Кто осуществляет кассовые операции. Правила ведения кассовых операций на предприятии

Оборот наличных денежных средств между экономическими субъектами, а также порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации устанавливает Центробанк РФ. Основы закреплены в нормативных документах: Указания Банка РФ №3210-У от 11.03.2014 — для юридических лиц, Положение №318-П от 24.04.2008 — для кредитных организаций.

Операции применяются при получении, перерасчете или выдаче наличных денежных средств на следующие цели:

• выплата заработной платы, стипендий, пособий;
• , расчеты по налоговым обязательствам;
• расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• расчеты за оказание платных услуг;
• безвозмездные поступления и пожертвования;
• прочие расчеты.

Правила ведения кассовых операций в 2019 году

Установлены обязательные требования к порядку организации наличного денежного оборота, а также вопросы, которые бюджетная организация устанавливает самостоятельно.

Законодательством определено, что кассиром может быть только работник учреждения. Сотрудника обязательно следует ознакомить с действующим порядком и должностными обязанностями под подпись. Также функции кассира может осуществлять сам руководитель. А если в крупной организации работают несколько кассиров, следует назначить старшего.

Необходимые документы

Документально операции должны быть оформлены соответствующими документами.

Так для поступления наличности в кассу применяется форма приходный ордер (ПРО) ОКУД 0310001. Форма № КО-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Для выдачи наличных денег используется расходный ордер (РКО) ОКУД 0310002. Форма № КО-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Документацию формирует кассир или главный бухгалтер. Обязанности можно передать другому лицу, с которым заключен договор на ведение бухгалтерского учета в организации (п. 4.3 Указаний №3210-У). Условие вступило в силу 19 августа 2017 года.

Новые правила применения ККТ

В 2019 году действует порядок применения контрольно кассовой техники, утвержденный Федеральным законом №54-ФЗ от 22.05.2003 (с изменениями от 03.07.2016). Последние зменения коснулись не только правил регистрации аппаратов ККТ в налоговой инспекции, но и порядка применения онлайн-касс.

Организации, применяющие ККТ, не должны предоставлять аппарат в инспекцию для регистрации или внесения изменений. Все действия можно осуществить через личный кабинет на сайте ФНС России. К тому же, вся информация о расчетах будет автоматически передаваться налоговикам через операторов фискальных данных.

Новшества позволят повысить финансовую эффективность применения ККТ, сократить расходы на обслуживание и перерегистрацию техники, снизить риск финансовых махинаций. Изменения направлены на повышения прозрачности расчетов, осуществляемых наличными деньгами, а также сокращение количества налоговых проверок.

Ответственность и штрафные санкции

За несоблюдение законодательства в части ведения операций по кассе предусмотрена административная ответственность. Часть 1 статьи 15.1 КоАП устанавливает:

1. Наказание для юридических лиц, допустивших нарушение 318 положения о порядке ведения кассовых операций и Указаний №3210-У — штраф от 40 000 до 50 000 рублей.
2. Наказание для должностных лиц организаций и индивидуальных предпринимателей, в виде штрафа от 4 000 до 5 000 рублей.

Основные проводки для отражения кассовых операций

Представим основные операции с наличными деньгами бюджетного учреждения в виде таблицы.

Операции проведены в рублях. Одновременно следует сделать записи по забалансовым счетам: по счету 17 при поступлении, по счету 18 при выбытии из кассы.

Как вести учет

Рассмотрим пошагово порядок ведения кассовых операций в РФ в бюджетном учреждении на конкретных примерах.

Сотрудник ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Петров П. П. получил на приобретение бумаги для печати и канцелярских товаров в сумме 5 000 рублей. Кассир выдал деньги, одновременно .

В течение рабочего дня Петров П. П. произвел закупки бумаги для печати и канцелярских товаров. Осталась неизрасходованная сумма — 750,00 рублей (экономия при закупке канцтоваров). Петров . Бухгалтер-кассир .

Гражданка Пловцова И. П. приобрела через кассу учреждения абонемент на посещение бассейна (платные услуги). Сумма покупки составила 1 500,00 рублей. Бухгалтер-кассир принял наличные и составил документы.

Новый кассовый порядок, который действует с 1 июня, множество процедурных вопросов по кассе отдает на откуп руководителю компании (Указание Банка России от 11 марта 2013 г. № 3210-У). Например, директор должен сам определить, где и как оборудовать кассу, каким образом организовать хранение документов, утвердить порядок и сроки проведения кассовых ревизий. Еще больше правил устанавливает руководитель той компании, в которой есть обособленные подразделения.

Можно каждое решение руководителя оформить отдельным приказом. Но удобнее оформить единый документ — положение о ведении кассовых операций. А в нем собрать если не все, то большую часть важных дополнений к официальному кассовому порядку.

Причем сформулировать свои правила так, чтобы выполнить их было просто, но это не шло в ущерб организации. Не упустить главного при оформлении такого документа вам поможет наша статья. А готовый образец положения о ведении кассовых операций представлен ниже.

Самая важная информация, которую надо включить в положение

В положении не нужно дублировать требования из Указания № 3210-У. Достаточно сделать ссылку на этот документ. (1 ) Подробно надо расписать только те его пункты, которые четко не сформулированы, а также моменты, урегулирование которых Банк России прямо возлагает на руководителя компании.

Где и какая в компании касса (2 ) . Директор компании сам определяет, каким должно быть в компании место для проведения кассовых операций, то есть касса (п. 2 Указания № 3210-У). Можно предусмотреть, что в ней есть зарешеченное окошко, через которое кассир выдает и получает деньги. А сейф, в котором они хранятся, накрепко приделан к полу. Но если такие предосторожности директор считает лишними, то в положении можно лишь назвать место, где работает кассир. Например, помещение бухгалтерии или кабинет № 4 (см. образец положения о ведении кассовых операций выше).

Кто в компании кассир (3 ). Руководителю надо решить, кто в организации ведет кассовые операции, то есть работает кассиром (п. 4 Указания № 3210-У). Выбрать этого человека можно только из числа работников компании. Например, нельзя назначить кассиром сотрудника специализированной организации, которой компания передала ведение бухучета. А вот из работников можно выбрать кого угодно.

Так, если в компании по штатному расписанию нет должности кассира, директор может назначить им хоть главбуха, хоть секретаря. Главное установить ему должностные права и обязанности кассира и ознакомить его с этими правами и обязанностями.

В положение незачем вписывать права и обязанности кассира. И тем более называть его Ф. И. О. Иначе потом придется вносить поправки при каждой кадровой перестановке.

Достаточно сказать, например, что кассиром является работник, который занимает эту должность в соответствии со штатным расписанием и с которым заключен трудовой договор. Либо установить, что в компании кассиром является бухгалтер по учету зарплаты. Тогда в должностную инструкцию бухгалтера (или трудовой договор с ним) надо вписать права и обязанности кассира и пусть поставит подпись, что прочитал. При желании директор может быть кассиром и сам.

Если в компании несколько кассиров, то надо выбрать, кто из них старший. Обычно должность старшего кассира также отражают в штатном расписании. Тогда в положении можно ограничиться оговоркой, что в компании кассовые операции ведут старший кассир и кассир.

Какие в компании документы — электронные или бумажные (4 ). Новый порядок позволяет составлять документы по кассе от руки или на компьютере, на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания № 3210-У).

Можно заложить в положение все возможные варианты. Но сейчас есть неясность, вправе ли организация часть документов оформлять на бумаге, а часть в электронном виде. Кроме того, бумажные документы (кроме приходников и расходников) можно исправлять, а электронные нет. Поэтому до появления официальных разъяснений безопаснее все делать как раньше. То есть предусмотреть в положении, что приходники, расходники, кассовую книгу, ведомости и т. п. организация составляет в компьютерной программе, а затем распечатывает и хранит в бумажном виде.

Кто оформляет кассовые документы (5 ). Директор должен назначить того, кто в компании отвечает за оформление кассовых документов, то есть приходников и расходников. Иначе говоря, создает их в программе и распечатывает.

На практике это чаще всего делают сами кассиры перед тем, как получить или выдать деньги. Тогда в положении так и надо сказать. Ведь возможен и другой вариант: главный бухгалтер распечатывает приходник (расходник), ставит на нем свою подпись, а затем передает этот документ кассиру (п. 5.1 Указания № 3210-У).

Где и сколько времени надо хранить документы (6 ). В положении надо расписать, как в компании организовано хранение всех документов по кассе (п. 4.7 Указания № 3210-У). Во-первых, сказать о сроке хранения. Это пять лет (приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Во-вторых — о месте хранения. Обычно это бухгалтерия. Но можно предусмотреть, к примеру, что документы старше трех лет передаются в архив компании. В-третьих — кто отвечает за сохранность (сам директор, главбух, бухгалтер).

Как заверяется доверенность на получение или внесение наличных (7 ). В положении надо сказать, каким образом в компании заверяются копии доверенностей, по которым кассир выдает наличные из кассы. Поясним, о чем речь.

Если кассир выдает деньги кому-то по доверенности (например, работник контрагента привез товар и забирает наличную оплату за него), то этот документ должен остаться в компании. Кассир прикладывает ее к расходнику.

Но бывает, что доверенность выписывают на долгое время. Или же она дает право сотруднику получать наличные не в одной, а в нескольких разных организациях. Тогда забирать оригинал доверенности у него не надо. Достаточно сделать копию. Она будет лежать у кассира.

В положении надо предусмотреть, как именно заверяется эта копия (п. 6.1 Указания № 3210-У). Самый простой вариант — кассир делает эту копию, ставит на ней дату и подпись.

Ссылка на правила расчетов с подотчетниками (8 ). В положении лучше всего сделать ссылку на отдельный документ, в котором можно подробно расписать правила расчетов с подотчетниками. Например, на соответствующее положение или приказ руководителя. Ведь помимо кассовой дисциплины необходимо урегулировать множество моментов, связанных именно с подотчетниками. Скажем, определить конкретных сотрудников, которые будут тратить деньги компании, перечень тех документов, что подотчетники должны прикладывать к авансовому отчету по тем или иным покупкам, в каком случае компания не возмещает им расходы и т. д.

А вот что стоит указать в положении о ведении кассовых операций, так это срок для утверждения авансового отчета и окончательного расчета по нему. Он может быть любым, на усмотрение директора (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Порядок хранения, перевозки, проверки сохранности денег (9 ). В положении надо сказать, в каком порядке и в какие сроки компания проверяет, все ли деньги у кассира в сохранности. А также расписать, как их нужно хранить и перевозить (в частности, из банка в офис).

Так, можно установить, что снимать наличные средства со счета вправе только кассир и руководитель. Или главбух в случае отпуска кассира. А перевозить их он должен исключительно на корпоративной машине. В метро и автобусе может случиться всякое.

Если наличные пропадут, то пострадает и компания, и кассир. Обычно с ним заключают договор о полной материальной ответственности, чтобы можно было взыскать всю сумму ущерба.

Что добавить в положение об обособленных подразделениях

Компании, в которой есть обособленные подразделения, надо посвятить им отдельный раздел положения. Ведь в этой части тоже требуется урегулировать много моментов. Вот самые важные.

Куда подразделение сдает наличку (10 ). Новые правила поставили точку в вопросе о кассовом лимите обособленных подразделений. Предельное значение остатка наличных надо установить для каждого из них, а не только для филиалов и представительств (п. 2 Указания № 3210-У). Исключение — малые предприятия. Они вправе не устанавливать лимит ни для себя, ни для своих дополнительных офисов.

Порядок расчета лимита для подразделения зависит от того, куда оно сдает наличные: непосредственно в банк или же в кассу головного офиса. Выбранный для допофиса вариант нужно закрепить в положении.

Как передать допофису приказ о его лимите (11 ). Головной офис должен передать каждому обособленному подразделению приказ об установленном для него лимите. Речь идет как о тех подразделениях, которые сдают наличность в банк, так и о тех дополнительных офисах, которые передают свои деньги в кассу головного офиса (азб. 6 п. 2 Указания № 3210-У). В положении надо закрепить порядок передачи этого приказа.

Наиболее простой вариант — чтобы приказ о лимите остатка наличных забрал сам кассир подразделения и расписался об этом на экземпляре, который остается в головном офисе. А самый безопасный — передать приказ лично в руки руководителю подразделения, который сам будет отвечать за то, чтобы отдать этот документ своему кассиру.

Когда и как подразделение передает в компанию свою кассовую книгу (12 ). В новом кассовом порядке не сказано прямо о том, что любое подразделение компании должно вести свою кассовую книгу. Но есть правило: обособленные подразделения передают организации копию листа кассовой книги (абз. 7 п. 4.6 Указания № 3210-У).

По этой причине безопаснее, чтобы отдельные книги были в каждом допофисе. А в положении надо сказать, в каком порядке копия листа будет передаваться в головной офис и как часто. Оригинал листа передавать не требуется, а требований к оформлению копии в новых правилах нет. Значит, можно установить, что кассир подразделения направляет в центральный офис копию листа по электронной почте.

Что касается срока, то конкретных требований в Указании № 3210-У нет. Здесь главное успеть передать всю книгу к моменту составления бухгалтерской отчетности. А потому компания имеет право прописать в положении, что листы книги отправляются раз в месяц, квартал или даже год.

Как утвердить положение

Положение о ведении кассовых операций должен утвердить руководитель компании. Поэтому данный документ удобно оформить в виде приложения к приказу директора (см. образец приказа ниже). Сотрудников, которые непосредственно работают с кассой — главбуха, бухгалтера, кассира, — надо ознакомить с новым положением.

Но их подписи лучше собирать не на распоряжении руководителя и не на приложении, а на отдельном листе (его также можно сделать приложением к приказу) или в специальном журнале произвольной формы. Тогда даже при постоянных кадровых перемещениях вам не понадобится перепечатывать приказ из-за того, что на нем уже не хватает места для подписей ответственных работников.

В приказе упомяните, что новое положение о ведении кассовых операций директор утвердил в связи с вступлением в силу Указания Банка России от 11 марта 2013 г. № 3210-У. А также скажите, что текст положения, разработанного компанией, приведен в приложении к приказу.

Центральным банком были установлены новые правила ведения кассовых операций. Их выполнение стало обязательным для всех, кто занимается коммерческой деятельностью.

Понятие кассовой операции

Кассовые операции включают в себя

• прием
• выдачу
• хранение
• пересчет денежной наличности,

• заполнение
• ведение
• прием
• выдачу документов, которые сопровождают денежные операции.

Любое перемещение или движение денежных средств должно отражаться при проведении кассовой операции. Существует определенный порядок, который неукоснительно следует соблюдать.

Теоретически, от обязанностей ведения кассы и проведения кассовых операций могут быть освобождены только те, кто не работают с наличностью. Соответственно, принимать деньги и производить оплату они могут только по безналичному расчету. В действительности такой вариант является исключением из правил.

В этом случае, налоговому инспектору при проверке сообщается в свободной форме, что проводятся только безналичные расчеты. Заявление должно быть документально подтверждено.

Бухгалтерская отчетность малого предприятия под лупой: зачем, когда и как.

Если есть сотрудницы в штате, то для Вас актуальна про декретный отпуск.

Новый порядок с 1 июня 2014 г.

С 1 июня 2014 года взамен утратившего силу Положения Центробанка (ЦБ) РФ от 12 октября 2011 года №373-П вступило в действие Указание ЦБ от 11 марта 2014 года №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Документ прошел государственную регистрацию в Минюсте РФ.

Теперь, согласно новому порядку, для индивидуальных предпринимателей (ИП) и субъектов малого бизнеса (малых предприятий — МП) снят лимит на сумму наличных денежных средств в кассе. Правило лимита осталось только для организаций, не относящихся к субъектам малого бизнеса.

Там формулы, по которым рассчитывается лимит кассы, остались прежними: или исходя из расходов наличных средств по факту, или исходя из объема выручки. Но послабление все-таки сделано. Теперь такие предприятия могут сами выбирать более выгодную им формулу расчета лимита кассы.

В частности, отменено жесткое правило для предприятий, не имеющих наличной выручки, устанавливать лимит кассы только по фактическим наличным расходам. То есть теперь такие предприятия могут изменить лимит в выгодную для себя сторону. Причем налоговая инспекция лишена права на перерасчет вновь установленного лимита и может лишь контролировать, соблюдается он или нет.

Однако, чтобы избежать конфликтов с налоговиками, владельцам (или исполнительным директорам) таких предприятий лучше все-таки подстраховаться — издать приказ со ссылкой на Указание ЦБ №3210-У о том, что с 1 июня 2014 года установлен новый порядок установления лимита.

Нововведения для ИП и малых предприятий

Они заключаются в следующем:

— индивидуальный предприниматель теперь не обязан вести как саму кассовую книгу, так и, соответственно, расходные и приходные кассовые ордера (правило ведения кассовых документов распространяется только на тех ИП, которые работают в специальных режимах налогообложения, указанных в налоговом законодательстве);

— еще одно послабление касается как ИП, так и малых предприятий: у них изъяли обязанность оформления реестра депонированных сумм (до вступления в силу Указания ЦБ №3210-У индивидуальный предприниматель или кассир МП были обязаны в последний день выдачи наличных средств внести в реестр неполученные по каким-либо причинам работниками суммы «налички»). По новому порядку ИП или кассир МП в последний день выдачи денег должны лишь записать в ведомости «депонировано» (напротив фамилии сотрудника) и скрепить запись печатью. Затем ИП выводит в ведомости сумму выданной «налички» по факту и сумму, подлежащую депонированию, и подписывает ведомость. На малом предприятии порядок действий тот же, только их проделывает кассир, после чего передает ведомость на подпись главбуху или иному уполномоченному на то лицу;

— новый порядок содержит еще одно послабление для ИП, работающих в специальных режимах налогообложения, и малых предприятий — ИП или кассир могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было расчетов наличными средствами;

— согласно Указанию ЦБ №3210-У кассиры МП могут вносить в кассовые документы изменения (но только не в приходные и расходные кассовые ордера!). Например, в кассовой книге можно зачеркнуть неверную запись, внести рядом правильную и скрепить исправление подписью кассира (но обязательно расшифровать суть исправлений — почему, в связи с чем).

Виды кассовых операций

По кассе проводятся приходные и расходные кассовые операции.

1. Приходные кассовые операции – это поступление денег в кассу из любых источников.
2. Расходными кассовыми операциями определяется действие, связанное с изъятием денежной наличности из кассы.

К расходным кассовым операциям относятся:

• выплата аванса и заработной платы сотрудникам
• выдача командировочных и представительских расходов
• выдача наличных средств на хозяйственные нужды
• передача денег в банк
• выплаты социального характера

Кто может вести кассовые операции

Кассовые операции имеет право вести кассир или другое лицо, которое наделяется данными полномочиями руководителем организации. В обоих случаях, необходимо издать соответствующий приказ.

Вероятней всего, что на предприятии малого бизнеса, исходя из норм загрузки, достаточно будет одного кассира. Но если их будет несколько, тогда по штатному расписанию вводится должность старшего кассира.

Если рассматривать ситуацию, когда сотрудников нет, то кассовые операции проводит индивидуальный предприниматель.

Положение о ведении кассовых операций

Порядок ведения операций по кассе определяется Положением ЦБ РФ. Согласно данному положению о кассовых операциях, индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны соблюдать определенный порядок учета кассовых операций. Ранее документ на эту категорию предпринимателей не распространялся.

Для регулирования порядка денежного обращения,все, кто использует наличные деньги, должны придерживаться кассовой дисциплины.

Документальное оформление кассовых операций

1. Для подтверждения движения денежных средств используют приходный (ПКО) и расходный (РКО) кассовый ордер. Они относятся к первичным документам по кассовым операциям и имеют общепринятую утвержденную форму.

Приходный ордер
В нем указывается источник поступления средств.

По правилам, должен заполняться бланк ордера и квитанция к этому ордеру. Но на практике есть случаи, когда ограничиваются заполнением только квитанции. Правила заполнения не допускают такого варианта. Сначала должен заполняться бланк ордера, а потом выписываться квитанция.

Когда прилагаются дополнительные документы, то их надо указывают в ордере. В качестве таких документов может служить акт выполненных работ или оказанных услуг.

Приходный кассовый ордер подписывается бухгалтером или другим уполномоченным лицом. Но эти полномочия должны быть подтверждены доверенностью.

В кассу деньги должны поступать в день составления приходного ордера. В противном случае, он является недействительным. Своевременное составление ордера – один из пунктов соблюдения кассовой дисциплины.

Расходный кассовый ордер используют для выдачи наличных из кассы.
Он заполняется непосредственно перед выдачей денежных средств. Сумма вписывается от руки самим получателем.

2. Вся информация заносится в кассовую книгу.

Она должна заполняться регулярно и своевременно. Это обязательный документ. Не играет никакой роли, применяется кассовый аппарат или нет.

Тщательное ведение кассовой книги – это, прежде всего, кассовая дисциплина, которая должна строго соблюдаться.

Основные требования по ее оформлению:

• на первом листе должны указываться все реквизиты
• кассовая книга предназначена для ведения только одного календарного года и не более
• обязательно нумеруются все страницы, затем прошиваются. Их общее количество указывается на последней странице

Кассовая книга заполняется на основании кассовых ордеров: приходного и расходного.

3. Если есть работники, то наличные выплаты оформляются расчётно-платёжной или платежной ведомостью.

Бухгалтерский учет кассовых операций

Учет кассовых операций заключается в контролировании за движением наличных средств.

Для проведения операций, связанных с наличностью, в бухгалтерском плане счетов применяется счет 50 «Касса».

Поступление средств учитывается по дебету, расход (выплата) — по кредиту. При необходимости, используются субсчета, такие как:

• учет поступления и расхода денег в национальной валюте
• перемещение средств по различным кассам, если их несколько
• перемещение денежных документов

По счету «Касса» проводится синтетический учет операций. Он позволяет отследить все движение наличных средств.

Аудиторская проверка кассовых операций

Проверку порядка кассовой дисциплины осуществляет налоговый инспектор. В ходе нее выясняется:

• каким образом осуществляется контроль за порядком кассы
• правильно ли ведется кассовая книга
• проверяется соответствие отчётов с первичной документацией
• насколько полно приходуется средства, которые были полученны в банке
• соответствие записей с данными банка
• использование по назначению денежных средств, полученные с расчетного счета
• проверяется контроль за соблюдением установленного лимита кассы

Во избежание наложения штрафных санкций, необходимо отслеживать, правильно ли заполняются и оформляются:

• кассовая книга
• отчёты по приходно-расходным ордерам
• подтверждающие документы, которые необходимы при проведении операций.

При соблюдении этих обязательных правил, организация ведения кассы будет считаться удовлетворительной и аудит учета кассовых операций закончится положительным результатом.

Правила ведения операций по кассе

В общий порядок операций по кассе входит:

• прием, сохранность и выдача денежных средств
• оформление прилагающихся документов
• ревизия кассы
• соблюдение кассовой дисциплины.

Исходя из этого, установлены правила ведения операций по кассе.

Представитель малого бизнеса, индивидуальный предприниматель должен в обязательном порядке устанавливать лимит кассы.

Для проведения операций по кассе в помещении отводится специальное место. К концу дня просчитывается и выводится остаток наличных денег. Это необходимо делать ежедневно.

Чтобы установить лимит, оформляется распорядительный документ. Он фиксируется распоряжением в произвольной форме. Ставить в известность никого не надо. Период, на который устанавливается лимит, также решается самостоятельно.

Индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны:

• определить лимит остатка денег, находящихся в кассе. Высвобожденные средства сверх установленного лимита должны должны храниться на банковских счетах
• все операции по кассе оформлять приходным (ПКО) и расходным (РКО) кассовым ордером. В наличии должны быть все необходимые кассовые документы
• ежедневно вести кассовую книгу. Вносить в нее все записи, т.е. производить полное оприходование денежной наличности в кассу
• руководитель организации (индивидуальный предприниматель) обязан обеспечить организацию полным ведением кассовых операций
• не допускается накопление наличных свыше установленного лимита. Исключением могут быть дни выплаты зарплаты и выходные (нерабочих праздничных дни), если велись кассовые операции.

Сохранность наличных средств обеспечивается своими силами. Руководитель предприятия (индивидуальный предприниматель) несет ответственность за своевременную передачу денег в банк и за лимит находящихся средств в кассе.

За ведение кассовых документов ответственность несет кассир, контроль за кассовыми операциями осуществляет руководитель и бухгалтер.

Ведение операций по кассе может осуществляться в бумажном виде или в электронном. Кассовые документы, которые ведутся на компьютере, должны распечатываться и раз в год брошюроваться в кассовую книгу.

Нарушения правил ведения кассовых операций

Ответственность за нарушение ведения кассовых операций предусматривает штрафные санкции. Для должностных лиц они составляют от 4000 руб. до 5000 руб., для предприятий – от 40000 руб. до 50000 руб.

Соблюдение основных положений при ведении кассовых операций гарантированно застрахует вас от ошибок, связанных с кассовой дисциплиной. Для этого необходимо соблюдать действующие правила и внимательно следить за предстоящими изменениями.

С 01 июня 2014 года вводится новый порядок ведения кассовых операций. Он значительно упростится.

• В кассовой книге уменьшится количество реквизитов. Не надо будет проставлять номера счетов.
• Заполнение формы приходного и расходного ордера станет более простой.
• Отменят лимит наличных.
• Отменят обязанность вести кассовую книгу.

Но пока еще действуют правила, когда при ведении кассовых операций необходимо заполнять кассовую книгу, отражать все наличные операции ИП (ООО), составлять кассовые документы: приходные кассовые ордеры (ПКО), расходные кассовые ордеры (РКО) и соблюдать лимит расчёта наличными средствами.

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

L

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .

Участок учета наличных денежных средств считается самым консервативным среди бухгалтеров. Действительно, если поднять нормативные документы за последние лет сорок-пятьдесят, мы увидим, что правила ведения кассовых операций не особенно изменились за все прошедшее время, да и синтетический учет кассовых операций на предприятии всё такой, что и раньше.

Все изменения в кассовом учете можно отнести к двум категориям. Первые учитывают изменения технической оснащенности современной учетной работы. Вторые являются следствием развития в стране рыночных отношений, необходимости исключения в бизнес-деятельности теневых и коррупционных схем, а говоря короче – являются способом повышения финансовой дисциплины в стране через установление жестких организационных правил ведения операций с наличностью на уровне отдельных организаций.

Организация работы кассы

Любые хозяйственные процедуры, связанные с оборотом денег в наличной и опосредованной форме, в организации осуществляются через кассу. Категория наличных денег подразумевает монеты и купюры, а опосредованная форма – так называемые денежные документы. Это могут быть векселя, марки и другие подобные документы.

Осуществление кассовой работы должно быть возложено на кассира. В компаниях, относящихся к категориям микро- и малого бизнеса и не имеющих возможности содержания отдельной штатной единицы кассира, могут возложить эту обязанность на любого из сотрудников, являющегося материально ответственным лицом.

С кассиром или сотрудником, выполняющим его обязанности, в обязательном порядке составляется договор о полной материальной ответственности кассира. Кроме того, в некоторых организациях вводят во внутреннее обращение так называемое «Обязательство кассира», являющееся более детализированной и адаптированной к этой должности версией договора о мат. ответственности. Основные обязанности кассира предусмотрены в типовой должностной инструкции.

Для осуществления операций с наличностью в организации может быть оборудовано специально отведенное помещение с отдельным входом в него. В этом помещении осуществляется хранение, прием и выдача наличности и приравненных к ней документов. Однако если организация не обладает финансовой или технической возможностью для оборудования полноценного кассового помещения, либо отсутствует необходимость в его содержании, решение об обустройстве и функционировании «участка выдачи наличности» она принимает самостоятельно.

Документальное оформление наличности в кассе

Все основные виды движения денежных средств и приравненных к ним документов можно представить следующим образом:

Документальное оформление кассовых операций организации осуществляется с помощью бланков установленной формы:

• Приходный ордер
• Расходный ордер
• Журнал регистрации кассовых документов
• Кассовая книга (книга регистрации кассовых операций)
• Книга учета поступивших и выданных денежных средств и документов

Кроме этого организации обязаны применять документы по формам, устанавливаемым ЦБ РФ для обеспечения достоверности и контроля движения наличных средств или соблюдения кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина

Организации любой правовой формы, вне зависимости от сферы их производственно-хозяйственного функционирования, обязаны осуществлять хранение денежных средств на счетах в банковских учреждениях. Порядок, размеры и сроки инкассации и хранения в кассе наличной денежной массы устанавливаются организацией и согласовываются с банком при заключении договора на инкассацию наличных средств. Этот порядок и сроки определяются организацией на основании расчетов потребности в наличности и планов её поступления.

В кассе организации наличные денежные средства (без учета приравненных к ним документов) могут храниться только в размерах, ограниченных установленным лимитом. В 2014 году, как и раньше, начиная с 2012 года, лимит остатка наличности определяется организацией самостоятельно. Для расчета лимита предусмотрена формула:

Лон = Оп: Пр × Дс,

где:
Лон – это лимит остатка наличных;
Оп – объём выручки за некоторый расчётный период;
Пр – расчетный период;
Дс – количество рабочих дней между днями инкассации.

В расчётном периоде не должно быть больше 92 рабочих дней. Количество рабочих дней между датами инкассации наличных в банк, не должно превысить семи.

В случае, когда организация не делала расчет лимита остатка наличности в кассе, такой лимит считается по умолчанию равным нулю.

Любое количество наличности в кассе будет при этом считаться сверхлимитным объемом.

Сверхлимитное хранение наличных денег допускается только для средств на выплату зарплаты сотрудникам. Срок нахождения этих денег в кассе не должен превысить с момента поступления трех рабочих дней. Для организаций, ведущих деятельность на Крайнем Севере и приравненных территориях, этот срок увеличивается до пяти календарных дней.

Федеральным законодательством всем организациям вменено применение контрольно-кассовой аппаратуры при производстве расчетов наличностью в отношении сделок по продажам услуг или товаров. Перечень организаций, освобождаемых от исполнения этой обязанности, значительно сужен к 2014 году. Кроме контрольно-кассовой техники организации могут применять платежные терминалы для расчетов банковскими картами. Применение ПРТ не исключает необходимость контрольно-кассовой машины при совершении расчетов с покупателями.

Так же сужен и круг платежей, которые можно осуществлять с помощью наличных, поступивших в кассу организации в виде выручки. В 2014 году наличные средства, поступившие в кассу организации от третьих лиц не могут использоваться для:

• Сделок купли-продажи ценных бумаг,
• Оплаты аренды недвижимости,
• Выдачи и возврату ссуд или займов,
• Проведения различных лотерей и азартных игр.

В этих целях теперь можно задействовать только те наличные средства, которые сняты с расчетного счета организации.

Контрольно-кассовые устройства должны соответствовать требованиям, которые предъявляет к ней законодательство. ККМ в обязательном порядке регистрируется в территориальном налоговом органе. Таким образом, расчеты, осуществляющиеся в наличной форме, документально сопровождаются приходным кассовым ордером установленной формы и кассовым чеком. ККМ должна быть оборудована «фискальной памятью» и соответствовать перечню Государственного реестра контрольно-кассовой техники. Использование контрольно-кассовой техники, включенной в Государственный реестр до 1 января 2011 года и не соответствующей требованиям ФЗ №103, после 01.01.2014 года запрещено.

Кроме этого нужно учитывать дополнительные требования, предъявляемые к ККМ:

• Обязательное присутствие печатаемых на кассовом чеке обязательных реквизитов;
• Возможность передачи в платежно-расчетный терминал информации о произведенных платежах и информации для печати кассового чека терминалом или банкоматом (то и другое только в некорректируемом виде).

В соответствии с установленным ЦБ нормативом максимальный размер оплаты наличными средствами по одной сделке между юрлицами не должен быть больше 100 000 руб. В 2014 году на сделки с физическими лицами это же ограничение распространяется в более мягкой форме, верхняя планка поднята до 600 000 рублей. Впоследствии в планах Минфина её снижение до 300 000 рублей.

Ответственными за соблюдение кассовой дисциплины на предприятии являются руководитель, главный бухгалтер и кассир. Контрольная функция в части соблюдения организацией кассовой дисциплины вменена обслуживающим банкам, которых ЦБ обязывает не реже одного раза в два года производить соответствующую проверку.

Бухгалтерский учет операций с наличностью

Бухгалтерский учет денежной наличности осуществляется на активном синтетическом счете 50, а документов, приравненных к ней, на синтетическом счете 56. По дебету счетов учитывается поступление, а по кредиту выплаты наличных денег и выдача денежных документов. К счету могут открываться субсчета, например, отдельный субсчет для денежных документов.

Если организация в своей деятельности ведет прием и выдачу наличных денежных средств на отдельных участках, могут быть открыты субсчета операционных касс и субсчет «главная касса» (или «касса организации»). Такое ведение учета рекомендуется потому, что это позволяет детальнее контролировать движение денежных средств по участкам ответственности.

Если организация имеет право на ведение наличных расчетов в иностранной валюте, к счету 50 открывается специальные субсчета по видам валют, на которых ведется их обособленный учет. Отражение операций в валюте других государств в бухгалтерском учете ведется в рублевом выражении по официальному валютному курсу на момент совершения операции.

Упрощенно бухучет работы с наличностью выглядит следующим образом:

• Сопровождение операций поступления и выбытия первичными документами;
• Регистрация первичных документов в соответствующих журналах;
• Составление проводок при обработке первичных документов;
• Перенос данных первичных документов в кассовую книгу;
• Заполнение на основании кассовой книги учетных регистров.

Помимо этого, в целях контроля хранения и движения наличных денег в организации может проводиться инвентаризация кассы.

Инвентаризация кассы

Основанием для проведения внеплановой внезапной инвентаризации кассы может служить распоряжение руководителя организации. В обязательном порядке инвентаризации проводятся при смене кассиров и проведении плановых ежегодных инвентаризаций балансовых активов предприятия. В последнем случае инвентаризация кассы является первой инвентаризационной процедурой, проводимой комиссией.

Непосредственно перед началом инвентаризации комиссия принимает в бухгалтерии последние на текущий момент документы первичного кассового учета. С материально ответственных лиц получают расписки о полноте передачи первичных документов в бухгалтерию и оприходовании/списании поступивших/выбывших денежных средств.

Во время инвентаризации кассы прекращаются любые операции с наличностью или денежными документами. В кассе производится полистный пересчет находящейся в ней наличности и перепись денежных документов. Комиссия сверяет данные бухгалтерского учета и фактическую денежную наличность и денежные документы.

Выявленные в процессе инвентаризации результаты отражаются в акте. Акт составляется в двух экземплярах, подписываемых комиссией и кассиром, которому вручается один из экземпляров. Если инвентаризация проводится по поводу сдачи-приёмки дел от между кассирами, акт составляется в трех экземплярах, так как каждому из них передаются подписанные экземпляры.

Выявленные недостачи/излишки отражаются в акте с обязательным пояснением обстоятельств их возникновения. С материально ответственных лиц берется объяснительная о причинах возникновения излишков или недостачи.

Недостача наличности или денежных документов (в денежном их эквиваленте) взыскивается с кассира с совершением бухгалтерских проводок:

• Дт 73-2 – Кт 94 – задолженность кассира по выявленной недостаче;
• Дт 50 – Кт 73-2 – погашение кассиром задолженности по недостаче.

Излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются и принимаются к учету с составлением проводки Дт 50 – Кт 91-1 на всю сумму излишка.