 1/2008).
Сумма резерва на оплату отпуска каждого работника рассчитывается по формуле:

Резерв на оплату годового отпуска работника = (Среднедневная + Среднедневная зарплата работника х Тариф страховых взносов) х 28 дней

Если работник имеет право на дополнительные дни отпуска, например он работает на Крайнем Севере (Статья 321 ТК РФ), то сумма резерва рассчитывается с учетом этих дней.

Для расчета среднедневной зарплаты логично использовать тот же порядок, который вы используете при расчете отпускных работнику (Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922). В качестве расчетного периода можно взять 12 календарных месяцев, предшествующих моменту расчета резерва (то есть предыдущий год при расчете резерва в январе) (Пункт 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы).
Если в течение года вы принимаете на работу новых сотрудников, общую сумму резерва нужно будет увеличить на сумму резерва, созданного по этим работникам.
Вариант 2. Создавать резерв исходя из количества неотгулянных дней оплачиваемого отпуска, заработанного работником на конец каждого месяца
В этом случае сумма резерва по каждому работнику рассчитывается нарастающим итогом на конец каждого месяца по формуле:

Резерв на оплату отпуска на конец месяца = (Среднедневная зарплата работника + Среднедневная зарплата работника х Тариф страховых взносов) х Количество дней отпуска на которые работник имеет право на конец отчетного месяца

За каждый полностью отработанный месяц в общем случае работник зарабатывает 2,33 дня (28 дн. / 12 мес.) отпуска. Если месяц отработан не полностью, то остаток, составляющий менее половины месяца, исключается из подсчета, а остаток более 15 дней округляется до полного месяца (Пункт 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169; Письмо Роструда от 26.07.2006 N 1133-6).

Надо сказать, что именно этот вариант отвечает требованиям к оценке размера обязательств перед работниками в соответствии с МСФО. Правда, он вызывает затруднения у бухгалтеров из-за сложности расчета, поскольку приходится ежемесячно рассчитывать количество дней отпуска, на которые имеет право каждый работник. И ежемесячно заново рассчитывать среднедневную зарплату исходя из расчетного периода - 12 предшествующих месяцев.
По мере начисления отпускных выплат либо компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении начисленные суммы резерва списываются.

Пример . Расчет резерва по варианту 2

Условие

Иванов И.И. работает в организации с 1 января 2011 г., январь, февраль и март отработаны полностью. Петров А.А. принят на работу 15 марта 2011 г. Тариф страховых взносов у организации - 34%. С 1 по 7 апреля Иванов ушел в отпуск, при этом он получил отпускные в размере 14 000 руб. (на них были начислены страховые взносы на сумму 4760 руб.).
Среднедневная зарплата за январь, февраль и март у Иванова - 2000 руб., а у Петрова - 1500 руб.
Для упрощения примера страховые взносы на "несчастное" страхование и НДФЛ учитывать не будем.

Решение

Проводки будут следующими.

При любом варианте учета может получиться так, что средств начисленного резерва в каком-либо месяце окажется недостаточно для покрытия расходов (отпускных выплат и начисленных на них страховых взносов). В этом случае вам нужно отнести остаток отпускных выплат и начисленных на них взносов, не покрытый резервом, сразу на счета затрат (Пункт 21 ПБУ 8/2010). Но учтите, что в дальнейшем нельзя делать отчисления в резерв под уже отгулянные отпуска.

Внимание! По новым правилам, если в бухучете суммы резерва не хватает для оплаты отпусков, отпускные нужно списывать сразу на счета учета затрат.

В конце года нужно провести инвентаризацию резерва . По ее итогам уточняется размер остатка резерва исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной заработной платы (Пункт 3.50 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Если отпуск в текущем году не полностью использован работником, то сумма резерва, которая соответствует неиспользованным дням, переносится на следующий год. А при выявлении недостатка резерва надо сделать доначисления, включив их в расходы.

Создаем резерв в налоговом учете

Порядок создания резерва в налоговом учете не изменился (Пункт 1 ст. 324.1 НК РФ) и по закону является правом, а не обязанностью организации. Что же нужно для создания резерва?
Шаг 1 . Закрепите свое решение о создании резерва в учетной политике для целей налогообложения. Там же определите предельную сумму отчислений (то есть предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков с учетом страховых взносов) и ежемесячный процент отчислений в резерв. Процент отчислений в резерв рассчитайте по формуле:

Процент отчислений в резерв = Предполагаемая годовая сумма расходов на оплату отпусков, включая обязательные страховые взносы / Предполагаемая годовая сумма расходов на оплату труда, включая обязательные страховые взносы х 100%

Шаг 2 . Ежемесячно рассчитывайте сумму отчислений в резерв по формуле:

Ежемесячные отчисления в резерв = Фактические расходы на оплату труда за месяц, включая обязательные страховые взносы х Процент отчислений в резерв / 100%

Эту сумму вы ежемесячно будете учитывать в составе расходов на оплату труда (Пункт 24 ст. 255, п. 2 ст. 324.1 НК РФ).
Шаг 3 . В течение года списывайте затраты на выплату отпускных и взносов за счет созданного резерва .
Здесь также возможна ситуация, когда суммы созданного резерва недостаточно для покрытия расходов по отпускам. Тогда перерасход расходов надо "придержать". То есть в налоговых расходах в течение года будет отражаться лишь сумма ежемесячных отчислений в резерв. И только по итогам года на основании проведенной инвентаризации вы сопоставите фактические расходы на оплату отпускных и общую сумму созданного резерва (Пункт 3 ст. 324.1 НК РФ) и учтете остатки. Как видим, теперь в налоговом и бухгалтерском учете разные принципы признания расходов при недостаточной сумме резерва.

Внимание! В налоговом учете, если создается резерв на оплату отпусков, отпускные в течение года нельзя признать в качестве самостоятельных расходов, даже если суммы созданного резерва не хватает для их оплаты.

Шаг 4 . В конце года перед инвентаризацией определите сумму, необходимую для оплаты не использованных в этом году отпусков , по каждому работнику (Пункт 4 ст. 324.1 НК РФ):

Сумма, необходимая для оплаты неиспользованного отпуска = Среднедневная сумма расходов на оплату труда, включая обязательные страховые взносы х Количество дней неиспользованного отпуска

Затем сложите полученные суммы по каждому работнику, не использовавшему свой отпуск в текущем году.
Шаг 5 . После инвентаризации с остатками резерва или суммой отпускных и взносов, на которые его не хватило, нужно поступить следующим образом (Пункты 3 - 5 ст. 324.1 НК РФ).

Пример . Расчет остатка резерва, переносимого на следующий год

Условие

Организация создала резерв на оплату отпусков в сумме 100 000 руб. Директор компании Дальновидный А.А. за год отгулял только 10 дней отпуска. Остальные работники отгуляли отпуск полностью, общая сумма начисленных им отпускных (с учетом страховых взносов) составила 80 000 руб., а Дальновидному А.А. - 4400 руб. Среднедневная сумма расходов на оплату труда Дальновидного А.А. - 440 руб.
В следующем году организация планирует создавать резерв на оплату отпусков в налоговом учете.

Решение

Рассчитаем переносимый на следующий год остаток резерва.
Шаг 1. Определяем остаток не использованного на конец года резерва, он равен 15 600 руб. (100 000 руб. - 80 000 руб. - 4400 руб.).
Шаг 2. Рассчитываем количество не использованных Дальновидным дней отпуска на 31 декабря, оно составляет 18 дней (28 дн. - 10 дн.).
Шаг 3. Сумма расходов на оплату неиспользованных дней отпуска, рассчитанная исходя из среднего дневного заработка Дальновидного, равняется 7920 руб. (440 руб. x 18 дн.). Это и есть остаток резерва, который можно перенести на следующий год.
Шаг 4. Остаток резерва в сумме 7680 руб. (15 600 руб. - 7920 руб.) нужно включить во внереализационные доходы по состоянию на 31 декабря.

Как видим, способы создания резерва в бухгалтерском и налоговом учете различны. А это значит, что независимо от того, какой вариант формирования резерва вы выберете для бухгалтерского учета, возникнут разницы по ПБУ 18/02.

Резерв на оплату отпусков в обязательном порядке создается в бухгалтерском учете и редко учитывается при налогообложении. В бухгалтерском учете (БУ) обязанность предусмотрена для предприятий, ведущих полный учет. Субъекты малого предпринимательства, ведущие упрощенный учет, вправе не создавать резервы. Необходимость в планировании средств на отпуск отсутствует у некоммерческих предприятий, финансируемых из бюджетов различных уровней. В данной статье мы разберем как формируется резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете.

Резервирование средств на отпуск в налоговом учете (НУ) является только правом предприятия. Учет резервов четко прописан в законодательстве и применяется при соблюдении условий документооборота.

Потребность в резервировании средств на оплату отпусков

Цель создания резерва заключается в получении информации о потребности в средствах по оплате всех типов отпусков работников. Основные пользователи информации – учредители, директора и иные лица, заинтересованные в равномерном распределении и списании расходов в течение года.

Расчет резерва в БУ и НУ необходимо подтвердить документально. Формы первичного документа разрабатываются самостоятельно и применяются как смета или справка бухгалтера.Используемую форму требуется утвердить в документообороте.

Показатели учетной политики организации

Порядок резервирования средств должен быть утвержден в учетной политике. В разделе, касающемся БУ, представляется методика расчета отчислений, определены даты создания фонда и признания расходов в учете. Законодательно разработанных способов формирования резервного фонда не установлено.

Резервирование в НУ требует исполнения требований, указанных в ст. 324.1 НК РФ. Отсутствие определения условий резервирования может привести к отказу принятия отчислений в расходах при проверке ИФНС. В случае создания резерва в НУ в учетной политике потребуется утвердить ряд условий.

Создание резервного фонда допускается только для предприятий, использующих метод начисления в учете. При отсутствии резерва на отпуска списание расходов для предприятий, практикующих метод начисления, ведется в размере фактических расходов.

Общие потребности резервов в бухгалтерском и налоговом учете имеют одинаковые составляющие: в состав расходов включаются начисленные отпускные выплаты, рассчитанные по среднему заработку и отчисления в фонды – ПФР (в части пенсионного и медицинского страхования) и ФСС.

Законодательная основа создания резервов на отпускные

В БУ резерв на создание отпусков трактуется как оценочное обязательство. Для создания резерва необходимо одновременное соблюдение условий:

• Отсутствие обязательств прошлых периодов (календарных лет). Использование событий прошлых лет допускается только вследствие изменений законодательства или иных обстоятельств, требующих отражения в учете. Например, в резерв могут быть включены суммы неиспользованных отпусков прошлых лет, возникших по различным обстоятельствам.
• Вероятность снижения экономических выгод.
• Возможность оценки суммы необходимого резерва.

На законодательном уровне создание обязательств определяется ПБУ 8/2010. Положение не устанавливает порядок расчета, но указывает на необходимость определения реальной величины затрат.

В налоговом учете возможность создания резерва определено в ст. 324.1 НК РФ. Статья полностью посвящена требованиям к учетным данным, порядку формирования и корректировке данных на конец года.

Даты создания резерва

В бухучете резерв может быть признан на отчетную дату, выбор которой производится из нескольких вариантов на усмотрение предприятия.Основной критерий определения резерва в БУ – наиболее вероятная величина выплат. Организация должна рассчитывать резерв на каждую отчетную дату.

Резерв может формироваться на одну из выбранных отчетныхдат

В налоговом учете признание расходов производится равномерно, начиная с первого месяца года. Списание сумм производится только при наличии фактических расходов. В учете начала года осуществляется списание затрат до их фактического осуществления с применением показателя «Отложенный налоговый актив». Вычитаемая временная разница применяется в соответствии с ПБУ 18/02, о чем должно быть указано в учетной политике.

Особенности бухгалтерского учета резерва отпускных

В состав стоимостной оценки резерва БУ входят суммы отпускных выплат и социальных отчислений в фонды. Порядок проведения расчета потребных сумм может производиться разными способами в зависимости от объемности процедуры и штата.Существуют 2 способа подсчета сумм резервирования:

• Фонд формируется по каждому работнику персонально. Определение величины резервируемых сумм устанавливается из расчета фактического среднего заработка сотрудника и количества дней положенногоотпуска. Расчет трудоемкий, но отвечает требованию обеспечения наиболее вероятной стоимостной оценки.
• Фонд определяется по усредненному показателю. В качестве отправных показателей принимаются средняя заработная плата всех работников и общее число положенного им дней отдыха.

Суммы, начисленные для оплаты отпускных и отчислений в фонды, выплачиваются в течение года только за счет средств резерва. Операции по учету данных, списанию сумм оформляются проводками.

Пример #1. Бухгалтерский учет резервов на оплату отпусков с проводками

Рассмотрим на примере часть операций резервирования и признания в учете. Компания ООО «Альфа» ведет производственную деятельность с использованием в учете резерва на отпуск. В процессе ведения учета делаются записи:

• Создан резерв – Дебет 20 Кредит 96;
• Начислены выплаты на отпуск – Дебет 96 Кредит 70;
• Начислены отчисления в фонды – Дебет 96 Кредит 69;
• Начислены выплаты в случае превышения суммы резерва внутри года Дебет 97 Кредит 70, 69;
• Производится списание сумм резерва за счет ранее осуществленных расходов будущих периодов Дебет 96 Кредит 97;
• Начислены суммы выплат и отчислений при превышении резерва в конце года – Дебет 20 Кредит 70, 69.

Данные фонда корректируются на каждую отчетную дату с учетом изменений в списочной численности. В процессе ведения деятельности компания может расширяться, реорганизовываться или претерпевать сокращение штата. Любые изменения в численности отражаются на фонде резервирования.

Особенности налогового учета резерва на оплату отпусков

Важным показателем НУ резервов служит определение предельной суммы фонда. Величина лежит в основе показателя нормы ежемесячных отчислений. Общая сумма планируется исходя из максимально возможной потребности в расходах на отпуск.

Основанием для расчета потребной суммы служат данные первичной документации предприятия:

• Положения о заработной плате и премировании.
• Штатного расписания.
• Ведомостейначисления заработной платы предыдущего года.
• Карточек учета.
• Расчета среднесписочной численности.

Пример #2. Налоговый учет резервов на отпускные

Рассмотрим пример определения нормативных отчислений. Компания ООО «Альфа» имеет штатную численность 2 человека. Допустим, расчетная величина отпускных выплат составляет 45 000 рублей, отчисления в фонды – 13 590 рублей (30,2%). Общая сумма предельных отчислений в фонд –58 590 рублей. В год на оплату труда предприятие затрачивает 480 000 рублей. Общий годовой ФОТ составляет 480 000+480 000*30,2% = 624 960 рублей.

Рассчитываем годовую норму отчислений в фонд: 58 590 / 624 960 * 100% = 9,38%. Ежемесячные отчисления в резерв составляет 9,38%, исчисляемые от суммы ФОТ.

По аналогии с ведением бухгалтерского учета списание в расход сумм в НУ производится за счет средств резерва.

Порядок выравнивания показателей в налоговом учете

Расчетные и фактические показатели в НУ могут отличаться. В ст. 324.1 НК РФ установлено обязательство проведения инвентаризации. Мероприятие контроля осуществляется в конце календарного года – налогового периода по прибыли или единому налогу. В процессе инвентаризации уточняются данные:

• Полноты использованных отпусков
• Сумм, направленных на выплату среднего заработка за время отпусков.
• Осуществленных отчислений в фонды.
• Отклонений фактических от расчетных показателей.

По итогам проведенной инвентаризации могут быть выявлены отклонения в одну или другую сторону. Лицо, ответственное за ведение учета принимает меры по выравниванию показателей.

Ответственность при отсутствии резерва

Наказание за нарушение порядка резервирования отпускных в НУ не предусмотрено. Отсутствие резервирования средств может быть определено как грубое нарушение правил ведения БУ. Сумма штрафных санкций за нарушение в течение одного годового периода составляет 10 тысяч рублей, и 30 тысяч рублей при выявлении недостатка учета в течение нескольких периодов. Взыскание производится на основании ст. 120 НК РФ. Дополнительно лицу может быть выписан штраф в соответствии с 15.11 КоАП, что является редким случаем по данному нарушению в связи со спорностью оснований указанной статьи КоАП.

Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Списываются ли за счет резерва сумма выплат учебного отпуска?

Учебные отпуска относятся к дополнительным видам отпусков и могут быть начислены за счет резервов.

Вопрос №2. Формируется ли резервный фонд на работников, принятых по гражданско-правовым договорам?

Средства на оплату отпусков резервируются только для работников, принятых по трудовым договорам. Форма приема на работу по ГПД трактуется как оказание услуг.

Вопрос №3. Когда формируется резерв на отпуска?

Резерв начинает действовать с 1 января и должен быть утвержден до начала календарного года. Показатели резервирования включаются в учетную политику и утверждаются приказом руководителя.

Вопрос №4. Как можно упростить списание расходов за счет резерва в БУ? Возможно ли установить ежемесячный фиксированный процент?

Равномерное списание затрат на отпуска при наличии резерва в бухучете не производится. Даже если утвердить смету с равномерным отчислением, списание производится в размере фактических затрат в пределах резерва, сумма которого корректируется на отчетную дату.

Вопрос №5 . По каким данным в конце года утверждать резерв, если с нового календарного года планируется изменение тарифов отчислений в фонды, например, в ФСС?

Резервы на отпуск, утверждаемые до начала календарного года, используются в следующем периоде. Сумму фонда необходимо рассчитывать с учетом тарифов, действующих в году использования резерва. При возникновении изменений, внесенных после утверждения фонда, корректировка производится в конце года.

Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете учитывается, как оценочное обязательство. Его должны создавать все организации, кроме тех, кто попадает под категорию малых. Он формируется по правилам, прописанным в статье 324.1 НК РФ. Резерв для отпусков рассчитывается на основании среднего заработка работников (при этом нужно еще учитывать и страховые взносы). Определяют резерв следующими способами:

• На последний день месяца
• На последний день квартала
• На последний день года

В первом случае процесс займет слишком много времени и работы, в последнем – пострадает объективность. Он удобен для тех фирм, которые сдают только итоговую отчетность по году. Наиболее удачный – второй способ. Учитывается резерв на отпуск по дебету затратных счетов заработной платы 20-е, 44, 08 и кредиту 96 счета.

Резервы отпусков - проводки бухучета

При отсутствии резерва на отпуска списание расходов для предприятий, практикующих метод начисления, ведется в размере фактических расходов. Общие потребности резервов в бухгалтерском и налоговом учете имеют одинаковые составляющие: в состав расходов включаются начисленные отпускные выплаты, рассчитанные по среднему заработку и отчисления в фонды – ПФР (в части пенсионного и медицинского страхования) и ФСС.

Законодательная основа создания резервов на отпускные В БУ резерв на создание отпусков трактуется как оценочное обязательство. Для создания резерва необходимо одновременное соблюдение условий:

• Отсутствие обязательств прошлых периодов (календарных лет).
  Использование событий прошлых лет допускается только вследствие изменений законодательства или иных обстоятельств, требующих отражения в учете.

Как рассчитать резерв отпусков В нормативных документах по бухгалтерскому учету отсутствует конкретный порядок расчета величины резерва на оплату отпусков. Поэтому этот алгоритм организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет его в своей учетной политике.

Можно рассмотреть несколько способов определения величины резерва на оплату отпусков. Они будут рассмотрены ниже. Но в любом случае, сперва необходимо распределить всех работников организации по группам.

Принцип следующий: в одну группу объединяются те работники организации, начисление заработной платы которым отражается на одном и том же счете учета затрат.

Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете + 2 примера с проводками

То есть, создавать резерв можно только в том случае, если размер трат известен. В случаях с отпускными размер выплат можно подсчитать.

Он будет зависеть от количества сотрудников, размера их зарплат.Очевидно, что отпускные траты относятся к оценочным обязательствам. Они соответствуют всем заявленным признакам. То есть, они должны быть отражены в бухучете.

ВАЖНО! Данное правило актуально для всех компаний. Исключение – предприятия, которые выбрали упрощенную систему налогообложения. В законе отсутствуют пошаговые алгоритмы по расчету размера отпускных резервов.

Резерв на оплату отпусков

Внимание

Отсутствие резервирования средств может быть определено как грубое нарушение правил ведения БУ. Сумма штрафных санкций за нарушение в течение одного годового периода составляет 10 тысяч рублей, и 30 тысяч рублей при выявлении недостатка учета в течение нескольких периодов.

Взыскание производится на основании ст. 120 НК РФ. Дополнительно лицу может быть выписан штраф в соответствии с 15.11 КоАП, что является редким случаем по данному нарушению в связи со спорностью оснований указанной статьи КоАП. Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы Вопрос №1. Списываются ли за счет резерва сумма выплат учебного отпуска? Учебные отпуска относятся к дополнительным видам отпусков и могут быть начислены за счет резервов. Вопрос №2.

Общий годовой ФОТ составляет 480 000+480 000*30,2% = 624 960 рублей. Рассчитываем годовую норму отчислений в фонд: 58 590 / 624 960 * 100% = 9,38%.

Резерв по отпускам проводки

Ежемесячные отчисления в резерв составляет 9,38%, исчисляемые от суммы ФОТ. По аналогии с ведением бухгалтерского учета списание в расход сумм в НУ производится за счет средств резерва.

Порядок выравнивания показателей в налоговом учете Расчетные и фактические показатели в НУ могут отличаться. В ст. 324.1 НК РФ установлено обязательство проведения инвентаризации.

Мероприятие контроля осуществляется в конце календарного года – налогового периода по прибыли или единому налогу.

Бухгалтерский учет резервов на отпуска

Определить количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеет право каждый работник на эту отчетную дату. Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок каждого работника соответствующей группы. Применяется общий порядок расчета среднего заработка для определения величины отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск. Шаг 3. Рассчитать величину отпускных, причитающихся конкретному работнику на отчетную дату, с учетом взносов во внебюджетные фонды по формуле: Шаг 4. Сложить по всем работникам группы величину рассчитанных отпускных с учетом взносов во внебюджетные фонды. Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Отпускной резерв: правила создания и отражения в учете

Резерв на оплату отпусков: проводки по использованию Отпускные и компенсации за неиспользованные дни отпуска, а также исчисленные с этих сумм взносы во внебюджетные фонды начисляются за счет резерва следующим образом: Операция Дебет счета Кредит счета Начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Начислены взносы во внебюджетные фонды за счет резерва 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» Если организации не хватило средств начисленного резерва, то начисление отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск со взносами в части, превышающей остаток по счету 96, будет отражаться в общем порядке по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44, 08 и др.
Рассчитать средний дневной заработок по каждой группе работников за отчетный период (месяц, квартал или год) по формуле: Шаг 3. Определить сумму резерва по каждой группе работников по формуле: Шаг 4. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков. Как и в первом способе, найденная сумма будет являться величиной резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату.

Общая сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» на конец отчетного периода. Способ 3 Третий способ расчета величины резерва предполагает определение норматива отчислений в резерв, который рассчитывается по итогам прошлого года.

Резерв на оплату отпусков проводки

Пояснение: произошло начисление страховых взносов.То есть, в этом случае не будет создаваться субсчет. Особенности налогового учета Формирование резерва в налоговом учете – это не обязанность предприятия.

Создавать его можно в добровольном порядке. Данное правило указано в пункте 1 статьи 324.1 НК РФ. Если было принято решение о создании резерва, нужно прописать его в учетной политике. В частности, нужно указать следующие пункты:

• метод резервирования;
• максимальная сумма начислений;
• процент, который помещается в резерв каждый месяц.

Для отражения объема ежемесячных начислений необходимо создать соответствующий расчет. Данная мера является обязательной для всех организаций. Процент начислений – это соотношение годовой суммы трат на отпускные к годовой сумме трат на зарплату.

Организация, которая создает резерв на оплату отпусков, в состав расходов на оплату труда каждого месяца включает сумму отчислений в резерв, рассчитанную на основании сметы, а не фактически начисленные отпускные.
Получается, что в течение года за счет резерва налогоплательщик учитывает предполагаемые, а не действительные затраты на оплату отпусков.
В частности, численность работников в течение года может меняться в связи с увольнением "старых" и (или) приемом "новых" сотрудников. По истечении шести месяцев непрерывной работы в организации у последних возникает право на отпуск (ст. 122 ТК РФ).
Также надо иметь в виду, что сумма ежемесячных отчислений в резерв определяется с учетом заработной платы, которая выплачивается вновь принятым работникам. В то же время размер процента ежемесячных отчислений, фигурирующий в смете, остается неизменным.
Что касается компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемой работникам при увольнении (ст. 127 ТК РФ), то соответствующие суммы учитываются в составе расходов на оплату труда на основании п. 8 ст. 255 НК РФ и, таким образом, не уменьшают сумму созданного резерва (см. также Письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/4/29).
В связи с этими обстоятельствами Налоговый кодекс РФ обязывает организацию на конец налогового периода (31 декабря) провести инвентаризацию резерва.
Так, на основании п. 4 ст. 324.1 НК РФ резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из:

• количества дней неиспользованного отпуска;
• среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка);
• обязательных отчислений страховых взносов.

Таким образом, по состоянию на 31 декабря вам необходимо сделать следующее.
1. Посчитать, сколько дней отпусков, запланированных на текущий год, работники фактически не использовали.
2. Определить среднюю дневную сумму расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск.
Этот показатель рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.
3. Рассчитать сумму расходов на оплату не использованных в текущем году отпусков (с учетом страховых взносов).
Для этого надо применить формулу:

СРОНО = (ДНО x СДРОТ) + СВ,

где СРОНО — сумма расходов на оплату неиспользованных отпусков;
ДНО — количество дней неиспользованных отпусков (результат действия (1));
СДРОТ — средняя дневная сумма расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск (результат действия (2));
СВ — суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование, начисленные на получившуюся величину (обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).
Сумма начисленного в текущем году резерва, которая соответствует величине расходов на оплату неиспользованных отпусков (результат действия (3)), представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.v
Обратите внимание на то, что такой перенос возможен, только если в следующем году вы будете создавать резерв на оплату отпусков.
В противном случае всю сумму фактического остатка резерва надо включить в состав внереализационных доходов текущего налогового периода (п. 5 ст. 324.1, п. 7 ст. 250 НК РФ, Письма Минфина России от 29.10.2012 N 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 N ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 N 03-03-10/62, от 20.03.2012 N 03-03-06/1/131).
Отметим также, что, поскольку неиспользованные дни отпуска за конкретный календарный год могут быть определены только по состоянию на последний день этого года, уточнять остаток резерва в течение года нет необходимости (Письма МНС России от 18.08.2004 N 02-5-11/142@, УМНС России по г. Москве от 15.09.2004 N 26-12/60128).
4. Выяснить, остались ли у вас неиспользованные суммы резерва.
Этот показатель представляет собой разницу между суммой начисленного резерва и суммой фактических расходов на оплату использованных в течение года отпусков (с учетом страховых взносов) и на предстоящую оплату не использованных в текущем году законодательно предусмотренных отпусков (с учетом страховых взносов) (Письма Минфина России от 09.07.2004 N 03-03-05/2/46, МНС России от 15.03.2004 N 02-5-10/13, УМНС России по г. Москве от 27.05.2004 N 26-12/36389, Постановления Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 N 14295/04, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2004 N А56-49757/03).
Следовательно, посчитать недоиспользованную сумму резерва на конец календарного года можно по формуле:

НСР = СНР — (СРОИО + СРОНО),

где НСР — неиспользованная сумма резерва;
СНР — сумма начисленного в текущем году резерва;
СРОИО — сумма расходов на оплату использованных в текущем году отпусков;
СРОНО — сумма расходов на оплату не использованных в текущем году отпусков (иными словами, остаток резерва, который может быть перенесен на следующий год).
В случае выявления неиспользованной суммы резерва ее надо учесть в составе внереализационных доходов текущего налогового периода (абз. 2 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Письма Минфина России от 29.10.2012 N 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 N ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 N 03-03-10/62, от 20.03.2012 N 03-03-06/1/131).

ПРИМЕР
формирования резерва с учетом остатка резерва предыдущего периода

Ситуация

Организация создала резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в размере 110 000 руб.
Работник Петров за год отгулял всего 14 дней отпуска. Сумма отпускных, рассчитанная на 28 дней исходя из среднего заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составила 16 500 руб.
Остальные работники отгуляли отпуск полностью. Общая сумма начисленных остальным работникам (за исключением Петрова) отпускных (с учетом страховых взносов) составила 92 500 руб.
В следующем году организация планирует создавать резерв на оплату отпусков. Необходимо определить, какую сумму резерва можно перенести на следующий год.

Решение

1. По состоянию на 31 декабря количество неиспользованных дней отпуска из числа запланированных составит:
28 дн. (установленная продолжительность отпуска) — 14 дн. (фактический период отпуска) = 14 дн.
2. Сумма расходов на оплату неиспользованных дней отпуска, рассчитанная исходя из среднего дневного заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составит:
14 дн. x (16 500 руб. / 28 дн.) = 8250 руб.
Сумма 8250 руб. представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.
3.

Создание резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете

Сумма неиспользованного резерва составит:
110 000 руб. (сумма созданного резерва) — (92 500 руб. (сумма отпускных работников, за исключением Петрова) + 8250 руб. (сумма отпускных Петрова) + 8250 руб. (сумма отпускных Петрова, приходящаяся на следующий год, т.е. остаток резерва)) = 1000 руб.
Сумма 1000 руб. представляет собой часть резерва, которую необходимо включить в доходы на 31 декабря.

Если же по результатам инвентаризации окажется, что сумма фактических расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) превышает сумму сформированного за год резерва, образовавшуюся разницу, не покрытую за счет резерва, надо списать в расходы на оплату труда текущего года на основании п. п. 7, 16 ст. 255 НК РФ (абз. 3 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.06.2011 N А81-5014/2010).

Например, организация создала резерв на оплату отпусков в размере 110 000 руб. В течение года на работу принимались новые сотрудники, которым предоставлялись оплачиваемые отпуска. В связи с этим фактически на оплату отпусков организация израсходовала 120 000 руб.
Возникшую разницу в размере 10 000 руб. (120 000 руб. — 110 000 руб.) организация может включить в расходы 31 декабря.

Создание резерва на оплату отпусков является правом налогоплательщика, а не его обязанностью. Однако такое резервирование необходимо для равномерного распределения затрат на оплату отдыха сотрудников. В нашей статье обсудим правила создания и использования резерва.

Что касается выплаченной за неиспользованный отпуск компенсации (включая сумму начисленных страховых взносов), то ее за счет резерва списывать нельзя, она признается в расходах на оплату труда (Письмо Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29 и УФНС России по г. Москве в Письме от 04.06.2014 № 16-15/054509). Так как исходя из буквальной трактовки ст. 255 НК РФ расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска (п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ), и денежные компенсации за неиспользованный отпуск (п. 8 ч. 2 ст. 255 НК РФ) являются разными видами расходов на оплату труда.

Правило седьмое. По состоянию на 31 декабря текущего года проводим обязательную инвентаризацию резерва на оплату отпусков. Сделать необходимо следующее:

2. Определить среднюю дневную сумму расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск.

Этот показатель рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 .

3. Рассчитать сумму расходов на оплату не использованных в текущем году отпусков (с учетом страховых взносов) по формуле: (количество дней неиспользованных отпусков х средняя дневная сумма расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск) + суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование, начисленные на получившуюся величину (обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).

4. Выяснить, остались ли у вас неиспользованные суммы резерва.

Этот показатель представляет собой разницу между суммой резерва, начисленного за год, и сумму фактических расходов на оплату отпусков за год (Письма Минфина РФ от 09.07.2004 № 03-03-05/2/46 , МНС РФ от 15.03.2004 № 02-5-10/13, УМНС РФ по г. Москве от 27.05.2004 № 26-12/36389, Постановления Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 № 14295/04, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2004 № А56-49757/03).

В случае превышения фактической суммы отпускных и начисленных на них страховых взносов над суммой резерва, сумма превышения учитывается в составе расходов на 31 декабря текущего года. Если же резерв больше отпускных, то в налоговом учете признается доход в сумме возникшей разницы (п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

В случае выявления неиспользованной суммы резерва ее надо учесть в составе внереализационных доходов текущего налогового периода (абз. 2 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, (направлено для сведения Письмом ФНС РФ от 12.12.2012 № ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 № 03-03-10/62 , от 20.03.2012 № 03-03-06/1/131).

Остаток резерва можно перенести на следующий год, но только в том случае, если в следующем году вы будете создавать резерв на оплату отпусков.

Если создание резерва в следующем году не входит в планы бухгалтера, то всю сумму фактического остатка резерва надо включить в состав внереализационных доходов текущего налогового периода (п. 5 ст. 324.1, п. 7 ст. 250 НК РФ, Письма Минфина РФ от 29.10.2012 № 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 № ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 № 03-03-10/62, от 20.03.2012 № 03-03-06/1/131).

В Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Как сформировать резерв с учетом остатка резерва предыдущего периода

Пример 1

Компания «Альфа» создала в 2017 году резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в размере 150 000 руб.

Бухгалтер Петров за год отгулял всего 14 дней отпуска. Сумма отпускных, рассчитанная на 28 дней исходя из среднего заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составила 20 000 руб. Остальные работники отгуляли отпуск полностью. Общая сумма начисленных остальным работникам (за исключением Петрова) отпускных (с учетом страховых взносов) составила 100 500 руб.

В следующем году организация планирует создавать резерв на оплату отпусков. Необходимо определить, какую сумму резерва можно перенести на следующий год.

1. По состоянию на 31 декабря количество неиспользованных дней отпуска из числа запланированных составит:

28 дн. (установленная продолжительность отпуска) - 14 дн. (фактический период отпуска) = 14 дн.

Тут может возникнуть вопрос: необходимо ли для расчета показателя «количество неиспользованных дней отпуска» учитывать дни, не отгулянные каждым работником с начала его приема на работу в организацию или с начала года, в целях налога на прибыль? Дело в том, что сумма уточненного резерва, согласно п. 4 ст. 324.1 НК РФ, определяется с учетом неиспользованных дней отпуска работников. В указанной норме не указано, за какой период необходимо определять количество таких дней. Арбитражная практика говорит о возможности учета всех неиспользованных дней за весь период работы работника (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.02.2012 № А65-6806/2011). Однако применение такого значения увеличивает сумму уточненного резерва, что может привести к занижению налоговой базы по налогу на прибыль. При этом контролирующие органы рекомендуют использовать для расчета неиспользованные отпуска текущего года без учета прошлых лет (Письмо Минфина РФ от 28.10.2013 № 03-03-06/1/45507). Таким образом, во избежание споров с налоговыми органами для расчета уточненного резерва следует руководствоваться количеством дней неиспользованного отпуска за текущий период.

2. Сумма расходов на оплату неиспользованных дней отпуска, рассчитанная исходя из среднего дневного заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составит:

14 дн. x (20 000 руб. / 28 дн.) = 10 000 руб.

Сумма 10 000 руб. представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.

3. Сумма неиспользованного резерва составит:

150 000 руб. (сумма созданного резерва) - (100 500 руб. (сумма отпускных работников, за исключением Петрова) + 10 000 руб. (сумма отпускных Петрова) + 10 000 руб. (сумма отпускных Петрова, приходящаяся на следующий год, т.е. остаток резерва)) = 29 500 руб.

Сумма 29 500 руб. - это та часть резерва, которую необходимо включить во внереализационные доходы на 31 декабря.

По результатам инвентаризации может оказаться, что сумма фактических расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) превышает сумму сформированного за год резерва. В этом случае, образовавшуюся разницу, не покрытую за счет резерва, надо списать в расходы на оплату труда текущего года на основании п. п. 7, 16 ст. 255 НК РФ (абз. 3 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.06.2011 № А81-5014/2010).

Пример 2 . Организация в соответствии с учетной политикой, сформировала резерв на оплату отпусков за 2017 год в размере 150 000 руб. В течение года на работу принимались новые сотрудники, которым предоставлялись оплачиваемые отпуска. В связи с этим фактически на оплату отпусков организация израсходовала 170 000 руб.

Возникшую разницу в размере 20 000 руб. (150 000 руб. - 170 000 руб.) организация может включить в расходы 31 декабря.

1. Какие организации вправе создавать резерв на оплату отпусков в налоговом учете и для чего.

3. Как провести инвентаризацию и корректировку «отпускного» резерва.

Ситуация, когда каждый месяц идет в отпуск равное количество сотрудников на равное количество дней – что-то из области фантастики. В реальной жизни бывает, как правило, с точностью до наоборот: львиная доля отпусков приходится на летний период, в то время как в зимние месяцы наступает «отпускное» затишье. Соответственно, расходы на оплату отпусков распределяются крайне неравномерно по месяцам, и, как следствие, колеблется налоговая нагрузка. Чтобы оптимизировать налоговую нагрузку, НК РФ предоставляет налогоплательщикам право создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков (ст. 324.1 НК РФ). Главная цель такого резерва – равномерное включение расходов на оплату отпусков в состав расходов на оплату труда, уменьшающих налоговую базу, в течение года. О том, как создать и использовать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков для целей налогового учета, — узнаете, прочитав эту статью до конца.

Принципы создания резерва на оплату отпусков в налоговом учете

Как сказано в самом начале статьи, создание «отпускного» резерва – право, а не обязанность налогоплательщиков . При этом таким правом могут воспользоваться только те организации, которые уплачивают налог на прибыль и признают доходы и расходы по методу начисления.

! Обратите внимание: Организации, применяющие кассовый метод признания доходов и расходов (при УСН или ОСНО) не учитывают в налоговых расходах отчисления в резерв на оплату отпусков и, соответственно не создают такой резерв. Это связано с тем, что при кассовом методе отпускные включаются в расходы для целей налогообложения в момент их фактической оплаты (погашения задолженности) (Письмо Минфина РФ от 08.06.2011 № 03-11-06/2/90).

Если организация решила создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков с начала года, этот факт должен быть отражен в ее учетной политике для целей налогообложения. Отказаться от создания резерва возможно только со следующего года, внеся соответствующие изменения в учетную политику. То есть отказаться от создания резерва в течение года нельзя. Помимо факта создания резерва на оплату отпусков в учетной политике также следует отразить :

• способ резервирования;
• предельную сумму отчислений в резерв и ежемесячный процент отчислений.

В соответствии с требованиями налогового законодательства, для определения ежемесячного процента отчислений в резерв организация обязана составить специальный расчет (смету) (абз. 2 п. 1 ст. 324.1 НК РФ). Кроме того, фактические суммы отчислений в резерв, а также ежемесячное использование резерва должны отражаться в налоговом регистре. Поскольку формы сметы резерва предстоящих расходов на оплату отпусков и налогового регистра по его использованию не установлены, организация должна разработать их самостоятельно и утвердить в приложении к учетной политике для целей налогообложения или в отдельном приказе.

Расчет отчислений в резерв на оплату отпусков

Ели организация создает резерв на оплату отпусков, то в расходы на оплату труда включаются не суммы фактически начисленных сотрудникам отпускных (и страховые взносы с них), а суммы ежемесячных отчислений в резерв. В этом и состоит суть создания резерва: в выравнивании и планировании расходов в течение налогового периода. Как же рассчитать ежемесячные отчисления в резерв на оплату отпусков?

1. На 1 января текущего года необходимо определить ежемесячный процент отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Этот показатель рассчитывается по формуле:

• Предполагаемая сумма расходов на оплату отпусков (в том числе дополнительных отпусков) может определяться одним из способов, закрепленным в учетной политике организации:
  • по данным предыдущего года;
  • исходя из количества дней отпуска, запланированного на текущий год (например, на основании ) и среднедневного заработка сотрудников.

! Обратите внимание: Предполагаемая сумма расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) представляет собой предельную величину отчислений в резерв на оплату отпусков (абз. 2 п. 1 ст. 324.1 НК РФ). То есть ежемесячные отчисления в резерв производятся до тех пор, пока их сумма не станет равна предельной величине.

• Предполагаемая сумма расходов на оплату труда за текущий год также может быть определена несколькими способами:
  • по данным предыдущего года;
  • исходя из сведений о фонде оплаты труда на текущий год (например, на основании штатного расписания). Такой способ больше подойдет для организаций, в которых заработная плата сотрудников в большей степени состоит из окладной составляющей.

! Обратите внимание: Предполагаемая сумма расходов на оплату труда, используемая для расчета ежемесячных отчислений в резерв на оплату отпусков, не включает в себя:

• оплату отпускных. Если за основу принимается сумма оплаты труда за предыдущий год, из нее необходимо исключить суммы начисленных отпускных;
• выплаты физическим лицам по договорам гражданско-правового характера.

Пример расчета ежемесячного процента отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков

* — суммарный тариф страховых взносов, применяемых в организации, на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством

Расчет ежемесячного процента отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков на текущий год оформляется внутренним документом – сметой.

1. На последнее число каждого месяца рассчитывается сумма отчислений в резерв на оплату отпусков на основании ежемесячного процента отчислений и фактических расходов на оплату труда за месяц:

Указанная сумма отчислений в резерв включается в налоговые расходы на оплату труда соответствующего периода (п. 24 ст. 255 НК РФ). Ежемесячные отчисления в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков производятся до тех пор, пока их сумма с начала года не станет равна предельной величине отчислений в резерв. После этого отчисления в резерв на оплату отпусков не производятся и не включаются в расходы для целей налогообложения.

! Обратите внимание:

• Если организация создала резерв на оплату отпусков в налоговом учете и ежемесячно производит отчисления в такой резерв, то фактические расходы на оплату отпускных не включаются в налоговые расходы (Письмо Минфина РФ от 01.04.2013 № 03-03-06/2/10401)
• Компенсации за неиспользованный отпуск, включая страховые взносы с них, не могут быть списаны за счет резерва на оплату отпусков, поэтому они признаются в расходах на оплату труда (Письмо Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29).

Пример расчета ежемесячных отчислений в резерв на оплату отпусков

Налоговый учет отчислений в резерв на оплату отпусков, а также использования резерва ведется в соответствующем налоговом регистре, форму которого организация вправе разработать самостоятельно.

Инвентаризация резерва предстоящих расходов на оплату отпусков

Очевидно, что сумма фактически начисленных за год отпускных скорее всего не будет в точности совпадать с суммой отчислений в резерв на оплату отпусков. Чтобы привести в соответствие фактические расходы с расходами, учтенными в течение года, организации необходимо провести инвентаризацию резерва по состоянию на 31 декабря текущего года (п. 4 ст. 324.1 НК РФ). Для этого можно воспользоваться данными регистра налогового учета резерва на оплату отпусков, в котором отражена сумма резерва, начисленная за год, и сумма фактически начисленных отпускных.

Дальнейшие действия зависят от того, будет создаваться резерв на оплату отпусков в следующем году или нет.

1. Резерв на оплату отпусков будет создаваться в следующем году.

• Необходимо определить остаток резерва, который может быть перенесен на следующий год. Для этого по каждому сотруднику рассчитывается сумма, необходимая для оплаты неиспользованных дней отпуска, по формуле (Письмо Минфина РФ от 11.01.2013 № 03-03-06/1/4):

Сложив суммы, необходимые для оплаты неиспользованных отпусков, по каждому сотруднику, в итоге получаем остаток резерва на оплату отпускных, который переносится на следующий год.

• Если сумма начисленного резерва больше суммы фактических расходов на оплату отпусков за год и остатка резерва, переносимого на следующий год, то разницу надо включить во внереализационные доходы на 31 декабря текущего года (п. 7 ст. 250, п. п. 3, 4 ст. 324.1 НК РФ).
• Если сумма резерва меньше суммы фактических расходов на оплату отпусков за год и остатка резерва, переносимого на следующий год, то разница подлежит включению в состав расходов на оплату труда на 31 декабря текущего года (п. п. 3, 4 ст. 324.1 НК РФ).

1. Резерв на оплату отпусков не будет создаваться в следующем году (внесены соответствующие изменения в учетную политику).

• Если сумма начисленного резерва меньше фактических расходов на оплату отпусков, то разницу надо включить в расходы на оплату труда на 31 декабря текущего года.
• Если сумма начисленного резерва больше фактических расходов на оплату отпусков, то разница подлежит включению во внереализационные доходы на 31 декабря текущего года (п. 7 ст. 250, п. 5 ст. 324.1 НК РФ).

В этой статье мы рассмотрели порядок формирования и использования резерва предстоящих расходов на оплату отпусков для целей налогового учета. О том, как создать , подробно написано в предыдущей статье. Таким образом, тема, казалось бы, одна – резерв на оплату отпусков – а посвящено ей сразу две полноценных статьи. Однако ничего удивительного в этом нет: резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете и в налоговом учете – это «две большие разницы». Вот лишь некоторые, самые существенные отличия:

Отличий в порядке формирования резерва на оплату отпусков в бухгалтерском и в налоговом учете, гораздо больше: проще, наверное, назвать, в чем их сходство. Главная, если не единственная, общая черта – обязательное отражение в учетной политике (бухгалтерской и налоговой, соответственно). А в остальном это два разных, никак не связанных между собой, объекта учета. Поэтому формирование резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете не обязывает формировать такой резерв и в налоговом учете, и наоборот .

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

1. Налоговый кодекс РФ
2. Письма Минфина РФ

• от 08.06.2011 № 03-11-06/2/90
• от 01.04.2013 № 03-03-06/2/10401
• от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29
• от 11.01.2013 № 03-03-06/1/4

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе