Какие документы нужны при инвентаризации. С какой целью на предприятиях проводится инвентаризация

Чтобы выяснить, соответствуют ли учетные данные фактическим, необходимо провести инвентаризацию. Инвентаризацию перед составлением годовой отчетности проводят в конце года. Однако ее результаты зачастую оформляются уже в начале следующего года. Предлагаем разобраться, какие документы должны быть в наличии у организации, чтобы результаты инвентаризации имущества не признали недействительными. Также выясним, какими документами следует оформить эти результаты и как их отразить в бухгалтерском учете.

Инвентаризация имущества проводится организацией для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. В ходе нее проверяется наличие имущества, определяется его состояние и делается оценка.

Приведем нормативные документы, регламентирующие случаи и порядок проведения инвентаризации:

• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н (далее - Положение № 34н);
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 (далее - Методические указания по инвентаризации).

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией, за исключением тех ситуаций, когда инвентаризация обязательна (ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Обязательная инвентаризация должна проводиться в случаях, перечисленных в п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н , а также в п. 27 Положения № 34н. Так, обязательной является инвентаризация перед составлением бухгалтерской отчетности. Случаи, когда организация будет проводить инвентаризацию по желанию, должны быть указаны в ее учетной политике.

Порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов подробно описан в Методических указаниях по инвентаризации.

Документы, которые должны быть в наличии, если инвентаризация имущества уже проведена

Итак, если ваша организация провела инвентаризацию для составления годовой бухгалтерской отчетности в декабре прошлого года, проверьте, все ли необходимые документы имеются и правильно ли они составлены. Если же вы только планируете проводить инвентаризацию имущества для иных целей, то все указанные далее документы вам нужно будет оформить в аналогичном порядке.

Первый документ, который составляется перед проведением инвентаризации, - это приказ или распоряжение руководителя о ее проведения. Существует унифицированная форма приказа о проведении инвентаризации № ИНВ-22, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Однако с 1 января 2013 г. организации вправе использовать собственные формы документов, утвержденные учетной политикой (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Рекомендуем проверить этот документ очень внимательно. В приказе или распоряжении о проведении инвентаризации должны быть указаны:

• состав инвентаризационной комиссии;
• объем инвентаризуемого имущества и обязательств;
• сроки проведения инвентаризации;
• дата представления документов, оформленных по результатам инвентаризации, в бухгалтерию.

Если какой-то информации нет, то документ лучше переделать.

Согласно п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации в состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Также в состав инвентаризационной комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита организации, а также независимых аудиторских организаций.

Важно иметь в виду следующее. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Поэтому если в инвентаризационную комиссию был включен работник, который впоследствии заболел или уехал в командировку, то во избежание ненужных споров приказ лучше переделать.

Объем инвентаризуемого имущества, который указывается в приказе, зависит от причины проведения инвентаризации. Если это инвентаризация перед составлением годовой отчетности, то в соответствии с п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации, проверке подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения. Кроме того, инвентаризировать перед составлением отчетности следует производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки).

Отметим, что если инвентаризация проводится по причине смены материально ответственного лица, то инвентаризироваться будет только имущество, закрепленное за данным лицом. Сверять наличие остального имущества и обязательств в этом случае нет необходимости.

Законодательных требований, ограничивающих продолжительность проведения инвентаризации и сроки сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию, не установлено, поэтому определяются они исходя из потребностей организации. Но затягивать сроки проведения инвентаризации не стоит в силу того, что это создает определенные неудобства в хозяйственной жизни организации. Например, на время проведения инвентаризации необходимо организовать обособленное хранение ТМЦ, поступивших уже после начала этой инвентаризации. Кроме того, инвентаризация, проводимая перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, должна проводиться до окончания периода, за который отчетность будет составляться.

До начала фактической проверки наличия имущества комиссия обязана была получить последний отчет о движении материальных ценностей и денежных средств в бухгалтерии организации. Необходимо проверить следующее. Все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, должны быть завизированы председателем комиссии с указанием формулировки «до инвентаризации на (указывается дата начала)». Данное визирование является подтверждением остатков имущества на начало инвентаризации. Если такой пометки нет, нужно обратиться к председателю комиссии для внесения соответствующих исправлений в документы.

Также перед началом проведения инвентаризации материально ответственные лица должны дать расписки о том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. В расписке указывается, что все ценности, поступившие под ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Расписки предоставляют и подотчетные лица, получившие денежные средства, но еще не отчитавшиеся за них. Если расписок нет, то постарайтесь получить их задним числом. Образец расписки материально ответственного лица дан в приложении 2 .

При проведении инвентаризации фактически используются два вида проверок:

• натуральная (вещественная);
• документальная.

Натуральная проверка обычно используется для проверки основных средств и МПЗ, то есть активов, имеющих материально-вещественную форму, которые можно подсчитать, взвесить, обмерить. Такая проверка имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.7 и 2.8 Методических указаний по инвентаризации).

При документальной проверке наличие объекта учета подтверждается непосредственно документами.

В ходе осуществления вещественной и документальной проверки должны быть заполнены инвентаризационные описи и описи по видам имущества. Они заполняются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88н, или по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным учетной политикой. В описи по инвентаризации имущества заносится информация о его фактическом наличии. Описи заполняются не менее чем в двух экземплярах.

Описи составляются вручную чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Также разрешается оформлять описи с использование технических средств (компьютера и принтера).

На каждой странице описи, заполняемой при инвентаризации имущества, указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти материальные ценности показаны.

Если в инвентаризационных описях обнаружены ошибки, их исправляют в следующем порядке. Зачеркиваются неправильные записи и ставятся над зачеркнутыми правильные показатели. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Если вы обнаружили, что в уже составленной инвентаризационной описи применили иной способ исправления ошибки, то нужно внести коррективы (при возможности) или заменить документ, иначе опись будет недействительна.

При проверке инвентаризационных описей обратите внимание еще на такой момент. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Описи должны подписать все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи дается распис­ка материально ответственных лиц, подтверждающая проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии каких-либо претензий к членам комиссии и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если такой расписки нет, следует внести соответствующие исправления.

При инвентаризации, проводимой при смене материально ответственных лиц, опись подписывает также сдавшее и получившее ценности материально ответственное лицо.

Отметим, что на имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Образец описи, составленной при инвентаризации основных средств, дан в приложении 3 .

Документы, которыми оформляются результаты инвентаризации

Документы для оформления результатов инвентаризации составляются уже после ее проведения. То есть если в вашей организации проводили инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре прошлого года, то можно оформить документы по ее результатам уже в январе.

В ситуации, когда при сопоставлении полученных в ходе инвентаризации фактических данных с данными бухгалтерского учета комиссия выявила расхождения, их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На арендованные или находящиеся на ответственном хранении объекты составляется отдельная сличительная ведомость.

Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземп­лярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Кроме того, после проведения инвентаризации назначается заседание инвентаризационной комиссии. На нем должны быть рассмотрены и проанализированы все выявленные расхож­дения и по возможности установлены причины их возникновения для принятия решений по корректировке показателей в бухгалтерском учете. По результатам рассмотрения оформляется протокол. В нем приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц (см. образец в приложении 5).

Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации. В нем также даются предписания по устранению выявленных в ходе инвентаризации расхождений фактического наличия имущества и учетных данных. Поскольку именно руководитель принимает окончательное решение по результатам инвентаризации, приказ является основанием для отражения соответствующих решений в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет излишков и недостач

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактичес­ким наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке (п. 28 Положения № 34н):

Излишки имущества приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты коммерчес­кой организации;

Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыс­кании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты коммерчес­кой организации.

Таким образом, при выявлении излишков бухгалтерская проводка будет следующей:

Дебет 01 (10, 41) Кредит 91-1

Выявленные в ходе инвентаризации излишки основных средств (материалов, товаров) оприходованы по рыночной стоимости.

Недостачи в бухгалтерском учете списываются с использованием счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Бухгалтерские проводки зависят от того, как будет списываться эта недостача. Сумма ущерба определяется исходя из стоимости имущества по данным бухгалтерского учета.

Недостача и порча материальных ценностей в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководителя списывается на счета учета затрат на производство или на расходы на продажу. При этом нормы убыли применяются лишь при выявлении фактических недостач (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации). При этом убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице (если организация производит такой зачет). Если после зачета все же оказалась недостача, то нормы естественной убыли применяются только по тому наименованию имущества, по которому установлена недостача.

Отметим, что нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При списании недостающего имущества в пределах норм естественной убыли будут сделаны бухгалтерские проводки:

Дебет 94 Кредит 10 (41)

Отражена недостача материалов (товаров);

Дебет 20 (44) Кредит 94

Включена в расходы сумма недостачи за счет норм естественной убыли.

Если недостачи и потери товаров или материалов превышают нормы естественной убыли или по данному виду материально-производственных запасов нормы не установлены, тогда сумму недостачи рассматривают как сверхнормативную и относят на виновных лиц. Кроме того, на виновных лиц может быть отнесена недостача основных средств. По заявлению работника сумма недостачи будет погашаться из его заработной платы. Бухгалтерские проводки такие:

Дебет 94 Кредит 10 (41, 01)

Дебет 73-2 Кредит 94

Отнесена на виновных сверхнормативная сумма недостачи.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то сумма ущерба от недостачи или порчи имущества списывается в прочие расходы. Для отражения данной операциию, кроме приказа директора, потребуются документы, подтверждающие отсутствие виновных лиц. Бухгалтерские проводки следующие:

Дебет 94 Кредит 10 (41, 01)

Отражена недостача материалов (товаров, основных средств);

Дебет 91-2 Кредит 94

Отнесена на прочие расходы организации сумма недостачи.

Отметим, что если инвентаризация имущества проводилась перед составлением бухгалтерской отчетности, то для достовернос­ти отчетности бухгалтерские проводки, отражающие результаты инвентаризации, нужно внести в тот перио­д, когда инвентаризация закончена (то есть в декабрь прошлого года).

Инвентаризация — это проверка состояния имущества и обязательств компании. Материальные ценности часто портятся и разрушаются, недобросовестные сотрудники уносят с работы товары, из-за ошибок в учете документы перестают отражать реальное положение дел. Поэтому компании периодически сверяют данные бухучета и факты. Мы расскажем, как проводить инвентаризацию.

Когда вам придется проводить инвентаризацию?

Федеральный закон №129-ФЗ и Положение по ведению бухучета обязывают проводить инвентаризацию в таких случаях:

• при ликвидации, реорганизации или преобразовании предприятия;
• при хищении и порче имущества — немедленно;
• при смене материально ответственных лиц;
• после пожара, потопа или другой чрезвычайной ситуации;
• если вы продаете, выкупаете имущество или передаете в аренду;
• перед составлением годовой бухотчетности.
• Еще инвентаризации проводятся при коллективной и материальной ответственности:
• если меняется руководитель коллектива или бригадир;
• из бригады выбывает более половины работников;
• кто-то из членов коллектива требует инвентаризации.

Зачем проводить добровольные инвентаризации?

Выше мы перечислили строгие показания к инвентаризации. В остальных случаях проверки назначает руководитель предприятия. Он решает, сколько раз и когда проводить инвентаризацию, и закрепляет этот порядок в учетной политике организации.

Кроме плановых инвентаризаций руководство может проводить внезапные проверки. Они помогают застать врасплох небрежных сотрудников. Такие проверки проводятся у вновь нанятых материально ответственных работников, при образовании запасов сверх нормы, при нарушении правил приемки, хранения, реализации ценностей. Руководитель составляет план-график внезапных проверок, который хранится у главного бухгалтера.

Когда удобнее проводить плановую инвентаризацию?

Закон разрешает инвентаризировать имущество в любой день. Но удобнее делать это 1 числа нового месяца. На эту дату выводится сальдо по всем счетам бухучета и формируются данные для сличительных ведомостей. Если вы назначите инвентаризацию на другое число, придется рассчитывать промежуточные итоги оборотов и сальдо по счетам.

Что подлежит инвентаризации?

При сплошной инвентаризации мы проверяем наличие всего имущества и обязательств и уточняем правильность их оценки в бухучете. Под проверку попадают:

• собственное имущество организации;
• имущество на ответственном хранении;
• арендуемое имущество;
• имущество, полученное для переработки;
• неучтенное имущество;
• основные средства;
• нематериальные активы;
• производственные запасы;
• финансовые вложения;
• готовая продукция и товары;
• прочие запасы и финансовые активы;
• кредиторская задолженность;
• займы и резервы;
• долги, безнадежные к взысканию.

В ходе выборочной инвентаризации проверяется часть имущества. Например, товарно-материальные ценности на конкретном складе.

Зачем создавать инвентаризационную комиссию?

Для проверки ценностей и обязательств руководитель назначает постоянную инвентаризационную комиссию. Она ведет профилактическую работу для лучшей сохранности ценностей, принимает отчеты руководителей отделов по вопросам хранения. Еще комиссия проверяет документальное оформление поступившего имущества, определяет причины при списании имущества, решает, как использовать отходы.

При инвентаризации комиссия проводит проверку, все документирует и контролирует правильность результатов. При серьезных нарушениях постоянная комиссия проводит повторные сплошные инвентаризации и решает, как быть с недостачами и потерями из-за порчи ценностей. Если у организации есть филиалы и представительства или она работает на обширной территории, то назначаются рабочие инвентаризационные комиссии. Их состав тоже утверждает приказом руководитель.

Включайте в комиссию специалистов с достаточной квалификацией. В зависимости от профиля предприятия они должны отличить один тип ткани от другого, определить объемы комбикорма в хранилищах и т.п.

Как проводить инвентаризацию?

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств подробно описывают порядок проведения проверки и оформления результатов. Результаты инвентаризации признаются действительными, только если процедура проводится по всем правилам. Обязательные условия:

• инвентаризация проводится по местонахождению имущества;
• должны присутствовать материально ответственные лица;
• должны присутствовать все члены комиссии.

Шаг 1:

Подготовительный этап инвентаризации включает: подготовку приказа об инвентаризации, создание комиссии, определение сроков проверки и виды имущества для проверки, получение от материально ответственных лиц расписок и пр. При внезапных проверках все ценности готовятся к инвентаризации в присутствии комиссии, при плановых проверках — заранее.

Перед проверкой комиссия опломбирует места хранения ценностей с отдельными входами, проверяет исправность всех измерительных приборов. Делаются записи в книгах аналитического учета и выводятся остатки на день инвентаризации. Учитываются последние приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей. Во время проверки прием и отпуск ценностей не производится.

Шаг 2:

Второй этап включает измерение, подсчет имущества и обязательств, составление описей. Измерение и опись делаются в присутствии ответственных лиц. Инвентаризационные описи и акты — это первичные документы бухучета, они оформляются в двух экземплярах без помарок и подчисток. Ценности заносятся в описи отдельно по каждому наименованию с указанием всех данных (вид, количество, сорт, артикул и пр.)

Если опись занимает несколько страниц, нумеруем их и скрепляем в правильном порядке. Внизу каждой страницы прописью указываем количество порядковых номеров ценностей и их общее количество в штуках, килограммах, литрах и т.п. На последней странице делаем отметку о проверке всех данных, все ответственные лица и члены комиссии подписывают документ.

Шаг 3:

Третий этап - сравнение описей с данными бухучета, выявление расхождений и их причин, составление сличительных ведомостей. Передаем в бухгалтерию опись, где ее проверяют на правильность оформления. После этого составляются сличительные ведомости. Суммы недостач и излишков ценностей указываются по их оценке в бухучете. Потери списываются в пределах норм естественной убыли.

Шаг 4:

Заключительный этап - оформление результатов, приведение данных бухучета в соответствие с результатами инвентаризации, привлечение к ответственности виновных.

Для проведения инвентаризации можно закрывать склады и базы, а также предприятия розничной и оптово-розничной торговли на срок до трех дней.

Ведите бухучет в Контур.Бухгалтерии, начисляйте зарплату и отправляйте отчетность. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.

Под инвентаризацией понимается оценка наличия и состояния имущества организации на определённую дату за счет сравнения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация - основной способ контроля за сохранностью имущества предприятия.

Виды инвентаризаций

Инвентаризацию разделяют на виды по назначению, объему и методу проведения.

По назначению выделяют плановую, повторную, внеплановую и контрольную; по объему — полную и частичную; по степени охвата - выборочную и сплошную; по обязательности проведения - обязательную и инициативную; по методу проведения - натуральную и документальную инвентаризации.

Инвентаризация по назначению:

• плановая - производится в сроки, запланированные по графику, который был утвержден руководителем организации. Сроки проведения инвентаризации не разглашаются;
• внеплановая - происходит при наступлении особых событий (хищений, передаче дел материально ответственным лицом, стихийных бедствий);
• повторная - проводится при сомнениях в качестве, достоверности и объективности уже проведенной инвентаризации;
• контрольная - проводится для контроля корректности инвентаризации, проведенной ранее. Проводится в местах, где уже прошла инвентаризация, обязательно до открытия помещений.

Инвентаризация по объему:

• полная - осуществляется перед формированием годового бухгалтерского отчета, при аудиторской проверке и ревизии. Проводится в отношении материальных ценностей, денежных средств и расчетных отношений с другими лицами и предприятиями. В случае проведения полной инвентаризации ей подлежат также не принадлежащие организации ценности (например, полученные в переработку, принятые на ответственное хранение, арендованные);
• частичная - охватывает только часть ценностей организации. Примером частичной инвентаризации могут быть инвентаризация материальных ценностей, относящихся только к конкретному материально ответственному лицу (например, при его смене), ревизия кассы.

Инвентаризация по степени охвата:

• выборочная - осуществляется, когда необходима проверка только некоторых ценностей, закрепленных за конкретным материально ответственным лицом. Обычно проводится на предприятиях с большой номенклатурой;
• сплошная - производится одновременно на всех предприятиях и во всех структурных подразделениях организации.

Инвентаризация по обязательности проведения:

• обязательная - производится обязательно в соответствии с требованиями законодательства РФ;
• инициативная - осуществляется по решению руководителя.

Инвентаризация по методу проведения:

• натуральная прямая оценка количественных и качественных характеристик ценностей путем взвешивания, подсчета, измерения и т.д.,
• документальная - поиск документального подтверждения наличия ценностей.

Понятие и значение инвентаризации

Инвентаризация способ учёта, при котором регламентирован механизм периодической проверки и документального подтверждения состояния, наличия и оценки имущества и обязательств предприятий. Задача инвентаризации состоит в подтверждении «правдивости» данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности.

Целями инвентаризации являются:

• выявление недостач и излишков имущества,
• оценка приведенной в учёте задолженности,
• выравнивание учёта,
• упорядочение имущественных отношений,
• анализ потенциала снижения затрат,
• установление фактического состояния имущества.

Закон об инвентаризации

Базовым документом, определяющим порядок осуществления инвентаризации (кроме нормативно-правовых документов по ведению бухгалтерского учета), является Приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (редакция от 08.11.2010).

Также обязательства по проведению инвентаризации закреплены в Федеральном законе № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» . Инвентаризация на предприятии проводится обязательно:

• перед формированием годовой бухгалтерской отчетности,
• при изменении материально ответственного лица,
• при обнаружении фактов порчи, злоупотребления или хищения ценностей,
• при ликвидации или реорганизации предприятия,
• при продаже, выкупе, передаче имущества в аренду,
• при преобразовании муниципального унитарного или государственного предприятия,
• в случае пожара, стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями,
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ (см. Приказ Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016)).

Кто проводит инвентаризацию в организации

Инвентаризация осуществляется постоянно действующей комиссией. Перечень членов инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации.

В члены инвентаризационной комиссии включают:

• представителей руководства организации;
• сотрудников бухгалтерии;
• сотрудников юридических, инженерных, финансовых и прочих служб.

В состав комиссии также могут быть включены сотрудники службы внутреннего аудита или представители независимой аудиторской компании.

Задание на проведение инвентаризации на предприятии прописывается в приказе (распоряжении, постановлении) о проведении инвентаризации (в виде формы № ИНВ-22). Задание включает в себя порядок, срок и объем работ по инвентаризации.

Документы, составляемые в процессе инвентаризации

В процессе инвентаризации формируются акты или инвентаризационные описи. Каждый документ составляется не менее чем в двух экземплярах. Перечень возможных форм документов:

Для отражения результатов проверок корректности проведения инвентаризаций составляется акт (

На основании письменного приказа руководства формируется комиссия по основных средств предприятия. Всех членов комиссии обязательно надо ознакомить с приказом и датой, когда начнет проводиться .

Различают плановую и внеплановую, выборочную, полную или сплошную инвентаризации. Всегда проводят инвентаризацию при смене материально-ответственного лица.

До ее проведения необходимо проверить наличие и записи во всех инвентарных карточках (форма № ОС-6), регистрах, проверить на оборудование, документы на аренду и хранение основных средств. При отсутствии документации ее необходимо восстановить или оформить.

Все данные осмотра собственных основных средств заносятся в опись (форма № ИНВ. 1), в которой отражают наименование предмета, его инвентарный номер, место нахождения, основные технические сведения и показатели. составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственным лицом. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у материально-ответственного лица. На основные средства, которые находятся в аренде или на хранении заводят отдельную инвентаризационную опись.

В случае, когда инвентаризация основных средств выявила, что основное средство подвергалось реконструкции, модернизации и изменилось его назначение, то в инвентаризационной описи следует указать его наименование в соответствии с новым назначением.

Если в процессе инвентаризации обнаруживают основные средства, ранее не принятые к учету или с неверными техническими данными, то вносятся соответствующие корректировки. При отсутствии мобильного средства на месте его нахождения (автобус, трактор, самолет или корабль), делается отметка, прикладывается бухгалтерская справка с указанием причины отсутствия, а опись составляется по его возвращении из рейса.

При выявлении непригодных основных средств составляется отдельная дефектная ведомость, указывается дата ввода и причина непригодности. Документ подписывается комиссией, и в случае необходимости предмет отправляется на экспертизу в соответствующие организации для выявления причин неисправности и заключения о его пригодности для дальнейшей эксплуатации.

Если инвентаризация основных средств выявила расхождения между фактическими данными, согласно описи и данными бухгалтерского учета, то составляется сличительная ведомость (форма» ИНВ. 18).

Бухгалтер, по окончанию заполнения всей необходимой документации, должен сделать в программе учета, после того, как закончится инвентаризация основных средств проводки , соответствующие той или иной ситуации. При недостаче и порче основных средств списывается начисленный износ проводкой Д-02 К-01, К-01 Д-94. Если будет произведено возмещение ущерба, то К- 94, Д-73, то бухгалтер проводит списание по рыночной стоимости, а разницу между рыночной и остаточной стоимости списывает на доходы будущих периодов Д-94 К -98. А по мере погашения долга списывает на прибыль или убыток Д -98 К-99. Если виновников не установили, то недостачу списывают на издержки производства, обязательно по письменному решению руководителя Д-91 К-94, потом Д- 99 К-91- на финансовый результат. Если инвентаризация основных средств выявила излишки, их надо оприходовать по рыночной стоимости на прочие доходы Д-01 К- 91.

Результаты проведенной инвентаризации надо учитывать и отражать в том месяце, в котором закончена инвентаризация. Результаты годовой инвентаризации отражаются в годовом отчете.

Инвентаризация основных средств должна осуществляться в определенные установленные сроки, с составлением всех необходимых документов, всегда на основании приказа руководителя в составе назначенной комиссии.