Оформление бланка авансового отчета. Авансовый отчет: что можно принять к учету, образец заполнения, основные проводки

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет» .

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и , квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

• сведения об организации, выдавшей деньги,
• сотруднике, их получившем,
• точная сумма средств,
• цели, на которые они были предназначены.
• здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО () – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

• их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
• а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

• фамилия, имя, отчество работника,
• номер и дата отчета,
• размер выданных к расходованию средств (прописью),
• а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

1. Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:

• истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
• выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
• возвращения работника из командировки.

За нарушение срока работника можно наказать материально.

«Работник опять задержал первичку? Накажите рублем» .

1. Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)» .

1. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
2. Утверждается руководителем.
3. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

• Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
• Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
• Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью» .

Авансовые отчеты в 2019 году: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

Изменений по авансовым отчетам в 2019 году (равно как и в 2017-2018 гг.) не было - этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21.01.2019 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.

Данная форма авансового отчёта используется всеми бюджетными организациями Российской Федерации. Применяется для ведения учёта выданных денежных средств своему подотчётному сотруднику. Утверждает данный отчёт руководитель предприятия. Если же у вас хозрасчётная организация, то Вам необходимо использовать форму АО-1. Скачать чистый бланк авансового отчета по форме № 0504505, Вы сможете совершенно бесплатно прямо на нашем сайте.

Предлагаем Вам посмотреть коротенькое видео с советом “Как сделать Авансовый отчёт”:

Порядок заполнения бланков Авансового отчета по форме за номером 0504505

На лицевой стороне формы, подотчетное лицо вносит полную информацию о своей особе, потом за обратной стороне бланка заполняет графы с 1-ой по 6-ую. Здесь оно указывает сумму израсходованных денежных средств и информацию про документы, которые это подтверждают. Также прикладывает к отчёту все эти документы (оригиналы).

Оформлять бланк отчета обязано лицо, которому доверено ведение бухучета. Обычно это кто-то из бухгалтерии. Также когда данная форма заполняется, то необходимо внести сведения о самом предприятии, назначении аванса и сведения о подотчётном лице. В таблице надо отразить следующие сведения:

• полученная сумма аванса;
• израсходованная сумма;
• остаток или перерасход денежных средств.

Если аванс был выдан в иностранной валюте, то необходимо указывать сумму как в иностранной валюте, так и в рублях (в эквиваленте). Все суммы отражаем с указанием даты их получения. Затем руководитель предприятия должен подтвердить или отказать в целесообразности расходов аванса.

Работники бухгалтерии должны внести данные о счетах учета и всей сумме. Потом заполняют сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода (со ссылкой на кассовый ордер). Составляют расписку, которую должен подписать бухгалтер.

Подотчетное лицо на обратной стороне отчета должно заполнить некоторые поля:

• порядковый номер документа;
• дата и номер документа;
• кому и за что была произведена оплата;
• общая сумма расходов по авансовому отчету.

Бухгалтер же должен внести сведения о:

• общей сумме всех расходов, которую приняли к учету;
• внести бухгалтерские записи в счета по дебету и кредиту.

В самом конце этой таблицы подводят итог всей израсходованной суммы, её остаток или перерасход. На бухгалтерскую службу предприятия возлагается полная ответственность за ведение и хранение данной формы документа.

Последние на сегодняшний день новшества

Совсем недавно было внесены некоторые поправки. Они будут действовать уже с 18 августа 2017 года. Изменения затронули работу с подотчетными лицами. (Указание от 19.06.2017 № 4416-У).

Если говорить совсем коротко, то теперь можно будет:

• Выдавать деньги можно будет без заявления, только по приказу или другому распорядительному документу.
• Можно будет выдавать новый аванс даже если лицо не отчиталось за предыдущий.

Расчеты со своими сотрудниками по выданным авансам, подотчетным суммам составляют достаточное количество операций, которые осуществляют бухгалтерские службы каждого хозяйствующего субъекта. В оформлении документации по подтверждению расходов, произведенных подотчетными лицами, возникают спорные вопросы. В связи с этим актуальным остается вопрос, где можно взять или скачать авансовый отчет (бланк).

Из чего состоит авансовый отчет

Состав бланка авансового отчета можно представить в виде трех частей (таблица 1).

Таблица 1. Состав бланка авансового отчета

Вторая часть является отрывной, представлена в виде расписки, которую отдают подотчетному лицу, который отчитывается за произведенные расходы по данному документу.

Третья часть является оборотной стороной бланка авансового отчета.

Авансовый отчет может составляться в следующих формах:

• на бумажном носителе;
• в электронном виде.

При формировании отчета в электронном виде применяется электронная подпись всеми сотрудниками, которые участвуют в его заполнении (Письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Форма банка авансового отчета (АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55. На данный момент формы первичных документов не обязательны к использованию и каждый хозяйствующий субъект имеет право не использовать его, видоизменять, использовать другие формы первичных документов, разработанные самостоятельно. При этом вновь разработанные формы должны быть представлены в приложении к учетной политике предприятия.

Бланк официальной формы АО-1

В этом материале можно бесплатно скачать бланк авансового отчета (АО-1 и 0504505). Формы доступны бесплатно в форматах Word и Excel.

Сотрудники обязаны использовать авансовый отчет, чтобы отчитаться за командировку, деловую встречу, покупку канцтоваров за наличный расчет и для много другого. К авансовому отчету необходимо приложить чеки и другие документы, которые подтвердят экономически обоснованный факт расхода. Приведем бланки отчета.

Бланк авансового отчета: скачать word, excel (АО-1)

Обычно каждый сотрудник заполняет бланк авансового отчета, прикрепляет к нему чеки и сдает в бухгалтерию.

Коммерческие организации обычно применяют унифицированный бланк авансового отчета - АО-1 (ОКУД 0302001), принятый правительством в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.01 № 55.

Авансовый отчет необходимо предъявить в бухгалтерию в бумажном виде и в единственном экземпляре. Обязательно подтвердите его своей подписью. Бланк можно составить самим или еще проще - это убрать из формы АО-1 все ненужные строки. Главное, чтобы в отчете были все обязательные реквизиты:

• наименование организации;
• номер и дата авансового отчета;
• данные о подразделении и подотченом лице (фамилия с инициалами, должность);
• данные о текущем авансе;
• сведения о сумме расхода;
• утвержденная сумма по отчету;
• подписи и расшифровки директора, главбуха и подотчетного лица.

Что можно убрать из формы авансового отчета АО-1

Графы для бухгалтерских проводок . Заполнять бухгалтерские проводки в авансовом отчете - лишняя работа. Они в любом случае будут отражены в бухгалтерской программе.

Расписка . Обычно никто не использует на практике часть с распиской, которая находится под линией отреза. Для доказательства того, что сотрудник сдал авансовый отчет, сделайте его копию. При заверении укажите дату и поставьте свою подпись, фамилию и должность.

Что оставить в бланке авансового отчета 2019

Данные о предыдущем авансе . Возьмем данные о предыдущем авансе - остаток или перерасход. Удобно сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником. Тем более что сейчас можно выдавать новые суммы под отчет, пока работник не отчитается по ранее полученным . Пусть в бланке будут графы, где вы отразите сведения о ранее выданных работнику суммах.

Информация о приложениях . Без подтверждающих документов авансовый отчет не может быть принят в список расходов. Поэтому перечислите все чеки в бланке. Так вы сможете проконтролировать, что ничего не потерялось.

Данные корпоративных банковских карт . В настоящее время все больше компаний оформляют корпоративные карты, с которых подотчетники списывают все расходы. Их проще отследить, чем операции с наличными. Если карт много или у каждого работника своя, укажите ее номер или номер счета на авансовом отчете. Так будет удобнее находить и проверять банковскую выписку.

Сведения о налоговых расходах . Признание расходов в налоговом и бухгалтерском учетах чаще всего будет происходить не одинаково. Например, как при представительских расходах. Чтобы не запутаться, можно добавить отдельную графу. В ней можно записать разницы в суммах между учетами.ля их отражения. Тогда не придется потом сверять затраты и выискивать расхождения в учете.

Сведения о курсах валюты, если работники бывают в загранкомандировках . Если сотрудники направляются в командировки за границу в 2019 году, то все расходы в валюте нужно переводить в рубли. Это происходит на дату утверждения авансового отчета или по факту, если оплата проходила по карте (банк сам переводит сумму из валюты в рубли).

Бланк авансового отчета (форма 0504505)

Авансовый отчет (форма 0504505) - форма первичного учетного документа, которую должны применять казенные учреждения. Утверждена приказом Минфина России от 30.03.15 № 52н.

Подотчетник приводит сведения о себе на лицевой стороне формы 0504505 и заполняет графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах. При этом надо указать документы, подтверждающие расходы. Документы, приложенные к отчету, нумеруют в порядке их записи в отчете.

На оборотной стороне отчета графы 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых к бухучету, и бухгалтерские корреспонденции заполняет лицо, которое ведет бухучет.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитывают как в иностранной валюте, так и в рублях. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражают с датой их получения.

Отчет утверждает руководитель учреждения или уполномоченное лицо.