Предприятие может произвести оплату поставщику наличными или путем перевода денежных средств на расчетный счет поставщика (безналичная оплата). Оплата наличными производится с помощью документа Расходный кассовый ордер.

Безналичная оплата (перевод денежных средств на расчетный счет поставщика) фиксируется документом Списание безналичных денежных средств.

Документы могут быть оформлены на основании ранее оформленных документов Поступление товаров и услуг. Перевод денежных средств на расчетный счет поставщика оформляется в два этапа: оформление и печать платежного документа (исходящего платежного поручения) и оформление фактического перечисления денежных средств с расчетного счета предприятия на расчетный счет поставщика (после получения банковской выписки).

Такой порядок ввода документов может быть в том случае, если на предприятии не ведется планирование поступлений и не контролируется расход денежных средств. Если на предприятии необходимо контролировать расход денежных средств, то расход денежных средств производится в соответствии с утвержденной заявки на расходование денежных средств. Для реализации такого варианта оплаты в программе, в разделе Администрирование - Организации и денежные средства должен быть установлен флажок Заявки на расходование денежных средств.

Контроль денежных средств можно осуществлять только в определенных кассах или на расчетных счетах. Предусмотрена возможность определить список тех касс и расчетных счетов, расход денежных средств из которых будет контролироваться. Это определяется в карточке конкретной кассы или расчетного счета.

Для контроля расхода денежных средств используется документ Заявки на расходование денежных средств.

Как запланировать и согласовать с руководством расход денежных средств.

Для того чтобы использовать механизмы планирования и контроля расхода денежных средств, необходимо, чтобы в разделе Администрирование – Организации и денежные средства был установлен флажок Заявки на расходование денежных средств.

Предусмотрена также возможность контроля расхода денежных средств в соответствии с установленными лимитами расхода денежных средств. Для осуществления такого контроля следует установить дополнительные флажки для контроля лимита в разделе Администрирование – Организации и денежные средства.

Лимит расхода денежных средств устанавливается на месяц и детализируется до статей движения денежных средств (оплата поставщикам, выдача зарплаты, коммерческие расходы и т.д.). Список статей движения денежных средств может быть произвольно дополнен пользователем (раздел Финансы – Настройки и справочники – Статьи движения денежных средств).

Предусмотрена возможность установки лимитов расхода денежных средств по каждому подразделению и по каждой организации.

Следует отметить, что если по какой-либо статье движения денежных средств расход контролировать не надо, то ее все равно необходимо включить в табличную часть документа Лимиты расхода ДС, для нее должен быть установлен вариант контроля не ограничено. Предусмотрена возможность автоматического заполнения табличной части документа всеми статьями движения по расходу денежных средств или теми лимитами расхода ДС, которые были установлены в предыдущем месяце.

Процесс согласования и утверждения заявки состоит из следующих этапов.

• Подготовка заявки инициатором платежа.
• Согласование заявок.
• Утверждение заявок (подготовка заявок к оплате).

Подготовка заявки инициатором платежа.

Заявка на расходование денежных средств оформляется менеджером на основании документа поставки. Заявку на расходование денежных средств можно создать из списка или из формы документа.

Предусмотрена также возможность оформления одной заявки по нескольким документам поставки или без указания расчетного документа.

В новой заявке на расходование денежных средств заполняются все данные из того документа, на основании которого оформляется заявка. Менеджер контролирует правильность заполнения данных в заявке, устанавливает предполагаемую дату оплаты и проводит ее. Заявка проводится в статусе Не согласована.

К заявке менеджер может присоединить печатные копии счетов на оплату, выставленных поставщиком, документы поставки или какие-либо другие документы, которые подтверждают необходимость расхода денежных средств. Для этого используется механизм Присоединенные файлы (команда на панели навигации формы). Если заявка должна быть обязательно оплачена, то менеджер может установить у нее высокий приоритет.

Согласование заявок.

Список несогласованных заявок передается на согласование руководителю подразделения (казначею, финансовому директору). Для согласования заявок предусмотрено отдельное рабочее место Заявки к согласованию (раздел Финансы). Согласовать заявки смогут только те пользователи, у которых установлено право (роль) Согласование заявок на расходование денежных средств.

В списке можно отобрать те несогласованные заявки, по которым подходит срок оплаты. Для этого в списке нужно установить отбор по статусу Не согласована и по дате оплаты.

Также можно отдельно рассмотреть заявки, которые имеют наиболее высокий приоритет, и заявки по каждой организации.

При просмотре заявок руководитель подразделения (казначей, финансовый директор) видит в списке всю необходимую информацию о заявке: сумму заявки, получателя и т. д. Не открывая списка, он может посмотреть обоснование необходимости расхода средств по заявке (присоединенные файлы). Для этого нужно нажать пиктограмму.

Для согласования (отклонения) нескольких заявок на оплату можно выделить в списке нужные заявки и выбрать соответствующие команды:

• Согласовать заявки – если необходимо согласовать заявки на расходование денежных средств;
• Отклонить заявки – если заявки на расходование денежных средств должны быть отклонены.

Заявка проводится в статусе Согласовано. При согласовании заявки происходит контроль установленного лимита расхода денежных средств. Возможность согласования заявок сверх лимита доступна всем тем пользователям, которые имеют право на согласование.

Можно организовать согласование заявки несколькими лицами. В этом случае процесс согласования заявки можно организовать в программе 1С:Документооборот, используя возможности совместного использования программ Управление торговлей и 1С:Документооборот.

Утверждение заявок (подготовка заявок к оплате).

Для утверждения заявок у пользователя должна быть определена дополнительная роль – Утверждение к оплате заявок на расходование денежных средств. В программе эта роль установлена для профиля доступа Казначей.

Информация о согласованных заявках попадает в платежный календарь (раздел Финансы).

Сумма согласованных платежей по заявкам отображается в графе Все ожидаемые.

Финансист анализирует возможность оплаты заявок в указанный день наличными или перечислением денежных средств с расчетного счета. Заявка может быть открыта непосредственно из календаря и для нее может быть уточнена дата и способ оплаты. То есть в соответствии с доступным остатком денежных средств в различных кассах и на расчетных счетах финансист определяет как лучше оплатить данную заявку.

Непосредственно из календаря можно оформить распоряжение на перемещение денежных средств (из другой кассы, другого расчетного счета) или зарегистрировать ожидаемое поступление денежных средств (поступление дополнительных займов, кредитов и т.д.).

После уточнения даты и способа оплаты финансист утверждает заявки (устанавливает для них статус К оплате).

После окончательного утверждения заявок он проверяет возможность оплаты заявок. Сумма по утвержденным заявкам отображается в графе К оплате.

После утверждения заявки (установки статуса К оплате) можно оформлять платежный документ на расходование денежных средств.

После утверждения заявки желательно оформлять платежные документы с указанием того вида оплаты, который был зарегистрирован в заявке. Однако допускается и оформление другого вида платежа. Например, часть заявки может быть оплачена наличными, а часть – путем перечисления денежных средств с расчетного счета.

В случае наличных платежей оформляется документ Расходный кассовый ордер. Заявка на расходование денежных средств будет показана в качестве распоряжения на оплату в списке расходных кассовых ордеров. Для фиксации оплаты достаточно нажать на кнопку Оплатить. Информация в расходном кассовом ордере будет оформлена в соответствии с данными утвержденной заявки.

Перечисление денежных средств с расчетного счета оформляется в два этапа:

1. Оформляется и печатается платежное поручение. Платежное поручение передается в банк.
2. Регистрируется фактическое списание денежных средств с расчетного счета при получении выписки из банка о движении средств по расчетному счету.

Как оформить и распечатать платежный документ.

В программе можно оформить любой вид платежного документа: Платежное поручение исходящее, Аккредитив переданный, Инкассовое поручение переданное и т. д. Для регистрации всех этих видов документов в программе используется один документ – Списание безналичных денежных средств.

Какой именно вид платежного документа оформляется для передачи в банк, определяется установкой соответствующего типа в документе Списание безналичных денежных средств.

Перечень тех документов, по которым необходимо зарегистрировать оплату, отображается на странице К оплате списка документов Безналичные платежи.

Если планирование денежных средств не используется (снят флажок Заявки на расходование денежных средств в настройках), то в этом списке будут отображаться все те документы, по которым необходимо оформить расход денежных средств: заказ поставщику, поступление товаров и услуг и т. д.

Если взаиморасчеты с поставщиком ведутся в целом по договору (без детализации по заказам или накладным), то в списке будет отображаться сумма задолженности поставщику по договору.

Если на предприятии используется планирование денежных средств, то в этом списке будут отображаться только утвержденные заявки на расходование денежных средств (заявки со статусом К оплате).

Для оформления платежного документа на списание безналичных денежных средств нужно нажать кнопку Оплатить. Будет сформирован документ Списание безналичных ДС. Информация в документе будет заполнена в соответствии с утвержденной заявкой на расходование денежных средств. В табличной части документа будет заполнен тот объект расчета (Договор с поставщиком, Заказ поставщику, Поступление товаров и услуг), который был указан в заявке на расходование денежных средств.

После проведения документа автоматически заполняется сумма и валюта взаиморасчетов. Валюта взаиморасчетов определяется той валютой взаиморасчетов, которая была определена в объекте расчетов, указанном в платежном документе. В нашем случае объектом расчетов является документ поступления, в нем указана валюта взаиморасчетов рубль, поэтому сумма взаиморасчетов будет также зафиксирована в рублях.

Платежный документ печатается и передается в банк. Для правильного оформления платежного поручения нужно внимательно проверить и при необходимости откорректировать все реквизиты, которые представлены в поле Назначение платежа. Для автоматического заполнения назначения платежа использует команда Вставить. С помощью этой команды можно заполнить список тех документов, по которым надо зарегистрировать оплату (указанных в табличной части документа в качестве объекта расчетов).

Как зарегистрировать факт перечисления денежных средств с расчетного счета предприятия на расчетный счет поставщика.

После получения банковской выписки с отметкой о перечислении денежных средств с расчетного счета торгового предприятия на расчетный счет поставщика в платежном поручении устанавливается флажок Проведено банком.

Предусмотрена возможность установки групповой отметки проведения банком выделенных списке платежей.

В момент получения банковской выписки бухгалтер должен выполнить следующие действия.

• В списке Безналичные платежи установить банковский счет и период, которые указаны для платежей в банковской выписке.
• Нажать кнопку Непроведенные банком. В списке останутся только те платежи, в которых не установлена отметка проведения банком.
• Используя кнопки Поступление и Списание зарегистрировать те платежи, которые надо отразить в банковской выписке.
• Выделить список всех платежей и нажать на кнопку Проведено банком.
• В появившемся диалоговом окне установить дату проведения платежей банком и нажать кнопку ОК.

Для всех отмеченных платежей будет установлен флажок Проведено банком. Для сверки платежей с полученной выпиской банка используется отчет Ведомость по дням, который вызывается гиперссылкой из списка.

Следует отметить, что в программе предусмотрена возможность автоматической регистрации платежей с помощью программы «Клиент банка». Запуск программы производится по кнопке Обмен с банком в списке Безналичные платежи.

Предусмотрена также смешанная оплата. То есть часть суммы может быть оплачена наличными, а часть – путем перевода денежных средств на расчетный счет поставщика. При этом на основании заявки на расходование денежных средств (или документа поступления) оформляются два документа: Расходный кассовый ордер и Списание безналичных денежных средств.

Информацию об оплате поставщику можно получить в отчете Карточка расчетов с поставщиками. Отчет вызывается из карточки поставщика.

Как оформить оплату поставщику в валюте путем перевода денежных средств на валютный расчетный счет.

Оформление такой операции имеет смысл только в том случае, если производятся расчеты с иностранным поставщиком. Валюта, в которой проводятся расчеты с поставщиком, определяется в договоре с поставщиком. Если договоры не используются, то валюта взаиморасчетов определяется в заказе поставщика или в документе поступления, если заказ поставщику не оформляется.

Денежные средства должны быть переведены с валютного счета предприятия на валютный счет поставщика.

Эта операция оформляется с помощью документа Списание безналичных ДС с последующей регистрацией оплаты (установка флажка Проведено банком) после регистрации банковской выписки. В документе выбирается расчетный счет. В нем должна быть указана та валюта, в которой необходимо перевести денежные средства на расчетный счет поставщика. Валюта расчетного счета может не совпадать с той валютой, в которой оформлены документы с поставщиком (договор поставщика, заказ поставщика, документ поставки). Например, взаиморасчеты с поставщиком ведутся в евро, а денежные средства переводятся в долларах. После оформления таких операций необходимо оформить переоценку валютных средств. Документ переоценки создается автоматически при выполнении обработки Закрытие месяца (раздел Финансы). Программа сама определяет нужно ли выполнять переоценку, автоматически переоценивает расчеты с поставщиками, вычисляет курсовую разницу и относит ее на прочие доходы (или расходы).

Вопрос

Мы работаем на упрощёнке доходы-расходы. К нам приезжает поставщик с товаром, за товар мы расплачиваемся наличными денежными средствами, он нам дает доверенность в получении денежных средств. В книге доходов и расходов я его списываю по расходнику, к которому прилагаю доверенность. Правильно ли это.

Ответ

Описанный вами способ можно использовать, если расчеты наличными не превышают 100 000 руб. по одному договору (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого (п. 1 ст. 182 ГК РФ). Доверенность есть письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ).

В данном случае расчеты производятся с физическим лицом, представляющим организацию-продавца по доверенности, поэтому выдавать из кассы организации представителю продавца можно не более 100 тыс. руб. по одному договору. Деньги выдаются по расходному кассовому ордеру получателю по предъявлении доверенности и документа, подтверждающего его личность (п. 6, абз. 2 пп. 6.1 п. 6 Указания Банка России N 3210-У).

Организация вправе расходовать выручку (наличные деньги, поступившие в ее кассу за проданные товары) только на цели, перечисленные в п. 2 Указания Банка России N 3073-У, которым, в частности, предусмотрена возможность расходования средств на оплату товаров.

Заметим, что выдача денег представителю продавца по доверенности равнозначна внесению денег непосредственно в кассу продавца. При этом право поставщика требовать от организации оплаты прекращается именно в момент передачи денег представителю продавца, уполномоченному на получение денег доверенностью, а не в момент внесения денег в кассу продавца его представителем. Аналогичный по сути вывод сделан в Постановлении ФАС Московского округа от 12.11.2012 по делу N А40-24114/12-114-219.

В то же время представитель продавца должен выдать кассовый чек, так как оплата происходит наличными денежными средствами. Однако если чек контрольно-кассовой техники представителем организации не будет выдан, то это грозит административным штрафом только самой организации-продавцу (поставщику). Сумма штрафа: от 3000 руб. до 4000 руб. - для руководителя организации, и от 30 000 руб. до 40 000 руб. - для самрой организацию (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт", ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

Из всего вышесказанного следует, что выдавая деньги подобным образом, вы не нарушаете порядок ведения кассовых операций. А вот ваш поставщик нарушает.

В то же время мы не можем гарантированно утверждать, что отсутствие чека ККТ, либо других документов от поставщика, например - накладной по форме ТОРГ-12, товарной накладной и т.п. дает вам возможность оприходовать товары в целях бухучета и списать их расходы при УСН. Ведь описанный вами способ передачи денег затрагивает только операции по кассе. А для того, чтобы списать стоимость ценностей, должны быть документы, подтверждающие их покупку и переход к вам права собственности на них. У вас же есть документы, только подтверждающие их оплату.

Поэтому на наш взгляд, получая от вас деньги, пусть и по доверенности, представитель поставщика должен вам выдать документы на товары, а также чек ККТ - этого сейчас существует автономные переносные кассы. Либо иногда бывает, что представитель сразу приезжает с чеком.

Либо, например, если продавец - плательщик ЕНВД, по вашему требованию он должен выдавать товарный чек с обязательными реквизитами. Если продавец выдает произвольный документ - у вас могут не принять расходы в целях налогообложения по УСН. И подобные судебные разбирательства случаются, например - постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 09.09 2014 по делу № А72-10750/2012

Ошибки в документах, выданных продавцом на ЕНВД, привели к тому, что покупателю доначислили налог по УСН

Таким образом, тот факт, что вы выдали кому-то деньги из кассы по расходному кассовому ордеру, еще не означает, что на эти деньги вы купили что-то для нужд организации, и имеете основания списать эту покупку на расходы по УСН. Ведь при отсутствии документов о переходе права собственности производственная необходимость покупки не подтверждена.

Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Поставщик пришел за наличными: выдаем деньги правильно

Тему статьи предложила Валентина Владимировна Бондаренко, главный бухгалтер ООО «Аскат», г. Новоалтайск.

Представитель поставщика может прийти к вам в организацию с доверенностью на получение наличных денег по разным причинам. Например, ваш директор подписал договор, по условиям которого водитель-экспедитор поставщика привозит вам товары и тут же получает наличные в их оплату. Или вашему кредитору по каким-то причинам удобнее получить долг наличными. Посмотрим, как оформить выдачу денег.

Подотчетник тут лишний

Многие убеждены, что нельзя оплачивать приобретенные товары (работы, услуги) из своей кассы напрямую представителю поставщика. А если уж представитель явился за наличными, то нужно оформить все так, как будто кассир сначала выдал деньги под отчет какому-либо работнику своей фирмы, потом тот расплатился с поставщиком и составил авансовый отчет.

Внимание

Выдавать из кассы представителю поставщика можно не больше 100 тыс. руб. по одному договор уп. 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У (далее - Указание ЦБ № 3073-У) .

На самом деле никакого нарушения в выдаче денег из кассы сразу представителю поставщика нет. Это соответствует:

• гражданскому законодательству. Выплата представителю поставщика по имеющейся у него доверенности равнозначна внесению денег непосредственно в кассу поставщика или перечислению на его счет. В результате право поставщика требовать от вас оплату будет прекращено, причем уже в момент выдачи денег из вашей кассы, а не в момент внесения представителем денег в кассу поставщик аст. 182 ГК РФ ; Постановление ФАС МО от 12.11.2012 № А40-24114/12-114-219 ;
• правилам расчетов наличными. В них выдача денег под отчет и оплата приобретаемых товаров, работ, услуг указаны как две отдельные статьи расходов из касс ып. 2 Указания ЦБ № 3073-У ;
• правилам ведения кассовых операций. Они не ограничивают выплаты из кассы выдачей денег только работника мп. 6.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание ЦБ № 3210-У) .

Требуем документы

Передачу денег представителю поставщика важно оформить правильно. Ведь всегда остается риск, что он по каким-либо причинам не довезет деньги до своей кассы. Тогда поставщик будет считать поставку неоплаченной и, скорее всего, станет требовать от вас сумму оплаты и неустойку. Чтобы свести этот риск к минимуму, нужно получить у представителя все необходимые документы и правильно оформить РКО. Вот как это сделать.

Во-первых, потребуйте доверенность на получение именно у вашей организации конкретной суммы по конкретному договору (счету, товарной накладной и т. п.). Ее у представителя нужно взять до выдачи денег и затем приложить к РКОп. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Реквизиты доверенности указывайте в строке РКО «Приложение».

Если доверенность оформлена на получение у вас нескольких выплат, ее нужно забрать при первой же выдаче денег. Она должна храниться в вашей организации у кассира. Прикладывайте ее копию к РКО на каждую выплату, а к расходнику на последнюю приложите оригина лп. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У .

Сложнее, если доверенность оформлена на получение нескольких выплат у разных организаций и из-за этого представитель поставщика не хочет оставлять оригинал у вас. Конечно, для соблюдения кассовых правил достаточно, чтобы у вас осталась копия, которая заверена в порядке, определенном руководителем вашей организаци ип. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Но соглашаться на это опасно.

Без передачи вам доверенности деньги не выдавайте. Она необходима не только для соблюдения правил ведения кассовых операций. Оригинал доверенности понадобится вам:

• для подтверждения того, что вы оплатили приобретенные товары, работы, услуги надлежащему лицу, - на случай, если поставщик заявит, что не получал от вас оплаты. Ведь если вы не воспользовались своим правом потребовать доказательств того, что выдаете деньги надлежащему лицу, то все риски, связанные с тем, что поставщик не получит оплату, несете именно выст. 312 ГК РФ ;
• для подтверждения оплаты расходов на УСНО и на кассовом методе расчета налога на прибыль. Без доверенности налоговики могут счесть оплату товаров, работ, услуг неподтвержденной и уберут расходы на них из расчета налоговой базы. Ведь РКО подтверждает только выдачу денег из кассы, а доверенность - то, что деньги выданы конкретному поставщику в оплату конкретных товаров, работ, услуг.

Поэтому заранее обговаривайте это с поставщиками, а еще лучше - укажите в договоре, что условием получения денег является передача вам оригинала доверенности.

Доверенность не нужна, если:

• <или> ваш поставщик - ИП и деньги вы выдаете ему лично;
• <или> деньги получает руководитель организации-поставщика. Руководитель представляет юрлицо без доверенност ип. 3 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; пп. 1, 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ .

Во-вторых, представитель поставщика в момент получения от вас денег должен выдать вам кассовый чекп. 1 ст. 2 , ст. 1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ . Для этого у него должна быть мобильная ККТ. Но на деле это пока скорее редкость, а чаще бывает по-другому.

СИТУАЦИЯ 1. Поставщик чек ККТ вообще не выдает. За это его могут оштрафоват ьч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ . Но такой штраф - только его проблемы. А означает ли отсутствие чека какие-либо неприятности для вашей организации? Вряд ли.

Для признания расходов по налогу на прибыль и вычета НДС достаточно первички на приобретенные вами товары (работы, услуги) и счета-фактуры.

В договоры с условием оплаты наличными из кассы лучше включить условие о том, что деньги выдаются только в обмен на чек ККТ. Это позволит без споров с контрагентом и инспекцией списать расходы на упрощенке.

На УСНО и при кассовом методе на ОСНО подтверждением оплаты расходов будут РКО с доверенностью. Оплата - это прекращение такого обязательства приобретателя товаров (работ, услуг) перед их продавцом, которое непосредственно связано с их поставко йп. 3 ст. 273 , п. 2 ст. 346.17 НК РФ . Ваше обязательство оплатить товары прекращается, как мы уже сказали, в момент выдачи денег представителю поставщик ап. 1 ст. 182 ГК РФ .

Вместе с тем есть давнее Письмо Минфина, где он говорит, что для подтверждения оплаченных наличными «упрощенных» расходов кассовый чек необходи мПисьмо Минфина от 21.02.2008 № 03-11-05/40 . Поэтому нельзя исключать, что ваша ИФНС при проверке снимет расходы, на которые нет чека ККТ.

СИТУАЦИЯ 2. Вы получаете от поставщика чек ККТ, дата на котором не совпадает с датой РКО (то есть с днем выдачи вами денег из кассы), потому что:

• <или> поставщик выбивает чек на своей стационарной ККТ только тогда, когда его представитель привозит полученные от вас деньги в кассу (а это может произойти и на следующий день). И потом только передает этот чек вашей организации. Это неправильно. Чек должен быть выбит в момент расчета, а расчет происходит не в момент поступления денег в кассу поставщика, а в момент выдачи денег представителю, так как он при этом представляет свою организацию;
• <или> поставщик выбивает чек заранее, когда отправляет к вам своего представителя, а представитель добирается к вам лишь на следующий день. Налоговики считают, что выбивать чек заранее - нарушение, но опять же не ваше, а продавц аПисьмо ФНС от 10.07.2013 № АС-4-2/12406@ .

Заранее договаривайтесь о том, чтобы вам давали чек ККТ с датой выдачи вами денег. Но если это по каким-то причинам невозможно, то лучше уж чек с «неправильной» датой, чем никакого.

Не нужно требовать от представителя поставщика предоставить квитанцию к ПКО на причитающуюся ему сумму оплаты. Приходный ордер в кассе поставщика должен быть оформлен на вносителя денег, то есть на самого представителя. И квитанция к приходнику должна остаться у него - у вас ее быть не может. К тому же как подтверждение оплаты расходов на УСНО и при кассовом методе на ОСНО квитанция к ПКО вам не нужна.

Оформляем РКО

Вот образец правильного оформления РКО.

Также, заполняя РКО, учтите следующее.

Во-первых, нельзя, как это нередко делают, указывать в РКО только наименование поставщика и реквизиты доверенности без ф. и. о. представителя и его паспортных данных. Это опасно - сама по себе доверенность на получение денег без подписанного представителем поставщика РКО не доказывает того, что он их получи лПостановление ФАС МО от 13.10.2004 № КГ-А40/9251-04 .

Нельзя также, получив от представителя чек ККТ и/или квитанцию к ПКО, просто указать их реквизиты в строках «Основание» и «Приложение», приложить их к расходнику и считать, что это успешно заменяет подпись на РКО конкретного человека, которому были выданы деньги, и передачу вам доверенности. Рассматривая похожую ситуацию, суд указал, что сами по себе квитанции к ПКО без доверенности не являются достаточным доказательством получения поставщиком оплаты товара, если оплата происходила на территории покупател яПостановление ФАС СКО от 19.03.2004 № Ф08-875/2004 .

Если необходим наличный расчет, лучше договариваться с поставщиком о том, что организация сама направит к нему своего представителя с деньгами в оплату товаров (работ, услуг). А когда за оплатой приезжает представитель поставщика, трудно убедиться, что у него точно есть полномочия на получение денег, и всегда остается риск, что поставщик будет считать поставку неоплаченной.

Кассир вправе выдать наличные только непосредственно получателю, указанному в РКО, и только после проведения его идентификации по предъявленному им паспорту и доверенност ип. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . А выдает он их не организации-поставщику в целом, а конкретному человеку, который ее представляет. Кроме того, указание ф. и. о. человека, который получает деньги, и наличие его подписи предусмотрено и самой формой РКО.

Во-вторых, если не указать в строке «Основание» реквизиты договора (счета), накладной, акта и наименования товаров (работ, услуг) и при этом наименований не будет в чеке ККТ, то это может стать для суда одним из аргументов в пользу того, что приобретенные товары, работы, услуги не считаются оплаченными и с покупателя следует взыскать деньги за нихПостановление ФАС СЗО от 20.03.2013 № А56-6781/2012 .

Иногда в этой строке указывают только реквизиты счета-фактуры. Как основание для расчетов он не вполне подходит, поскольку является документом НДС-учет ап. 1 ст. 169 , п. 3 ст. 168 НК РФ . Однако ничего страшного в этом нет, так как по указанному в РКО счету-фактуре обычно можно установить, какую именно поставку вы оплатили.

Если вы платите сразу по нескольким договорам или поставкам, лучше составить отдельный расходник на выплату по каждому договору (поставке). Тогда будет четко видно, какая сумма по какой поставке оплачена.

Записывая этот РКО в кассовую книгу, в графе 2 укажите ф. и. о. представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика с пометкой «Оплата по такому-то договору за такие-то товары по такой-то товарной накладной».

Не забываем об ограничениях

Во-первых, помните о лимите расчетов наличными. Он составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договор ап. 6 Указания ЦБ № 3073-У . Если налоговики обнаружат нарушение лимита в течение следующих 2 месяце вч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ , штрафом наказываются обе стороны расчето вч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

Во-вторых, проверьте, за что вы платите и из каких денег. На оплату товаров, работ, услуг можно расходовать и наличную выручку, и другие поступления в кассу. А вот для расчетов по договору аренды недвижимости, по выдаче и возврату займов и процентов по ним наличные вы обязаны снять с расчетного счет ап. 4 Указания ЦБ № 3073-У .

В-третьих, если речь идет о выдаче из кассы предоплаты в счет предстоящей поставки, имейте в виду, что Минфин как-то высказался против вычета НДС с оплаченных наличными авансо вп. 2 Письма Минфина от 06.03.2009 № 03-07-15/39 . Суды, правда, с этим не согласн ыПостановление 18 ААС от 03.05.2011 № 18АП-3563/2011 .

Если в вашем договоре с поставщиком не предусмотрен наличный расчет, то это не препятствие выдать деньги представителю, который пришел с доверенностью. Ведь выданная поставщиком доверенность на получение наличных является по сути предложением изменить указанный в договоре способ расчетов, а согласие вашего руководства оплатить поставку из кассы - акцептом этого предложения. То есть для этого не обязательно составлять допсоглашение к договору. Но важно, чтобы распоряжение руководителя выдать деньги из кассы было письменным - или в виде отдельного документа, или в виде подписи на РКО.

ЗАО «Консалтинговая группа «Зеркало»
И.П. Комиссарова, консультант ЗАО «Консалтинговая группа «Зеркало»

Каждая организация в процессе своей деятельности помимо безналичных денежных средств получает и расходует наличные деньги. В статье рассмотрены наиболее актуальные вопросы документального оформления, возникающие при осуществлении этих операций.

Все операции с наличными деньгами организации обязаны вести по правилам, которые изложены в Порядке ведения кассовых операций (далее -- Порядок). Он утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40. Помимо этого организации должны соблюдать нормы Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее -- Закон № 54-ФЗ).

Одновременное применение указанных нормативных актов в основном и создает проблемы, связанные с документальным оформлением, которые появляются у бухгалтеров при работе с денежной наличностью. Причем они возникают, когда организация выступает как в роли продавца, так и покупателя. Рассмотрим эти проблемы.

Приход денег в кассу

Как известно, приход наличных денег одной организации от другой оформляется следующим образом. На сумму полученных наличных денег организации пробивают кассовый чек и, кроме того, обязательно выписывают .

Такой порядок применяется по требованию налоговых органов. Они исходят из того, что организации, получая наличные деньги, обязаны пробивать кассовый чек на основании Закона № 54-ФЗ. Напомним, что в этом законе говорится, что наличные денежные расчеты за реализованные товары (выполненные работы, оказанные услуги) должны осуществляться с применением контрольно-кассовой техники (ККТ). При этом покупателям независимо от того, гражданин это или организация, надо выдавать кассовые чеки.

Приходный кассовый ордер продавцы должны выписывать, руководствуясь пунктом 13 Порядка, который после принятия Закона № 54-ФЗ по-прежнему продолжает действовать. В этом пункте предусмотрено, что прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам. Ордера должны быть подписаны главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным распоряжением руководителя предприятия.

Таким образом, при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денег обязательно пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер. Но, соблюдая эти правила, организации, по сути, должны отражать поступившие наличные деньги в кассовой книге два раза.

Первый раз они записывают полученную сумму в кассовой книге на основании приходного кассового ордера, а второй -- после снятия Z-отчета с ККТ.

Чтобы избежать двойного отражения поступивших сумм, вести учет в кассовой книге надо следующим образом. После снятия Z-отчета с ККТ выручку в кассовой книге нужно отражать за минусом сумм, на которые уже выписан приходный кассовый ордер и которые в ней уже записаны. Именно такой выход предлагают в своих письмах налоговые органы.

Нарушать этот порядок, то есть оформлять приход денег одним из названных выше документов, по ряду причин нельзя. Так, если бухгалтер заполнит приходный кассовый ордер, но не выдаст кассовый чек, то в этом случае он нарушит законодательство о применении ККТ. Статьей 14.5 КоАП РФ за такое деяние предусмотрен административный штраф. Его размер составляет от 3000 до 4000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 40 000 руб. для организаций.

А если бухгалтер, напротив, выдаст кассовый чек, но не заполнит приходный кассовый ордер? Тогда банк, обслуживающий эту организацию, может расценить отсутствие этого документа как неоприходование в кассу денежной наличности. Дело в том, что действующий порядок требует проверять соблюдение правил работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций. При проверке банки руководствуются пунктом 13 Порядка. В нем установлено, что принимать деньги в кассу организации должны по приходному кассовому ордеру.

Штрафовать организацию за это нарушение будет не банк. На основании полученных из банка сведений штраф за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций взимают налоговые органы. Согласно статье 15.1 КоАП РФ они имеют право оштрафовать организацию на сумму от 40 000 руб. до 50 000 руб., а ее должностных лиц на сумму от 4000 руб. до 5000 руб. Организациям же в этом случае придется доказывать, что на самом деле нарушения нет. Поэтому, чтобы не допускать нареканий со стороны контролирующих органов, принимая наличные деньги от организации, надо выдать ей и приходный кассовый ордер, и чек.

Расход денег из кассы

Другая проблема, как сказано выше, появляется у организаций, когда наличными деньгами они расплачиваются за купленные товары (выполненные работы, оказанные услуги). Такая оплата, как правило, производится через подотчетных лиц организации.

Выдача наличных денег подотчетным лицам осуществляется по правилам, которые изложены в пунктах 11 и 14 Порядка. Так, организация не имеет права выдавать подотчетные суммы работнику, если он не отчитался перед ней по ранее выданному авансу. Наличные деньги из кассы выдаются по расходному кассовому ордеру или другому надлежаще оформленному документу, например по заявлению на выдачу денег. На заявлении обязательно должен быть штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписывают руководитель и организации либо уполномоченные на это лица. Если на прилагаемых к расходным ордерам документах (например, заявлении) имеется разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна.

Приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг) должно быть подтверждено соответствующими документами. Вид этих документов зависит от двух факторов.

Во-первых, от имени кого работник, получивший деньги под отчет, выступает во время оплаты товаров (работ, услуг)? А именно: действует он от своего имени, то есть как физическое лицо, или от имени организации как ее представитель. Частным лицом он является, если у него нет доверенности от организации. При наличии довереннности он уже выступает как представитель организации.

Во-вторых, как он оплачивает товар (работы, услуги): через кассира- операциониста (например, в организации розничной торговли), через приемщика заказов (например, в организации бытового обслуживания населения) или непосредственно в кассу организации?

Рассмотрим эти варианты оплаты.

Работник как частное лицо

Если работник выступает как частное лицо и при этом оплачивает товары (работы, услуги) через кассира-операциониста (приемщика заказов), то организация вправе выдать покупателю только кассовый чек или иной документ, подтверждающий оплату. Например, бланк строгой отчетности. Приходные кассовые ордера и счета-фактуры при такой оплате организации выписывать не обязаны. Поэтому квитанцию к приходному кассовому ордеру и счет-фактуру работнику не выдадут.

Объясняется это следующим. Согласно пункту 13 Порядка приходные кассовые ордера оформляются при поступлении денег в кассу предприятия. В пункте 29 этого документа сказано, что кассой является изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Такое помещение должно иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки. Оно должно закрываться на две двери: внешнюю и внутреннюю. В кассе должно быть специальное окошко для выдачи и получения денег. Помимо этого помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.

Понятно, что место, где принимают деньги кассир-операционист и приемщик заказов, под это определение не подходит. А значит, оно не является кассой организации и приходный кассовый ордер в этом случае не оформляется. Кроме того, кассир-операционист и приемщик заказов в своей работе руководствуются не Порядком, а Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. Данный документ утвержден письмом Минфина России от 30.08.93 № 104. Согласно этим правилам оприходование денег и отражение их в кассовой книге в обязанности кассира-операциониста и приемщика заказов не входит. Эту работу, как правило, выполняет старший (главный) кассир, состоящий в штате организации.

Что касается счетов-фактур, то они в рассматриваемом случае не выписываются на основании пункта 7 статьи 168 НК РФ. В нем говорится, что требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. Речь идет об организациях, которые реализуют товары за наличный расчет, выполняют работы и оказывают платные услуги непосредственно населению.

Несколько иначе оформляются расчеты, если работник, не имея доверенности, вносит деньги за товары (работы, услуги) прямо в кассу организации-продавца . Счет-фактура в этом случае также не выписывается. Однако помимо кассового чека организация-продавец должна выдать работнику квитанцию к приходному кассовому ордеру. Таким образом, документами, подтверждающими оплату наличными деньгами товаров (работ, услуг), в рассматриваемой ситуации являются кассовый чек и квитанция к приходному кассовому ордеру, которые выдала организация-продавец.

Поскольку работник, не имеющий доверенности организации, при расчетах выступает как частное лицо, в отношении него действуют нормы Налогового кодекса, касающиеся физических лиц, а именно пункта 6 статьи 168. Этим пунктом установлено следующее. При реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма НДС включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма НДС не выделяется.

Это означает, что, даже если НДС будет выделен отдельной строкой в кассовом и товарном чеках, при отсутствии счета-фактуры у организации-покупателя нет права на вычет НДС. Ведь согласно статье 172 НК РФ счет-фактура является одним из документов, который необходим для предъявления уплаченного НДС к вычету.

Работник как представитель организации

Работник, выступающий от имени организации, должен иметь доверенность. Выдача доверенности регулируется статьей 185 Гражданского кодекса. В этой статье сказано, что доверенность представляет собой письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени организации должна выдаваться за подписью ее руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами. Она заверяется печатью организации. Доверенность, выдаваемая государственным и муниципальным предприятием, должна быть подписана главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Доверенность оформляется бухгалтерией организации в одном экземпляре и выдается получателю под расписку. Сегодня используются формы доверенности № М-2 и М-2а, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Форму № М-2а применяют организации, в которых получение товарно-материальных ценностей по доверенности носит постоянный характер.

Выдача доверенностей регистрируется в специальном журнале. В доверенности должны быть заполнены все предусмотренные реквизиты. Она должна иметь образец подписи лица, на которое она выписана. Как правило, доверенность выдается на 15 дней. Однако в ряде случаев она может быть выдана на месяц. Такая доверенность используется для получения материальных ценностей, оплаченных в порядке плановых платежей.

Подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, организация-продавец выписывает товарную накладную по форме № ТОРГ-12. Эта форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Давайте посмотрим, какие документы должны быть выданы подотчетному лицу, оплачивающему товары (работы, услуги) от имени организации-покупателя по доверенности.

В подтверждение получения денег от подотчетного лица организация-поставщик товаров (или организация -- исполнитель работ, услуг) обязана выписать приходный кассовый ордер. Квитанция к приходному кассовому ордеру, заверенная подписями главного бухгалтера организации-продавца (организации-исполнителя) или лица, на это уполномоченного, и кассира, с печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата выдается подотчетному лицу -- представителю организации.

Кроме того, ему должен быть выдан кассовый чек. Согласно пункту 3 статьи 168 НК РФ поставщик товара (исполнитель работ, услуг) обязан выписать подотчетному лицу, действующему по доверенности, счет-фактуру.

Обратите внимание : наличие у организации всех перечисленных документов дает ей право сумму НДС, уплаченную в стоимости товаров (работ, услуг), предъявить к вычету из бюджета.

Если среди названных документов по каким-либо причинам не окажется кассового чека, применить вычет по НДС организация не сможет. Такую позиция высказал Минфин России в письме от 17.06.2004 № 03-03-11/100. Как считает главное финансовое ведомство, кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товаров. Если чека нет, то не соблюдаются условия, указанные в пункте 2 статьи 171 НК РФ, которые необходимы для получения налогового вычета.

Подотчетное лицо, купившее товар для организации или оплатившее выполненные работы и услуги, обязано отчитаться перед бухгалтерией организации об израсходованных суммах. Причем сделать это нужно не позднее трех дней после истечения срока, на который были выданы наличные деньги. Отчет составляется по форме № АО-1 «Авансовый отчет», которая утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. В отчете отражается остаток или перерасход выданных денежных средств. Утвержденный руководителем организации авансовый отчет бухгалтерия принимает к учету. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо должно сдать по приходному кассовому ордеру в кассу организации. Перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расход наличных денег подотчетным лицом.

Предельный размер расчетов наличными

В заключение обратим внимание еще на один важный момент, касающийся наличных денежных расчетов.

Как известно, в расчетах наличными деньгами между собой организации должны соблюдать предельный размер, который составляет 60 000 руб. по одной сделке. Так определено пунктом 1 Указания ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке». В совместном письме ЦБ РФ от 02.07.2002 № 85-Т и МНС России от 01.07.2002 № 24-2-02/252 содержится разъяснение о том, что предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам по одному договору. Это значит, что независимо от того, сколько денежных документов оформлено по договору (один или несколько), сумма, внесенная наличными деньгами по нему, не должна превышать 60 000 руб.

За несоблюдение этого порядка со стороны, совершившей такой платеж, может быть взыскан штраф согласно статье 15.1 КоАП РФ. Об этом сказано в пункте 5 Разъяснений по отдельным вопросам Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и условий работы с денежной наличностью. Они приведены в письме ЦБ РФ от 16.03.95 № 14-4/95.

Источник материала: «РОССИЙСКИЙ НАЛОГОВЫЙ КУРЬЕР» №17