Как сдать отчетность в фсс в электронном виде.

В последнее время все больше налогоплательщиков добровольно или вынуждено . В этой статье мы в деталях рассмотрим предоставление отчетности в ФСС через портал фонда.

Напомним, что в соответствии с п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС», плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек , а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, представляют расчеты, указанные в части 9 настоящей статьи, в орган контроля за уплатой страховых взносов по установленным форматам в форме электронных документов.

В первую очередь нужно отметить, что воспользоваться этой возможностью «в последний момент» не получится, т.к. для того, чтобы сдать отчетность через портал, требуется следующее:

1. расширенные права доступа на портале ФСС;
2. сертификат ЭЦП организации на ключевом носителе;
3. сертифицированные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), например, КриптоПро CSPили VipNet CSP;
4. сертификаты ЭЦП ФСС и утилита для шифрования и подписания ЭЦП документов.

1. Расширенные права доступа на портале ФСС

Для начала нужно зарегистрироваться* на портале ФСС по следующему адресу .

*Обратите внимание: уведомление о регистрации приходит на почту с указанием логина и ссылкой для подтверждения регистрации, но пароль необходимо запомнить (и записать) самостоятельно, т.к. в письме он не содержится.

Получив письмо, нужно подтвердить регистрацию, пройдя по вложенной в письме ссылке. После подтверждения регистрации для получения расширенных прав доступа необходимо заполнить реквизиты** своей компании на закладке «Организации».

**Обратите внимание: при заполнении реквизитов потребуется выбрать из списка региональное отделение/филиал Фонда - обычно номер регионального отделения ФСС совпадает с первыми четырьмя цифрами регистрационного номера страхователя и указывается в отчете по форме 4 ФСС РФ в графе «Код подчиненности».

После сохранения заполненных реквизитов можно смело переходить к формированию Заявления страхователя о предоставлении расширенных прав доступа в поисково-мониторинговой системе ФСС РФ . При выборе пункта меню «Заявление страхователя» данные будут проставлены автоматически из реквизитов организации.

Распечатайте заявление, подпишите его у руководителя, заверьте печатью и отправляйтесь с ним в ФСС. Кроме того, можно отправить оригинал заявления по почте заказным письмом. В течение нескольких дней заявление будет рассмотрено и на электронную почту придет письмо с уведомлением о предоставлении расширенных прав доступа.

Подробные пошаговые инструкции изложены в документе «Рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4-ФСС в электронном виде с использованием ЭЦП» , который можно (и нужно) скачать на сайте ФСС .

2. Сертификат ЭЦП на ключевом носителе

Предупреждаем сразу: «бесплатное предоставление отчетности через портал ФСС» означает только то, что самому ФСС платить ничего не нужно. Однако если у нас нет цифровой подписи, то придется ее заказать у поставщиков данной услуги.

При анализе нескольких удостоверяющих центров было выяснено, что далеко не все удостоверяющие центры выдают сертификаты ЭЦП для предоставления отчетов в ФСС через портал фонда. Так, например, Такском и Калуга-Астрал отдельно ЭЦП для ФСС не выдают и не продают, только комплексные программные «пакеты» (ФСС + ПФР, ИФНС+ПФР+ФСС) с оплатой годового обслуживания.

Другие удостоверяющие центры сертификаты ЭЦП для ФСС предоставляют, но услуга эта платная. При этом оплачивается не только изготовление самого ЭЦП (около 1500руб.), но и «экспертиза подлинности документов» (около 2000руб.). Недешевое получается удовольствие.

Услуга предоставления ЭЦП для ФСС была обнаружена в Контур-Экстерне. Там можно бесплатно получить ЭЦП и, при желании, воспользоваться их сервисом для отправки отчетности в ФСС***.

***Обратите внимание: данная возможность предоставляется не для всех регионов РФ.

Что необходимо для получения сертификата ЭЦП в Контур Экстерне:

• зайти на сайт Контур-Экстерн и заполнить заявку на подключение, указав в комментариях «ЭЦП для ФСС РФ» либо обратиться к ним по телефону и попросить регистрационную анкету для заполнения;
• найти ближайший сервисный центр системы Контур-Экстерн и представить им регистрационную анкету, подписанную руководителем и заверенную печатью организации;
• через несколько дней (в Москве обещают сделать за 2 дня) забрать ключевой носитель для сертификата ЭЦП в сервисном центре;****
• получив инициализированный ключевой носитель, сформировать сертификат ЭЦП для подписи и шифрования отчетности в ФСС на этот ключевой носитель (инструкцию и программу для формирования сертификата ЭЦП можно найти на сайте Контур-Эксетрна в разделе «Электронная отчетность в ФСС», а ценные указания можно получить, обратившись в техническую поддержку).

3. Сертифицированные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), например, Крипто Про CSP или VipNet CSP

Для работы с ЭЦП Контур-Экстерна должна быть установлена программа СКЗИ «КриптоПро» CSP. Дистрибутив данной программы можно скачать на сайте Крипто Про после регистрации.*****

*****Обратите внимание, при регистрации на сайте Крипто Про требуется ввести пароль высокого уровня сложности. Письмо с логином и паролем приходит на почту, указанную при регистрации.

Бесплатная версия программы действует 30 дней, а затем необходимо приобрести лицензию на право пользования продуктом (цена годового обслуживания составляет 1800 руб.).

Чтобы скачать дистрибутив программы Крипто Про CSPс сайта, нужно выбрать на главной странице меню Продукты - СКЗИ «КриптоПро CSP/TLS/JCP» - Загрузка файлов.

Для начала рекомендуем скачать файл «Документация по установке и использованию КриптоПро CSP 3.6 R2». В списке предложенных дистрибутивов выбираем тот, который подходит для вашей операционной системы (для Windows- Сертифицированная версия КриптоПро CSP 3.6.6497).

Для скачивания доступны дистрибутивы КриптоПро, предназначенные для 32 и 64 разрядных версий Windows. Чтобы определить версию своей системы, зайдите на своем компьютере в Панель управления - Система/Сведения о системе. Если тип системы не указан, то, скорее всего, она 32 разрядная. ******

******Обратите внимание: установка дистрибутива СКЗИ КриптоПро CSP должна производиться пользователем, имеющим права администратора .

Затем необходимо установить и настроить программу, руководствуясь документацией по установке и использованию СКЗИ КриптоПро.

4. Сертификаты ЭЦП ФСС и утилита для шифрования и подписания ЭЦП документов

Для продолжения работы необходимо скачать с сайта ФСС и установить на свой компьютер следующие файлы:

• Корневой сертификат УЦ ФСС РФ;
• Сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ для шифрования отчета и проверки квитанции;
• Утилиту для шифрования и подписания ЭЦП документов.

После установки и настройки всех компонентов можно переходить к подготовке файла отчета в соответствии с утвержденным Фондом социального страхования Российской Федерации форматом, удовлетворяющим контрольным соотношениям показателей форматно-логического контроля в соответствии с Приложением к приказу ФСС РФ от 21 марта №53 «Технология приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе ФСС РФ в электронном виде с применением электронной цифровой подписи».

Данное Приложение можно скачать по тому же адресу, что и сертификаты ФСС РФ.*******

*******Обратите внимание, что контрольные соотношения показателей с большой долей вероятности будут отличаться от цифр, полученных налогоплательщиком при пошаговом расчете. Так, например, при шифре страхователя 041, Контрольное соотношение №3 в Ф-4- раздел 1- табл.1- строка 2 графы 3 (Сумма) = (0,019* Ф-4 раздел 1 табл.3 строка 4 графы 3 (Итого база…). При шифре страхователя 071, Контрольное соотношение №5 в Ф-4- раздел 1- табл.1- строка 2 графы 3 (Сумма) = (0,029* Ф-4 раздел 1 табл.3 строка 4 графы 3 (Итого база…). Кроме того, необходимо обращать внимание, чтобы месячные показатели при подсчете давали итоговые показатели (т.е. если пришлось подправлять итоговые суммы, нужно проверить, чтобы суммы по месяцам складывались в этот итог и в случае необходимости - подправить суммы за месяц).

Подготовленный файл отчета необходимо подписать закрытым ключом (ЭЦП организации) и зашифровать открытым ключом уполномоченного лица ФСС согласно Рекомендациям ФСС. После подписания и шифрования файл отчета можно отправлять либо с помощью Утилиты для подписания и шифрования arm.exe, либо непосредственно через шлюз ФСС . После отправки отчету будет присвоен уникальный Идентификатор - обязательно запишите и сохраните этот номер.

В случае выявления ошибок при проверке файла отчета необходимо еще раз повторить этапы заполнения отчета с последующим его сохранением, подписанием и шифрованием.

Просмотреть расшифровку ошибки можно, воспользовавшись ссылкой «Скачать отчет» на портале ФСС и открыв его в Блокноте.

При успешном прохождении четырех этапов проверки файла отчета будет сформирована Квитанция, которую необходимо скачать и сохранить на своем компьютере. Квитанцию можно скачать на портале ФСС в разделе «Проверка и контроль», воспользовавшись уникальным Идентификатором отчета. Файл Квитанции является юридически значимым документом , подтверждающим факт приемаотчета ФСС. ********

Спомощью утилиты АРМ подписания и шифрования Ф4 на вкладке «Проверить подпись » можно расшифроватьи проверить подпись Квитанции. Расшифрованную Квитанцию нужно распечатать и подшить к отчету.

********Обратите внимание, что обработка файла отчета может происходить на портале ФСС в течение 48 часов, поэтому необходимо отправлять отчет заблаговременно.

Примечание.

В случае, если в браузере недоступны кнопки, которые должны быть активными, попробуйте сделать сделать следующие настройки в обозревателе:

• меню «Сервис» - «Свойства обозревателя» - вкладка «Дополнительно» - Восстановить значения по умолчанию ;
• Далее сделайте настройки:

- вкладка «Конфиденциальность» - Параметры - выбрать уровень низкий ;

- вкладка «Конфиденциальность» - Блокирование всплывающих окон - Включить блокирование всплывающих окон - галочку снять ;

- вкладка «Дополнительно» - «TLS 1.0, SSL 2.0 SSL 3.0» - галочки поставить ;

- вкладка «Дополнительно» - Показывать уведомление о каждой ошибке сценария - галочку поставить;

- вкладка «Общие» - История просмотра - кнопка «Удалить» - удалить Cookie , временные файлы интернета.

После этого проблем с работой портала ФСС РФ быть не должно.

В заключение необходимо отметить, что процесс получения сертификатов, установки и настройки программ, необходимых для предоставления отчетности в электронном виде через портал ФСС весьма трудоемкий и под категорию «легко и просто» никак не подпадает. На каждом этапе бухгалтер может столкнуться с трудностями и препятствиями. Очень надеемся, что наша статья поможет получить общее представление об объеме предстоящей работы и ответит на возникающие в процессе вопросы.

С 2016 года в ряде регионов России, таких, как Калининградская, Липецкая, Брянская и Калужская области, Республика Мордовия, была введена система «Прямые выплаты», которая является пилотной программой ФСС. Так, на сегодняшний день в ней участвуют около 20 субъектов РФ.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Кроме того, участники проекта в системе Контур. Экстерн могут быстро и надежно переправлять различные документы, в частности, заполненные листы нетрудоспособности, и пересылать их в ФСС. Существует несколько правил работы системы, которые нужно учитывать.

Зачем это нужно

Прямой обязанностью работодателя является не только направление электронных писем с реестрами листков по временной нетрудоспособности, но и правильное их заполнение – это важно для получения пособия в дальнейшем.

Передача в электронной форме, через шлюз отправки больничных листов в ФСС, осуществляется в случае, если в компании трудоустроено не более 25 человек. В ином случае, документ может передаваться после подписи как в электронной, так и бумажной форме.

Документ должен быть предоставлен в течение пяти рабочих дней с момента передачи сотрудником учреждения листа нетрудоспособности, оформленного в медицинском учреждении.

В тех регионах, которые были введены в программу, бухгалтер должен получить от работника бумажный документ, выданный в медицинском учреждении. Затем, осуществляется формирование данных на основании бумажного документа, и их оцифровка.

Официальное название программы – реестр сведений. Ставится электронно – цифровая подпись, после чего документ передается в приемный шлюз ФСС, откуда данные будут распределяться в системе.

После обработки документа шлюзом бухгалтеру снова приходит письмо, с готовым результатом. Если это будет квитанция, значит, документ прошел проверку и был передан для дальнейшего рассмотрения в Фонд социального страхования.

Отрицательным результатом является протокол ошибок – их необходимо исправить, после чего документ пересылается повторно.

Процедура отправки данных

Для дальнейшего расчета пособия по нетрудоспособности, необходимо правильно выполнить процедуру проверки документов и отправки их в ФСС.

Направлять бумаги можно не только напрямую почтой, но и через специальные сервисы, например, Контур. Эктерн – Пособия ФСС. При этом обязательным условием является перечисление взносов на сотрудника в фонд.

Инструкция по отправке данных:

1. Пользоваться сайтом можно бесплатно в течении отведенного времени. Для этого нужно пройти регистрацию —kontur-extern ru .
2. Для подключения потребуется заполнить небольшую анкету.
3. Затем на сайте Фонда необходимо ознакомиться с соглашением, оно оформляется в обязательном порядке на бумаге.
4. После получения электронной подписи ее следует проверить. Сделать это можно через систему «Соцстрах».
5. Для получения доступа к кабинету страхователя следует перейти по ссылке — fss ru .
6. С помощью бухгалтера предприятия на компьютер устанавливается средство для защиты информации СКЗИ, после чего следует убедиться в совместимости программы.

На сегодняшний день у бухгалтерии нет прямой обязанности по обработке цифровых больничных листов. Следует лишь предупредить об этом сотрудников для того, чтобы они получали у врача обычный бумажный документ.

В случае, если работник получает электронный документ, а условий для его изучения нет, то следует снова посетить поликлинику и получить бумажный вариант.

Удобство программы заключается в том, что осуществляется полная проверка документов, после чего любая система может их принять. Повторный ввод реквизитов также не требуется, они вводятся только один раз в Контур. Экстерне.

Возможные ошибки

Нередко при отправке в шлюз документов формата 4 и 4а возникают различные ошибки, которые необходимо расшифровать и отправить:

Тип ошибки	Обозначение	Описание
Не удалось расшифровать	-10	Общая ошибка. Скорее всего, проблема кроется в самом сертификате
Не возможна проверка электронной цифровой подписи	-11	Необходимо связаться с центром, где была выдана подпись и провести полноценную проверку. Кроме того, мог быть нарушен порядок – сначала необходимо поставить ЭЦП, и только потом проводится шифрование
Отсутствие регистрационного номера	-13	Необходимо обратиться в УЦ, где был выдан сертификат, и перевыпустить документ
Ошибка шифрования	-15	Чаще всего помогает простая повторная отправка файла для его расчета
Не правильно указан регистрационный номер (формат)	-16	Количество цифр должно быть равно 10. Во всех других случаях система будет выдавать ошибку
Неправильный формат файла	-20	Правильный формат документов — xml
Документ был отозван	-43	Для решения проблемы нужно связаться с УЦ, где был выдан документ
Просрочен или не найден СОС компании, издавшей сертификат	-44	То же
Повреждение сертификата	-45	Ошибка шифрования. Следует отправить документ повторно, либо заменить его.
Документ просрочен	-46	Требуется переиздать сертификат в УЦ
Не был указан ИНН страхователя	-50	Поскольку ИНН вбивается в сертификат на моменте его издания, то требуется обращение в УЦ

Приведены все наиболее распространенные коды ошибок, которые возникают при попытке оцифровать документ, и передать данные в ФСС.

В любом случае, для решения возникшей проблемы, следует обратиться в организацию, где был выдан сертификат, поскольку чаще всего проблема кроется именно в нем.

В последние годы передача больничных листов через специальные сервисы — шлюзы приобретает большую популярность, несмотря на то, что система еще не была до конца разработана и лишена каких – либо недостатков.

Так, при малейшем повреждении сертификата придется обращаться в УЦ. Но с другой стороны, при оформлении листов нетрудоспособности в электронном виде и их передаче в ФСС, работодатели получают большое преимущество.

Несмотря на то, что отчетность по страховым взносам теперь, преимущественно, сдается в налоговые органы, ряд документов все равно нужно подавать в фонды. В ФСС предоставляется форма 4-ФСС по взносам на травматизм. Способы подачи отчета различаются:

• Подать сведения «на бумаге» – можно путем личного посещения Фонда или через уполномоченного представителя. Этот вариант вправе применить страхователи с численностью штата менее 25 чел. (стат. 24 Закона № 125-ФЗ от 24.07.98 г.).
• Предоставить отчет в электронном формате – обязаны страхователи с численностью (среднесписочной) штата от 25 чел. Прочие работодатели могут воспользоваться этим способом или выбрать бумажный вариант.

Электронный вариант предоставления отчета подразумевает передачу данных через специальную компанию – удостоверяющий центр. Такие фирмы устанавливают на компьютер пользователя ПО, где содержатся все нужные отчеты.

Еще одна разновидность электронной передачи отчетности в Соцстрах – шлюз приема ФСС. Этот сервис размещен непосредственно на портале Фонда, позволяет подготовить, проверить, а затем передать документ в ФСС. Далее рассмотрим основные принципы работы сервиса.

Что такое шлюз приема ФСС

Шлюз ФСС отправки реестров, проверки и контроля действует по всей территории РФ. Порядок работы с сервисом регулируется на федеральном уровне. В частности, Приказом ФСС № 19 от 12.02.10 г. Все действия через шлюз страхователь выполняет в электронном виде, с последующим заверением достоверности данных усиленной ЭЦП. Следовательно, предварительно работодатель должен посетить свое отделение Фонда, чтобы заверить электронно-цифровую подпись.

На сайте размещены подробные правила по работе со шлюзом. Чтобы страхователь мог воспользоваться сервисом заполнения и отправки отчетности в Фонд, необходимо выполнение ряда тех условий:

• У отправителя должен быть интернет, а также электронная почта.
• На ответственных лиц работодателя требуется оформить ЭЦП и сертификат.
• Регистрацию страхователя на портале ФСС следует подтвердить. После чего предоставляются расширенные возможности для работы со шлюзом.

В целом, в отправке отчетов через сайт ФСС нет ничего сложного. Все действия максимально упрощены. Последовательно алгоритм отправки отчетности выглядит так:

• Страхователь регистрируется на портале Соцстраха.
• Составляется заявление на получение доступа к расширенным правам.
• Работодатель скачивает предлагаемое к установке ПО.
• Устанавливается сертификат удостоверяющего центра Соцстраха.
• Устанавливается сертификат компании-страхователя.
• Формируется отчетность на сайте Фонда.
• Выполняется проверка сформированного отчета.
• Расчет подписывается посредством ЭЦП.
• Документ отправляется в ФСС через шлюз.
• Получаются квитанция и протокол о принятии отчета.

Обратите внимание! Чтобы отчет был принят, необходимо в программе сделать установку на действующий сертификат уполномоченного сотрудника работодателя. После установки при отправке расчета делается ссылка на этот сертификат. Документально прием подтверждает квитанция ФСС.