Налоговый регистр по доходам ип. Как ведется регистр налогового учета по ндфл? Суммы дохода и даты их выплаты

Формировать форму нужно каждый месяц, как только начисляется сумма заработной платы к выдаче. Ранее бланк представлял собой карточку, но начиная с отчетности за 2011 год, он преобразован в налоговый регистр, вести который обязаны все работодатели. Обязательными для заполнения являются следующие поля формы:

• доходы за квартал с помесячной разбивкой
• полагающиеся по НК РФ вычеты
• фактически уплаченные в казну суммы НДФЛ

ВАЖНО: заполнять форму нужно с учетом принятой кодификации доходов, отчислений, вычетов.

Информация 1 НДФЛ – база для идентификации работника в качестве налогоплательщика и основание для присвоения ему соответствующего статуса. В обязательном порядке здесь указываются:

• даты выплаты доходов работникам
• даты произведенных удержаний
• суммы каждого вознаграждения и удержания
• реквизиты платежей

Сейчас, когда документ формируется на базе автоматизированного решения 1С, сложностей с составление формы по всем правилам не возникает.

Обратите внимание: если фирма-агент в срок не представит 1 НДФЛ по запросу ФНС в период проверки, ее ждет штраф 10 000 руб. на основании нормы статьи 120 Кодекса.

1 НДФЛ бланк 2017: термины и понятия

Давайте для начала определимся с терминологией и основными понятиями. Это особенно актуально для тех, кто впервые формирует данную форму. Им будет полезен следующий глоссарий:

• Подоходный налог или НДФЛ – федеральный налог на все поступлений в качестве доходов физических лиц в размере 9/13/30/35 % в зависимости от характера поступлений. Регламент расчетов по НДФЛ определен гл. 23 НК РФ.
• 1 НДФЛ 2017 бланк скачать можно в Сети. Форма утверждена приказом ФНС еще в 2003 году, номер документа БГ-3-04/583. Титульная страница выглядит так:

Именно эту форму чаще всего считают «первичкой» по учету доходов физического лица в рамках сотрудничества с конкретным работодателем.

• Регистр налогового учета доходов по НДФЛ – своего рода аналог карточки 1-НДФЛ от 2003 года, который может быть сформирован в свободной форме, если его содержание дает исчерпывающую информацию о начислениях и удержаниях по сотрудникам за налоговый период.

Кто заполняет 1 НДФЛ на сотрудника?

Хотя данные в документе напрямую относятся к начислениям и удержаниям по каждому конкретному сотруднику предприятия или ИП, заполнять форму должны не работники, а их налоговые агенты, то есть – текущие работодатели. Сотрудники бухгалтерии формируют 1 НДФЛ в качестве регистра налогового учета. При этом они следуют следующим правилам:

• карточка-регистр составляется по данным каждого месяца на основании текущих итоговых ведомостей по заработной плате и прочих вознаграждений и доходов сотрудников предприятия
• именно бухгалтер-расчетчик, который по роду своей службы рассчитывает заработную плату, готовит базовые данные для заполнения формы и формирует документ на основании ежемесячных начислений

ВАЖНО: не отражаются в указанном регистре следующие виды начислений в пользу сотрудника:

• пособия из средств фонда на обеспечение сотрудниц выплатами на основании больничного листа по беременности и родам
• выплаты в пользу сотрудника, обусловленные рождением ребенка или его усыновлением
• все обусловленные трудовым законодательством страны денежные выплаты, связанные со статусом безработного

Нормы права: что диктует закон?

• учет поступлений и вычетов ведет налоговый агент
• использовать для отражения сумм следует налоговый регистр
• регистром учета можно считать форму 1 НДФЛ

В каком порядке следует подавать карточки?

Ежемесячно бухгалтерия работодателя или фирма-аутсорсер формируют карточку 1-НДФЛ. Это одновременно и бухгалтерский, и налоговый учет доходов. Вся процедура сводится к нескольким простым действиям:

• составить ведомость учета доходов в разрезе сотрудников
• учесть в таблице зарплату, отпускные, премии, компенсации
• сформировать документ по форме 1 НДФЛ
• направить данные по регламентированной форме в ФНС

Обратите внимание, в актуальной форме 1 НДФЛ 9 разделов:

Раздел 3

Раздел 4

Раздел 5

Раздел 6

Идентификация работника специалистом налоговой службы проходит по параметрам: доходы, вычеты, платежи, долги, реквизиты, и конечно – личные данные налогоплательщика.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Налоговые агенты, которые выплачивают своим работникам зарплату, что числится как доход гражданина, в обязательном порядке ведут налоговые карточки - регистры, рассчитанные на каждого отдельно взятого рабочего. Именно в них вносятся сведения о начисленных и удержанных денежных средствах, а также применении налогового вычета по НДФЛ - НК, статья №230, пункт 1.

Ранее сведения из таких налоговых карточек вносились только в справки по форме 2-НДФЛ, но в соответствии с последними изменениями они необходимы еще и для отчета по форме 6-НДФЛ. Поэтому специалисты рекомендуют пересмотреть все налоговые регистры, которые велись раньше, а если такого учета не было, то его нужно ввести в обязательном порядке. Как это сделать правильно и без ошибок, мы расскажем в данной статье.

Налоговая карточка для учета НДФЛ и ее форма

Официально утвержденной формы для учетных налоговых карточек нет. Ее следует выбрать самостоятельно, и обязательно утвердить в учетной политике компании. При этом в документации указываются все необходимые данные для расчетов по НДФЛ, которые приведены в НК - статья № 230, пункт 1. Также туда вписываются и сведения, что будут нужны в документе 6-НДФЛ.

На данный момент существует типовой бланк учетной налоговой карточки по НДФЛ:

Информационная таблица: данные для налоговой карточки по учету НДФЛ

Кодировка по НДФЛ для доходов/вычетов есть в приложениях № 1 и 2 к приказу № ММВ-7-11/387@ ФНС России (от 10.09.2015 г.).

Специалисты рекомендуют обратить внимание на следующий нюанс: в форму карточки можно добавлять дополнительные графы для внесения нужных сведений. Это может касаться количества трудовых дней рабочего, в том случае, когда он не выступает в качестве налогового резидента и в нашем государстве бывает наездами. Благодаря такому учету, можно следить за изменениями налогового статуса конкретного рабочего.

Нужно ли налоговые карточки для учета НДФЛ заводить каждый год новые?

Каждый новый отчетный годовой период должны заводиться новые налоговые карточки для учета НДФЛ рабочих. То есть те карточки, что велись в текущем 2016 году, должны подшиваться к другой документации за этот же год. А с 2017 года начинают вестись новые регистры на каждого рабочего отдельно. Если же ранее компании вообще не занималась подобным учетом, то его следует ввести в обязательном порядке. Это необходимо, чтобы предоставить данную информацию в налоговую службу по первому требованию.

Такое обязательное ведение карточек для налоговой службы по учету НДФЛ должно вестись на протяжении одного отчетного периода, а это один год по календарю - статья 216 НК РФ. В связи с этим доходы рабочего за прошедший отчетный год не могут быть учтены в будущем отчетном годовом периоде. Тем более, что для отчетной документации по форме 6-НДФЛ необходимы данные, начиная с момента наступления отчетного периода с нарастающим итогом до момента его завершения.

Следует обратить внимание: налоговые карточки должны содержать сведения по каждому месяцу с итоговыми расчетами по всему году. Хотя сам отчетный документ по форме 6-НДФЛ сдается каждый квартал. В связи с этим специалисты рекомендуют подводить промежуточные итоговые расчеты в карточках по каждому отдельно взятому кварталу. Это будет полезно для отчетных документов по ключевым моментам - I квартал, I полугодие, 9 месяцев.

В налоговых карточках нужно записывать данные о доходах физлиц по факту их получения с указанием конкретной даты. Но не всегда дата реальной выплаты совпадает с расчетами по НДФЛ. Поэтому при внесении сведений учитывают, в первую очередь, нормативы НК - статья №223, а не расчеты с рабочим по факту.

Информационная таблица: о полученном доходе рабочего (для расчета НДФЛ)

В пункте 7 данной таблицы указывается, что должно производиться удержание НДФЛ с рабочего, если он получал материальную выгоду от беспроцентного займа, выданного компанией под ставку до 7,33% годовых - НК РФ, статья № 212, пункт 2, подпункт 1, Указание № 3894-У Банка России от 11.12.2015 г.

Обратите внимание на следующий нюанс: в карточку по учету НДФЛ должна вноситься та сумма прибыли рабочего, что начисляется фактически по документам, а не полученная им на руки. Она не уменьшается на НДФЛ, потому что в отчете 6-НДФЛ показываются начисленные денежные средства для отдельно взятого рабочего.

Правильно ли записывать в разные разделы доходы, которые облагаются по разным ставкам?

Та прибыль, что рабочие, которые выступают резидентами нашего государства, получают благодаря своей работе в компании, в обязательном порядке облагается следующей процентной ставкой - 13% (это прописано в НК РФ - статья №224, пункт 1). К такой прибыли обычно относят:

заработную плату;

премиальные;

больничные;

отпускные;

командировочные и т.д.

Они вписываются в налоговую карточку, но в зависимости от процентных ставок, это следует делать в разных разделах, которые можно добавлять на свое усмотрение. Так, в первом разделе будут записываться все доходы со ставкой в 13%, а во второй раздел - со ставкой в 35%.

Представляем для ознакомления фрагмент заполненной налоговой карточки для НДФЛ со стандартной ставкой в 13%.

Если рабочий не имеет статуса налогового резидента, то есть является нерезидентом, то следует добавить дополнительный раздел для дохода, что облагается 30%.

Различные страницы нужны для фиксирования по разным налоговым ставкам для упрощения процедуры начисления НДФЛ. Это также помогает заполнять отчетную документацию по форме 6-НДФЛ, для этого есть два отдельных раздела - первый и второй.

Обратите внимание на важный момент, он касается выплаты дивидендов - они облагаются по ставке в 13% - НК РФ, статья № 224, пункт 1. Но в налоговой карточке для удобства их следует вносить в специальный раздел с данными о дивидендах, полученных рабочим от своей компании. В 6-НДФЛ цифровые показатели этих сумм вписываются в разные строки.

Как в налоговой карточке записываются доходы необлагаемого и частично облагаемого характера (первый уровень)?

В том случае, когда рабочий получил доход, который не облагается НДФЛ (это может быть матпомощь по уходу за малышом), то в карточку эта информация не вносится - НК РФ, статья № 217, пункт 1. Это связано с тем, что на расчет данного налога эти цифры не окажут никакого влияния - письмо № 03-04-06/8-118 Минфина России.

В том случае, когда получаемый рабочим доход должен облагаться НДФЛ только частично, то он должен записываться в карточку в полном объеме. Рассмотрим это на конкретном примере: рабочий получил от своей компании подарок стоимостью более 4 тысяч рублей, а налог надо начислять с суммы дохода свыше этой суммы - НК РФ, статья № 217, пункт 28. Значит, в карточку нужно внести отдельно полную стоимость подарка и вычет в размере 4 тысяч рублей.

Предлагаем для ознакомления фрагмент из налоговой карточки с отражением этой операции:

Специалисты обращают внимание на следующий ключевой момент: в налоговую карточку вносятся суммы доходов от подарков (либо матпомощи различных видов), что не превышает 4 тысяч рублей. Но данный доход может не равняться вычету, так как необлагаемый предел определяется по нарастающему итогу с начала отчетного годового периода - НК РФ, статья №217, пункт 28. Если в карточку не вписывать подобный доход до 4 тысячи рублей, то можно не заметить момента лимитирования для начисления НДФЛ.

Как правильно учитываются вычеты различных типов - стандартного, социального и имущественного?

При предоставлении рабочему вычета на его детей, имущественного или социального вычета, их следует вносить в разные разделы карточки по учету НДФЛ. Это необходимо для удобства в вычислении определенной суммы конкретного вычета, для отражения в отчетной документации по данному налогу. Это поможет отслеживать все использования вычетов социального и имущественного типа.

Если происходит фиксация сведений по вычетам социального и имущественного типа в налоговую карточку, то нужно обязательно вписывать и все реквизиты уведомлений, которые рабочий получал от налоговой службы. Но при этом для каждого годового отчета нужны новые уведомления, так как по прошедшим отчетным периодам вычет не положен.

Обратите внимание: в 2017 году для стандартных вычетов на детей должна предоставляться информация по доходам не более 350 тысяч рублей - НК РФ, статья №218, пункт 1.

Как правильно указывать в налоговой карточке НДФЛ для бюджета - исчисленный, удержанный, перечисленный?

В налоговой карточке по НДФЛ следует записывать отдельно цифровой показатель суммы данного налога по каждому из видов доходов:

Исчисленную.

Удержанную.

Перечисленную в госбюджет.

При внесении каждого показателя рядом проставляются соответствующие даты:

для исчисленного налога - день, когда была начислена соответствующая сумма прибыли;

для удержанного налога - день, когда произошла выплата денежных средств по «минусу» НДФЛ;

для перечисленного в бюджет - дата, проставленная в платежном поручении (не нужно забывать о внесении его основных реквизитов).

Также правильным будет добавление в налоговую карточку отдельной графы для указания крайнего срока уплаты НДФЛ в бюджет (эти сведения понадобятся для заполнения 6-НДФЛ).

Сроки уплаты этого налога можно узнать из НК РФ - статья № 226.

Отметьте важный нюанс: при выдаче рабочему дохода в виде натурального продукта, удержание НДФЛ возможно только из денежного дохода в самое ближайшее время. Значит, датой, проставленной в налоговой карточке, будет тот день, когда рабочий получит деньги на руки. Ключевой момент: за один раз можно удерживать только 50% от всей суммы выплаты - НК РФ, статья № 226, пункт 4.

Ирина

Добрый день.

Подскажите пожлста, чем утвержден "существующий типовой бланк учетной налоговой карточки по НДФЛ"?

Регистры налогового учета позволяют обобщать сведения, необходимые для исчисления различных видов налогов. Данные формы не утверждаются налоговым законодательством, в отношении каждого вида налогового обязательства компании разрабатывают свои формы регистров, при этом нужно учитывать рекомендации налоговой по их формированию.

Заполнение налоговых регистров

Основное назначение регистров – это обобщение информации по исходным данным в отношении каждого вида налога. Регистры помогают контролировать налогоплательщиков? и позволяют самим плательщикам проверять верность проводимых расчетов по каждому виду налогового обязательства.

Разрабатываемые формы должны обеспечить простоту и удобство заполнения, содержать необходимые графы и строки для отражения нужных данных, что позволяет проверить верность исчисления отдельных видов налогов.

Регистры полезны как для налоговой с целью контроля плательщиков, так и для самих компаний. Правильно заполненные бланки регистров позволяют верно формировать налоговую отчетность и упрощают восприятие необходимой для расчета информации.

Заполнять регистры можно в электронном или бумажном виде. Никаких особых требований в данном вопросе налоговая не предъявляет.

Ответственность по заполнению регистров ложится на определенных лиц, подписи которых должны заверять оформляемые документы. Данные лица должны обеспечить не только корректность заполнения регистров, но и надлежащее их хранение и исключение возможности внесения исправлений посторонними лицами.

Редактировать регистр может только ответственное лицо, заверяя вносимые корректировки подписью, датой и пояснениями.

Регистры по НДФЛ

Обязанность по учету выплачиваемых доходов трудоустроенным лицам ложится на работодателя, который выполняет роль налогового агента по отношению к налогу, вычисляемому с доходов физлиц. Чтобы верно рассчитать подоходный налог, нужно грамотно организовать учет выплачиваемых доходов. Для этой цели компания формирует собственные регистры для ведения налогового учета для расчета НДФЛ.

Регистры необходимы как для налоговой с целью контроля работодателей, так и для компаний, использующих наемный труд. Сбор данных о работающих физлицах, выплачиваемых им суммах, применяемых льгот и удерживаемых НДФЛ позволяет работодателю:

• Видеть общую картину по всем работникам;
• Заполнять справки 2-НДФЛ по итогам года;
• Определять права работников на «детский» вычет, отслеживать тот момент, когда данное право прекращается;
• Устанавливать права на иные вычеты стандартного характера;
• Выявлять случаи неправильного исчисления и удержания налога.

Формирование регистра

Компания вправе сама решить, как она будет учитывать доходы и рассчитываемый с них НДФЛ, и какие учетные бланки будут для этого использоваться. НК РФ определяет, что нужно отразить в налоговых регистрах. Необходимые сведения, подлежащие включению в регистр, закреплены в п.1 ст.230:

• Идентификационные данные по каждому физлицу;
• Разновидности выплачиваемых доходов;
• Предоставляемые льготы по НДФЛ, уменьшающие базу для вычисления налога;
• Величины выплачиваемых сумм;
• Даты выдачи сумм персоналу;
• Величины исчисленного налога;
• Даты его удержания и перечисления;
• Сведения о платежной документации, подтверждающей уплату.

Указанные сведения приводятся в разрезе по каждому сотруднику.

Бланк налогового регистра по НДФЛ разрабатывается с тем учетом, чтобы обеспечить удобную работу с информацией, наглядность ее представления. При этом в бланк включаются необходимые сведения, требуемые налоговой.

Качества, которыми должен обладать разработанный бланк регистра:

• Простота – не должно возникать путаницы в представлении данных по сотрудникам;
• Наглядность – данные должны легко читаться, бланк должен позволять быстро перенести необходимую информацию в 2-НДФЛ;
• Краткость – не нужны лишние сведения, они не несут никакой значимости и создают сложность восприятия информации.

Бланк регистра должен учитывать особенности деятельности организации и выплачиваемые виды доходов, поэтому не утверждено универсального бланка регистра. Каждое предприятие составляет такой документ, который будет включать необходимые сведения и обладать указанными выше свойствами.

Для удобства компания может формировать несколько налоговых регистров для полного отражения необходимых данных в целях налогового учета НДФЛ. Налоговое законодательство работодателей в данном вопросе не ограничивает. Можно применять отдельный регистр в отношении каждого вида дохода или каждого физлица.

Часто компании за основу берут действовавший ранее бланк справки 1-НДФЛ, на примере которого подготавливается подходящий регистр.

Бланк регистра по НДФЛ

В разрабатываемый налоговый регистр включаются сведения из п.1 ст.230. Ниже в таблице даны пояснения по каждому виде необходимой информации.

Если работников много, то удобнее разработать регистр, который бы отражал данные по каждому отдельному физлицу. По такому принципу построен бланк 1-НДФЛ. Можно взять указанный бланк в качестве основы и адаптировать его под современные реалии и требования НК РФ – добавить недостающие данные, убрать лишние, неактуальные.

Компания ведет регистр в удобном виде – бумажном или электронном.

С учетом вышеизложенных сведений налоговый регистр по НДФЛ может принимать такой вид:

Регистр по налогу на прибыль

Для целей учета показателей для вычисления налога на прибыль компания заполняет самостоятельно разработанные бланки налоговых регистров, данные в эти регистры переносятся из бухгалтерских счетов и первичной документации.

Бланки регистров составляются с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. Актуальность в применении налоговых регистров отдельно от бухгалтерских по налогу на прибыль возникает в том случае, если организация выполняет операции, суммы по которым учитываются по-разному в бухгалтерии и налогообложении.

Требования налогового и бухгалтерского учета по некоторым операциям могут не совпадать, в таких случаях и нужно отдельно применять налоговые регистры.

Если же предприятия не выполняет тех операций, по которым налоговый учет ведется в отличной от бухучета форме, то для вычисления налога на прибыль достаточно бухгалтерских регистров.

Налоговые регистры могут принимать форму бухгалтерских с необходимыми дополнениями. Также допускается формировать отдельные бланки, не схожие с бухгалтерскими. Налоговая разрешает компаниям в данном вопросе проявить инициативу и подготовить подходящий для себя бланк. В НК РФ даются только рекомендации о том, какие реквизиты отражаются в регистре:

• Название бланка;

• Временной отрезок, за который он составляется;
• Количественные и денежные измерители необходимых показателей;
• Сведения о проводимых операциях;
• Подпись ответственного лица.

Регистр налогового учёта по НДФЛ разрабатывается организациями самостоятельно. Бухгалтеру следует подробно изучить вопрос о составлении регистра и его грамотном заполнении. Поскольку правильность оформления и заполнения - залог правильного начисления и удержания самого налога. Есть общие требования по наличию обязательных данных в регистре. Разработанная форма и образец должны быть утверждены учётной политикой организации. Какая информация должна содержаться в регистре по НДФЛ рассмотрим в статье.

Обязательные данные, которые должны содержаться в регистре по НДФЛ

Статьей 230 НК РФ определено, какие данные обязательно должны отражаться в регистре учёта по НДФЛ:

1. Данные об идентификации налогоплательщика;

Об организации следует указать:

• ИНН/КПП;
• код налогового органа;
• полное наименование организации.

О физическом лице:

• ФИО полностью;
• паспортные данные;
• дата рождения;
• гражданство;
• адрес по месту регистрации или нахождения;
• статус (резидент/нерезидент)

От последнего пункта зависит ставка налога для физических лиц. Согласно налоговому кодексу, резидентом является лицо, которое находится на территории России более 183 дней в году. Ставка налога для нерезидента 30 %, для резидента от 9 до 13 %, в зависимости от вида дохода.

2. Вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и предоставленных налоговых вычетов, а также расходов и сумм, уменьшающих налоговую базу, в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов;

Каждый вид дохода или вычета имеет свой код. Информация формируется по каждому коду отдельно. Например, заработная плата отражается под кодом 2000, а расчеты по больничному листу 2300. С 2018 года добавились новые коды дохода. Например, для компенсации за отпуск - 2013, начисления в виде выходного пособия - 2014, 2611 - код для списанной с организации безнадежной задолженности.

3. Суммы дохода и даты их выплаты;

4. Статус налогоплательщика;

5. Даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему Российской Федерации;

Дата получения дохода - это последний день месяца, это закреплено в налоговом кодексе. При увольнении сотрудника в середине месяца, датой получения дохода будет являться последний рабочий день.

При выплате отпускных - дата выплаты. Тоже самое касается и оплаты по больничным листам. Перечислить НДФЛ с этих выплат следует до конца месяца, в котором они были начислены.

6. Реквизиты соответствующего платежного документа.

Особенности заполнения регистра

Данные по каждому сотруднику заполняются отдельно. То есть на каждого сотрудника создаётся отдельный регистр. Все начисления указываются помесячно с разбивкой по кодам, аналогично и вычеты.

Выплаты с разными кодами дохода указываются отдельно.

Если имеются выплаты, которые не облагаются НДФЛ, то их можно не указывать.

Однако если выплаты не облагаются до какой-то определенной суммы, то их нужно указать. Поскольку тогда будет сразу видно, когда следует начать начислять НДФЛ.

Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан платить заработную плату не реже 2 раз в месяц. Однако выплата аванса не считается доходом, НДФЛ с этой суммы не перечисляется. И в регистре дату аванса можно не указывать.

Периодичность составления определяется работодателем. Но лучше составлять его ежемесячно, чтобы данные отражались своевременно и всегда были актуальными. От этого зависит правильность исчисления вычетов и удержаний.

Пример заполнения регистра по НДФЛ

Заполним регистр по НДФЛ на одного сотрудника за первый квартал 2018 года.

Сидоров Александр Алексеевич получает ежемесячную заработную плату в размере 50000 рублей, в том числе НДФЛ. Он написал заявление на предоставление стандартного вычета, так как имеет несовершеннолетнего ребенка. Вычет в размере 1400 рублей предоставляется до тех пор, пока совокупный доход сотрудника за год не достигнет 350000 рублей.

В первом разделе указываются реквизиты организации - налогового агента:

• ИНН/КПП;
• код налогового органа;
• наименование организации;
• ОКТМО.

Второй раздел содержит данные налогоплательщика - физического лица:

• ИНН (при наличии). В случае отсутствия поле следует оставить пустым;
• Паспортные данные;
• Дата рождения;
• Адрес проживания;
• Статус (1 - резидент, 2 - нерезидент, 3 - высококвалифицированный иностранец).

Третий раздел:

• Доход, облагаемый по ставке 13 % с предыдущего места работы, если имеется;
• Основание для предоставления стандартных вычетов (заявление на вычет);
• Для имущественного вычета необходимо указать реквизиты документа (обычно это справка с налоговой инспекции, в которой указаны код ИФНС, дата выдачи, номер справки или уведомления).

Далее за каждый месяц заполняется табличная часть. Заполним на основании имеющихся данных. Предположим, что сотрудник полностью отработал три месяца, без отпуска и больничных листов. Тогда за каждый месяц проставляем полную заработную плату за месяц в размере 50000 рублей. Это оплата по трудовому договору, поэтому код дохода 2000. Если имеется доход по другим кодам, то добавляются отдельные строки и вписываются суммы, относящиеся к этим кодам.

Следующая строка - стандартные налоговые вычеты. Сотрудник получает данный вид вычета за ребенка - код вычета 126. Поскольку предела 350000 рублей суммарный доход за три месяца не достиг, вычет предоставляется все три месяца.

Строка «имущественный вычет» не заполняется, так как вычет не предоставляется.

Строка «налоговая база по ставке 13 %» заполняется в соответствии с условиями примера за каждый месяц и нарастающим итогом. Сумма определяется как разность между начисленной заработной платой и применяемыми вычетами. В нашем случае.

Регистр налогового учета по НДФЛ разрабатывается и применяется для отражения дохода, полученного физическим лицом от организации, например зарплаты, а также удержанных и перечисленных в бюджет налогов. Оформление таких регистров является основой оценки правильности начисления и перечисления НДФЛ.

Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке

При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:

1. Налоговые регистры по НДФЛ в 2019 году должны обязательно содержать следующие сведения:

• информацию для возможности идентификации физического лица;
• признак налогового резидентства;
• виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
• суммы и даты выплаты доходов;
• даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.

1. Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
2. Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
3. Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).

Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ

Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:

• Основные данные об организации — налоговом агенте:
• ИНН, КПП;
• код ИФНС, в которой организация числится на учете;
• наименование организации.
• Основные данные о налогоплательщике:

• Ф. И. О.;
• вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
• дата рождения;
• гражданство;
• адрес места жительства на территории РФ;

• адрес в стране проживания.
• Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).

Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.

Подробнее о правильном определении статуса см. в материале «Как правильно определить период, необходимый для придания гражданину статуса налогового резидента» .

Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ

Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.

При присвоении кода необходимо обратиться к приказу ФНС России «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, где каждому виду дохода присвоен соответствующий код. Например, при указании зарплаты используется код 2 000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 126.

Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 13 до 35%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в справках 2-НДФЛ , в которой каждой ставке соответствует свой раздел.

Периодичность регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.

Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).

Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ

Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.

При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты.

По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал .

Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.

В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже следующего дня после даты погашения задолженности перед сотрудниками.

Премии согласно новым предписаниям ФНС следует разделять на трудовые и разовые. Дата получения дохода для каждой будет разная, следовательно, и срок перечисления НДФЛ устанавливается обособленно.

Форма регистра налогового учета по НДФЛ: где скачать бланк 2019 года, образец и пример его заполнения

С учетом требований описанных в данной статье рекомендуется создать свой образец заполнения регистра налогового учета по НДФЛ. В нем должны найти отражение все сведения, нужные для верного расчета НДФЛ по конкретному сотруднику.

Итоги

Таким образом, основными задачами при разработке налогового регистра по НДФЛ в 2019 году являются отражение в полном объеме достоверной информации и группировка показателей для получения аналитических данных. Ориентиром на предприятии может служить разработанный нашими специалистами образец регистра по НДФЛ на 2019 год.