Расчет с поставщиками через кассу наличными. Наличные расчеты с организациями: проблемы документального оформления

По каждому поставщику нужно оформить свою заявку. Поскольку необходимо планировать выплату денежных средств из кассы предприятия, то следует выбрать форму оплаты - Наличные и указать ту кассу, из которой планируется выплатить денежные средства поставщику.

Можно с помощью одной заявки планировать наличные денежные средства на оплату по нескольким документам поставщика. Информация о документах поставщика указывается в табличной части документа.

Важно!

Если расчеты с поставщиком ведутся в разрезе договоров, то указание конкретных документов возможно только в том случае, если в договоре установлен порядок расчетов По заказам или По накладным.

Для планирования денежных средств и контроля текущего остатка в кассе используется отчет Платежный календарь. Чтобы контролировать текущий остаток в кассе, следует использовать вариант отчета Платежный календарь (по счетам, кассам).

Расчеты с поставщиком наличными

В настройках отчета следует установить отбор по той кассе, в которой необходимо проконтролировать остаток денежных средств.

В отчете будут показаны планируемые платежи поставщикам и рассчитан доступный остаток денежных средств. В приведенном на рисунке примере доступный остаток денежных средств в кассе был более двух миллионов рублей. До конца этой недели мы должны выплатить поставщикам: 18.07 сумму 21 000 рублей и 19.01 сумму 2 270 344 рубля. После того как мы выплатим эти суммы поставщикам, в кассе у нас останется 57 679 рублей 95 копеек.

Наверное, следует сократить наши расходы или оплатить поставщику безналом, поскольку в кассе у нас останется критичный остаток.

Планировать расходы денежных средств можно и без использования заявок на расходование денежных средств. Обязательность использования заявок для контроля расхода денежных средств настраивается для каждой кассы (расчетного счета). Это определяется установкой флажка Разрешить выдачу денежных средств без «заявок на оплату».

Если флажок установлен, то денежные средства из этой кассы могут быть выданы без предварительно утвержденной заявки.

В этом случае решение о том, оформлять заявку на расходование денежных средств или нет, принимает сам пользователь.

Если заявка на расходование денежных средств не используется, то планирование денежных средств может производиться на основе тех дат оплаты, которые указаны в этапах оплаты в заказе поставщику.

Планирование денежных средств может быть произведено в два этапа:

1. При оформлении заказа поставщику менеджер указывает даты и суммы оплаты в этапах оплаты поставщику. При поставке товаров в кредит дата оплаты указывается в документе поступления. Информация об этих датах и суммах планируемых платежей попадает в платежный календарь.
2. Оформляются и утверждаются заявки на расходование денежных средств. Уточняются даты и суммы оплаты. Эта информация отображается в платежном календаре, и на основе этих данных происходит окончательное планирование денежных средств.

Аналогичным образом происходит планирование денежных средств на расчетных счетах предприятия.

С наилучшими пожеланиями,

коллектив компании "АркНет"

Может ли предприятие напрямую рассчитаться с поставщиком ч/з сотрудника поставщика (например, пришел директор за оплатой к покупателю) за товарпо РКО, без составления авансового отчета у покупателя?Куда в таком случае "прицепить" чек кас.аппарата, который выдал поставщик? Или так делать нельзя и все-таки необходимо оформить в учете покупателяоплату за товар по ав. отчету?Спасибо.

Если деньги выдаются представителю поставщика непосредственно из кассы предприятия-покупателя, достаточно оформить РКО. Авансовый отчет, т.к. деньги сотрудникам под отчет не выдавались, оформлять не нужно.

При выдаче денег из кассы надо потребовать у представителя поставщика паспорт (или другой документ, удостоверяющий личность) и доверенность на получение денег по конкретному договору или накладной (п. 6.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 №3210-У), которую приложить к расходнику. Если деньги получает руководитель организации-продавца, доверенность не нужна.

Обоснование

Можно упростить кассовый учет, если поставщик сам приехал за деньгами

Многие компании убеждены, что нельзя выдать наличные из кассы напрямую представителю поставщика. Для этого сначала надо оформить подотчет на сотрудника, затем взять у него авансовый отчет с подтверждающими документами. Но это лишняя процедура. Кассовые правила не запрещают выдавать наличные напрямую поставщику. Ведь выдача денег под отчет и оплата товаров - это разные статьи расходов (п. 2 Указания ЦБРФот07.10.13 №3073-У). Но главное без ошибок составить документы.

Оформление у поставщика

При получении денег за отгруженные товары поставщик должен пробить кассовый чек (п. 1 ст. 2 Федерального закона от22.05.03 №54-ФЗ). Идеальный вариант - если сотрудник привез с собой мобильную ККТ. Тогда время на чеке и момент расчетов будут совпадать и у инспекторов не возникнет претензий (письмо ФНС России от10.07.13 №АС-4-2/12406@).

На практике мобильные кассы есть не у всех компаний. Поэтому можно пробить чек заранее или сразу же, как только представитель вернется в офис с деньгами. Главное, чтобы чек был выбит в тот же день, когда покупатель принял деньги. Иначе инспекторы на проверке могут оштрафовать поставщика на 40 тыс. рублей (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

После того как сотрудник привезет деньги, он внесет их в кассу компании. Надо оформить приходный кассовый ордер. В нем записать, от какой организации получены деньги и кто их внес.

Оформление у покупателя

При выдаче денег из кассы надо потребовать у представителя поставщика доверенность на получение денег по конкретному договору или накладной (п. 6.1 Указания ЦБРФот11.03.14 №3210-У). А оригинал документа приложить к расходнику. Доверенность подтвердит, что компания выдала деньги «физику», у которого есть полномочия на их получение. Документ не нужен, только если деньги из кассы забирает лично руководитель компании-поставщика.

В расходнике нужно записать, что деньги из кассы компания выдает поставщику, но через представителя. И обязательно внести его Ф. И. О. и паспортные данные. Также надо записать реквизиты договора и доверенности. А представитель должен записать сумму, которую получил, и поставить подпись (см. образец). Кассовый чек, который выдаст поставщик, не обязательно прикладывать к расходнику. Его можно хранить вместе с накладной на отгрузку.

Для выдачи из кассы организации наличных денежных средств представителю организации поставщика в счет оплаты товаров (работ, услуг) или в порядке предварительной оплаты за товары (работы, услуги) документ создается с операцией Оплата от покупателя.
Для данной операции на вкладке Реквизиты платежа указывается (рис. 2-21):
в реквизите Контрагент - юридическое лицо (предприниматель), представителю которой по доверенности выдаются денежные средства (ссылка на элемент справочника Контрагенты);
в реквизите Договор - основание платежа (ссылка на элемент справочника Договоры контрагентов). Для данной операции договор должен иметь вид С поставщиком, С комиссионером или С комитентом;
в реквизите Документ расчетов - оплачиваемый документ расчетов. Реквизит заполняется, если в свойствах договора ука-зано, что взаиморасчеты по нему ведутся По расчетным документам;
в реквизите Ставка НДС - ставка налога на добавленную стоимость, по которой облагаются товары (работы, услуги), за которые поставщику выдаются наличные денежные средства на данному ордеру. По умолчанию указывается значение реквизита Основная ставка НДС настроек текущего пользователя;
в реквизите Сумма НДС программа показывает сумму налога на добавленную стоимость, исчисленную исходя из выдаваемой по данному расходному кассовому ордеру суммы и ставки налога;
в реквизите Статья движения ден. средств - статья с соответствующим видом движения денежных средств. В частности, если выдача наличных связана с приобретением товаров, работ, услуг, то указывается статья с видом движения Оплата товаров, сырья, материалов и иных оборотных активов; если средства выданы в счет оплаты основных средств, то статья с видом движения Приобретение основных средств и т.д.;
в реквизитах Счет расчетов и Счет авансов - корреспондирующие счета проводки, если выдача средств является погашением кредиторской задолженности или предоплатой соответст-венно. По умолчанию для расчетов программа предлагает использовать счет 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчи-ками», для авансов - счет 60.02 «Авансы выданные». При этом программа в момент проведения документа сама определяет, является ли выданная из кассы сумма оплатой или предоплатой. Если кредиторская задолженность по указанному договору на счете 60.01 отсутствует, то вся сумма расценивается как аванс. Если по договору на счете 60.01 имеется кредиторская задолженность, но выданная по ордеру сумма превышает ее размер, сумма превышения также признается авансом.
Реквизиты платежа j Печать
Контрагент: [ДиверсООО
РасишФровка тагам
Договор: | Договор поставки №18 |...|х|расчетов:
Ставка НДС: jltiF х Сумма НДС [~ТвОО,ООіИ Статья движения | Опядга товаров, работ, услуг. сырм|..." х
ден. средств:
Счета бухгалтерского учета Счет расчетов: }