Кассовые операции. Особенности их проведения

Виды кассовых операций - понятие, неотъемлемое от расчетов, осуществляемых наличными деньгами. От вида кассовой операции зависят особенности ее документального оформления. Рассмотрим их.

Расчетно-кассовые операции: что это?

Понятие расчетно-кассовых операций включает в себя всю совокупность расчетов наличными деньгами:

• между банком и фирмой, ИП или физлицом;
• между фирмами или ИП;
• между физлицом (в т. ч. сотрудником) и фирмой или ИП.

Отношения с банком регулируются договором расчетно-кассового обслуживания. Прием и выдача банком наличных денежных средств своим клиентам является одной из составных частей этого обслуживания и в последние годы все больше сокращается в объеме. Так, например, зарплата, в основном, выплачивается через банковские карты, а прием-выдача наличных ИП и физлицам осуществляется преимущественно через банкоматы. Даже выдачу денег подотчетным лицам на хозрасходы фирмы предпочитают осуществлять переводом их на корпоративную банковскую карту.

При этом совершенно избавиться от наличных расчетов невозможно. Всегда есть лица, не имеющие банковской карты, есть срочные расчеты, есть выплаты в валюте для зарубежных командировок, есть наличная выручка. Поэтому сохраняет актуальность соблюдение порядка ведения кассовых операций (КО), установленного в РФ. Мы рассмотрим ту его часть, которая регулирует отношения между фирмами, ИП и их сотрудниками и которую обычно связывают с понятием кассовых операций .

Нормативно-правовая база КО

Установление правил ведения кассовых операций является прерогативой Банка России (ст. 34 закона РФ от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О ЦБ РФ»). На сегодняшний день существует 2 действующих документа, разработанных Банком РФ и регулирующих эти правила:

1. Предназначенное для банков Положение о порядке ведения кассовых операций в РФ, утвержденное документом Банка РФ от 24.04.2008 № 318-П.
2. Созданное для юрлиц и ИП указание Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юрлицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций ИП и СМП».

В отношении юрлиц и ИП Банк РФ устанавливает следующие правила КО:

• Порядок организации ведения КО и оформления кассовых документов.
• Порядок приема, выдачи и хранения денег.
• Порядок отчета подотчетных лиц.

Для юридических лиц, не относящихся к субъектам малого предпринимательства, также предусмотрен порядок расчета лимита остатка наличных денег в кассе, установление обязанности сдачи в банк сверхлимитной наличности и условий, при которых этот лимит может быть превышен.

Кроме того, Банком РФ разработаны условия расчетов наличными деньгами (указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У), которые регулируют:

• назначение расходования поступившей в кассу выручки;
• пределы расчетов между их участниками.

Нормативное регулирование бухучета КО

Бухучет КО регулируется правилами по ведению бухучета (приказ МФ РФ от 29.07.1998 № 34н) и ПБУ 3/2006 (приказ МФ РФ от 27.11.2006 № 154н), посвященным учету валютных обязательств.

При этом надо иметь в виду, что расчеты в инвалюте между резидентами на территории РФ запрещены (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ), за некоторыми исключениями, связанными с расчетами, в которых участвуют банки или нерезиденты. Для наличных расчетов через кассу фирмы имеет значение выдача и прием подотчетных сумм по зарубежным командировкам.

Бланки первичных документов, применяемых при оформлении КО, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Несмотря на то что действующий закон о бухучете отменил обязательность применения унифицированных форм при оформлении учетных операций (п. 4 ст. 9 закона РФ от 06.12.2011 № 402), в отношении КО эти документы по-прежнему должны оформляться на бланках, установленных Госкомстатом (информация МФ РФ № ПЗ-10/2012 к закону РФ № 402).

Этим же документом Госкомстата установлена форма актов инвентаризации наличных денежных средств и документов строгой отчетности, хранящихся в кассе. Порядок проведения инвентаризации подчиняется правилам, установленным приказом МФ РФ от 13.06.1995 № 49.

Напомним, что инвентаризация обязательна:

• при смене материально-ответственных лиц;
• перед составлением годовой бухотчетности;
• при выявлении недостачи.

Виды КО и документы по их оформлению

По видам кассовые операции делятся на приходные и расходные.

Основными операциями прихода являются:

• поступление наличной выручки, в том числе авансов;
• приход из банка;
• возврат неизрасходованных подотчетных сумм;
• возврат излишне выданной зарплаты;
• возврат выданных работникам займов и процентов по ним;
• возмещение сумм причиненного ущерба;
• поступления от учредителей;
• возврат денег от поставщиков;
• поступления от обособленных подразделений.

Наиболее частые операции расхода:

• сдача денег в банк;
• выплата зарплаты;
• выдача денег под отчет;
• выдача займов;
• расчеты с поставщиком.

Расчеты наличными между юрлицами, к которым для этих целей приравнены ИП, ограничены суммой 100 000 руб. по одному договору (п. 6 указания ЦБ РФ № 3073-У). Предел для расчетов с физлицами не установлен (п. 5 указания ЦБ РФ № 3073-У). Суммы расчетов с банками не лимитируются (п. 1 указания ЦБ РФ № 3073-У).

Приходные операции оформляются приходным кассовым ордером (ПКО) формы КО-1, состоящим из двух частей, одна из которых (квитанция) является отрывной и при приеме денег передается их вносителю. При этом на поступившую непосредственно в кассу выручку и авансы от покупателей дополнительно должен быть пробит кассовый чек на ККМ, установленной в помещении кассы. Выручка, полученная от регулярной розничной торговли, ежедневно по окончании рабочего дня приходуется в кассу в соответствии с показаниями контрольных чеков ККТ.

При проведении расходных операций выписывается расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2, в котором получатель денег прописью указывает полученную сумму, приводит реквизиты документа, подтверждающего его личность, и расписывается в получении. К РКО, как правило, прилагаются документы, обосновывающие величину выдаваемой суммы:

• расчетно-платежная или платежная ведомость;
• квитанция банка;
• служебная записка подотчетного лица с визой руководителя;
• распорядительный документ на выплату.

Правила оформления ПКО и РКО приведены в постановлении Госкомстата РФ № 88. Все документы по КО, оформленные в течение дня, отражаются в кассовой книге формы КО-4. При необходимости могут оформляться журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств (форма КО-5).

Кассовые документы могут оформляться в электронном виде и подписываться электронными подписями. Допускается внесение исправлений в них. Исключение составят ПКО и РКО (п. 4.7 указания Банка РФ № 3210-У).

Проверку правильности ведения КО осуществляет ИФНС.

КО в организациях, не относящихся к субъектам малого предпринимательства (СМП)

Фирмы, не являющиеся субъектами малого предпринимательства (СМП), обязаны установить предельную сумму допустимого остатка наличных денежных средств в кассе на конец рабочего дня (п. 2 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Этот предел определяется юрлицом самостоятельно по одной из двух предложенных в приложении к указанию Банка РФ № 3210-У формул: от объема поступлений или от объема выплат.

Суммы, превышающие установленный лимит, должны быть сданы в банк. Превышения допускаются только в дни, отведенные для выплаты зарплаты (не более 5 рабочих дней), а также в выходные, нерабочие праздничные дни, если организация осуществляет в эти дни кассовые операции.

Особенности КО при наличии обособленных подразделений

Для фирм, имеющих обособленные подразделения, возможны два варианта (п. 2 указания Банка РФ № 3210-У):

• Обособленное подразделение имеет отдельный счет в банке. Тогда оно самостоятельно устанавливает для себя лимит по кассе и сдает в банк сверхлимитную наличность.
• У обособленного подразделения нет своего банковского счета, и его деньги сдаются в кассу фирмы. Тогда фирма устанавливает для него лимит и с учетом этого лимита определяет допустимый остаток по фирме в целом.

Ведение кассовой книги для обособленного подразделения в любом случае обязательно. Копии листов ее передаются в головной офис в порядке, который установит фирма.

Особенности КО для малых предприятий

В сравнении с фирмами, обязанными применять прядок ведения КО в полном объеме, для СМП этот порядок несколько упрощен: у них нет обязанности устанавливать лимит остатка (п. 2 указаний Банка РФ № 3210-У), а следовательно, и сдавать в банк сверхлимитные средства.

Особенности КО для ИП

Еще больше возможностей для упрощения КО есть у ИП:

• Как и у СМП, у ИП нет обязанности установления лимита кассы.
• ИП, осуществляющие учет хозопераций в специальной книге учета, имеют возможность не оформлять кассовые документы (п. 4.6 указаний Банка РФ № 3210-У)

Кроме того, у ИП нет ограничений на выплату им денежных средств из кассы на личные нужды (п. 2 и п. 6 указания ЦБ РФ № 3073-У).

И денежных документов.

В РФ кассовые операции регламентируются Банком России . Основным документом для кредитных организаций является положение ЦБ РФ № 318-П от 24 апреля 2008 года «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации», для всех остальных юридических лиц - «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утвержден решением совета директоров ЦБ 22 сентября 1993 года № 40).

На предприятиях за работу с кассой отвечает специальный сотрудник – кассир (или - в небольших организациях - бухгалтер-кассир). С этим человеком должен быть подписан договор о полной материальной ответственности за сохранение денег и денежных документов. Наличность и денежные документы хранятся в кассе - специально оборудованном помещении или сейфе.

Основные правила, которым необходимо следовать при совершении кассовых операций, могут быть сведены к четырем пунктам. Причем за нарушение именно этих правил налагается большинство штрафов.

Соблюдение лимита остатка денежных средств. Этот лимит согласовывается с банком, осуществляющим РКО организации. Ежегодно организации должны предоставлять расчет максимально допустимого остатка на конец рабочего дня в кассе по соответствующей форме в банк для утверждения. Если это не сделано, считается, что лимит остатка денежных средств в кассе равен нулю, т. е. все деньги в полном объеме должны ежедневно сдаваться в банк. При этом большинство бухгалтеров небольших предприятий решают проблему самым простым и законным способом: те средства, которые нельзя хранить в кассе, выдаются под отчет сотрудникам, например руководителю или владельцу компании.

Использование наличной выручки должно согласовываться с банком и ограничено конкретным перечнем расходов на выплату зарплаты, пособий, премий, закупку сельхозпродукции, скупку тары и вещей у населения, командировочные расходы, хозяйственные нужды. При этом запрещено вносить наличные денежные средства из кассы организации на банковские счета других юридических и физических лиц.

Соблюдение предельного размера расчетов наличными между юридическими лицами , который регулируется указанием ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов между юридическими лицами» от 20 июня 2007 года № 1843-У . На осень 2011 года это ограничение составляет 100 тыс. рублей по одной операции. Все расчеты сверх данной суммы должны проводиться в безналичной форме. Это ограничение относится только к сделкам между юрлицами, юрлицами и индивидуальными предпринимателями, а также между индивидуальными предпринимателями. При этом оно не действует на расчеты между юридическими и физическими лицами, то есть не ограничивает, например, продажу чего-либо за наличные рядовому покупателю.

Применение контрольно-кассовой техники при продаже товаров, работ, услуг за наличный расчет: в установленных случаях обязана применяться контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр. Причем кассовые аппараты должны задействоваться и при использовании банковских карт, несмотря на то что формально операция проводится в безналичной форме.

Нарушение правил проведения кассовых операций на основании ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях наказывается штрафом в размере от 4 тыс. до 5 тыс. рублей для должностных лиц и от 40 тыс. до 50 тыс. - для самой организации.

Кассовые операции на территории РФ подразумевают любое перемещение денежных средств (поступление денег, выплаты, хозяйственные расходы и так далее) юридического лица (индивидуального предпринимателя, руководителя общества с ограниченной ответственностью и так далее).

Кассовые операции у ИП – понятие, виды и документация

Если говорить языком учебников, то понятие кассовых операций включает совокупность материально-технических процедур по приему, хранению и выдаче наличных денег. Дело в том, что по законодательству юридические лица обязаны хранить свои средства в банках и осуществлять все платежи по безналичному расчету, но для осуществления выплат работникам и прочих текущих наличных расходов допускается хранение некоторой суммы в специально оборудованной кассе.

То есть осуществление наличного расчета и любых других операций с наличностью возможно только при наличии кассы, а касса на предприятии может существовать только при выполнении всех требований закона.

Нормативно правовое регулирование кассовых операций

Проведение кассовых операций регулируется Положением Центрального банка о «Порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011 года № 373-П.

Закон о кассовых операциях вступил в силу первого января 2012 года. С этого периода ведение учета кассовых операций стало обязательным для всех предпринимателей.

Документация кассовых операций

Так что же такое кассовые операции на живом примере? Это все те выплаты и расходы, а также получения средств, которые предприниматель осуществляет наличными деньгами. Основные кассовые операции отражают в специальных документах:

• кассовой книге;
• приходных ордерах;
• расходных ордерах;
• книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (журнал кассовых операций);
• расчетно-платежной ведомости;
• платежной ведомости;

Бланки документов должны быть установленной формы (перед использованием необходимо проверить, не является ли эта форма устаревшей). Каждый документ должен быть заполнен разборчиво и без помарок (вручную или на компьютере), должен быть подписан уполномоченным лицом (перечень таких лиц устанавливает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером).

Положение о кассовых операциях предусматривает, что вести кассовые документы должен кассир, главный (старший) бухгалтер предприятия, руководитель или же любой другой работник, назначенный специальным приказом. Такой работник должен быть ознакомлен с положениями кассовой дисциплины и должен подписать договор о полной материальной ответственности. По желанию руководства такой договор можно и не подписывать, но лучше перестраховаться.

Виды и суть кассовых операций

Виды кассовых операций делятся на:

• приходные;
• расходные.

Рассмотрим несколько подробнее сущность кассовых операций. К ним относятся:

• прием наличных средств в кассу, выдача наличных из кассы и оформление вышеуказанных кассовых документов;
• оприходование наличных средств в кассу;
• хранение наличных средств и ценностей предприятия;
• порядок использования выручки, а также наличности, полученной из банка;
• соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег в банк.

Приходные и расходные кассовые операции

Как уж было сказано выше, любые поступления наличности и любая выдача наличности на предприятии являются кассовыми операциями. Оформляться они должны соответственно: с заполнением приходных и расходных ордеров и отметками в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов». При этом на всех ордерах должен проставляться штамп «Оплачено» (либо же эта надпись делается от руки) и стоять дата погашения ордера, а записи в реестре должны быть подтверждены подписью главного бухгалтера.

Приходные кассовые операции

Приходные кассовые операции – это поступление в кассу предприятия наличных средств.

Оформляются они приходным кассовым ордером (ПКО) по форме N КО-1. Такой ордер выписывается в единственном экземпляре, заверяется главным бухгалтером или заменяющим его лицом и содержит сведения о сути хозяйственной операции.

Как только в кассу поступают наличные средства, выписывается квитанция ПКО, фиксируется в журнале приходных и расходных кассовых документов. Квитанция передается лицу, предоставившему ордер, а сам ордер остается в кассе.

Расходные кассовые операции

p>Включают в себя выдачу наличных средств на хозяйственные нужды предприятия, передачу денег в банк, выплаты сотрудникам и так далее – любое действие по изъятию наличных денежных средств из кассы. Расходные кассовые операции оформляются в первую очередь расходным кассовым ордером (РКО) по форме N КО-2. Такой ордер также выписывается в единственном экземпляре, заверяется главным бухгалтером или заменяющим его лицом и фиксируется в журнале приходных и расходных кассовых документов. К расходному ордеру обязательно должен прилагаться сопроводительный документ: платежная ведомость, заявление, счет из банка и так далее. Иногда такой документ может заменять РКО. Если на сопроводительном документе уже стоит подпись руководителя или главного бухгалтера, то расписываться ещё и на ордере не требуется.

Журнал кассовых операций

Этот документ ведется по форме N КО-3, заполняется бухгалтером, а затем передается в кассу. В журнале регистрируются ПКО и РКО, а также заменяющие их документы: заявления, расчетно-платежные ведомости и так далее. На заменяющие документы все равно выписываются РКО, но только после выдачи платежей.

Кассовые операции в иностранной валюте

Часто предприятие сотрудничает с иностранными партнерами, поэтому возникает необходимость в ведении учета валютных операций (до передачи денежных средств в банк или партнеру). Валютные операции регламентируются Федеральным законом «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10 декабря 2003 года № 173-ФЗ, порядок ведения кассовых операций с валютой определен Центральным банком. Согласно нормам все валютные операции должны быть отражены в эквиваленте национальной валюты. То есть, получив, например, 100 долларов, кассир должен уточнить курс валюты в Центральном банке на день совершения операции и перевести эту сумму в рубли (с учетом курсовой разницы).

В остальном документация по валютным поступлениям и расходам ведется так же, как и для наличности в рублях.

Регламент кассовых операций

Регламент (или порядок) кассовых операций включает в себя не только ведение документации и обучение кассира или лица, его заменяющего. Согласно Положению Центрального банка от 12 октября 2011 года № 373-П для кассы необязательно оборудовать отдельное помещение, но доступ к кассе посторонним лицам должен быть заблокирован. Также руководитель предприятия должен обеспечить безопасность кассы и хранящихся в ней средств и ценностей (меры должны быть прописаны в отдельном приказе или Положении).

Руководитель предприятия прописывает также порядок проведения проверок кассовых операций, самостоятельно устанавливает лимит денежных средств, который может храниться в кассе (банк об этом можно не извещать). Хранить в кассе средства сверх установленного лимита (например, для выдачи заработной платы) можно не более трех рабочих дней (то есть выходные и праздничные дни не учитываются). Все поступившие в кассу средства необходимо передавать в банк в течение недели.

Автоматизация кассовых операций

Сталкиваясь с проведением кассовых операций на предприятии, каждый тут же понимает, что большую часть времени отнимает заполнение различной документации (в которой к тому же, согласно Положению Центрального банка, не должно быть помарок и исправлений). Естественно, лучшим решением будет автоматизировать этот процесс на всех стадиях: начиная с выписки ордеров и заканчивая кассовой книгой.

На сегодняшний день существуют специальные программы, существенно облегчающие жизнь бухгалтерам и кассирам, например, 1С: бухгалтерия.

Анализ кассовых операций

Такой анализ проводится на основе данных ревизии кассовых операций и позволяет увидеть объективную картину: откуда поступает значительное количество средств, как и куда расходуется наличность, не превышается ли лимит по кассе (а также выяснить причины происходящего).

Министерство образования и науки Российской Федерации

РЕФЕРАТ

по бухгалтерскому учету

на тему: « Учет кассовых операций»

Выполнила Проверил

студентка преподаватель

Старый Оскол 2009

Введение___________________________________________________________3 1. Понятие и сущность учета кассовых операций_________________________5

1.1 Сущность кассовых операций__________________________________5

1.2 Лимит кассы и его назначение_________________________________5

1.3 Документация кассовых операций______________________________7

1.4 Кассовая книга, ее строение и порядок ведения_________________11

1.5 Бухгалтерский учет кассовых операций________________________13

1.6 Ревизия кассы______________________________________________15

2. Синтетический и аналитический учет кассовых операций_______________17

2.1Синтетический учет кассовых операций________________________17

2.2 Аналитический учет кассовых операций________________________18

3. Нормативное регулирование кассовых операций_______________________20

Заключение________________________________________________________24

Литература________________________________________________________26

Приложение

Введение

Рыночная экономика уже не мыслима без использования денег, которые являются универсальным языком общения между всеми его участниками. Изобретение и начало использования денег, как универсального мерила других товаров стало важнейшей вехой в истории развития экономики и было обосновано объективно сложившимися трудностями обмена на определенном этапе развития человечества.

Первоначально и в течение длительного периода времени в процессах купли-продажи использовались только наличные деньги. По историческим меркам лишь относительно недавно человечество начало очень широко применять безналичные расчеты. В этой связи можно предположить, что более долгий период существования наличных денег должен был уже сформировать достаточно полные и стабильные правила обращения с наличностью.

Однако, как показывает практика, использование предприятий в своей деятельности наличных денег в некоторых случаях все равно приводит к некоторым ошибкам, которые в лучшем случае оборачиваются для организаций штрафами, а в худшем - более строгими административными и уголовными наказаниями, потерей части выручки или прибыли.

В связи с этим можно сказать, что актуальность темы данной курсовой работы обусловлена тем, что ведение кассовых операций на предприятиях подлежит жесткому контролю, как со стороны Банка России, так и со стороны налоговых органов, а к учету кассовых операций и оформлению кассовых документов предъявляются повышенные требования.

Целью курсовой является предоставление наиболее полной информации по порядку учёта кассовых операций и ознакомление с правилами ведения кассовых операций.

Нормативной базой для написания данной курсовой работы явилось ныне действующее Федеральное законодательство, Налоговый и Трудовой кодексы РФ, постановления, указы, положения, инструкции, а также другие законодательные и нормативные документы, регулирующие бухгалтерский учет.

1. Понятие и сущность кассовых операций

1.1 Сущность кассовых операций

Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации. Потребность в наличных денежных средствах возникает постоянно и связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплату услуг наличными и т. п. В то же время в кассу ежедневно могут поступать платежи наличными за услуги, в погашение долга работниками, поступления с расчетного счета или от заказчиков и др.

Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными организация создает специальный обособленный участок бухгалтерии – кассу. Ее возглавляет кассир - материально ответственное лицо, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

По приказам руководителя и главного бухгалтера организации кассир выполняет операции по движению денежной наличности.

1.2 Лимит кассы и его назначение

Общий порядок организации денежного обращения в Российской Федерации регламентируется Центральным банком России посредством Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного его приказом от 05.01.1998 г. № 14-П.

Кроме того, им же разработан Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (от 04.10.1993 г. № 18), пункт 1 которого гласит: «Предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно- правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков», а пункт 5: «Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются».

Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в кредитном учреждении.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

По организации, в состав которой входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом структурных подразделений.

Лимит кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя организации. При наличии у организации нескольких счетов в различных учреждениях банков последняя по своему усмотрению обращается в одно из них с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе, о чем уведомляет другие банки, где ей открыты соответствующие счета. По организации, не представившей расчет на установление лимита кассы ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная организацией в банк денежная наличность - сверхлимитной.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объема наличного денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения перевозок ценностей. Причем при сдаче выручки ежедневно лимит остатка равен сумме, необходимой организации для обеспечения нормальной работы с утра следующего дня; при сдаче выручки на следующий день лимит остатка определяется в пределах среднедневной выручки наличными деньгами; при сдаче выручки не ежедневно лимит остатка определяется в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки; для организаций, не имеющих денежной выручки, лимит остатка определяется в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расхода на заработную плату, выплат социального характера и стипендии).

Установленные банком указанные лимиты письменно сообщаются организациям, возможно как второй экземпляр справки по форме № 0408020. Обычно лимит кассы устанавливается на год, но по просьбе организации может пересматриваться и в течение года (изменение объемов кассовых оборотов и др.), а также по условиям договора банковского счета.

Напомним, что согласно пункту 9 Указа Президента РФ № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также накопление в кассах наличных денег сверх установленного лимита вводиться штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности. На руководителя организации, допустившей указанные нарушения, налагается административный штраф в размере 50-кратного установленного законодательством ММРОТ.

1.3 Документация кассовых операций

Кассовые операции в первую очередь зависят от состояния расчетного счета организации, поскольку, получить денежную наличность возможно при наличии остатка на расчетном счете или оформив ссуду банка.

Право на получение денежных средств наличными оформляется организацией посредством выписки денежного чека, который состоит из двух частей: корешок чека и собственно чек.

Корешок чека остается в сброшюрованной чековой книжке и хранит информацию о дате, сумме и подписи получателя чека.

Подписывается корешок чека руководителем и главным бухгалтером. На оборотной стороне корешка подтверждаются факт получения с расчетного счета денежных средств, приходованных по приходному кассовому ордеру, дата за подписью главного бухгалтера.

Вторая часть - собственно чек - содержит информацию владельца расчетного счета: номер счета, дату чека, кому заплатить, подписи руководителя и главного бухгалтера организации, контрольную марку. На оборотной стоне чека сдержится информация о целевом назначении получаемых денежных средств, подпись получателя, информация о документе удостоверяющем личность получателя и банковские свидетельства об оплате чека. Эта часть чека остается в банке, а корешок - у организации. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

Если имеются излишки кассовой наличности, то суммы сверх установленного лимита кассы должны быть сданы на расчетный счет организации. Первичным документом при этом выступает объявление на взнос наличными, состоящее из трех частей. По своему содержанию эти части несут одинаковую информацию.

Клиент (организация) вписывает следующие данные:

дату, от кого, банк получателя, получатель, расчетный счет получателя, сумму прописью и цифрами, назначение платежа и подпись вносителя денег.

Банком заполняются: номер, подписи бухгалтера и кассира. На квитанции проставляется печать.

Первая часть - объявление - остается в банке; вторая квитанция- выдается на руки вносителю денег, третья - ордер - прилагается к документам, подтверждающим записи банка по расчетному счету, получателя, т.е. данные выписки из его расчетного счета. Квитанция служит основанием для выписки организацией кассового ордера.

Указанная документация по движению денежной наличности используется организациями и банками одновременно.

Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

При этом вносителю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью и штампом организации. При получении денежных средств в банке по чеку бухгалтером также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека, свидетельствующей о выполнении банком приказа организации.

Выдача наличных денег изводится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которые ставится специальный штамп, имеющий реквизиты расходного кассового ордера (форма №КО-2).

Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером.

Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.

Заработная плата пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности они прилагаются к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.

При поступлении приходных и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить следующее:

а) наличие и подлинность на документах подписей главного бухгалтера, а на расходном или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя организации или лиц, на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из перечисленных условий документ передается в бухгалтерию на доработку. По мере выполнения кассовых операций кассир обязан подписать их и, кроме того, их и приложенные к ним документы погасить штампом или надписью «ОПЛАЧЕНО» или «ПОЛУЧЕНО» («ЧИСЛО, МЕСЯЦ, ГОД»).

До передачи в кассу на исполнение кассовые документы записываются бухгалтером в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров с указанием кодов (цифровых обозначений) причин и условий поступления и выдачи наличных денежных средств.

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных денежных средств организаций, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций, составляется отчетность (см. таблицу 1).

Каждое предприятиедля осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу. Касса- подразделение предприятия, организации, выполняющее операции с наличными деньгами и другими ценностями, а также сами наличные деньги и денежные документы, находящиеся на хранении в этом подразделении, предназначенные на текущие повседневные расходы предприятия.

1.1 Понятие кассовых операций и их документальное оформление.

Получение и расходование наличных денег из кассы органи­зации считаются кассовыми операциями, оформление которых регламентируется нормативными актами ЦБ РФ: «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 22 сентября 1993 г. № 40, «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от19 декабря 1997 г. с изменениями и дополнениями от 22 января 1999 г.; Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001г. №1050-у «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке», Письмо ЦБ РФ от 2 июля 2002 г. № 85-Т «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами по одному договору».

Все операции с кассовой наличностью осуществляет кассир, являясь лицом с полной материальной ответственностью. Администрация, прежде чем оформить работника на эту должность, должна ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций.

Поступление наличных денег в кассу организации оформля­ется приходными кассовыми ордерами (ф. № КО-1) , которые должны быть пронумерованы по порядку с начала отчетного го­да. Обязательными реквизитами приходного кассового ордера являются наименование организации и структурного подразде­ления, получающего денежные средства; номер документа; дата его составления; дата внесения денежных средств в кассу; корре­спондирующие счета; наименование юридического или физиче­ского лица, от которого получены средства; сумма, указанная ци­фрами и прописью, с выделением, в том числе НДС; основание; подписи главного бухгалтера и кассира.

Для подтверждения приема денег выдается квитанция к при­ходному кассовому ордеру, которая представляет собой доказа­тельство факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию. Квитанция содержит реквизиты, аналогичные приходному кассовому орде­ру.

Из кассы денежные средства могут выдаваться на следующие цели: на выплату заработной платы; под отчет на хозяйственные и операционные расходы; в связи с оказанием материальной помощи работникам; в порядке возмещения расходов отдельным работникам произведенных ими на производственные цели предприятия (по решению руководителя); на выплату пособий по временной нетрудоспособности; на выдачу ссуд и др.

Наличные деньги из кассы организации выдаются по расход­ным кассовым ордерам (ф. № КО-2). ). В отдельных случаях разре­шается замена составления расходного кассового ордера доку­ментами на расходование денежных средств в кассе, оформлен­ными надлежащим образом и содержащими отметку штампа с реквизитами расходного кассового ордера. К таким документам относятся платежные (расчетно-платежные) ведомости на выда­чу заработной платы из кассы организации; заявления на выдачу денег; счета и др. Кроме того, в аналогичном порядке могут оформляться разовые выплаты, связанные с заработной платой при уходе в отпуск, увольнением работника организации, выда­чей пособия по временной нетрудоспособности, увольнением работника организации, с получением денег под отчет на командировочные расходы и т.п. Документы на выдачу денег подписываются руководи­телем и главным бухгалтером организации.

Наиболее значительны суммы выплат наличных денег из кассы по заработной плате. Основным документом на выплату заработной платы является платежная (расчетно-платежная) ведомость . На титульном листе его делается разрешительная надпись на выплату денежных средств за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, на это уполномоченных. В платежной ведомости каждый работник расписывается против своей фамилии. Операция по выплате заработной платы должна быть закончена в трехдневный срок, включая день получения денег в банке. Против невыплаченных сумм ставится штамп «Депонировано». В конце платежной ведомости кассир указывает итог на сумму фактически выплаченных и подлежащих депонированию денежных средств. В кассовую книгу записывается фактически выплаченная сумма, а депонированные суммы по расходному кассовому ордеру сдаются в банк.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых докумен­тов (ф. № КО-3) , по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходован­ных наличных денежных средств организацией, правильность нумерации кассовых документов, проверяется полнота и свое­временность произведенных кассиром операций.

Информация обо всех фактах поступления и выдачи наличных денег организации на основании приходных и расходных кассо­вых ордеров обобщается в кассовой книге (ф. № КО-4). Записи в ней производятся по мере совершения кассовых операций, оформленных первичными документами. Каждая организация имеет только одну кассовую книгу, ее листы пронумеровываются, прошнуровываются, а сама книга опечатывается сургуч­ной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой кни­ге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух эк­земплярах, вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, первые - остаются в кассовой книге, поэтому и первые, и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчи­стки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допуска­ются, сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

В кассовой книге фиксируется остаток денежных средств на начало дня, который соответствует остатку на конец предыдуще­го дня, а также приход и расход денежных средств за день. В кассовой книге находит отражение движение де­нежных средств с указанием корреспондирующих счетов, а также от кого и за что имели место поступления денежных средств, ко­му и на какие цели они были выданы. В конце рабочего дня еже­дневно кассиром подсчитываются итоги кассовых операций за день, выводится остаток денег в кассе на следующее число и пе­редается в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрыв­ной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Организация может держать в своей кассе денежных средств только в пределах лимита, установленного обслуживающим банком, а всю денежную наличность сверх лимита должна сдавать в банк.

При выявлении фактов превышения лимита остатка налич­ных денег в кассе на организацию налагается штраф в трехкрат­ном размере сверхлимитной кассовой наличности, а с руководи­теля взыскивается административный штраф в размере 50 минимальных месячных размеров оплаты труда.

Также существует ограничение при расчетах наличными денежными средствами с другими юридическими лицами. Эти расчеты также регулируются ЦБ (Указание ЦБ №1050 от 14 ноября 2001 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами РФ между юридическими лицами»). В частности, в настоящее время предельная сумма расчетов между юридическими лицами по одному платежу составляет 60 000 руб.