Карточка учета материалов в эксплуатации. Ведение карточек складского учета

Государство обязует предприятия вести расход и учет материалов, сырья и иных средств на складе.

Законодательство о бухгалтерском учете требует вести учет хозяйственных операций. Фиксация операций отражается в первичных документах, на которых строится отчетность. Без первичной документации не доказать факт проведения операции наличием иных документов.

Что это за документ?

Карточка М-17 является элементом системы первичного учета, но в то же время постановление органов Госкомстата, на основании которого она введена в действие, отменено. Предприятия имеют право и дальше использовать эту форму в своей деятельности, пока не будет принято решение о введении в действие другой формы. Официально карточка имеет рекомендательный характер .

В ней фиксируется приход и расход материалов и сырья. Она применяется во всех сферах экономики, имеет межотраслевой характер, и правила ее заполнения едины. Хранение осуществляется не менее 5 лет .

Кто и когда её заполняет?

Заполнением документа занимается кладовщик, ответственный за руководство склада. Записи делаются в процессе поступления на склад и отпуска с него материалов и сырья, отражая текущее положение дел.

Сдача документов происходит каждый месяц для формирования бухгалтерской отчетности. В некоторых источниках отмечается, что сдача производится или по заполнению карточки, или согласно графику документооборота, принятого в организации.

Полный порядок учета поступления материалов в организацию вы можете посмотреть на следующем видео:

Порядок заполнения граф документа

Документ должен быть заполнен чисто, нельзя, чтобы какие-то места были затерты. Если есть ошибки, их можно исправлять, но каждое исправление заверяется подписью ответственного за склад лица и росписью работника, получившего материал по исправленной записи.

Заполнение ведется по каждому сорту или виду . Записи делаются на основании документов, фиксирующих приход и расход на складе, отражаются данные этих документов. Все акты или ордера также отражаются в карточке, они прилагаются к ней для подтверждения.

Отдельные карточки заводятся на каждую категорию предметов (например, доски, цемент, гвозди). После каждой операции кладовщик ставит свою роспись.

Записи делаются не только, когда материалы, сырье или товары прибывают или убывают, но и в случае перемещения, учитывая, что подробно указывается и местонахождение предметов (полки, затем ячейки). Все карточки подлежат нумерации, желательно их прошивать , так проще вести контроль и отыскивать нужные сведения за прошлое время. Вопросы формирования архива решаются самостоятельно в каждой организации.

В разделе «название организации» детально переписываются данные из Устава или учредительных документов. Ставится код ОКПО (регистрационный номер в государственном реестре).

Заполнение граф происходит при наличии соответствующего материала. Если склад не входит в отдельное подразделение, ставится прочерк и т. д.

В первой таблице показывается:

• структурное подразделение;
• вид деятельности — берется из классификатора ОКВЭД;
• конкретное место хранения — склад, стеллаж и ячейка;
• марка, сорт, профиль – данные переписываются из прилагаемых документов;
• размер, номенклатурный номер. Данные по размеру исчисляются на основе общегосударственного классификатора единиц измерения, номенклатурный номер берется также из классификатора, или разрабатывается своя система;
• единицы измерения;
• норма запаса – рекомендуется вписывать объемы, необходимые для нормального функционирования предприятия;
• цена – вписывается из сопроводительной документации;
• срок годности и наименование поставщика.

Вторая таблица аналогична первой, заполняется, если имеется драгоценный материал или камень или материалы его содержащие, обычно на них заводятся паспорта, данные которых указываются в карточке.

Третья таблица показывает процесс расходования и поступления на склад:

• Дата отпуска товара или его поступления.
• На основании каких документов.
• Кто получатель или передающее лицо.
• Учетная единица выпуска (отражается товар или услуга, на реализацию которой выданы материалы, отражаются количественные или иные характеристики).
• Приход, расход, остаток материалов.
• Последняя графа остается для росписи ответственного лица.

Подпись ответственного ставится и внизу документа с расшифровкой (ФИО полностью). Под ней ставится дата сдачи карточки в бухгалтерию.

Книга складского учета материалов - форма М-17 является одним из основных учетных источников на складах. Где можно скачать образец книги складского учета материалов формы М-17 и в чем ее специфика, вы узнаете из нашей статьи.

В каких случаях применяется книга складского учета

Поступающие на склад материалы должны регистрироваться материально ответственным лицом (МОЛ) в книге либо карточке учета соответствующих материалов (п. 54 приказа Минфина РФ «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» от 28.12.2001 № 119н). При этом применение книг либо карточек учета материалов равнозначно (п. 274 приказа № 119н).

О том, какие еще функции входят в обязанности МОЛ, работающего на складе, читайте в статье .

Особенность книг складского учета - необходимость нумерации их листов и прошнуровывания. Документ должен быть опечатан и заверен главным бухгалтером либо иным компетентным лицом. Книга также подлежит регистрации в бухгалтерии.

Форма книги складского учета материалов, имевшая номер М-17 (как и карточка складского учета, введенная в применение постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а), была утверждена приказом Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, утратившим свою силу с 01.10.2005 (приказ Минфина РФ от 29.09.2004 № 87н).

Однако ничто не мешает использовать отмененную форму в работе. Следует только утвердить ее применение распоряжением руководителя или закрепить в учетной политике.

Скачать форму книги складского учета, приводившуюся в приказе Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, можно на нашем сайте.

А форму действующей карточки М-17 и правила ее оформления можно найти в статье .

Книга учета по отмененной форме М-17: структура документа

В книге, составленной по отмененной форме М-17, должны быть указаны:

• наименование владельца склада;
• название структурного подразделения, в котором размещаются материалы;
• Ф. И. О. материально ответственного лица, его персональный код по регистрам кадровой службы;
• координаты склада, стеллажа, ячейки, в которых размещаются материалы;
• наименование и код единицы измерения объема размещаемого материала;
• основные сведения о материале - его цена, марка, сорт, величина, профиль, а также норма запаса;
• название материала, его код в соответствии с используемым классификатором;
• дата, порядковый номер внесения записи в книгу;
• дата и номер первичного документа, на основе которого в книгу вносятся сведения;
• сведения о субъектах, являющихся получателями либо отправителями материала;
• показатели прихода и расхода.

Каждая запись в книге заверяется подписью МОЛ.

В структуре документа также присутствует блок, отражающий факт проверки сведений в книге. В нем указывается дата проведения контроля, его результаты, должность проверяющего лица. Каждая запись в данном блоке заверяется подписью проверяющего.

На последней странице книги фиксируется количество ее пронумерованных страниц. Документ должен быть заверен подписью главного бухгалтера, которая проставляется им вместе с датой начала ведения книги - также на ее последней странице.

Где можно скачать образец книги складского учета

Загрузить образец рассматриваемого документа, составленный по отмененной форме М-17, вы можете на нашем сайте.

Итоги

В целях оптимизации складского учета можно задействовать не карточки по действующей форме М-17, а книгу аналогичного назначения. В качестве бланка для ведения такой книги допустимо воспользоваться ныне отмененной формой с таким же номером, как у карточки. Вести книгу придется материально ответственному сотруднику, а заверяется и удостоверяется она бухгалтером компании.

Проведение учета материалов с фиксированием соответствующих данных проводится в специальной карточке формы М-17. Утвержденный бланк, а также инструкцию по оформлению этого документа вы найдете ниже.

Основное назначение документа состоит в том, что с помощью формы М-17 осуществляют учет материалов, т.е. в ней отмечают любые перемещения ценностей:

• при поступлении с другого территориального подразделения;
• при поступлении от поставщика;
• при обмене;
• в случае списания в связи с истечением срока годности, порчи и других причин.

Таким образом, основное назначение формы состоит в том, чтобы компания могла вовремя отследить реальные остатки товара на складе, а также их поступление и отпуск.

Документ относится к первичному учету, а сведения из него заносятся из других бланков:

• приходных ордеров;
• накладных;
• счетов-фактуры.

Ведение формы М-17 обязательно. Учет позволяет отследить актуальные остатки, увидеть движение всех ценностей, а также основания для такого движения. Поэтому правильный учет позволяет решить сразу несколько задач:

• корректно отчитаться перед проверяющими должностными лицами;
• совершить анализ эффективности использования складских помещений;
• оптимизировать логистические потоки (это особенно актуально для больших складских помещений);
• увидеть суммарный объем поступлений товаров и объем отпущенных ценностей за определенный период (день, месяц, квартал, год).

В случае с карточкой учета материалов М-17 организация вправе разработать и свой собственную форму, однако в большинстве случаев удобнее пользоваться утвержденным, единым шаблоном, бланк которого представлен далее.

Карточки заполняются работником склада – чаще всего его заведующим. Допускается также заполнение другим сотрудником (например, оператором склада), однако в этих случаях должно быть соответствующее распоряжение администрации.

Образец документа 2019 г.

Допускается разработка шаблона собственного вида, в соответствии с особенностями учета ТМЦ в конкретной компании. Учет всегда проводится по отличительным признакам ценностей:

• уникальное наименование;
• уникальный код или артикул – комбинация цифр и/или букв в соответствии с номенклатурной системой предприятия;
• марка;
• габариты;
• сорт и другие.

Образец, разработанный внутри компании, должен содержать все разделы, которые приведены в унифицированном шаблоне.

Инструкция по заполнению

Карточка состоит из шапки трех табличных частей:

1. В шапке указываются сведения об организации:

• полное официальное название (например, Общество с ограниченной ответственностью «Винтаж»), однако допускается и сокращение ООО;
• код деятельности по ОКПО;
• дата – она должна точно соответствовать факту (т.е. именно в день проведения соответствующих приходных или расходных операций).

1. Информация о складе как структурном подразделении компании, а также о самих ТМЦ:

• официальное наименование (в соответствии с принятой системой номенклатуры);
• название структурного подразделения (обычно «Склад»);
• параметры материальной ценности – марка, сорт, габариты, номер по номенклатуре, сроки годности и другие; в случае отсутствия описания по данному параметру проставляется прочерк.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По драгоценным материалам, а также изделий из них заполняется отдельная таблица, в которой наряду с обычными параметрами указываются данные сопроводительного паспорта.

1. Наконец, основная часть формы посвящена операциям, которые были проведены в этот день (приход или расход). В заключительной таблице содержатся сведения:

• о получателе или лице, отпустившем его;
• о количестве расхода или прихода;
• об остатке в результате каждой приходной или расходной операции.

Пример заполнения

Образец заполнения, на который можно ориентироваться при оформлении такого документа, представлен ниже.

Какие сведения отражаются

Таким образом, вне зависимости от образца (унифицированный или собственный) в нем должны отражаться следующие сведения:

• наименование склада и его владельца (т.е. ООО, ИП и т.п.);
• точные параметры, описывающие размещение продукции на складе;
• ФИО сотрудника, материально ответственно за приход и отпуск материалов, его подпись;
• ключевые характеристики, по которым его можно безошибочно определить среди множества других товаров и материалов (артикул, сорт, марка и т.п.);
• лица, отпустившие и принявшие товар;
• сведения о документе, на основе которого были зафиксированы записи в карточке учета (название, номер и дата составления документа).

Как ведутся карточки

Учет, а также хранение документов осуществляется по таким правилам:

1. Все записи по передвижению ценностей проводятся только в день фактического совершения операций.
2. Сотрудник склада фиксирует актуальные остатки каждый день.
3. Ежемесячно сотрудник склада сдает итоговый отчет, в котором указываются актуальные остатки, а также все приходные и все расходные операции. Форма этого отчета произвольная, она разрабатывается внутри предприятия.
4. В конце календарного года составляется годовой (итоговый) отчет, все актуальные остатки переносятся на дату 1 января. Все заполненные формы, подшиваются и переходят в архив.
5. Действует принцип, согласно которому каждому номеру (по внутренней номенклатуре предприятия) должна соответствовать 1 карточка.
6. Все карточки подлежат обязательному учету – сотрудники бухгалтерии заводят специальный реестр, где фиксируют документы по мере их поступления.
7. Перед передачей документа сотруднику склада на нем обязательно ставится уникальный номер (в хронологическом порядке), а также ставится виза главного бухгалтера или замещающего его сотрудника.
8. Ведение карточек проводится каждый год начиная с 1 января. Нумерация ведется по годам, т.е. с каждого нового года ставятся новые номера.
9. Сотрудник склада обязательно указывает в документе исчерпывающие сведения о месте, где хранится товар или другая материальная ценность. Обычно на каждом предприятии предусмотрена собственная система обозначений, которая представляет собой комбинацию букв и цифр. Отражаются номер ряда, сторона (четная/нечетная), номер стеллажа и отметка о конкретном месте на полке.
10. Каждый вид перемещения товара прописывается отдельно – т.е. отдельно приход и отпуск.
11. Если же совершается несколько одинаковых передвижений, допустимо зафиксировать их в виде единой записи, но важно, чтобы все эти перемещения происходили в течение 1 рабочего дня.
12. Наконец, в документе не допускаются помарки, нечитаемый текст, надрывы и т.п. Однако если сделано аккуратное исправление, которое возможно прочитать, оно должно быть завизировано главным бухгалтером или замещающим его лицом. Исправленная запись должна быть четкой и располагаться рядом с той, в которой была допущена ошибка или неточность.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В случае с небольшими предприятиями, когда нет необходимости создавать отдельную систему учета передвижения материалов, допустимо пользоваться обычными книгами складского учета, а также составлять ежемесячные отчеты в произвольной форме и направлять их в бухгалтерию.

Карточка учёта материалов по форме М-17 нужна для учёта движения ТМЦ и фиксации его местонахождения на складе предприятия.

Образец заполнения карточки учета материалов

Посмотреть образец заполнения карточки учета материалов: стр. 1 , стр 2

Бланк карточки учета материалов

Правила заполнения карточки учёта материалов по форме М-17

Форма М-17 заполняется на каждый вид, размер, сорт ТМЦ. Все движения по товару или материальной ценности (приемка, отгрузка, перемещение в пределах склада и прочее) отражаются в его карточке учёта.

Заполняет карту материально ответственное, уполномоченное для этого лицо (бухгалтер, кладовщик, зав.складом) на основе первичного приходного документа (форма М-4) в день оприходования ТМЦ.

Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам заполнять бланки в пару кликов. Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.

Все расходные и приходные документы по данной ТМЦ фиксируются в бланке М-17, и при сдаче карточки учёта в бухгалтерию (при заполнении или по графику, но не чаще раза в месяц) прилагаются к ней.

В форме М-17 допускаются исправления. Они должны быть заверены ответственным лицом и тем, кому были отпущены ТМЦ. Бланки карточек хранят 5 лет.

Как правильно заполнить форму М-17

Бланк формы М-17 состоит из трёх таблиц. В «шапке» указывается номер карточки, наименование организации и структурного подразделения, где регистрируются ТМЦ, а также код организации по ОКПО.

В первой таблице содержатся сведения о структурном подразделении, принятом и учтённом им товаре/материальной ценности. Графы заполняются по необходимости.

Единица измерения ТМЦ указывается по ОКЕИ. В графу «Норма запаса» вписывается то количество материала, которое всегда должно быть на складе для бесперебойной работы предприятия.

Наименование материала указывается в отдельной одноимённой строке.

Вторая таблица заполняется в том случае, если в составе ТМЦ есть драгоценные металлы или камни; здесь обязательно указывается номер технического паспорта драгоценных материалов.

В третьей таблице отражают историю перемещений ТМЦ: дату записи, номер сопроводительного документа.

В графе «Учетная единица выпуска продукции» вписывается наименование готовой продукции, для производства которой был отпущен данный материал, и её учетную единицу (шт, кг, литр и т.д.).

Каждая запись в третьей таблице и целиком карточка должна быть подписана лицом, её заполняющим, с расшифровкой ФИО. Под таблицей ставится дата сдачи учётной карточки в бухгалтерию.

Карточки учета материальных ценностей - образец заполнения представлен в нашей статье - используются государственными и муниципальными органами, учреждениями и управлениями государственных внебюджетных фондов. Расскажем, для чего они нужны и как ими правильно пользоваться.

Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей по форме 0504041

Карточка количественно-суммового учета, утвержденная приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, используется в государственных структурах для обеспечения аналитического учета следующих активов:

• основные средства;
• материалы, примененные при изготовлении экспериментальных устройств;
• запчасти и детали, установленные на транспорт взамен вышедших из строя;
• переходящие знаки заслуг (награды, призы, кубки);
• ТМЦ на ответственном хранении;
• ОС, МПЗ в пути;
• материалы;
• материалы в качестве давальческого сырья;
• арендованные активы;
• активы в безвозмездном пользовании и на хранении.

Таким образом, ф. 0504041 используется как для собственных активов, так и для тех, которые учитываются за балансом.

Данный документ заполняется бухгалтером. Прежде всего, нужно перенести остаток на начало года. Далее в течение периода в карточку заносятся данные по движению актива на основании первичных документов, а в конце периода выводится остаток. Поступления указываются в столбце «Дебет», выбытия — в столбце «Кредит». Информация заполняется в рублях и в единицах измерения. Также указывается информация о сроке эксплуатации актива и о предполагаемой дате списания.

Для каждого наименования составляется отдельная карточка. Кроме того, на каждое материально ответственное лицо также должна быть заполнена отдельная карточка, даже если наименования активов, находящихся в их ведении, идентичны. Также для отдельных видов материальных ценностей предусмотрена следующая аналитика, перечисленная в таблице, то есть отдельные карточки составляются по каждой характеристике.

Скачать бланк формы 0504041 можно на нашем сайте.

Кроме того, предлагаем ознакомиться вам с образцом заполнения данного документа.

Карточка учета материальных ценностей 0504043 (бланк)

Если первый регистр учета материальных ценностей ведется бухгалтерией, то форма 0504043 заполняется непосредственно материально ответственным лицом по данным складского учета и применяется для учета в местах хранения активов. Данная карточка заполняется для:

• материалов,
• готовой продукции,
• мягкого инвентаря,
• посуды,
• библиотечных предметов.

На каждое наименование заводится отдельный лист карточки, в то время как карточка количественно-суммового учета создается отдельно под каждый объект. Также информация, занесенная материально ответственным лицом в карточку 0504043 проверяется, например, бухгалтером, а для отметки о проверке в форме есть отдельная последняя страница.

Скачать бланк формы 0504043 можно на нашем сайте.

Также вы можете скачать образец заполнения данного документа

А основы ведения учета материалов в негосударственных организациях можно найти в статье .

Итоги

Рассмотренные в статье регистры бухгалтерского учета заполняются организациями-участниками государственной системы: бюджетными, автономными, казенными учреждениями, госорганами, внебюджетными фондами. Они предназначены для двустороннего контроля как со стороны бухгалтерии, так и со стороны материально ответственного лица. В условиях автоматизации бухгалтерского учета составление таких регистров осуществляется бухгалтерской программой и не займет много времени у работников бухгалтерии.