Работа с накладными. Оформление приходной накладной

Чтобы зарегистрировать приход товара на склад:

1. Нажмите кнопку Создать и выберите пункт Приходная накладная. Новая накладная может быть создана на основе одной из уже существующих, для этого предназначена кнопка Копия и пункт контекстного меню Скопировать.

1. При необходимости отредактируйте сгенерированный автоматически учетный номер новой накладной, под которым она будет зарегистрирована в системе. Номер может отсутствовать, если шаблон нумерации настроен таким образом, что при создании документа ему не хватает данных для генерации. В этом случае номер будет предложено сгенерировать при сохранении документа.

1. В поле Дата и время получения товара при необходимости измените дату и время, под которыми накладная должна быть проведена. По умолчанию берется значение, заданное в настройках торгового предприятия на закладке Настройки учета. Если там же установлена галочка Подставлять дату по последней накладной, то данное поле будет заполнено значением из последней зарегистрированной в системе накладной.
2. Из списка Поставщик выберите наименование поставщика товара.
3. Если все товары оприходованы на один склад, то поставьте галочку слева от поля Оприходовать на склад и выберите его из списка. Если же товары по накладной приходуются на разные склады, то эту галочку нужно снять, и для каждого товара нужно будет указать свой склад в поле Оприходовать на склад. Эта колонка появится в таблице после снятия галочки).

Склад может быть задан автоматически из последней зарегистрированной в системе накладной. Для этого в настройках предприятия установите галочку Подставлять склад по последней накладной.

1. Расчет с поставщиком может проводить сотрудник, которому специально для этих целей были выданы денежные средства. В этом случае поставьте галочку слева от поля Зачесть сотруднику и выберите его из списка. После проведения накладной ее стоимость будет списана за счет данного сотрудника (по счету «Деньги, выданные под отчет»).
2. Данные по приходам показываются в отчетах и могут быть отнесены к определенной концепции. Для этого выберите ее название в поле Концепция.
3. При необходимости вы можете задать такие показатели, как номер данной накладной у поставщика (поле Вход. документ № ), номер и дата выставления счета-фактуры (поля Счет-фактура и От ), а также номер товарно-транспортной накладной (поле Товарно-транспортная накладная ). Вы можете настроить обязательный ввод номера счета-фактуры. Для этого в настройках торгового предприятия на закладке Настройки учета установите галочку Номер счет-фактуры обязателен.
4. Заполните поля на закладке Доставка и оплата:

• В поле Срок оплаты показана расчетная дата оплаты накладной. К дате проведения накладной прибавляется количество дней отсрочки платежа, а также учитывается день платежа. Эти параметры заданы в карточке поставщика. Если в карточке поставщика не указана отсрочка платежа, то срок оплаты вы можете задать вручную.
• Укажите дату, когда была выполнена оплата накладной.
• Укажите, в срок ли была выполнена доставка и соответствует ли товар заказу на поставку. В текущей версии iiko эта информация может быть использована для выгрузки во внешние системы.

• Введите наименование приходуемого товара в поле Наименование товара у нас. Ввести товар, на который делается приход, также можно с помощью «товаров у поставщика», см. .
• Введите информацию о количестве поступившего товара в колонке В таре. При этом значение, которое указано в документах от поставщика, может отличаться от полученного по факту. Тогда его нужно будет указать в поле Фактическое количество. При изменении количества товара в таре автоматически изменяется его фактическое количество в накладной.
• Введите информацию о стоимости товара. При выборе товара автоматически заполняется его цена из последней приходной накладной (в поле Цена за ед. тары ). Для этого должна быть установлена галочка Подставлять цену по последнему приходу в настройках предприятия. Может быть настроена работа с поставщиком по прайс-листу.
• Укажите ставку НДС. Если в номенклатурной карточке данного товара задана ставка НДС, то она будет автоматически учтена, но при необходимости данное значение можно изменить или ввести вручную.
• Если склад прихода не является общим для всех товаров, выберите его в поле Оприходовать на склад.
• Для корректного формирования Алкогольной декларации для каждого товара, который является алкогольной продукцией, необходимо указать Номер таможенной декларации. Такой номер указан в выставляемом счете-фактуре. Необходимо также указать Номер товарно-транспортной накладной.
• Поле Код для АД для алкогольной продукции заполняется автоматически данными с закладки Дополнительная информация номенклатурной карточки товара.
• В поле Производитель/Импортер укажите производителя товара.

Исходя из данных нового поступления, может потребоваться изменение прейскуранта: добавление новых позиций или изменение отпускных цен. Для этого выделите необходимые позиции в приходной накладной и выберите Действия → Переоценка.

Сформируется приказ об изменении прейскуранта для этих позиций на дату, следующую за текущим днем. В нем вы можете применить механизмы автоматического расчета новых отпускных цен, см. Приказы об изменении прейскуранта .

В соответствии с нормами законодательства на все товары, закупаемые у поставщиков, должен быть в наличии соответствующий сертификат качества. Такие документы могут храниться в системе и вводятся при регистрации товара как элемента номенклатуры (на закладке Изображения ). Впоследствии документ, удостоверяющий качество приобретаемого у поставщика товара, может быть распечатан из формы накладной на данный товар. Для этого необходимо в окне накладной нажать кнопку Действия и выбрать пункт Сертификаты. Откроется окно, в котором необходимо задать номера сертификата соответствия и санитарно-эпидемиологического заключения и нажать кнопку Отчет. Из открывшегося окна предварительного просмотра сформированного сертификата качества может быть выполнена его печать.

Сохраненную приходную накладную вы можете оплатить. Для этого в меню Действия выберите пункт Оплатить. Далее следуйте инструкциям, описанным в статье Задолженность перед контрагентами .

Из приходной накладной могут быть также распечатаны Товарная накладная по форме ТОРГ-12, упрощенная форма товарной накладной и Приходный ордер по форме М-4. Для этого следует нажать кнопку Действия и выбрать соответственно пункт Печать (ТОРГ-12), Печать или Печать (М-4).

Также может быть распечатана Товарная накладная с названиями товаров у поставщика. Документ будет распечатан корректно только в том случае, если при его формировании позиции были найдены по коду или наименованию товара у поставщика. Для печати накладной нажмите кнопку Действия и выберите пункт Печать (по товарам поставщика).

Если в настройках корпорации не установлена галочка Использовать товары у поставщика, печать накладной с названиями товаров у поставщика будет недоступна.

Вы можете распечатать Товарные накладные сразу по нескольким приходным накладным. Для этого выделите их в списке при нажатой клавише Ctrl или Shift и выберите пункт контекстного меню Отчеты/Печать – Приходная накладная (упрощенная форма товарной накладной) или ТОРГ-12.

При выборе пункта контекстного меню Отчеты открывается окно предварительного просмотра отчета, откуда может быть выполнена его печать; Печать – открывается стандартное окно вывода на принтер.

Из контекстного меню накладной могут быть получены отчеты «Движение товара», а также «Отчет о вхождении товара в блюдо». Движение товара показано только по тем складам, которые были указаны в исходном документе.

Расхождение по количеству

Количество товара, указанное в документах от поставщика, может отличаться от полученного по факту. Если нет возможности отрегулировать расхождения в момент приема, к учету принимаются данные согласно оригиналу документа. Но отклонения по количеству, договорной цене и несоответствию позиций (привезли другой товар) необходимо зафиксировать в системе с целью последующего разрешения спорных вопросов.

Именно для таких случаев предназначены две колонки для ввода количества: В таре и Фактическое количество. Если значения в этих колонках не равны, то они будут выделены розовым цветом, а при наведении на них указателя мыши будет выводиться подсказка с указанием разницы в количестве.

После проведения документа к учету будет принято количество, указанное в колонке В таре, но документ, в котором зафиксировано расхождение, будет отмечен значком в общем списке документов. В дальнейшем на разницу по количеству могут быть зарегистрированы акты списания или возвратные накладные.

Если в накладной фактическое количество больше количества товара в таре, то такие позиции также выделяются цветом. В предупреждающем сообщении такие расхождения показаны со знаком «минус».

Таким же значком отмечаются и расходные накладные, являющиеся частью внутреннего перемещения, в случае если в соответствующей приходной накладной было зарегистрировано расхождение по количеству. В документе показывается информация о количестве товара, принятого по факту.

Ввод товара по его названию (коду) у поставщика

Ввести наименование приходуемого товара можно двумя способами: по тому названию, под которым товар зарегистрирован в справочнике номенклатуры (в колонке Наименование товара у нас) или по тому названию, под которым товар проходит по документам поставщика (в колонке ).

Поля Код у поставщика и Наименование товара у поставщика доступны, если на закладке Настройки учета в настройках корпорации установлена галочка Использовать товары у поставщика.

Возможность оприходования товара по его наименованию у поставщика достигается заданием четкого соответствия между названиями «у поставщика – у нас». Настройка этого соответствия может быть произведена заблаговременно в номенклатурной карточке товара на закладке Товары поставщиков, в прайс-листе поставщика или же выполнена непосредственно при вводе накладной.

Если такое соответствие задано, то в поле Наименование товара у поставщика для выбора доступны не только товары и заготовки, зарегистрированные в справочнике номенклатуры, но и «внешние товары». Это товары поставщика, которого вы указали в накладной (в поле Поставщик ).

При выборе «внешнего товара» автоматически выбирается элемент номенклатуры, на который регистрируется приход (в поле Наименование товара у нас ).

При необходимости вы можете принимать товар по его наименованию у поставщика, и при этом не контролировать цены. Для этого в прайс-листе нужно установить соответствие «товар у нас» – «товар у поставщика» и выбрать действие «Не предупреждать».

Включение услуги в цену товара

В зависимости от учетной политики предприятия расходы на доставку товаров и другие дополнительные услуги учитываются на отдельной статье расходов или включаются в стоимость приобретаемых продуктов.

Стоимость услуги распределяется пропорционально по товарам накладной и рассчитывается исходя из стоимости или количества товаров. В результате в колонке Доп. расходы напротив каждого товара появляется сумма, на которую увеличится их себестоимость при формировании проводки прихода на склад, а общая сумма накладной остается прежней.

Если на предприятии НДС выделяется на отдельном счете, то распределение услуг рассчитывается по стоимости товаров без НДС и отдельно по сумме самого НДС.

Чтобы включить стоимость услуг в себестоимость товаров:

Рассмотрим примеры включения стоимости услуги в цену товаров накладной в обоих случаях. Добавим в накладную несколько товаров и услугу доставки от поставщика. В настройках услуги включена настройка Не участвует в движении по складу.

Распределение по сумме. Выберем в меню Действия пункт Распределить стоимость услуг по сумме.

Распределение по количеству. Выберем в меню Действия пункт Распределить стоимость услуг по количеству. Расчет распределения приведен в таблице:

В накладной результат выглядит следующим образом:

Контроль цен в приходной накладной

В случае, если для данного поставщика настроен прайс-лист на закупаемые у него товары, то стоимость единицы данного товара подставляется автоматически.

Если же в результате ввода данных новой поставки цена изменяется и выйдет из допустимых границ, заданных в прайс-листе, то ячейка будет подсвечена розовым цветом, а при наведении на нее указателя мыши будет выведена подсказка с описанием причины.

В случае, если запрещено проводить такие накладные, и у вас нет специального права, то документ с приходом товаров по недопустимым ценам сохранить с проведением будет невозможно.

Накладные, в которых есть расхождения с прайс-листом, отмечены значком в списке накладных.

При необходимости вы можете контролировать цены, и при этом не вести справочник «внешних товаров». Для этого в прайс-листе нужно задать соответствие «товар у нас» – «товар у нас» и выбрать действие «Предупреждать» или «Запрещать проведение».

Формирование акта списания или возвратной накладной на разницу по количеству

На основании накладной, в которой зафиксированы расхождения по факту приема товара, вы можете сформировать акт списания или возвратную накладную на выявленную разницу. Для этого откройте документ со значком , нажмите кнопку Действия и выберите нужный пункт. В него попадут все позиции накладной с расхождениями.

В накладной позиции с расхождениями выделены розовым цветом (поля с количеством), а при наведении на них указателя мыши выводится подсказка с указанием разницы в количестве. Количество со знаком «минус» означает расхождение в большую сторону (фактическое количество больше количества товара в таре). По таким расхождениям акты списания и возвратные накладные не формируются.

Получение товаров любой организацией требует документального оформления. Используются для этого самые разные типовые формы. Среди наиболее популярных – приходная накладная.

Каковы особенности ее оформления? Госкомстатом РФ разработан целый ряд стандартных форм первичной документации для оприходования товаров.

Каждый из документов содержит обязательные реквизиты, но при необходимости формы могут дополняться дополнительными сведениями. Как оформляется приходная накладная? В чем особенности ее создания?

Основные сведения

Наличие приходной накладной надобно для корректного отображения в учете поступления материальных ценностей. Официально такого термина как «приходная накладная» не существует, как и нет и определенного бланка.

Тем не менее, наличествуют унифицированные бланки, употребляемые для учета товаров и ценностей. Чаще всего приходная накладная создается на бланке .

Данная форма используется при оформлении отпуска или продажи ТМЦ. Документ составляется в двух экземплярах. Один остается продавцу и служит основанием для списания ценностей.

Покупатель получает второй экземпляр, применяя его при оприходовании полученных материалов.

Поскольку покупатель на основании ТОРГ-12 приходует приобретенные ценности, то для него документ являет собой форму . Кроме ТОРГ-12 основанием для оприходования могут становиться другие документы.

Что это такое

Накладной именуется документ первичного учета, на основании которого осуществляется оформление и приобретенного товара покупателю.

Должным образом оформленные накладные используются при транспортировке грузов. Руководствуясь ими, с списывают отгруженные ценности.

Накладная – документ, которые применяется для передачи товарных и материальных ценностей от одного лица к другому. С точки зрения правовой формы и содержания накладная это ценная бумага.

В бухгалтерии это первичный документ, каким оформляется отпуск и прием ценностей. Накладной сопровождаются операции получения товаров и материалов от сторонних поставщиков или партнеров.

В зависимости от операций, в отношении которых применялись накладные, их можно классифицировать. Приходной накладной именуется документ, прилагаемый к перевозимому или передаваемому грузу.

На основании документа осуществляется передача и прием ценностей, а также последующее оприходование. Приходом в бухучете именуется поступление денежных средств или материальных ценностей.

Такое поступление должно непременно регистрироваться. Операция должна сопровождаться первичной учетной документацией. Таковой и выступает приходная накладная.

Для чего она нужна

Приходную накладную применяют для учета поступления различных ценностей, как внутри организации, так и извне.

Форма такой накладной включает в себя такие обязательные реквизиты как:

• наименование организации-продавца и ИНН;
• наименование товара или материала;
• единица измерения ценности;
• количество и сумма поступления товара;
• ответственное за передачу лицо.

Эти данные становятся основанием для отображения прихода ТМЦ в бухгалтерском учете. При этом именно из приходной накладной в учет переносятся количественные и стоимостные показатели приходной операции.

Законные основания

Основной порядок оформления первичной документации изложен в .

Записи в регистры бухучета вносятся на основании первичных документов. Первичные документы учета составляются по форме, приведенной в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы утверждаются Постановлениями Госкомстата. Применять их обязаны предприятия любых экономических отраслей.

При этом не допустимо удаление имеющихся обязательных реквизитов, но допускается внесение дополнительных сведений.

В отдельных случаях формы документов могут разрабатываться организацией самостоятельно, при условии оформления их организационно-распорядительными документами.

Правильность заполнения приходной накладной

Приходной накладной оформляется приход товарно-материальных ценностей от поставщиков. Унифицированная форма для этого документа отсутствует. Для создания накладной применяются типовые бланки, подходящие по случаю.

Составляет приходную накладную , который отпускает товар. Один экземпляр он составляет для себя, а второй для получателя ТМЦ.

Бланк приходной накладной может составляться на основе таких форм, утвержденных , как:

Основные требования к заполнению приходной накладной таковы:

За достоверность данных и правильность оформления приходной накладной ответственны лица, подписавшие документ.

В некоторых случаях могут использоваться и иные унифицированные формы, которые тоже можно отнести к категории приходных накладных.

В частности приходно-расходная накладная на бланки строгой отчетности, утвержденная Постановлением Минфина №21 от 21.02.2002.

Как оформить бланк

По обыкновению приходная накладная включает в себя два раздела:

• основную часть;
• табличную часть.

Основная часть приходной накладной включает в себя такие реквизиты:

Табличная часть приходной накладной состоит из следующих показателей:

• номенклатура;
• характеристики;
• партия;
• количество;
• единица измерения (номенклатурной позиции);
• цена (одной номенклатурной позиции);
• сумма (общая стоимость поступившего количества);
• ставка ;
• сумма НДС;
• всего (итоговая стоимость поступивших ценностей).

Заполненный пример

Образец заполнения приходной накладной можно рассмотреть на примере формы , применяемой для отпуска товаров в мелкорозничной торговле.

Такая торговля предполагает реализацию товаров через киоски, палатки, ларьки, автолавки, ручные тележки и подобное.

Составляет накладную в двух экземплярах материально-ответственный работник. Один экземпляр передается непосредственному продавцу, а второй сохраняется на складе (базе и т.д.).

Образец реестра документов

Приходные накладные подлежат обязательной регистрации. Для этого применяется сопроводительный реестр сдачи документов.

При этом нет необходимости составлять приходный или заменяющий его ордер. При расхождении отпущенных и поступивших материалов следует составлять акт о приемке материалов по .

Можно убрать из формы не обязательные и не нужные реквизиты. Организация вправе разработать собственную форму приходной накладной, позволяющую принимать товары, как полностью отвечающие условиям поставки, так и с наличием расхождений.

Для этого нужно:

Как создать в 1С 7

Для создания приходной накладной удобно использовать программу 1С 7.7 «Предприятие» или иные модификации программы. Документом отображаются операции, касающиеся покупки ТМЦ, основных фондов и нематериальных активов.

Общая схема создания нового документа приходной накладной такова:

Если для создания приходной накладной используется типовая форма из базы программы или сохраненный ранее шаблон документа, то программой автоматически заполняются обязательные реквизиты, являющиеся постоянными.

Можно создать приходную накладную на основе товарно-сопроводительных документов. Как с ТСД сформировать приходную накладную?

Когда ТСД был сформирован из приходной накладной без обозначения товаров, сведения в накладную переносятся по умолчанию. Если ТСД создается как новый документ, система предложит указать склады, для каких формируются накладные.

Нужен ли приказ на право подписи

Приходная накладная должна заверяться подписями руководителя и главбуха, имеющими право первой и второй подписи соответственно. Однако не всегда данные лица могут безотрывно находиться на рабочем месте.

Видео: международные автоперевозки — документы и термины

Иногда документооборот организации слишком велик. Потому право подписи может передаваться иному лицу. Основанием для этого становится приказ руководителя.

В приказе указывается:

• обязательные реквизиты организации;
• должность и Ф.И.О. лица, какому передается право подписи (только сотрудник организации);
• документы, какие он вправе подписывать;
• срок длительности использования предоставленного права.

Непременно к приказу прилагается лист с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера и сотрудника, какому делегируется право подписи.

Если с розничным акцизом

Для выносной или иной мелкорозничной продажи товаров с розничным акцизом незаменима форма ТОРГ-14 в качестве приходной накладной.

При помощи данного документа обеспечивается безупречный учет ценностей, отпускаемых в розничную торговлю со складов, баз и магазинов.

При заполнении формы ТОРГ-14 указывается:

• Ф.И.О. лица, который получил товар;
• при доставке товара водителем заполняется графа «Через …», где указывается Ф.И.О. водителя;
• наименование товара;
• цена одной единицы;
• общая стоимость доставленных ценностей;
• должность отпустившего товары работника и его подпись с расшифровкой;
• сумма полученных товаров (пишет получатель).

По завершении рабочего дня в графе №15 прописывается сумма, вырученная при продаже товаров и сдаваемая в кассу организации. В конце накладной пишется сума выручки, номер и дата кассового ордера.

Форма приходной накладной может быть разной. Главное соблюсти основные требования. Документ обязательно должен подтверждать факт оприходования.

При этом форма документа должна соответствовать действующим правилам документооборота в организации и законодательным нормам.

Приходная накладная представляет из себя сопроводительный документ, который следует с грузом, товаром или другими материальными ценностями. Согласно этой бумаге груз передается из одних рук в другие. ТОРГ-12 составляется при отпуске или продаже груза , тем самым фиксируя факт передачи.

Такой вид отчетности хранится на складе и используется для учета оставшихся изделий. С правовой точки зрения, накладная очень ценная бумага.

Для чего используется документ?

Главное предназначение бланка формы ТОРГ-12 заключается в том, чтобы документировать факт продажи товара другой организации. Благодаря наличию такой бумаги, продавец принимает в расчет оставшееся количество изделий на складе, а покупатель берет во внимание, в каком количестве груз поступил.

Правильно заполненные бланки ТОРГ-12 применяются при транспортировке различных изделий . Опираясь на них, со счета предприятия списываются отпущенные материальные ценности.

Приходная накладная – это документ, прилагающийся к транспортируемому грузу. На основании бланка совершается передача и поступление ценностей, а позже, оприходование товара — зачисление денежных средств. Это поступление должно подлежать регистрации. Процедура проводится совместно с оформлением первичной документации, таковым и приходится бланк ТОРГ-12.

Составляется бумага в момент покупки клиентом товара . На основании зафиксированной отчетности происходит оформление и доставка изделий покупателю.

По какой форме составляется?

Бланк накладной формируется на базе последующих форм:

• . Такая форма применяется при продаже товара другой организации.
• . Такая форма применяется при перемещении внутри организации.
• . Такая форма находит применение в мелкорозничной торговле. Составляется на такие изделия, на которые не оформляется товарный отчет.

Бланк формы ТОРГ-12 содержит в себе следующие реквизиты :

Эти сведения становятся опорой для фиксации прихода материальных ценностей в бухгалтерском учете. Из накладной в реестр переносятся показатели количества и стоимости груза.

Унифицированную форму приходной бумаги обязаны использовать предприятия любых экономических отраслей.

Справка! Законом разрешается использование бланков ТОРГ-12, которые были разработаны организацией.

Указанный вид отчетности должен содержать в себе следующие данные:

1. Название документа.
2. Название организации.
3. Дата.
4. Название товара.
5. Стоимость товара.
6. Количество товара.
7. Название должности.
8. Подписи лиц, отвечающих за отпуск и прием товара.
9. Печать.

При соблюдении законных норм, созданная организацией приходная накладная может использоваться в качестве достоверного документа .

Порядок оформления

Составление ТОРГ-12 не занимает много времени. Главное оформить ее правильно и не допустить ошибок. Оформляет ТОРГ-12 материально-ответственный работник, который отпускает груз .

Так как указанный вид отчетности формируется в двух экземплярах, то кладовщик или начальник склада, оформляющий бумагу, один экземпляр заполняет для себя, а второй для получателя изделий.

Приходная накладная состоит из двух частей: основной и табличной. Инструкция по заполнению:

1. «Грузоотправитель» . Здесь следует указать наименование организации, которая осуществляет отпуск товара или груза.
2. «Поставщик» . Здесь прописывается наименование организации, которая осуществляет поставку изделий. Информация может совпадать с грузоотправителем или быть другим юридическим лицом.
3. «Плательщик» . В этой графе прописывается наименование организации, которая осуществила покупку груза.
4. «Основание» . В этой строке указываются номер и дата договора поставки или продажи товара.
5. Заполняется табличная часть бланка ТОРГ-12 . Здесь прописываются наименования изделий, количество, партия, сумма и итоговая стоимость.

Сотрудник, который отвечает за прием товара в организации, которая получает груз, подписывает первый экземпляр в графе «Груз принял» и ставит штамп организации-получателя.

Также должны быть проставлены подписи главного бухгалтера организации и начальника склада , производившие отпуск товара, и покупателя, принявшего груз. Расшифровка подписей административных лиц обязательна. Отсутствие подписи делает накладную не действительной и не подлежащей бухгалтерскому учету, который подразумевает внесение данных в реестр.

Затем, ставится квадратная печать организации, отпускающей товар, а внизу гербовая печать этого же предприятия. Важно отметить, что отпускающая груз организация, вправе не ставить печать. На действительность документа это не повлияет. Также, покупатель может ограничиться проставлением подписи с расшифровкой.

Важно! Внесение записей производится аккуратно. Буквы и цифры прописываются разборчиво. На месте не заполненной графы ставится прочерк.

Те сотрудники, которые подписывают бланк формы ТОРГ-12, являются ответственными за ту информацию, которую указали в документе.

Особенности учета

Первичные документы должны быть зарегистрированы в обязательном порядке . Для фиксации используют сопроводительный реестр сдачи ценных бумажных отчетностей. Он имеет форму, которая называется ТОРГ-31. Этот документ составляется в двух экземплярах. Один остается у сотрудника, который является материально-ответственным, а второй бланк отправляется в бухгалтерию вместе с прикрепленными к нему отчетностями для последующего учета.

Так как приходные бумаги относятся к бухгалтерским и налоговым документам, то период хранения в организации, согласно ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 , составляет пять лет.

Важно соблюдать указанный срок хранения , чтобы не произошло налоговых и бухгалтерских нарушений. Бумаги хранятся в требуемых условиях и должны иметь подобающий внешний вид, который позволит изучить нужные данные, указанные в накладной в любое время. По истечению указанного времени, эти бланки нужно правильно утилизировать.

Отличия от других документов

Бланк ТОРГ-12 относится к разряду первичных документов и имеет ряд особенностей, отсутствующих у других бумаг.

От приходного ордера

Отличия между приходной товарной накладной и приходным ордером в следующем:

• Назначение . Бланк по форме ТОРГ-12 является первичным документом, так как подтверждает передачу товара и оформляется в момент совершения отпуска груза. Приходный ордер такими особенностями не обладает, для его составления необходима приходная бумага или другой соответствующий документ. Ордер подтверждает, что изделия поступили на склад в определенном количестве в соответствующий день.
• Форма . По структуре заполнения эти бумаги также отличаются. В ордере существуют такие графы, которые накладная не имеет. Например, номер склада, номер ордера, код счета и так далее.

Если присутствует ТОРГ-12, то в приходном ордере нет потребности. Так как в бумаге поставщика поставлена печать с такими же реквизитами организации, что и в ордере.

Таким образом, документ на поступившие изделия считается приходным в том случае, если содержит реквизиты и печать. И способен равноценно заменить ордер.

От счета-фактуры

Отличия указанных документов в следующих аспектах:

• Счет-фактура составляется на оплату товаров и услуг, а бланк ТОРГ-12 оформляется только при отпуске груза.
• Приходная бумага составляется в двух экземплярах, а счет-фактура в единичном.
• Счет-фактура не является документальным подтверждением факта передачи товара. Она представляет основание для учета НДС.
• На основании счет-фактуры нельзя предъявить претензии к поставщику изделий.
  Указанные виды отчетности не являются взаимозаменяемыми. Они дополняют друг друга и оформляются одновременно при передаче товара.

Любую торговую процедуру, совершаемую предприятием, следует документально подтвердить — составить первичные документы для ведения бухгалтерского учета.

Основной первичной бумагой является приходная накладная. Без нее не производится ни одна сделка купле-продажи какого-либо товара, груза или материальной ценности. Важно правильно составлять подобные виды отчетности, бережно хранить бумаги и не совершать юридических ошибок.

Приходная накладная - документ предназначен для оформления прихода ТМЦ на склады компании.

Приходная накладная может быть создана на основании документа Счет на оплату .

Для регистрации прихода ТМЦ необходимо заполнить обязательные поля заголовка, отмеченные знаком "звездочка". При заполнении документа необходимо обратить внимание на такие поля:

1. Контрагент - название контрагента, от которого получены ТМЦ.
2. Договор - договор, по которому была выполнена поставка ТМЦ.
3. Счет на оплату - связанный счет на оплату закупки.
4. Представитель - ФИО представителя контрагента.
5. Документ поставщика - номер расходной накладной поставщика.
6. Доверенность - номер и дата доверенности.
7. № машины - номер машины, доставившей груз.
8. Водитель - ФИО водителя, доставившего груз.
9. Склад - склад, на который принимается приходуемые ТМЦ.
10. Ответственный - сотрудник компании, ответственный за прием (оформление прихода) ТМЦ.
11. Тип ТМЦ - тип материальных ценностей, который определяет балансовый счет учета прихода ТМЦ.
12. Счет расчетов - балансовый счет учета расчетов с поставщиком, используемый по умолчанию для текущего оформления прихода; при необходимости использования для отдельных ТМЦ другого счета расчетов изменения вносятся в таблице спецификации.
13. Сумма - сумма накладной: значение вычисляется по введенной в спецификации номенклатуре; значение поля "в тч НДС" вычисляется автоматически.
14. Счет НДС - балансовый счет учета НДС: увеличение налогового кредита (если получение ТМЦ является первым событием) или уменьшение налогового кредита (если ТМЦ получены по ранее оплаченному счету).

После заполнения полей заголовка необходимо заполнить таблицу "Спецификация", выбрав ТМЦ (приходуемая номенклатура должна быть заведена в справочник ТМЦ), установив количество и цену приходуемого товара.

После заполнения документа его необходимо провести нажатием кнопки "Провести". Перечень проводок документа содержится в форме "Проводки".

На основании приходной накладной могут быть созданы документы: Доверенность на получение ТМЦ , Возвратная накладная поставщику , Счет на оплату закупки , Накладная перемещения ТМЦ , Заказ покупателя , Налоговая накладная от поставщика .

При проведении документ генерирует такие проводки:

Счет контрагента - из поля "Счет расчетов" документа (0.631* по умолчанию).
Счет НДС определяется по первому событию (0.644.010 либо 0.644.020).
Счет ТМЦ - счет учета ТМЦ (0.2*, 0.15*).

Счет контрагента - из поля "Счет расчетов" документа (631* по умолчанию).
Счет НДС определяется по первому событию (6441 либо 6442).
Счет ТМЦ - счет учета ТМЦ (2*, 15*).

Счет контрагента - из поля "Счет расчетов" документа (60.01 по умолчанию).
Счет ТМЦ - счет учета ТМЦ (10-й счет для материалов, 08-ой счет для ОС и НА, 41.01-ой для товаров).

Счет контрагента - из поля "Счет расчетов" документа (3310* по умолчанию).
Счет зачета НДС - 1410.010 в случае зачета НДС, либо "Счет ТМЦ", если зачет НДС не проводится.
Счет ТМЦ - счет учета ТМЦ (13, 24, 27 классы счетов).

Чтобы оформить поступление товаров от поставщиков, составляется приходная накладная . Она выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом, отпускающим ТМЦ, - по одному для каждой из сторон.

Приходная накладная: скачать бланк (excel)

Унифицированной формы у документа нет. Можете составить ее сами, но лучше скачайте уже готовый образец приходной накладной. Подставьте в него свои данные и пользуйтесь.

Хотя форму приходной накладной можно разработать самостоятельно, в ней должны быть обязательные реквизиты:

• Название компании и ее ИНН.
• Наименование товара, единицы измерения, количество.
• Подпись материально ответственного лица.

Именно из приходной накладной данные о поступившем товаре переносятся в бухгалтерский учет. Поэтому заполнять ее надо внимательно и без ошибок.

Приходная накладная: образец онлайн

Приходную накладную можно создать онлайн в сервисе МойСклад. Введите данные о поступившем товаре, а вся информация о компании и контрагенте заполнится автоматически. Риск ошибок минимален. Вы можете оформить документ в валюте поставщика или в базовой. Приходная накладная может учитывать затраты на растаможивание товаров, НДС, доставку и рассчитывать учетные цены товаров с этими затратами.

Часто за образец приходной накладной берется один из типовых бланков: ТОРГ-12, ТОРГ-13 или ТОРГ-14. В МоемСкладе можно бесплатно создать любой из них, а еще - счета, накладные, акты, счета-фактуры, кассовые ордеры и т.д. Любой документ можно настраивать и дополнять по своему усмотрению.

Разберем, чем отличаются эти бланки: ТОРГ-12, 13 и 14.

• Унифицированная форма ТОРГ-12 - это товарная накладная, которую применяют при продаже ТМЦ другой организации. Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 года № 132.
• Форма ТОРГ-13 - это накладная на внутреннее перемещение. Ее применяют для учета движения ТМЦ внутри организации или между материально ответственными лицами. Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 года № 132.
• Форма ТОРГ-14 - расходно-приходная накладная для мелкорозничной торговли. Используется, чтобы оформить передачу товаров на лотки, продавцам с тележек, разносов и т.д. Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 года №132.

Ниже мы разобрали часто задаваемые вопросы об оформлении приходной накладной.

Нет. Выбирайте удобный для себя бланк. Приходная накладная может быть как в excel, так и в word.

Приходная накладная: скачать бланк (word)

Если предпочитаете excel - бесплатно скачать бланк приходной накладной в этом формате можно .

Нужен ли приходный ордер к накладной?

Если товары или материалы поступают на один склад, приходный ордер можно не оформлять. Если ТМЦ передаются на разные склады или разным материально-ответственным лицам, ПКО все же понадобится.

Можно ли использовать штамп на приходной накладной вместо ордера?

Можно. Это применяется, если товар поступил, например, по счету, акту или товарному чеку. На оттиске штампа должны быть такие же реквизиты, как и на приходном ордере .

Использовать штамп удобно, если товары или материалы оформляются на один склад одним материально ответственным лицом.

Примерный штамп на накладной вместо приходного ордера (фото):

Поставщик передал нам товар по ТОРГ-12. Нам нужен еще какой-нибудь документ: приходная накладная или счет-фактура?

Нет, накладной ТОРГ-12 достаточно. Ничего дополнительно оформлять не надо.