Представительские расходы: проверь себя. МНС предупреждает: алкоголь на прибыль не влияет

Можно ли при расчете налога на прибыль учесть в составе представительских расходов стоимость алкогольной продукции, приобретенной специально для деловых переговоров?

Да, можно. Заметим, что специалисты финансового ведомства в вопросе отнесения в состав представительских расходов стоимости спиртных напитков, приобретенных для организации делового мероприятия, поддерживают компании. Так, в письме от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 финансисты указали, что расходы на организацию официальной встречи с клиентами для заключения договоров на следующий год согласно п. 2 ст. 264 НК РФ учитываются в части затрат на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков.

Правда, есть два достаточно старых разъяснений финансистов, в которых они выдвинули одно условие для учета рассматриваемых расходов. В письме Минфина России от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49 сказано, что расходы организации на алкогольную продукцию, куп­ленную для проведения официального приема, могут включаться в представительские расходы, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении переговоров. При этом ст. 5 ГК РФ под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе. Такой же вывод сделан и в письме от 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30.

Согласитесь, приведенное понятие обычая делового оборота достаточно абстрактно. Поэтому кто-то может посчитать для себя нормальным количеством ящик водки, а кто-то бутылку шампанского.

А вот налоговые органы категорически против учета в составе представительских расходов стоимости алкогольной продукции. Это подтверждает судебная практика, которая, кстати, складывается в пользу налогоплательщиков. Приведем одно дело по аналогичному спору, которое было рассмотрено ФАС Поволжского округа (постановление от 15.01.2013 № А55-14189/2012).

Организация для проведения переговоров с контрагентами, целью которых было установление и поддержание сотрудничества, закупала алкогольные напитки. В ходе проведения налоговой проверки инспекторы не согласились с тем, что такие затраты могут быть включены в состав представительских расходов при расчете налога на прибыль. В результате спорные расходы были исключены из налоговой базы по прибыли, а компании налоговики доначислили налог на прибыль, выставили штрафные санкции и начислили пени. Компания с таким решением проверяющих не согласилась и обратилась в суд.

Суды трех инстанций поддержали налогоплательщика. Вот какие аргументы привели арбитры. Согласно подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ в числе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются представительские расходы. Под ними подразумеваются затраты компании, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Порядок учета таких расходов установлен в п. 2 ст. 264 НК РФ. В нем сказано, что к представительским относятся расходы:

• на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплату услуг переводчиков, не состоя­щих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Организация подтвердила факт несения расходов на закупку алкогольных напитков (представлены авансовые отчеты, товарные и кассовые чеки, акты о списании представительских расходов, отчеты о проведенных мероприятиях, исполнительные сметы). В связи с тем что п. 2 ст. 264 НК РФ не содержит перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, спорные затраты признаны обоснованными, связанными с осуществлением деятельности организации, направленной на получение дохода.

Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Уральского округа от 10.11.2010 № А60-2408/2010-С6, Центрального округа от 27.08.2009 № А48-2871/08-18, Северо-Западного округа от 16.07.2008 № А56-15358/2007 (Определением ВАС РФ от 17.11.2008 № ВАС-14668/08 отказано в передаче дела на рассмотрение в Президиум ВАС РФ). Арбитры отклоняют доводы налоговых органов о том, что стоимость алкогольной продукции не может быть учтена в составе представительских расходов по той причине, что была приобретена для организации развлечений, а не переговоров.

Таким образом, если затраты на покупку алкогольной продукции, которая, по вашему мнению, необходима для переговоров, велики, то вы с успехом можете отстоять в суде право на их учет для целей налогообложения прибыли.

Нередко компания, устраивая официальный прием, приобретает алкогольную и табачную продукцию. Затем эти расходы включаются в представительские. Налоговое законодательство России нигде не упоминает конкретно, что включить в можно. Но нет и прямого запрещения это делать. Ведь в представительские расходы можно включать затраты на буфетное обслуживание, организацию делового обеда или ужина. Но вот перечня таких расходов в Налоговом кодексе нет. Бесспорно, ясно одно – это мероприятия, в ходе которых используются пищевые продукты.

Если заглянуть в Общероссийский классификатор продукции ОК 005-93, утвержд. постановлением Госстандарта России № 301 от 30 декабря 1993 г., к продукции пищевой промышленности (класс 91 0000) относятся:

продукция ликероводочной, спиртовой, пивоваренной промышленности (подкласс 91 8000);

продукция винодельческой промышленности (подкласс 91 7000).

Таким образом, организации могут учесть в представительские расходы алкоголь . Как и все затраты их надо подтвердить документально, а так же доказать, что покупка спиртных напитков для делового приема была экономически целесообразна. Нужно так же убедить проверяющих, что количество алкогольных напитков содействовало установлению или поддержанию сотрудничества с партнерами, что является целью официального мероприятия. Если это не удастся, придется списывать стоимость алкоголя за счет собственных средств.

И специалисты МНС РФ и финансовое ведомство России считают, что затраты организации на покупку алкогольной и табачной продукции для проведения официальных мероприятий можно включить в представительские расходы, учитываемые в целях налогообложения. Но размер таких затрат должен быть ограничен обычаями делового оборота (письмо МНС № 02-5-10/127 от 15.12.2003 г. и письмо Минфина № 03-02-05/1/49 от 09.06.2004 г.).

Если налоговый инспектор будет настаивать на исключении расходов на приобретение алкоголя из состава расходов на представительские цели, то эти требования можно не принимать во внимание. Сейчас ведь именно Минфин РФ разъясняет налогоплательщикам вопросы применения налогового законодательства. Эти разъяснения Минфина даже освобождают, в случае спора по налогам, организацию от штрафа (пункт 1 статьи 111 Налогового кодекса РФ).

Тем не менее, понятие «обычаи делового оборота» не определяется нормативно ни в одном документе, и, конечно, ни один налоговый документ не содержит норм потребления спиртных напитков, например, во время делового обеда для целей налогообложения.

Определение этому понятию дает лишь Гражданский кодекс РФ в п.1 статьи 5. Обычаем делового оборота там называется сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не установленное и не зафиксированное документально.

Следовательно, следующие признаки можно считать правила поведения обычаем делового оборота:

• - это правило поведения должно применяться в какой-либо предпринимательской деятельности;
• - оно должно быть не зафиксировано законодательно;
• - правило должно быть сложившееся, определенное в содержании и устойчивое;
• - широко применяемое.

Следуя этим признакам можно быть уверенным в том, что употребление спиртных напитков на официальных приемах – это обычай делового оборота. А вот количество алкоголя зависит от норм каждого человека, все индивидуально. И размеры употребления на приеме алкогольных напитков не установит ни один обычай.

Поэтому, количество приобретенного алкоголя необходимо обосновывать с точки зрения обеспечения реализации цели мероприятия – установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Приобретая слишком много спиртных напитков для деловых переговоров, можно нарушить принцип разумной достаточности и экономически обосновать такую позицию будет достаточно сложно.

Для того чтобы предотвратить споры по этому поводу, организация может разработать нормы употребления алкогольных напитков при проведении официальных мероприятий. Рассчитать норму на человека в сутки, и утвердить этот расчет локальным нормативным актом. Тогда учитывать спиртные напитки будет гораздо проще в качестве статьи затрат на буфетное обслуживание. Нужно будет всего лишь рассчитать сумму по каждому деловому приему в зависимости от количества участвующих человек.

К прочим относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. В целях налогообложения указанные расходы подлежат нормированию (включаются в базу в размере четырех процентов от расходов на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период).

На заметку

К представительским расходам относятся затраты на проведение официального приема, транспортное обеспечение, буфетное обслуживание, оплата услуг переводчиков.

Конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих указанные расходы, налоговое законодательство также не содержит. В свете последних тенденций налоговым органам предписано устранить избыточные требования о подтверждении представительских расходов. Так, в соответствии с пунктом 10 раздела IV («дорожной карты») «Совершенствование налогового администрирования», утвержденного распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р, предусмотрено мероприятие, связанное с сокращением количества документов, которые требуются для подтверждения представительских расходов.

Документальное обоснование является прерогативой

При оспаривании решений налогового органа о доначислении налога на прибыль в части понесенных представительских расходов на алкогольные напитки, у судей имеются следующие аргументы. Если налогоплательщик документально обосновал факт несения указанных расходов с целью установления и поддержания сотрудничества с контрагентами, а также подтвердил взаимосвязь с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то у него имеются все шансы оспорить решение инспекции.

К представительским расходам относятся затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. Поскольку не содержит перечня продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, доводы заявителя являются обоснованными (постановление ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 № А55-14189/2012).

Конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих представительские расходы, налоговое законодательство не содержит...

А в постановлении ФАС Центрального округа от 27.08.2009 № А48-2871/08-18 судьи также ссылаются на то, что налоговое законодательство подробно не детализирует перечень затрат, которые относятся к представительским расходам, а также не определяет перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов. Поэтому при должном документальном обосновании такие представительские расходы, как затраты на приобретение продуктов питания, спиртных напитков, оплату завтраков, обедов и иных аналогичных мероприятий в организациях общественного питания, подтвержденные авансовыми отчетами сотрудников, программами проведения встреч, сметами, кассовыми чеками, могут быть отнесены к представительским.

В следующем споре доначисление налога на прибыль тоже было связано с отнесением в состав расходов представительских затрат на приобретение алкогольных напитков, учитываемых при исчислении налогооблагаемой прибыли.

Поскольку предметного списка продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, не существует, судьи отменили решение инспекции о доначислении налога на прибыль. К тому же компания представила в подтверждение авансовые отчеты, товарные и кассовые чеки, акты о списании представительских расходов, служебные записки и исполнительские сметы (постановление ФАС Уральского округа от 10.11.2010 № Ф09-7088/10-С2).

Налоговый консультант А.П. Илюшин , для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Представительские расходы дают коммерсанту много возможностей. Под них можно списать почти все левые затраты. Вопрос открыт лишь с расходами на алкоголь и сигареты. Давайте его закроем

«Хотите кофе? ...Ну тогда, может быть, чего-нибудь покрепче?» Зачастую хорошие отношения с людьми налаживаются именно так. Поэтому дорогой коньяк в сейфе генерального директора, кубинские сигары на столе давно стали нормой. Затраты, а порой немалые, как говорится, налицо. Неплохо было бы их списать. Для этого подходят представительские расходы. Правда, особо размахнуться не получится: такие расходы не могут превышать 4 процентов от суммы расходов на оплату труда с начала года (п. 2 ст. 264 НК РФ). Так что статья будет в первую очередь интересна бухгалтерам фирм, где «белый» фонд зарплаты богатый.

Возник спор: относить ли к представительским расходам спиртные напитки и сигареты. И хотя «битва за алкоголь» ведется давно, в последнее время перевес явно оказывается на вашей стороне... Обо всем по порядку.

Инспекция бьется за здоровый образ жизни...

В некоторых регионах учитывать спиртные напитки при расчете налога на прибыль налоговики запрещают. К примеру, такой позиции они придерживаются в Московской области (письмо УМНС по Московской области от 10 марта 2003 г. № 04-27/03000). Инспекторы приводят всего один аргумент. Они считают, что список представительских расходов, приведенный в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса, является закрытым. Алкогольная же продукция в нем не поименована. УМНС по г. Санкт-Петербургу отстаивает это мнение в письме от 7 марта 2003 г. № 02-05/4803.

Давайте выясним, насколько оно состоятельно. Обратимся к тому же документу, на который ссылается налоговая, – Налоговому кодексу. Вот что он относит к расходам на представительские цели: «...расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия)..., буфетное обслуживание во время переговоров...» (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Как мы уже отметили, проверяющие почему-то считают, что спиртные напитки в этот перечень не входят. Кстати, блюда, подающиеся на официальных приемах, тоже в нем не перечислены. Почему же алкоголь нельзя отнести к «буфетному обслуживанию» или «расходам на проведение обеда или иного аналогичного мероприятия»? Не совсем понятно. Итак, это была позиция региональных инспекторов.

...а мы не уступаем

У федерального налогового ведомства она лояльнее. Ее озвучил на одном из семинаров заместитель руководителя департамента налогообложения прибыли Олег Хороший. Он сослался на письмо МНС России от 15 декабря 2003 г. № 02-5-10/127 .

Чиновники признали, что алкогольные напитки и табачные изделия могут включаться в «...представительские расходы, которые учитываются при налогообложении прибыли...».

Радует, что количество выпитого МНС не нормирует. Правда, в письме есть одна любопытная фраза. Так, их разрешается потреблять только в размерах, предусмотренных «обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров». Забавно, не правда ли? Отметим лишь, что в кодексе такого ограничения (если так можно назвать) нет.

Подытожим. Помимо вышеприведенного высказывания чиновника в вашу пользу есть два аргумента. Во-первых, главный налоговый документ включать в представительские расходы стоимость алкоголя и сигарет не запрещает. Во-вторых, эту стоимость вы можете отнести к буфетному обслуживанию во время встречи. Ведь чем именно украсить стол переговоров, решать вам. Если и это проверяющих не убедит, обратите их внимание, что с вами солидарны и судьи (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Приволжского округа от 28 августа 2003 г. по делу № А55-2139/03-6).

Без бюрократии никуда

Чтобы со спокойной совестью списать расходы как представительские, у вас должно быть несколько документов. Во-первых, приказ руководителя о представительских расходах. В нем руководитель утверждает предельные размеры (нормативы) по каждому виду расходов. Заметим, что эти ограничения носят формальный характер. Во-вторых, кассовые чеки. Они подтвердят расходы. И в-третьих, должен быть отчет о проведении мероприятия. В нем указывают дату и место проведения приема (переговоров, встречи), программу мероприятия, участников и величину представительских расходов.

Напомним, в Налоговом кодексе прямое требование о положительных результатах встречи отсутствует. Целью переговоров может быть просто установление хороших отношений с партнерами.

Право фирмы включать в представительские расходы стоимость спиртных напитков инспекторам оспорить будет сложно. Однако вы можете не вступать в споры с проверяющими. Достаточно лишь принимать к учету только те счета, в которых алкоголь не упомянут. Для этого попросите ресторан, в котором происходит встреча с партнерами, не выделять спиртные напитки в счете отдельной строкой. Их нужно просто включить в общую стоимость обеда. Тогда повод для претензий к вам исчезнет.

Чтобы купить, лицензия не нужна

Бывали случаи, когда проблемы возникали с приобретением алкоголя для фирмы. Так, в своем официальном письме от 27 марта 2000 г. № 29-09/11278 столичное УМНС отметило, что для такой покупки коммерсант должен иметь лицензию. Причем она должна быть независимо от того, на какие цели эти спиртные напитки закупаются. Инспекторы ссылаются на закон о регулировании оборота алкогольной продукции (Закон от 22 ноября 1995 г. № 171-ФЗ). Он запрещает «поставку алкогольной и спиртосодержащей пищевой продукции организациям, не имеющим предусмотренных законом лицензий» (п. 3 ст. 20). В противном случае, говорят налоговые работники, лицензия самого поставщика на производство и оборот спиртосодержащей продукции может быть отозвана.

Но не обращайте внимания на эти требования. Они необоснованные. Инспектор и сам это поймет, если вы откроете ему статью 1 вышеприведенного закона. В ней сказано, что этот документ касается лишь тех, кто занимается «...розничной продажей алкогольной и спиртосодержащей продукции».

Ю. Перебейнос, эксперт ПБ

Каждая компания обязана следить за нормированием, а также порядком оформления представительских расходов. Это позволит списывать их без последствий для бизнеса. С этой целью необходимо определиться с тем, что собой представляют такие расходы, какие затраты к ним относят, а также каким образом по ним определяют нормы. В статье рассмотрим что такое представительские расходы в 2018 году, а также порядок их нормирования.

Что относят к представительским расходам

Порядок учета представительских расходов

В представительские расходы включают следующие виды затрат:

1. По организации официального приема, прем не будет иметь значение время и место проведения приема. Прием может проходить как в самой организации, так и в каком-либо ресторане, как в дневное, так и в вечернее время. Исключения в данном случае составляют развлекательные организации. В это же группу относят и затрат на покупку алкоголя для приема.
2. Трансфер до места приема и обратно.
3. На буфет.
4. По услугам переводчика, если он не состоит в штате компании.

Следующие виды затрат не могут быть приняты к учету для целей налогообложения:

1. По организации развлечений и отдыха, в то числе экскурсии, посещение театров, сауны, выезд на природу и т.д.
2. Связанные с покупкой сувениров и подарков участникам приема. Однако, в некоторых случаях списать сувенирную продукцию в качестве представительских расходов все таки возможно. Например, если на сувенире присутствует логотип компании и вручен он был на приеме участникам с целью поддержания сотрудничества.
3. На проживание и размещение гостей.

Пределы для нормирования представительских расходов

Если организация является плательщиком налога на прибыль, то она может представительские расходы включить в состав прочих расходов компании (264 НК РФ). При этом следует учитывать, что у данных расходов существует норма.

Важно! Норма представительских расходов составляет не более 44% от расходов по оплате труда за налоговый период, в котором мероприятие проводилось.

Порядок списания представительских расходов

Представительские расходы списываются по итогам отчетного периода . К примеру, по итогам первого квартала, полугодия, девяти месяцев или года.

Порядок подтверждения представительских расходов

Для подтверждения затрат для целей налогообложения требуется документальное подтверждение. Оно включает в себя всю сопутствующую первичку, то есть чеки, акты накладные и т.д. также потребуется составить приказ о проведении приема, смету расходов (она является предварительной) с установленным лимитом, отчет о проведении приема. Отчет о проведенном мероприятии должен быть утвержден руководителем компании и содержать следующее:

• дату и место проведения приема;
• программу приема;
• всех участников;
• стоимость приема.

Важно! Для того, чтобы компания могла экономически обосновать понесенные затраты, при оформлении затрат указывается цель проведения мероприятия.

Представительские расходы в командировке

Если работник находится в командировке, то у него также могу возникнуть расходы, которые могут быть отнесены к представительским . Например, сотрудник в командировке может понести следующие расходы:

• на официальную встречу с контрагентами;
• обеспечение представителей транспортом до места приема и обратно;
• услуги переводчика, привлеченного со стороны.

Важно! Документальное подтверждение расходов в данном случае сопровождается авансовым отчетом по понесенным затратам. К отчету прикладываются первичные документы, а также отчет о проведенном мероприятии. Утверждает документы руководитель компании.

Пример оформления представительских расходов

Предположим, что ООО «Континент» в первом квартале 2018 года провело прием представителей компании ООО «Веста». Для этого ООО «Континент» оформило такие документы:

• Приказ о проведении мероприятия;

• Смету расходов на прием, которая содержит предварительные общие суммы по расходам на официальное мероприятие, например:

• Отчет о проведенном приеме, который составляется уже после проведенного мероприятия. Утверждает отчет руководитель организации.