«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» содержит инструменты для решения следующих задач:

• Формирование кадрового плана, определение необходимого количества сотрудников и анализ заполнения кадрового плана.
• Открытие вакансий, описание квалификационных требований к кандидатам на вакантную позицию.
• Оценка эффективности кадрового планирования.
• Описание, актуализация и размещение вакансий.
• Ведение оперативной работы с кандидатами.
• Анализ эффективности подбора персонала и затрат на привлечение.
• Создание фонда талантов (talent pool).

При выстроенной системе работы с персоналом и кадровый резерв, и фонд талантов могут служить регулярными источниками набора персонала. Оценивать эффективность использования данных инструментов позволяет отчет Эффективность затрат на привлечение.

Кадровый план является инструментом, позволяющим сотрудникам службы персонала формировать необходимую штатную структуру предприятия, как в разрезе юридических лиц, так и в разрезе центров финансовой ответственности. В кадровом плане содержится следующая информация:

• общее количество ставок по каждой должности;
• количество занятых и вакантных ставок.

Все изменения, внесенные в кадровый план, сохраняются в информационной базе. При необходимости руководитель службы персонала может посмотреть все изменения кадрового плана, внесенные за определенный период.

С помощью кадрового плана формируется штатное расписание, которое затем можно распечатать в стандартной форме.

Использование кадрового плана позволяет получать информацию о количестве свободных мест на предприятии, но этого недостаточно для процесса подбора персонала. Например, в кадровом плане имеется свободная ставка, но подбор нового сотрудника на данную позицию не планируется, т. к. эта вакансия будет закрыта переводом работника из другого подразделения компании. Обратная ситуация, когда работник планирует уволиться, и на его место необходимо искать замену. Но при этом свободных ставок в кадровом плане нет.

Для решения задачи выделения тех позиций кадрового плана, по которым открыт набор персонала, в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП предусмотрен Список вакансий.

Работа с вакансиями и кандидатами

Для того чтобы сотрудник службы персонала мог сопоставлять и контролировать открытые вакансии с кадровым планом, в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП существует список Вакансии, который напрямую связан с кадровым планом. Используя данный список, сотрудник службы персонала может видеть все актуальные вакансии компании, которые можно упорядочивать по важности, планируемой дате закрытия и другим параметрам.

Чтобы подбор по открытой вакансии был эффективен, необходимо максимально подробно описать условия работы на данной должности и требования, предъявляемые к кандидату. Для решения этих задач в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП предусмотрены возможности для подробного описания каждой должности по следующим параметрам:

• обязанности, которые сотрудник должен выполнять на данной должности;
• квалификационные требования к должности (профессиональные знания, опыт и т.п.);
• условия труда;
• навыки и качества, профессионально важные для этой должности в соответствии с принятой в компании моделью компетенций.

Можно задать условия публикации вакансии на специализированных сайтах.

Эффективное выполнение кадрового плана является необходимым условием устойчивости и конкурентоспособности компании. Задержки в обеспечении бизнеса необходимыми кадрами могут привести к существенным потерям компании. «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП содержит отчеты, позволяющие руководству оперативно отслеживать выполнение кадрового плана и оценивать эффективность данного процесса:

• состояние кадрового плана;
• исполнение кадрового плана;
• коэффициент текучести кадров;
• оценка эффективности кадровой службы.

Отчет Состояние кадрового плана предназначен для оперативного мониторинга выполнения задач по кадровому плану. В отчете содержится актуальная информация на конкретную дату о количестве занятых и вакантных ставок кадрового плана по отношению к запланированным вакансиям. Отчет можно строить как в разрезе подразделений, так и в разрезе должностей, по которым ведется набор персонала. Использование данного отчета позволяет отслеживать сбои в заполнении запланированных штатных позиций и оперативно принимать необходимые решения.

Также в отчет могут быть выведены дополнительные сведения о должностях, такие как требования к должности, должностные обязанности и условия работы. Данная информация позволяет проводить анализ возможных причин, по которым те или иные вакансии не закрываются (например, завышенные квалификационные требования).

Отчет Исполнение кадрового плана предназначен для оценки результативности работы менеджера, отвечающего за подбор персонала. В отчет выводится информация о проценте исполнения кадрового плана (план/факт) за необходимый период времени в разрезе подразделений и должностей.

Сотрудник службы персонала может самостоятельно настроить удобный для него вариант представления информации в отчете: в виде таблицы, кросс-таблицы, диаграммы, объемной гистограммы и т.п.

Отчет Коэффициент текучести кадров представляет собой следующее отношение, взятое за определенный период: (количество уволенных сотрудников / среднесписочная численность сотрудников) * 100 %.

Коэффициент текучести кадров является одним из основных показателей, используемых большинством организаций для оценки эффективности кадровой политики и процессов управления персоналом, в том числе эффективности выполнения кадрового плана.

Помимо отчета Коэффициент текучести кадров в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП предусмотрен специальный отчет Оценка эффективности кадровой службы, имеющий расширенные показатели для оценки эффективности HR-процессов. Данный отчет позволяет руководителю службы персонала получать информацию по основным показателям эффективности работы с персоналом, в том числе по процессу исполнения кадрового плана:

• коэффициент набора персонала (отношение количества кандидатов к количеству вакансий);
• количество обслуживаемых сотрудников;
• количество обслуживаемых юридических лиц;
• количество обученных сотрудников;
• количество проведенных обучений;
• качество отбора (отношение количества прошедших испытательный срок к общему количеству принятых сотрудников);
• средняя продолжительность закрытия вакансий.

Для хранения информации о вакансиях компании, включая подробное описание требований, предъявляемых к кандидату, его должностных обязанностей и условий приема на работу, в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП предназначен справочник Вакансии.

В прикладном решении «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП можно не только указать типовую информацию о вакансии: название должности, название вакансии, требования к вакансии, дату открытия и закрытия вакансии, но и подробно описать обязанности, условия работы, компетенции, присвоить вакансии статус важности.

При вводе новой вакансии ей можно присвоить ряд дополнительных свойств, позволяющих впоследствии контролировать работу по данной вакансии:

• ответственный за вакансию;
• заявитель (автор заявки, пользователь, инициировавший открытие вакансии);
• плановая дата закрытия вакансии;
• фактическая дата закрытия вакансии.

Если вакансия в установленный срок не закрыта, она автоматически отмечается в справочнике красным цветом. Это позволяет руководителю службы персонала отслеживать сбои в выполнении кадрового плана и оперативно принимать необходимые корректирующие решения.

Работа компании, активно занимающейся привлечением кадров, невозможна без частого использования специализированных интернет-сайтов по подбору персонала. Отбор резюме, соответствующих определенным параметрам, и публикация вакансий являются достаточно трудоемкими процессами.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет в полном объеме вести работу с вакансиями и резюме, размещаемыми на ведущих интернет-сайтах:

• Публиковать вакансии на специализированных сайтах в Интернете. При открытии вакансии система позволяет выбрать перечень групп должностей, в которых будет опубликована вакансия при размещении ее на специализированном сайте.
• Вести поиск резюме по установленным параметрам на специализированных интернет-сайтах и загружать резюме кандидатов со специализированных сайтов.

Работу с резюме и вакансиями можно вести, находясь внутри «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП, либо, при необходимости, переходить на соответствующий сайт для более детальной работы.

Для работы с кандидатами в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП предназначен раздел Набор персонала, который позволяет решать следующие задачи:

• вводить и хранить данные о кандидате, которые служба персонала получает в процессе работы с ним;
• вести электронную переписку с кандидатом;
• планировать собеседования с кандидатом.

Для удобства работы менеджера, отвечающего за подбор персонала, форма Набор персонала может автоматически открываться при входе в систему и оперативно отражать все текущие задачи по всем кандидатам, с которыми конкретный менеджер ведет работу: письма без ответа, новые резюме, планы встреч на текущую дату и т.п.

В документе Кандидат содержатся все сведения о кандидате, возникающие в процессе работы с ним: описание вакансии, позиция штатного расписания, на которую претендует кандидат, дата начала работы с кандидатом, статус кандидата. В программе предусмотрено хранение всей истории работы с каждым кандидатом. Используется стандартный перечень возможных статусов (состояний работы) с кандидатом:

• Резюме принято к рассмотрению;
• Прошел собеседование;
• Принят на испытательный срок;
• Отклонен и т.п.

Такая сегментация позволяет не только отслеживать актуальное состояние по кандидату, но и анализировать «воронку отсева» кандидатов на каждом этапе работы с ними.

В случае принятия положительного решения по кандидату сотрудник, отвечающий за подбор, может автоматически перенести все данные о кандидате в справочник физических лиц или зарегистрировать его как нового сотрудника в справочнике сотрудников. Таким образом, кадровая служба автоматически получит по новому сотруднику всю первичную информацию и сможет начать оформление на работу без необходимости заводить данные с нуля.

На основании истории работы с кандидатами формируется Отчет по заявкам кандидатов. Используя данные отчета, можно проанализировать работу с кандидатами по различным критериям и понять актуальное состояние работы с каждым кандидатом на конкретный момент времени.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП предусмотрена возможность разделения прав доступа пользователей к различной информации о кандидатах. Например, один менеджер занимается подбором кадров аппарата управления, а другой - только производственных рабочих. В этом случае можно настроить программу таким образом, чтобы каждый из менеджеров работал только со своей группой кандидатов и не мог просматривать или редактировать информацию по кандидатам другой группы.

Привлечение персонала всегда связано с определенным расходованием денежных средств: на оплату размещения объявлений в специализированных изданиях, интернет-ресурсах, услуг кадровых агентств и др. Для регистрации затрат на привлечение персонала предназначен документ Учет затрат на источники персонала, в котором ведутся суммы затрат на каждый источник подбора (интернет-сайты, оплата кадровым агентствам и т. п.).

На основании этих данных формируется отчет Эффективность затрат на привлечение. Данный отчет позволяет рассчитать стоимость привлечения одного кандидата и среднюю стоимость затрат на привлечение по всем источникам подбора.

Концепция управления кадровым резервом предполагает выдвижение «резервиста» в качестве потенциального кандидата на одну или несколько должностей и управление его подготовкой для того, чтобы в случае возникновения вакансии по данной должности сотрудник из резерва мог быть автоматически выдвинут на данную позицию.

Для решения этих задач в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП предусмотрены следующие возможности:

• профилирование должности и описание ее через соответствующие компетенции;
• создание резерва на ключевую позицию и описание требований к кандидатам в резерв;
• оценка кандидатов с сопоставлением совокупности качеств кандидата и тех требований, которые необходимы для резервируемой должности;
• присвоение кандидату статуса «резервиста» с закреплением его за конкретной должностью или несколькими должностями, на которые он может рассматриваться;
• формирование состава резерва из сотрудников компании, кандидатов, других физических лиц (например, сотрудников компаний-конкурентов);
• сравнение кандидатов на одну должность и выбор наиболее соответствующего для работы на резервируемой должности;
• проведение анализа кадровых перестановок «что если» на основе данных кадрового резерва.

Используя «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП, сотрудник службы персонала может:

• завести позицию, для которой необходимо обеспечить кадровый резерв;
• описать компетенции, которые необходимы для соответствия резервиста данной позиции (компетенции могут отличаться от тех, которые требуются для данной должности в текущем режиме);
• описать формальные требования резервистам (пол, возраст, стаж работы в компании и т.п.).

На основании этих требований и данных, имеющихся в базе данных по сотрудникам компании, информационная система автоматически предлагает список сотрудников, наиболее соответствующих для выдвижения в кадровый резерв для данной позиции.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет подбирать в резерв не только сотрудников, занимающих штатные позиции в компании, но и кандидатов извне, с которыми компания ведет работу и по которым в базе данных компании присутствует необходимая информация (например, специалистов, работающих по гражданскому договору, студентов, находящихся на стажировке, кандидатов на открытые вакансии и т.п.).

При необходимости сводную информацию по физическому лицу, находящемуся в резерве, можно вывести на печать.

Кадровый резерв позволяет вносить дополнения и редактировать вручную список резервистов. Сотрудник службы персонала может, исходя из собственных соображений или дополнительной информации, не учтенной в системе, внести в список дополнительного сотрудника или удалить того, кто был внесен автоматически.

В случае удаления сотрудника из списка резервистов менеджер, отвечающий за данное решение, может внести в информационную систему комментарии о причине удаления, которые затем автоматически будут сохранены в базе данных, в карточке личных данных сотрудника.

Кадровый резерв позволяет не только добавлять кандидата в резерв, но и показывать возможную последовательность кадровых перестановок после того, как выбранный резервист займет освободившуюся позицию, выводить список возможных кандидатов на замену по всем перестановкам.

Отчет по кадровому резерву позволяет проводить анализ позиций кадрового резерва.

Концепция управления фондом талантов (talent pool) предполагает создание единого фонда кандидатов, обладающих определенными качествами, которые могут быть при необходимости «выращены» до конкретной позиции. Такой подход не требует предварительного отбора в резерв под конкретную должность и закрепления резервиста за этой должностью.

Так же как и для кадрового резерва, «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет включать в фонд талантов не только сотрудников, занимающих штатные позиции в компании, но и кандидатов извне, с которыми компания ведет работу.

Для управления фондом талантов «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП предоставляет сотрудникам службы персонала следующие возможности:

• произвольный отбор и сопоставление кандидатов из фонда талантов с требованиями к конкретной позиции;
• сравнение характеристик кандидатов с требованиями вакантной позиции для выявления максимального соответствия той должности, на которую открыта вакансия.

На основании данной информации сотрудник службы персонала может выстраивать с кандидатом, выбранным из фонда талантов, целенаправленную работу и планировать необходимые мероприятия по его профессиональному развитию.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет вести список лиц, включенных в фонд талантов, а также видеть сводную информацию по кандидату, помещенному в фонд талантов.

Кандидат может быть удален из фонда талантов с сохранением информации о причине удаления.

Мотивация, льготы и учет расходов на персонал (КОРП)

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП содержит огромное количество различных показателей, которые могут использоваться при разработке формул для расчета зарплаты. Число показателей, которое может содержаться в системе, не имеет ограничений, и каждая организация может добавлять свои показатели в зависимости от политики мотивации. Система позволяет использовать в одной формуле расчета одновременно до 6 показателей, что дает возможность формировать сложные мотивационные схемы для разных должностей.

В прикладном решении реализована возможность применять для мотивации систему KPI. Прикладное решение позволяет задавать плановые и фиксировать фактические результаты по KPI и выстраивать систему мотивации с учетом отклонений фактических результатов от плановых.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» можно загружать значения показателей из других прикладных решений, разработанных на платформе «1С:Предприятие 8», а также из произвольных файлов различных форматов (dbf, xls, txt, mxl).

Например, пользователь может выгрузить из информационной базы прикладного решения «Управление торговлей» следующую информацию:

А затем загрузить ее в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»:

С течением времени система мотивации, применяемая в компании, устаревает. Пересмотр системы мотивации является серьезным и трудоемким процессом. В компаниях, имеющих большое количество мотивационных схем и использующих значительное количество показателей, расчет новой системы мотивации вручную может приводить к ошибкам в расчетах, выбору неоптимальной схемы, ухудшающей доход сотрудников. Использование инструмента Анализ схем мотивации, предлагаемого «1С:Зарплата и управление персоналом 8», позволяет решить все основные сложности, возникающие при изменении системы мотивации:

• подготавливать различные промежуточные схемы мотивации для сравнения и оценки их эффективности;
• анализировать результаты расчета зарплаты, полученные при использовании различных схем мотивации, оценивать, каким образом применение той или иной схемы повлияет на доход каждого сотрудника.

Чтобы снизить риски при внедрении новой системы мотивации, многие руководители используют «пилотную апробацию», при которой в течение определенного периода зарплата одновременно считается по старой и новой схеме. Это дает возможность сравнивать доход сотрудников с реальными результатами работы и оценивать эффективность новой мотивационной схемы. Для решения этой задачи в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» предусмотрена возможность поддерживать параллельно несколько схем мотивации, которую руководитель службы персонала может активизировать самостоятельно через механизм настроек.

Утверждение изменений зарплаты зачастую вызывает у руководства множество вопросов. Как правило, руководитель хочет не только видеть информацию о том, как изменится доход сотрудника, но и то, на сколько он изменится по сравнению с предыдущим периодом и по каким показателям. Также руководству необходимы дополнительные комментарии по поводу предлагаемых изменений. Особенно это важно в ситуации, когда система мотивации по компании не меняется комплексно, а изменения локальны и затрагивают одного или нескольких сотрудников.

Инструмент Управление начислениями, разработанный в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП, предназначен для тех руководителей, которым важно видеть детальную информацию по каждому предлагаемому изменению зарплаты, анализировать ее, сопоставлять зарплату разных сотрудников или сравнивать изменение зарплаты за разные периоды.

Использование данного инструмента позволяет руководителям подразделений, имеющим право корректировать зарплату своим сотрудникам, вносить предложения по изменению начислений самостоятельно. Для удобства восприятия изменения начислений оформлены по определенным правилам. Зеленым цветом выделяются значения, увеличенные в текущем периоде, красным цветом - уменьшенные в текущем периоде. Курсивом выделены изменения, вступающие в силу только после утверждения. Серым цветом выделяются значения, недоступные для редактирования.

Также руководитель, предлагающий изменение, может дать к нему комментарии. Таким образом, директор предприятия имеет возможность, проанализировав всю информацию, принять либо отклонить каждое предлагаемое изменение.

Использование данных инструментов дает руководителю предприятия и руководителю службы персонала гибкие возможности для моделирования различных мотивационных схем, применения гибких подходов к мотивации сотрудников с учетом специфики их работы, значимости для компании, достижения особых результатов и т.п.

Использование системы грейдов предоставляет руководству компании дополнительные возможности для мотивации сотрудников. Грейды позволяют группировать должности по степени их значимости для компании, которая определяется рядом параметров, устанавливаемых в рамках политики управления персоналом (сложность выполняемых задач, влияние на бизнес компании, сложность замены и другие).

В зависимости от уровня грейда к сотруднику может применяться соответствующая система мотивации. Также с учетом грейда может использоваться система льгот, доступных сотруднику.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП разработан инструмент для поддержки грейдирования, использование которого задается в разделе Настройка политики управления персоналом компании.

Для присвоения и анализа грейдов в прикладном решении предназначен справочник Грейды и сводный отчет Матрица грейдов. При описании грейда для него сразу может быть задана схема мотивации, которая потом автоматически будет транслироваться на все должности, которые входят в этот грейд.

В данной схеме может учитываться как формула для расчета финансовых начислений, так и нефинасовые инструменты мотивации.

Отчет Контроль схемы мотивации по грейдам позволяет сопоставлять сумму, начисленную сотруднику по данному грейду по установленной для него системе мотивации, с диапазоном сумм, возможных для данного грейда. Таким образом, руководитель службы персонала может анализировать эффективность разработанной мотивационной схемы.

Кроме финансовой мотивации, многие крупные компании используют дополнительные инструменты мотивации сотрудников, предоставляя им различные компенсационные пакеты и льготы, состав которых может различаться в зависимости от должности или грейда.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет руководителю HR-службы решать следующие задачи управления льготами:

• вести описание и учет льгот, включая и порядок предоставления льготы, и сумму на ее обеспечение, используя справочник Льготы;
• формировать пакеты льгот;
• определять права на получение льготы;
• устанавливать периоды действия льгот, вводить новые либо отменять льготы, действовавшие ранее, используя документ Ввод сведений о действующих льготах.

При внесении новой льготы для нее можно задавать различные варианты использования. Льгота может быть доступна как всем сотрудникам, так и группам сотрудников по должностям или грейдам. Если в компании используется грейдирование, система позволяет формировать пакет льгот для конкретного грейда, из которого сотрудник может по своему усмотрению выбрать определенные льготы в рамках заданной суммы (система «супермаркета льгот»).

Для учета и анализа использования льгот в компании, а также затрат на их обеспечение «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП предоставляет возможности:

• вести учет и анализ использования льгот сотрудниками, а также затраты на предоставление данной льготы с использованием документа Предоставление льгот;
• анализировать расходы на предоставленные сотрудникам льготы с помощью отчета Сведения о предоставленных льготах.

Данный отчет позволяет руководителю службы персонала в сводной форме за выбранный период получить информацию по применению льгот в компании. В отчете содержится информация о суммарных затратах по каждой льготе, а также детальная информация по затратам на обеспечение льгот по каждому сотруднику.

Графические возможности системы позволяют в наглядной форме представить графики долевого распределения затрат на льготы по различным основаниям (по видам льгот, по подразделениям, по грейдам и т.п.). Таким образом, руководство компании может получать целостную картину об использовании системы льгот в компании и затратах на ее поддержание для последующего анализа и корректировок.

Обучение и аттестация персонала (КОРП)

Анкетирование сотрудников позволяет выявлять потребности в обучении, анализировать удовлетворенность сотрудников, проводить оценку эффективности внутрикорпоративных мероприятий и многое другое.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП предоставляет HR-службе широкие возможности для проведения различных опросов и анкетирования сотрудников, в том числе получения обратной связи по результатам обучения.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП предусмотрено несколько типов вопросов, которые можно выбирать и комбинировать в зависимости от цели опроса:

• открытый вопрос с произвольным ответом (длина ответа может быть ограничена строкой или не иметь ограничений);
• вопрос с ответом по типу «да/нет»;
• вопрос с численным ответом;
• вопрос с выбором даты;
• выбор одного ответа из нескольких;
• выбор нескольких ответов из нескольких.

Имеется возможность внесения комментариев и разъяснений в отдельное поле рядом с ответом на вопрос, что позволяет получать дополнительную информацию для анализа.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет устанавливать взаимосвязи между вопросами, задавать подчиненность и обязательность ответов. Например, сотрудник не может ответить на последующий вопрос, если не ответил на предыдущий, или получает определенный вопрос, только если он ответил на предыдущий определенным образом. Также существует возможность формировать вопросы в табличной форме с предопределенным ответом в строке или в столбце.

Подготовленные вопросы группируются в конкретную анкету с использованием Шаблона анкеты. В шаблон вносятся данные о назначении анкеты, подбираются вопросы, которые могут быть сгруппированы по тематическим разделам анкеты.

Для того чтобы провести конкретный опрос, используется механизм Назначения опросов. При назначении опроса ему присваивается название и выбирается список сотрудников, для которых данный опрос предназначен. Это дает возможность службе персонала гибко использовать анкеты для различных опросов и хранить историю опросов в единой системе в структурированной и понятной форме.

При необходимости можно задать возможность предварительного сохранения анкеты. Таким образом, опрашиваемый сотрудник может возвращаться к заполнению анкеты в удобное для него время.

Отчет Анализ опроса позволяет менеджеру по персоналу оперативно контролировать ход анкетирования и отслеживать, кто из сотрудников не заполнил или не сдал анкету. Кроме того, из данного отчета можно получить информацию об общем количестве ответов, а также статистику ответов в различных разрезах.

Для просмотра результатов анкетирования предназначен отчет Аналитический отчет по анкетированию, который предоставляет сводную информацию по результатам анкетирования и позволяет просматривать ответы и сравнивать ответы на один и тот же вопрос между собой.

Для того чтобы обучение было эффективным, необходимо составить программу обучения, соответствующую целям обучения и выявленным в компании потребностям. Разработка качественной программы обучения предполагает:

• выбор учебных модулей (тематических блоков), соответствующих тем компетенциям, которые необходимо развить;
• определение оптимальной формы проведения обучения (очное/заочное, лекция/тренинг и т.п.) и поставщика услуг по обучению (внутренние ресурсы, внешние компании);
• определение оптимальной длительности программы;
• определение необходимости контроля усвоения знаний, выбор оптимальной формы контроля;
• определение необходимости и подтверждения факта обучения и выдачи документа по результатам обучения.

Если предполагается заказывать обучение у внешних поставщиков, руководитель службы персонала должен запланировать бюджет, который компания готова выделить на конкретную программу, и также учесть его при планировании.

Решение данных задач в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП осуществляется с использованием справочника Виды мероприятий по обучению и развитию. Данный инструмент позволяет формировать курсы, которые затем объединяются в программы обучения. Это дает возможность создавать разнообразные курсы, направленные на изучение одной и той же дисциплины, но с различной глубиной.

При описании необходимой программы обучения программный продукт позволяет подробно описать ее состав в виде набора занятий с определенными характеристиками.

При формировании нового занятия для него можно:

• указать вид (лекция, тренинг, практикум и т.п.);
• выбрать оптимальную форму проведения (очная, заочная, смешанная);
• выбрать перечень компетенций, на развитие которых направленно обучение;
• указать длительность курса.

Если мероприятие проводится с привлечением сторонней компании, для него можно указать сумму расходов на проведение, наличие и вид документа о прохождении обучения, прикрепить дополнительные описания курса, например программу курса или договор с поставщиком услуг.

Также в документе можно указать данные, которые важны для аттестации сотрудника и потом будут отражены в личной карточке Т-2:

• статус мероприятия: профпереподготовка или повышение квалификации;
• специальность, присваиваемая после обучения.

Оценка результативности обучения является важным инструментом в развитии компетенций персонала. От того, насколько обучение было полезным для целей компании и для участников обучения, зависит мотивация сотрудников на дальнейшее обучение, а также заинтересованность руководства в том, чтобы вкладывать ресурсы в обучение сотрудников.

Оценить результаты обучения можно по четырем основным параметрам:

• удовлетворенность участников;
• степень усвоения сотрудниками знаний и умений, формируемых в ходе обучения;
• применение полученных знаний, технологий и навыков в практической работе: изменение поведения и подходов к выполнению задач;
• изменение результативности работы.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет проводить оценку результативности обучения по первым трем параметрам. Для решения данных задач используются средства проведения опросов и анкетирования, а также оценка персонала на основании модели компетенций.

На основании совокупных данных по проведенному обучению и оценке результатов можно сформировать отчет Результаты обучения и развития. Данный отчет предоставляет в сводной форме всю основную информацию по обучению, проведенному в компании:

• когда и какое мероприятие было проведено;
• кто из сотрудников прошел обучение;
• затраты на обучение в пересчете на одного обученного сотрудника;
• результат оценки компетенций, развиваемых в ходе обучения.

Используя информацию данного отчета, руководитель, отвечающий за обучение персонала, может анализировать эффективность вложений в обучение по каждой программе и на основании этих данных корректировать программу обучения и используемые для обучения инструменты.

Также для анализа сводной информации о проводимых в компании мероприятиях обучения и развития персонала руководитель отдела обучения может использовать отчеты «Показатели обучения и развития» и «Анализ расходов на обучение и развитие сотрудников».

Для планирования обучения в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП используются документы Планирование обучения и Заявка на обучение.

Документ Планирование обучения предназначен для управления регулярным обучением в соответствии с долгосрочной программой повышения квалификации персонала. В данный документ вносится информация о тех сотрудниках, которые должны пройти определенный курс или набор курсов к заданной дате.

Для сбора потребностей в обучении по конкретной теме используется документ Заявка на обучение и развитие. С помощью данного документа руководитель может выбрать мероприятия или темы, по которым он хотел бы обучить своих сотрудников, указать желаемый срок обучения и направить заявку на согласование в службу персонала.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет вести работу по заявкам несколькими сотрудниками с разделением ролей. Например, руководитель может сформировать заявку с указанием перечня сотрудников для обучения и компетенций, которые необходимо развить, а менеджер по обучению на основании этих данных подберет и внесет в заявку то обучающее мероприятие, которое считает оптимальным для решения данной задачи.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет вести работу по заявкам нескольким сотрудникам с разделением ролей. Например, руководитель может сформировать заявку с указанием перечня сотрудников для обучения и компетенций, которые необходимо развить, а менеджер по обучению на основании этих данных подберет и внесет в заявку то обучающее мероприятие, которое считает оптимальным для решения данной задачи.

Руководитель, подавший заявку, может отслеживать ее состояние и принятое по ней решение с помощью «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП.

На основании сводной информации о выявленных потребностях компании в обучении формируется План обучения и развития, который позволяет с одной стороны создавать сводный план, с другой - вести учет и контроль результатов его исполнения. Для этих целей в документе в сводной форме отражается следующая информация:

• запланированные или проведенные (в зависимости от выбранного периода отчета) мероприятия по обучению и развитию,
• Ф.И.О. сотрудников, запланированных на данное мероприятие,
• даты начала и окончания,
• результат мероприятия.

Информация в Плане обучения и развития может быть сгруппирована по мероприятиям или сотрудникам. Также из данного документа руководитель службы персонала может перейти к просмотру подробной информации о результатах обучения по выбранному мероприятию.

Для того чтобы иметь возможность анализировать эффективность обучения, необходимо учитывать и хранить результаты обучения по всем мероприятиям, проводимым компанией. Для этих целей в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП предназначен документ Результат обучения и развития.

Первичные данные, внесенные в информационную систему при планировании мероприятия (список сотрудников, название мероприятия, дата проведения и пр.), вводятся вРезультат обучения и развития автоматически. Если же по результатам обучения проводилась оценка по компетенциям, ее можно внести дополнительно, либо по балльной шкале, либо в описательном виде.

Таким образом, в Результатах обучения и развития в сводном виде регистрируется вся информация по каждому сотруднику, прошедшему конкретное обучающее мероприятие. Данная информация затем может использоваться руководителем службы персонала для анализа результативности обучения.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП обеспечивает поддержку всех процедур и регламентов, необходимых для проведения аттестации.

Положение об аттестации является основополагающим документом, регламентирующим аттестационные процедуры в компании. Данный документ формируется в рамках общего модуля Политика управления персоналом и позволяет зафиксировать в информационной системе периодичность проведения аттестации, внести категории сотрудников, не подлежащих аттестации, чтобы впоследствии эти данные могли использоваться для регламентации конкретных аттестационных мероприятий.

Документом, инициирующим конкретное аттестационное мероприятие, является Приказ о проведении аттестации. Данный документ позволяет регистрировать сведения о готовящейся аттестации сотрудников. В соответствующих полях документа указываются: организация; ответственный; секретарь комиссии; ответственный за подготовку аттестационных листов и других документов - сотрудник кадровой или другой службы. В соответствующих табличных частях документа указываются: сотрудники, участвующие в аттестации; члены аттестационной комиссии.

Система предоставляет возможность вносить списки аттестационной комиссии и сотрудников, подлежащих аттестации, автоматически.

Учетные данные по сотрудникам, которые ведутся в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП, позволяют автоматически выявлять сотрудников, которые не подлежат аттестации в соответствии с ограничениями, установленными Трудовым законодательством, и исключать их из списка аттестуемых.

На основании документа Приказ о проведении аттестации создается документ Результаты аттестации, который регистрирует решения аттестационной комиссии.

В системе предусмотрены типовые результаты аттестации, которые сотрудник, отвечающий за регистрацию результатов аттестации, может выбрать из списка:

• соответствует занимаемой должности;
• не соответствует занимаемой должности.

Кроме того, система позволяет фиксировать и сохранять решение аттестационной комиссии, которое может быть произвольным и вводиться вручную.

После того как результаты аттестации внесены в систему, в ней, на основании положения об аттестации, автоматически формируется дата следующей аттестации данного сотрудника. Это позволяет руководителю службы персонала автоматически контролировать необходимость переаттестации по каждому сотруднику предприятия.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет сотруднику, ответственному за аттестацию, печатать на основании внесенной в систему информации готовые регламентирующие документы:

• Положение об аттестации;
• Приказ о проведении аттестации;
• График аттестации;
• Аттестационные листы;
• Протокол заседания аттестационной комиссии.

Руководителю службы персонала и руководству компании важно не просто провести аттестацию, но и оценить и проанализировать ее результаты. Для этого в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП используется отчет Сведения об аттестации сотрудников.

Данный отчет позволяет оценивать эффективность управления сотрудниками в каждом подразделении, проводить сравнение подразделений между собой, выявлять зоны, в которых квалификация сотрудников наиболее низкая, и принимать необходимые управленческие решения.

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет разработать и описать произвольное количество компетенций сотрудников, назначить шкалу оценки и разработать критерии для каждой компетенции, сформировать профиль компетенций для каждой должности.

Для разработки и поддержки модели компетенций в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП используется справочник Компетенции сотрудников и инструментКадровое планирование .

Справочник Компетенции сотрудников предназначен для формирования актуального перечня компетенций, используемых в компании, их описания и формализации. С использованием данного инструмента руководитель службы персонала может:

• сформировать описание компетенции и ее проявлений;
• задать для каждой компетенции необходимое количество шкал для оценки степени выраженности и описать значение каждой шкалы.

Также система позволяет задавать ожидаемую долю оценки по каждой шкале в общем распределении оценок. На основании данной информации впоследствии возможно проанализировать адекватность оценочных процедур или самой шкалы оценки.

Для удобства работы в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП заданы преднастроенные шкалы оценки от двухбалльной до пятибалльной, которые руководитель службы персонала может выбрать при описании компетенций. Набор шкал можно расширять.

Для тех компаний, которые только планируют ввести у себя систему компетенций в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП разработан Глоссарий компетенций, который содержит в себе примеры компетенций и их описание. Сотрудник службы персонала может выбирать подходящие компетенции из глоссария в собственный справочник компетенций и затем редактировать их с учетом специфики компании.

После того как перечень компетенций сформирован, их можно привязывать к конкретной должности, формируя в итоге профиль компетенций должности. Для этого предназначена форма описания должности в инструменте Кадровое планирование.

Для проведения оценки сотрудника на основании модели компетенций в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП формируется список компетенций, по которым должна проводиться оценка. Список заполняется автоматически на основании компетенций, привязанных к должности, занимаемой данным сотрудником. Также система позволяет ввести компетенции вручную - методом подбора из списка компетенций. Кроме того, в программе закрепляется ответственный за оценку и назначается дата. Сотрудник службы персонала может сформировать и распечатать оценочные листы, которые будут затем использоваться экспертами.

После проведения оценки ее результаты также вносятся в программу и сохраняются в истории сотрудника.

Для создания сводного отчета по результатам оценки и последующей работы с ним в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП используется инструмент Оценки компетенций сотрудников. Данный инструмент позволяет службе персонала решать следующие задачи:

1. Просматривать перечень актуальных оценок компетенций каждого сотрудника.

2. Вести работу с результатами оценки каждого сотрудника на основании документа Оценка компетенций сотрудника.

3. Выводить результаты распределения оценок всех работников по какой-либо компетенции или по совокупности компетенций для конкретной должности и проводить сравнение полученных результатов с ожидаемыми.

Использование этих инструментов позволяет службе персонала:

• вести учет данных о результатах оценки сотрудников;
• анализировать изменения компетенций по сотрудникам за определенный период;
• сопоставлять результаты оценки с требованиями, предъявляемыми к должности, и принимать соответствующие кадровые решения (необходимость обучения, включение в кадровый резерв и т.п.);
• сравнивать изменение профессионального уровня сотрудников между собой, чтобы максимально эффективно управлять кадровым потенциалом компании.

Для получения подробной информации о результатах оценки компетенций предназначен отдельный отчет Оценки компетенций сотрудников. Отчет является настраиваемым и позволяет группировать данные по подразделению, должности, сотруднику либо вывести результаты оценок компетенций за определенный период по всей компании.

Оценка методом «360 градусов»

Метод «360 градусов» позволяет руководителю службы персонала получить комплексную оценку профессиональных и личностных качеств сотрудника со стороны тех, с кем сотрудник находится в непосредственном профессиональном контакте (руководителя, подчиненных, коллег, партнеров по работе). Такой подход хоть и является субъективным, позволяет получить информацию о том, как те или иные компетенции проявляются сотрудником непосредственно в работе.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП провести оценку методом «360 градусов» позволяет механизм анкетирования. Сотрудник службы персонала может сформировать перечень формализованных критериев оценки, в качестве которых могут выступать компетенции, либо сформировать перечень вопросов, позволяющих получить оценку профессиональных и личностных качеств сотрудника. Используя инструмент опросов, можно назначить определенным сотрудникам процедуру анкетирования, в том числе направив анкету по электронной почте.

Адаптация персонала

Для эффективного управления процессом адаптации прикладное решение «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет службе персонала спланировать необходимые мероприятия по адаптации и затем проконтролировать их выполнение:

• определить состав и последовательность действий, выполняемых при адаптации и увольнении, для компании в целом, для подразделения, для должности или для рабочего места (конкретной должности конкретного подразделения);
• закрепить за конкретным сотрудником ответственность за всю процедуру адаптации, конкретное мероприятие или отдельную задачу в рамках мероприятия;
• установить для каждого адаптационного мероприятия и задачи срок выполнения;
• контролировать соблюдение самих адаптационных мероприятий и сроков их выполнения.

Данные функциональные возможности также могут быть использованы для организации и контроля прохождения процесса увольнения сотрудника.

Успешная адаптация сотрудника в компании во многом зависит от того, насколько точно и своевременно будут выполняться все предусмотренные для него задачи по адаптации.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет отслеживать результаты прохождения адаптационных мероприятий по конкретным сотрудникам либо по группам, а также просматривать статистику отклонений при выполнении адаптационных мероприятий за различные периоды.

Таким образом, служба персонала может выявлять адаптационные мероприятия, дающие наибольшие сбои, проводить анализ причин и принимать необходимые управленческие решения.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет содержательно описать каждое адаптационное мероприятие, закрепить ответственного за его проведение и установить период, обязательный для выполнения (например, 1 день с момента приема сотрудника на работу).

Планирование программы адаптации для конкретного сотрудника, должности или подразделения осуществляется в едином разделе, что позволяет ответственному за управление адаптацией видеть целостную картину всех мероприятий, предусмотренных на разных уровнях компании.

После определения необходимых адаптационных мероприятий система автоматически формирует для ответственных за мероприятие необходимые поручения, выполнение которых затем может контролироваться кадровой службой.

Все это позволяет службе персонала жестко регламентировать процедуру адаптации и контролировать ее выполнение непосредственно в информационной системе.

Инструменты руководителя и сотрудника

Монитор руководителя предназначен для руководителя компании и содержит оперативную информацию по ключевым показателям, связанным с состоянием персонала, затратами на персонал и эффективностью работы сотрудников, напрямую влияющим на бизнес предприятия.

На Мониторе руководителя в сравнительной форме отражены сводные данные за текущий и прошлый месяц по следующим показателям:

• Затраты на персонал:
  • начисленная и выплаченная зарплата по компании;
  • удержания по компании;
  • выплаты по страховым взносам и НДФЛ;
  • общие расходы на персонал;
  • динамика зарплаты за год.
• Состояние кадров:
  • штатная численность,
  • открытые вакансии.
• Потери рабочего времени.

Кроме того, Монитор руководителя предоставляет возможность детального просмотра структуры начисленной зарплаты в разрезе подразделений, а также кадровых событий, значимых для управления компанией (например, запланированное отсутствие ключевых сотрудников или руководителей).

Предусмотрена расшифровка показателей Монитора вплоть до документа, послужившего источником данных. Таким образом, если какие-то показатели вызывают вопросы, руководитель может получить данные, на основании которых сформировано значение того или иного показателя (например, причину увеличения ФОТ).

Интенсивность бизнеса требует от руководителя быстрого принятия решений независимо от фактического присутствия на рабочем месте. Монитор руководителя доступен в удаленном режиме (через Интернет). Это дает возможность руководителю оперативно получать всю необходимую информацию, даже находясь вне офиса (например, в командировке или в отпуске), что повышает скорость принятия управленческих решений.

Руководитель компании может самостоятельно настраивать значимые для него показатели, которые он хотел бы видеть на мониторе, а также источники получения данных по этим показателям и период, за который руководитель хотел бы видеть данные.

Рабочее место руководителя в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП предназначено для автоматизации задач управления собственными сотрудниками, которые приходится решать большинству функциональных или линейных менеджеров.

Рабочее место руководителя подразделения предоставляет руководителям подразделений следующие возможности:

• Просмотр и редактирование личных данных сотрудников.
• Просмотр сведений о зарплате сотрудников, формирование заявок на изменение зарплаты и контроль их согласования.
• Просмотр сведений о занятости сотрудников на различных мероприятиях и их отсутствии на рабочем месте, в том числе данные об отпусках; редактирование заявок на отпуск со стороны сотрудника.
• Просмотр отчетов по использованию рабочего времени.
• Просмотр результатов аттестаций сотрудников своего подразделения, данных о проведенном обучении, сведений о состоянии компетенций.
• Просмотр информации о состоянии вакансий по своему подразделению и о кандидатах на эти вакансии.
• Контроль выполнения задач адаптации и увольнения.

Интенсивность бизнеса требует от руководителей быстрого принятия решений независимо от фактического присутствия на рабочем месте. С развитием современных информационных технологий большая часть задач управления переходит в дистанционную форму.

Возможности «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяют организовать доступ руководителей к инструментам управления персоналом в удаленном режиме (через Интернет). Это дает возможность руководителю оперативно получать всю необходимую информацию, даже находясь вне офиса (например, в командировке или в отпуске), что повышает скорость принятия управленческих решений.

Инструмент Управление начислениями позволяет руководителю видеть целостную картину предлагаемых изменений зарплаты с тем, чтобы проводить анализ изменений и принимать по ним соответствующие управленческие решения.

Руководители подразделений, имеющие право корректировать зарплату своим сотрудникам, могут вносить предложения по изменению начислений самостоятельно. Руководитель, предлагающий изменение, может внести в информационную систему комментарии к нему. Таким образом, директор предприятия имеет возможность получить всю информацию, необходимую для принятия взвешенного решения.

Дополнительные сервисные возможности обеспечивают удобство при работе с данной информацией:

• Функция Настройка позволяет выбирать параметры, по которым будет формироваться представление информации: период для анализа, показатели начислений, валюту представления начислений, группы сотрудников, по которым представляется информация.
• Для удобства восприятия информации изменения начислений имеют разное визуальное представление. Зеленым цветом выделяются значения, увеличенные в текущем периоде, красным цветом - уменьшенные в текущем периоде. Курсивом выделены изменения, вступающие в силу только после утверждения. Серым цветом выделяются значения, недоступные для редактирования.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет всем сотрудникам компании вести учет времени, затраченного на выполнение различных видов работ с помощью документа Отчет сотрудника, который может заполняться как самим сотрудником, так и ответственным за него лицом.

На основании данного документа при помощи инструмента Управление распределением расходов на персонал руководители подразделений, ответственные за направления, или руководители проектов получают возможность корректировать объем рабочего времени, списываемого на их объекты. Например, отклонять расходы, которые, по их мнению, не имеют отношения к выполняемой по объекту деятельности. Для наглядности строки с отклоненной деятельностью отображаются серым цветом в таблице формы и в документе Отчет сотрудника.

На основании введенных данных о распределении рабочего времени формируется сводный отчет Затраты времени компании, который позволяет провести детальный анализ распределения времени сотрудников по видам работ, проектам и направлениям деятельности.

Данный отчет предоставляет руководству компании наглядную картину об использовании человеческих ресурсов по различным направлениям с тем, чтобы выявлять зоны для оптимизации и перераспределения ресурсов.

Анализ расходов на персонал является важнейшим инструментом для управления эффективностью предприятия и человеческими ресурсами. Стандартные аналитические разрезы, в которых обычно ведется анализ затрат на предприятии, не позволяет получать детальную картину о распределении затрат в контексте управления человеческими ресурсами. «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет проводить анализ затрат на персонал в разрезах, необходимых HR-службе для эффективного управления как человеческими ресурсами предприятия, так и бюджетом, выделенным для этих целей.

Отчет Расходы на персонал позволяет проанализировать распределение расходов на персонал как в разрезе статей затрат, так и по направлениям деятельности.

Для наглядности и удобства анализа отчет может быть представлен как в табличной форме, так и в виде диаграмм.

Получить детальную аналитику расходов на персонал можно с использованием документа Отражение расходов на персонал в управленческом учете. Данный документ позволяет проанализировать распределение расходов на персонал в различных разрезах:

• по статьям расходов;
• по объектам аналитики;
• по направлениям деятельности на основании данных отчетов сотрудников об отработанном времени.

В результате руководитель службы персонала видит целостную картину о суммах затрат на персонал по каждой статье, а также о долевом распределении затрат по различным основаниям.

Планирование расходов на персонал является достаточно сложным моментом, поскольку данные расходы зачастую не являются постоянными и зависят от многих факторов: исполнения кадрового плана, достижения сотрудниками запланированных результатов с необходимостью их отражения в системе мотивации, динамики движения персонала и др.

Для того чтобы снизить риски и обеспечить стабильность компании, в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП поддерживается планирование расходов на персонал, которое включает сценарное планирование и планирование по различным периодам. С использованием документа Планируемые расходы на персонал можно разработать несколько альтернативных планов, которые затем сопоставлять с фактическими расходами с целью их корректировки или использования того плана, который наиболее соответствует реальности.

Руководитель, отвечающий за планирование, может формировать план с разбивкой сумм в разрезе статей затрат, подразделений, на которые ложатся данные затраты, аналитики, установленной для статьи затрат.

Документ может быть заполнен как вручную, со вводом необходимых статей расходов, так и по фактическим данным прошлого периода. В этом случае в документ попадут расходы на персонал за предыдущий период, соответствующий выбранному сценарию, для того чтобы их можно было скорректировать с учетом нового периода.

Для анализа исполнения плана предназначен документ Анализ расходов на персонал, который позволяет сравнивать фактические затраты на персонал с несколькими из разработанных сценариев и сопоставлять отклонения. Таким образом, руководитель может анализировать, какой из запланированных сценариев больше всего соответствует реальной ситуации, и оперативно принимать необходимые управленческие решения.

Отчет является настраиваемым и позволяет выводить данные по каждому подразделению, по направлению деятельности, по статьям расходов.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет руководителю службы персонала выделить и описать статьи расходов на персонал с той степенью детализации и по тем основаниям, которые необходимы для его задач. При этом для каждой статьи можно выбрать разрез, по которому будет вестись анализ расходов: направление деятельности, подразделение, проект, объект строительства, номенклатурная группа или прочее.

Наибольший интерес для руководителей представляет возможность анализировать затраты на персонал в разрезе направлений деятельности (ЦФО), подразделений и проектов.

Также прикладное решение позволяет устанавливать разрезы аналитики для учета и распределения затрат рабочего времени по видам работ.

Аналитическая отчетность по кадровому составу является основным инструментом, позволяющим руководству компании вести оперативный мониторинг состояния сотрудников организации и предвосхищать возможные проблемы управления персоналом, которые могут негативно сказаться на работе организации.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет в автоматическом режиме получать отчеты по кадровому составу:

• Коэффициент текучести кадров и среднесписочная численность
• Движение кадров
• Средняя численность сотрудников
• Статистика кадров (половозрастные, социальные характеристики) и динамика изменения кадрового состава
• Отчет по штатной расстановке, количественная и качественная укомплектованность
• Отчет по отпускам (графики отпусков, использование отпусков, остатки отпусков и исполнение графика отпусков)
• Сведения о результатах аттестации сотрудников (только для версии КОРП!)

Аналитическая отчетность по кадровому составу, представленная в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», включает в себя большое количество различных показателей. Это дает возможность руководителю всесторонне анализировать кадровый состав предприятия и, следовательно, принимать более обоснованные управленческие решения. Руководитель может самостоятельно задавать параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со своими потребностями и спецификой решаемых задач. Индивидуальные настройки могут быть сохранены для постоянного использования.

Отчеты могут быть представлены в любом виде, удобном для восприятия: таблицы, графики, диаграммы и т.п. Таким образом, каждый может подобрать наиболее удобный способ представления информации для себя или для отчетности перед руководством и обоснования кадровых решений.

Показатели эффективности процессов работы с персоналом

Для анализа эффективности процессов работы с персоналом в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП предусмотрен большой набор аналитических отчетов, позволяющих получать информацию по ключевым показателям эффективности каждого процесса.

1. По процессу подбора персонала:

• Исполнение кадрового плана (скорость закрытия вакансий, процент отклонений по закрытию вакансий).
• Затраты на привлечение (стоимость привлечения одного сотрудника).
• Эффективность использования источников привлечения (количество закрытых вакансий по различным источникам привлечения и стоимость привлечения).

2. По процессу адаптации персонала:

• Процент отклонений по плану адаптации.
• Затраты на адаптацию.
• Коэффициент закрепляемости персонала.

3. По процессу обучения персонала:

• Средняя стоимость обучения одного сотрудника.
• Оценки эффективности обучения со стороны обученных.
• Результативность обучения (включая изменение показателей компетенций и результатов труда после обучения).
• Процент исполнения плана обучения.

4. По процессу управления компетенциями:

• Динамика изменения компетенций за период.
• Затраты на развитие компетенции.
• Производительность труда.

5. По процессу управления кадровым резервом:

• Доля замещения из кадрового резерва.
• Затраты на управление кадровым резервом.

6. По процессу управления мотивацией:

• Производительность труда.
• Результативность сотрудников по KPI.
• Средние затраты и прибыль на одного сотрудника.
• Динамика изменения ФОТ и затрат на нематериальную мотивацию и их отношение к выручке.
• Изменение показателей результативности при изменении системы мотивации.

7. По процессу управления затратами на персонал:

• Динамика затрат на персонал по статьям затрат, подразделениям, проектам.
• Отношение затрат на персонал к выручке.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет руководителю получать отчеты в стандартной (преднастроенной) форме либо формировать индивидуальные отчеты по различным показателям под специфику задач конкретной организации и представлять их в удобной визуальной форме: диаграммы, гистограммы и пр.

Показатели эффективности работы сотрудников

Показатели эффективности работы сотрудников являются основными индикаторами эффективности системы управления персоналом в целом, поскольку их значения зависят от целого ряда факторов, связанных с управлением кадрами. На эффективность работы сотрудников влияют: правильно выстроенная система мотивации, регулярное повышение квалификации, адекватная расстановка кадров в соответствии со способностями и другие решения, связанные с управлением персоналом.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет руководителю HR-службы получать следующие показатели эффективности работы персонала:

• производительность труда;
• результативность сотрудников по KPI;
• средние затраты на одного сотрудника;
• выручка и прибыль на одного сотрудника;
• исполнение планового фонда рабочего времени;
• статистика распределения рабочего времени по задачам и статистика занятости сотрудников в мероприятиях.

Интегрируемость прикладных решений, разработанных на платформе «1С:Предприятие 8» , позволяет руководителю HR-службы получать из других учетных систем, разработанных на данной платформе (например, из «1С:Управление торговлей 8» или «1С:Управление производственным предприятием 8м), информацию о финансовых показателях (выручке, затратах) для того, чтобы использовать ее в совокупности с данными, содержащимися в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП.

Для повышения эффективности работы с персоналом важно предоставлять сотруднику возможность непосредственного взаимодействия со службой персонала по всем актуальным для него вопросам. Современная информационная система может предоставить инструменты для оперативного обмена информацией между службой персонала и сотрудниками, что особенно важно для крупных компаний.

Используя данные возможности, сотрудник может оперативно предоставлять необходимую информацию в личную карточку, вести регистрацию своего рабочего времени, получать о себе необходимую информацию. Тем самым снижается нагрузка на службу персонала, уменьшается количество времени, которое сотрудники кадровой службы тратят на получение нужной информации или ответы на вопросы (например, о количестве оставшихся дней отпуска или начисленной зарплате).

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП разработан специализированный интерфейс Рабочее место сотрудника для оперативного взаимодействия сотрудников со службой персонала режиме онлайн.

Сотрудники компании могут:

• Просматривать свои данные в личном деле и формировать заявки на их корректировку в случае, если данные изменились.
• Просматривать информацию о начисленной, удержанной и выплаченной зарплате.
• Просматривать сведения о льготах и, если в компании предусмотрен выбор из пакета льгот, выбирать льготы согласно установленному для сотрудника лимиту.
• Просматривать сведения о накопленных днях отпуска и вводить заявки на отпуск.
• Заполнять данные по отработанному времени, данные о занятости или отсутствии на рабочем месте.
• Участвовать в опросах, проводимых компанией.

В зависимости от политики, принятой в компании, для сотрудников могут быть установлены разные уровни доступа к работе с информацией: какую-то информацию (например, домашний адрес или телефон) сотрудник может вводить самостоятельно, а какую-то (например, свидетельство об образовании) - изменять только через заявку с приложением соответствующего подтверждающего документа.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет организовать взаимодействие Рабочего места сотрудника с базой службы персонала в удаленном режиме (через Интернет). Таким образом, крупные компании, имеющие централизованную службу управления персоналом, могут обеспечить взаимодействие данной службы со всеми сотрудниками филиалов или удаленных предприятий.

Охрана труда

Для выполнения определенных работ зачастую необходимо иметь специальное разрешение. «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет определять требования к необходимости наличия подобных разрешений для определенных должностей и вести учет их наличия.

Для каждой должности можно установить требование определенного вида допуска к работам с тем, чтобы впоследствии контролировать соответствие сотрудника требованиям, предъявляемым к должности.

Факт получения сотрудником специального права на выполнение работ (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права) регистрируется документом Допуск к работам. Для каждого вида допуска устанавливается срок его действия. Таким образом, сотрудник, отвечающий за охрану труда, сможет в автоматическом режиме контролировать окончание допуска сотрудника к работам и своевременно его актуализировать.

После оформления на сотрудника допуска к работам в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП можно напечатать приказ о допуске сотрудника к работам.

Для контроля наличия и актуальности допусков к работам у сотрудников, для которых допуск является обязательным условием, предназначен отчет Контроль допусков к работам.

В отчете те сотрудники, у которых срок допуска истек или допуск еще не был оформлен, автоматически выделяются красным цветом. Это дает возможность сотруднику, отвечающему за допуски, легко контролировать выполнение на предприятии требований по допускам и своевременно принимать необходимые меры.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет полностью автоматизировать процесс учета инструктажей и контроль их прохождения. На основании прохождения сотрудниками инструктажей по охране труда формируется документ Инструктаж по охране труда, в котором регистрируются все сотрудники, прошедшие инструктаж, а также выводятся автоматически те сотрудники, для которых инструктаж является обязательным, но срок его действия истек или инструктаж еще не пройден.

Сотрудник предприятия, отвечающий за учет инструктажей, может ввести данные вручную из списка сотрудников либо сформировать список сотрудников автоматически по определенному виду инструктажа. При автоматическом формировании списка в него включаются все сотрудники, работающие на должностях, для которых указанный вид инструктажа обязателен для прохождения. Таким образом, снижается влияние человеческого фактора и повышается контроль прохождения инструктажей.

При необходимости (например, сотрудник не прошел инструктаж по причине отсутствия) данный список можно редактировать (добавить и/или удалить ФИО сотрудника).

На основании документа Инструктаж по охране труда можно сформировать Журнал учета инструктажей по охране труда в стандартизованной форме в соответствии с требованиями Трудового законодательства. Данный журнал можно вывести на печать или отправить печатную форму по электронной почте.

Отчет Учет инструктажей по охране труда позволяет получить полную картину о состоянии прохождения инструктажей сотрудниками предприятия. Отчет предоставляет следующую информацию:

• вид инструктажа,
• дату проведения,
• срок действия.

Сотрудники, которые не прошли инструктаж, автоматически отмечаются в отчете красным цветом.

Таким образом, ответственный за инструктаж сразу может видеть сбои в прохождении инструктажа и принимать соответствующие меры.

Для контроля прохождения вводного инструктажа предусмотрен отдельный отчет Проведение вводного инструктажа. В данном отчете выделяется список сотрудников, не прошедших вводный инструктаж, что также обеспечивает дополнительный контроль.

На основании ст. 213 ТК РФ работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, связанных с движением транспорта, проходят за счет средств работодателя обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры. Прохождение медицинского осмотра необходимо для определения пригодности этих работников к выполнению поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП позволяет определять необходимость прохождения медицинского осмотра для должности, вести учет прохождения осмотра, контролировать срок его истечения, а также учитывать затраты предприятия на проведение осмотров.

Для регистрации факта прохождения сотрудниками медицинского осмотра предназначен документ Медицинский осмотр. Сотрудник предприятия, отвечающий за учет медосмотров, может ввести данные вручную из списка сотрудников либо сформировать список сотрудников автоматически по выбранному виду медицинского осмотра. При автоматическом формировании списка в него включаются все сотрудники, работающие на должностях, для которых указанный медицинский осмотр обязателен для прохождения, но его действия истек, и те, кем медицинский осмотр еще не был пройден.

В случае необходимости данный список можно отредактировать вручную. Кроме того, в этом документе ведется учет данных о результатах медицинского осмотра, указаны даты следующего осмотра и сумма расходов на прохождение медосмотра.

На основании результатов медицинского осмотра можно сформировать и вывести на печать Приказ о допуске к работам и Приказ об отстранении от работ.

Работа на производственном предприятии, в логистических комплексах, транспортных и экспедиционных компаниях часто связана с возникновением производственных несчастных случаев. Анализ статистики несчастных случаев и причин возникновения позволяет руководству предприятия выявлять факторы наибольших рисков и принимать меры по их снижению.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет в единой базе вести учет и хранить всю информацию о каждом несчастном случае, фиксировать результаты расследований. Руководитель, отвечающий за безопасность труда, может ввести в программу все данные о несчастном случае на производстве, включая материалы по его расследованию и сведения о последствиях, в том числе прикрепить все необходимые документы (фотографии с места происшествия, протоколы опроса участников и т.п.).

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет на основании внесенных в информационную систему данных напечатать Протокол опроса пострадавшего при несчастном случае (очевидца несчастного случая, должностного лица) и Журнал несчастных случаев.

На основании сводных сведений о несчастных случаях на производстве руководство компании может получать обобщенные сведения со статистикой несчастных случаев за определенный период.

Отчет Ущерб от несчастных случаев позволяет руководству предприятия видеть целостную картину по видам произошедших несчастных случаев за определенный период, а также по видам причиненного компании ущерба и суммам ущерба.

Задачу управления мотивацией сотрудников в той или иной форме ставят большинство компаний. Она заключается в том, чтобы, использовав оптимальное количество вложений в персонал, получить от работников максимальную отдачу согласно целям организации.

Для решения данной задачи организации требуются инструменты, возможность комбинировать различные формулы и параметры для расчета вознаграждений, а также различные возможности использования и анализа вложений в нефинансовую составляющую (компенсационные пакеты, льготы и др.).

«1С:Зарплата и управлении персоналом 8 КОРП» позволяет:

· осуществлять сравнение различных мотивационных схемы между собой и оценку эффективности их применения;

· осуществлять разработку мотивации в привязке к грейдам;

· применять нефинансовую мотивацию с использованием соц.пакетов и льгот;

· осуществлять разработку сложных мотивационных схем.

Мотивация по грейдам в 1С ЗУП КОРП

Использование системы грейдов позволяет руководителю создать взаимосвязь между целями компании и целями работников, привлекать и удерживать лучших кадров, получать дополнительные возможности для мотивации персонала. С грейдами можно группировать должности по степени их значимости для компании, ее определяют параметрами, устанавливаемыми в рамках политики управления персоналом (сложность выполняемых задач, влияние на бизнес организации, сложность замены и др.). В «1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» для предприятий, которые только начинают процесс оптимизации управления персоналом, предусмотрен специальный инструмент для создания грейдов на основе балльно-факторного метода.

Для организаций, которые используют грейдирование, программой 1С ЗУП КОРП предусмотрена возможность описания разработанных грейдов и отнесения позиций к ним.

Для каждого грейда можно установливать ограничение ФОТ, список начислений, показателей и льгот.

Для позиций штатного расписания устанавливают принадлежность к определенному грейду согласно разработанной шкале.

В кадровых документах грейд работнику назначается автоматически. Во время приема работника на работу или кадрового перемещения назначенные ему начисления и льготы сравнивают с положенными его грейду. В программе есть индивидуальные грейды, их можно задать работнику, отличающемуся от положенного по должности (позиции штатного расписания).

С отчетом "Контроль грейдов" можно анализировать соответствие начислений, показателей, льгот грейдов и позиций штатного расписания.

Показатели эффективности KPI в 1С ЗУП КОРП

Система мотивации персонала обычно направлена на поиск взаимосвязей целей компании и целей работников. С системой оценки эффективности по ключевым показателям в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» можно оценивать эффективность деятельности работников и подразделений за счет описания целей, выделения измеримых показателей эффективности сотрудников (KPI - Key Performance Indicator), ввода плановых и фактических значений.

Персоналу назначают плановые начисления, которые содержат показатель расчета зар.платы - показатель эффективности работника. Например, предопределенное начисление Доплата по результатам оценки эффективности . Оценивают результативность деятельности персонала по целям, которые перечислены в справочникеСтруктура целей . Из плановых и фактических показателей по целям исчисляется KPI, в соответствии с которым автоматически рассчитывается назначенное работнику плановое начисление.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет анализировать результативность персонала, сравнивать фактические значения показателей нескольких работников за произвольный период, видеть как фактические значения показателей соотносятся с плановыми в заданном периоде.

Льготы в 1С:ЗУП КОРП

В программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» учитываются льготы, которые предоставляются работникам организации. Пакет льгот может быть определен для организации в целом, подразделения, отдельно выбранной позиции штатного расписания или для грейда. Льготы в зависимости от настроек могут быть выбраны работникми в рамках самообслуживания в пределах заданного лимита стоимости или внесены кадровыми документами.

Льготу можно учитывать при расчете зар.платы, при этом она будет начислена в документеНачисление зарплаты и взносов.

Для формирования пакета льгот в программе предназначено рабочее местоПравила предоставления льгот.

1C: Предприятие, версия 8.0. Зарплата, управление персоналом Бойко Эльвира Викторовна

Глава 9. Мотивация

Глава 9. Мотивация