Перестанем распечатывать банковские выписки. Надо ли распечатывать на бумажном носителе платежные поручения, которые заверяются электронной подписью, для заверения руководителем и главным бухгалтером
Вопрос
Подскажите, пожалуйста, обязательно ли распечатывать из банка платежные поручения и выписку и хранить их?
Ответ
Ни в одном законодательном акте этот вопрос не регламентирован. Однако финансовое ведомство дало ответ на этот вопрос в своем Письме от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24.
Как отметили чиновники, согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ). На основании п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Исключением являются случаи, которые установлены федеральными законами о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Работа в «Клиент-Банке» к ним не относится. Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные бизнесменом, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. Поэтому если выписка из банка имеет подпись ЭЦП и в ней указаны реквизиты платежки, назначение платежа и наименования контрагента, то распечатывать платежные поручения не надо. Достаточно подшивать выписки из банка. Однако даже если бизнесмен имеет ЭЦП и может не заниматься бумажной волокитой, в некоторых случаях распечатать платежки придется. Чаще всего это происходит при встречных проверках контрагентов, когда налоговые инспекторы запрашивают банковские документы, связанные с проверяемым бизнес-партнером.
Смежные вопросы:
-
Добрый день!Наш контрагент (Газпромнефть) настойчиво предлагает нам перейти на электронный документооборот, обещая, что эта услуга будет для нас бесплатной. Мы согласны, что это очень удобно обмениваться документами в электронном…... -
Как принять на работу иностранного гражданина (итальянец) как ВКС? Какие документы для этого нужны?
✒ Работодатель (заказчик работ, услуг) самостоятельно оценивает компетентность и уровень квалификации иностранного гражданина, которого планируется…... -
Добрый день! Просьба предоставить разъяснения по вопросу отражения в бухгалтерском и налоговом учете продаж электронной версии Журнала. Мы являемся издателем журнала и хотим оформлять подписку на электронный Журнал, подписчиками…... -
Создание ООО с единственным учредителем
✒ Порядок создания ООО будет таким: 1 этап – учредительные документы ООО При создании ООО учредители заключают между собой договор об этом. Данный договор…...
Ведет бухгалтерский и по обслуживаемым учреждениям образования (школы, внешкольные учреждения). Платежные поручения заверяются электронной подписью. Надо ли распечатывать на бумажный носитель платежки для собственноручной подписи руководством учреждения и главным бухгалтером?
Бухгалтер бюджетного учреждения, г. Москва
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 129-ФЗ) первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры. Первичные документы составляются на машинных носителях в виде электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи (п. 7 Инструкции № 157н).
В свою очередь, согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Согласно Государственному стандарту РФ “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (ГОСТ Р 51141-98), утвержденному постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28 (далее – ГОСТ Р 51141-98), подлинником (официального) документа является первый или единичный экземпляр официального документа, а копией официального документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Таким образом, подлинник документа (в т. ч. платежного поручения) должен формироваться в единственном экземпляре либо на бумажном носителе, либо в электронном виде.
В рассматриваемой ситуации платежные поручения формируются в электронном виде и подписываются электронной подписью уполномоченных должностных лиц. При соблюдении условий, установленных действующим законодательством, такие документы могут быть признаны равнозначными документам, сформированным на бумажном носителе и подписанным собственноручной подписью.
В соответствии с положениями Закона № 129-ФЗ и Инструкции № 157н хранение платежек возможно в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ. При этом хранение информации на машинных носителях следует осуществлять с применением электронной подписи. При необходимости в соответствии с порядком, установленным руководителем централизованной бухгалтерии, могут формироваться копии платежных поручений на бумажных носителях. При этом порядок оформления копий, а также возможность их хранения вместе с банковскими выписками следует закрепить в учетной политике.
При разработке такого порядка централизованной бухгалтерии желательно учесть положения п. 2.1.30 ГОСТа Р 51141-98, согласно которому заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
По мнению специалистов Минфина России, изготовление копии электронного документа на бумажном носителе может осуществляться посредством распечатки и заверения не менее чем одной подписью ответственного сотрудника и печатью организации, изготовившей копию электронного документа на бумажном носителе, с проставлением отметки “Копия электронного документа” (см. письмо Минфина России от 25.09.2009 № 02-06-00/4581).
В то же время, если копии электронных платежных поручений, равнозначных документам на бумажных носителях, будут использоваться исключительно в целях оптимизации учетных и организационных процедур внутри организации, то они могут заверяться в порядке, отличном от рекомендуемого специалистами Минфина России (или не заверяться вовсе). Главное, чтобы конкретный порядок создания и хранения подобных копий был установлен локальным правовым актом организации.
Приведенная выше правовая позиция в полной мере применима и при наличии у централизованной бухгалтерии электронного документооборота с органами Федерального казначейства (иными органами, осуществляющими открытие и ведение лицевых счетов). В частности, при организации хранения заявок на кассовый расход и заявок на получение наличных денег.
Отвечал В.В. Пименов, руководитель аналитического отдела ООО “Лаборатория информационных исследований”
Нужно ли распечатывать платежные документы из "Клиент-Банка"? (Семенова А.)
Дата размещения статьи: 27.01.2016
В век информационных технологий электронные деньги прочно вошли в нашу жизнь. Большинство бизнесменов используют в своей работе "Клиент-Банк", который дает возможность во многих случаях не посещать отделения банков и все операции по счету совершать дистанционно. Поговорим о том, как в этом случае быть с электронными документами, нужно ли распечатывать их из программы.
Плюсы и только плюсы
Такие системы, как "Клиент-Банк" или "Интернет-банкинг", представляют своим клиентам все без исключения кредитные организации. Чаще всего это позволяет индивидуальным предпринимателям:
- готовить и передавать в банк платежные документы, а также документы на осуществление валютных операций;
- получать из банка выписки по счетам за любой период времени;
- получать уведомления об изменениях состояний документов и о прохождении платежей;
- вести архив переданных в банк платежных документов, выписок из банка;
- отслеживать текущее состояние счетов;
- обмениваться с банком произвольной информацией в защищенном режиме;
- оперативно получать сообщения об ошибках;
- работать в одном интерфейсе со счетами в разных банках.
В некоторых программах можно и вовсе открыть срочный депозит. Клиент имеет возможность в режиме онлайн выбрать вид и сумму, валюту, в которой будет открыт вклад, а также счет для зачисления процентов. Даже для получения такой услуги посещать отделения банка не нужно. Еще одно преимущество виртуального банка - интеграция с наиболее распространенными бухгалтерскими программами, в том числе с "1С: Бухгалтерия". Некоторые системы и вовсе учитывают заинтересованность индивидуальных предпринимателей в работе по своим счетам в одной системе в качестве как индивидуального предпринимателя, так и физического лица. К возможностям физического лица относится прежде всего оплата счетов: сюда входят стационарная и мобильная связь, коммунальные услуги, страховые взносы, пошлины, налоги, кредиты, штрафы ГИБДД, услуги интернет-провайдеров. Но и не только: сегодня интернет-банкинг позволяет конвертировать валюту, оплачивать товары в интернет-магазинах, пополнять электронные кошельки платежных систем, производить денежные переводы и даже работать на рынках ценных бумагах. Все это делается за несколько "кликов" - по уже готовым шаблонам.
К сведению. Один из существенных рисков дистанционного обслуживания - это риск мошенничества со стороны третьих лиц. Существуют специалисты, которые взламывают системы или иным образом получают доступ к информации и операциям клиентов. Другим результатом неправомерных действий третьих лиц может быть взлом систем банков и распространение персональной и иной охраняемой информации пользователей систем дистанционного банковского обслуживания. Незаконное получение информации о клиентах банка может также осуществляться посредством направления клиентам сообщений, которые создают видимость их отправления из банка. Посредством этих сообщений злоумышленники получают доступ к ключам, конфиденциальной информации о клиенте, что позволяет им проводить незаконные операции и причинять вред клиентам. Поэтому во время пользования виртуальным банком нужно быть все время начеку.
Электронный документооборот
Все преимущества виртуального банка понятны. Вместе с тем у многих бизнесменов возникает вопрос: нужно ли распечатывать платежные поручения, если перечисление денежных средств происходило через "Клиент-Банк", и подшивать их к платежным документам? Ни в одном законодательном акте этот вопрос не регламентирован. Однако финансовое ведомство дало ответ на этот вопрос в своем Письме от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24. И хотя в рассматриваемом Письме речь идет об организации, все это применимо и к индивидуальным предпринимателям.
Как отметили чиновники, согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ). На основании п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Исключением являются случаи, которые установлены федеральными законами о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Работа в "Клиент-Банке" к ним не относится. Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные бизнесменом, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. Поэтому если выписка из банка имеет подпись ЭЦП и в ней указаны реквизиты платежки, назначение платежа и наименования контрагента, то распечатывать платежные поручения не надо. Достаточно подшивать выписки из банка. Однако даже если бизнесмен имеет ЭЦП и может не заниматься бумажной волокитой, в некоторых случаях распечатать платежки придется. Чаще всего это происходит при встречных проверках контрагентов, когда налоговые инспекторы запрашивают банковские документы, связанные с проверяемым бизнес-партнером.
К сведению. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, в течение четырех лет.
Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Таким образом, индивидуальные предприниматели обязаны хранить данные бухгалтерского, налогового учета и другие документы четыре года. Такой порядок распространяется и на хранение документов из "Клиент-Банка" (Письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104).
Если у ИП нет возможности приобрести ЭЦП или он не видит в этом экономической целесообразности, то все расчетные документы из системы "Клиент-Банк" лучше распечатывать и подшивать в отдельную папку. Заниматься такой бумажной волокитой во многих случаях придется потому, что многие кредитные организации, чьи клиенты подключены к электронному документообороту, попросту не распечатывают платежные поручения или делают это за деньги.
В заключение отметим, что позиция финансового ведомства о ненужности бумажных документов при наличии их электронных аналогов, подписанных ЭЦП, относится не только к банковским, но ко всем первичным документам (Письмо Минфина России от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710).
Из телефонного звонка дежурному редактору:
"Здравствуйте! У нас постоянно возникают вопросы с операционистом нашего банка. Он не проставляет отметки о проведении платежа на платежных инструкциях, а ведь нам необходимо подшивать их к банковской выписке. Соответственно мы нарушаем законодательство о хранении документов. Чем нам это грозит? Сколько нужно хранить электронные выписки и следует ли распечатывать на бумажных носителях платежные инструкции, если мы используем электронную систему "Клиент-банк"?
С уважением, Татьяна".
Давайте разбираться вместе, Татьяна. Ваши вопросы актуальны для всех организаций Республики Беларусь.
Внимательно просмотрите условия договора на банковское обслуживание - скорее всего, операционист прав, не проставляя отметок на платежных инструкциях
Банки выдают клиенту экземпляры (копии) платежных инструкций, подтверждающих списание денежных средств со счета (зачисление денежных средств на счет), в соответствии с порядком, установленным Инструкцией о банковском переводе, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2001 № 66 (с изменениями и дополнениями) (далее - Инструкция № 66).
Важно! В договоре с клиентом может быть предусмотрено, что экземпляры (копии) платежных инструкций, подтверждающих списание денежных средств со счета (зачисление денежных средств на счет), не выдают, если реквизиты платежной инструкции и (или) информация о банковском переводе будут указаны в выписке из лицевого счета (п. 10-1 Инструкции № 66).
Обратите внимание и на такой момент. Банковские переводы, осуществляемые за счет денежных средств плательщика, производят уполномоченные банки на основании полученных от клиента (взыскателя) платежных инструкций. Расчеты в безналичной форме в виде банковского перевода могут быть проведены также на основании договора между банком и клиентом, содержащего полные и достаточные сведения, необходимые для осуществления банковского перевода. В договоре также может быть предусмотрена возможность передачи клиентом в банк информации, необходимой для осуществления банковского перевода, посредством систем дистанционного банковского обслуживания при условии обеспечения надежности и безопасности передачи информации (п. 4 Инструкции № 66), т.е. платежные инструкции и иные виды документов, предусмотренные Инструкцией № 66, могут быть оформлены на бумажном носителе либо в электронном виде.
Платежные инструкции и иные виды документов, предусмотренные Инструкцией № 66, поступившие в банк (сформированные банком) в электронном виде, должны быть заверены электронной цифровой подписью или другими средствами, подтверждающими достоверность и целостность сообщений. Банк осуществляет прием платежных инструкций и иных видов документов, предусмотренных Инструкцией № 66, в электронном виде на основании заключенных между банком и его клиентами (иными банками) договоров, в которых определена ответственность клиента (иного банка) за подлинность представленных в электронном виде документов. По усмотрению банка в данных договорах могут быть определены:
Сроки и порядок представления оформленных на бумажном носителе платежных инструкций (реестров платежных инструкций), переданных ранее в электронном виде;
Направление банком клиенту (иному банку) электронного сообщения в подтверждение приема к исполнению (исполнения) платежных инструкций; исполненных платежных инструкций в электронном виде;
Направление банком клиенту (иному банку) в электронном виде извещений (иных документов), оформление которых предусмотрено Инструкцией № 66 на бумажном носителе;
Другие условия.
Таким образом, Вы не обязаны распечатывать копии платежных инструкций для того, чтобы приложить к банковской выписке для хранения. Хранить нужно сами выписки. Соответственно никаких санкций за отсутствие печатных экземпляров платежных инструкций не предусмотрено.
В случае неуказания необходимых реквизитов платежной инструкции или информации о банковском переводе в выписке из лицевого счета требуйте проставления отметки на платежной инструкции
Проставляемые банками в случаях, предусмотренных Инструкцией № 66, на платежных инструкциях отметки в виде оттиска штампа или посредством программно-технических средств (на принятых на инкассо платежных требованиях на бесспорное взыскание отметку банка проставляют в виде оттиска штампа) должны содержать наименование и код банка, дату, номер ответственного исполнителя (штампа), при необходимости иные реквизиты (далее - штамп банка). Штамп банка и оттиск печати клиента, проставляемые на платежных инструкциях, должны быть четкими (подп. 5-1 п. 5 Инструкции № 66). К таким случаям, в частности, относят случай неуказания в выписке из лицевого счета подробной информации о проводимом банковском переводе.
При представлении платежных поручений в электронном виде банк при необходимости формирует на бумажном носителе их копии в нужном количестве экземпляров. На всех экземплярах копий платежных поручений на бумажном носителе перед реквизитами, содержащими наименование, номер, дату расчетного документа, переданного в электронном виде, делают запись: "Копия". Порядок оформления банком-отправителем данных копий должен соответствовать порядку оформления платежных поручений на бумажном носителе, установленному Инструкцией № 66 (п. 16).
При исполнении платежного поручения в полной сумме в день его поступления в банк на всех экземплярах платежного поручения проставляют подпись ответственного исполнителя, дату исполнения и штамп банка-отправителя. Дату приема платежного поручения к исполнению могут не указывать.
После исполнения первый экземпляр платежного поручения помещают в документы дня банка-отправителя, а второй направляют плательщику, если иное не предусмотрено в договоре, заключенном между плательщиком и банком-отправителем.
Соответственно банк обязан отметить платежную инструкцию, если в банковской выписке не будет необходимых реквизитов. Однако, как правило, на практике уже такого нет (смотрите примерный образец формы выписки с лицевого счета).
Если банк оформляет выписку по лицевому счету по подобной форме, то приложений с отметками платежных инструкций не требуйте
Сразу скажу, что унифицированной формы выписки нет. Каждый банк разрабатывает ее форму под свое программное обеспечение. Но в выписке должны быть следующие обязательные реквизиты:
Если фирмой не организовано хранение документов в электронном виде, то следует оформлять на бумажном носителе копии платежных инструкций
В целях соблюдения порядка хранения документов в электронном виде в архиве организации следует соблюдать нормы законов:
От 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (в ред. Закона РБ от 25.06.2001 № 42-З (с изменениями и дополнениями) (далее - Закон № 42-З);
От 28.12.2009 № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" (далее - Закон № 113-З).
Первичные учетные документы могут быть составлены на бумажных и машинных носителях информации. Если первичные учетные документы составляют на машинных носителях информации, организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РБ, суда и прокуратуры.
Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации следует хранить в организации в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях. Они должны обладать системой защиты (ст. 9 Закона № 42-З).
Как видите, Закон № 42-З не требует изготавливать копии электронных документов на бумажных носителях. Это нужно делать только в отношении документов, составленных на машинных носителях.
Важно! Подлинный электронный документ приравнивают к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и он имеет одинаковую с бумажным юридическую силу (ст. 22 Закона № 113-З).
Таким образом, организации оформляют на бумажном носителе копии платежных инструкций и иных видов электронных документов, если не предусмотрено хранение документов в электронном виде.
Выписки банка следует хранить 3 года при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля и после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (ст. 462 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38).
Надеюсь, мои разъяснения помогут Вам, уважаемая Татьяна, и бухгалтерам всех организаций Республики Беларусь.
Искренне ваша, Ольга Павловна
- Граница между европой и азией Америка относится к европе
- Как экономить деньги при маленькой зарплате?
- Порядок получения жилищной субсидии для военнослужащих
- Лимит кассы: нормативная база и сроки установления лимита
- Полная система вычетов Алгебраическая форма комплексного числа
- Модель «Совокупный спрос – совокупное предложение Увеличение совокупного спроса вызывает
- Что называется периодом в физике
- Виды и типы недвижимости, их экономическая составляющая Поля инициализаторов типа
- Экономика, население и города Чеченской Республики
- Особенности проведения региональной программы материнский капитал в московской области Региональный материнский капитал программе семья
- Должностная инструкция страхового агента росгосстрах
- Учет материалов на складе и в бухгалтерии
- На вопрос «Можно ли строить дом без разрешения на строительство?
- Ип на осно какие налоги платит?
- Доходы и расходы будущих периодов Как распределить расходы, затрагивающие несколько налоговых периодов
- Экономические циклы, их особенности и виды
- Необходимо знать от чего зависят цены на жилье
- Контрольная работа: Экономическая мысль Древней Греции
- Бухгалтерские проводки по реализации товаров и услуг 1с бухгалтерия 8
- Оборотные активы организации