Порядок ведения кассовых операций инструкция цб рф. Порядок ведения и положение о кассовых операциях в рф

Кассовые операции - операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов. Порядок осуществления кассовых операций регламентируется нормативными актами Центробанка РФ.

Работу с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях - бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов.

Наличные деньги и денежные документы хранятся в кассе - специально оборудованном помещении организации или сейфе.

Работая с наличными деньгами необходимо соблюдать следующие правила

1. Соблюдение лимита остатка кассы

Ежегодно организация обязана предоставлять на утверждение в банк, осуществляющий ее кассовое обслуживание. Расчет сумм лимита (предельно допустимой суммы наличности в кассе на конец дня). Когда лимит не установлен, он признается равным нулю. Ежедневно в случае превышения лимита на конец дня излишек должен быть сдан в банк (кроме 3х рабочих дней для выплаты зарплаты, когда допускается хранение неограниченного количества денег).

2. Использование наличной выручки

Расходование наличной выручки согласовывается с банком и ограничено конкретным перечнем расходов на выплату зарплаты, пособий, премий, закупку с/х продукции, скупку тары и вещей у населения, командировочные расходы, хозяйственные нужды. Внесение наличных денег из кассы организации на банковские счета других организаций и физических лиц не допускается.

3. Применение контрольно-кассовой техники

При продаже товаров, работ, услуг за наличный расчет (или при оплате пластиковыми картами) в установленных случаях должна применяться контрольно-кассовая техника, включенная в Гос. Реестр. Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе регламентируется Инструкцией ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" (далее по тексту - Порядок ведения кассовых операций).Для осуществления расчетов наличными деньгами (выдачи заработной платы, денег на командировочные расходы и т.п.) предприятие должно иметь кассу.

Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств в соответствии с "Едиными требованиями по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий" (Приложение № 3 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Кассовые операции выполняет отдельный работник предприятия - кассир.

После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

При небольшом объеме движения денежных средств в кассе обязанности кассира целесообразно возложить на одного из работников в порядке совмещения.

Предприятие может иметь наличные деньги в кассе в пределах, устанавливаемых банком, обслуживающим это предприятие по согласованию с его руководителем в соответствии с банковскими правилами.

Наличные деньги в размерах, превышающих, установленные банком пределы могут храниться только во время выплаты заработной платы, но не свыше трех дней.

Кассовые операции проводятся в следующем порядке:

оформление первичных документов по приходу и расходу;

регистрация первичных документов в журнале регистрации;

записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;

сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, выдача наличных денег - по расходным кассовым ордерам или по другим документам, оформленным надлежащим образом. Такими документами могут быть платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и т.п. Сдача наличных денег в банк происходит по объявлениям на взнос наличными.

Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные ордера - руководитель организации и главный бухгалтер или лица ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машине. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия. Кассовая книга (в рублях)

На каждом предприятии в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций в соответствии с Указом Президента РФ от 23.05.94г. №1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" с организаций взимается штраф:

в 2-кратном размере произведенного платежа - за превышение предельного лимита расчетов наличными денежными средствами с другими организациями;

в 3-кратном размере неоприходованной суммы - за неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;

в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности - за несоблюдение действующего порядка хранения денежных средств, а также за накопление денег в кассе сверх лимитов.

На руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, налагается административный штраф в размере 50-кратной величины установленной минимальной месячной оплаты труда.

В настоящее время Центральный банк Указанием от 07.10.98г. №375-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами" установил в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу:

между юридическими лицами - в сумме 10 тысяч рублей;

для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырье - в сумме 15 тысяч рублей;

для предприятий и организаций торговли Главного управления исполнения наказаний Министерства внутренних дел Российской Федерации (ГУИН МВД России) при закупке товаров у юридических лиц - в сумме 15 тысяч рублей.

Расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами (статья 140) Гражданского кодекса РФ без ограничения суммы или в безналичном порядке.

Для учета расчетов с населением, организации в соответствии с Законом РФ от 18.06.93г. №5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" обязаны использовать контрольно-кассовые машины.

Если организации в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Минфином России.

За нарушение требований Закона РФ "О применении контрольно-кассовых машин" применяются штрафные санкции к организациям от 10-кратной до 350-кратной величины установленного размера минимальной месячной оплаты труда в зависимости от характера нарушения (в случае ведения расчетов с населением без контрольно-кассовых машин - 350-кратная величина;

при использовании неисправных машин - 200-кратная величина;

если не вывешен ценник на продаваемый товар или прейскурант на оказываемые услуги - 100-кратный размер;

в случае невыдачи чека или занижения суммы в чеке - 10-кратная величина, но не менее 20 % от стоимости покупки).

Учет кассовых операций ведется на счете "Касса", который в соответствии с Рабочим планом счетов малого предприятия (см. "Организация бухгалтерского учета" - " Счета бухгалтерского учета" ) имеет номер 50.

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

• 50-1 «Касса организации»
• 50-2 «Операционная касса»
• 50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.

Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. На субсчете 50-2

«Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассовых портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Порядок ведения кассовых операций в нашей стране довольно строго регламентирован.

Он определен в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденном

Оформление первичных кассовых документов.

Кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами и документами, их заменяющими. Бухгалтерия сначала регистрирует их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а затем передает в кассу для исполнения.

Отметим, что принимать и выдавать деньги по кассовым ордерам можно только в день их составления.

Оформление приема наличных.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым Ордерам.

В подтверждение приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру с подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Приходный кассовый ордер должен обязательно содержать следующие разборчиво заполненные реквизиты:

• - наименование предприятия, структурного подразделения, код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;
• - регистрационный номер и дату заполнения;
• - в графе «Принято от» пишется наименование лица, вносящего деньги в кассу, а если это юридическое лицо, то обязательно указывается фамилия лица, через которого приняты деньги;
• - в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется прием денег и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);
• - указывается сумма цифрами и прописью, причем выделяется отдельной строкой суммы налога с продаж и суммы налога на добавленную стоимость с указанием ставок налогов;
• - в графе «Приложение» должны быть указаны дата, номер накладной, по которой отпущены товарно-материальные ценности (квитанции, по которой оказаны услуги) и т.п.

Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером.

Кроме того, в главную кассу предприятия может поступать выручка от торговой точки.

В этом случае также оформляется приходный кассовый ордер. Порядок заполнения приходного кассового ордера такой:

• - в графе «Принято от» указывается фамилия лица, сдающего выручку;
• - в графе «Основание» пишется «Торговая выручка за (число, месяц, год);
• - в графе «Приложение» пишется «Отчет кассира за (число, месяц, год);

и прилагается Отчет кассира.

Оформление выдачи денег из кассы.

Оформление выдачи денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам.

В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие реквизиты:

• - наименование предприятия и структурного подразделения, а также код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;
• - регистрационный номер и дата выписки расходного кассового ордера;
• - номер корреспондирующего счета, субсчета;
• - в графе «Выдать» указывается наименование получателя денежной суммы;
• - в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется

Выдача денежной суммы и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);

• - сумма указывается цифрами и прописью;
• - в графе «Приложение» должны быть перечислены все прилагаемые к ордеру документы.

В качестве приложений могут выступать, например, доверенность, копия приказа руководителя о командировке работника (на основании данного распорядительного документа бухгалтерией производится определение суммы, подлежащей выдаче подотчетному лицу на командировочные расходы). Расходный кассовый ордер также должен быть подписан главным бухгалтером предприятия, и, кроме того, он должен содержать распорядительную подпись руководителя или уполномоченного лица. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Кассир может выдать деньги или лицу, которое указано в расходном кассовом ордере, или другому человеку по доверенности. В этом случае в тексте ордера после имени получателя денег указывается фамилия, имя, отчество лица, на которого оформлена доверенность. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть разборчиво и четко заполнены бухгалтерией чернилами, шариковой ручкой или набраны на компьютере, Подчистки, помарки и исправления в первичных кассовых документах не допускаются.

Теперь разберем наиболее часто встречающиеся ошибки и нарушения при оформлении ежедневных кассовых отчетов предприятия. Эти ошибки заключаются в том, что кассиры принимают к исполнению приходные и расходные кассовые ордера, не заполненные полностью. Например, без указания корреспонденции счетов, регистрационного номера ордера или без приложения необходимых первичных документов. Поэтому, получив к исполнению приходный кассовый ордер, кассир обязан его проверить и, только если все правильно, получить наличные деньги. После этого, он доложен зафиксировать операцию в кассовой книге предприятия, и подписав приходный ордер, выдать квитанцию на руки лицу, внесшему деньги.

При получении расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, кассир также обязан их проверить на:

Наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а также разрешительной надписи руководителя предприятия;

правильность оформления документов;

наличие перечисленных в документах приложений.

Если документы оформлены не правильно или неполно, кассир обязан вернуть их без исполнения в бухгалтерию предприятия, но не в коем случае не на руки плательщику. Это противоречит пункту 19 Порядка ведения кассовых операций, где сказано, что выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Порядок оформления платежной ведомости или расчетно-платежной ведомости.

По этим ведомостям производится выдача заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий, а также оплачиваются больничные листы, выдаются отпускные и депонированные суммы. Расходный кассовый ордер на каждого получателя в этом случае не составляется. Он выписывается на всю выданную сумму.

На титульном листе платежной или расчетно-платежной ведомости делается разрешительная надпись с подписями руководителя и главного бухгалтера.

При получении денег по ведомости сумма прописью не указывается. А если выдача денег производится по доверенности, то также как при оформлении расходного кассового ордера перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности».Как уже отмечалось, при выплате заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий организации могут хранить в кассах наличные сверх установленных лимитов в течение трех рабочих дней (или пяти дней на Крайнем Севере).Следовательно, при истечении этого срока кассир должен сделать следующее:

• 1. в платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
• 2. составить реестр депонированных сумм;
• 3. в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и расписаться;
• 5. записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ______».

Бухгалтерия должна проверить отметки, сделанные кассиром в платежных или расчетно-платежных ведомостях, и произвести подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему прикладываются квитанции приходной кассы банка о приеме наличных на расчетный счет. На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, выдача денег по расчетным или расчетно-платежным ведомостям может производиться не только кассиром, но и другими сотрудниками. На этих сотрудников должен быть издан приказ руководителя. При этом совместная выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается Порядком ведения кассовых операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Все приходные и расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации. Форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов заполняется организациями всех форм собственности, осуществляющими прием и выдачу наличных денежных средств.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В настоящее время для учета движения денег, выдаваемых старшим кассиром под отчет другим сотрудникам, непосредственно осуществляющих выплаты, применяется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5) , утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Данная книга заполняется в организациях всех форм собственности, осуществляющих выдачу заработной платы, стипендий и различного рода компенсационных выплат из кассы наличными. Раздатчики получают деньги под отчет и несут полную материальную ответственность за них. Книга заполняется кассиром на основании первичных кассовых документов. Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе организации применяются кассовую книгу.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются все расходные и приходные кассовые документы.

Кассовая книга может вестись и автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги формируют в виде распечаток «Вкладной лист кассовой книги. Одновременно с ней формируется распечатка «Отчет кассира» Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты. В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
• для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
• соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
• наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
• соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

• подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
• записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
• сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
• проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

• соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
• соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

Порядок ведения кассовых операций: основные положения по ведению процесса и документации в РФ + изменения в законодательстве в 2017 году + 6 основных кассовых операций и их особенности.

Начиная с 11. 03. 2014 года, ЦБ России установил новый порядок ведения кассовых операций , которого придерживаются и по сей день.

Ежегодно выходят мелкие поправки и обновления, связанные с улучшением положения программного обеспечения точек продаж и оборудования организаций.

Сегодня мы поговорим о главных положениях и порядке ведения кассовых операций на территории РФ.

Понятие процесса «кассовая операция»

Для всех предприятий и частных лиц, занимающихся коммерческой деятельностью, установлен единый порядок оформления и проведения учёта по движению средств.

Начиная с 2015, дано разрешение на ведение кассовых операций с использованием специальных технических средств.

Задачи процесса:

• получение/выдача денег;
• удержание и пересчет;
• оформление, сбор, ведение документации по финансовым операциям.

Выделяют обычную и простую схему ведения кассовых операций .

Обычная используется всеми предприятиями, созданными на юридической основе. Упрощенная схема применяется частным бизнесом и банковскими системами.

С каждым годом процент наличности в денежном обороте падает, потому некоторые предприятия теоретически могут быть освобождены от ряда правил.

Получение денежных ресурсов и оплата счетов осуществляется на безналичной основе, однако задействовать такой метод расчета можно далеко не во всех сферах деятельности.

При проверке налоговиками следует предоставить документальное подтверждение вашего статуса и метода проведения кассовых операций.

Типы кассовых операций

Весь список распределяется на 2 больших раздела по расходу и приходу денег . Каждый содержит соответствующую документацию и порядок ведения.

По типу начисления:

1. Приходные.

   Сюда следует отнести все финансовые операции, связанные с начислением средств на счет продавца.

2. Расходные.

   Операции, связанные с ведением отчетности по выплатам заработных плат, командировочных и других статей расходов.

   Банковские операции также следует отнести в этот раздел.

Классификация может осуществляться и по типу объекта .

Крупные организации и банки сводят работу с наличностью к минимуму, тем самым упрощая регулирование кассовых операций со стороны государства.

Коммерческие организации и банки имеют более гибкое распределение в кассовых операциях, что уменьшает путаницу с документами на финансовом уровне системы.

1. Участники процесса

Право ведения кассовых операций предоставляется через соответствующий приказ от вышестоящих лиц. Документ должен быть заверен юридически, после чего, по истечении 2 дней, он вступает в силу.

Требования:

1. Ведение приема/выдачи наличности может выполнять лишь сотрудник, официально утвержденный на эту должность.
   Чаще всего таким человеком выступает кассир.
2. Кассир обязан перед началом работы изучить порядок ведения операций, а после расписаться.
3. Если у предприятия более 1 кассира, следует назначить старшего.

Частные предприниматели могут самостоятельно осуществлять кассовые операции без каких-либо предшествующих документальных подтверждений.

Работу с документацией берет на себя . Если такового нет, делами занимается руководящее лицо либо его заместитель.

Бумаги обязаны содержать подписи всех участников, ведущих учет по кассовым операциям.

2. Обновления в 2017 году

01.03.2017 налоговиками был введен ряд правок, влияющих на порядок проведения кассовых операций РФ.

Основные относятся к лимиту по кассам у обособленных отделов компаний и методам решения по их превышению.

Изменение №1: Лимит кассы предприятия.

Каждая организация обязана устанавливать ограничение на количество денег, что может находиться в кассовом аппарате по завершению рабочего дня.

Все, что свыше лимита, необходимо отправлять на безналичный счет через банковскую систему.

Каковым будет лимит — подлежит решить самой компании, отталкиваясь от сферы деятельности и суточному притоку/оттоку наличности.

Существует общая формула подсчета, которая не учитывает особенностей деятельности и дает приблизительные цифры по лимиту суточных в кассе.

Формула содержит 3 составляющих:

Объем денежных ресурсов.

Вычисляется за определенный временной промежуток и определяется владельцем компании.

Варьируется от 1 до 91.

Количество денег в кассе зависит напрямую от этого показателя.

Выбирайте дни, в которые имели наибольшую выручку.

1. Если населенный пункт имеет банковское отделение, показатель = 7.

Маленькие фирмы и другой частный бизнес могут на свое усмотрение распоряжаться деньгами. Лимит наличности по кассовым операциям их не касается.

Изменение №2: Кассовый лимит у обособленных отделов.

Подразделения крупных организаций при установке ограничения размера средств должны отталкиваться от положения, которое принимается в отделе руководства компании.

После утверждения документации глава либо порученное лицо рассылает копии остальным отделам.

Максимум кассы, после получения установок свыше, обязан быть принят в течение 2 дней.

Изменение №3: Превышение лимита.

Наличность, превышающая максимум, выставленный руководством, обязана быть сдана в банковское отделение.

Превышения допускаются в:

• дни, предшествующие расчету с сотрудниками;
• нерабочие дни;
• дни государственных праздников.

При превышении размера наличных последуют штрафные санкции.

Определить дни поступлений в банк денежных ресурсов налоговикам не составит труда, отталкиваясь от средних показателей вашей организации на протяжении 1 — 2 кварталов.

В остальном список условий остался прежним. В изменениях не принимались в расчет частники, а также ИП.

Порядок ведения кассовых операций в РФ

Основные требования в порядке ведения операций выдвигает ЦБ. После обновлений в 2014 — 2016 годах под категории влияния попал малый бизнес и частники.

1) Документация по учету.

Чтобы подтвердить проведение финансовых операций, соответствующие отделы работают с 2 типами документации.

Ее оформлением могут заниматься как физические лица, участвующие в процессе товарооборота, так и назначенные представители руководства.

Порядок предусматривает:

• оформление притока денежных средств через ордер, регистрирующий все поступления в кассу точки – приходной кассовый ордер (ПКО);
• ресурсы, что выделяются на траты организации, оформлять через расходный ордер кассы (РКО).

Частные предприниматели в 90% случаев предоставляют работу по такой документации личным бухгалтерам, аналогичная ситуация и у крупных организаций.

ИП имеют возможность пользоваться упрощенной системой налогообложения, это освобождает их от оформления кассовых ордеров, но при условии отчетности по физическим параметрам притока/оттока наличности.

2) Бухгалтерская составляющая.

В соответствии с приказом от 31 октября 2000 года был утвержден общий порядок ведения бухгалтерской отчетности компаниями и другими организациями, подлежащими ведению кассовых операций на территории РФ.

Исходя из вышесказанного, было принято решение ввести тип расчетного счета – счет 50 «Касса» .

Какие изменения могут вносить организации в счет 50 «Касса»:

Оформить подраздел главного счета – 50-1 «Касса организации» .

Фиксирует порядок перемещения денежных масс внутри самой организации.

Если ваше предприятие работает с иностранными валютами, порядок поступления каждой из них придется оформлять через специальный субсчет.

Допускается создание не более 5 валютных субсчетов.

Оформить 50-2 «Операционная касса» .

Субсчет, фиксирующий порядок поступления наличностей в точках продаж или предоставления услуг.

Открыть 50-3 «Денежные документы» .

Ведение учета документов, имеющих ценность.

Сюда могут входить путёвки, командировочные, марки и другое.

Порядок всех кассовых операций, проводимых фирмами, фиксируется на одном из 3-х описанных счетов.

Наличие ошибок в заполнении документации может повлечь за собой штрафные санкции как для отдельных сотрудников, так и компании в целом.

3) Порядок ведения кассовых операций на рабочем месте.

Законодательная система предусматривает строгий порядок ведения кассовых операций в РФ для 6 видов оборотных операций с наличностью.

Разберем детально каждый из них

Операция 1: Порядок получения денег.

Принятие изначально проходит с ПКО. Получив его на руки, кассир обязан удостовериться в правильности его заполнения.

ПКО должен содержать:

• подпись бухгалтера/руководителя;
• совпадение размера денежных ресурсов в прописном и числовом виде;
• присутствие на руках документации, что указана в ПКО.

Принимать наличность помимо кассира может владелец или уполномоченное им физическое лицо. Количество представителей владельца неограниченно.

Человек, вносящий средства, имеет право лично наблюдать за процессом.

Сверить размер фактических средств с заявленными в ПКО.

Если все совпало кассир, ставит печать на квитанцию, что идет вместе с ордером, и передает ее тому, кто вносил деньги.

Если используются контрольно-кассовый аппарат или , кассир может провести деньги и отметить данные в ПКО через корешки/чеки.

В квитанции отмечаются дополнительные условия, после чего проштампованная документация отдается вносившему наличность физическому лицу.

Операция 2: Общий порядок отпуска наличности.

Процесс проходит с учетом действий через РКО. Перед началом проведения кассир обязан свериться на совпадение значений, указанных прописью и в числовом формате.

На ордере должна быть подпись главного в бухгалтерии либо другого ответственного за порядок проведения кассовых операций лица.

Алгоритм отпуска денежных средств:

1. Свериться со списком документации, что подана в РКО.

Проверить данные получателя.

Для этих целей подойдет паспорт или водительское удостоверение.

Если физическое лицо не может подтвердить свою личность, в выдаче средств следует отказать.

2. Сотрудник отсчитывает сумму и дает ее для пересчета физическому лицу, после чего получатель расписывается в РКО.

Для отсчета необходимой суммы следует пользоваться полистным методом.

Аналогично ПКО, ордер на выдачу также необходимо хранить в бухгалтерском отделе организации сроком до 5 лет.

Операция 3: Порядок наличного расчета по зарплате.

Тут на помощь приходят ведомости по расчетным операциям фирмы.

Заранее внесенные данные по сотрудникам в ордера позволяют определиться с размером средств, которые необходимо подготовить к выдаче.

В какие дни проводить расчет определяет руководство. Временной промежуток, отведенный на проведение расчетных операций с работниками не должен быть более 5 дней.

После выдачи заработной платы всем сотрудникам нужно:

• подытожить фактический размер выданных средств;
• заполнить соответствующие ячейки расчетной ведомости;
• перепроверить, совпадает ли фактическая сумма с указанной в ведомости;
• расписаться в ведомости и передать ее на хранение в бухгалтерский отдел.

В случае неявки сотрудника в указный промежуток времени для получения заработной платы, напротив его фамилии в ведомости делается пометка.

При разовой выдаче наличности предоставлять по работнику ведомость нет смысла, более рационально оформить расход средств через обычный ордер РКО.

Операция 4: Порядок выдачи денег подотчетному лицу.

Порядок оформления определяется бухгалтерским отделом и приводится в исполнение кассиром на основании РКО.

Для ордера необходимо, чтобы человек написал заявление от лица подотчетного.

Выдача средств происходит лишь после подписи заявления главой организации.

При наличии задолженностей предоставление средств замораживается вплоть до погашения всей суммы долга.

Операция 5: Наличность обособленному подразделению.

Будь то получение или выдача средств, порядок проведения обозначается в ордерах по обороту.

Руководствующие отделы вправе сами решать, какой принимать порядок распределения денежных масс между подотчетными им отделами.

Операция 6: Порядок выдачи наличных по договоренности.

Иногда вместо должностного лица процесс ведения кассовых операций допускает получение через доверенного человека.

Ситуация часто возникает на производстве при болезни сотрудников организаций.

Порядок выдачи доверенному лицу:

Проверить соответствие данных сотрудника и его доверителя, которые указаны в РКО.

Потребуется паспорт либо водительское удостоверение.

1. Перед подписью получателя в ведомости делается пометка перед ячейкой «доверенность».
2. После выдачи к сдаваемому ордеру прилагается и доверенность.

Если требуется получение по доверенности средств у нескольких юридических или физических лиц, то документ копируется и заверяется штампом организации.

В случае, когда человек должен получить несколько платежей по одному документу, оригинальная справка остается на руках кассира до конечного платежа, а с ордером сдаются его копии.

Если предприятие имеет несколько кассовых отделений, контроль над ними берет на себя назначенный заранее старший кассир.

Все ордеры направляются в таком случае ему, и он делает соответствующие пометки по обороту средств в кассовой книге.

Порядок действий по окончании рабочего дня:

1. Главный кассир сравнивает записи в книге с ордерами, поступившими от подчиненных.
2. Проводит расчет количества средств по остатку.
3. Расчетное значение сравнивают с количеством денег в аппаратах по факту, если все совпало, ставится подпись.
4. Аналогичную процедуру совершает и бухгалтерский отдел.

Порядок проведения процедуры находится под контролем руководства организации.

Кассовая книга – важнейшая составляющая при кассовых операциях. Она должна присутствовать как в печатном, так и в оцифрованном виде.

Если документация ведется от руки, следует уделить особое внимание качеству рукописного текста, чтобы при занесении данных в компьютер не возникло ошибок.

Все бумаги должны сопровождаться подписями бухгалтера и руководителя. Если это электронные аналоги, используется цифровая подпись сотрудников.

Аудиторские проверки кассовых операций

Отслеживанием порядка ведения отчетности кассовых операций занимается налоговый инспектор.

В зависимости от количества организаций, находящихся в закреплённом за сотрудником районе, проверки осуществляются 1 — 3 раза в год.

Что проверяет налоговая:

• какими путями контролируется рабочее место;
• качество ведения кассовой книги;
• совпадают ли записи в ордерах с дополнительными документами;
• какой процент использования выделяемых банком средств;
• соответствие показателей по выдаче/расходу между банком и расчетным отделом;
• отчетность по направлениям использования выделяемых ресурсов;
• соблюдается ли лимит кассы.

Чтобы избежать проблем, сотрудники должны внимательно соблюдать порядок ведения кассовой книги, ордеров расхода/прихода и сопутствующих им документов.

Если никаких проблем в ходе проверки обнаружено не будет, организация получит положительную оценку аудиторской проверки.

Вы начинающий бухгалтер, который вникает в правила ведения кассовых операций?

Основную информацию вы получите от Школы бухгалтеров и аудиторов:

Порядок ведения кассовых операций и штрафные санкции

Что если в ходе рядовых проверок инспекторами у вашей бухгалтерии обнаружатся серьезные дыры?

В таких случаях предусматриваются штрафы для частных лиц размером до 6 000 рублей и для предприятия в целом до 60 000 рублей .

После обновления порядка ведения кассовых операций в 2014 году, значительно упростились некоторые составляющие учета. Количество заполняемой документации снизилось на 30%.

При «потере» средств в крупных размерах ответственным лицам грозят судебные разбирательства, дело может дойти вплоть до криминальной ответственности.

Порядок ведения кассовых операций РФ ежегодно терпит изменения.

Причиной служит постепенный переход на безналичную систему оплаты товаров и услуг.

В будущем предполагается полный отказ от ведения отчетности по наличности и в большинстве торговых точек нашей страны.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

L

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .

Центральным банком были установлены новые правила ведения кассовых операций. Их выполнение стало обязательным для всех, кто занимается коммерческой деятельностью.

Понятие кассовой операции

Кассовые операции включают в себя

• прием
• выдачу
• хранение
• пересчет денежной наличности,

• заполнение
• ведение
• прием
• выдачу документов, которые сопровождают денежные операции.

Любое перемещение или движение денежных средств должно отражаться при проведении кассовой операции. Существует определенный порядок, который неукоснительно следует соблюдать.

Теоретически, от обязанностей ведения кассы и проведения кассовых операций могут быть освобождены только те, кто не работают с наличностью. Соответственно, принимать деньги и производить оплату они могут только по безналичному расчету. В действительности такой вариант является исключением из правил.

В этом случае, налоговому инспектору при проверке сообщается в свободной форме, что проводятся только безналичные расчеты. Заявление должно быть документально подтверждено.

Бухгалтерская отчетность малого предприятия под лупой: зачем, когда и как.

Если есть сотрудницы в штате, то для Вас актуальна про декретный отпуск.

Новый порядок с 1 июня 2014 г.

С 1 июня 2014 года взамен утратившего силу Положения Центробанка (ЦБ) РФ от 12 октября 2011 года №373-П вступило в действие Указание ЦБ от 11 марта 2014 года №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Документ прошел государственную регистрацию в Минюсте РФ.

Теперь, согласно новому порядку, для индивидуальных предпринимателей (ИП) и субъектов малого бизнеса (малых предприятий — МП) снят лимит на сумму наличных денежных средств в кассе. Правило лимита осталось только для организаций, не относящихся к субъектам малого бизнеса.

Там формулы, по которым рассчитывается лимит кассы, остались прежними: или исходя из расходов наличных средств по факту, или исходя из объема выручки. Но послабление все-таки сделано. Теперь такие предприятия могут сами выбирать более выгодную им формулу расчета лимита кассы.

В частности, отменено жесткое правило для предприятий, не имеющих наличной выручки, устанавливать лимит кассы только по фактическим наличным расходам. То есть теперь такие предприятия могут изменить лимит в выгодную для себя сторону. Причем налоговая инспекция лишена права на перерасчет вновь установленного лимита и может лишь контролировать, соблюдается он или нет.

Однако, чтобы избежать конфликтов с налоговиками, владельцам (или исполнительным директорам) таких предприятий лучше все-таки подстраховаться — издать приказ со ссылкой на Указание ЦБ №3210-У о том, что с 1 июня 2014 года установлен новый порядок установления лимита.

Нововведения для ИП и малых предприятий

Они заключаются в следующем:

— индивидуальный предприниматель теперь не обязан вести как саму кассовую книгу, так и, соответственно, расходные и приходные кассовые ордера (правило ведения кассовых документов распространяется только на тех ИП, которые работают в специальных режимах налогообложения, указанных в налоговом законодательстве);

— еще одно послабление касается как ИП, так и малых предприятий: у них изъяли обязанность оформления реестра депонированных сумм (до вступления в силу Указания ЦБ №3210-У индивидуальный предприниматель или кассир МП были обязаны в последний день выдачи наличных средств внести в реестр неполученные по каким-либо причинам работниками суммы «налички»). По новому порядку ИП или кассир МП в последний день выдачи денег должны лишь записать в ведомости «депонировано» (напротив фамилии сотрудника) и скрепить запись печатью. Затем ИП выводит в ведомости сумму выданной «налички» по факту и сумму, подлежащую депонированию, и подписывает ведомость. На малом предприятии порядок действий тот же, только их проделывает кассир, после чего передает ведомость на подпись главбуху или иному уполномоченному на то лицу;

— новый порядок содержит еще одно послабление для ИП, работающих в специальных режимах налогообложения, и малых предприятий — ИП или кассир могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было расчетов наличными средствами;

— согласно Указанию ЦБ №3210-У кассиры МП могут вносить в кассовые документы изменения (но только не в приходные и расходные кассовые ордера!). Например, в кассовой книге можно зачеркнуть неверную запись, внести рядом правильную и скрепить исправление подписью кассира (но обязательно расшифровать суть исправлений — почему, в связи с чем).

Виды кассовых операций

По кассе проводятся приходные и расходные кассовые операции.

1. Приходные кассовые операции – это поступление денег в кассу из любых источников.
2. Расходными кассовыми операциями определяется действие, связанное с изъятием денежной наличности из кассы.

К расходным кассовым операциям относятся:

• выплата аванса и заработной платы сотрудникам
• выдача командировочных и представительских расходов
• выдача наличных средств на хозяйственные нужды
• передача денег в банк
• выплаты социального характера

Кто может вести кассовые операции

Кассовые операции имеет право вести кассир или другое лицо, которое наделяется данными полномочиями руководителем организации. В обоих случаях, необходимо издать соответствующий приказ.

Вероятней всего, что на предприятии малого бизнеса, исходя из норм загрузки, достаточно будет одного кассира. Но если их будет несколько, тогда по штатному расписанию вводится должность старшего кассира.

Если рассматривать ситуацию, когда сотрудников нет, то кассовые операции проводит индивидуальный предприниматель.

Положение о ведении кассовых операций

Порядок ведения операций по кассе определяется Положением ЦБ РФ. Согласно данному положению о кассовых операциях, индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны соблюдать определенный порядок учета кассовых операций. Ранее документ на эту категорию предпринимателей не распространялся.

Для регулирования порядка денежного обращения,все, кто использует наличные деньги, должны придерживаться кассовой дисциплины.

Документальное оформление кассовых операций

1. Для подтверждения движения денежных средств используют приходный (ПКО) и расходный (РКО) кассовый ордер. Они относятся к первичным документам по кассовым операциям и имеют общепринятую утвержденную форму.

Приходный ордер
В нем указывается источник поступления средств.

По правилам, должен заполняться бланк ордера и квитанция к этому ордеру. Но на практике есть случаи, когда ограничиваются заполнением только квитанции. Правила заполнения не допускают такого варианта. Сначала должен заполняться бланк ордера, а потом выписываться квитанция.

Когда прилагаются дополнительные документы, то их надо указывают в ордере. В качестве таких документов может служить акт выполненных работ или оказанных услуг.

Приходный кассовый ордер подписывается бухгалтером или другим уполномоченным лицом. Но эти полномочия должны быть подтверждены доверенностью.

В кассу деньги должны поступать в день составления приходного ордера. В противном случае, он является недействительным. Своевременное составление ордера – один из пунктов соблюдения кассовой дисциплины.

Расходный кассовый ордер используют для выдачи наличных из кассы.
Он заполняется непосредственно перед выдачей денежных средств. Сумма вписывается от руки самим получателем.

2. Вся информация заносится в кассовую книгу.

Она должна заполняться регулярно и своевременно. Это обязательный документ. Не играет никакой роли, применяется кассовый аппарат или нет.

Тщательное ведение кассовой книги – это, прежде всего, кассовая дисциплина, которая должна строго соблюдаться.

Основные требования по ее оформлению:

• на первом листе должны указываться все реквизиты
• кассовая книга предназначена для ведения только одного календарного года и не более
• обязательно нумеруются все страницы, затем прошиваются. Их общее количество указывается на последней странице

Кассовая книга заполняется на основании кассовых ордеров: приходного и расходного.

3. Если есть работники, то наличные выплаты оформляются расчётно-платёжной или платежной ведомостью.

Бухгалтерский учет кассовых операций

Учет кассовых операций заключается в контролировании за движением наличных средств.

Для проведения операций, связанных с наличностью, в бухгалтерском плане счетов применяется счет 50 «Касса».

Поступление средств учитывается по дебету, расход (выплата) — по кредиту. При необходимости, используются субсчета, такие как:

• учет поступления и расхода денег в национальной валюте
• перемещение средств по различным кассам, если их несколько
• перемещение денежных документов

По счету «Касса» проводится синтетический учет операций. Он позволяет отследить все движение наличных средств.

Аудиторская проверка кассовых операций

Проверку порядка кассовой дисциплины осуществляет налоговый инспектор. В ходе нее выясняется:

• каким образом осуществляется контроль за порядком кассы
• правильно ли ведется кассовая книга
• проверяется соответствие отчётов с первичной документацией
• насколько полно приходуется средства, которые были полученны в банке
• соответствие записей с данными банка
• использование по назначению денежных средств, полученные с расчетного счета
• проверяется контроль за соблюдением установленного лимита кассы

Во избежание наложения штрафных санкций, необходимо отслеживать, правильно ли заполняются и оформляются:

• кассовая книга
• отчёты по приходно-расходным ордерам
• подтверждающие документы, которые необходимы при проведении операций.

При соблюдении этих обязательных правил, организация ведения кассы будет считаться удовлетворительной и аудит учета кассовых операций закончится положительным результатом.

Правила ведения операций по кассе

В общий порядок операций по кассе входит:

• прием, сохранность и выдача денежных средств
• оформление прилагающихся документов
• ревизия кассы
• соблюдение кассовой дисциплины.

Исходя из этого, установлены правила ведения операций по кассе.

Представитель малого бизнеса, индивидуальный предприниматель должен в обязательном порядке устанавливать лимит кассы.

Для проведения операций по кассе в помещении отводится специальное место. К концу дня просчитывается и выводится остаток наличных денег. Это необходимо делать ежедневно.

Чтобы установить лимит, оформляется распорядительный документ. Он фиксируется распоряжением в произвольной форме. Ставить в известность никого не надо. Период, на который устанавливается лимит, также решается самостоятельно.

Индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны:

• определить лимит остатка денег, находящихся в кассе. Высвобожденные средства сверх установленного лимита должны должны храниться на банковских счетах
• все операции по кассе оформлять приходным (ПКО) и расходным (РКО) кассовым ордером. В наличии должны быть все необходимые кассовые документы
• ежедневно вести кассовую книгу. Вносить в нее все записи, т.е. производить полное оприходование денежной наличности в кассу
• руководитель организации (индивидуальный предприниматель) обязан обеспечить организацию полным ведением кассовых операций
• не допускается накопление наличных свыше установленного лимита. Исключением могут быть дни выплаты зарплаты и выходные (нерабочих праздничных дни), если велись кассовые операции.

Сохранность наличных средств обеспечивается своими силами. Руководитель предприятия (индивидуальный предприниматель) несет ответственность за своевременную передачу денег в банк и за лимит находящихся средств в кассе.

За ведение кассовых документов ответственность несет кассир, контроль за кассовыми операциями осуществляет руководитель и бухгалтер.

Ведение операций по кассе может осуществляться в бумажном виде или в электронном. Кассовые документы, которые ведутся на компьютере, должны распечатываться и раз в год брошюроваться в кассовую книгу.

Нарушения правил ведения кассовых операций

Ответственность за нарушение ведения кассовых операций предусматривает штрафные санкции. Для должностных лиц они составляют от 4000 руб. до 5000 руб., для предприятий – от 40000 руб. до 50000 руб.

Соблюдение основных положений при ведении кассовых операций гарантированно застрахует вас от ошибок, связанных с кассовой дисциплиной. Для этого необходимо соблюдать действующие правила и внимательно следить за предстоящими изменениями.

С 01 июня 2014 года вводится новый порядок ведения кассовых операций. Он значительно упростится.

• В кассовой книге уменьшится количество реквизитов. Не надо будет проставлять номера счетов.
• Заполнение формы приходного и расходного ордера станет более простой.
• Отменят лимит наличных.
• Отменят обязанность вести кассовую книгу.

Но пока еще действуют правила, когда при ведении кассовых операций необходимо заполнять кассовую книгу, отражать все наличные операции ИП (ООО), составлять кассовые документы: приходные кассовые ордеры (ПКО), расходные кассовые ордеры (РКО) и соблюдать лимит расчёта наличными средствами.