Правила ведения кассовых операций. Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Кассовые документы — именно ими оформляется движение наличных денежных средств. При этом порядок оформления кассовых документов строго регламентирован. О нем мы и расскажем в данной статье.

Оформление первичных кассовых документов

Однако это не касается первичных кассовых документов, которые и сейчас продолжают составляться по утвержденным унифицированным формам (см. информацию Минфина России № ПЗ-10/2012).

В настоящее время порядок оформления кассовых документов регулируется:

1. Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У).
2. Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Заполнение кассовых документов

Составляет и заполняет кассовые документы сотрудник, на которого возложена данная обязанность. Это может быть бухгалтер, главный бухгалтер, кассир. Если в штате нет бухгалтерских работников, этим занимается сам руководитель или ИП.

Заполнять кассовые документы можно несколькими способами (п. 4.7 указания № 3210-У):

1. От руки.
2. На компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе.
3. В электронном виде. В этом случае должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Такие кассовые документы подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

В первых 2 случаях документы подписываются собственноручными подписями уполномоченных лиц. Электронный же документ может подписать электронной подписью не только тот, кто его сформировал, но и получатель денежных средств - в случае оформления расходного кассового ордера. А если сотрудник формирует электронный приходный кассовый ордер, то квитанция такого документа может быть направлена вносителю денежных средств по электронной почте (п. 5.1 указания № 3210-У).

Обо всех нововведения в сфере регулирования кассовой дисциплины вы можете прочесть .

Правила нумерации кассовых документов

Нормативные акты, регулирующие оформление кассовых документов, не содержат специальных требований к порядку их нумерации. Следовательно, разработать правила присвоения номеров можно самостоятельно, указав их в локальном акте по документообороту.

При этом допускается использовать дробную нумерацию, цифровые, буквенные или комбинированные индексы и другие удобные варианты — главное, чтобы соблюдалась хронологическая последовательность. Кстати, порядок возобновления хронологии тоже можно выбрать свой. Например, при большом количестве документов начинать нумерацию с первого номера можно ежедневно. Если же ордеров мало, то возможна сквозная нумерация на протяжении всего года. Закрепите выбранный порядок нумерации кассовых документов в положении о кассе или учетной политике.

Печать на кассовых документах

Как обязательный реквизит печать предусмотрена на таких кассовых документах, как:

• (в этом случае печать ставится на квитанции, передаваемой вносителю денег, при условии что документ оформлен на бумаге);
• (здесь печатью заверяется запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов», которая делается на последней странице бумажного варианта).

Поскольку печать содержат унифицированные формы этих документов, обязательные к применению, проставлять ее целесообразно даже в том случае, если вы официально от нее отказались. Она обезопасит вас от возможных претензий при проверке. Однако это не обязательно должна быть круглая печать организации, ее вполне можно заменить печатью для кассовых документов или специальным штампом.

В другой кассовой первичке, в том числе расходном ордере, Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, печать необязательна.

Итоги

Заполнение кассовых документов - строго регламентированная процедура. Кассовые документы могут быть бумажными, а могут формироваться в электронном виде, но тогда и подписываться они должны электронной подписью.

Документальное оформление кассовых операций строго регламентировано. О нем мы и расскажем в данной статье.

Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

С 01.06.2014 ведение кассовых операций регулируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У (далее - указание № 3210-У). Ранее действовавшее положение о порядке ведения кассовых операций, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, с этой даты утратило силу.

В процесс документального оформления кассовых операций кардинальных изменений указание № 3210-У не внесло. Основные новшества коснулись:

1. Установления лимита остатка кассы:

• право не устанавливать лимит получили ИП и организации - субъекты малого предпринимательства (мы писали об этом в материале );
• предприятия, устанавливающие лимит, получили право самостоятельно выбирать формулу его расчета: исходя из фактических расходов наличных средств или из объема выручки.

Некоторых послаблений для ИП и малых предприятий. Например, эти субъекты теперь могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было наличных расчетов. Причем ИП, ведущим в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, разрешено не оформлять кассовые документы и кассовую книгу.

1. Порядка оформления кассовых документов. Их разрешили оформлять:

• на бумажном носителе с заполнением от руки;
• на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
• в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации; в данном случае документы подписываются электронной подписью.

Нововведения в кассовых операциях - 2017

Следующие крупные изменения в порядке ведения кассовых операций были введены указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017:

• Кассиру разрешается составлять общий приходный и (или) расходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму, которую подтверждают фискальные документы (чеки и БСО онлайн-касс).
• Подписи на кассовых документах сверяются только в случае, если документ составлен на бумаге.
• Если расходный кассовый ордер составлен в электронном виде, то получатель денег может поставить на нем свою электронную подпись.
• Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.
• Вести кассовую книгу может не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник.

Ряд изменений претерпел также порядок выдачи денег под отчет. Читайте об этом .

Кассовые операции: что к ним относится

К кассовым операциям относятся (п. 2 указания № 3210-У):

• прием наличных денег, включая их пересчет (приходные операции);
• выдача наличности (расходные операции).

Приходными операциями могут быть: поступление наличной выручки, получение денег со счета в банке, возврат неиспользованных подотчетных сумм и т. п. К расходным относятся выплата зарплаты, выдача подотчетных и командировочных сумм, сдача денег в банк и др.

Все приходные и расходные операции в обязательном порядке документируются, исключение сделано для ИП, ведущих учет доходов, доходов и расходов либо физпоказателей в соответствии с выбранной системой налогообложения.

Какими документами оформляются кассовые операции

Для документального оформления кассовых операций предназначены:

• приходный кассовый ордер (ПКО);
• расходный кассовый ордер (РКО);
• кассовая книга;
• расчетно-платежная ведомость;
• платежная ведомость;
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Унифицированные формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

О том, как учитывать денежные средства, если у вас онлайн-касса, читайте в следующих материалах:

Общие правила оформления документов по кассовым операциям

Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, на которого руководитель организации или предприниматель возлагает обязанности кассира. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под подпись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При необходимости вести кассовые операции может также сам руководитель организации или ИП.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Кассир является материально ответственным лицом, с которым подписывается соответствующий договор. Его пример вы можете скачать по .

Все кассовые документы, включая кассовую книгу, могут составляться в бумажном или электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или на компьютере и подписываются уполномоченными лицами. Электронные документы оформляются с применением технических средств с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром. Если документ электронный, то он подписывается электронной подписью (ЭЦП). Минфин считает, что при оформлении первичных учетных документов возможно использование простой электронной подписи (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323). Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Кассир обязан сверять подписи с образцами, только если документ составлен не в электронном виде с ЭЦП. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных денежных средств.

Документирование приходных кассовых операций

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма по ОКУД 0310001).

При получении ПКО кассир:

• Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя – только если это бумажный документ.
• Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, а также наличие подтверждающих документов.
• Принимает деньги, пересчитывает их и сверяет сумму, указанную в ордере, с фактически принятой суммой.
• Подписывает ПКО и на квитанции, выдаваемой вносителю, проставляет печать (штамп). Если ПКО электронный, то кассир отправляет квитанцию по просьбе вносителя денег на его электронную почту.

Если суммы не соответствуют, а вноситель отказывается добавить недостающую сумму, кассир перечеркивает ПКО и передает его главбуху, бухгалтеру или руководителю для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. В случае оформления приходника в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.

В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, приходник может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.

Расходные кассовые документы

Расходными документами по кассе являются:

• расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002);

• расчетно-платежная ведомость - форма по ОКУД 0301009 (см. );
• платежная ведомость - форма по ОКУД 0301011 (см. ).

При получении указанных документов кассир:

• Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя, за исключением электронных РКО.
• Проверяет наличие подтверждающих документов.
• Идентифицирует получателя по паспорту, другому документу, удостоверяющему личность, доверенности.
• Подготавливает и пересчитывает деньги, выдает их непосредственно получателю, указанному в РКО, ведомостях или доверенности, получает подпись последнего и сам подписывает ордер. Если РКО электронный, то получатель средств ставит свою электронную подпись.

Для выдачи подотчетных сумм необходимо письменное заявление подотчетного лица либо распоряжение руководителя. Выбранный порядок закрепляется в .

Образец заявления о выдаче денег подотчет вы можете скачать по .

Если выплата зарплаты производится по ведомостям, на фактически выданные суммы составляется РКО, а невыплаченные суммы депонируются.

Если деньги выдаются по доверенности, кассир должен проверить:

• соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
• соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной или платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир ставит отметку «По доверенности». Сама доверенность прилагается к РКО или ведомостям.

Если доверенность оформлена на несколько выплат либо получение денег у разных организаций или ИП, с нее делаются заверенные копии. Оригинал хранится у кассира и при последней выдаче денег прилагается к расходному ордеру или ведомости.

Кассовая книга

Все движения по кассе отражаются в кассовой книге (форма по ОКУД 0310004).

Записи в книге осуществляются кассиром или иным уполномоченным лицом по каждому ПКО или РКО.

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит сумму остатка наличных и проставляет подпись. Затем записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главбухом, бухгалтером или руководителем и подписываются.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовой книге не осуществляются. Обособленные подразделения передают юрлицу копию листа кассовой книги в установленном им порядке. Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, при его отсутствии - руководитель.

Итоги

Документальное оформление кассовых операций претерпело ряд изменений, связанных с внедрением онлайн-касс и распространением электронного документооборота. Кроме того, чиновники решили несколько упростить порядок выдачи денежных средств под отчет.

Кассовые операции являются самыми многочисленными и самыми распространенными на предприятии. Их учет сопровождается оформлением целого ряда документов, главными из которых являются:
договор о полной индивидуальной ответственности кассира;
приходный кассовый ордер (форма N КО-1);
расходный кассовый ордер (форма N КО-2);
журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3);
расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49);
платежная ведомость (форма N Т-53);
кассовая заявка (форма N 408027);
карточка депонента;
авансовый отчет (форма N АО-1);
доверенность (формы М-2 и М-2а);
объявление на взнос наличными (форма N 0402001);
кассовая книга (форма N КО-4);
журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4);
отчет кассира;
справка-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6);
книга учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форма N КО-5);
препроводительная ведомость к сумке с денежной выручкой (форма N 0402006);
акт о проверке денежных средств кассы (форма N КМ-9);
акт инвентаризации денежных средств в кассе (форма N ИНВ-15);
инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);
кредитная карточка.
Главной особенностью ведения и заполнения кассовых документов является то, что помарки в них не допускаются. Если допущена ошибка при оформлении, то неправильно записанная цифра должна быть зачеркнута одной чертой (чтобы была видна неправильная запись), а сверху должен быть написан верный результат. Кроме того, делается также запись "Исправленному верить", ставятся подписи ответственных лиц (кассира и главного бухгалтера или кассира и руководителя), подписи заверяются печатью предприятия.
Как отмечалось выше, приходный кассовый ордер служит для приемки денег, а расходный кассовый ордер - для выдачи денег. Расчетно-платежная ведомость предназначена для начисления заработной платы, определения удержаний и отчислений от заработной платы, а также расчета премий, пособий и их выплат. Платежная ведомость используется только для выплаты зарплаты, премий, пособий и т.п. Банки составляют прогнозные расчеты ожидаемых поступлений и выдачи предприятиям наличных денег, исходя из сведений, поступающих в банковскую систему РФ, в том числе на основе кассовых заявок от обслуживаемых предприятий.
Карточка депонента предназначена для ведения учета сумм начисленной, но не полученной сотрудником заработной платы.
Авансовый отчет служит для отчета подотчетных лиц за выданные им ранее суммы на командировочные или административно-хозяйственные расходы. Доверенность предназначена для получения сотрудниками товарно-материальных ценностей в других организациях.
Объявление на взнос наличными используется для передачи денежных средств из кассы предприятия в банк, а также для осуществления взносов учредителей в уставный капитал предприятия.
Книга кассира-операциониста ведется на предприятиях, которые проводят наличные расчеты с населением через контрольно-кассовые машины. Она служит для учета и контроля этих расчетов. ККМ печатает на ленте отрывные чеки, вручаемые покупателям, и фиксирует их в своей памяти. Ежедневные расчеты через ККМ оформляются в книге кассира-операциониста, а затем из них переносятся в кассовую книгу предприятия.
Кассовая книга предприятия служит для полного учета всех наличных расчетов. Из-за важности учета наличных денежных средств предприятия повторим еще раз необходимые сведения по кассовой книге (те сведения, которые приведены выше в п.10.2).
Она должна быть единственной на предприятии и включать все сведения об этих расчетах, в том числе данные из книг кассиров-операционистов. Кассовая книга должна быть соответствующим образом пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью. Записи в нее делаются в двух экземплярах под копирку. Второй экземпляр отрывается и помещается в журнал, служащий отчетом кассира. Если бухгалтерский учет ведется на персональном компьютере, то в конце финансового года кассовая книга и отчет кассира выводятся на бумажный носитель. Затем кассовая книга брошюруется в хронологическом порядке, шнуруется и опечатывается. Одновременно в таком же порядке сшивается отчет кассира.

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций :

• приходные;
• расходные;
• регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД :

• приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
• расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
• кассовая книга — № КО4 (КК);
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше , а именно:

• название;
• дата его составления;
• наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
• содержание операции;
• количественные и денежные измерения операции;
• должность лиц, совершивших и оформивших;
• подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

• суть операции вносится в строчке «Основание»;
• общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
• данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы :

• наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
• строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
• наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г. Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО. Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

• он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
• может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

1. Прошить.
2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации :

• № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
• столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД :

• отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
• в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы :

1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

• неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
• над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
• возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
• подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
• исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;

оформляют приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;

получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;

регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Приходный кассовый ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру, которая является его частью, заполняются одновременно и подписываются главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Квитанция приходного ордера выдается только после получения денег.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Порядок действий при оформлении кассовых документов кассиром

Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:

проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

проверяет правильность оформления документов;

проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Прием наличных денег в кассу

В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги.

При приеме наличных денег кассир проверяет их платежеспособность в соответствии с Признаками платежеспособности банкнот и монеты Банка России, утв. Положением ЦБ РФ от 09.10.2002 № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации»

Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере (форма № КО-1).

После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, выдается на руки сдавшему деньги.

Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.