Пояснения среднесписочной и 2 ндфл. Письменное пояснение в налоговую образец

В ближайшее время любой компании может прийти требование из ИФНС о необходимости пояснить те или иные данные в справках 2-НДФЛ за 2014 год. Ведь после того как компании и физлица отчитаются о доходах, облагаемых НДФЛ, налоговики начинают тщательно изучать отчетность по этому налогу.

Будьте внимательны: проводить камеральную проверку справок 2-НДФЛ инспекция не вправе. Ведь такие справки не являются декларациями. Поэтому в требованиях обычно стоит ссылка на статью 31 Налогового кодекса РФ. Эта норма позволяет инспекторам запрашивать у компании любую информацию, связанную с расчетом и уплатой налогов.

На такое требование безопаснее ответить, иначе есть вероятность, что ИФНС оштрафует директора или главбуха на сумму 2000-4000 руб. (ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ).

Мы подготовили для вас четыре образца пояснений, направив которые в ИФНС можно снять все вопросы инспекторов по справкам и при этом не навредить компании.

Отличаются исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ

Инспекторы уверены: разница в суммах НДФЛ свидетельствует о том, что компания не полностью удерживает и перечисляет налог. Либо делает это с опозданием.

Получив требование о представлении пояснений на этот счет, еще раз проверьте справки. Для этого сравните данные по счету 68 субсчет «НДФЛ» и в справках 2-НДФЛ.

Возможно, платеж был, но потерялся. Тогда стоит провести с инспекцией сверку.

Частая причина расхождений — налог за декабрь 2014 года перечислили уже в январе 2015 года. Бывает также, что в прошлом году закрыли обособленное подразделение и организация перестала платить в инспекцию по месту его учета НДФЛ.

Не исключены и технические ошибки. Скажем, не заполнили в справках перечисленный НДФЛ. Либо случайно продублировали исчисленный, удержанный и перечисленный налог еще и в строке «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом».

Наконец, могли просто забыть перечислить налог. Тогда доплатите НДФЛ и отдельной платежкой перечислите пени. Это не освободит от штрафа в размере 20 процентов от налога, перечисленного с опозданием (ст. 123 НК РФ). Но оштрафовать организацию инспекторы могут только при выездной проверке.

Итак, если вы нашли ошибку, опишите ее в пояснениях и заново подайте исправленные справки 2-НДФЛ. Но не на всех людей, получавших доходы в 2015 году, а только справки с ошибками.

Допустим, по данным компании ошибок нет. Тогда вы имеете полное право так и написать в пояснениях.

В 2-НДФЛ доходы меньше, чем задекларировали работники в 3-НДФЛ

Возможно, сотрудник вашей компании сдал декларацию 3-НДФЛ за прошлый год. Например, чтобы задекларировать доходы от продажи машины или получить вычет на покупку квартиры, лечение или учебу.

Инспекторы, сверив декларацию со справкой, иногда обнаруживают, что доходов в 2-НДФЛ меньше, чем в декларации. Для налоговиков подобные нестыковки являются одним из признаков того, что компания выдает серую зарплату.

Такого рода расхождения — не забота бухгалтера компании. Действительно, откуда организации знать, почему человек задекларировал больше доходов, чем в справке 2-НДФЛ? Может, это была опечатка. Или же гражданин получал дополнительные доходы от других организаций либо от продажи имущества и пр.

А раз так, пояснять инспекторам происхождение доходов в 3-НДФЛ должен сам человек. Компания же может ограничиться сообщением о том, что в ее справках 2-НДФЛ ошибок нет.

Конечно, перед этим надо еще раз проверить, вдруг неточности в справках все же имеют место быть.

Количество справок отличается от среднесписочной численности

Налоговики всегда сравнивают сведения о среднесписочной численности и количество справок 2-НДФЛ. По мнению проверяющих, если в сведениях о численности количество работников больше, чем количество справок, значит, компания забыла сдать одну или несколько штук 2-НДФЛ.

Причин для таких расхождений может быть несколько. Самая частая — в сведениях завышен показатель (например, посчитали сотрудницу в декрете, хотя не должны были).

Еще одна распространенная причина нестыковок — сведения о численности считают в целом по компании, а часть справок сдали по месту учета обособленного подразделения.

Напишите инспекторам письмо в свободной форме, в котором поясните причину расхождений. Если надо, приложите к письму исправленные сведения о численности. Никакой опасности в этом нет — в законе не предусмотрен штраф за ошибку в сведениях.

Отсутствуют справки по людям, у которых не был удержан НДФЛ

Инспекторы считают, что, даже если было подано сообщение 2-НДФЛ с признаком 2, обязательно сдавать справки с признаком 1. То есть получается по сути дублирование отчетности. Сначала надо сообщить налоговикам (не позднее месяца по окончании года) о том, что налог не смогли удержать. А потом (до 1 апреля включительно) еще раз представить такие же данные уже в справке 2-НДФЛ.

По мнению налоговиков, справки с признаком 1 надо сдавать на всех людей, получивших от компании доход. Даже на тех, у которых она не смогла удержать налог (письмо УФНС России по г. Москве от 7 марта 2014 г. № 20-15/021334).

Так что если компания сдала на каких-то физиков только справки с признаком 2, лучше направить пояснения по 2-НДФЛ, приложив к ним справки с признаком 1. Конечно, только по этим же людям, а не по всем работникам. Будьте внимательны: поскольку справки сданы с опозданием, у налоговиков появляется формальный повод оштрафовать компанию — по 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Однако такой штраф является незаконным. Ведь компания раньше в срок уже сдала справки с признаком 2. Судьи на стороне компаний (постановление ФАС Уральского округа от 24 сентября 2013 г. № Ф09-9209/13).

В заключение добавим, что ПФР также может запросить пояснения по 2-НДФЛ. Дело в том, что база по страховым взносам и налогу на доходы схожа (хотя и не идентична).

Сдача отчетности по форме 6 НДФЛ обязательна для работодателей и иных компаний и ИП, проводящих выплаты физ. лицам. Если расчет заполнен с ошибками или вовсе не предоставлен, дают письменные разъяснения налоговому органу. Также пояснительная записка потребуется при возникновении спорных ситуаций с инспекцией.

По ходу камеральной проверки налоговая инспекция, если у нее возникнут сомнения в достоверности отчетности, затребует предоставление пояснений . Срок – 5 рабочих дней, в противном случае штраф 5000 рублей.

Пояснительная записка составляется в свободной форме, на оригинальном бланке компании, с указанием реквизитов. В разъяснении даются ответы на возникшие у налоговой инспекции вопросы.

Предоставление пояснений в налоговую инстанцию происходит следующими способами:

• Почтой, в этом случае целесообразно отправить пояснение «ценным» письмом с уведомлением;
• Электронно – через ТКС;
• лично принести в инспекцию или оформить курьерскую доставку.

Рассмотрим ситуации, требующие разъяснений и образцы пояснений по 6 НДФЛ.

Если выплат физическим лицам в налоговом периоде не было, нулевую отчетность не сдают. Однако инспектор не знает наверняка, по какой причине 6 НДФЛ не предоставлен. Организация привлекается к ответственности (например, инспекция блокирует расчетный счет).

Чтобы этого не произошло, отправляют письмо в налоговую о том, что организация не налоговый агент по НДФЛ, следственно и обязанности предоставлять отчетность, нет.

Внимание! Если компания хотя бы один раз перечислила доход физическому лицу в текущем календарном году, то представляют отчеты с момента выплаты до конца года, даже если в последующих отчетных периодах, перечислений не было.

Например, по договору ГПХ выплачено вознаграждение в январе 2017 года, других перечислений в этом году не было, значит организация сдает отчет за 1-й квартал, за 6 месяцев, 9 месяцев и год.

Образец пояснения в налоговую инспекцию по нулевому отчету 6 НДФЛ:

При проверке отчетности, инспекция сразу обнаружит, что НДФЛ перечислялся не вовремя. В ходе автоматической сверки, проверяются суммы и даты уплаты налога по расчету со сведениями надзорного органа. Если сведения разняться, налоговая служба предъявляет требование о предоставлении разъяснений.

Как правило, это случается в двух ситуациях:

• Сумма удержанного НДФЛ превышает размер сбора перечисленного налога в бюджет;
• Неуплата налога в срок.

Помимо умышленной неуплаты НДФЛ, присущи и другие причины, по которым возникают расхождения в сведениях.

• Ошибки в расчете;
• неверные реквизиты в платежном поручении.

Важно! Неверный КБК, одна из самых распространенных ошибок. Установлены коды для видов налогов в полном объеме, а также для уплаты пени по ним. Если при заполнении платежки, бухгалтер выбрал ошибочный КБК, оплата прошла не по назначению и деньги ушли не туда.

В первом случае сдают скорректированный отчет, во втором уточняют поручение и предоставляют объяснение о том, что допущена ошибка в указании КБК.

Образец пояснения в налоговую инспекцию по 6 НДФЛ:

Ошибки в отчете

Наиболее часто встречаются арифметические ошибки в подсчетах и неверно указанные даты в графах 100-120. В обоих случаях пояснительная записка не требуется, налоговый агент подает уточненный расчет в пятидневный срок или штраф – 5000 рублей.

Справка! Даты в этих строках заполняются на основании налогового законодательства, а не точного времени перечисления вознаграждений и налогов с них.

Еще одна распространенная ошибка: неверное указание кодов ОКТМО и КПП. Подобные неточности допускают работодатели, у которых головной офис и обособленное подразделение.

Если подразделение фирмы самостоятельно перечисляет зарплаты работникам, организация сдает два отчета по месту учета центрального офиса и подразделения.

Ошибка заключается в том, что в обоих расчетах указываются коды головной фирмы, из-за этого возникает путаница в платежах. А правильное заполнение заключается с указанием несхожих кодов ОКТМО и КПП соответственно с территориальной принадлежностью налогового агента.

Такие ситуации, когда неверно заполняются коды обособленного подразделения, наказываются инспекторами налоговой службы штрафами.

Как исправить ситуацию? Для начала сдается уточненный расчет с неправильными кодами, которые указаны раньше, в разделах 1 и 2 ставятся нули. Затем заполняется новый расчет по филиалу, где указываются правильные коды ОКТМО и КПП. Вместе с отчетами отправляется сопроводительное письмо.

Если первый ошибочный отчет сдан в срок, а затем скорректирован, штрафы не начисляются, об этом свидетельствуют письма ФНС. Если штраф к уплате за несвоевременную подачу отчетности выставлен, он не законен, пишут жалобу, где излагается «суть» вопроса.

Бумага отдается в инспекцию по месту учета и прикладываются копии чеков или уведомлений подтверждающие дату отправки отчетности.

Ответственность организаций по 6 НДФЛ

Штрафы по заполнению и предоставлению отчетности делятся на две категории:

1. Не предоставление расчета. Привлекаются организации, которые сдали отчетность позже установленных сроков или вовсе не предоставили. Если фирма опоздала с подачей расчета, это не означает, что его можно не сдавать, сумма штрафа может вырасти. Штраф составляет 1000 рублей за каждый месяц просрочки, и неполный, в том числе.
2. Ошибки в отчетности. Организация штрафуется только в случаях, когда ошибки найдены налоговым инспектором. Сумма штрафа – 500 рублей, вне зависимости от количества найденных неточностей.

Выписанный штраф уменьшается в два раза при подаче ходатайства в налоговую инспекцию о снижении штрафа. Делают это, если нарушения совершены не умышленно и выполнены требования о представлении пояснений.

У инспекторов возникают вопросы по налогообложению физических лиц. В этом случае работодатель, он же налоговый агент, предоставляет пояснения по 6 НДФЛ. Предоставление выполняется по требованию налоговой организации или в добровольном порядке.

«Суть» пояснительной записки заключается в урегулировании спорных ситуаций и избежание штрафных санкций.

Читатели нашего форума рассказывают, что к концу года стали получать от ИФНС требования пояснений по справкам 2-НДФЛ за 2016 год из-за якобы выявленных расхождений в паспортных данных сотрудников.

Как правило, речь идет о тех сотрудниках, которые достигли возраста, предполагающего смену паспорта (20 и 45 лет). При этом сама смена паспорта либо выходит за рамки даты сдачи справок в ИФНС, либо произошла после увольнения работника, о чем бухгалтер по прежнему месту работы знать не обязан.

Тоже получила "письмо счастья". Штрафом не грозили, вызвали на личный прием (в декабре). Сотрудника указали сами. Я проверила паспортные данные, все заполнено верно. 45 ему исполнилось в мае, в июне он получил новый паспорт.
У меня ощущение, что где то глюканула программа.
если в программе идет проверка по базам на соответствие ИНН и паспорта в реальном времени на "сегодня", то мы имеем ошибку и письмо из налоговой. Мне трудно найти какое то другое логичное объяснение
- JulikSPb Мы тоже получили "письма счастья" по двум организациям практически одновременно где-то на 20 работников. В основном на тех, которые поменяли паспорта после сдачи отчёта или после увольнения. Что интересно - в одной из баз в ошибочные попала Главный бухгалтер, но она же во второй с теми же реквизитами не попала. Причём всё у неё правильно, ГлавБух всё же. Так что "глюки программы" (имею ввиду программу, применяемую у налоговиков) вполне возможны.
Написали им, что работники меняли паспорта после подачи сведений, а для уволенных мы не имеем права обрабатывать персональные данные после увольнения. Прошло три недели, пока больше не беспокоили.
- GSokolov

Напомним, ранее мы рассказывали со стороны ИФНС в адрес нашей читательницы из выявленных недостоверных данных в 2-НДФЛ в части паспорта 45-летнего сотрудника. Бухгалтер отправила в ответ пояснения, чем налоговики судя по всему, удовлетворились, так как никакой дальнейшей реакции от них не последовало.

Обсуждение этого «паспортно-отчетного» вопроса происходит в теме форума « ».

Добавим, в письме ФНС сообщается, что перед представлением 2-НДФЛ налоговым агентам необходимо провести мероприятия по актуализации персональных данных физлиц в целях представления достоверных справок и проверить актуальность персональных данных работников.

В случае если у физлица произошло изменение персональных данных после представления налоговым агентом справки по форме 2-НДФЛ в налоговый орган, уточненную справку по форме 2-НДФЛ об изменении персональных данных физического лица представлять не следует.

В ближайшее время любой компании может прийти требование из ИФНС о необходимости пояснить те или иные данные в за 2014 год. Ведь после того как компании и физлица отчитаются о доходах, облагаемых НДФЛ, налоговики начинают тщательно изучать отчетность по этому налогу.

Будьте внимательны: проводить камеральную проверку справок 2-НДФЛ инспекция не вправе. Ведь такие справки не являются декларациями. Поэтому в требованиях обычно стоит ссылка на статью 31 Налогового кодекса РФ. Эта норма позволяет инспекторам запрашивать у компании любую информацию, связанную с и

На такое требование безопаснее иначе есть вероятность, что ИФНС оштрафует или главбуха на сумму 2000-4000 руб. (ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ).

Мы подготовили для вас четыре образца пояснений, направив которые в ИФНС можно снять все инспекторов по справкам и при этом не навредить компании.

Отличаются удержанный и перечисленный НДФЛ

Инспекторы уверены: разница в суммах НДФЛ свидетельствует о том, что компания не полностью удерживает и перечисляет налог. Либо делает это с опозданием.

Получив требование о представлении пояснений на этот счет, еще раз проверьте справки. Для этого сравните данные по счету 68 субсчет «НДФЛ» и в справках 2-НДФЛ.

Возможно, платеж был, но потерялся. Тогда стоит провести с инспекцией сверку.

Частая причина расхождений — налог за декабрь 2014 года перечислили уже в январе 2015 года. Бывает также, что в прошлом году закрыли обособленное подразделение и организация перестала платить в инспекцию по месту его учета НДФЛ.

Не исключены и технические ошибки. Скажем, не заполнили в справках перечисленный НДФЛ. Либо случайно продублировали исчисленный, удержанный и перечисленный налог еще и в строке «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом».

Наконец, могли просто забыть перечислить налог. Тогда доплатите НДФЛ и отдельной платежкой перечислите пени. Это не освободит от штрафа в размере 20 процентов от налога, перечисленного с опозданием (ст. 123 НК РФ). Но оштрафовать организацию инспекторы могут только при выездной проверке.

Итак, если вы нашли ошибку, опишите ее в пояснениях и заново подайте исправленные справки 2-НДФЛ. Но не на всех людей, получавших доходы в 2015 году, а только справки с ошибками.

Допустим, по данным компании ошибок нет. Тогда вы имеете полное право так и написать в пояснениях.

В 2-НДФЛ доходы меньше, чем задекларировали работники в 3-НДФЛ

Возможно, сотрудник вашей компании сдал декларацию 3-НДФЛ за прошлый год. Например, чтобы задекларировать доходы от продажи машины или получить вычет на покупку квартиры, лечение или учебу.

Инспекторы, сверив декларацию со справкой, иногда обнаруживают, что доходов в 2-НДФЛ меньше, чем в декларации. Для налоговиков подобные нестыковки являются одним из признаков того, что компания выдает серую зарплату.

Такого рода расхождения — не забота бухгалтера компании. Действительно, откуда организации знать, почему человек задекларировал больше доходов, чем в справке 2-НДФЛ? Может, это была опечатка. Или же гражданин получал дополнительные доходы от других организаций либо от и пр.

А раз так, пояснять инспекторам происхождение доходов в 3-НДФЛ должен сам человек. Компания же может ограничиться сообщением о том, что в ее справках 2-НДФЛ ошибок нет.

Конечно, перед этим надо еще раз проверить, вдруг неточности в справках все же имеют место быть.

Количество справок отличается от среднесписочной численности

Налоговики всегда сравнивают сведения о среднесписочной численности и количество справок 2-НДФЛ. По мнению проверяющих, если в сведениях о численности количество работников больше, чем количество справок, значит, компания забыла сдать одну или несколько штук 2-НДФЛ.

Причин для таких расхождений может быть несколько. Самая частая — в сведениях завышен показатель (например, посчитали сотрудницу в декрете, хотя не должны были).

Еще одна причина нестыковок — сведения о численности считают в целом по компании, а часть справок сдали по месту учета обособленного подразделения.

Напишите инспекторам письмо в свободной форме, в котором поясните причину расхождений. Если надо, приложите к письму исправленные сведения о численности. Никакой опасности в этом нет — в законе не предусмотрен штраф за ошибку в сведениях.

Отсутствуют справки по людям, у которых не был удержан НДФЛ

Инспекторы считают, что, даже если было подано сообщение 2-НДФЛ с признаком 2, обязательно сдавать справки с признаком 1. То есть получается по сути дублирование отчетности. Сначала надо сообщить налоговикам (не позднее месяца по окончании года) о том, что налог не смогли удержать. А потом (до 1 апреля включительно) еще раз представить такие же данные уже в справке 2-НДФЛ.

По мнению налоговиков, справки с признаком 1 надо сдавать на всех людей, получивших от компании доход. Даже на тех, у которых она не смогла удержать налог (письмо УФНС России по г. от 7 марта 2014 г. № 20-15/021334).

Так что если компания сдала на каких-то физиков только справки с признаком 2, лучше направить пояснения по 2-НДФЛ, приложив к ним справки с признаком 1. Конечно, только по этим же людям, а не по всем работникам. Будьте внимательны: поскольку справки сданы с опозданием, у налоговиков появляется формальный повод оштрафовать компанию — по 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Однако такой штраф является незаконным. Ведь компания раньше в срок уже сдала справки с признаком 2. Судьи на стороне компаний (постановление ФАС Уральского округа от 24 сентября 2013 г. № Ф09-9209/13).

В заключение добавим, что ПФР также может запросить пояснения по 2-НДФЛ. Дело в том, что база по взносам и налогу на доходы схожа (хотя и не идентична).