Кто сдает 2 ндфл. Разные ситуации при заполнении справки о доходах сотрудника

Вероятно, нет ни одного официально трудоустроенного человека, который хотя бы раз в жизни не запрашивал справку 2-НДФЛ в бухгалтерии своей организации. А те, кто этого еще не делал, наверняка слышали о ней от своих знакомых. Разбираем, в чем особенность этой справки и почему она так прочно вошла в жизнь наших сограждан.

Что такое справка 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ – это официальный документ о доходах работника за определенный период, чаще всего за календарный год.

Цифра 2 в начале названия не связана с содержанием справки, а просто является порядковым номером этого вида документа среди прочих форм. Например, первичный документ о доходах физического лица называется 1-НДФЛ, а форма представляет собой шаблон для заполнения налоговой декларации. Все эти документы объединяет одна аббревиатура – , что значит «налог на доходы физических лиц».

Эта справка может понадобиться сотруднику на руки. С компьютеризацией учета в наше время составить эту справку не составляет труда, так как данные для нее генерируются из программы автоматически.

Согласно статье 62 Трудового кодекса, работодатель обязан бесплатно выдать справку работнику по его устному запросу или по заявлению в течение трех дней. Обычно справка выдается без каких-либо затруднений.

2-НДФЛ может быть выдана как за предыдущие годы, так и за текущий, еще не завершившийся год. Работник не обязан сообщать своей организации, зачем ему нужна справка.

Справка 2-НДФЛ и работодатель

По общему правилу, работник обязан отдавать 13% своих доходов государству. Если речь идет о наемном труде, то сотруднику не нужно самостоятельно идти в налоговую службу и подавать декларацию о своих доходах. За него это делает его работодатель, выступая его личным налоговым агентом.

Именно работодатель отчитывается в доходах своих работников и уплачивает с начисленной им зарплаты подоходный налог, подавая справку 2-НДФЛ по каждому из них.

Согласно 230-ой статье НК, налоговые агенты обязаны представить справку в местный налоговый орган не позднее 1 апреля. Сведения должны относиться к предыдущему году.

В том случае, если удержать налог не представляется возможным, работодатель также должен заявить об этом в инспекцию, но не позднее 1 марта. К таким случаям можно отнести пример, когда компания вручила своим сотрудникам путевки в санаторий в качестве стимулирующего подарка.

Какая информация содержится в справке 2-НДФЛ

2-НДФЛ является главным источником сведений о доходах работника и удержанных налогах.

Справка содержит несколько разделов, где представлена следующая информация:

• За какой период составлена справка;
• Данные о налоговом агенте (работодателе): официальное название организации, телефон для связи, прочие реквизиты;
• Данные о получателе дохода (работнике): ФИО, серия и номер документа (паспорта), прописка, гражданство;
• Облагаемые налогом доходы, ставка дохода (чаще всего 13%), суммы дохода, расписанные по месяцам и разбитые по кодам. Например, в январе работник Иванов получил доход 30 тысяч рублей, 20 тысяч из которых идут по коду 2000 (собственно вознаграждение за труд), 6 тысяч – по коду 2510 (доход в натуральной форме — когда организация оплачивает работнику питание, обучение), и 4 тысячи – по коду 2012 (отпускные выплаты). Как правило, ежегодно ФНС утверждает обновленный перечень кодов, который уже насчитывает несколько десятков позиций;
• Сведения о налоговых вычетах (если есть);
• Суммарные величины: общий доход за период, налоговая база (доход минус вычеты) и исчисленный налог. По последней сумме видно сколько подоходного налога работник заплатил в казну через своего работодателя;
• В конце документа указан уполномоченный представитель организации, который несет ответственность за правдивость приведенных сведений.

Куда нужна справка 2-НДФЛ

2-НДФЛ можно поставить в один ряд с ключевыми документами гражданина. Действительно, если паспорт удостоверяет личность, водительские права убеждают в умении и праве водить автомобиль, то справка о доходах затрагивает одну из важнейших характеристик человека – его платежеспособность.

В России справку по форме 2-НДФЛ запрашивают следующие структуры:

Распространенные ошибки в справке 2-НДФЛ

Форма справки 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 30 октября 2015 года №ММВ-7/11/485@. С отчетности 2017 года в налоговую нужно будет сдавать ее по обновленной форме, утвержденной 17.01.2018г. приказом ФНС РФ №ММВ-7/11-19@.

Несмотря на унифицированную форму, иногда в ней допускаются ошибки:

• В справке отсутствует подпись уполномоченного представителя. Так как справка 2-НДФЛ является налоговым, а не бухгалтерским документом, необязательно, чтобы ее подписывал руководитель предприятия. Обычно назначается представитель, например, главный бухгалтер.
• Печать должна быть «мокрой» – многие инстанции не принимают ксерокопии и факсы, имеет силу только оригинальный документ;
• В справке есть исправления. Корректор, зачеркивания делают ее недействительной;
• Дата указана не в формате ДД/ММ/ГГ;
• Неточности в форме записи денежных величин. Сумму налога, прописанного в справке, приводят без копеек: округляют до рублей в большую или меньшую сторону. Но остальные суммы все же указывают с точностью до копеек;
• Самый печальный вариант – когда в справке неверно отражены доходы работника. В первую очередь сотрудник должен убедиться, что его фактическая зарплата является «белой». Это легко проверить по .

Справка 2-НДФЛ и фриланс

Раньше фрилансерами считались просто удаленные работники, официально оформленные у работодателя. Теперь большая доля фрилансеров работает без какой-либо регистрации в налоговых органах, а со своими заказчиками не заключает трудового договора. Все строится на условиях взаимного доверия и устных договоренностей.

Так как рынок фриланса стремительно развивается, законодатели предусмотрели статус для граждан, которые не являются ИП и оказывают услуги другим физическим лицам для личных, подсобных и иных нужд. Они получили статус так называемых самозанятых граждан. В течение 2017 года данные физлица, в добровольном порядке, подавали соответствующее заявление и вставали на учет в налоговых. Для самозанятых граждан также предусмотрены налоговые каникулы на период до 2-х лет.

К концу 2017 года число физлиц, вставших на учет в ФНС достигло 936 человек (данные статистики по всей России). Пока нет точных цифр, сколько же фрилансеров трудится в определенных сферах и получает доход. По одним данным, их может быть около 12 млн.человек, по другим – 25 млн., а эксперты вообще называют «заоблачные» цифры – 40 млн.человек.

Реальность такова, что подавляющее большинство фрилансеров остаются в тени и не платят никаких налогов. Дело здесь не только в незаконности такой работы, но и в невозможности пользоваться некоторыми инструментами, которые доступны официально трудоустроенным гражданам. К примеру, если фрилансеру понадобится справка 2-НДФЛ, ему просто неоткуда будет ее взять.

Поэтому законодатели и дальше продолжают совершенствовать механизм так называемой легализации самозанятых граждан. К примеру, патентная система рассматривается как наиболее удачный вариант ведения бизнеса данные физлицами. Как еще можно «легализоваться»?

Решения могут быть такими:

1. , работать на со ставкой 6 %, отражать доходы в КУДИР (книге учета доходов и расходов) либо завести свой , либо электронный кошелек. Каждые три месяца подавать налоговую декларацию по месту жительства. Первую декларацию для налоговой можно заполнить через посредника (таких организаций полно в любом городе, в том числе и в интернете), стоимость обычно не превышает тысячи рублей. А все последующие, посмотрев на образец, заполнять самостоятельно.

Минусы : если фрилансер – «мелкая рыбешка», то есть его доходы совсем скромные, просто обидно отщипывать налоговый кусок от заработков. По букве закона так нужно делать, но по логике это глупость. К тому же никто не стреляет пушкой по воробьям – вряд ли налоговая заинтересуется субъектом с небольшими денежными поступлениями.

1. Можно заключить с постоянным заказчиком гражданско-правовой договор. В этом случае заказчик станет налоговым агентом работника и будет обязан перечислять его подоходный налог, а также делать социальные взносы.

Минусы : не так много шансов, что заказчик захочет взять на себя такое бремя – только если это не крупный игрок на рынке, которому важна его репутация и законность действий.

1. Обзавестись официальной работой, которую легко совмещать с основным источником доходов. С одной стороны, справка 2-НДФЛ обеспечена, с другой стороны – можно спокойно заниматься любимым делом.

Минусы : непросто найти такую работу-ширму, причем не совсем копеечную, ведь иначе сама справка 2-НДФЛ потеряет свой смысл. Какой банк даст кредит, если заработок в 2-НДФЛ смехотворный?

Пример: если программист устроен официально, он может на своем рабочем месте делать «левые» заказы. В идеале нужно, чтобы он работал не там, где нужна сдельная работа, и никто, кроме самого работника, не понимал, сколько времени он тратит на то или иное задание. Кроме того, нужно иметь талант балансировать между официальным и неофициальными боссами – и, как говорится, «не палиться».

2-НДФЛ - это форма отчетности, которая ежегодно сдается работодателями в Налоговую службу. Действующее законодательство регламентирует сроки сдачи этой отчетности. Рассмотрим подробно, когда необходимо подавать форму 2-НДФЛ.

В 2-НДФЛ отражается сумма доходов, которые получены работником за отчетный период, а также сумма НДФЛ, уплаченная с этих доходов. Кроме этого, в отчете указываются сведения о применяемых в отношении работника вычетах. Сроки подачи, правила заполнения, а также внешний вид формы 2-НДФЛ регламентируются приказом ФНС РФ от 30 октября 2015 года №ММВ-7-11/485 . Обратите внимание: форма справки изменилась, читайте об этом .

2-НДФЛ: сроки сдачи 2019

Согласно вышеуказанному приказу, крайний срок сдачи отчета 2-НДФЛ в 2019 году — 1 апреля. Соответственно, все налоговые агенты должны будут подать отчет за 2017 год не позднее, чем 1 апреля 2019. Однако с учетом того, что 1 апреля выпадает на выходной день, то крайний срок переносится на 2 апреля.

Если налоговый агент в течение отчетного периода не смог удержать налоги с выплаченных физлицам средств, то отчет необходимо сдать до 1 марта 2019 года. Это правило относится к тем случаям, когда лица, которые не являются работниками фирмы, получали подарки на сумму более 4000 рублей. Считается, что удержать НДФЛ с полученного дохода не представляется возможным, но проинформировать об этом налоговую службу все равно необходимо.

Отчет 2-НДФЛ можно подавать:

• на бумаге — если количество сотрудников не превышает 25 человек;
• в электронном виде — если количество сотрудников превышает 25 человек.

Штрафы за ошибки и несвоевременную подачу отчетности

Налоговый кодекс предусматривает ответственность за ошибки, допущенные в отчетности 2-НДФЛ, а также за ее несвоевременную подачу. В частности, штраф для налоговых агентов, которые в срок не предоставили в налоговый орган эту форму, составляет 200 рублей за каждую справку. Следовательно, если не были предоставлены справки на 10 работников, штраф составит 2000 рублей. Если в отчетности указаны недостоверные сведения, то штраф составит 500 рублей. Отметим, что если налоговый агент обнаружит ошибку раньше, чем это сделают налоговики, и отправит корректировочную отчетность до наступления крайнего срока подачи отчета, штрафа можно избежать.

Налоговым агентам необходимо проявлять крайнюю внимательность при заполнении бланка отчетности, поскольку законодательство не уточняет, за какие ошибки может быть вменен штраф. По большому счету, санкции могут быть применены даже при допущении ошибок в адресе проживания работника. Кроме того, согласно письмам ФНС, ошибка в указании ИНН также приводит к штрафу.

Справки 2-НДФЛ, которые сданы по ошибке, надо аннулировать. Например, если сведения представлены на другого "физика" или не в ту инспекцию. Смотрите образец аннулирующей справки 2-НДФЛ.

Когда сдают аннулирующую 2-НДФЛ

Если компания сдала справки по ошибке, надо подготовить аннулирующие справки 2-НДФЛ (по новой форме 2019) . Например, отменить справки требуется, если они представлены на другое физлицо или сданы не в ту ИФНС.

ВАЖНО!

С января 2019 года нельзя подавать данные на электронных носителях таких как: флешки, CD- и DVD-диски. Справки можно сдать либо в бумажном виде, либо по ТКС.

Также, в 2019 году работодатели заполняют 2-НДФЛ: по новой форме. Новый бланк и правила предоставления утвердила ФНС ().

Кроме того, иногда, чтобы исправить сведения, сдают не уточненку, а аннулирующий документ. Например, если компания сдала справки 2-НДФЛ за 2018 год, но выяснилось, что неправильно заполнила ОКТМО, надо уточнить сведения. Уточняют ОКТМО в особом порядке.

Если сдать справки с номером корректировки "01", то в базе налоговиков отразится двойной доход: по верному и ошибочному ОКТМО. Чтобы исправить ошибку, сдать надо аннулирующие сведения с теми же номерами справок, но с номером корректировки "99". В них заполняют данные компании и работника в разделах 1 и 2, остальные сведения не указывают. В справках пишут неверный ОКТМО.

После того как справки отменены, надо сдать 2-НДФЛ с верным кодом. Номер корректировки - "01". Раньше программа налоговиков выдавала ошибки, но сейчас таких проблем нет (письмо ФНС России от 10.06.16 № БС-4-11/10398).

Аннулирующая справка 2-НДФЛ: как заполнить

Чтобы аннулировать справки, в поле "Номер корректировки" надо поставить значение "99" и заполнить только разделы 1 и 2 со сведениями о компании и физлице.

Остальные разделы для аннулирующей справки 2-НДФЛ заполнять не надо. Оставьте их пустыми (см. образец ниже).

Обратите внимание!

Ранее, чтобы обнулить справки, налоговики требовали письмо в произвольной форме (письмо ФНС России от 29.01.13 № ЕД-4-3/1224). Теперь такой документ не принимают. Подать уточненку с нулевыми показателями вместо аннулирующей справки тоже нельзя. Могут запросить пояснения.

В аннулирующей справке 2-НДФЛ должен быть тот же признак, что и в первоначальной. Например, если компания удержала налог, но по ошибке сдала справку с признаком 2, тот же признак надо записать, чтобы аннулировать неверные сведения.

В справке надо заполнить только данные о компании и физлице в разделе 1 и 2. Разделы 3-5 - оставить пустыми.

Образец аннулирующей 2-НДФЛ за 2018 год

Внимание! Заполняйте только новую форму 2-НДФЛ 2019 (бланк), образец заполнения>> .

Соблюдайте сроки сдачи справок>> . Несвоевременное представление отчетности грозит налоговому агенту штрафом в размере 200 рублей за каждую справку.

Налоговый агент обязан исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с доходов, выплаченных физлицам (п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Ежегодно о суммах таких доходов, а также о суммах налога, удержанного и уплаченного в бюджет с них, в ИФНС надо представлять Срок ее сдачи – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. В 2017 году ее нужно представить в налоговую не позднее 3 апреля, т.к. 1 апреля выпадает на субботу (ст. 6.1 НК РФ). Такая справка сдается по всем физлицам, в пользу которых в отчетном году выплачивались доходы (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Но бывают случаи, когда налоговый агент не может удержать НДФЛ с выплаченного дохода. Тогда его обязанностью становится сообщить как в ИФНС, так и получателю дохода:

• о сумме дохода;
• о сумме неудержанного налога.

Для этого в их адрес нужно направить ту же (утв. приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485), но заполненную в ином порядке. В частности, в поле «Признак» такой справки проставляется цифра 2. В обычной справке, представляемой по итогам года, в этом поле ставится цифра 1.

Сдать справку 2-НДФЛ с признаком 2 нужно не позднее 1 марта года, следующего за годом выплаты дохода, с которого не был удержан НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ, письма Минфина от 14.01.2016 № 03-04-06/636, ФНС от 30.03.2016 № БС-4-11/5443).

Но обратите внимание, что речь в данном случае идет именно о ситуациях, когда налог не удержан, поскольку у налогового агента просто не было возможности его удержать.

Когда НДФЛ удержать невозможно

Перечня конкретных обстоятельств, при которых нет возможности удержать НДФЛ, Налоговый кодекс не содержит. На практике такая ситуация возникает, когда налог не может быть удержан непосредственно при выплате дохода, например, потому что это неденежный доход, и деньги этому физлицу налоговый агент до конца года больше не выплачивает.

До 2016 года НДФЛ еще можно было удержать и перечислить в бюджет при выплате физлицу любых денег, пусть и после окончания года, но до сдачи справки 2-НДФЛ с признаком 2 или крайнего срока для ее сдачи. И показать его в справке 2-НДФЛ за истекший год как удержанный и уплаченный (письмо Минфина от 12.03.2013 № 03-04-06/7337). Однако теперь возможность удержать НДФЛ ограничена строго выплатами в рамках налогового периода (п. 5 ст. 226 НК РФ, п. 2 ст. 2 Закона от 02.05.2015 № 113-ФЗ, Письмо Минфина от 12.03.2013 № 03-04-06/7337). И иной поход чреват расхождениями между расчетом 6-НДФЛ за год и справками 2-НДФЛ с признаком 1 за этот год.

Как определить сумму неудержанного налога

Если налог не был удержан с полной суммы дохода, то все просто. Достаточно рассчитать НДФЛ с суммы этого дохода в обычном порядке.

Если же налог не удалось удержать с части дохода, неудержанный НДФЛ надо определить расчетным путем. Например, это необходимо, если в конце года работник получил дорогостоящий подарок и выплат в его пользу до конца года не хватает, чтобы удержать налог полностью.

ПРИМЕР ОПРЕДЕЛЕНИЯ НЕУДЕРЖАННОГО НДФЛ

В декабре 2016 года организация вручила работнику ценный подарок стоимостью 40 000 руб. При этом с 1 по 21 декабря работник находился в отпуске. Его заработная плата за дни, отработанные в декабре, составила 9450 руб. Других подарков в 2016 году работник от организации не получал.

Налоговая база по НДФЛ за декабрь составит 45 450 руб. (9450 руб. + 40 000 руб. – 4000 руб.) * .

Сумма НДФЛ равна 5909 руб. (45 450 руб. × 13%).

При выплате зарплаты за декабрь организация удержала 4725 руб. (9450 руб. × 50%) ** , из них:

1229 руб. (9450 руб. × 13%) – с зарплаты;

3496 руб. (4725 руб. – 1229 руб.) – со стоимости подарка.

Сумма неудержанного со стоимости подарка НДФЛ равна 1184 руб. (5909 руб. – 4725 руб.).

Эту сумму организация укажет в справке 2-НДФЛ с признаком 1. При этом ей необходимо также указать сумму дохода, с которого не удержан НДФЛ, ее также нужно определить расчетным путем – 9107,69 руб. (1184 руб. × 100% : 13%).

* Стоимость подарка не облагается НДФЛ в пределах 4000 руб. за календарный год (абз. 2 и 4 п. 28 ст. 217 НК РФ).

** Величина удерживаемого налога не может превышать 50% от суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Как заполнить справку 2-НДФЛ с признаком 2

В справке 2-НДФЛ с признаком 2 данные о налоговом агенте и физическом лице заполняйте так же, как и в справке 2-НДФЛ с признаком 1.

В разделе 3 укажите:

1. Сумму дохода, с которого не удержан НДФЛ. Суммы доходов указывайте в месяце их фактического получения физлицом.

Например, организация оплатила в сентябре бывшему работнику время вынужденного прогула по решению суда.

При этом, поскольку сумма НДФЛ в решении не выделена, присужденную сумму компания перечислила в полном объеме, без удержания НДФЛ.

По итогам года в справке 2-НДФЛ с признаком 2 она должна указать ее в месяце перечисления, то есть в сентябре (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Если по итогам инвентаризации компания списала на прочие расходы не возвращенную уволившимся работником под­отчетную сумму, ее следует отразить в справке 2-НДФЛ в месяце, когда был подписан приказ о списании задолженности (подп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ).

2. Сумму налогового вычета, если доход облагается НДФЛ не в полном размере. При этом стандартные, социальный, имущественный и инвестиционный вычеты в справке 2-НДФЛ с признаком 2 не отражаются.

В разделе 5 укажите:

• общую сумму дохода, то есть общую сумму всех доходов, отраженных в разделе 3 без учета налоговых вычетов;
• налоговую базу, то есть общую сумму дохода, уменьшенную на налоговые вычеты;
• сумму исчисленного НДФЛ;
• сумму неудержанного НДФЛ.

В остальных полях раздела 5 поставьте нули.

ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ РАЗДЕЛА 3 И 5

Организация в октябре 2016 года вручила своему бывшему работнику подарок стоимостью 10 000 руб. (код дохода 2720, код вычета 501). Других выплат до конца года организация этому работнику не производила.

Налоговая база составила 6000 руб. (10 000 руб. – 4000 руб.) Сумма исчисленного НДФЛ – 780 руб. (6000 руб. × 13%).

По итогам года 2016 года организация представит в свою ИФНС справку 2-НДФЛ с признаком 2 по работнику.

Пример заполнения раздела 3

Доходы, облагаемые по ставке 13%

C 2016 года у налоговых агентов по НДФЛ появилась дополнительная обязанность: составлять и сдавать в инспекции ежеквартальные расчеты по форме 6-НДФЛ . Однако введение новой формы не отменяет обязанность составлять годовые справки по форме 2-НДФЛ. У этих форм - разное назначение. Расчет 6-НДФЛ составляется в целом по организации, а справка 2-НДФЛ носит индивидуальный характер: ее надо заполнять по каждому человеку, получившему доходы, в отношении которых организация признается налоговым агентом.

Куда сдавать

Справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (п. 2 ст. 230 НК РФ). Как правило, организации представляют такие справки в инспекции, где они состоят на учете по своему местонахождению, а предприниматели - по местожительству. Это следует из пункта 1 статьи 83 и статьи 11 Налогового кодекса РФ. Однако в зависимости от статуса организации (предпринимателя) и источника выплаты дохода порядок представления справок 2-НДФЛ может быть иным. Сориентироваться во всех ситуациях поможет следующая таблица:

Если к моменту представления справок о доходах, выплаченных обособленным подразделением, это подразделение было закрыто (ликвидировано), справки подавайте в налоговую инспекцию по местонахождению головной организации (письмо ФНС России от 7 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1838).

Ситуация: нужно ли отправить справку по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по местожительству сотрудника? Сотрудник зарегистрирован в другом субъекте РФ .

Нет, не нужно.

Организации, выплачивающие вознаграждения сотрудникам, признаются налоговыми агентами по НДФЛ. Это следует из пункта 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Налоговые агенты должны представлять в инспекцию сведения о выплаченных доходах и удержанном с них налоге. Однако отчитываться и платить налог нужно в ту инспекцию, где состоит на учете организация. Это требование прописано в пункте 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ. При этом налоговое законодательство не обязывает агентов отчитываться еще и по местожительству сотрудника.

Когда сдавать

По общему правилу организации и индивидуальные предприниматели должны подать справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Если организация ликвидируется или реорганизуется в середине года, то такую справку нужно подать за период с начала налогового периода до даты ликвидации или реорганизации (п. 3 ст. 55 НК РФ, письмо ФНС России от 26 октября 2011 г. № ЕД-4-3/17827).

Из общего правила есть исключение. Оно касается лиц, которые признаются налоговыми агентами в соответствии со статьей 226.1 Налогового кодекса РФ. При осуществлении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок, а также при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов такие лица тоже обязаны подавать в налоговые инспекции сведения о доходах, об их получателях и о суммах начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Однако для передачи сведений эти налоговые агенты используют не справки 2-НДФЛ, а формы отчетности по налогу на прибыль. И подавать такие сведения нужно не раз в год, а в сроки, установленные для представления отчетности по налогу на прибыль. То есть не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным (налоговым) периодом.

Это следует из положений пунктов 2 и 4 статьи 230, статьи 289 Налогового кодекса РФ.

Ответственность

Если вовремя не представить справку по форме 2-НДФЛ, инспекция может оштрафовать по статье 126 Налогового кодекса РФ. Штраф составляет 200 руб. за каждый документ, который вовремя не сдан.

Кроме того, за непредставление или несвоевременное представление справки 2-НДФЛ по заявлению налоговой инспекции суд может применить административную ответственность в виде штрафа в размере:

• для граждан - от 100 до 300 руб.;

• для должностных лиц - от 300 до 500 руб.

Такая ответственность применяется к должностным лицам организации, например к ее руководителю (ст. 15.6 КоАП РФ).

Важно: с 1 января 2016 года для налоговых агентов установлен новый вид ответственности - штраф за недостоверные сведения в представленных документах. Поэтому, если в полученных формах 2-НДФЛ инспекция обнаружит ошибки, она может оштрафовать налогового агента. Размер штрафа составит 500 руб. за каждый документ, который содержит неточность.

Штрафа не будет только в том случае, если налоговый агент сам обнаружит ошибку и своевременно (до того как ошибку найдет инспекция) уточнит сведения. Новая ответственность будет применяться и к формам 2-НДФЛ, которые организации подают за 2015 год. Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 126.1 Налогового кодекса РФ.

Способы подачи справок

С 2016 года налоговые агенты могут подавать сведения о доходах по форме 2-НДФЛ:

• непосредственно в налоговую инспекцию через представителя организации на бумаге. При таком варианте сведения считаются представленными в день их подачи;

• почтовым отправлением с описью вложения. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки по почте;

• в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки, зафиксированную в подтверждении оператора электронного документооборота или налоговой инспекции.

Об этом сказано в абзаце 7 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ, пунктах 3-4 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Таким образом, с 1 января 2016 года у налоговых агентов есть только два способа представления справок по форме 2-НДФЛ: на бумаге или по телекоммуникационным каналам связи. Возможность подачи сведений в виде файлов на электронных носителях (дисках, флешках и т. п.) из Налогового кодекса РФ исключена. Этот порядок распространяется и на способы представления сведений за 2015 год.

Передача справок по ТКС

С 1 января 2016 года сдавать справки 2-НДФЛ по ТКС обязаны все налоговые агенты, если количество их сотрудников как минимум 25 человек. Это касается и сведений, которые организации будут подавать за 2015 год (письмо ФНС России от 5 ноября 2015 г. № БС-4-11/19263).

Передать в инспекцию сведения о доходах по телекоммуникационным каналам связи можно через оператора электронного документооборота. Использование такого варианта передачи сведений допускается, если налоговый агент:

1) располагает сертифицированными средствами криптографической защиты информации, совместимыми со средствами налоговой инспекции;

2) имеет возможность:

• сформировать сведения в соответствии с утвержденным электронным форматом;

• обеспечить шифрование и дешифрование информации с использованием шифровальных средств;

• сформировать усиленную квалифицированную электронную подпись при отправке и ее проверку при получении информации.

При передаче сведений по ТКС дублировать их на бумажных или электронных носителях не нужно.

Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. Если количество сведений превышает эту величину, нужно сформировать несколько файлов. При этом в каждом файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП налогового агента, ОКТМО, отчетный год, признак представленных сведений.

После отправки налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ налоговая инспекция:

• на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением;

• в течение 10 дней направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах.

Сданными считают сведения, которые прошли форматный контроль и зафиксированы в Реестре, сформированном налоговой инспекцией.

Об этом сказано в пунктах 20-30 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Справки на бумажных носителях

С 1 января 2016 года сдавать формы 2-НДФЛ на бумаге можно только в том случае, если за год количество граждан, получивших доходы от налогового агента, меньше 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Такое ограничение распространяется и на сведения, которые налоговые агенты подают за 2015 год (письмо ФНС России от 5 ноября 2015 г. № БС-4-11/19263).

При этом к справкам нужно приложить реестр сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых останется в инспекции.

После проверки сотрудник инспекции и налоговый агент составляют протокол приема сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых передают представителю организации лично (или направляют по почте в течение 10 рабочих дней), а другой остается в инспекции.

Об этом сказано в пунктах 15-19 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Передача справок по почте

Если справку 2-НДФЛ направили по почте, то датой ее представления в налоговую инспекцию считается дата отправки. Вместе со справкой необходимо представить опись вложения. Такой порядок предусмотрен приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Опись вложения заполните в двух экземплярах и попросите сотрудника почты поставить штамп на каждом экземпляре. Один из них вложите в почтовое отправление, другой храните у себя.

Дату подачи справки определите по почтовому штемпелю. Сведения признаются сданными своевременно, если они отправлены до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

Выдача справок налогоплательщикам

Помимо налоговой инспекции, справки по форме 2-НДФЛ налоговые агенты обязаны выдавать и налогоплательщикам по их заявлению (п. 3 ст. 230 НК РФ). Такие справки нужны, в частности, при переходе сотрудника из одной организации в другую в течение года. Предоставляя сотруднику стандартные налоговые вычеты , бухгалтерия на новом месте работы обязана учитывать суммы доходов, которые он получил на прежнем месте работы. Размеры доходов должны быть подтверждены справкой по форме 2-НДФЛ.

Ситуация: обязана ли организация выдать сотруднику справку по форме 2-НДФЛ, если в налоговом периоде у него не было облагаемых доходов, с которых исчислялся и удерживался НДФЛ ?

Нет, не обязана.

Организация не обязана выдавать сотрудникам справки по форме 2-НДФЛ, если они не получали доходы в налоговом периоде (в течение года). Такая ситуация возникает, например, когда сотрудницы находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (п. 1 ст. 226 НК РФ). А справки по форме 2-НДФЛ должны выдавать именно налоговые агенты (п. 3 ст. 230 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации по заявлению сотрудника организация может:

• выдать ему справку, подтверждающую, что в течение налогового периода организация не выплачивала ему налогооблагаемых доходов;

• выдать справку по форме 2-НДФЛ с прочерками в разделах 3 и 4 и в соответствующих графах раздела 5.

Ситуация: может ли организация выдать родственникам сотрудника справку о его доходах по форме 2-НДФЛ ?

Да, может.

Налоговые агенты по заявлению сотрудников обязаны выдавать им справки по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Если у сотрудника нет возможности получить такую справку лично, он как налогоплательщик вправе поручить это своему уполномоченному или законному представителю, в том числе родственнику (п. 1 ст. 26 НК РФ).

Основанием для выдачи справки родственнику - уполномоченному представителю (например, супругу, брату, сестре) является заявление сотрудника и нотариально удостоверенная доверенность на имя родственника (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ, ст. 185 ГК РФ).

Законный представитель сотрудника может обратиться за справкой без доверенности (п. 2 ст. 27 НК РФ, п. 1 ст. 26, п. 2 ст. 28 ГК РФ). Для выдачи справки по форме 2-НДФЛ в этом случае достаточно заявления сотрудника.